FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE

Transkript

1 FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Bilag vedr.: Budgetansvar og økonomisk ledelsestilsyn Forslag Senest ajourført 6. december

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING BUDGETANSVAR...3 BUDGETANSVAR GENERELT...3 DECENTRAL LEDELSE OG CENTRAL STYRING...3 BUDGETOPFØLGNING MV...4 ØVRIGE OPGAVER FOR DEN BUDGETANSVARLIGE ØKONOMISK LEDELSESTILSYN...6 LEDELSESTILSYN GENERE LT...6 FORMÅL...6 LEDELSESTILSYN I PRAKSIS...6 LEDELSESTILSYN OVERFOR DEN BUDGETANSVARLIGE...7 2

3 1. Indledning I Faaborg-Midtfyn Kommune, benyttes en aftalebaseret styreform med Decentral ledelse og Central styring. Der indgås aftaler mellem Direktionen og en aftaleholder. Aftalen godkendes efterfølgende af Kommunalbestyrelsen. Aftaleholderen er ansvarlig for at levere det aftalte serviceindhold, samt at opfylde årets udviklingsmål, direktionsmål m.v. indenfor den økonomisk budgetramme, der er stillet til rådighed. Aftaleholderen er altså budgetansvarlig. 2. Budgetansvar Budgetansvar generelt Dette bilag til Faaborg-Midtfyn Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ beskriver for den enkelte aftaleholder, der har et budgetansvar? hvilket konkret ansvar, der følger af at være budgetansvarlig? hvilke konkrete opgaver, der følger af at være budgetansvarlig Den budgetansvarlige vil i de fleste tilfælde have behov for at delegere administrationen af visse dele af budgettet til sine medarbejdere. I disse tilfælde har den budgetans varlige pligt til at udføre et økonomisk ledelsestilsyn. Bilaget beskriver derfor også? hvilket ledelsestilsyn, den budgetansvarlige skal udføre? hvilket ledelsestilsyn, den budgetansvarlige er underlagt Bilaget beskriver disse forhold på et principielt, overordnet niveau. Der henvises på relevante steder i bilaget til de konkrete regler, den budgetansvarlige skal efterleve. Den budgetansvarlige har til opgave at sørge for, at den afsatte økonomiske ramme anvendes bedst muligt til opfyldelse af målene i den aftale, der er indgået med Direktionen/kommunalbestyrelsen for det område, vedkommende er ansvarlig for. Det vil samtidig sige, at den budgetansvarlige har ansvar for, at den økonomiske ramme udelukkende anvendes til opfyldelse af det fastsatte formål og opnåelse af de fastsatte mål. Decentral ledelse og Central styring I Faaborg-Midtfyn Kommune er nøgleordet for bl.a. den økonomiske styring Decentral ledelse og Central styring. Aftaleholderen er ansvarlig for at opnå de aftalte mål inden for den afsatte økonomiske ramme til denne opgave har aftaleholderen udstrakt metodefrihed. Med friheden følger en pligt til at følge op, dokumentere og rapportere, således at den overordnede administrative og politiske ledelse til stadighed kan sikre en optimal anvendelse af kommunens samlede ressourcer. 3

4 Budgetopfølgning mv. Løbende budgetopfølgning Den budgetansvarlige Den budgetansvarlige har ansvaret for at foretage en løbende opfølgning på sit økonomiske forbrug i forhold til den afsatte budgetramme. Der er som hovedregel ingen fast procedure for denne opfølgning, men den budgetansvarlige skal gennem sin budgetopfølgning sikre sig, at følgende er opfyldt:? de afsatte budgetbeløb vil kunne overholdes i budgetåret? de økonomiske midler er anvendt til det afsatte formål? de økonomiske midler er anvendt effektivt? de økonomiske midler er anvendt lovligt Den løbende budgetopfølgning skal foretages mindst én gang om måneden, men i øvrigt så ofte som den budgetansvarlige finder det nødvendigt med henblik på løbende at kunne bevare et overblik over den økonomiske situation i forhold til den indgående aftale. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at den løbende budgetopfølgning kan dokumenteres eventuelt direkte via faciliteter i Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomisystem. Den budgetansvarlige har pligt til at søge vejledning i Økonomistaben eller Fagsekretariatet, hvis vedkommende er i tvivl om økonomiske forhold i sin aftale. Økonomistaben Økonomistaben har ansvar for, at den budgetansvarlige har tilstrækkelig adgang til økonomioplysninger i form af adgang til Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomisystem el. lign. til at kunne varetage sine forpligtelser som budgetansvarlig. Herunder har Økonomistaben en forpligtigelse til undervise de budgetans varlige i brugen af de værktøjer, der stilles til rådighed, således at værktøjerne kan benyttes optimalt. Økonomistaben er i øvrigt forpligtiget til løbende at foretage en vurdering af kommunens samlede økonomi. Dette forudsætter bl.a. en løbende overordnet vurdering af økonomien for de enkelte aftaleholdere. I den forbindelse har økonomistaben - i samarbejde med enten et fagsekretariat eller direktionen en forpligtigelse til at gribe ind ved umiddelbare afvigelser i forhold til de indgåede aftaler. Dokumentation Det er den budgetansvarliges ansvar, at den løbende budgetopfølgning kan dokumenteres. Grundlaget for en korrekt budgetopfølgning skal sikres via en løbende bogføring af indtægter og udgifter. Økonomistaben stiller de nødvendige værktøjer til rådighed for at budgetopfølgningen kan foretages løbende og kan dokumenteres. Dokumentationen skal som hovedregel foretages elektronisk. Hvis det teknisk ikke er muligt at dokumentere kontrollen elektronisk, skal kontrollen dokumenteres på anden vis. Økonomistaben kan fastsætte nærmere krav for udførelsen og dokumentation af budgetopfølgningen. 4

5 Systematisk rapportering Økonomistaben har ansvaret for, at den administrative ledelse løbende får den nødvendige information om Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomi. De budgetansvarlige har med udgangspunkt i den løbende budgetopfølgning ansvaret for at levere et pålideligt materiale, som sætter Økonomistaben i stand til at udarbejde den nødvendige rapportering til Direktionen. Der skal ske en systematisk rapportering om de økonomiske forhold til Kommunalbestyrelsen, og Direktionen har ansvaret for at indstille til Økonomiudvalget, hvilke informationer, nøgletal mv., der skal indeholdes i den. Øvrige opgaver for den budgetansvarlige Bogføring og bilagsbehandling generelt Den budgetansvarlige har ansvaret for bogføringen og bilagsbehandlingen på eget område. De nærmere regler er beskrevet i bilag vedrørende bogføringsprocessen. Afstemning af konti Har den budgetansvarlige ansvar for konti eller it-systemer, der kræver afstemning, er det dennes ansvar, at afstemning sker efter de regler, der gælder herfor. Der henvises til bilag vedrørende afstemning af mellemregnings- og statuskonti. Regnskab Kommunens regnskab udarbejdes af Økonomistaben, med udgangspunkt i oplysninger fra aftaleholderne. Den enkelte budgetansvarlige har pligt til at bidrage til regnskabsudarbejdelsen på eget område, hvis vedkommende bliver bedt om det. Der henvises i øvrigt til bilag om den årlige regnskabsaflæggelse. Opbevaring af værdier tilhørende andre Såfremt den budgetansvarlige har ansvar for beboermidler, lommepenge tilhørende elever el. lign. skal de særlige regler for dette område iagttages. Der henvises til bilaget vedrørende opbevaring af værdier tilhørende andre. Fysiske aktiver Anskaffelser af aktiver til en værdi af mere end kr., skal optages i kommunens anlægskartotek. Den budgetansvarlige har pligt til at informere Økonomistaben om sådanne anskaffelser. Der henvises i øvrigt til kommunens regnskabspraksis. 5

6 3. Økonomisk ledelsestilsyn Ledelsestilsyn generelt Formål Da den enkelte budgetansvarlige i vidt omfang har behov for at uddelegere den daglige bogføring og betaling mv., skal vedkommende for at kunne leve op til sit ansvar føre et økonomisk ledelsestilsyn. Den budgetansvarlige fastlægger selv niveauet for sit ledelsestilsyn under hensyntagen til bl.a. medarbejdernes erfaring og kvalifikationer, områdets karakter, bogføringsopgavens omfang mv. Ledelsestilsynet skal udføres effektivt efter en vurdering af væsentlighed og risiko. Det vil sige, at den budgetansvarlige som hovedregel bør udføre sit ledelsestilsyn som led i sin budgetopfølgning, sin daglige ledelse og via stikprøver. Der er ikke fastsat særlige krav til den budgetansvarliges udførelse af ledelsestilsynet udover, at der skal udføres ledelsestilsyn, og at proceduren for ledelsestilsynet skal beskrives af den budgetansvarlige selv. Økonomistaben har ansvar for at stille en skabelon til rådighed for de budgetansvarlige til beskrivelse af ledelsestilsynet. Der er flere formål med udførelse af et økonomisk ledelsestilsyn. De væsentligste er:? sikring af, at den budgetansvarlige reelt anvender de økonomiske rammer korrekt? sikring mod væsentlige fejl (ukorrekt bogføring mv.)? sikring mod mistænkeliggørelse af medarbejdere? sikring mod svig Ledelsestilsyn i praksis I det daglige Den budgetansvarlige vil som leder være i løbende dialog med sine medarbejdere om de daglige opgaver herunder indkøb, bogføring og betaling. Typisk vil medarbejderne rådføre sig med lederen allerede forinden indkøb af en vare eller tjenesteydelse, der ligger ud over det sædvanlige. En stor del af de udgifter, der afholdes i den daglige drift, vedrører dog mindre indkøb eller er regelmæssigt tilbagevendende, hvorfor de som udgangspunkt kan håndteres af medarbejderne selv. Den budgetansvarlige kan dog med fordel fastsætte beløbsgrænser eller lignende for at beskrive medarbejderes selvstændige kompetencer. Den budgetansvarlige bør kun undtagelsesvist foretage påtegning af enkeltbilag. Budgetopfølgningen Den løbende budgetopfølgning vil i praksis udover sikring af budgetoverholdelse være en del af den budgetansvarliges ledelsestilsyn. Igennem arbejdet med budgetopfølgningen vil den budgetansvarlige naturligt få indsigt i anvendelsen af budgetmidlerne og gå i dialog med medarbejderne om enkeltposter i bogføringen. 6

7 Kontrol Det kan meget vel være formålstjenligt for den budgetansvarlige at tilrettelægge en stikprøvevis kontrol af enkeltbilag. I så fald skal denne kontrol tilrettelægges på baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko. Det vil sige, at det vil være mere effektivt at foretage en stikprøvevis kontrol af f.eks. særligt risikobetonede udbetalinger, eller beløb over en vis grænse, end at foretage det samme antal stikprøver over for samtlige betalinger. Beskrivelse af ledelsestilsynet Den budgetansvarlige er forpligtet til at beskrive sit ledelsestilsyn. Beskrivelsen, der skal gøres tilgængelig på intranettet, har til formål at informere medarbejdere, kolleger, fagsekretariatet samt stabene om den budgetansvarliges ledelsestilsyn. Medarbejderne får herigennem klare retningslinier og tryghed i arbejdet, kolleger får gensidig inspiration til udførelse af ledelsestilsyn. Økonomistaben får desuden et grundlag til at udføre sin controllerfunktion og i øvrigt mulighed for at yde konkret vejleding og sparring over for den budgetansvarlige. I forbindelse med udarbejdelsen af beskrivelsen får den budgetansvarlige desuden muligheden for at forholde sig konkret til sit ledelsestilsyn. Dokumentation Økonomistaben stiller faciliteter til rådighed i økonomisystemet, der dokumenterer den budgetansvarliges stikprøver og enkeltbilagspåtegning. Hvis det teknisk ikke er muligt at dokumentere en kontrol i økonomisystemet skal kontrollen dokumenteres på anden vis. F.eks. ved hjælp af noteringer i en logbog. Denne dokumentation kan dog ikke dokumentere kvaliteten i den budgetansvarliges ledelsestilsyn hvorfor et væsentligt bidrag til dokumentationen af ledelsestilsynet ligger i kravet om, at ledelsestilsynet er beskrevet af den budgetansvarlige selv. Økonomistaben kan fastsætte nærmere regler for dokumentation af ledelsestilsynet. Ledelsestilsyn overfor den budgetansvarlige Som hovedregel er det Økonomistaben, som har det økonomiske ledelsestilsyn over for den budgetansvarlige. Det gælder således forhold som kontroller med f.eks. den budgetansvarliges løn og udbetalinger til den budgetansvarlige selv. Disse kontroller kan dog uddelegeres til fagsekretariaterne. Økonomistaben har desuden en forpligtelse til at foretage et generelt tilsyn med områdets budgetoverholdelse mv. Intern revision Egentlige kontroller over for de budgetansvarlige påhviler den interne revisionsfunktion, som er organiseret i Økonomistaben. Denne udfører stikprøvevise kontroller ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko over for hele organisationen. Det vil være naturligt at visse områder på grund af særlig risiko, enmandsbetjent virksomhed, manglende direkte ledelse el. lign. vil være underkastet større kontrol end andre. Økonomistaben kan i fornødent omfang lade den eksterne revision foretage visse af kontrollerne. 7

8 Beskrivelse af ledelsestilsynet Økonomistaben er forpligtiget til at udarbejde en generel beskrivelse af ledelsestilsynet overfor de budgetansvarlige. Beskrivelsen, der skal gøres tilgængelig på intranettet, har til formål at informere de budgetansvarlige om det tilsyn, der foretages. Der vil herigennem blive udstedt klare retningslinier for tilsynet og give tryghed i arbejdet for den budgetansvarlige. 8