Bilag GRUNDLÆGGENDE OM ALFRESCO

Transkript

1 Bilag GRUNDLÆGGENDE OM ALFRESCO

2 Overblik Alfresco giver brugeren et overblik. Her i form af opslagstavlen (dashboard), som blandt andet viser brugerens udestående opgaver og en liste over de seneste dokumenter, man har arbejdet med. Vi kan lave vores egne tilpassede dashlets, som viser data fra Alfresco på forskellig vis, blandt andet: * En liste over sager, man er involveret i * De sager, man har redigeret i de seneste 7 dage * Favoritsager * Påmindelser

3 Sager og dokumenter Alfrecso har en dokumentstifinder (Repository browser), som viser mapper og filer fra Alfresco i en almindelig træstruktur. Mapperne indholder dokumenter og undermapper. Som det ses, er der god mulighed for at se og redigere metadata på både mapperne og de enkelte dokumenter.

4 Tilføje dokumenter Udover mailadgang (IMAP) og direkte adgang til Windowsdokumenter via stifinder (CIFS) kan brugeren selv uploade dokumenter i Alfresco.

5 Metadata Alfresco kan vise previews og metadata for dokumenter. Rettigheder, metadata og en masse andre aspekter kan redigeres for hvert dokument.

6 Kommentarer og versionering Kommentarer kan knyttes til både mapper og dokumenter. Alt bliver versioneret med tydelig versionshistorik, som det fremgår af eksemplet.

7 Workflow og opgaver Workflows kan igangsættes fra brugerens overbliksside. Workflows udmønter sig i opgaver (Tasks), som bliver tilknyttet personer og evt. dokumenter, der skal gøres noget ved. Disse personer holdes orienteret om deres opgaver via den lille Mine opgaver - boks, og brugerne ændrer selv status på en opgave, når den er klaret.

8 Opgaver kan tilknyttes dokumenter De enkelte opgaver (Tasks) i et workflow kan tilknyttes bestemte dokumenter. Hvis man for eksempel vil bede en anden bruger korrekturlæse et dokument, før det udsendes, kan dette markeres som en task.

9 Grupperum (Sites) I Alfresco kan man oprette grupperum (Sites). Grupperum er samlinger af dokumenter, artikler, blogs, wikis, etc. Personer kan tilknyttes et grupperum og har således adgang til alle dokumenter her. Et grupperum har en overbliksside, som den der er vist her - den minder en del om brugerens opslagstavle (dashboard). Grupperum anvendes typisk som centrum for vidensdeling mellem en gruppe fagpersoner eller en afdeling. F.eks. kunne en man i en EGT deles om fælles dokumenter og kalender vha. et EGTgrupperum. Som led i projektstart skal der søges en afklaring af, hvordan det konkrete samspil mellem grupperummene (sites) skal struktureres i forhold til intranet, sociale fora etc.

10 VISIONEN Vi vil bygge et sagsbehandlingssystem oven på Alfresco, der benytter nogle af de standardfunktioner og -værktøjer, som allerede findes i systemet. Sager kommer til at fungere som en slags supermapper med ekstra metadata, etc. - blandet sammen med nogle af funktionerne i grupperum. På de næste sider beskriver vi, hvilke funktioner fra mapper, dokumenter og grupperum i Alfresco vi vil arbejde ind i et ESDH.

11 Hvis jeg vil se, hvad jeg har gang i lige nu Hvis jeg vil have overblik over andres sager Brugerens opslagstavle (dashboard) er med til at skabe overblikket over egne og andres aktiviteter/sites/ dokumenter. Vi kan lave opslags-bokse (dashlets), som viser forskellige dele af de data, der ligger i Alfresco - f.eks. en liste af sager.

12 Når jeg åbner en sag Vi vil lave en brugergrænseflade til behandling af sager med udgangspunkt i de standardværktøjer, der er i Alfresco. Når man åbner en sag, bør man som udgangspunkt få en liste over dokumenter og mapper i sagen med udvalgte metadata - i stil med stifinderen her.

13 NÅR JEG VIL FINDE EN SAG ELLER DOKUMENT NÅR JEG VIL FINDE EN GAMMEL SAG Søgefunktionen, som vi bygger, vil kunne bruges fra en hvilken som helst placering i systemet og integrere søgning i både dokumenter og sager.

14 NÅR JEG ARBEJDER PÅ EN SAG Alle mapper og dokumenter kan tilgås både via Alfresco, stifinder (CIFS) og GroupWise (IMAP). Der kan tilknyttes kommentarer til mapper, og mapper kan låses for yderligere ændringer på forskellig vis. Disse funktioner vil blive en integreret del af sagshåndteringen.

15 SENDE AKTIVITETER TIL ANDRE Når man arbejder med opgaver i Alfresco, kan man tilknytte (assigne) dem til en hvilken som helst bruger. Når en opgave er blevet uddelegeret på denne måde, dukker en besked op på den berørte brugers opslagstavle. Der bliver opgaven, indtil opgavens status bliver ændret, eller opgaven bliver uddelegeret til en anden.

16 SLETTE SAGER OG DOKUMENTER At slette mapper og dokumenter er så simpelt som at vælge Slet (delete) i Alfresco. Der er en veludbygget rettighedsstyring i Alfresco, så kun brugere med korrekt adgang kan slette mapper og dokumenter. Man kan benytte roller for at gøre rettighedsstyringen mere strømlinet.

17 DELING AF VIDEN Det er muligt for hver enkelt bruger at blive opdateret på de grupperum (Sites), brugeren er involveret i - både via sin egen opslagstavle (dashboard) og sagsoverblikket (site), som vist her. Grupperum vil være gode som fagspecifikke samlingssteder for informationer, man gerne vil dele med andre.