Generalforsamling. Ekstraordinær Generalforsamling. Sødring d. 24 juli 2010.

Transkript

1 2010 Generalforsamling. Sødring d. 24 juli Da referatet ikke gengiver generalforsamlingen som den var, har ordstyrer Lars Frengler valgt at annullere referatet. Referatet vil først blive offentliggjort når det er godkendt af Formand Niels Jørgen Thomsen og ordstyrer Lars Frengler. Ekstraordinær Generalforsamling. Sødring d. 16 okt Valg af ordstyrer: Inger Dan Veibel, Havnøvej 9 2. Valg af ny kasserer: Inger Dan Veibel 3. Eventuelt: Niels Jørgen Thomsen overrakte vin, som tak for arbejdet i bestyrelsen til den afgående kasser Kurt Kristensen og den afgående sekretær Preben Hansen. Der blev også overrakt chokolade til Ellen Hansen og Lisbeth Kristensen for deres store arbejde i festudvalget. 4. Der var nogen utilfredshed omkring håndteringen af vores hjemmeside, angående personlige oplysninger. Dette er nu bragt i orden og bestyrelsen beklager. P. B. V. Gunnar J. Pedersen

2 2011 Bestyrelsesmøde. Sødring d. 23 april Deltagere: Niels Jørgen, Anders Sørensen, Inger Dan Veibel, Ove Rasmussen og Gunnar Pedersen. 1. Inger fremlagde regnskab, som blev godkendt. 2. Grundet at banken har smidt fuldmagten væk, har bestyrelsen underskrevet en ny fuldmagt, som Inger vil få på plads i løbet af 14 dage. Inger hæver kr., så der er nogle kontanter i kassen. I tilfælde af at Inger får sit sommerhus solgt inden generalforsamlingen 2011, indvilgede Anders i at opbevare kassen og kassebogen. 3. Eventuelt: 4. Al kommunikation vil fremover ske via hjemmesiden, ved nyheder på hjemmesiden bliver man orienteret via sin . Niels Jørgen vil undersøge ang. vejfyld. Ang. opslagstavlen på det lille telefonhus, kan oplyses at istandsættelse er i gang. Der blev stillet spørgsmål om, hvorfor der stadig mangler referat fra generalforsamlingen d. 24 juli 2010 Lørdag d. 23 juli 2011 blev sat som dato for generalforsamling og sommerfest om aftenen hos Gitte og Lars, Havnøvej 18, Gitte laver indbydelser. Mødet blev afsluttet med en hyggelig påskefrokost for bestyrelsen samt ægtefæller. P. B. V. Gunnar Julius Pedersen

3 Generalforsamling. Sødring d. 23 juli Fremmødte 13 personer fra 7 parceller. 1. Valg af dirigent: Kirsten S. Jensen, Havnøvej Beretning fra Formanden: På generalforsamlingen sidste år valgte vore gamle sekretær et gå af, vi fik valgt en ny nemlig Gunnar, men det på en måde jeg personlig ikke bryder mig om, Gunnar var ikke tilstede, men vi valgte at ringe til ham midt under generalforsamlingen, det var ligesom om at vi tog ham med bukserne nede, men Gunnar sagde heldigvis at han godt ville træde til. En stor tak til dig Gunnar og tak for et godt samarbejde. Det var en træls start vi fik på det nye år, vores kasser igennem mange år valgte at gå af, hvilket vi må respektere, tak til ham for det kæmpe arbejde han har gjort igennem mange år, men det skabte store problemer for den øvrige bestyrelse. Jeg forsøgte at overtale nogle andre til at tage jobbet, men der var ingen gevinst. Resultatet blev at vi var nød til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling i oktober, hvor Inger tilbød sig som kasserer og blev valgt, dermed var trængslerne ikke ovre, der var bøvl med banken, de havde smidt papirerne væk, så bestyrelsen var nød til at fremsende nye papirer. Enden på det, er at vi først lige op til påske i år fik styr på det og havde adgang til vores konto. Hjemmeside: Leif og jeg fik lavet foreningens hjemmeside mest Leif. Hjemmesiden er virkelig flot og meget brugbar, de småting der har været er blevet rettet meget hurtigt til, en stor tak fra mig til Leif for det store arbejde du har lagt i denne side og det gode samarbejde, håber at du vil fortsætte. Vejen: Bestyrelsen fik Kurt Brix til for en meget billig pris at komme med et læs skærver, som vi lagde ud på Havnøvej. Det har hjulpet en del. Det stykke vej på Strandvejen som vi står for, har været holdt meget flot trods den slemme vinter, en stor tak til Anders der har fyldt sten på igennem året. Udhængsskab: Bestyrelsen har bestilt et nyt skab, det gamle var helt rådden i bunden, vi beklager det har taget nogen tid, trods at det blev lovet opsat meget hurtig efter påsken, men så ved vi for fremtiden hvor vi ikke skal bestille noget. Referat: Der har været en del uro omkring hvorfor at referatet fra 2010 ikke er udsendt. Jeg

4 vil her kræve at foreningen overholder vedtægterne og får udsendt referatet. Den daværende bestyrelse har skrevet referatet ud fra den bedste mening og ikke for at genere nogle, der står heller ikke noget usandt i referatet, men hvis det er på grund af at der er nævnt nogle navne, er jeg villig til at fjerne disse og skrive nogle medlemmer i stedet for. Dette for at vi kan komme videre. Men da der åbenbart er divergerende meninger om, hvordan man skriver et referat, har jeg valgt foreløbig at indsætte dette i mappen. Jeg har altid lært at et referat skal indeholde det der bliver sagt og af hvem og konklusionen af forhandlingerne. Det skal være således at man kan give det til en person der ikke har været tilstede et fuldgørende indtryk af hvad der blev sagt og af hvem. Der er så nogle der er uenige i referatet og henviser til vedtægterne. Der står i vedtægterne at referatet skal underskrives af bestyrelsen og dirigenten, men jeg har nu kigget 10 år tilbage og der er ingen der har været underskrevet. Som jeg læser vedtægten er det, som dirigenten skal skrive under på, er at generalforsamlingen er afholdt i henhold til de gældende regler. Regler: Jeg mener at der igennem flere år er kommet slinger i den måde som skiftende bestyrelser har gjort brug af at gradbøje vedtægterne. Referat fra sidste år er ikke udsendt --- er ikke underskrevet af dirigenten i de sidste 10 år. Regnskab er først underskrevet af revisor på generalforsamlingen og ikke som vedtægterne beskriver at han skal have 14 dage til revision (Dog ikke i år). Ordstyrer har i mange år været en fra bestyrelsen, hvilket også er ulovligt iflg. Vedtægterne. Udsendelse af indkaldelser via som vi har gjort i år er også forkert iflg. Vedtægterne. Der er mange ting der trænger til en grundig gennemgang, for når vi har vedtægter skal de selvfølgelig overholdes af hensyn til medlemmerne. Fremtiden: Jeg vil opfordre den kommende bestyrelse at få rettet nogle af disse ting i vedtægterne, således at vedtægterne stemmer overens med det man gør. 3. Fremlæggelse af regnskab: Regnskabet blev godkendt 4. Kontingent: Kontingentet er fortsat 200 kr./år. 5. Forslag fra bestyrelsen: Ingen. 6. Forslag fra medlemmer: Der er blevet foreslået at referatet bliver gennemgået straks efter hver generalforsamling, og derefter godkendt. Dette blev vedtaget. 7. Der blev stillet forslag om at hjemmesiden Havnøholm skulle nedlægges. Da man mente der ikke var behov for en sådan, da beskeder til grundejerne kunne ske pr. . Blev enige om at den skulle fortsætte. 2 parceller stemte for nedlæggelse og 6

5 parceller stemte for at bevare den. Men bestyrelsen har til opgave at finde ud af om noget iflg. Datalovgivningen er overtrådt. Og hvis der er nogle medlemmer der ønsker deres opsætning på hjemmesiden ændret, giv besked til web-ansvarlig eller bestyrelsen. 8. Forespørgsel om hvorfor referat fra 2011 ikke er udsendt, oplyser N. J. T. at det vil ske til alle pr. når han kommer hjem fra sommerferie. 9. Hvis der er nogle der er utilfreds med et eller andet, som hører under grundejerforeningen. Ret direkte henvendelse til bestyrelsen. 10. Der har været noget rod med andelskassen ang. fuldmagt til kasseren, og tidligere kasserer stadig har adgang til kontoen, som den nye bestyrelse skal bringe i orden. 11. Havnøvej 10 har forespurgt om der kunne gives tilladelse til et lavt hegn ud mod Havnøvej, fordi de har små børn. Det har foreningen ikke noget imod indtil midlertid beplantning er vokset op. 12. Der blev oplyst fra Havnøvej 2, at løsgående katte og hunde på deres grund ville blive indfanget og afleveret til dyrenes beskyttelse eller dyrlægen. Bestyrelsen: Afgående formand: Niels Jørgen Thomsen Ny formand: Mette Wind Havnøvej 10 Afgående kasserer: Inger Dan Veibel Ny kasserer: Kirsten Susanne Jensen Havnøvej 13 Ny suppleant til bestyrelsen: Lars Frengler Havnøvej 18 Alle øvrige blev genvalgt. Ny bestyrelse er herefter gældende fra 23 juli 2011

6 P. B. V. Gunnar Julius Pedersen Ekstraordinær Generalforsamling. Sødring d. 29 okt Valg af dirigent: Kasper Wind, Havnøvej Afstemning vedr. udsendte ændringer af vedtægterne. Blev enstemmigt vedtaget med 17 stemmer for. Fremsendt fuldmagt fra parcel/havnøvej nr og Havnøholmvej nr. 1-5 Fremmødte fra parcel/havnøvej nr Mette afleverer resultatet til Randers Kommune til endelig godkendelse, og hvis det går igennem, vil alt fremtidig indkaldelse til møder m.m. ske via . De som ikke har afleveret deres -adresse, vil modtage brev. 3. Eventuelt: Mette vil kontakte Randers Kommune ang. tømning af vores septitanke, om hvornår de vil blive tømt, for i år 2010 var der noget forvirring om dette, vi kunne måske få dem til at komme lidt senere, når vinteren er ovre P. B. V. Gunnar Julius Pedersen 2012 Bestyrelsesmøde.

7 Sødring d. 7 april Deltagere. Mette, Kirsten, Gunnar, Anders, Lars og Ove. 1. Siden sidst: Mette oplyste at septitanke vil blive tømt senere i år efter den hårde vinter vi havde sidste år, men på skrivende stund skulle det være sket (uge 15). Angående de nye tilrettede vedtægter som vi lovede at se på efter sidste års generalforsamling, venter Mette stadig på svar fra Randers Kommune. 2. Opstilling til valg: Alle stiller op til genvalg. 3. Økonomi og Kontingent: Der vil blive udsendt ang. indbetaling af kontingent, hvor man kan indbetale på homebanking, hvor der vil stå konto nr. til overførsel til Havnøholm Grundejerforening eller dem som ikke ønsker dette, vil få girokort som hidtil. Kontingent uændret 200 kr./år. 4. Hvis der er nogle der kunne tænke sig at være med i frilufts liv i naturpark Randers fjord, hører Mette gerne fra jer for videre kontakt til tovholderne. Det er på helt frivillig basis, da det ligger uden for grundejerforeningens område. 5. Dato for generalforsamling 2012 er aftalt til d. 28 juli 2012 kl. 11:00 i teltet på Havnøvej 18 og efterfølgende fællesspisning om aftenen. Der vil blive udsendt invitation til fest fra Lars og Gitte. Så reserver datoen. Mødet blev afsluttet med en hyggelig påskefrokost for bestyrelsen med ægtefæller. P. B. V. Gunnar Julius Pedersen Generalforsamling. Sødring d. 28 juli 2012.

8 Fremmødte 15 personer fra 9 parceller. 1. Valg af dirigent: Niels Jørgen Thomsen. 2. Formandens beretning: Ændring af vedtægterne som bestyrelsen lovede at se på i år 2011 er godkendt herfra, men Randers Kommune har nogle små tilrettelser så den svarer til nutiden bl.a. er det ikke nok at der står området omfatter 25 parceller udstykket fra matrikel nr. 19a Sødring by og sogn. Der skal stå samtlige matr. nr. som området omfatter, og foreningens hjemsted er Randers Kommune. Måden man udsender rykkere for manglende betaling til grundejerforeningen på, ukrudt på nabogrunden. Så snart det er på plads vil alle modtage de nye vedtægter på . Der er ingen planer om kloakering i området pt. Hvis der er nogle udenfor foreningens regi der har lyst til at medvirke i projekt Randers Fjord kan der ringes på tlf for nærmere orientering. Dette er et projekt om naturbevaring. Formanden oplyste at dispensationerne vedr. husbyggeri ved nr. 26 er blevet godkendt. 3. Fremlæggelse af regnskab: Regnskabet blev godkendt. 4. Fastlæggelse af kontingent: Kontingent uændret 200 kr./år. 5. Forslag fra bestyrelsen: Ingen 6. Forslag fra medlemmerne: Ingen 7. Valg af bestyrelse: Alle blev genvalgt 8. Eventuelt: Ang. skilt ud for Oves grund der viser hvor hovedstophanen for vand er placeret, er blevet fjernet af ukendte, Anders undersøger om Sødring-Udbyhøj vandværk kan skaffe et bedre skilt. Mette vil undersøge om der kan gøres noget ved den ofte høje hastighed på vejene evt. chikaner på disse.

9 Niels Jørgen spurgte til nabohjælp, at man kunne holde øje med hinandens huse, og gå en tur rundt om dem, en gang imellem når de står tomme for at se om alt er OK. For dem som er interesseret. Han vil også undersøge om der findes noget skiltning evt. ved kriminalpræventiv råd. For at fortælle, at her holder vi øje med hinandens huse. Ang. udbedring af skader på vejen har undertegnet lovet at se på sagen. Det er gjort og lovet sat i gang sept. okt. i år. Ang. vores hjemmeside som der kunne logges på uden koder, skulle nu være tilrettet. er sendt ud om dette. Ved evt. problemer henvendelse til web-master Leif Sjørup. Ordstyren Niels Jørgen Thomsen takkede for god ro og orden. Efterfølgende blev der nydt en øl/vand og et par stykker brød. Hyggelig Eftermiddag. P. B. V. Gunnar Julius Pedersen Bestyrelsesmøde. Sødring d. 28 marts 2013 Deltagere var Mette, Kirsten, Gunnar, Anders, Lars og Ove Beretning fra formanden: Mette oplyser at de nye vedtægter er godkendt af Randers Kommune og vil blive lagt på hjemmesiden. Mette har undersøgt med vejbump o.s.v., det er ikke lige så nemt at lave. Mette vil tage kontakt til grundejerforeningen Skallehusene for at drøfte det stykke vej på Strandvejen og til Havnøvej vi er fælles om.

10 Beretning fra kasseren: Kirsten oplyser at alle har betalt kontingent. Opstilling til bestyrelse og supleanter: Mette, Kirsten, Lars og Anders opstiller. Gunnar og Ove genopstiller ikke og er på valg til generalforsamlingen. Fastsættelse af generalforsamling og sommerfest er d. 27 juli som vi plejer vil det være hos Lars og Gitte, Havnøvej 18. Stor tak til dem. Indkaldelse til generalforsamling vil komme. Gitte sender også ud på mail ang. sommerfesten. Afslutningsvis blev mødet afsluttet med en hyggelig frokost for bestyrelsen med ægtefæller. P.B.V. Gunnar Julius Pedersen Generalforsamling. Sødring d. 27 juli 2013 Fremmødte: 13 personer fra 8 parceller. 1. Valg af dirigent/ordstyrer. Valget blev Niels Jørgen Thomsen 2. Formandens beretning: Mette har haft kontakt til Teknik og Miljø Randers Kommune ang. vejbump, men det er ikke lige til, der var mange hensyn der skulle tages, så det bliver udsat. Mette har også haft fat i grundejerforeningen på strandvejen, og fået oplyst at kommunen holder strandvejen ned til svinget. 3. Nye vedtægter er godkendt af kommunen og sendt til Leif til vores hjemmeside. Indkaldelse fremover til generalforsamling vil ske pr. og på vores hjemmeside.

11 4. Formandens beretning godkendt. 5. Kirsten oplyser at alle har betalt kontingent, og har fremlagt regnskabet på print. 6. Fastlæggelse af kontingent er fortsat 200,- kr. 7. Evt. forslag fra bestyrelsen: Kan der være interesse i at nogle gik sammen om at få en vinduespudser til at komme efter behov, hører vi gerne fra interesserede, også om i måske kender en der kører i området. Anders foreslår at man bruger en halv time på at læse de nye vedtægter igennem, som findes på hjemmesiden. Leif kunne godt tænke sig noget input til hjemmesiden, som kunne være relevant for grundejerne, evt. tur-forslag, spisesteder, seværdigheder osv. Niels Jørgen har haft kontakt til kriminalpræventiv råd ang. skiltning om nabohjælp, og der er bestilt et skilt til opsætning ved indkørslen til Havnøvej. Mette sørger for klistermærker til vinduerne, som kan afhentes for de interesserede. Til næste år har vi 40 års jubilæum, som skal fejres. Bestyrelsen vil gerne have nogle input fra medlemmerne, hvordan I evt. kunne tænke jer dette skal fejres, gerne inden d. 1 nov. 13 Leif lægger det også på hjemmesiden. Bestyrelsen tager så fat i det til foråret. Bestyrelsen og medlemmerne har d. 25 juli 2013 modtaget et brev fra Kurt Kristensen, Havnøvej 2. Hvis der i brevet er noget, som bestyrelsen skal tage stilling til, vil det blive gjort på forårets bestyrelsesmøde. Valg af medlemmer til bestyrelsen: Mette formand genvalgt. Kirsten kasser genvalgt. Lis Thomsen valgt til ny sekretær Anders revisor genvalgt. Leif valgt til ny revisor suppleant Lars suppleant genvalgt. Ordstyrer Niels Jørgen takkede for god ro og orden. Efterfølgende blev der nydt en øl/vand og et par stykker højtbelagt franskbrød med rullepølse og ost, samt kaffe og the. Ligeledes blev der samme aften afholdt en hyggelig sommerfest.

12 På bestyrelsens vegne Gunnar Julius Pedersen Referatet er efterfølgende godkendt af Formanden Mette & Ordstyrer Niels Jørgen Bestyrelsesmøde. Sødring d Tilstede Anders, Lars, Leif. Mette. Kirsten, og lis Formandens beretning : Formanden har ikke modtaget nogle henvendelser vedr. ideer til jubilæet, og der har ikke været nogen igangværende opgaver som skulle afsluttes. Kasserens beretning : Regnskabet gennemgået og fundet i orden, alle har betalt kontingent Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen og opkrævningerne udsendes derefter. Gennemgang af sidste generalforsamling : Der opfordres til at man læser de nye vedtægter samt deklarationerne. Brevet af fra Kurt Christensen blev gennemgået. Kurt har bl.a flere kritikpunkter omkring tidligere bestyrelsesarbejde for flere år siden. Vi i den nuværende bestyrelse kan ikke ændre på hvad der er sket tidligere og derfor beslutter vi, at vi vælger at se fremad. Der er blevet lavet nye vedtægter, som på ekstraordinær generalforsamling den 29/ blev godkendt med 17 antal stemmer, og hvortil ingen meldte sig med indsigelser. Vi vil som den nuværende bestyrelse efter bedste evne, forsøge at leve op til de krav og bestemmelser der står i disse. Hvis der tidligere er sket fejl, kan det kun beklages.

13 Det blev besluttet at generalforsamlingen i år afholdes d. 26 juli om formiddagen i teltet. Der bliver lavet et specielt arrangement i anledningen af vores forening 40 års jubilæum. Har nogle lyst til at deltage i forarbejdet eller har nogle gode ideer til dagen, kan der ske henvendelse til Gitte på gffrengler@youmail.dk Foreningens kasse yder 2000,00 kr. til indkøb af praktiske ting. Alle i bestyrelsen oplyste at de er villig til genvalg. Vej : Bestyrelsen finder vejen fin og besluttede at der løbende bliver holdt øje med den. Eventuelt : Kirsten i nr. 13 har kontakt til en vinduespudser, som vil pudse vinduer udvendig for 100, hvis der er minimum 5 huse. Henvendelse til Kirsten. Ang. rengøring af skilte og telefonhus. Lars vil lave en liste over hvad der trænger og fordele opgaverne. Formanden takkede for god ro og orden, bestyrelsens bedre halvdele var så inviteret til påskefrokost. Lis Thomsen sekretær. Referatet er efterfølgende godkendt af Formanden Mette Ref. Af generalforsamling 2014 Dato: 26/ Deltagere: 21 personer, 12 matrikler repræsenteret

14 1. Valg af dirigent: Niels Jørgen Thomsen blev valgt 2. Formandens beretning: Der blev afholdt bestyrelsesmøde i påsken 2014 og ref. Fra dette møde, kan læses på foreningens hjemmeside. På sidste års generalforsamling blev alle medlemmer opfordret til at komme med forslag til afholdelse af 40 års jubilæumsfest, som skal afholdes den 26/ Formanden har i løbet af året ikke modtaget forslag. 3. Forlæggelse af revideret regnskab til godkendelse: Regnskabet blev fremlagt af Kirsten Jensen. Regnskabet blev godkendt. 4. Fastsættelse af kontingent for næste år: Det nuværende kontingent på 200 kr. blev fastholdt og der vil efter generalforsamlingen blive udsendt mail fra Kirsten Jensen med opkrævning samt indbetalingsoplysninger. 5. Forslag fra bestyrelsen: Ingen forslag fra bestyrelsen. 6. Forslag fra medlemmer: Bestyrelsen havde inden generalforsamlingen ikke modtaget forslag fra medlemmer. 7. Valg af medlemmer til bestyrelse: Alle medlemmer fra den nuværende bestyrelse blev genvalgt. Formand Mette Wind, Havnøvej 10 Kassér Kirsten Jensen, Havnøvej 13 Sekretær Lis Thomsen, Havnøvej 8 Revisor Anders Sørensen, Havnøvej 26 Revisor supl. - Leif Sjørup, Havnøvej 16 Bestyrelses supl. - Lars Frengler, Havnøvej Oplæsning af ref.: Ref. Blev oplæst af Lis Thomsen og godkendt af mødedeltagerne. 9. Evt.: Vedr. udgifter fra foreningens budget: Der er positiv opbakning fra alle mødedeltagere, at der fra foreningens budget gerne må bruges midler på andre udgifter end vedligeholdelse af vej. Dette indbefatter f.eks udgifter til bestyrelsens frokost på bestyrelsesmødet der afholdes hver påske, samt forplejning til generalforsamlinger. Alle som skulle have spørgsmål til regnskab er velkommen til at deltage og spørge på generalforsamling. Der blev udtrykt tilfredshed med det nylige opsatte Nabo hjælp skilt. Vedr. tlf-hus samt opslagstavle: Lars Frengler vil skaffe en blød plade til udhængsskabet, så

15 det bliver nemmere at hænge sedler med relevante oplysninger op på tavlen. Ligeledes kan alle der ikke har en nøgle til tlf-huset og som kunne ønske en sådanne, kontakte Mette Wind inden jul, og hun vil derefter få lavet flere nøgler. Deklaration: Ved huskøb på vejen, bemærkede en advokat, at der er en beskrivelse vedr. benyttelse af sommerhusene som ikke stemmer overens med reglerne vedr. helårsbenyttelse af sommerhuse for pensionister. Mette Wind, vil tage kontakt til Randers Kommune, Uffe R. for at høre, om de nuværende deklarationer skal laves nutidige, eller om de blot kan betragtes som sekundære til alm. lovgivning. Vedr. græsslåning: Flere medlemmer ytrede påskønnelse af græsslåning ved engen fortaget af godset. Andre medlemmer efterspurgte, om der måske kunne findes en ordning på, at også græsset efter de store sten ved diget kunne slås evt. med en betaling af et par flasker vin. Bestyrelsen vil undersøge mulighederne. Bestyrelsen opfordrer alle til at være opmærksomme på vedligeholdelse af rabat, således at der kan bevares et godt udsyn, og at vi derved forbedrer trafiksikkerheden. Særligt i de 2 sving (ved Havnøvej 1 og 5) som er tilknyttet vores vej. Der opfordres til, at alle er opmærksomme på reglen omkring vejbredde (4 meter fra vejmidte) og at det forsøges overholdt. Mette Wind, vil ved lejlighed tage kontakt til de to husejere hvis der evt. er spørgsmål. Bestyrelsen takkede Leif Sjørup for al arbejdet omkring foreningens hjemmeside. 10. Afslutning: Dirigent Niels Jørgen afsluttede mødet, og takkede for god ro og orden. Foreningen var derefter vært for en bid brød, øl og vand. Inden opbrud blev der givet praktiske oplysninger omkring 40 års jubilæumsfesten, som skulle holdes samme aften på Havnøvej 10. Referatet er gennemlæst og godkendt af Formanden, Sekretæren og Ordstyreren.

16 2015 Bestyrelsesmøde Sødring d. 3/ Deltagere: Mette, Lars, Kirsten, Anders, Leif og Lis. 1. Beretning fra formand: Formand har ingen henvendelser fået, men har selv haft kontakt til Kommunen. Se under gennemgang af sidste generalforsamling. Ligeledes er der ingen der har henvendt sig vedr. nøgle til tlf-hus. 2. Beretning fra Kassér: Regnskabet er gennemgået, og alle betalinger er gået ind. Bestyrelsen anbefaler at der fortsættes med en kontingent på 200 kr om året. 3. Gennemgang af sidste generalforsamling: Plade til tlf-husets opslagstavle er på vej. Vedr. græsslåning ved dige og strand har problemet løst sig selv, da der kommer græssende køer. Bestyrelsen er blevet enige om at bibeholde nuværende deklaration. Dette på baggrund af, at formand har snakket med kommunen, og evt. ændring af deklaration vil fratage bestyrelsen muligheder for at kunne gøre indvendinger for helårsboligere, hvis nuværende lovgivning ændrer sig omkring salg/benyttelse af sommerhuse. På nuværende tidspunkt, skal bestyrelsen eller kommunen have indvendinger i forhold til, hvis sommerhuse skal benyttes helårligt på nuværende deklaration, hvilket vi som bestyrelse ikke har indvendinger til, hvis det benyttes efter de nuværende regler. Det er konstateret, at der er blevet klippet hegn/træer langs rabatten, således at der er kommet bedre udsyn rundt i vejens sving. 4. Fastsættelse af dato for generalforsamling og sommerfest: Der afholdes generalforsamling d. 11 juli på Havnøvej 10, kl. 10:30. Sommerfest bliver afholdt samme aften. 5. Vej: Poul Arne vil blive kontaktet med henblik på at raspe vejen. 6. Evt.: Mobildækning Mette vil kontakte telestyrelsen med henblik på at høre, hvilke tanker der

17 er omkring ordentlig dækning af området. Hvis der er ønske om, at der på hjemmesiden lægges et link op, kan formanden kontaktes, som efterfølgende vil tage kontakt til Webmaster Leif. Til mødet den 15 april vedr. kystsikring og stormflod deltager Kirsten og Leif fra bestyrelsen. 7. Afslutning: Formand Mette Wind takkede for godt og konstruktivt møde. Generalforsamling Sødring d. 11/ Deltagere: 18 personer fra 10 matrikler. Valg af dirigent: Niels Jørgen Thomsen blev valgt. Formandens beretning: Der blev afholdt bestyrelsesmøde i påsken 2015 og ref. fra dette møde, kan læses på foreningens hjemmeside. Mette Wind har undersøgt deklarationen vedrørende huskøb nærmere. Der står i deklarationen at man har lov til at benytte sommerhuset til beboelse fra 1. april til 1. oktober og resten af året til ferier eller weekender. På mødet blev der besluttet at beholde deklarationen, da bestyrelsen hermed kan være med til at beslutte hvem der kan have helårsbolig i grundejerforeningen. Påtalerettigheden - kommune og bestyrelse er sidestillet når det gælder om at give tilladelse til hvem der kan få rettighed til at bo på vejen helårs. Det er i vores interesse, da vi derved kan gøre indsigelse imod helårsboliger i grundejerforeningen. Bestyrelsen har besluttet, at ønsker man at bo her som pensionist, er der ikke noget til hindre for det, men kommunen skal give tilladelse til en permanent bolig. Det vil være en god ide at skrive i ansøgningen, at bestyrelsen har givet grønt lys til den pågældende. Der er deklarationen til hvert enkelt hus, som er gældende for hvad der er tilladt. Mette Wind har kontaktet TDC angående mobildækning. Målet er at alle skal være dækket med 800 mhz udendørs senest med udgangen af 2015, og på sigt skal det også gælde indendørs. Men som det ser ud lige nu, bor vi i et område hvor dækningen er utrolig dårlig, så det er uvist hvordan de vil løse problemet. Anders Sørensen har anbefalet linket - Naturpark Randers Fjord. Som nu er tilgængelig på

18 vores egen hjemmeside. Er der andre der har relevante links eller oplysninger om området, er man velkommen til at sende det til Mette. -Leif vil derefter få det lagt ud på hjemmesiden. Der var den 15 april møde i Sødring forsamlingshus angående kystsikring/stormflodssikring. Det var en storm i et glas vand. Det var planer år frem, og det var digerne herfra og til Randers man ville forbedre. Leif forslog en sluse, men det var der ikke penge til, så hellere ofre noget på digerne. Forlæggelse af revideret regnskab til godkendelse: Regnskabet blev fremlagt af Kirsten Jensen. Regnskabet blev godkendt. Fastsættelse af kontingent for næste år: Det nuværende kontingent på 200 kr. blev fastholdt og der vil efter generalforsamlingen blive udsendt mail fra Kirsten Jensen med opkrævning samt indbetalingsoplysninger. Bestyrelsen har besluttet at Poul Arne skal komme og raspe vores vej i løbet af sommeren. Forslag fra bestyrelsen: Ingen forslag fra bestyrelsen. Forslag fra medlemmer: Niels Jørgen Thomsen har forslag om, at vi ændre i vedtægterne angående punkt 13. Han forslår, at vi ændre indkaldelsen til generalforsamling fra 14 dage til 30 dage, da skriftlige forslag skal ligge 14 dage før mødet. At ændre vedtægter er en større omgang, og kræver ekstraordinær generalforsamling, så derfor blev der på mødet besluttet, at det er relevant at ændre punkterne, men at det dog først skal ændres, når eller hvis der skal laves større ændringer i vedtægterne. Bestyrelsen tilstræber derimod at udsende indkaldelsen til generalforsamlingen senest 30 dage før mødet. Ligeledes tilstræber bestyrelsen at udsende indkaldelsen til generalforsamlingen senest 30 dage før mødet. Ligeledes tilstræber bestyrelsen at referater fra alle møder udsendes senest 30 dage efter mødet. Dog kan det i sommerperioden opstå problemer med tidsfristen grundet forskudte ferier blandt bestyrelsesmedlemmerne. Vi lover det kommer hurtigst muligt. Sekretæren er ansvarlig for at referatet printes og sættes i foreningens mappe. Forslag fra Anders Sørensen angående skiltning på vejen. Han forslår internationale skilte - hund i snor og blind vej og det blev vedtaget. (Skilte som de har i den anden grundejerforening).

19 Derudover købes der også et nyt 20 km skilt. Bestyrelsen indkøber skiltene. Nye skilte gør det ikke alene. Bevoksning i forbindelse med placering af skiltene skal være klippet, så folk der benytter sig af vejen har mulighed for at se skiltene. Det er den enkelte grundejer der er ansvarlig for dette. Valg af medlemmer til bestyrelsen: Da Lis Thomsen ikke ønsker genvalg er Pia Mehlsen fra Havnøvej 6 valgt. Resten af bestyrelsen blev siddende. Formand Mette Wind - Havnøvej 10 Kassér Kirsten Jensen - Havnøvej 13 Sekretær Pia Mehlsen - Havnøvej 6 Revisor Anders Sørensen - Havnøvej 26 Revisor supl. Leif Sjørup - Havnøvej 16 Bestyrelses supl. Lars Frengler - Havnøvej 18 Er der nogen der sidder og brænder for at komme i bestyrelsen, skal man selvfølgelig ikke holde sig tilbage, selv om den eksisterende bestyrelse ønsker genvalg. Dog ikke nogen der ytrede ønske om dette. Oplæsning af referat: Referatet blev oplæst af Pia Mehlsen, og godkendt af mødedeltagerne. Evt.: Sidder der nogen med forespørgsler, ønsker m.m. er man altid velkommen til at kontakte Formanden Mette Wind. Afslutning: Dirigent Niels Jørgen Thomsen afsluttede mødet og takkede for god ro og orden. Foreningen var derefter vært for en bid brød, samt øl og vand. Dagen sluttes af med vejfest hos Mette & Kasper -Havnøvej 10.

20 2016 Bestyrelsesmøde Sødring d. 25/ Deltagere: Kirsten, Mette, Leif, Anders og Pia. Lars fraværende pga. ferie. Beretning fra formanden. Mette har ikke faet noget referat fra sidste kystsikring/stormflodsmøde, og da der ikke var nogen fra bestyrelsen der deltog, er der intet nyt. Mette tager kontakt til Lars Bo for at høre sidste nyt, og evt. fae adgang til linket. Sae vil Leif ligge det ind pae vores hjemmeside, sae alle har mulighed for løbende at følge med i hvad der sker i sagen. Stor ros til Leif for hjemmesiden, det er godt der er blevet lagt kort ind for omraedet, og godt med smae lille info, bl.a. salg af æg i Sødring by. Mette foreslaer at siden udvides med løberuter. Beretning fra kasseren. Regnskaber er gennemgaet, og alle betalinger er gaet ind. Dog opfordres der til endnu engang, at alle husker at skrive husnummer pae indbetalingen. Dette letter Kirstens arbejde en del. Ligeledes er det vigtigt, at I husker at meddele bestyrelsen, hvis I faer e- mailadresse/ændring. Gennemgang af sidste mødes referat. Sidste møde gennemgaet. Angaende mobildækning er der delte meninger om, hvorvidt det har hjulpet, dog kan Mette og Pia fortælle, at de har dækning inde i huset nu, og det er en kraftig forbedring. 4. Fastsættelse af dato for generalforsamling og sommerfest. Generalforsamling afholdes d. 30. juli pae Havnøvej 10 kl. 10:30. Sommerfesten bliver afholdt sammen aften og samme sted. 5. Vej. Mette kontakter Poul Arne, for at fae fastsat tidspunkt for raspning af vejen. Forventer det bliver ordnet i løbet af foraeret. 6. Evt. Vi foreslaer at hjemmesiden bliver et fast punkt pae dagsordenen under evt. Vi har diskuteret opslagstavlen pae telefonskuret. Er den relevant eller skal den sløjfes. Hvis den skal bibeholdes, foreslaer vi at der sættes hasp pae, sae alle har nemt ved at komme i skabet. Ligeledes skal der sættes nyt bagbeklædning pae, saeledes det er muligt at sætte noget op med tegnstifter. Skal den blive, er det et fællesansvar at fae den vedligeholdt, og fae ryddet op i skabet, sae der ikke hænger gamle sedler.

21 Vi foreslaer, at der evt. hænger kort over omraedet, med gae, løbe og cykelruter, at den bruges til salg at brugsgenstande, salg af æg, kartofler m.m. Havnøholm skiltet (pae det gamle postkasse stativ). Skal den bibeholdes eller er der stemning for den slettes? Grunden til det tages op er, at det godt kan give lidt forvirring om, hvorvidt den dækker hele omraedet, eller den kun gælder for vores vej. (Her tænker vi pae turister og folk der kommer for at kigge pae omraedet). Et vigtigt punkt er ogsae vedligehold. Den skal slibes ned og have en ny lak, og igen er der nogen som skal melde sig til at gøre det. Bestyrelsen opfordre til at den enkelte grundejer ikke laver brandfælder af kvas og træaffald pae grunden, da vi alle er meget saerbare i tilfælde af brand. Skulle der nu alligevel opstae brand i omraedet, er der branddaskere til raedighed ved ca. hver anden sommerhus. Der hænger ogsae en pae bagsiden af telefonskuret. Bestyrelsen gør opmærksom pae, at der hænger en hjertestarter ved Forsamlingshuset i Sødring. 7. Afslutning: Mette takker for god ro og orden, og mødet sluttes af med en paeskefrokost hvor ægtefæller er inviteret. Sekretær Pia Mehlsen Generalforsamling Sødring d. 30/ Deltagere: 15 personer fra 8 husstande. Valg af dirigent: Niels Jørgen Thomsen blev valgt. Formandens beretning: Mette har kontaktet Lars Bo fra Randers Kommune angaende referat fra kystsikring/stormflodsmødet, det er skrevet, men ligge til godkendelse ved Sødring- Udbyhøj Borgerforening. Naer det er godkendt, vil Mette modtage referatet, og Leif vil efterfølgende ligge det pae hjemmesiden. Der har været problemer med tømning af renovation og flaske/pap container. Mette kontaktede selskaber og efterfølgende blev det afhentet.

22 Det er et nyt selskab, der har overtaget renovationsdelen, sae derfor lidt begynder vanskeligheder. Niels Jørgen har her i ferien haft kontakt til selskabet, da der var uregelmæssig tømning, men det er nu afklaret, og vi faer forsat tømt skrald om fredagen. Søren Madsen Havnøvej 5 har forespurgt bestyrelsen om accept til at flytte adressen til sommerhuset, hvis de skulle finde det relevant pae et tidspunkt. Vi ønsker dem velkommen. Leif orientere om nye ændringer med og telefonnr. pae hjemmesiden. De personlige oplysninger mae ikke længere være offentlig tilgængelige af sikkerhedsmæssige hensyn. Telefonlisten vil for eftertiden være tilgængelig pae en særskilt liste. Leif har sendt en mail rundt, hvor han beder alle kontrollere at alle oplysninger er korrekte, og listen bliver opdateret i sammen forbindelse. Poul Arne har raspet vejen, og det er blevet fint, men den bliver hurtig høj pae midten hvorfor? Angaende vores hjemmeside er det pae nuværende tidspunkt kun Leif der har adgang/kode. Vil det være en god ide med en backup person? Det drøfter bestyrelsen i paesken? Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse: Regnskabet blev fremlagt af Mette da Kirsten var pae ferie. Regnskabet blev godkendt. Kirsten vil gerne nedlægge kontantkassen, og det er der blevet sagt go for. Et stort ønske fra Kirsten. Husk at skrive husnummer eller navn pae indbetalingerne, det gør arbejdet noget nemmere.

23 Fastsættelse af kontingent for næste år: Vi fastholder kontingent pae 200,00 kr. Forslag fra bestyrelsen: Opslagstavle ved telefonskuret skal den bevares? Det blev besluttet, at den bevares. Morten sætter ny plade i skabet og Niels Jørgen har lovet at vedligeholde tavlen, og male rammen. Havnøskiltet pae det gamle postkasse stativ skal det bevares? Det blev ligeledes besluttet at det skulle blive staende. Leif har lige pudset den og skiltet ved cykelstien, og givet dem linolie og de se rigtig flotte ud. Tak for det. Udgifter til vedligeholdelses materialer til skur og tavler. Regning/kvittering sendes til Kirsten, da ingen skal have udgifter pae materialerne. Der blev forespurgt til om de personer der gør et stykke frivilligt arbejde skulle have en tilkendegivelse? Det vender bestyrelsen til deres paeskemøde. Forslag fra medlemmer: Der var ingen punkter pae dagsordenen, men et spørgsmael. Der var en forsørgelse om grundejerforeningen skulle leje af container til haveaffald i paesken. Det blev nedstemt. Har man brug for en container kan man sætte et opslag op i tavlen, om der er nogen der kunne være interesseret i at gøre brug af den, og være med til at dele omkostningerne. I samme forbindelse opfordres der til, at sommerhusejere især langs Strandvejen, faer

24 ryddet op i deres kvas, da der giver mange hugorme i omraedet. Valg af medlemmer til bestyrelsen: Alle modtager genvalg, og er genvalgt. Formand Mette Wind Havnøvej 10 Kasser Kirsten Jensen Havnøvej 13 Sekretær Pia Mehlsen Havnøvej 6 Revisor Anders Sørensen Havnøvej 26 Revisor supl. Leif Sjørup Havnøvej 16 Bestyrelses supl. Lars Frengler Havnøvej 18 Oplæsning af referat: Dette punkt sprang vi over. Evt. Mobildækning er forsat ikke ret god, selv om fae ytrer, at det er blevet bedre. Leif fortæller at 80 % af tiden har de kun nødopkald tilgængelig pae telefonen. Søren vil sende Mette en link angaende dækningsgrad, og hvordan og hvornaer man forventer bedre dækning. Leif forespørger, om der er interesse for pindsvinefamilier i sommerhusomraedet, da der i nogle haver er mange dræbersnegle. Helle kontakter pindsvinenes venner, for at høre om mulighederne. Anders vil gerne opfordre til, at skal man pae diget, skal man gae ned forbi Bloms hus pae hjørnet, og følge den gamle sti til diget. Anders har aftale med Sødringholm og Knud og Kirsten (begge jordejere) om, at vi mae

25 benytte stien. Anders er endda sae venlig at slae lidt af græsset, sae der er mere tilgængeligt. Vi takker Anders og Kalmarhus ejeren for slaening af græs pae stien til Strandvejen. Afslutning Dirigent Niels Jørgen afslutter mødet og takker for god ro og orden. Foreningen bød derefter pae en bid brød samt øl og vand. Dagen sluttes af med vejfest hos Mette og Kasper Havnøvej 10. Referent Pia Mehlsen