Lancering af et nyt intranet til en bred målgruppe. Side 1

Transkript

1 Lancering af et nyt intranet til en bred målgruppe Side 1

2 Frederikshavn Kommune Den nordligste kommune i Danmark Sammensat af de tidligere Frederikshavn, Skagen og Sæby Kommune Indbyggertallet (pr ) Areal: hektar Ca ansatte, fordelt på 17 centre - ikke forvaltninger Side 2

3 Hvem er vi? Jacob Frithiof Wenzel Bibliotekar og IT efteruddannelse Ansat siden 2008 (Sharepoint ansvarlig) Nogle af mine opgaver: Systemansvarlig for vores intranet, Yammer og hjemmeside (Sharepoint) Ansvarlig for konsulentkontakt og serviceaftale med Netcompany, som er vores Sharepoint hovedleverandør. Medlem af hovedredaktionen for intranettet og hjemmeside Support på intranettet, Yammer, hjemmeside og Getorganized Medlem af driftgruppen for Samarbejdsportalen Side 3

4 Hvem er vi? Laila Møller Jokinen Cand.mag. i kultur, kommunikation og globalisering Ansat i kommunen siden nuværende stilling siden 2014 Nogle af mine opgaver: Medlem af driftgruppen for Samarbejdsportalen Medlem af hovedredaktionen for intranettet og hjemmeside (Sharepoint) Uddanner superbrugere og afholder workshops for superbrugerne Support på intranettet, Yammer, GetOrganized og hjemmeside Vedligeholdelse af demowebsted Side 4

5 Hvad skal det handle om? Hvem er vores målgruppe? Før, under og efter lanceringen Tilgængelighed Vi viser giraffen Side 5

6 Vores samarbejdsportal Samarbejdsportalen indeholder Frederikshavn Kommunes: Intranet Sociale netværk Elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem Side 6

7 Vores målgruppe ca ansatte med meget forskellige fagligheder Administrativt personale Rengøringsassistenter Lærer Social- og sundhedsassistenter Pædagoger og mange flere Stor variation i: generel erfaring med pc er tid foran en pc i løbet af en arbejdsdag Side 7

8 Før lanceringen Før Lanceringen Nyhedsbreve Workshops (forsiden, design mm.) Kortsortering (struktur) Undervisning Side 8

9 Under lanceringen Nyheder Nyhedsbrev Undervisning: både centralt og decentralt Grundpakker: ca. 700 personer fra november til marts Decentrale præsentationer: ca. 30 kurser med alt fra 5 til 35 personer pr. kursus Side 9

10 Efter lanceringen Organisering Pt. 28 intranet og Yammer superbrugere fordelt på 17 centre Side 10

11 Organisering superbrugernes opgaver Deres opgaver er bl.a. at: Sørge for indhold på deres centers præsentationsside + en medarbejderoversigt Sørge for indhold på/i intern intranetside/håndbog/samarbejdsrum (arbejdsgangsbeskrivelser, ferieplaner, telefonlister mm) Oprette yammer grupper Afholde decentrale præsentationer af samarbejdsportalen for ansatte i deres center Afholde Yammer kurser for ansatte i deres center Side 11

12 Organisering kurser for intranetsuperbrugere Side 12

13 Organisering månedlige workshops Kursus og aktivitetsmodulet Side 13

14 Organisering Support og vidensdeling på Yammer Side 14

15 Organisering demowebsted Side 15

16 Organisering Håndbog til Samarbejdsportalen Link i Footer Opdelt i 3 emner: ESDH Intranettet Yammer Side 16

17 Medarbejdernes kendskab til Samarbejdsportalen Den almindelige bruger Decentralpræsentation af samarbejdsportalen Yammer kurser Side 17

18 Medarbejdernes kendskab til Samarbejdsportalen Superbrugerne afholder både præsentationen og Yammer kurset. Superbrugeren har specifik kendskab til relevante intranet sider relevante yammer grupper mm. Dog udbyder vi centralt et månedligt Yammer kursus hvis man ikke har kunnet deltage på et af kurserne i eget center, kan man deltage i dette. Kurset er generelt og ikke centerspecifikt. Side 18

19 Tilgængelighed Link til Samarbejdsportalen på hjemmesiden: Alle ansatte kan få adgang til samarbejdsportalen via pc, tablet og smartphone. Det eneste det kræver er, at man har internetforbindelse og en mailadresse. Man skal ikke bruge nemid for at logge på. Side 19

20 Vores Samarbejdsportal Side 20

21 Terningen Side 21

22 Tak for i dag Side 22