Referat VSK bestyrelsesmøde nr. 1, sæson Onsdag d. 20. maj 2015, kl. 18:30-21:30 Sted: VSK klublokale

Transkript

1 Referat VSK bestyrelsesmøde nr. 1, sæson Onsdag d. 20. maj 2015, kl. 18:30-21:30 Sted: VSK klublokale Deltagere Malene Iskov, Jette Landergren, Vivian Letholm, Maria Fuglsang Sørensen og Allan Enemark. Afbud Liselotte Kristiansen og Tanya Rosengreen-Huusmann Referent Allan Enemark Dagsorden/referat Punkt Indhold Referat 1 Evaluering af generalforsamling Ændringer til Forretningsorden Suppleanter Det er aftalt at alle læser Forretningsorden igennem, med specielt fokus på hver deres ansvarsområde, og det vil så blive gennemgået på næste møde. Begge suppleanter har nævnt at de gerne vil være aktive medlemmer. Lise Lotte vil gerne forsætte med at varetage alt med fejning. 2 Organisering af økonomi: Kasserer Opgaver ifm. regnskab c) Budgetopfølgning d) Betalingsmodul e) OK kort Det skal undersøges hvad der kan simplificeres af procedurer for kassereren. Det overvejes at droppe kontantkassen, evt. bruges dette kun til arrangementer. Der arrangeres et møde for at gennemgå mulighederne med at reducere opgaverne ifm. regnskabet. Der skal findes en løsning på hvem der vil hjælpe med at sende regninger fra e- conomic. c) Der skal laves en procedure for løbene budgetopfølgning. Allan kigger på det og laver et udkast. d) Allan snakker med Michael om mulighederne mht. betalingsmodul og går i gang med diverse tilmeldinger.

2 e) Maria tager kontakt til OK og undersøger mulighederne med de forskellige pakker. 3 Fordeling af opgaver Gennemgang af liste med de opgaver der er tilknyttet VSK og fordeling af disse, se bilag 1. 4 Sponsorater: Sponsortilbud fra VGIE Klubliv Danmark, mikrosponsorater c) Andre ansøgninger? VGIE er muligvis interesseret i et sponsorat til klubbens k-løbere. Det bliver muligvis noget med jakker i stedet for klubtrøjer. Jette laver en beskrivelse af ønsker. Maria melder VSK til og kigger nærmere på hvad der skal gøres. c) Ikke relevant. Diverse: Opdatering af dokumenter til kommunen Nye vedtæger Info om alle bestyrelsesmedlemmer skal indsendes Deltagelse i repræsentantskabsmøde DSU c) Vurdering af om hjælpere kan fritages, evt. delvis, fra fejning (fra sidste møde) d) Evaluering af forældremøde og diskussion om hvordan input bruges (fra sidste møde) e) Procedure for nye medlemmer (fra sidste møde) Allan opdatere dokumenter til kommunen og sender dem ind. Vedtægterne skal skrives under af dirigenten fra generalforsamlingen (Ole Danielsen). Malene og Vivian tager af sted. c) Det er besluttet at arbejde videre med en model, hvor hjælpere kan fritages for fejning. Sandsynligvis vil det betyde ca. 12 fejninger til andre. Allan og Lise Lotte taler om det. d) Udsættes til senere. 5 Andet Ikke noget. e) Allan sender foreløbig udkast til Jette.

3 6 Fastsættelse af nyt møde Næste møde bliver et arbejdsmøde hvor flere emner kan behandles mere detaljeret. Det bliver den 14. juni kl. 11:00 17:00 hos Malene. Alle husker PC. Allan sender mødeindkaldelse.

4 Bilag 1 Opgaver der skal behandles og uddelegeres senere Følger op på sponsorkontrakter Ansvarlig for afholdelse af forældremøder (evt. med på årshjul) Ansvarlig for afholdelse af løber/træner/forældre samtaler (evt. med på årshjul) Gøres i fælleskab af hele bestyrelsen Budgetlægning (april) Opdatering af hjemmeside (løbende) Sæsonplanlægning og beskrive behovet for ad hoc grupper (maj/juni) Planlægge generalforsamling (marts) Tjekke postkasse Gmail og fysisk postkasse (Turnus) Hvem deltager i møder med HIR og besvarer henvendelse fra HIR? Pressedækning vedr. det arrangement man er ansvarlig for Udsendelse af informationer til løbere og forældre Formand (Malene Iskov) Overordnet kontakt til hal personalet, VIK, SønderjyskE og Curlingklubben Odin Ansvarlig for kontakt til Cheftræner og Assistenttræner Tilretning af træningsplaner ved ændring af istider i samråd med Dima Kontakt til VGIE opgørelse af timer til VGIE Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Næstformand (Jette Landergren) Ansvarlig for kontakt til Cheftræner, Assistenttræner og hjælpetrænere. Ansvarlig for nye medlemmer (lave aftaler med træner, give de nye info og hjælpe med skøjter, sørge for at få indmeldelse og opdatere intr Klubtrøjer (kontakt med Jacob Fritch, hjælpe nye, administrere depot) Sørge for diplomer til sæsonslut og tilrette disse i samråd med Dima Opdatering af Gmail kontakter Indhentning af medlemsdata Indkøb af gaver til hjælpetrænere og trænere til jul og sæsonslut Sekretær (Allan Enemark) Dagsordener til bestyrelsesmøder Referater fra bestyrelsesmøder Udvikle intra i samarbejde med Michael Indberetning af medlemstal Kontakt til kommunen (ansøge om fritagelse renovation, indsende nye vedtægter, liste over bestyrelsesmedlemmer, medlemsindberetning) Bestyrelses medlem (Vivian Letholm) Kontakt til DSU Deltager i brugerbestyrelsesmøder i is-hallen Koordinering af træners kørsel til DSU konkurrencer Booking af overnatning til træner ved konkurrencer Udsendelse af invitationer og tilmeldinger til konkurrencer/arrangementer i intra Ansvarlig for tilmelding af licenser og konkurrencer samt tilmelding til landssamlinger Ansvar for at tjekke istider og rapportere til Malene Ansvar for afholdelse af DSU arrangementer (inkl. forplejning) Ansvarlig for flagalle til hockeykampe sætte hold mv. Opdatere intra med DSU mærke og Klubmærker Ansvarlig for klubnåle, bestilling og salg af disse Opdatere holdlister på hjemmeside Indsamle vandrepokaler 1 måned før sæsonslut, få nye navne hos Dima og sørge for indgravering Børneattester Opdatering af kalender på hjemmeside

5 Bestyrelses medlem (Maria Fuglsang) Funskate ansvarlig herunder: - Deltage i årligt møde for Funskate ansvarlige ved DSU - Tage imod invitationer fra DSU, rette tilmeldinger til og lægge det i intra og på hjemmeside til vore medlemmer - Indsende tilmelding til DSU Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Pressedækning vedr. FunSkate Ansvarlig for kontakt til hjælpetrænere OK kort Klubliv Danmark Suppleant (Liselotte Kristiansen) Alt omkring fejning - Forhandle priser for ny sæson i maj/juni - Lave billetaftale (12 billetter 2014/15) - Besvare kontakter omkring fejning - Kontakte medlemmer der mangler at feje - Opdatere intra med antal fejegange løbende for nye medlemmer + evt. tilpasning for gamle - Koordinere omkring intra med Michael - Sætte fejeansvarlig på til kampene - Opdatere hjemmeside med kontaktpersonaler, manual mv. Suppleant Tanya Rosengren-Huusmann Uden for bestyrelse Tove Danielsen: Udbetale løn Hanne Lund Hjemmeside/FaceBook/YouTube Skrive artikler til AOS Lilian Lund Lave plakater/foldere mv. Michael Petersen Udvikling af intra Henrik Iskov Slibning af skøjter og vedligehold af slibemaskine Alle skøjter slibes før sæsonstart Dima Upload musik til FunSkate Andre??? Betale regninger og følge op på betalinger Ansvarlig for klubbens lokaler rengøring og små-reparationer (off ice lokale, skøjterum, klubrum, kælderrum, trænerrum) Ansvarlig for nyt klublokale Høtteoptog invitation, beslutning om udklædning og planlægning af dette, arrangere fælles mad Sende regninger? Lægge logoer på hjemmeside

6 Ad hoc grupper sæson 2015/16 Renovering af kælder (før sæsonstart 2015) Hente reoler i Kruså og opsætte disse i kælderen Per Hansen, Jens Frederiksen Indretning af klublokale Mødes med Curling klubben og lave en fælles plan Repræsentanter fra bestyrelse og unge løbere Funskate træningssamling Booke Lagoniskolen Koordinere med DSU hvad VSK skal stå for Finde folk der vil hjælpe Planlægge aktivitetsværksted Afdække antal måltider og deltagere Finde sponsorer (primært madsponsorater) Planlægge menu, arbejdsplan for køkken og indkøb (Malene Iskov)