Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral

Transkript

1 Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Klublokalet Mødetidspunkt/varighed: Mandag den 8. august 2016, KL Deltagere: Karin Neve, Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov-Svendsen, Bente Hunnerup, Stefan Kipp og Michael Schousboe Valgfri deltagelse: Anne Mette Heegaard og Yrsa Martinussen Ordstyrer: Bente Hunnerup Dagsorden 1. Økonomi 2. Efterårssæson - status 3. Klubaktiviteter: a. Klubmesterskab - status b. Den store svømmedag - skal vi? c. Juletræsfest status (Stefan) 4. Træneraktiviteter: a. Sommerudflugt - status b. Bassinprøve og førstehjælp efterår c. Trænermøde agenda 5. Update på div projekter og små opgaver: a. Nyhedsbrev - status b. Opfølgning på nøgler/pc 6. Opfølgning på div. løse ender (gennemgang af referat) 7. Evt Side 1 af 10

2 Referat af bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Klublokalet Mødetidspunkt/varighed: Mandag den 8. august 2016, KL Deltagere: Afbud: Ordstyrer: Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov- Svendsen, Bente Hunnerup, Michael Schousboe, Yrsa Martinussen, Anne Mette Heegaard Stefan Kipp, Karin Neve, Bente Hunnerup Dagsordens punkt 1. Økonomi - Vi skal have sat gang i overdragelsen mellem Stefan og Anne Mette. Michael tager fat i Stefan og aftaler dato for at sætte det i gang. - Stefan: har vi fået penge fra DGI??? Action/ Ansvarlig Stefan + Michael AnneMette Trænerkontrakter Til den kommende sæson vil der blive lavet træner kontrakter indeholdende alle de oplysninger, som vi skal bruge så som: konto nr., børneattester mm. Anne Mette og Ruth laver et oplæg. Moms fritagelse Yrsa vender tilbage. 2. Efterårs sæsonen status Vi mangler: - Mandag i det lille bassin 18:45-19:30 - Mandag i det lille bassin 20:15-21:00 - Lørdag i det lille bassin 9:00-9:45 - Lørdag i det lille bassin 12:00-12:45 - Tirsdag i det store bassin 18:00-18:45 Karin Ruth Sæsonen løber fra 15/8 til 3/12 Karin skriver ud til alle der er på venteliste og tilbyder ledige pladser. Der skal lige kigges på tiderne lørdag, da der måske er nogle, tider, som ikke er rykket de 15 min. Side 2 af 10

3 Bente: slå op til på koral FB + det sker i Hedensted at der er ledige pladser. 3. Klubaktiviteter A. Status på Klubmesterskab - Uge 45 er bekræftet fra overdommer Danielle - Mette tager fat i Kirsten vedr at der mangler vende-dommer (niveau 2). Der er ikke noget overblik over hvem, der har hvilke kurser. Det bør være forældrene til svømmerne, som tager disse kurser. Vi kan evt bruge Conventus til at holde overblik over hvem der har hvilke kurser. - Mette er klar til at lave indbydelse med hjælper tilmelding. Vi går efter en gentagelse af tidligere år/procedure. - Vi mangler Back-up på alle svømmernes bedste tider. Den skal vi have fra Lilian Britta skal nok hjælpe med at få dem ud. Mette tager fat i dem. Mette GG Michael B. Den store svømmedag Søndag den 2. oktober Skal vi deltage? Bente laver Facebook opslag for at skaffe livredere i tidsrummet ved hjælp at Meningsmåling, så vi ved om vi kan få dækket livreder opgaverne inden vi beslutter om vi vil/kan deltage. Status 9/6-16: Kenneth Rasmussen (10-12) Annette Hemdrup (tror måske godt hun kan hjælpe) Hallen vil gerne lave PR for det, hvis vi vil holde det. Der er samme dag også loppemarked i hallen og de vil lave fælles PR på det. Mette følger op på om vi må køre som Hedensted kommune (under Bjerre). Mette følger op igen (Rina (Bjerre) & Lars Bo (svømmeunion)) Bente: Dele opslaget igen i August. C. Juletræ Karin har fået henvendelse fra musikken om vi skal bruge dem. Afholdes 4/ Det er planen at lave arrangementet som vi plejer. Stefan laver markedsføring på arrangementet. Vi indbyder også ikke Koral medlemmer Vi går efter 300 mennesker. Stefan Mette Michael Side 3 af 10

4 Stefan styrer alt det praktiske Status: - Julemanden er booket - Booket klublokalet Mette kontakter skolen og booker den hele dagen inkl. Skolekøkken/kiosken. Mangler ok fra skolen Stefan kontakter musikken Stefan: Mette skal bruge en indbydelse / beskrivelse ifb indhentning af gaver inden 1. september. Vi kan godt begynde at tænke over hvem, der skal være årets træner. 4. Træneraktiviteter: A. Status planlægning af sommerudflugt - Lørdag 13/ Vi bliver ca WOW park har bekræftet aktiviteter fra Bageren mangler at bekræfte (giver besked tirsdag) - Frugt og drikkevarer henter Mette i Brugsen B. Bassinprøve og førstehjælp efterår - Søndag 9 oktober. - Bruno er booket til førstehjælp Kirsten er booket til bassinprøve - efter kl 14 - Nærmere plan og program skal udvikles efter sommerferien - Heidi, Michael og Bente tager opgaven med at få det planlagt Mette GG Karin Heidi Bente C. Trænermøde agenda 1. Velkommen v/michael 2. DGI præsenterer DGI s uddannelses program 3. Spisning og uformel præsentation af alle 4. Foreningsudvikling v/michael 5. Den nye bassinprøve v/kirsten Buttenschön 6. Trænersvømning v/michael 7. Aktiviteter i sæsonen v/bente 8. Træner-håndbog, Hjemmeside, Facebook v/bente 9. Kasseren har ordet v/anne Mette 10. Flytning af hold v/anne Mette 11. Børneattester v/karin 12. Evt. Der er tilmeldt 35, hvilket er rigtig flot, da vi har 38 på trænerlisten. Side 4 af 10

5 Mad er bestilt ved CafeH Bente følger op på antal tirsdag Drikkevarer Anne Mette bestiller i Super Brugsen 5. Update div. Projekter og små opgaver A. Nyhedsbrev (Michael/Bente) - Status Quo: - Bente har lavet første udkast til nyhedsbrev til gennemgang med Michael. Nyhedsbrev kan evt. sendes ud via conventus. Bente undersøger regler ifht. Til massiv udsendelse af nyhedsbrev ifht. Forbrugerombudsmanden. Det skal klart defineres hvem der er medlem og hvor ofte brevet skal udsendes - 3 gange årligt, sæsonstart, midtvejs og sæsonafslutning. B. Opfølgning på nøgler - Michael har lavet dokument til styring af udlevering af nøgler og brik, så vi fremadrettet har styr på hvem der har nøgler. - Alle nøgler skal have indstemplet numre, så vi har styr på dem. - Det er stadig uklart om Thomas Fernis har nøgle (Karin jagter ham stadig. Michael Bente Karin Michael PC er - Thomas Fernis har han en?? (Karin tjekker op på dette sammen med nøglerne Stadig åben) C. Foreningsudvikling: Vi er gået i gang Status: - Næste møde 31/8 kl 18:30 6. Opfølgning fra sidste møde Opfølgning på punkter fra sidste møde, som ikke er separat på dagens dagsorden: Alle Kalender opdateringer Kaffevagt Mandag: Ruth Tirsdag: Stefan Onsdag: Mette GG Torsdag: Anne Mette Fredag: Karin Lørdag: Michael Bestyrelsessammensætning Stefan Kipp udtræder af bestyrelsen udgangen af august og Side 5 af 10

6 Anne Mette overtager bestyrelsesposten som kasser. Generalforsamling 2. november 2016 Vi skal have fundet en dirigent Begynderstævne Koral har sagt ja til at afholde begynderstævne forår 2017 Vi skal stå for det hele. Sættes op under Klubaktiviteter ved næste møde, for at tage fat i planlægningen Procedure for flytning af svømmere Hvis en svømmer skal flyttes til et andet hold, skal det gøres på denne måde: 1. Svømmeren tilmeldes det nye hold i conventus og betaler for det nye hold. Der SKAL være plads på holdet, for at man kan tilmelde sig. 2. Når man er tilmeldt det nye hold, kan man få betaling for det første hold refunderet ved at sende betalings ID til Karin eller Ruth. 3. Der kan kun flyttes inden for den første måned. Dette skyldes bla. at det kan frigive en plads på et hold med ventelist. Super Brugsen Løsning Vi har fået ok til at stå med OK tank kontokort i Løsning og forhåbentlig deraf få lidt penge til klubben. Mette er togholder på at vi finder datoer, hvor vi kan stå der ovre og tegne kort. Artikel i Hedensted avisen Bjerre og Hedensted har mistet svømmere til Horsens efter den negative omtale i Hedensted avis. Dette har vi sammen med Bjerre taget til genmæle over. Michael er nu blevet kontaktet af træneren fra Horsens om et møde, da han ikke vil tale igennem avisen. Det var ham der startede vi informerede blot læserne om hvordan det forholdt sig. Michael har haft møde med Horsens, og vi har fået en undskyldning. Det er aftalt at hvis man skriver om hinanden så clearer man det lige inden. Træner T-shirt i hvid Vi mangler efterhånden trøjer til nye hjælpetrænere og trænere. Mette har mailet til Stefan, men ikke hørt noget. Mette rykker Stefan - Ansøgning om tilskud i brugsen vi mangler pullboys Der er ansøgt om 20 pullboy 35 special-svømmefødder. Det Side 6 af 10

7 skulle blive offentliggjort og overrakt ved generalforsamling mandag 18/4 Michael deltager. Vi fik kr der er indhentet størrelser til svømmefødder hos relevante hold. Mette kontakter MaxPuls for anbefaling af mærke. Når det er afklaret så bestiller vi. MaxPuls laver godt tilbud inkl den ekstra rabat ifb. sponsoraftalen. Biofuse er de bedste og de vil anbefale dem. - MaxPuls Vi skal have lavet en regning til MaxPuls på kr. for sponsorrat. Stefan laver dette og sender det til Britta. Stefan kontakter Henrik for at sikre at vi laver det rigtigt. Vi skal have besked fra Henrik om hvornår det er tøjet kan bestilles. Dette tjekker Stefan op på når han ringer. Det er det samme tøj som AGF. Vi skal have revurderet om vi fortsat skal betale logo til tøjet. Stefan tjekker op på hvor mange logoer der er brugt. Vi følger op på hvad vi gør fremadrettet. Status Stefan Mette overtager denne opgave. Mette har været i kontakt med dem (Thomas). Henrik er der ikke mere, og de ved ikke, hvad der skal skrives på regningen. De vil give et ekstra godt tilbud på svømmefødder og pullboy Mette følger op med stefan og finder ud af hvem der gør hvad - Mail adresser Anne Mette har fået lavet nye mail adresser Anne Mette må lige hjælpe med at forklare hvordan vi læser mail Svar fra Anne Mette mail - brug dette link: og log ind med jeres rolle - måske de sidste roller skal fordeles - Bente, Michael, Karin kan sagtens gå i gang. og Stefan, hvis der er historik der kunne være smart at få med over Vi retter hjemmesiden efter sommerferien så har alle forhåbentlig fået det oprettet. Anne Mette vil gerne hjælpe hvis der er problemer. Anne Mette laver tilretninger i mail adr, så det er mere sigende, for emner: admin til holdinfo, elite til sport. (dette er allerede rettet ved udsendelse af referat) Side 7 af 10

8 - Koral i Super brugsen Løsning (Mette GG) Vi bliver en af de tre lokale foreninger, der kan støttes med røde mønter. Vi håber der er mange der vil støtte klubben, så vi kan vinde kr til klubben. Løber ca. Marts-April- (måske maj). Det kører stadig her primo juni. Vi har fået kr. Mette skriver på træner FB om der er nogle, som har nogle ønsker til legeredskaber små-børnshold, som er det midlerne skal gå til. - Bassinprøve opdatering (Heidi) Status er pt. at der mangler 10 bassinprøve (ud af 36). 6 har slet ikke taget prøven. Mht førstehjælp der mangler 18 at tage prøven. Karin kontakter, dem, som mangler ved sæsonstart ifb. de har hold i svømmehallen. - Whitebord Dem vi har, er ikke særlig gode mere + de bæres frem og tilbage. Stefan mener vi har købt en ny for nylig. Stefan mener at Mikkel og Thomas F. skulle sørge for at få en sat op. Vi undersøger om vi har en, som ikke er hængt op. Vi kigger på om den har Whitebord og om den kan bruges i stedet for. Ser vi et godt tilbud på et tre-ben kigger vi på det. (Michael vi andre må selvfølgelig gerne sige til hvis vi ser noget) - Nåle DGI laver ikke længere nåle. Dansk Svømmeunionen har nåle, men de koster noget mere og der er andre kategorier. I Svømmeunionen kan man kun få 2 bronze og så heder det bronze med sløjfe. Denne er stadig åben. Det bør overvejes om omkostningerne til nålene skal komme fra elite/konkurrence budgettet. Det er jo en omkostning, som vedrører dem. Mette kan få liste fra Bjarne F. over hvem der skal have hvad. Så kan vi derfra lave budget over hvad det koster. Derfra må vi vurdere hvordan/hvorfra budgettet skal komme. Konklusion: - Dem, der har nåle til gode kan få dem ved henvendelse til Mette GG inden 1. september 2016, som efterfølgende vil bestille dem. - Fremadrettet er der IKKE noget der hedder nåle betalt af Koral. - Er der nogle der ønsker at modtage nåle er det for egen Side 8 af 10

9 regning. - Vaskepenge Karin laver oversigten over hvem, der skal have vaskepenge for den eksisterende sæson, som så sender den videre til Stefan til betaling. Er sendt til Michael, som kigger den igennem. Den er sendt videre til Stefan. Det er lidt noget rod med forud/bagud betaling vi kigger på en bedre løsning fremadrettet. - Børneattester Vi har ikke fået børneattesterne retur fra Politiet. Karin følger op. Karin har fået lov til at maile dokumenterne over til dem, da de tilsyneladende ikke har modtaget dem. Vi fortsætter som vi plejer i 2016, og håber på at det ikke sker igen. Til 2017 sæsonen skal vi have styr på, hvordan det evt. kan gøres elektronisk, så vi fremadrettet har styr på det og, ikke skal bruge tid på udfyldelse på trænermøde. 7. Evt. Alle Legeredskaber Har vi egentlig en tradition for hvornår vi går tingene igennem og tjekker om materialet er ok eller om der er noget, der skal smides ud. (Anne Mette). Vi kan spørge trænerne til trænermødet om der nogle, som vil lave en oprydning. Mette sørger for at have lege-kasser klar til bassinprøvedagen. Sommertur Vi udviser en vis fleksibilitet inden for rimelighedens grænser mht definition af familie. Egenbetaling for evt. ekstra deltagere kan betales via. fx mobile pay eller lignende. Mobile-pay Hvis vi skal have Mobile Pay via Danske bank kræver det enten rigtig meget legimitation. Anne Mette tager fat i Danske- Forening (tjekker lige med Yrsa) om det kan passe. Alternativt kan Bente, som er kunde i banken om det ikke kan passe. Julefrokost Vi skal have styr på, hvem der står for at planlægge julefrokosten (tjekkes på trænermødet). Budgettet er ca kr. alt efter hvor mange der er med. Anne Mette har super ide til underholdning. Side 9 af 10

10 Næste møde onsdag 24. august 2016, 19:00 (i hallen) Dagsorden 1. Økonomi 2. Efterårssæson - status 3. Klubaktiviteter: a. Klubmesterskab - status b. Den store svømmedag - skal vi? c. Juletræsfest status (Stefan) d. Begynderstævne Træneraktiviteter: a. Sommerudflugt - status b. Bassinprøve og førstehjælp efterår c. Julefrokost 5. Update på div projekter og små opgaver: a. Nyhedsbrev - status b. Opfølgning på nøgler/pc c. Mobile-Pay d. Børneattester 2017 e. Vaskepe-/holdpenge f. Mail adr. g. Legeredskaber 6. Opfølgning på div. løse ender (gennemgang af referat) 7. Evt. Side 10 af 10