Orientering til beskikkede bygningssagkyndige om brug af herev.dk

Transkript

1 November 2009 Orientering til beskikkede bygningssagkyndige om brug af herev.dk Hjemmesiden vedrører teknisk revision online i huseftersynsordningen. I denne orientering vises en række skærmbilleder vedrørende de sagkyndiges brug af herev.dk. Hvis du vil se detaljerne tydeligt, kan du vælge en større forstørrelse på din egen skærm. Praktiske oplysninger om browsere Indledningsvis følger her nogle praktiske oplysninger om den mest effektive måde at læse og skrive i materialet i herev.dk. Herev.dk fungerer, hvis du anvender Internet Explorer som browser, og det behøver ikke være den nyeste version. Det er dog ikke den browser, der fungerer bedst for herev.dk. Den kan være langsom, og der kan være noget besvær med at bevæge sig frem og tilbage i materialet. Firefox fungerer bedre for herev.dk. Den er lidt hurtigere, og der er ingen problemer med at bevæge sig rundt i sagen. Du kan hente Firefox gratis på nettet, hvis du ikke har installeret den i forvejen. Du behøver ikke bruge den som standardbrowser. Chrome kan anvendes, hvis du blot skal læse i revisionssagen, men den kan ikke anvendes, hvis du skal arbejde med den. Hvis du har Chrome som standardbrowser, er det nødvendigt, at du har en af de to andre ved siden af. 1

2 Udtagelse til teknisk revision Når du udtages til teknisk revision i herev.dk modtager du en mail. Denne mail indeholder din adgangskode. Hvis du ønsker det, kan du straks logge på og ændre koden til en, der er lettere at bruge. Der vil dog ikke være noget særligt at se på siden endnu. Her følger et eksempel på en mail om udtagelse til kontrol: 2

3 Log ind sker på Når du indtaster koden, kan det være en hjælp at kopiere den fra mailen med højre musetast, og derefter indsætte den i kodefeltet. Indtastningsfeltet ser således ud: 3

4 Du kommer herefter ind på din side i systemet. Du vil have mulighed for at ændre din adgangskode, hver gang du er logget på. Du har ikke mulighed for at komme ind på andre brugeres sider. Siden ser således ud: 4

5 Kontroleftersynet Når teknisk revisor er udpeget, og der er aftalt et kontrolbesøg vedrørende en af dine tilstandsrapporter, modtager du en ny mail om hvor og hvornår det foregår. Mailen vil komme i god tid, så du får mulighed for at deltage ved kontroleftersynet. Her følger et eksempel på en mail om kontroleftersynet: 5

6 Når teknisk revisor har gennemført eftersynet lægger revisor sine vurderinger og billeddokumentation på rapporten. Du modtager nu en mail om at rapporten er klar til dine bemærkninger i en periode på 14 dage. Når du har logget på herev.dk, kan du læse og skrive i rapporten i denne periode. Du vil også have mulighed for at søge om en forlængelse af perioden. Her er et eksempel på mailen om, at sagen er åbnet for dine bemærkninger: 6

7 Når du logger på for at se revisors rapport og afgive bemærkninger, skal du aktivere overskriften Kontrolrapporter. Du kan hente den igangværende sag frem ved at aktivere tasten Vis yderst til højre. Den røde kode ved siden af viser, hvem der i øjeblikket har sagen til behandling. BS står for den beskikkede bygningssagkyndige, TR for revisor, QA for Dansk Energi Managements kvalitetskontrol, FEM for sekretariatet på Teknologisk Institut og EBST står for Erhvervs- og Byggestyrelsen. Oversigten over revisionssagen ser således ud: 7

8 Mulighed for fristforlængelse Herev.dk beregner automatisk en tidsfrist på 10 arbejdsdage til din besvarelse. Hvis du på grund af ferie eller anden årsag ikke har mulighed for at svare indenfor fristen, kan du søge udsættelse. Teknisk revisor vil søge at imødekomme en sådan ansøgning. Når du aktiverer overskriften Søg om udsættelse kan du indtaste en begrundelse og en ny dato. 8

9 Når revisor har taget stilling til udsættelsen, modtager du en mail med svaret. Hvis revisor ikke når det indenfor et par dage, vil mailen med fristforlængelsen blive sendt automatisk. Her følger et eksempel på en mail om fristforlængelse: 9

10 Bemærkninger til teknisk revisor Hvis teknisk revisor har konstateret fejl i tilstandsrapporten, vil der være indsat fejlangivelser indrammet med rødt i kontrolrapporten. Revisor har desuden angivet en foreløbig vurdering af fejlens alvor efter den vejledende vægtskala. Du kan se nærmere om vægtskalaen på FEM-sekretariatets hjemmeside, Hvis du ikke er enig med revisor, eller hvis du har andre bemærkninger, kan du tilføje en kommentar. Du skal så aktivere tasten Tilføj kommentar i bunden af de fejlangivelser, du vil kommentere. 10

11 Du har nu mulighed for at indsætte dine bemærkninger, og du kan også foreslå en anden vurdering af fejlens alvor: 11

12 Du har ligeledes mulighed for at indsætte fotodokumentation mv. fra dine billedarkiver på computeren: 12

13 Hvis du vil se, hvordan tilsvarende forhold er blevet vurderet i andre sager, kan du aktivere tasten Se referencer. Hvis der findes lignende eksempler, kan du se dem her. Du kan også hente den dialog frem, der i sin tid blev ført i den pågældende revisionssag. Referencefunktionen er dog først aktuel, når der findes afsluttede kontrolsager i herev.dk.. Herunder er et eksempel på en reference til en anden sag. Referencerne er forsynet med et løbenummer, som du kan henvise til, hvis du bruger referencen i dit svar til teknisk revisor. 13

14 Når du er færdig med en bemærkning trykker du på Gem. Du har mulighed for at rette eller slette dine bemærkninger, indtil du sender rapporten tilbage til Teknisk revisor, eller din tidsfrist udløber. Hvis du vil rette en bemærkning du tidligere har skrevet, gemmer du rettelserne med tasten Ret. Bemærkningerne slettes ikke, hvis du lukker computeren og vender tilbage senere. Vær opmærksom på at teknisk revisor modtager alle indskrevne bemærkninger, hvis tidsfristen udløber, inden du er færdig med dine bemærkninger. Her er et eksempel på en bemærkning fra en sagkyndig, som både har tilføjet et billede og valgt point. Det er dog ikke et krav at det hele er med. 14

15 Særlige forhold, der kan have indflydelse på vurderingen af tilstandsrapporten I slutningen af kontrolrapporten er der mulighed for at angive særlige forhold, som den sagkyndige mener bør have indflydelse på den tekniske revision. Herev.dk beregner automatisk en nedsættelse af den samlede vurdering, hvis det vurderes, at tilstandsrapporten har været vanskelig at udarbejde på grund af forholdene på ejendommen. Den sagkyndige har mulighed for at foreslå en anden måde at vurdere det på. Her følger et eksempel, hvor den sagkyndige foreslår en større nedsættelse end beregnet: 15

16 Det næste punkt vedrører sikkerheden i selve revisionen. De parter, der vurderer tilstandsrapporten, skal her angive, hvor sikre de er i sagen. Der kan f.eks. være fejl, som ikke rigtig er dækket af vejledningerne eller referencerne. Dette kan betyde, at der er en vis usikkerhed i bedømmelsen, som må tages i betragtning i den samlede vurdering. Punktet Usikkerhed i vurderingen er derfor primært beregnet til teknisk revisor, FEMsekretariatet og Erhvervs- og Byggestyrelsen. De sagkyndige har dog mulighed for at afgive kommentarer, f.eks. hvis man mener, at teknisk revisors vurderinger er mere usikre, end vedkommende selv angiver. Her følger et eksempel på, hvordan en sådan kommentar oprettes: 16

17 Til sidst er der mulighed for at gøre opmærksom på andre forhold, der kan have betydning for den samlede vurdering af sagen. Der følger her et eksempel på, hvordan et sådan synspunkt kan indtastes: 17

18 Afslutning af dine bemærkninger til teknisk revisor Nå du har skrevet dine bemærkninger, og vil sende sagen tilbage til teknisk revisor, vil herev.dk gøre dig opmærksom på de forhold, du ikke har kommenteret. Hvis du ikke har bemærkninger til disse punkter, kan du blot sende sagen videre. Herev.dk vil automatisk angive, at du ikke har bemærkninger disse steder. Hvis du har haft en repræsentant til at skrive for dig, er det vigtigt at angive, hvem det er, så vedkommende bliver holdt orienteret om revisors efterfølgende konklusioner. Dermed kan det også senere i revisionssagen fastslås, hvem der har udtalt sig. Oplysningerne om repræsentanten udfyldes i forbindelse din afslutning. Her følger et eksempel på oplysninger om 2 punkter, der ikke er kommenteret, samt oplysning om, at en repræsentant har udfyldt besvarelsen: 18

19 Afsendelsen og videre forløb Du kan nu afsende sagen. I den forbindelse viser en meddelelse på skærmen, at du efter afsendelsen ikke kan skrive videre i sagen. Der er ikke mulighed for at fortryde, når du har bekræftet denne meddelelse. Sagen går nu tilbage til revisor, som tager stilling til dine bemærkninger og sender sagen videre til vurdering i FEM-sekretariatet. Når sagen afgår til FEM-sekretariatet modtager du to dage efter en mail om at sagen er sendt videre, og at du kan se revisors endelige bemærkninger i sagen. De to dage er nødvendige for at FEMsekretariatet kan sende sagen tilbage til revisor, hvis der er formelle problemer der skal rettes. Fire dage efter, at sagen er sendt til FEM-sekretariatet, modtager ejeren af ejendommen en kopi af kontrolrapporten i PDF-format. Denne udgave af kontrolrapporten kan du selv generere ved at aktivere ikonet PDF-udgave øverst i kontrolrapporten. Den har samme indhold som onlineudgaven, men der er en del forskel i layoutet. Ejeren af ejendommen får således kontrolrapporten to dage senere end dig selv. Du har derved mulighed for at forberede dig på de spørgsmål, som ejeren eventuelt vil rette til dig, hvis der er forskel på din og revisors vurdering af ejendommen. FEM-sekretariatet foretager nu en vurdering af sagen, som derefter sendes videre til Erhvervs- og Byggestyrelsen. Indenfor 14 dage efter teknisk revisors færdiggørelse vil du normalt kunne se FEM-sekretariatets indstilling på herev.dk. Erhvervs- og Byggestyrelsen vil nu gennemgå sagen, og i de fleste tilfælde vil den blive afsluttet med en godkendelse, uden at du bliver bedt om yderligere udtalelser. Du modtager en mail om dette. Hvis der er konstateret mange eller store fejl i tilstandsrapporten, kan der blive tale om en ny høring med henblik på at afklare, om dette skal medføre en sanktion. Hvis det er tilfældet vil du modtage en mail, og du får en ny frist på 10 arbejdsdage til bemærkninger. Fremgangsmåden vil være den samme, som da du udtalte dig til teknisk revisor. Erhvervs- og Byggestyrelsen afslutter derefter sagen i herev.dk, og du modtager en mail, når den endelige afgørelse er klar. 19

20 Besvarelse af noter undervejs i revisionssagen De forskellige parter i revisionssagen kan få brug for supplerende oplysninger fra dig. De kan derfor oprette en note stilet til dig i løbet af sagen. Du vil kunne besvare en sådan note, selvom sagen ellers ikke er åben for dine bemærkninger. Hvis der oprettes en note, modtager du en kort besked på mail. Noten skal besvares i din sag i herev.dk, hvor den bliver gemt som en del af revisionssagen. Indtil noten er besvaret, vil fanebladet Påmindelser også huske dig på det, når du er inde på sagen. Påmindelsen ser således ud: 20

21 Noten ses som en rød seddel i kontrolrapporten på det sted i revisionsrapporten, den vedrører. Den røde farve betyder, at der forventes et svar. Du kan aktivere en rød note for læsning og skrivning ved at klikke på den røde seddel (som her er markeret med en rød cirkel). Skærmbilledet herunder viser, at teknisk revisor har sendt en note i relation til Indledning. Der er mulighed for at svare direkte tilbage til teknisk revisor - her anvendes Svar TR. Hvis man har behov for at inddrage en anden part i sagen, er dette også muligt her anvendes Indtast. Tasterne findes nedenunder noten: 21

22 I eksemplet ønsker den sagkyndige at inddrage FEM-sekretariatet inden besvarelsen til teknisk revisor. Når noten er sendt til FEM-sekretariatet, skifter seddelmarkeringen farve til gul. Den gule farve betyder, at man afventer et svar. Når den er gul skal man ikke foretage sig noget i øjeblikket. 22

23 I eksemplet herunder har FEM-sekretariatet svaret den sagkyndige, og den sagkyndige har svaret teknisk revisor. Seddelfarven er derfor skiftet til grøn, hvilket betyder at den sagkyndige ikke skal foretage sig mere. 23

24 Hvis der viser sig hvide seddelmarkeringer i kontrolrapporten, er der tale om en noteudveksling, som den sagkyndige ikke er involveret i. Den sagkyndige kan åbne og læse disse noter, men ikke skrive i dem. Hvis man ønsker et samlet overblik over alle noterne i sagen, kan man aktivere tasten Vis sagsnoter i kontrolrapportens øverste højre hjørne. I PDF-udgaven af kontrolrapporten er noterne trykt bagerst i rapporten. 24