UDBUDSBETINGELSER. Offentligt udbud. af pladser på døgninstitutioner og opholdssteder. til unge fra år (18-23-årige kun efterværn)

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud af pladser på døgninstitutioner og opholdssteder til unge fra år (18-23-årige kun efterværn) (september 2016)

2 INDHOLDSFORTEGNELSE (opdateres til sidst) 1. OM UDBUDDET INDLEDNING BAGGRUND LOVGIVNING ORDREGIVENDE MYNDIGHED: MEDVIRKENDE KOMMUNER KOMMUNERNES UDGIFTER KONTAKT I FORBINDELSE MED UDBUDDET 6 2. UDBUDDETS GENSTAND OG FORM MÅLGRUPPE KONTRAKTPERIODE KONTRAKTINDGÅELSE GENERELT 7 3. KONKRET ANVENDELSE AF RAMMEAFTALEN VISITATION BETALING PRISNEDSÆTTELSE OPSIGELSE AF BORGERKONTRAKT OPSIGELSE AF RAMMEAFTALE EFTER UDLØB AF RAMMEAFTALEN UNDERLEVERANDØRER FORM- OG PROCEDUREKRAV ELEKTRONISK UDBUD OG TILBUDSAFGIVELSE TILBUDSFRIST SPROGKRAV OG OMKOSTNINGER EJENDOMSRET VEDSTÅELSESFRIST KONSORTIER TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRE ENHEDERS FORMÅEN KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OG INDHOLD

3 5.1. UDBUDSMATERIALET HVILKE DOKUMENTER SKAL TILBUDDET BESTÅ AF? FORBEHOLD MINDSTEKRAV ALTERNATIVE TILBUD AFGIVELSE AF DELTILBUD SPØRGSMÅL SPØRGSMÅL OG SVAR FRIST FOR SPØRGSMÅL UDVÆLGELSE OG EVALUERING AF INDKOMNE TILBUD VURDERING AF ANTAGELIGHED OG KONDITIONSMÆSSIGHED BETINGELSER FOR DELTAGELSE (UDVÆLGELSESKRITERIER) TILDELINGSKRITERIUM UNDERKRITERIER AD UNDERKRITERIUM AD UNDERKRITERIUM AD UNDERKRITERIUM EVALUERING IMPLEMENTERING PRAKTISKE FORHOLD ÅBNING AF TILBUD ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN FORTROLIGHED TIDSPLAN

4 Om udbuddet 1.1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Fællesudbud Sjællands udbud af kontrakt om pladser på opholdssteder- og døgninstitutioner til unge i alderen år. 1. Fællesudbud Sjælland (FUS) er en indkøbscentral, der består af 16 kommuner, der i samarbejde gennemfører fælles udbud og skaber fælles rammer for indkøb. FUSsamarbejdet repræsenterer i alt borgere. Læs nærmere om FUS på For de årige vedrører dette udbud kun visitation til pladser på opholdssteder og døgninstitutioner, der er begrundet i bestemmelserne i serviceloven om efterværn. Den nærmere målgruppe af unge er nærmere defineret i afsnit 2.1. Alle kan byde på opgaven - både private opholdssteder og offentlige døgninstitutioner. Der vil blive indgået en rammeaftale med de vindende tilbudsgivere. Al korrespondance vedrørende udbuddet skal foretages i systemet EU-Supply, som man gratis kan tilmelde sig, jf. afsnit xx. Du kan læse nærmere om udbuddet i dette dokument (udbudsbetingelser), samt i resten af udbudsmaterialet, som består af følgende bilag: 1) Kravspecifikation 2) Udkast til kontrakt 3) Tilbudsliste 4) Case 1 5) Case 2 6) Case 3 7) Case 4 8) Opdeling i støttebehov 9) Tro- og love erklæring 10) Dokument vedrørende konsortiedannelse 11) Dokument vedr. støtteerklæring 12) Eksempel på borgerkontrakt til orientering 13) Eksempel på matchliste (skal kun udfyldes af de vindende tilbudsgivere) Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag 1), mens udbyders krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag 2). 1 Efter udbudslovens (light-regimet) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende/TED-databasen.

5 Baggrund De 16 FUS-kommuner har fokus på, at der iværksættes initiativer på området for børn med særlige behov. Der er særligt fokus på kommunernes udgifter og mulighederne for at vurdere indhold og effekt i tilbuddene i forhold til den enkelte borgers behov. Kommunerne ønsker samtidig at styrke effektiviteten og kvalitetsudviklingen i kommunernes opgaveløsning gennem en mere hensigtsmæssig brug af og dialog med markedet. Det er nyt for kommunerne at konkurrenceudsætte dette område. Dette materiale er et resultat af arbejdet på tværs af kommunerne i FUS. Udbuddet betyder, at kommunerne delvist skal ændre nogle arbejdsgange. Der er generelt tale om en ny situation, som vil kræve en særlig samarbejdsvilje hos alle parter både tilbudsgivere og kommuner. Materialet og de økonomiske og finansielle krav er gjort SMV-venlige, så små opholdssteder også kan byde på opgaven Lovgivning Den 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. Opgaven er omfattet af omfattet af udbudslovens vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser (de såkaldte lightydelser). Der er tale om en ny procedure og mere enkel udbudsprocedure med færre krav til, hvordan proceduren kan tilrettelægges og gennemføres. Serviceloven: Det fremgår af servicelovens 4, stk. 1 og 2, at kommunalbestyrelsen skal sørge for, at der er de nødvendige tilbud efter denne lov. Det fremgår endvidere, at kommunalbestyrelsen opfylder sit forsyningsansvar ved brug af egne tilbud og ved samarbejde med andre kommuner, regioner eller private tilbud. Opholdssteder og døgninstitutionspladser for børn og unge har hjemmel i lov om social service 66, stk. 1, nr. 5 og 6. Aflysning mv. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Klagenævnet for Udbud eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen, erklærer rammeaftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, kan kontrakten i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. Det vil ikke være muligt at få erstatning i tilfælde af aflysning eller senere annullation. 2 jf. lov nr af 15. december 2015

6 - 5 - Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af ordregiver i øvrigt kunne aflyses, hvis ordregiver har saglig grund til aflysning. Såfremt Holbæk Kommunes kontrolberegninger viser, at tilbuddene ikke er konkurrencedygtige, vil det være en saglig begrundelse for aflysning udbuddet, hvorved der ikke vil blive indgået kontrakt med en ekstern aktør Ordregivende myndighed: Holbæk Kommune Kanalstræde 2, 4300 Holbæk - herefter kaldet udbyder. Holbæk Kommune gennemfører udbuddet på vegne af de kommuner i Fællesudbud Sjælland, der har forpligtet sig til at benytte den kommende aftale Medvirkende kommuner Følgende kommuner i FUS har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen. Det fremgår nedenfor, hvilke delaftaler hver enkelt kommune har tilsluttet sig. X kommune Y kommune (De 16 kommuner kan først vurdere, om de vil tilslutte sig udbuddet, når udbudsmaterialet er helt færdigt. Dvs. navnene på de deltagende kommuner vil fremgå af den endelige version af materialet). Der vil i kontraktperioden være mulighed for, at flere af de 16 FUS kommuner løbende kan tilslutte sig kontrakterne efter forudgående aftale med de vindende tilbudsgivere Kommunernes udgifter I 2013 blev der visiteret for i alt ca. 50 mio. kr. i Holbæk Kommune på den gruppe af borgere, som dette udbud vedrører. Holbæk Kommune udgør ca. 10 % af FUS-kommunerne (målt på antallet af indbyggere). Dvs. at de årlige udgifter til opholdssteder til denne gruppe borgere i alt udgør omkring 500 mio. kr. om året. Opgørelsen af kommunernes udgifter er alene et estimat og er ikke bindende for udbyder.

7 Kontakt i forbindelse med udbuddet Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionen i EU-Supply. Det betyder, at udbyder kun besvarer spørgsmål, som er modtaget via EU-Supply. Baggrunden for dette er, at ligebehandlingsprincippet medfører, at alle tilbudsgivere skal have adgang til at se spørgsmålet (i anonymiseret form) og udbyders svar. Hvis der opleves tekniske problemer med systemet, skal EU-Supply kontaktes på nedenstående /telefonnummer. It-support, EU-Supply: Tlf.nr support@eu-supply.com 2. Udbuddets genstand og form 2.1. Målgruppe Målgruppen er borgere i alderen år, som har behov for ophold på et opholdssted eller en døgninstitution, fordi de er: Dårligt begavede og/eller omsorgssvigtede og/eller ikke kan begå sig i sociale sammenhænge, hverken med jævnaldrende eller andre. Borgeren kan have ADHD og/eller en autismediagnose og/eller Aspergers syndrom. Borgere, der er omfattet af ovenstående målgruppe, men som også har et misbrug af euforiserende stoffer og evt. alkohol og/eller har begået mindre kriminalitet. (dvs. lovovertrædelser, hvor der ikke er idømt ungdomssanktioner/varetægtssurrogat.) For så vidt angår de årige, omhandler dette udbud kun visitation til tilbud, der er begrundet i bestemmelserne om efterværn. Målgruppen er delt op i delaftaler (delaftale 1-4) efter hvor mange forhold (indikatorer) i målgruppen, borgerne opfylder, se bilag x (bilag om støttebehov). Der skal under hver delaftale angives en procent, som prisen maksimalt stiger med, hvis borgerne, - udover ovenstående udfordringer, også har et længevarende misbrug af euforiserende stoffer og/eller alkohol Kontraktperiode Der er tale om en 4-årig rammeaftale med en option på forlængelse i op til maksimalt 24 måneder, jf. kontraktens bestemmelser herom.

8 - 7 - Begrundelsen for den en potentiel varighed ud over de (sædvanlige) 4 år er erkendelse af, at det tager tid at få et godt innovativt samarbejde mellem kommune og opholdssteder/døgninstitutioner særligt når det er første gang ydelsen udbydes. Endvidere er det muligt for begge kontraktparter at opsige kontrakten i kontraktens løbetid. Kontrakten forventes at træde i kraft den xx Kontraktindgåelse Der er 4 delaftaler på rammeaftalen. Der kan bydes på én eller flere delaftaler. Der forventes indgået aftale med op til 12 leverandører pr. delaftale, forudsat at der modtages et tilstrækkeligt antal antagelige tilbud. Det vil sige, at der maksimalt indgås aftale med 48 leverandører. Udbyder forpligter sig i kontraktperioden til at købe de pladser til målgruppen hos de vindende tilbudsgivere på de vilkår, der fremgår af udbudsmaterialet, når udbyders behov kan dækkes af rammeaftalen. Hvis udbyders behov ikke kan dækkes af rammeaftalen, har udbyder mulighed for at købe ydelsen hos en leverandør udenfor rammeaftalen. Udbyder forpligter sig ikke til et minimum antal visiterede borgere i rammeaftalens varighed. Det er udbyder, der vurderer, om en borgers behov kan dækkes af rammeaftalen, jf. afsnit 3.1. Dagtilbud/skolegang er ikke er del af dette udbud. Hvis kommunerne senere vælger at tilkøbe dagtilbud på opholdsstedet/døgninstitutionen forventes det, at dette kan ske til samme prisniveau som de øvrige borgere på opholdsstedet/døgninstitutionen Generelt Dette udbud medfører som udgangspunkt ikke, at allerede visiterede borgere bliver flyttet til de opholdssteder/døgninstitutioner, som vinder udbuddet. Kontrakterne kommer kun til at vedrører ny- og re-visiterede borgere. De borgere, der inden indgåelsen af rammeaftalen er visiteret til et opholdssted/døgninstitution, vil ikke flytte til et opholdssted/en døgninstitution omfattet af aftalen, med mindre en ændring af deres behov medfører, at en flytning vurderes nødvendig. Udbyder tager dog forbehold for, at det efter en konkret vurdering kan blive nødvendigt at indgå aftale med et opholdsstedet/en døgninstitution som ikke har vundet udbuddet. Dette vil ske i det omfang, at kommunen vurderer, at ingen opholdssteder/døgninstitutioner på rammeaftalen kan opfylde borgerens behov. Tilbudsgiver skal stille personale og fysiske rammer til rådighed. Dvs. udbyder stiller hverken personale eller bygninger til rådighed for tilbudsgiver. Udbyder stiller ikke krav om, at tilbudsgiverne skal have en kapacitet, der medfører, at der altid er tomme pladser til rådighed. De vindende opholdssteder/døgninstitutioner forpligter sig kun til at tage imod borgerne i det omfang, der er plads og der ikke er andre borgere på venteliste. Hvis der ikke er plads på det pågældende sted, kan udbyder indgå kontrakt med et andet opholdssted/døgninstitution, som ikke har deltaget i nærværende udbud.

9 - 8 - Tilbudsgiverne skal senest 9 måneder efter datoen for tilbudsafgivelsen være godkendt som opholdssted/døgninstitution for målgruppen af et Socialtilsyn og skal fremgå som godkendt på Tilbudsportalen. Tilbuddet skal til enhver tid leve op til Socialtilsynets krav og regler, jf. lov om socialtilsyn for så vidt angår information om Socialtilsynets opgaver. Det forudsættes i øvrigt, at tilbudsgiver er bekendt med og efterlever al relevant lovgivning på området. I tilfælde af lange sagsbehandlingstider i Socialtilsynet, vil udbyder være indstillet på at forlænge fristen for godkendelse på Tilbudsportalen. En forlængelse af fristen vil kræve, at tilbudsgiver inden udløbet af de 9 måneder fremsender en udtalelse fra Socialtilsynet til udbyder, hvor den estimerede sagsbehandlingstid for så vidt angår godkendelse fremgår. Udbyder kan først indgå kontrakt med opholdssteder/institutionen, når stedet er blevet godkendt af Socialtilsynet. Arbejdsgruppen, som har udarbejdet dette udbudsmateriale, vil evaluere hver delaftale separat og en tilbudsgiver, som byder på flere delaftaler, kan derfor ikke afgive kombinationstilbud. Det betyder, at de ikke kan afgive tilbud, der er betinget af, at de vinder mere end én delaftale. Udbyder vil i tilbudsevalueringen se bort fra sådanne bindinger/forudsætninger. Underleverandører: Der må benyttes underleverandører, hvis disse er godkendt af Socialtilsynet og opfylder de samme krav og kontraktbestemmelser som hovedleverandøren (tilbudsgiveren). Hvis tilbudsgiver ønsker at benytte underleverandører i forbindelse med udførelsen af denne opgave, skal bilag 8 udfyldes. Det vil i øvrigt også være muligt at anmode om at få godkendt underleverandører undervejs i kontraktperioden. Arbejdsklausuler Bemærk, at det leverandøren ved indgåelse ag kontrakten forpligter sig til at sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, skal være sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. 3. Konkret anvendelse af rammeaftalen 3.1. Visitation Visitation sker ved, at kommunens sagsbehandler foretager en vurdering af, om den unge har behov for den støtte, der ligger i en anbringelse udenfor hjemmet og om vedkommende er omfattet af målgruppen i pkt Ud fra de oplysninger de vindende opholdssteder/døgninstitutioner har angivet i borgermatch-dokument (bilag 10) samt stedets priser, vurderer sagsbehandleren, hvilket sted, der vil opfylde borgerens behov. Følgende kriterier (i ikke-prioriteret rækkefølge) kan sammen med pris indgå i en samlet skriftlig vurdering af, om der er match mellem borger og opholdssted/døgninstitution:

10 - 9-1) Stedets erfaring med at håndtere borgerens særlige behov, udvikle borgeren og inddrage borgerens forældre. 2) Geografisk afstand til det miljø/pårørende som borgeren er tilknyttet. 3) Fysisk indretning af bostedet i forhold til borgerens behov. 4) Den kommende beboers match ift.de nuværende beboere. Hvis to opholdssteder/døgninstitutioner vurderes lige egnet, vil udbyder vælge det billigste opholdssted/døgninstitution. Derefter retter sagsbehandleren henvendelse til opholdsstedet/døgninstitutionen og kommunen udarbejder en borgerkontrakt (jf. bilag 9), som sendes til opholdsstedet til underskrift. Målene i 140-handlingsplanen skal være så konkrete som muligt. Borgerkontrakten skal henvise til 140- handlingsplanen og evt. behandlingsplanen. I de tilfælde, hvor der ikke er udfærdiget en handlingsplan, vil de udviklingsmål, der er aftalt mellem kommune og opholdssted, fremgå af borgerkontrakten. Det er alene borgerens sagsbehandler/den visiterende kommune, som efter aftale med opholdsstedet/døgninstitutionen har beslutningskompetencen til at ændre indholdet i handlingsplanen/borgerkontrakten. De borgere der ved datoen for kontraktindgåelsen er visiteret til et opholdssted, vil ikke flytte som følge af dette udbud. I det omfang at der ikke er nogen opholdssteder/døgninstitutioner på rammeaftalen, der matcher borgerens behov, eller der ikke er kapacitet det pågældende sted, forbeholder udbyder efter en konkret vurdering sig ret til at vælge et opholdssted/en døgninstitution, som ikke er omfattet af rammeaftalen. Hvis en borger er anbragt i et opholdssted/på en døgninstitution, skal der være tungtvejende grunde til at flytte vedkommende uanset om vedkommende bor på et opholdssted/en døgninstitution, der er omfattet af rammeaftalen. Opholdsstedet kan nægte at tage i mod en borger, hvis der er en saglig begrundelse. Det er dog ordregiver, der foretager den endelige vurdering af, om der er match mellem borger og opholdssted Betaling Der betales månedsvis forud Prisnedsættelse Hvis der sker den forventede udvikling med borgeren, som er beskrevet i handlingsplanen og behandlingsplanen, forlanger udbyder, at borgeren overgår til et mindre behandlingskrævende niveau og dermed at prisen for borgernes ophold på botilbuddet nedsættes Opsigelse af borgerkontrakt Opholdsstedet/døgninstitutionen kan opsige borgerkontrakten med 1 måneds varsel til den 1. i måneden.

11 Hvis opholdsstedet/døgninstitutionen opsiger en aftale vedrørende en borger, skal opholdsstedet/døgninstitutionen aflevere en skriftlig redegørelse til kommunen. Redegørelsen skal indeholde en beskrivelse af årsag(er) til opsigelsen, samt hvilke initiativer der er gjort fra opholdsstedets/døgninstitutionens side for at undgå, at opsigelse findes nødvendigt. Redegørelsen skal (i anonymiseret form) på forlangende udleveres til andre kommuner, der har tilsluttet sig denne rammeaftale. Kommunen kan opsige borgerkontrakten med 1 måneds varsel til den 1. i måneden. Ved væsentlig misligholdelse og hvis Socialtilsynet træffer afgørelse om ophør af tilbuddet, kan borgerkontrakten opsiges straks. Se endvidere bilag x (borgerkontrakt) Opsigelse af rammeaftale Opholdsstedet/døgninstitutionen kan opsige rammeaftalen med 3 måneds varsel til den 1. i måneden. En borgers ophold kan strække sig ud over rammeaftalens løbetid. Holbæk Kommune kan på vegne af alle tilsluttende kommuner foretage en samlet opsigelse af rammeaftalen med 3 måneders varsel til den 1. i måneden. Holbæk Kommune kan på vegne af alle tilsluttende kommuner foretage en samlet opsigelse af rammeaftalen straks ved opholdsstedets væsentlige misligholdelse. Der henvises til kontrakten i bilag x. Endvidere er det muligt for hver enkelt kommune at opsige rammeaftalen alene med virkning for den enkelte kommune. De øvrige kommuner har mulighed for at fortsætte kontraktforholdet, selvom der er én eller flere kommuner, der opsiger rammeaftalen. Opsigelsen skal ske med 3 måneders varsel til den 1. i måneden Efter udløb af rammeaftalen Efter ophør af rammeaftalen, er det udbyders forventning, at priserne maksimum stiger til et niveau, der svarer til prisen for ophold for øvrige borgere med samme behov på det pågældende opholdssted/døgninstitution. Såfremt der bliver indgået en ny rammeaftale med det pågældende opholdssted/døgninstitution efter rammeaftalens udløb, skal borgerne kunne flyttes til den nye rammeaftale og følge prisstrukturen i den nye rammeaftale. Et halvt år inden kontraktens ophør skal der på opholdsstedets/døgninstitutionens initiativ ske en dialog omkring den pågældende borgers videre forløb Underleverandører Det er muligt at benytte underleverandører. Underleverandører skal inden borgerne flytter ind godkendes af udbyder og skal opfylde de samme krav som hovedleverandøren. 4. Form- og procedurekrav

12 Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse Holbæk Kommune benytter udbudssystemet EU-Supply. Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på EU-Supplys hjemmeside.. jf. pkt Udbuddet gennemføres 100% digitalt. Al kommunikation, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbuddet, skal foregå via beskedfunktionen i EU-Supply. Udbyder vil offentliggøre spørgsmål i anonymiseret form og udbyders svar på EU-Supply. Dette vil ske løbende og senest på den frist, som fremgår af tidsplanen. Udbyder vil også offentliggøre rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet på EU-supply. Alle, der overvejer at afgive tilbud, opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud i EU-Supply. Hvis man registrerer sig i EU-supply, vil man automatisk få besked, når der bliver stillet spørgsmål til udbudsmaterialet og få en kopi af svaret (anonymiseret). Tilbuddet skal afgives elektronisk i EU-Supply. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, heller ikke ved fremsendelse på , CD-ROM eller ved brev Tilbudsfrist Tilbud skal være modtaget i EU-Supply senest den XX. Kl. xx Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud. Hvis udbyder finder det nødvendigt at udskyde tilbudsfristen kan udbyder gøre dette frem til tilbudsfristens udløb. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt Sprogkrav og omkostninger Tilbud skal være på dansk, ellers vil tilbuddet blive afvist. Den endelige rammeaftale vil blive indgået på dansk. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet skal foregå på dansk. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 1 år fra datoen for afgivelse af tilbuddet. Vedståelsesfristen ophører, når endelig kontrakt er indgået med de vindende tilbudsgivere.

13 Konsortier Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e). Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under pkt. xx, Betingelser for deltagelse (Udvælgelseskriterier), gives for hver deltager i konsortiet Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. x til x afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. x og x) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. 5. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 5.1. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale fremgår af EU-Supply. Tilbudsgiver skal sætte sig ind i det samlede udbudsmateriale - også de dokumenter, som ikke skal udfyldes af tilbudsgiveren. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der er i EU-Supply, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet i EU-Supply forrang Hvilke dokumenter skal tilbuddet bestå af? Hvis et opholdssted/døgninstitution ønsker at byde på dette udbud, skal følgende dokumenter indsendes via EU-Supply inden tilbudsfristens udløb: - Underskrevet tro- og love-erklæring (bilag x) - Udfyldt tilbudsliste husk at udfylde relevant alle fanerne (bilag x) - Svar på cases vedr. de delaftaler, der ønskes at give tilbud på (bilag x og x) - Evt. underskrevet konsortie-erklæring,jf. pkt (bilag x) - Evt. underskrevet støtteerklæring, jf. pkt (bilag x) 5.3. Forbehold Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold for mindstekrav. Udbyder betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer. Tilbudsgiver skal være særligt opmærksom på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at udbyder er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold

14 overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontraktens bestemmelser eller mindstekrav. Hvis tilbudsgiver identificerer elementer i udbudsmaterialet, som gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. xx (4.1). Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende da disse ofte kan indeholde forbehold. Hvis tilbudsgiver alligevel vedlægger salgs- og leveringsbetingelser, vil udbyder se bort fra disse og de vil ikke danne grundlag for det fremtidige samarbejde Mindstekrav Mindstekrav skal opfyldes af tilbudsgiver, jf. også kravsspecifikationen i bilag 1. Ved at afgive tilbud erklærer tilbudsgiver automatisk, at mindstekravene er opfyldt. Opfyldes et mindstekrav ikke fuldstændigt, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold overfor grundlæggende elementer og dermed vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning Alternative tilbud Tilbudsgiver må ikke afgive alternative tilbud 5.6. Afgivelse af deltilbud Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler. 6. Spørgsmål 6.1. Spørgsmål og svar Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål via EU-Supply, hvis tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Hvis tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre udbyder opmærksom herpå via EU-Supply. Udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, hvis det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for den udbudte ydelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål via EU-Supply, hvis tilbudsgiver er i tvivl om noget. Spørgsmål bedes stillet i listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet.

15 6.2. Frist for spørgsmål Spørgsmål stillet senere end 6 dage fra tilbudsfristens udløb vil ikke blive besvaret. Udbyder vil offentliggøre svar på spørgsmål til udbudsmaterialet senest 6 dage før tilbudsfristens udløb. Dvs. den sidste dag, der kan stilles spørgsmål til materialet er den xx Hvis udbyder finder det nødvendigt at udskyde tilbudsfristen kan dette gøres også senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb. 7. Udvælgelse og evaluering af indkomne tilbud 7.1. Vurdering af antagelighed og konditionsmæssighed Udbyder vil indledningsvis vurdere tilbuddenes antagelighed og konditionsmæssighed. Tilbud der af den ene eller den anden grund må betragtes som uantagelige og/eller ukonditionsmæssige, vil blive afvist uden yderligere evaluering. Udbyder forbeholder sig ret til at afvise tilbud uden yderligere evaluering hvis: Hvis den påkrævede dokumentation ikke er vedlagt tilbuddet Eventuelle minimumskrav angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet ikke er opfyldt form- og procedurekravene ikke er overholdt der er taget forbehold for grundlæggende elementer, eller der er mindstekrav i kravspecifikationen, som ikke er opfyldt. tilbuddet ikke lever op til relevant lovgivning tilbuddet indeholder unormalt lave priser 7.2. Betingelser for deltagelse (udvælgelseskriterier) Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Hvis den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Udbyder forbeholder sig dog ret, men ikke pligt, til at indhente supplerende oplysninger. Hvis udbyder skønner, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver. Følgende skal vedlægges tilbuddet: De økonomiske aktørers personlige forhold Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love, jf. vedlagte skabelon i bilag x. Udbyder forbeholder sig ret til at indhente serviceattest hos de vindende tilbudsgivere. 8. Tildelingskriterium Når udbyder har vurderet, at betingelserne for deltagelse er opfyldt, vil udbyder evaluere tilbuddene. Udbyder vil identificere de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette gøres på grundlag af det bedste forhold mellem pris og kvalitet

16 8.1. Underkriterier Tilbudsvurderingen vil blive foretaget særskilt for de 4 delaftaler. De tilbudsgivere, som har givet de økonomisk mest fordelagtige tilbud forstået som det bedste forhold mellem pris og kvalitet på den enkelte delaftale, vil blive leverandører på denne. Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterium 1:Økonomi: 50 % Underkriterium 2: Incitament til udvikling for borgeren 30% Underkriterium 3: Personale 20% Ad Underkriterium 1 Økonomi - Vægter 50 % Der skal i bilag x gives tilbud på ophold på de delaftaler, som tilbudsgiver ønsker at byde på. Prisen skal være en månedspris eksklusiv moms. Prisen skal være alt inklusiv ift. borgerens ophold, dvs. kost, logi, lommepenge og beklædning. Prisen er også inklusiv alle driftsudgifter, såsom el, vand, varme, udgifter til fællesrum og servicearealer. Prisen skal være inklusiv transport i forbindelse med opholdsstedets almindelige og egne planlagte aktiviteter. Prisen skal afspejle de udgifter botilbuddet har i forbindelse med borgerens ophold uanset om udgifterne betales af kommuner eller dækkes af borgerens egenbetaling fra den unges forældre/værger. Baggrunden for dette er, at størrelsen af borgerens egenbetaling i praksis vurderes individuelt. Dog er prisen eksklusiv udgifter til tandpleje, ekstern psykolog, medicin, briller, beklædning, lommepenge og andre personlige fornødenheder Ad Underkriterium 2 Incitament til udvikling for borgeren vægter 30 % i det samlede tilbud Tilbudsgiver skal ved hjælp af besvarelse af cases i bilag x og x give et løsningsforslag på, hvordan tilbudsgiver kan sikre borgerens udvikling og hvordan kommune og opholdssted/døgninstitution kan arbejde for borgerens udvikling. Bilag x, case 1 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 1. Bilag x, case 2 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 2. Bilag x, case 3 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 3. Bilag x, case 4 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 4. Det vil blive vurderet positivt, hvis: - tilbudsgivers besvarelse af casene er konkret i forhold til den person, casen omhandler og - besvarelsen tydeligt illustrerer fremdrift målt i forhold til den børnefaglige undersøgelse, som er foretaget i medfør af servicelovens 50, - besvarelsen afspejler, at tilbudsgiver har en professionel tilgang til opgaveløsningen - hvis besvarelsen afspejler. at tilbudsgiver udviser særlige kompetencer indenfor det specialiserede sociale felt. - tilbudsgiver i besvarelsen oplyser pædagogisk metode, værdier, succeskriterier og beskriver, hvordan en dags- og ugestruktur kunne se ud for den pågældende unge

17 - det fremgår af besvarelsen, hvordan tilbudsgiveren arbejder med konflikthåndtering og relationer og at det fremgår, hvordan den unge selv kan have indflydelse på egen udvikling. - besvarelsen afspejler, hvordan tilbudsgiver vil inddrage forældre/værger og hvordan tilbudsgiver og kommune sammen kan arbejde for borgerens udvikling. Besvarelsen må maksimalt fylde 2 A4-sider pr. case. Udbyder vil se bort fra den del af besvarelserne, der overskrider 2 A4- sider Ad Underkriterium 3 Personale Vægter 20 % Tilbudsgiver bedes i max 2 A4- sider beskrive: 1) Hvordan sikres, at det er den samme medarbejder der er primær kontaktperson i relation til barnet/den unge. I beskrivelsen skal indgå planer for personalet tilknyttet opgaven vedrørende: a) Fastholdelse b) Uddannelse og kurser c) Rekruttering 2) Hvordan er tilbudsgivers procedure vedrørende håndtering af afløsning ved sygdom, ferie eller lignende fravær blandt medarbejderne? 3) Hvordan sikrer tilbudsgiver medarbejdertilfredsheden? Det vil blive vurderet positivt, - at tilbudsgiveren i besvarelsen beskriver indholdet af medarbejdernes udviklingsplaner, - at tilbudsgiveren har en metode til videndeling og sparring blandt personalet og - at personalet uddannelsesmæssigt er opdateret - at der er på det enkelte opholdssted/døgninstitution er flere fastansætte medarbejdere end vikarer og - at der er en lav personaleomsætning. - At der er høj medarbejdertilfredshed Redegørelsen må maksimalt fylde 2 A4-sider. Udbyder vil se bort fra den del af tilbuddet, der overskrider 2 A4- sider Evaluering En arbejdsgruppe med repræsentanter fra kommunerne i Fællesudbud Sjælland vil evaluere tilbuddene. Pris (underkriterium 1)Det billigste tilbud får tildelt 10 point (det maksimale antal point). De øvrige tilbud tildeles point i forhold til tilbuddets afvigelse fra det billigste tilbud. Kompetence og kvalitet I vurderingen af underkriterium 2 og 3 tildeles der point for hvert kriterium på en skala fra 0 til maksimalt 10 alt efter i hvor høj grad udbyder vurderer, at tilbuddet opfylder underkriterierne

18 8.3. Implementering Den bestillende kommune har kontakten til opholdsstedet/døgninstitutionen vedrørende de enkelte borgere. En styregruppe med repræsentanter for de tilsluttende kommuner har det overordnede ansvar for implementering af aftalen. I hver kommune, der har tilsluttet/tilslutter sig aftalen, vil der være mindst en kontaktperson, som melder videre til styregruppen. Tilbudsgiver skal acceptere, at de deltagende kommuner løbende evaluerer og videndeler omkring tilbudsgivernes ydelser. 9. Praktiske forhold 9.1. Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med. Meddelelsen sendes via EU-Supply, til den bruger som har afgivet tilbuddet. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet eller udbyder skriftligt har tilkendegivet ønske om at indgå kontrakt med ikke-godkendt botilbud på betingelse af Socialtilsynets godkendelse. Efter tildelingsbeslutningen er der en stand-still periode på 10 dage inden der må indgås kontrakt med de vindende tilbudsgivere, jf. udbudsloven 188, stk. 3. Udbyder anser ikke udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt Fortrolighed Dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af reglerne om aktindsigt. Tilbudsgiver opfordres til at angive i tilbuddet, såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet - som hvis udleveret - indebærer nærliggende risiko for, at der påføres tilbudsgivers virksomhed skade, især et økonomisk tab af betydning. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være forpligtet til at foretage en selvstændig vurdering af, i hvilket omfang der skal meddeles aktindsigt

19 9.4. Tidsplan Tidsplan fremgår nedenfor. Tidsplanen er ikke bindende for udbyder. Forventet tidsplan: Offentlig høringsperiode slut: 15. september 2016 Tilretning slut: 1. oktober 2016 Politisk godkendelse i FUS-kommuner: 1. oktober til 1. december 2016 Offentliggørelse: Primo december 2016 Tilbudsfrist: Medio januar 2017 Kontraktstart: Medio februar