Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral

Transkript

1 Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Tirsdag den 2. Februar 2016, KL Deltagere: Karin Neve, Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov-Svendsen, Bente Hunnerup, Stefan Kipp og Michael Schousboe Valgfri deltagelse: Heegaard og Yrsa Martinussen Ordstyrer: Michael Schousboe Dagsorden: 1. Økonomi 2. Update på hold / manglende trænere 3. Opstart af planlægning af sommerudflugt 4. Opfølgning på nøgler 5. Status på Klubmesterskab 6. Update på div projekter a. Kursus oversigt () b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) c. Trænerhåndbog ( / Bente) 7. Evt. a. Trænertøj mm til hjælpetrænere (mail sendt til Michael) b. Ansøgning om tilskud i brugsen c. Vi mangler pullboys d. Opfølgning fra sidste møde e. Baderegler og konsekvenser beskrivelse fra hallen Side 1 af 8

2 Referat af bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Tirsdag den 2. februar 2016, KL Deltagere: Afbud: Ordstyrer: Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov- Svendsen, Bente Hunnerup, Michael Schousboe og Heegaard Karin Neve, Stefan Kipp og Yrsa Martinussen Michael Schousboe Dagsordens punkt 1. Økonomi - Mail fra Stefan: Vi har siden sidst modtaget lokale- og kursustilskud fra Hedensted Kommune. Økonomien er stadig stram Action/ Ansvarlig Stefan Bedre styring af udgifter til konkurrence og elite holdene - Det bør derfor genovejes at konkurrence/elite afdelingen har deres egen konto, så de ikke kan bruge flere penge end det der er penge til. - Det er muligt, hvis vi skifter til Middelfart Sparekasse vil den der bestyrer konkurrence/elite budgettet kunne få kiggeadgang, så de kan holde øje med hvad der er tilbage. - Der er kommet en regning fra noget stævne i Slagelse ( kr). Klubben tager denne regning, for ikke at vi skal ende ud i endnu en kæmpe diskussion. - Det skal klart defineres, hvor mange penge der er og så er det kun det klubben kan dække af udgifter. Det er ca kr. pr svømmer, som klubben giver til stævner. Dette afsættes ved sæson start (eventuelle eftertilmeldinger udløser ikke dette beløb) - Eventuelle indtægter, som de selv skaffer bliver sat ind på deres konto. - Det skal klart defineres af div. udgifter ifb. med stævner så som kørsel, forplejning og div. andre udgifter skal betales af det beløb der er. - Når der tilmeldes til stævner SKAL der sendes dokumentation til klubben, så vi ved, hvilke udgifter der er på vej (og brugt af budgettet). - Vi skal se deres budget. - Vi kan overveje at for at starte på en frisk kan Side 2 af 8

3 styre budgettet og udgifterne og holde dem i kort snor. Dette vil også være med til at give en glidende overgang til når Stefan træder ud af bestyrelsen. STEFAN: til næste møde skal vi have et overblik over følgende: - Hvad der er sat af til konkurrenceholdet pr svømmer i denne sæson - Hvad er der betalt/afregnet vedr. denne sæson - Hvilke udgifter har man bundet sig til (allerede afholdte stævner og stævner, hvor der er tilmeldt). Hvis ikke du har dette må vi have det fra forældregruppen - Har vi budgettet fra konkurrence/elite holdet ellers må det skaffes fra dem. STEFAN: du bedes udstede en regning til DGI (sendes til Mette) en regning på 25 officials a 125,- kr ifb udtagelse til LM 2. Update på manglende hold/trænere - Update på Facebook fra Ruth gav lidt ekstra tilmeldinger - Det går lidt trægt med at trænerne selv kan skrive nye holdlister ud. Der ligger en vejledning på Facebook om, hvordan det gøres. BENTE mailer denne ud via Conventus - Der er ledige pladser på mange hold, og vi har også nogle ledige tider i hallen. Men vi anser det for værende status for året og den akutte jagt på trænere og svømmere er hermed afsluttet. Ruth & Karin - I den kommende periode vil vi selvfølgelig fortsat gøre opmærksom på ledige pladser (evt efter påske, da gymnastik stopper). Lige som vi også kan overveje fortsat at gøre noget aktivt for at fange nye trænere og hjælpe trænere. 3. Opstart af planlægning af sommerudflugt Mette GG Ideer til en relativ billig - Put & take - Trapholt, i Kolding - Tivoli Friheden - Djurs Sommerland - Løveparken - WOW-park Der er stemning for at vi kigger videre på Løveparken og WOW-park. 4. Opfølgning på nøgler Side 3 af 8

4 Hvem har nøgler? - Michael (og brik + A-nøgle) - Heidi - - Mette GG (og brik) - Stefan - Ruth - Karin - Kirsten - Jess (brik) - Søren Gregersen - Uffe (Stefan har du fået denne??) - Bjarne?? (Michael Stadig åben) - Mikkel (Michael har afleveret nøgle og brik til Jess) - Thomas Fernis?? (Michael Stadig åben) - Toke?? (Mette GG Stadig åben) - Lisbeth Ottesen?? (Karin Stadig åben) - Vivi?? (Mette GG Stadig åben) - Esben?? (Mette GG Stadig åben) - Poulsgaard?? (Bente -> NEJ) 5. Status på Klubmesterskab Mette GG informerer om klubmesterskabs møde: - Ønsket er uge 44 eller 45 - Ikke bekræftet fra overdommer Daniel - Joan vil KUN være stævneleder på dagen i 2016 og IKKE have noget med planlægningen at gøre. - Bjarne Fænger er trådt ud af gruppen og vi skal derfor have en ny der kan tage sekretariatsopgaverne. Lilian vil kun sidde med tilmeldinger for elite og ikke have noget med klubmesterskabet at gøre. - Der er en svømmer på konkurrenceholdt hvis far (Jacob Møberg) evt. til tage sekretariats opgaverne - Bjarne, Lilian og Jacob indkaldes til møde med Mette og Michael (Mette indkalder) - Det forventes at samtlige forældre til elite og konkurrence holdet deltager aktivt i minimum to hele dage. - Vi vil tilstræbe at der er økonomisk råderum til at vi kan kunne give dem, der hjælper en lille gave (gradueret efter indsat) - Dan Damsø vil gerne igen være informatør (gerne trøje) - Alle deltagere skal have medaljer det var en stor succes i Medaljer skal kunne byttes til lakridspiber, som de store gjorde i Update på div projekter a. Kursus oversigt () Mette GG Side 4 af 8

5 - status Quo b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) - Bente har lavet første udkast til nyhedsbrev til gennemgang med Michael. Nyhedsbrev kan evt. sendes ud via conventus. Bente undersøger regler ifht. Til massiv udsendelse af nyhedsbrev ifht. Forbrugerombudsmanden. Det skal klart defineres hvem der er medlem og hvor ofte brevet skal udsendes - 3 gange årligt, sæsonstart, midtvejs og sæsonafslutning. c. Trænerhåndbog ( / Bente) - Status quo 7. Evt. a. Trænertøj mm til hjælpetrænere (mail sendt til Michael) Michael Bente Bente Bente - Vi kunne vælge at graduere i over og under 18 - Man kunne vælge at kigge på anciennitet - Man kunne overveje at tilbyde dem der har mere end et hold kan få et eller andet. - Man kunne overveje at give dem badetøj når der startes på anden sæson. - Efter to sæsoner kan familie også komme med på sommerudflugt (over 18). - Kunne også være at t-shirt får ved start og resten af træner pakken ved start af sæson to. BENTE: Laver oplæg til graduering af goder for hjælpetrænere b. Ansøgning om tilskud i brugsen vi mangler pullboys Brugsen i Hedensted har en pulje på kr. til lokale formål - Det skal beskrives meget konkret hvad det er vi søger midler til. - Ansøgningsfrist er udgang februar - Det kunne være: - Pull-boys - Biofuse (svømmefødder fra 35 og op til voksen størrelser) - Måtte til det lille bassin - Sækkevogn/opruller til den store måtte - Start aggregat til brug ved stævner (måske nemmere at få fra fonden) Michael Side 5 af 8

6 - Livrednings dukke (dette kan også søges via Dansk Svømmeunion) - Michael - kigger på at lave et oplæg på Pull-Boys & Biofuse. Hvad det koster og hvad det skal bruges til. - - Skaffer fakta om ansøgnings vilkår og tidsfrist c. Vi mangler pullboys - Se ovenstående punkt vedr. søgning af midler fra Brugsen d. Opfølgning fra sidste møde Bassinprøve - neste/hvordan-bliver-jeg-bassinlivredder/indhold-ibassinlivredderproeven/diplomer - Vi afventer feedback fra Michaels møde med hallen om vi kan bruge Kirsten som dommer. Så ved hallen at vi afholder prøverne inden for deres krav og vi slipper for at være dommer. MaxPuls - Fra sidste møde: Mette GG kontakter Britta for opfølgning på betaling. - Mette har ikke fået fulgt op. Dette vil hun gøre nu. Stævne 28/5: Midt-øst Cup - Talenthold og op - Hallen er booket - Det hele kører gennem Dansk Svømmeunion - Klubber der deltager skal stille med officials alt efter hvor mange der deltager - Vi skal sørge for det praktiske på dagen / ligge hus til Michael Mette GG Bente Bente: Opdaterer kalenderen og sender den ud til trænerne e. Baderegler og konsekvenser beskrivelse fra hallen Michael Michael har indkaldt til møde med Jimmi, Bent og Peter - Rengøring - Baderegler og konsekvenser (når vi har feedback så tager vi den op med Grisen fra ) - Bassin livreder kan vi bruge Kirsten fra hallen til Dommer? f. Award show 17 marts, Hornsyld Vi kan få 10 deltager billetter Deltagere fra bestyrelsen: ALLE Side 6 af 8

7 - Michael - Heidi - Ruth - Bente - Mette GG - Karin Er der andre der er interesseret fra bestyrelsen? Bente laver bestyrelsessiden, som skal svare i denne uge. Dernæst udbydes på træner siden. g. Koral mail mail@koral-svom.dk - hvem besvarer denne vi tror det er Karin - Er det korrekt Karin? - Svar fra Karin: mailen der går til koral tømmer jeg 2 gange i ugen og i ugerne op til nye tilmeldingsbølger har jeg den åben dagligt. Ligeså på de dage hvor der er tilmeldinger hvor de kontakter os både på mail og telefon. Det vil jeg gerne blive ved med. Kan se det er oppe at vende pga. en gammel regning som der her i det nye år er kommet rykker på. Kan se den har været i min mailboks, men når jeg har sendt regninger videre til Stefan og info fra f.eks. DGI, Kommunen eller andre der er til Michael så gemmer jeg dem ikke længe. Så om det er mig der misset en regning skal jeg ikke kunne sige. Gemmer dem fremover så det ikke sker igen. Karin undersøger hvilke muligheder vi har for at få de tidligere omtalte adresser så som formand@..., Sekretær@..., osv. h. Arbejdsgruppe for konkurrence/elite vil gerne lavet et oplæg på, hvordan vi styrer og strukturer driften af konkurrence og eliteholdet, så der fremadrettet er klare retningslinjer for hvad/hvorfor/hvordan/hvorledes mm + ALLE Er der nogle, som har input til dette skal det sendes til Anne Mette senest fredag den 12. februar laver opslag på FB til at håndtere denne feedback. Side 7 af 8

8 Næste møde onsdag 2. marts 2016, 19:30 Dagsorden 1. Opfølgning fra sidste møde (gennemgang af referat) 2. Økonomi 3. Status planlægning af sommerudflugt 4. Opstart planlægning af efterårssæson 5. Opfølgning på nøgler 6. Status på Klubmesterskab 7. Status på Midt-øst Cup 8. Update på div projekter a. Kursus oversigt () b. Nyhedsbrev (Michael/Bente) c. Trænerhåndbog ( / Bente) d. Oplæg på Elite/konkurrence udgifts styring () 9. Evt. Side 8 af 8