Arbejdsmiljøredegørelse 2015 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune

Transkript

1 Arbejdsmiljøredegørelse 2015 Sociale Forhold og Beskæftigelse, Aarhus Kommune Organisation

2 Forord Sociale Forhold og Beskæftigelse er arbejdsmiljøcertificeret efter bekendtgørelse nr og DS/OHSAS om arbejdsmiljøcertifikat og certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdsmiljøredegørelsen omfatter arbejdsmiljøorganisationens arbejde vedrørende opfølgning på nøgletal og forbedringsindsatser for perioden oktober 2014 til oktober Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøstrategi for udgør organisationens langsigtede mål på arbejdsmiljøområdet og findes i et særskilt dokument. Arbejdsmiljøstrategien for er tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside, og den kan rekvireres ved henvendelse til Sociale Forhold og Beskæftigelse. Arbejdsmiljøredegørelsen er dokumentation af arbejdsmiljøarbejdet i Sociale Forhold og Beskæftigelse, den er tilgængelig på Aarhus Kommunens hjemmeside, og den kan ligeledes rekvireres ved henvendelse til Sociale Forhold og Beskæftigelse. Arbejdsmiljøredegørelsen er udarbejdet på baggrund af ledelsens evaluering samt arbejdsmiljødrøftelse i Hoved-MEDudvalget ultimo Delmål for 2016 fastsættes på baggrund af arbejdsmiljødrøftelsen. Indhold i redegørelsen: 1. Sociale Forhold og Beskæftigelses organisation og beskrivelse af virksomhedens væsentlige arbejdsmiljøforhold. Herunder præsenteres rammer for arbejdsmiljøarbejdet og implementering af arbejdsmiljøstrategiens hovedpunkter og delmål for Arbejdsulykker og indsatser i arbejdsmiljøarbejdet. Oplysning om antallet af anmeldepligtige arbejdsulykker, typen af ulykker samt oplysning om virksomhedens forebyggelse af arbejdsulykker. 3. Beskrivelse af beslutninger virksomheden har taget i relation til sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked. 4. Arbejdsmiljøstrategiens delmål for

3 1. Arbejdsmiljø- Strategi og væsentlige arbejdsmiljøforhold Sociale Forhold og Beskæftigelses kerneopgave er at yde hjælp til borgere indenfor det sociale og beskæftigelsesmæssige område med udgangspunktet i Den aktive borger. Arbejdet bygger på at skabe gode relationer til borgere, og de vigtigste partnere i løsningen af kerneopgaven. Beskæftigelsesforvaltningens opgave er at motivere og kvalificere ledige til hurtigst muligt at kunne begå sig på arbejdsmarkedet eller i det etablerede uddannelsessystem. Ligeledes løses opgaver gennem ydelser, hjælp og vejledning til borgere i forhold til borgeres varetagelse af forsørgelse, samt hjælp og vejledninger til personer med nedsat arbejdsevne eller særlige vilkår i forhold til at skabe eller bevare en tilknytning til arbejdsmarkedet. Socialforvaltningen varetager opgaver i forhold børn, unge og familier, og træder ofte til, der hvor andre systemer ikke rækker. Socialforvaltningen varetager opgaver og ydelser af forskellig art i forhold til personer med handicap eller sindslidelse, misbrugere, hjemløse, særligt socialt udsatte samt udsatte børn og unge. Der er især tale om individuelle tilbud, det kan være som rådgivning, vejledning samt mange forskellige former for personlig og social støtte og behandling. Som oftest er det tilbud, der ikke findes i "normalsystemet. Supplerende til de to forvaltninger er der tre fællesstabe: IT og Digitalisering, Økonomi samt Organisation og Ledelse. Fællesstabene har til opgave at støtte opgaveløsningen i de to forvaltningen og at bidrage i det forberede arbejdet til direktionen, forskellige samarbejdsfora samt til det politiske niveau. Medarbejderne er organisationens vigtigste ressource. Arbejdsmiljøgrupperne og samarbejdet mellem ledere og medarbejdere er kernen i Sociale Forhold og Beskæftigelses arbejdsmiljøarbejde. Arbejdet er forankret i en stærk og velfungerende arbejdsmiljøorganisation, der løbende skal være i stand til at udvikle arbejdsmiljøforbedrende tiltag. Arbejdsmiljøorganisationen har i konsekvens af organisationsændringer gennemgået en tilpasningsproces, der ikke er afsluttet for alle organisationsniveauer. Oversigt over MED og Arbejdsmiljøorganisation er vedlagt som bilag 1. På de lokale arbejdspladser inddrages arbejdsmiljørepræsentanterne i den løbende udvikling og tilpasning af sikkerhedsprocedurer, arbejdsgange og redskaber i forhold til de konkrete arbejdsopgaver, der bidrager til indfrielse af målsætningen om den aktive borger, og skaber kvalitet, effektivitet og produktivitet gennem styrkelse af den sociale kapital på arbejdspladser og i i Sociale Forhold og Beskæftigelse. 3

4 I Sociale Forhold og Beskæftigelse er der vedvarende fokus på at fastholde egne medarbejdere på arbejdsmarkedet. Ved rekruttering af medarbejdere påtager Sociale Forhold og Beskæftigelse ligeledes i stor udstrækning et samfundsmæssigt ansvar og beskæftiger medarbejdere, som måske ellers ville glide ud af arbejdsmarkedet, eller som har vanskeligt ved at finde fodfæste i arbejds- eller uddannelsesvalg. Sociale Forhold og Beskæftigelses væsentligste arbejdsmiljøforhold er vurderet til at være psykosociale belastninger, bevægeapparatbelastninger, indeklima belastninger, kemiske og biologiske belastninger og ulykkesrisici. Arbejdet indenfor social- og beskæftigelsesområdet er karakteriseret ved at være særligt belastende specielt på det psykiske område. Derfor er den løbende indsats, at opnå stadige forbedringer på dette område. Arbejdsmiljøstrategien Arbejdsmiljøstrategien bygger på to tankesæt. Den ene er tankesættet er arbejdsmiljøledelse der er forankret i arbejdsmiljøledelsessystemet. Det andet er tankesættet om social kapital og udvikling af det nødvendige samarbejde om kerneopgaven på en sådan måde, at det styrker tillid, samarbejdsevne og oplevelsen af retfærdighed i opgaveløsningen. Arbejdsmiljøstrategi har fem hovedområder: 1. Udvikling af relationer og samarbejde om kerneopgaver og i MED-systemet 2. Udvikling af viden og kompetencer 3. Styrkelse af arbejdsmiljøledelse i læsning af kerneopgave 4. Ledelse og Kommunikation 5. Mening og sammenhæng for den enkelte medarbejder Status på delmål for Virksomhedens arbejdsmiljøarbejde Delmål i forhold til hovedområde 1 Arbejdsklimamåling 2015: Forebygge mobning og chikane: Der skal være sket et fald i antal medarbejdere, der har oplevet mobning og chikane siden seneste arbejdsklimamåling i 2012: HMU har udformet retningslinjer for håndtering af mobning og chikane i Sociale Forhold og Beskæftigelse. På lokalt niveau er temaet drøfte, og hvor det er vurderet nødvendigt, er der suppleret med lokale procedurer. 4

5 Af arbejdsklimamålingen 2015 fremgår, at der er en svag stigning i antal medarbejdere, der på intet tidspunkt har oplevet mobning. Overordnet viser tallene i tabel 1, at indsatser til forebyggelse af mobning kun i begrænset omfang er slået igennem. Tabel 1: Graden af mobning i arbejdsklimamålingen 2015 sammenlignet med niveauet ved arbejdsklimamålingen 2012 Har du inden for de sidste 12 måneder været udsat for mobning på din arbejdsplads? Hele tiden En stor del af tiden En del af tiden Lidt af tiden På intet tidspunkt ,1% (2) 0,5% (17) 1,2% (37) 5,7% (182) 92,50% ,1% (3) 0,5% (15) 1,4% (38) 6,7% (185) 91,30% Arbejdsklimamålingen viser, at det primært er et arbejdspladsproblem, idet 88,1 % af medarbejdere, der har oplevet at blive mobbet, mobbes af kolleger, ledere elle underordnede. Målet anbefales videreført. Social Kapital: Der udarbejdes særskilt måling af den sociale kapital på alle niveauer i MSB og den sociale kapital skal være øget i forhold til resultat af målingen i 2012: På alle organisationsniveauer er der arbejdet med initiativer til styrkelse af den sociale kapital, gennem uddannelsesaktiviteter og gennem løbende aktiviteter i MEDudvalg og i personalegrupperne. Arbejdet bidrager til et stærkt fælles arbejdsgrundlag, og et stærkt vi på arbejdspladserne, gennem formulering af kerneopgaven og synlighed af samarbejdsrelationer nødvendige for kvalitet i opgaveløsningen. Arbejdsklimamålingen 2015 viser en svag positiv udvikling både på parameteret retfærdighed og status quo på parameteret samarbejdsevne og tillid som vist i tabel 2. Tabel 2: Social kapital udregnet på baggrund af arbejdsklimamålingen 2015 sammenlignet med niveauet ved arbejdsklimamålingen Social Kapital Tillid Retfærdighed Samarbejdsevne Delmål i forhold til hovedområde 2 Nedbringelse af antal alvorlige arbejdsulykker med 5 % i forhold til Der sættes særlig fokus på at afdække og finde metoder til at forebygge fysisk uheld. Der skal arbejdes med effektiv og handlingsrettet 5

6 brug af viden og læring, der kan tilvejebringes med det nye registreringssystem for episoder med vold og trusler om vold Udvikling i antal anmeldelser med forventet fravær er stagnerende: I blev der anmeldt 417 arbejdsulykker heraf var de 70 med forventet fravær. I 2014 blev der anmeldt 974 arbejdsulykker i alt, heraf er de 73 med forventet fravær. I 2015 er der anmeldt 992 arbejdsulykker i alt, heraf 76 med forventet fravær. Opgørelsen i tabel 3 er opdelt i to typer, dels fysiske ulykker og dels ulykker med fysisk og psykisk vold som årsager. Opgørelsen viser, at for 201 er både antal fysiske ulykker og ulykker med fysisk og psykisk vold er stagneret sammenlignet med opgørelse for 2010 og Tabel 3: Antal anmeldte arbejdsulykker i perioden Anmeldelser af arbejdsulykker i alt Anmeldelse med fysisk og psykisk vold Øvrige Figur 1: Arbejdsulykker med fravær i årene 2010, 2014 og Som det fremgår af figur 1, er der i den femårige periode sket et markant fald i antallet af alvorlige arbejdsulykker med forventet længere varende fravær. 6

7 Opgjort på arbejdsulykker med forventet fravær på 7 dage eller mere er målet om en reduktion i antal alvorlige arbejdsulykker på 5 % fra 2010 til 2015 klart opfyldt, med et fald fra 36 arbejdsulykker i 2010 til 15 arbejdsulykker i Den positiv udvikling i forebyggelse af arbejdsulykker tilskrives arbejdspladsernes arbejdsmiljøledelse og det systematiske arbejde med risikovurdering og risikostyring samt en mangeårig øget indsats i forhold til medarbejderes tilbagevenden til arbejde efter sygefravær. Vold og trusler udgør stadig langt den største andel af anmeldte arbejdsulykker og nærved ulykker i Sociale Forhold og Beskæftigelse. I 2015 er der udviklet en ny database, der giver en styrket lokal adgang til informationer. Desuden er retningslinjer for håndtering af vold og trusler justeret, så registreringer kun skal foretages et sted. Begge dele forventes taget i brug til januar Delmål i forhold til hovedområde 3 Der skal arbejdes med øget sammenhæng og helhedsledelse dels gennem styrelse af det ledelsesmæssige samarbejde, dels via et sammenhængende MED-system. De såkaldte auditkonsulenter i søjlerne har sammen med arbejdsmiljørepræsentanter i MED en central rolle i den forbindelse. Resultater af medarbejderinddragelse i Sociale og Beskæftigelse omfatter både de resultater, der er opnået i HMU og de resultater der følger af indsatser på arbejdspladser og i driftsområder. Tilbagemeldinger fra audit og ledelsens evaluering i driftsområderne dokumenterer, at arbejdsmiljøarbejdet er godt forankret i MEDsystemet på lokalt niveau. Delmål i forhold til hovedområde 4: Fordeling af roller, ansvar og kommunikationsveje mellem arbejdsmiljøledere og bygningsansvarlige (Ejendomsforvaltningen, Bygningskontoret og privat udlejer)præciseres i en fælles vejledning til styrkelse af håndteringen af bygningsmæssige udfordringer i arbejdsmiljøarbejdet. Der har været afholdt en møderække mellem samarbejdspartnere. Vejledning på området er endnu ikke udarbejdet, og indsatsen færdiggøres i Delmål i forhold til hovedområde 5: Der igangsættes en mere systematisk indsamling af eksempler, muligheder og udfordringer omkring fastholdelse af et godt arbejdsmiljø i forbindelse med forandringsprocesser med henblik på at kunne udarbejde en vejledning på området. 7

8 Tilbagemeldingerne fra driftsområderne samt fra ekstern og intern audit viser, at langt hovedparten af arbejdspladserne har arbejdet med forandringsprocesser. Forandringsprocessernes karakter og baggrund er fordelt på flere typer: Organisatoriske forandring besluttet centralt, organisatoriske forandringer forankret i lokale beslutninger, forandringsprocesser som konsekvens af lovgivning samt forandringer med beslutninger om ændring i arbejdsopgaver, arbejdsmetoder eller redskaber. Vigtige elementer for gode forandringsprocesser er: Information om formål og forventet effekt, gennemsigtighed i processen via tidsplan og løbende status. Inddragelse og den beslutningstagende ledelses engagement såvel på medarbejderniveau som organisatorisk og kulturelt for arbejdspladsen er ligeledes vigtig for forandringsproces med minimum af omkostninger og fastholdelse af tillid og trivsel på arbejdspladsen. Vurdering af en forandrings betydning for andre forhold og opgaveløsningen er vigtig for en god forandringsproces. Arbejdet med forandringsprocesser færdiggøres i Sundhedsfremme og det rummelige arbejdsmarked Aarhus Kommune har en målsætning om, at ansatte på særlige vilkår skal udgøre 10 % af de ansatte. Sociale Forhold og Beskæftigelse har med 15,4 % af medarbejderne ansat på særlige vilkår levet op til den overordnede målsætning. (Kilde: Opgørelse udarbejdet af Beskæftigelsesforvaltningen 2014). Det har ikke været muligt grundet tekniske udfordringer at producere en opgørelse for 2015, men hidtil gældende praksis er videreført og målsætningen forventes derfor efterlevet. Af de fælleskommunale tiltag deltager et stort udsnit af arbejdspladserne i Sociale Forhold og Beskæftigelse i den årlige DHL-stafet. Desuden er der medarbejdere, der deltager Aarhus Kommunes Idrætsforening. Der er ligeledes løbende tilbud om rygestop jf. sundhedspolitikken. Et stigende antal arbejdspladser har suppleret deres tilbudsvifte med el-cykler, som er til rådighed for medarbejderne som et alternativ til at bruge bil, taxa eller busser. Aarhus Kommunes har målsætning om sundhedsfremme på arbejdspladserne som en del af personalepolitikken. I 2015 har drøftelser om sundhedsfremmeindsatser været på dagsordenen i Fælles- MEDudvalget, og sundhedsfremme er et prioriteret indsatsområde i arbejdsmiljøpolitikken for Aarhus 8

9 Kommune. Som grundtanke i arbejdet med sundhedsfremme på arbejdspladsen er at sundhed i højere grad skal indtænkes i arbejdstilrettelæggelse og integreres i den daglige opgaveløsning. Det nye tankesæt fordrer, at der arbejdes med en konkretisering af, hvordan vi følger udviklingen af sundhedsfremme på arbejdspladserne. Arbejdsmiljøstrategiens delmål for 2016 Hovedformål 1: Integrering af social kapital tankesættet i det daglige arbejde gennem konkrete handlinger inden for tre hovedområder: Kvalitet i arbejdets indhold og organisering, højt informationsniveau og klare mål i arbejdet samt rolleklarhed og konflikthåndtering. Implementeringen af målene understøttes gennem udvikling af fælles redskaber, der er til rådighed for organisationen. Resultaterne følges lokalt gennem løbende anvendelse af målinger på arbejdspladserne samt ved arbejdsklimamålingen Forebyggelse af mobning gennem uddybende kortlægning af typer af mobning på konkrete arbejdspladserne i MSB, og fokus på tidlig indsats i konflikter. På baggrund af de lokale erfaringer kvalificeres retningslinjerne for håndtering af mobning og chikane med konkrete handlingsrettede elementer. Hovedformål 2: Forebyggelsesarbejdet skal nedbringe antal arbejdsulykker ved at styrke udvikling af sikkerhedskulturen på arbejdspladserne. Der arbejdes systematisk med løbende indsamling af viden om nærved-ulykker. Indsatsen med omsætning af viden til formulering af konkrete handlingstiltag og forventet effekt understøttes med centrale tilbud om konsulentbistand. Resultaterne følges løbende lokalt i forhold til vurdering af om målene indfriede. HMU har årlig statusdrøftelse af udviklingen i forbindelse med personaleredegørelsen. Hovedområde 3: Nye ændrede opgaver for driftsområdernes arbejdsmiljøkonsulenter med henblik på at understøtte udvikling af et stærkt lokalt arbejdsmiljø. Skabe grundlag for sammenhængende arbejdsmiljøledelse der sikrer positive forandringer i den daglige sikkerhed på arbejdspladsen og inden for driftsområdet baseret på de fælles mål og handlinger. Arbejdet følges systematisk på driftsniveau og centralt ved den interne audit. 9

10 Hovedområde 4: Styrkelse af MEDsystemets funktion som arbejdsmiljøsystem og udvikling af sammenhængskraften i MEDsystemet. HMU indleder arbejdet med målet på temadagen i foråret 2016 herunder aftale om konkrete initiativer. Hovedområde 5: Fortsat fokus på arbejdsmiljø i forhold til organisationsændringer og øget fokus på arbejdsmiljø i forbindelse med implementering af faglige paradigmer og lignende. Der skal arbejdes med udvikling af redskaber, og informationsflow, der styrker ledelsens opgave med at skabe retning og sammenhæng mellem den enkelte medarbejders opgaver, den fælles kerneopgave samt arbejdets tilrettelæggelse. Organisation og Ledelse har ansvar for at indsamle og formidle redskaber og gode eksempler. 10

11 Bilag 1 MEDstrukturen i Sociale Forhold og Beskæftigelse MSB HMU MSB HAU SOC MED BEF MED Lokal MED IT og Digitalisering Lokal MED Organisation og Ledelse Lokal MED Økonomi Familier Børn og Unge Dagpenge og kontanthjælp Socialpsykiatri og udsatte voksne Sundhed og Ydelse Voksen Handicap Unge og Uddannelse Socialforvaltningen stab Integration og Fleksjob Stab Politisk styring Stab Driftsstyirng Herunder er der en række lokale MEDudvlag, Socialforvaltningen har 21 lokale MEDudvalg, Beskæftigelsesforvaltningen er ved at opbygge den nye lokale MEDstrutur efter organisationsændringerne. 11

12 MEDstrukturen i Socialforvaltningen MSB HMU MSB HAU SOC MED Familier Børn og Unge Socialpsykiatri og udsatte voksne Voksen Handicap Socialforvaltningen stab Familiecentret Center for Akut- og Opsøgende Indsatser Bocenter Nord Handicapcenter for Børn Center for Bostøtte i Eget Hjem Bocenter Syd Børnecentret Center for Boområdet Bocenter Syd-Vest Center for Specialpædagogiske Børnetilbud Center for Alkoholbehandling Center for Voksne med Autisme og ADHD Ungdomscentret Center for Dagområdet Kompetence og Uddannelsescenter Aarhus Center for Forsorg og Specialiserede Indsatser Neuro/Fysisk Handicapcenter Center for Misbrugsbehandling Myndighedsafdelingen Center for Myndighed 12

13 MEDstrukturen i Beskæftigelsesforvaltningenforvaltningen MSB HMU MSB HAU BEF MED Dagpenge og kontanthjælp Sundhed og Ydelse Unge og Uddannelse Integration og Fleksjob Stab Politisk styring Stab Driftsstyirng AMC Nord AMC Midt AMC Syd Ansøgning og Sekretariat Unge og Uddannelse Integration Hjerneskadecentret Fleksjob og Projekter Job og Sundhed Kontanthjælp Pension Sociallægeinstitutionen Sygedagpenge og Fleksøkonomi Denne illustration er muligvis ikke helt præcis, da beskæftigelsesforvaltningen er ved at opbygge den nye lokale MEDstrutur efter organisationsændringerne. 13