Transkript

1 Hej Tip en Ven Har du overblik over frister ifm. den nye selskabslov? Hovedparten af den nye selskabslov trådte i kraft pr. 1. marts 2010, enkelte dele først pr. 1. maj 2010 og de resterende dele senere. Er du i tvivl om, hvordan dit selskab bliver klar til opfyldelse af de nye regler og frister ved afholdelse af selskabet generalforsamling? Læs mere og se advokatfirmaet Plesners oversigt over vigtige frister. Kunne VP INVESTOR SERVICES nyhedsbrev være interessant for din kollega? Klik her og tip en ven Læs mere her E-kommunikation Sparindex klar til at holde den næste 100% elektronisk GF I foråret 2010 gennemfører Sparindex en fuldt elektronisk generalforsamling, hvor både bestyrelse, dirigent og aktionærer mødes på nettet med mulighed for at gå på den virtuelle talerstol. Det er vejen frem, mener Peter Møller Lassen fra Sparindex. Klik her for at læse mere Vi kan klare en række opgaver for dig Du kan outsource projektledelse eller administrative opgaver til vores Corporate Secretary service fx konceptudvikling af e- kommunikation, IR rapportering, rådgivning om jura og procesoptimering, ledelsesrapportering, support til aktionærer, udformning af adgangskort. Listen af eksempler er lang. Kender du alle de elektroniske muligheder? Der er fordele for både investor og selskab ved at bruge e- kommunikation, men kender du alle mulighederne? Klik her for at læse mere Klik her for at læse mere Venlig hilsen Jørgen Kjærgaard Sales Director E: jkj@vp.dk T: Afmeld nyhedsbrevet her

2 E-kommunikation kender du alle de elektroniske muligheder? De fleste selskaber er på en rejse på vej mod den digitale aktiekultur, hvor flere og flere aktiviteter og kommunikation med investorerne foregår elektronisk. En elektronisk løsning giver investor langt bedre mulighed for hurtig respons og for at betjene sig selv. Samtidig sparer det selskabet for tid, porto og efterhåndtering. De elektroniske muligheder er mange: Tilmelding til generalforsamling og aktionærmøder Via InvestorPortalen vist på selskabet egen hjemmeside med selskabets egen branding kan investorer tilmelde sig/bestille adgangskort til generalforsamlingen eller et aktionærmøde. Investor har en lang række muligheder for at identificere sig; Net-id, depotnummer, CPR nummer eller VP-bruger. Afgivelse af stemme og fuldmagt Kan investor ikke deltage på en fysisk generalforsamling, kan han forud for generalforsamlingen afgive stemme eller fuldmagt elektronisk via InvestorPortalen. Det gør samtidig registreringsprocessen meget nemmere for selskabet, da der her er meget mindre efterhåndtering end ved en fysisk leveret fuldmagt. Det minimerer også mange fejlmuligheder og giver selskabet et bedre og hurtigere overblik. Kommunikation med investorer og interessenter I forbindelse med afvikling af selskabets generalforsamling kan dialog med investorerne op til generalforsamlingen foregå elektronisk. Ved en 100 % elektronisk generalforsamling sker kommunikationen med investorerne elektronisk både op til og på generalforsamlingen via den virtuelle talerstol. Udsendelse af materiale til investorerne I InvestorPortalen kan selskabet også gøre det muligt for investorer at tilmelde sig modtagelse af elektroniske dokumenter og materiale fx årsrapport, kvartalsrapport, kundemagasin o.l. Herefter vil selskabet til enhver tid kunne se i ejerbogen, hvem der ønsker at modtage kommunikationen elektronisk. Indsamling af adresser på investorer For at kunne udsende materiale og kommunikere elektronisk med investorerne, er det nødvendigt at kende investors adresse. Opsamling af adresserne kan også ske elektronisk via fx InvestorPortalen. Er du klar til 100% elektronisk Investeringsforeningen Sparindex har allerede taget skridtet fuldt ud og gennemfører endnu en 100% elektronisk generalforsamling i foråret 2010, som de var de første i verden til at afholde 16. april sidste år. Her foregår alle processer kun elektronisk. Læs mere her. Kontakt Kontakt din Account Manager eller skriv til os på sales@vp.dk, hvis du har brug for rådgivning om, hvordan du kan få fordel af de mange elektroniske muligheder.

3 Side 1 af 2 Vi kan klare en lang række opgaver for dig I sidste nummer af det elektroniske nyhedsbrev omtalte vi muligheden for at outsource administrative opgaver eller projektledelse til Corporate Secretary services eller lade os rådgive dig. Vores medarbejdere har stor erfaring i såvel overordnet projektledelse og håndtering af detailopgaver. Det giver selskaber optimale betingelser for få løst investor service opgaver enten via fuld eller delvis outsourcing. Men hvilke opgaver kan vi løse? Læs her eksempler på Corporate Secretary opgaver vi har løst for kunder: e-kommunikation - konceptudvikling, projektledelse og implementering For en dansk energivirksomhed med en klar grøn profil var fuld e-kommunikation med investorerne et naturligt og grønt valg. Med manglende specialistkompetencer i eget hus blev opgaven fra koncept til implementering oursourcet til kompetente medarbejdere i VP INVESTOR SERVICES. IR opgaver og rapportering En typisk situation, hvor outsourcing af opgaver kan blive aktuelt er fx hvis nøglemedarbejdere er langtidssyge eller på barsel. Den situation opstod hos en større dansk designvirksomhed, hvor VP INVESTOR SERVICES med stort kendskab til selskabet nemt og hurtigt kunne overtage leverance af ledelsesrapportering i en barselsperiode. Rådgivning om jura, procesoptimering og rapportering Med specialistkompetence indenfor selskabsloven i relation til investor services og stor erfaring med gennemførsel af generalforsamlinger og støtteprocesser hertil er VP INVESTOR SERVICES det oplagte sted at henvende sig for rådgivning og konsulentydelser indenfor jura, procesoptimering og rapportering. Således har vi for en lang række store danske selskaber været sparringpartner i relation til generalforsamlingsprocesser, håndtering af udenlandske fuldmagter, håndtering af data til analyse og rapportering, garanthåndtering, kvalitetssikring af bilag, indkaldelser, investorkommunikation mv. Konceptudvikling af processer til afnotering af selskab I forbindelse med afnotering af et selskab i transport, distribution og logistikbranchen har VP INVESTOR SERVICES udviklet et helt koncept for processer til at understøtte afnoteringen overfor investorerne. Ledelsesrapportering Med adgang til data og dybdegående kendskab til datagrundlaget har VP INVESTOR SERVICES forestået analyse og generering af ledelsesinformation til brug for selskaber. F.eks. analyse af aktionærbevægelser og likviditet i aktien afleveret i Excel eller PowerPoint til brug for direktion og bestyrelse. Support til aktionærer I forbindelse med afvikling af en generalforsamling med en stor aktionærkreds kan det være en ressourcekrævende opgave for selskabet at varetage henvendelser fra aktionærerne omkring materiale, tilmelding, fuldmagter o.l. Her har VP INVESTOR SERVICES taget toppen af presset ved at være supportfunktion for et konkret selskabs aktionærer. Håndtering, korrektur og forsendelse af nyhedsbreve For at optimere processen og spare interne ressourcer har vi håndteret dataudtræk til nyhedsbreve, kontakt til printleverandør, korrektur og forsendelse i forbindelse med en medicinalvirksomheds udsendelse af nyhedsbreve til investorerne.

4 Side 2 af 2 Logopapir og kuverter I forbindelse med udsendelse af materiale til investorerne op til generalforsamlingen er der ofte behov for særligt store mængder logopapir og kuverter, hvis kommunikationen med investorerne foregår med almindelig brev. Her har VP INVESTOR SERVICES for en række kunder - såvel store som små - håndteret leverance- og godkendelsesprocessen og ikke mindst kommunikationen med den eksterne printleverandør. Det giver selskabet mulighed for at have fokus på budskabet frem for papiret. Design af adgangskort til GF I forbindelse med afviklingen af en fysisk generalforsamling skal adgangskort til investorer og rådgivere designes så de brander virksomheden og optimerer håndteringsprocessen ved registrering og afstemning. En sådan opgave har vi senest løst for et større selskab i byggebranchen. Som du kan se, er listen lang og skitserer en bred vifte af forskelligartede opgaver. Har dette givet inspiration til, hvordan vi kan hjælpe dig, så kontakt os gerne. Vi er klar til at løse dine opgaver. Kontakt Kontakt din Account Manager eller skriv til os på sales@vp.dk, hvis du har brug for rådgivning om, hvordan vi kan hjælpe dit selskab.

5 Sparindex klar til at holde den næste 100% elektroniske generalforsamling Investeringsforeningen Sparindex følger op på sidste års verdenspremiere på den fuldt elektroniske generalforsamling. I foråret 2010 gennemføres endnu en fuldt elektronisk generalforsamling og Sparindex forventer en smidig afvikling med endnu flere deltagere. Sparindex gennemfører igen i år sammen med VP en fuldt elektronisk generalforsamling, hvor alle processer udelukkende foregår via internettet. Alle deltagerne investorer såvel som investeringsforeningens ledelse og bestyrelse mødes også denne gang kun via nettet og i et elektronisk univers. Vi forventer at endnu flere investorer vil benytte sig af muligheden for at udøve deres demokratiske rettigheder og deltage i generalforsamlingen denne gang. Med en elektronisk generalforsamling er der væsentlig større åbenhed og dialogmulighed, som vi mener, er en vigtig forudsætning for at få aktive medlemmer. Et naturligt mål er derfor at øge deltagerprocenten og debatten både før og under selve generalforsamlingen, udtaler direktør Peter Møller Lassen fra Sparindex. For investor kræver det kun en computer og adgang til internettet for at være med. Med VP s løsning til afvikling af en 100% elektronisk generalforsamling kan investorer fra deres computer derhjemme eller på arbejdet stille spørgsmål, afgive deres stemmer og deltage i alt det, man kender fra en traditionel generalforsamling. Her er talerstolen blot virtuel, spørgsmål og svar sker på skrift i et chat lignende fælles forum. At gennemføre endnu en 100% elektronisk generalforsamling underbygger vores profil som en investeringsforening, der gerne vil i dialog med vores medlemmer, siger direktør Peter Møller Lassen. Fordelene for en investeringsforening eller et selskab, der gennemfører en fuldt elektronisk generalforsamling, er den forbedrede mulighed for dialog med investorerne. En elektronisk generalforsamling tilbyder for foreningen/selskabet langt bedre dokumentation og gennemsigtighed i processer og indhold; afstemninger kan gennemføres hurtigt og nemt; man kan hele tiden se, hvor langt dirigenten er nået i dagsordenen; op til generalforsamlingen kan investor se andre investorers spørgsmål og selskabets svar mm. For foreningen kommer dertil naturligvis ikke uvæsentlige besparelser på udsendelse af materiale, leje af lokale, forplejning mm. For en investeringsforening som Sparindex, hvis medlemmer allerede primært agerer på internettet, giver en fuldt elektronisk generalforsamling Sparindex mulighed for at være der, hvor medlemmerne er. Jeg kan klart anbefale løsningen til andre foreninger eller selskaber. Selv om løsningen repræsenterer et helt nyt tankesæt, så er jeg sikker på, at det er den vej fremtiden vil bære os hen, afslutter direktør Peter Møller Lassen. Læs mere og se en demo om elektronisk generalforsamling på Kontakt Kontakt din Account Manager eller skriv til os på sales@vp dk hvis du vil vide mere om

6 Store dele af den nye selskabslov er trådt i kraft og hvad betyder det? Den 24. februar offentliggjorde Erhvervs- og Selskabsstyrelsen på deres hjemmeside Bekendtgørelse om delvis ikrafttræden af selskabsloven. Hovedparten af reglerne er allerede trådt i kraft pr. 1. marts Er du klar over konsekvenserne og fristerne i forbindelse med afholdelse af en generalforsamling? Ikrafttrædelsesdatoer Hovedparten af bestemmelserne i selskabsloven trådte i kraft pr. 1. marts 2010, dog træder enkelte dele først i kraft pr. 1. maj 2010 og de resterende dele senere, da de bl.a. afventer ændringer i Erhvervs- og Selskabsstyrelsens it-systemer, annoncerede Erhvers- og Selskabsstyrelsen på deres hjemmeside i sidste uge. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har udarbejdet en vejledning over den nye lovs regler og hvornår de træder i kraft. Den kan du finde her. Den fulde bekendtgørelsestekst er også offentliggjort på Erhvervs- og Selskabsstyrelsens hjemmeside. Se den her. Bekendtgørelsens kapitler - overgangsbestemmelser Bekendtgørelsen om delvis ikrafttræden af den nye selskabslov nævner i Kapitel 1 de bestemmelser i selskabsloven, der træder i kraft pr. 1. marts 2010 og pr. 1. maj Kapitlerne 2-13 indeholder midlertidige bestemmelser. Kapitel 14 indeholder straffebestemmelser vedr. bekendtgørelsen. Kapitel 15 ophæver aktieselskabsloven og anpartsselskabsloven. Vær opmærksom på, at kapitel 16 indeholder overgangsbestemmelser. En række af disse har betydning for de førstkommende generalforsamlinger i Oversigt over frister Vi har i sidste uge orienteret vores kunder om ikrafttrædelsesdatoerne, men ikke alle er klar over konsekvenserne for selskabets generalforsamling, som de fleste står foran lige nu. Advokatfirmaet Plesner har udarbejdet en oversigt som VP INVESTOR SERVICES har fået lov at bringe her. Oversigten hjælper dig godt på vej med at holde styr på de nye frister. Oversigten viser frister i forbindelse med afholdelse af en generalforsamling og er opdelt i frister for børsnoterede og for ikke-børsnoterede selskaber. Se oversigt over frister for børsnoterede selskaber her og se oversigt over frister for ikke-børsnoterede selskaber her. Råd og vejledning Har du brug for råd og vejledning i forbindelse med selskabets generalforsamling, så kontakt os gerne på