Referat fra Hovedbestyrelsesmøde den 8. november 2014 kl på Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding

Transkript

1 Referat fra Hovedbestyrelsesmøde den 8. november 2014 kl på Comwell, Skovbrynet 1, 6000 Kolding Deltagere Ålborg Jette Bjerrum, formand Ålborg Susanne Ørnbo, næstformand Århus Iben Jungersen, formand Århus Sussi Mathisen, netværksansvarlig Viborg Kristina Schjøtt, næstformand Herning Eva Lund, formand Herning Anne Rørsgaard, sekretær Ringkøbing Anni Damgaard, formand Ringkøbing Gitte Højgaard, næstformand Ringkøbing Eva Drachmann (til punktet fra Brandinggruppen) Esbjerg Marlene Boel, mødearrangør Sønderjylland Syd Jane S. Christensen, formand Sønderjylland Syd Ellen Underbjerg, næstformand Sønderborg Rie Bramsen, formand Sønderborg Bente Lyck-Damgaard, sekretær Trekantområdet Charlotte Reersted, formand Trekantområdet Conni Reggelsen, næstformand Trekantområdet Inge Nørgaard Hansen, sekretær Fyn Rikke Hegnby, formand Fyn Anne Busk Olsen, næstformand København Pernille Halse, formand København Karin Thrane, kasserer Dagsorden 0. Charlotte Reersted bød velkommen og takkede for det store fremmøde. Det er første gang i lang tid at alle foreninger er til stede. De fremmødte præsenterede sig bordet rundt. 1. Dagsordenen blev godkendt. 2. Punkter fra seneste referat. a. Side 1 vedr. økonomi. Den sidste forening har betalt og samlet opgørelse er sendt til revisoren. b. Side 3 vedr. mail adresser (skifter et medlem mailadresse, hænger den gamle mailadresse ved som brugernavn) en ændring skal være ens for alle foreninger. Webudvalget undersøger

2 problemstillingen og vender tilbage til hovedbestyrelsen med et løsningsforslag. c. Side 3 filtrer så nye mapper står øverst der kan ikke sorteres på dato. Der sorteres efter almindelige alfabet- og talkriterier, så man må indrette sine gruppemapper, så det giver bedst mulig mening. d. Side 3 gennemskrive de generelle info på hjemmesiden. Da der ikke har været møde i webudvalget, har de ikke været i gang med opgaven. Måske unødvendigt afhængigt af hvad vi beslutter senere i dag. e. Skal der være en konsekvens, hvis en lokalforening ikke opfylder formålene. Kristina næstformand i Viborg, kunne fortælle at foreningen har besluttet, at de forbliver medlem af ErhvervsKvinder, hvilket resten af foreningerne var glade for at høre. Som Anni fra Ringkøbing har pointeret, er det vigtigt at vi ved hvordan og hvornår vi vil agere, hvis det igen sker, at vi ikke hører fra en forening og denne ikke deltager i de fælles møder. Anni og FK arbejder med et oplæg til næste møde. 3. Nyt fra forretningskomiteen. Ved Eva, Herning. FK udarbejdede nogle idéer og de punkter, der fik flest stemmer, er dem vi har arbejdet videre med. FK anbefaler at vi holder fast i de 3 punkter, der er i gang nu, med særlig fokus på Branding området, for at sikre fremdrift. Eva kunne desuden fortælle at hun har været med i en artikel hos DJØF der sætter fokus på forskellen på kvindelige og mandlige lederes kærlighedsforhold; 4. Nyt fra udvalg. a. Webudvalget, med særlig fokus på Sikring af effektive lokalbestyrelser - der ligger en folder i HB mappen som skal bruges til dokumenter til fælles inspiration. Alle kommittede sig til at gå hjem og lægge relevant information ind i denne folder. Vedr. webudvalgets økonomi. Der var tvivl om 2 foreningers betaling af det årlige webgebyr. De foreninger, der muligvis mangler at betale, får tjekket op på det og får en evt. manglende betalingen bragt i orden. København sender snart faktura ud for næste år, som alle bedes sørge for at betale rettidigt. b. Ad hoc udvalg vedr. Tættere samarbejde mellem foreningerne. Ved Jane, Sdr.Jylland Syd, Susanne, Ålborg og Charlotte,

3 Trekantområdet. Charlotte gennemgik de fremkomne ideer som kan ses i præsentationen, der ligger i HB mødets folder. En af disse var opslagstavlen, som Jane viste. Vi opfordrer til at der bliver fortalt, om opslagstavlen ude i foreningerne, således den bliver mere kendt. Der mangler en udløbsdato på indlæggene, men Pernille, København påtager sig at rydde op på opslagstavlen løbende, så indlæg kun ligger i maks. 3 mdr. Webudvalg undersøger mulighed for statistik om brug af siden og automatisk udløb på indlæg. Der foregik en debat om relevansen af de sociale medier, Linked-In, hjemmeside, opslagstavlen, osv. Stor enighed om at de sociale medier er vigtige i dag. En anden idé var at gøre noget særligt for de unge på tværs af foreningerne. Ålborg har et ungt medlem (Sina Harbo) som har oprettet en Linked-In gruppe for Yngre ErhvervsKvinder. De øvrige foreninger opfordres til at reklamere for gruppen. c. Brandinggruppen Jette Bjerrum startede med at præsentere gruppens arbejde. Der blev også sendt en sms rundt til de tilmeldte, sms en var et eksempel på hvordan vi kan kommunikere med vores medlemmer. Jette opfordrede til, at der bliver truffet beslutning om, hvilke ideer gruppen skal gå videre med. Det overordnede mål er en forøgelse af foreningens medlemsantal til I den proces skal vi have fastslået hvem der er vores målgruppe og hvad er vigtigt for dem? Gruppen har set på, hvilke indsatser der kan håndteres. Hjemmesiden skal være den bærende platform. Det er vigtigt at få defineret, hvad der skaber værdi? Derfor er første forslag en medlemsundersøgelse, der kan give os en masse input og nogle fakta, der kan bygges videre på. Branding gruppen kan ikke løse opgaven alene, så ønsket er at mange medlemmer melder sig til arbejdet undervejs. Der er kritiske succesfaktorer et af dem er opbakning fra hovedbestyrelsen gennem løbende afklaring. Årshjul 2015 en køreplan blev præsenteret og gennemgået (præsentation oploaded i HB gruppen). Opstart er medlemsundersøgelsen. Årshjulet en ambitiøs tidsplan men ikke urealistisk.

4 Medlemsundersøgelsen ved Anne Rørskov, undersøgelsen skal give viden om medlemmernes tilfredshed, motivation og profil. En livlig debat om medlemsundersøgelser: Kristina - Viborg har gennemført en medlemsundersøgelse, hvoraf fremgik, at foreningen er meget lokal. Hun vil gerne bidrage med viden fra tidligere job på et analysebureau, da det er vigtigt, at spørgsmålene udarbejdes så optimalt som muligt. Vi har et formål (vision) med foreningen og det er vigtigt at dette som indledning fremgår af spørgeskemaet. Vi kan tage udgangspunkt i, hvad medlemmerne ønsker. Anni - Ringkøbing vi skal være skarpe på, hvad vi vil. Vi har sat linjen, og vil medlemmerne ikke være med, er det op til dem selv. Marlene - Esbjerg vi har (i foreningen) fastsat den røde tråd, og det skal vi holde fast i. Sussi Århus (- stor ros til gruppen for deres store arbejde). Hos dem er det ikke kvantiteten men kvaliteten af medlemmerne der er vigtig. De vil gerne leve op til foreningens vision. Det er den bestyrelse, der sidder i lokalområdet, der sætter rammerne og har taget ansvaret for foreningens retning. Afklaring af at det er en arbejdsgruppes opgave at lave et udkast til spørgsmål, som så sendes til FK/HB for godkendelse. Hovedbestyrelsens 22 medlemmer kan ikke alle blive hørt for så vil det forsinke processen, hvilket ikke er ønskeligt. Det koster kr. for adgang til systemet der laver undersøgelsen. Det blev godkendt. Konklusion: Der blev nedsat en arbejdsgruppe, der skal udarbejde spørgsmålene til medlemsundersøgelsen. Spørgsmålene sendes til godkendelse af FK/HB. Tidsplanen blev gennemgået, svarerne fra undersøgelsen skal ligge klar til generalforsamlingerne. Målsætning er at mindst 65% svarer, men lad os hjælpes til at det bliver 90%. Spørgeskemaerne skal sendes ud medio januar. Det kræver et stort arbejde af gruppen og hurtige svar fra HB-medlemmerne. Det blev vedtaget, at Anne og Mette fra branding gruppen og Kristina fra Viborg sidder i gruppen. Der skal udarbejdes en kommunikationsplan, der godkendes og sendes ud af HBs medlemmer. HB-medlemmerne må gerne allerede nu informere i lokalforeningerne om den kommende medlemsundersøgelse. Logo og skabeloner:

5 Eva, Ringkøbing det er vigtigt at vores logo/farver og grafisk skabelon sender samme udtryk. Spørgsmål er vi tilfredse med vores nuværende logo og skabelon? Iben - det vil være ønskeligt med en design manual, for Århus har bøvlet meget med at få lavet visitkort. Charlotte kunne oplyse at der ligger en skabelon til visitkort i HB gruppen, sammen med mere info om logo og skabeloner. Eva - det er vigtigt, at vores logo/skabeloner støtter op om vores vision. Pernille grafikken ikke optimal i forhold til power point præsentationer, hovedet på den ene af figurerne bliver gennemskåret. Kristina foreslog at vi benytter designstuderende til at komme med et oplæg til os, det er gratis og HB kunne efterfølgende vurdere det indkomne forslag. Afstemning - hvem synes, vi skal revurdere logo/skabelonen designet? Der var flertal for en revurdering af foreningens logo, men at vi beholder ErhvervsKvinder vilje til succes linien. Gruppen kommer med et oplæg til, hvad der kan gøres. Evt. med input fra TEKO i Herning. København har et medlem der er grafiker, som kan benyttes til sparring. Konklusion: - Branding gruppen arbejder videre med revitalisering af vores grafiske udtryk. Oplæg udsendes i indeværende år. Erhvervskvindernes hjemmeside har fået en pris, men branding gruppen finder ikke at siden er så overskuelig og brugervenlig. Skal der foretages en revitalisering eller skal der udtænkes en helt ny side? Pernille - København man kan skille de nuværende funktionaliteter op i en hjemmeside og en dokument- /medlemshåndtering. Der er nogle ting vores nuværende hjemmeside ikke kan håndtere, f.eks. sende sms ud til os alle, vise en video etc. Men det er vigtigt, at vi er 100 % sikre på, hvilke krav vi har til vores hjemmeside. Charlotte - de seneste 8 ud af 10 medlemmer er kommet til vores forening via vores hjemmeside, så noget kan den. Den nuværende hjemmeside blev der brugt utrolig meget tid på at få opsat, så den dækkede alle behov. Det er derfor yderst vigtigt, at være opmærksom på vores behov, hvis vi skal ud i noget helt nyt. Marlene Esbjerg bekræfter at deres medlemmer og nye

6 medlemmer også er tilfredse med hjemmesiden. Iben Århus andre netværksgrupper har langt mere interessante hjemmesider end vores. En optimal hjemmeside er en måde at tiltrække nye medlemmer på. Pernille - vores hjemmesiden kan kun dårligt tilgås via en smartphone. Der findes en række faciliteter i dag som vores hjemmeside ikke kan honorere. Anni foreslog at vi også undersøger, hvad det vil koste at få en ekstern til at gennemgå tekstdelen, så det hele bliver strammet op. Vores hjemmeside er ca. 9 år gammel. Konklusion: Der skal nedsættes en projektgruppe, Pernille, Eva Ringkøbing og evt. flere fra Webudvalget. Gruppen udarbejder en for-analyse over hvad der skal til, muligheder/begrænsninger og hvad det kommer til at koste at forny vores hjemmeside. For-analysen skal foreligge 1. februar, så der kan være taget tilbud hjem i god tid inden næste HB møde. Efterskrift Marianne Friis fra Århus deltager også i gruppen. PR-analyse: Forslag: i 2015 skal der køres en kampagne for vores forening. Men vi mangler en status på, hvordan gik det sidst, hvad fik vi ud det? En brobygning fra dengang til nu. Jette skriver ud til formændene og får en kontaktperson i hver forening, så hun kan lave en status. Konklusion: Vi besluttede at lave en kampagne i forhold til, at det i 2015 er 100 år siden kvinderne fik valgret. Evt. samarbejde med andre kvinde foreninger. Der udarbejdes en plan inden 1. februar Susanne Ørnbo, Ålborg meldte sig til dette arbejde. Konklusion: Det blev besluttet at branding gruppen kører videre som hidtil. 5. Indkomne forslag. a) Vedr. bilag 3. Marlene foreslog at vi i stedet for rapportering fra lokalforeningen kan lægge formandens beretning i gruppemodulet. Det var der enighed om. Forretningskomiteen justerer forretningsordenen så det er fremtidig procedure.

7 b) Charlotte foreslog at teksten i forretningsordenen ændres til udgifter til hovedbestyrelses møder afholdes af den arrangerende forening og søges holdt på et minimum, forslaget blev godkendt. FK opdaterer. 6. Valg af intern revisor. Dorte Thorsø blev genvalgt. 7. Kort nyt fra lokalforeningerne. Esbjerg- Tema for Skab som kan betyder mange ting: spring ud af skabet, hvordan har du skabt dig osv. Ålborg - Vækst med tvist. Deler altid kort ud med nummer, så man kommer til at sidde forskellige steder. Gæsterne får et skilt foran sig, så alle kan se, hvem der er gæst. Økonomien er god, har derfor fået lavet en refleksvest til brug for diverse løb. Herning- Målsætning for 2015 dynamiske og inspirerende arrangementer for et år ad gangen. Vækst i antallet af medlemmer. Har et åbent arrangement for både mænd og kvinder. Ringkøbing - har fået mange nye yngre medlemmer. Har holdt strategi møder og er enige om mere erhvervsretlig fokus. Medlemsmøderne skal åbne døre. De vil gerne være bedre til at bruge de sociale medier, eks. Linked-In. Sønderjylland syd - en folder til medlemmerne har virket godt, så kan de fortælle til andre hvad det er, vi arbejder med. Programmet for 2015 er lagt fast og præsenteres ved julemødet. Generalforsamlingen ligger bevidst et lækkert sted for at tiltrække mødedeltagere - bruger aftenen til at brainstorme om kommende emner/arrangementer. Har fået gang i netværksgrupperne. Har haft ekstra møder i mindre grupper fx opera tur og et møde hos en gartner, hvor alle laver juledekorationer. Second Hand marked været en stor succes. Århus - har været nede under 40 medlemmer. Nu vægtes kvalitet fremfor kvantitet. Mødte et medlem ikke op eller bidrog konstruktivt, blev vedkommende kontaktet. Første mål/ønske fra medlemmerne er, at de ønsker at være mere netværk og mindre kaffeklub. Andet mål/ønske er at kvinderne inddrages mere - har indført medlemmernes 3 min. Et medlem fortæller hvad som helst på 3 min. Tredje mål/ønske var et kursus i Linked-In. 4. mål tag bedre imod de

8 nye medlemmer. Har startet en mentor ordning som de lægger i gruppemodulet til inspiration. København ca. 30 medlemmer. Sammen med udsendelsen af girokortet udsendes programmet for den kommende periode, så kan medlemmerne se hvad de får for kontingentet. Sønderborg - Arrangementsudvalget nedsættes hvert år på generalforsamlingen for at involvere medlemmerne. Samarbejder med andre foreninger i Sønderborg. Netværksgrupperne er ikke lykkedes særlig godt. 32 medlemmer - stiller krav til medlemmerne før de kan være med i foreningen. Viborg 56 medlemmer. Medlemmerne arrangerer selv temaerne. Næste års tema energi. Har været i gang med udarbejdelsen af en folder og opstart af nye netværksgrupper 2-3 stk. Fyn 54 medlemmer- netværksgrupperne fungerer fint. Glade for fællesmøde med Trekantområdet. Har kørt forhandlingsteknik med en kvindelig advokat, hvilket var rigtig godt. Stine Bosse kommer i december svær at fange, men billig (kr ). Trekantområdet. 37 medlemmer var nede at runde 30 i starten af året stadig pågående generationsskifte. Har truet med at lave et seniorbord til møderne. Har 25 års jubilæum ¼ hvilket fejres med en weekendtur. 8. Eventuelt Fyn afholder landskonference på Hotel HC Andersen Radisson i Odense midtby den 3. oktober Emne Eventyrligt netværk. Sæt kryds i kalenderen! 9. Næste møde Afholdes centralt af Sønderjylland Syd den 28. marts 2015 fra kl Sted oplyses. Kolding 11. november 2014, Inge Nørgaard Hansen