Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Frank Hansen

Transkript

1 Hirtshals Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, Onsdag den 12. november 2014, kl i aktivitetslokalerne i afdeling Havudsigten, J. Fibigersgade 1 (kælder) i Hirtshals. side 1 Godkendelse af referat Hirtshals Boligselskab Orientering fra formanden Markedsføring Driftssamarbejde Optagelse af Skive Boligselskab i Servicecenter Bolig Nord II Udpegning af 2 medlemmer til servicecenterets samarbejdsforum Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelinger Renovering Havudsigten Landsbyboligerne Næste møde Eventuelt... 4 I mødet deltog fra bestyrelsen: Allan Mose Baltsersen, formand Helen Jensen, næstformand Hans Fisker Jens Back Birthe Engbjerg Jytte Mortensen fra afd i pkt. 2.2 Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Frank Hansen Domea Servicecenter Bolig Nord, den 20. november 2014

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 9. oktober Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet. 2 Hirtshals Boligselskab 2.1 Orientering fra formanden Referat: Allan Mose Baltsersen fortalte kort, at der havde været regionsmøde, hvor han desværre ikke havde haft mulighed for at deltage. Hans Fisker fra bestyrelsen samt Inge Christensen fra afd samt afdelingsbestyrelsen fra afd var repræsenteret. Hans Fisker kunne fortælle, at Inge Christensen fra afd havde gjort opmærksom på kritikken af kundeservice. Helen Jensen, afd.formand i afd har som følge af kritikken haft en god dialog med teamlederen i Kundeservice. 2.2 Markedsføring Markedsføringsplan er udleveret på sidste møde. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter omfanget af den fremlagte markedsføringsplan. Referat: Frank Hansen måtte desværre meddele, at Cecilie Larsen, som havde deltaget i forrige møde var overgået til anden beskæftigelse i Domea. Cecilie Larsen kan derfor kun hjælpe med markedsføringsplanen i 1. kvartal Der er derfor fremsendt et nyt budget og en ny plan. Organisationsbestyrelsen var stærkt utilfreds med, at man blot for 1 måned siden havde haft et samarbejde med en medarbejder og at Domea i mellemtiden omdisponerer, således at man føler, at man får en væsentlig dårligere betjening. Det reducerede budget og markedsføringsplan blev gennemgået og bestyrelsen besluttede at iværksætte dette så hurtigt som overhovedet muligt. Der lægges fortsat vægt på, om det er muligt at annoncere i Norge og i de lokale aviser. Det er ikke en del af det arbejde, som kommunikation skal lave. Samtidigt skal internetsiderne opdateres. Evt. søges professionel hjælp. Dette var også en del af det arbejde, kommunikation havde tilbudt. Det foreløbige budget er kr ,00. Side 2 af 5

3 Det blev besluttet at fortsætte biografreklamen sammen med Domea Hjørring i det næste år. Det vil koste kr , Driftssamarbejde Referat: Frank Hansen kunne meddele, at planerne om driftssamarbejde går planmæssigt fremad og der blev diskuteret, hvilke områder, der kunne udliciteres. Nedlæggelse af ejendomsmesterkontorer blev diskuteret. Frank Hansen forventer at have en plan klar til næste møde, som skal præsenteres for afdelingsbestyrelserne i primo Optagelse af Skive Boligselskab i Servicecenter Bolig Nord II Det indstilles, at bestyrelsen godkender optagelsen af Skive Boligselskab i Servicecenter Bolig Nord II. Referat: Frank Hansen fremlagde beregningerne for driftsbesparelserne på Servicecenter Bolig Nord II for Hirtshals Boligselskab før deltagelse af Skive Boligselskab, samt efter deltagelse. Bestyrelsen drøftede besparelsen og var åben overfor, at det betød nedsættelse af den tid, der kunne bruges på Hirtshals Boligselskab. Fordele og ulemper blev diskuteret og bestyrelsen godkendte optagelsen af Skive Boligselskab i Servicecenter Bolig Nord II. 2.5 Udpegning af 2 medlemmer til servicecenterets samarbejdsforum Det indstilles, at bestyrelsen udpeger 2 medlemmer til servicecenterets samarbejdsforum. Referat: Formand og næstformand blev udpeget 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Orientering fra afdelinger Referat: I afd Brogården havde fået plantet blomsterkasserne til. Der er problemer med karnap, som er blevet utæt. Der er indhentet pris på udvidelse af altan forbi nr. 52 og beslutningen skal træffes på det næste afdelingsmøde. Side 3 af 5

4 I afd Margretheparken er der opstået en garantisag i forbindelse med altanerne. Udgift hertil bliver dækket af altanleverandørens garantistillelse. I afd Havudsigten er der kommet en afklaring på de orange plader, som bliver udskiftet til grå. Det er en garantisag fra Rockwell. Der er fundet en løsning på garantisagen med Windoor og der møde den 3. december Der har igen været en vandskade i Tårnet. Der har været afholdt møde med Hjørring Kommune om overtagelse af driften og vedligeholdelsen af parkeringspladsen. Det var en meget positivt møde og der skal laves en skrivelse til kommunen inden 1. januar I denne anledning er der blandt andet igangsat en trafiktælling på parkeringspladsen. 4 Renovering 4.1 Havudsigten Forarbejde på helhedsplan. Referat: Der er sidste opsamling på helhedsplanen, omkring de indvendige disponeringer af lejligheder, fredag den 21. november Herefter forventes det at kunne indsende helhedsplanen inden 1. januar Landsbyboligerne Forarbejde på helhedsplan. Referat: Afd Landsbyboligerne er der indsendt en helhedsplan til LBF og der afventes en afklaring hvorledes denne kan finansieres og om det kan godkendes af Nykredit. 5 Næste møde Møder resten af 2014 er aftalt. Mødet den 9. december 2014 er flyttet til Hotel Strandlyst i Tornby. Referat: Næste møde er aftalt til 9. december Eventuelt Referat: Intet at bemærke. Side 4 af 5

5 Domea Servicecenter Bolig Nord, den 20. november Trine Bomholt/Frank Hansen Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 5 af 5