Referat fra brugerrådsmøde Bellahøj Svømmestadion Dato d.23. september 2015 Klokken Kl.17:00 19:00 Deltagere

Transkript

1 Referat fra brugerrådsmøde Bellahøj Svømmestadion Dato d.23. september 2015 Klokken Kl.17:00 19:00 Deltagere Navn Forening/brugergruppe Deltager Mogens Berg Offentlig bruger X Willy Jensen Offentlig bruger X Jørgen Rasmussen Offentlig bruger X Lasse Vestergaard Offentlig bruger X Morten Hinnerup DSU Afbud Jens-Henrik Larsen MK31 X Mogens Frost HSK Afbud Anne Marie Zinck HSK Afbud Bo Hyllested HSK X Anne-Mette Pedersen BASK X Ingo Svare HSK X Ulla Grymer PAN Vandpolo Afbud Henrik Jønsby Københavns Kajakpolo Afbud Troels Milo Købehhavns Kajakpolo X Lars Kroman TRI4 X Mads Jørgensen KTK86 Afbud Mikkel Rasmussen UVR Flipper Kenn Knudsen Københavns Fridykkerklub X Ulla Steendahl Offentlig bruger X Merete Holde Offentlig bruger X Elin Larsen Offentlig bruger X Winnie Thorsen Medarbejderrepræsentant Afbud Shane C. Kenny Daglig Leder X Referent Dagsorden: Dagsorden: 1. Opfølgning på referatet fra sidste møde 2. Orientering fra Team Bade 3. Orientering fra Bellahøj Svømmestadion 4. Brugerrådspulje 5. Indkomne forslag 6. Eventuelt 1. Opfølgning på referatet fra sidste møde 2. Orientering fra Team Bade Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 1. Analysen af Team Bade Direktionen har besluttet at gennemføre en analyse af Team Bade. Resultatet af

2 analysen skal foreligge i oktober. Det skal undersøges, om det eventuelt vil give mening at ændre på organisationen i Team Bade, så der i stedet for en samlet central enhed tænkes mere i retning af lokal forankring i samspil med forvaltningens øvrige institutioner og anlæg. Formål med analysen: Kortlægning af Team Bade Træffe beslutning om den fremtidige struktur i forhold til den øvrige idræt. Tre arbejdsgrupper (Økonomi og styring, Drift og Brugere) arbejder med kortlægning af: Økonomi Ressourcer Arbejdsgange Opgaver Borgerrettede aktiviteter Kapaciteter faciliteter, åbningstider, besøgstal mm. Brugergrupper Sammenligning med andre kommuner Tidsplan: Deadline for arbejdsgruppernes leverancer: 1. oktober Eventuelle organisatoriske ændringer sker med implementering 1. januar Budget 2016 Team bades budget i 2015 har været 114,700,000 kr.(netto) og i 2016 bliver det 114, 950,000kr.(netto). Ud af den totale besparelse i KFF på 22 mio. står Team Bade for over de kommende 3 år at skulle spare: Team Bade 2016 Team Bade 2017 Team Bade mio. kr , ,- For 2016 vil besparelserne blive fordelt således: Udvidede åbningstider øgede indtægter: 1,05 mio. kr. Smartbetaling ingen håndtering af kontanter: ,- Der er endnu ikke taget stilling til udmøntningen af besparelserne i 2017 og Udvidelse af åbningstid Alle filtre i svømmehallen skal returskylles hver uge. Dette er kun muligt at gøre, mens der ikke er brugere i bassinet. Derfor har svømmehallerne haft en ugentlig skylledag, hvor svømmehallen åbnede senere. I samarbejde med KEjd (Københavns Ejendomme) er det lykkes at få rykket skylletiderne således, at vi kan åbne kl. 8 i stedet for kl. 10 på skylledagene. Derved bliver der frigjort en hel del åbningstid i til glæde for især skolerne og offentlige gæster.

3 Ændringen er ikke trådt i kraft i Emdrup endnu, da der skal installeres ny skylletank før dette er muligt. Der forventes gjort i løbet af efteråret Status på Ejendomsdrift og Service De ikke-borgerrettede opgaver fra Team Bade blev overført til Ejendomsdrift og Service 1. juni Det har imidlertid været en større udfordring end forventet for Ejendomsdrift og Service at overtage de ikke-borgerrettede opgaver fra Team Bade. Overdragelsen er derfor sat på hold frem til 1. januar Dette betyder, at Team Bade frem til 1. januar 2016 tager opgaver og personale retur og udfører de ikkeborgerrettede opgaver også. 5. Prisstruktur 2016 Nedenstående beslutninger er med forbehold for at det samlede takstblad hvor svømmehalspriserne indgår vedtages i borgerrepræsentationen i oktober. Kultur- og Fritidsudvalget har besluttet, at det fra 1. februar 2016, er muligt for alle københavnere at købe: Voksen årskort, grøn tid (850,-) Pensionist og studerende årskort, grøn tid (425,-) Årskortet vil kunne benyttes (mandag til fredag 7-15) på nær Bellahøj Svømmestadion. Team Bade er klar over den kommunikations- og brugsmæssige udfordring, der er i forhold til at nogle anlæg åbner ½-1 timer tidligere end kl. 7. Der arbejdes på at finde en hensigtsmæssig løsning. Årskort vil herudover på enkelte anlæg give adgang til fleksibel grøn tid (grøn flex) som er ledig kapacitet i aften- og weekendtimer. Den grønne flextid fastlægges 3 måneder ad gangen. Shane aftalt med brugerrådet at undersøge belastningen på bassinerne mellem kl.08:00 09:00 på Bellahøj da der er en generelle interesse for at udvide Grøn tid til en time tidligere end den nuværende. Pensionist årskort købt før 1. februar 2016 vil kunne benyttes i den udvidede grønne tid efter 1. februar 2016, såfremt den udvidede grønne tid vedtages. 6. Besøgstal Besøgstal stadig i vækst. Kikker vi på besøgstallet for 1. halvår 2015, så ligger vi over 1. halvår Dette svarer til en vækst på 6,5%. Dette er på trods af der mangler ca , da Øbro-Hallens lukkeperiode startede d. 1/6. Vi forventer ikke, pga Øbro-Hallens lukkeperiode, at sætte ny Team Bade besøgsrekord i 2015.

4 København vækster med nye borgere årligt. Dette øger naturligt presset på svømmehallerne. Vi forsøger at imødekomme væksten ved, indenfor rammerne, at udvide åbningstiderne i svømmehallerne. De nye skylletider er et eksempel på dette. Ligesom vi fortsat har meget fokus på udnyttelsen. Vores største udfordring i forhold til udnyttelse er, at primetime kl. 6-8 og kl , stadig er mere eftertragtet, mens vi oplever at fx kl bliver stadig mindre populært. 7. Besøgstællere Team Bade er med i et pilotprojekt i KFF i forhold til besøgstællere. Derfor er der nu blevet sat besøgstællere i alle svømmehaller. Status er, at man er i gang med at kalibrere tællerne, med det mål, at nå frem til stabile og pålidelige data. Testen tager udgangspunkt på Bellahøj Svømmestadion som model. For nærværende kører de dog ikke stabilt nok til at tallene er valide. Der bliver kikket på modeller for om besøgstællere kan løse vores behov for besøgstal, også i forhold til vandbehandlingen. 8. Bookingsystem Det stort anlagte nye bookingsystem i KFF, der skulle afløse Interbook og halbooking samt favne hele KFF, er blevet droppet. Det blev vurderet, at det ikke var muligt at finde en tilfredsstillende løsning indenfor dette projekt. Der bliver stadig arbejdet med at finde et bedre bookingsystem, man er blot gået tilbage til start. Det mest sandsynlige lige nu er at man vil dele det op i mindre systemer, for at holde det så simpelt som muligt. Projektet er nu forankret hos Borgerkontakt & Digital Innovation i KFF i samarbejde med co-creation. Sæson ansøgningen til sæson vil foregå i det gamle interbook omkring 1. februar Kontantløse institutioner I KFF arbejder man med det tværgående projekt kontantløse institutioner. Valby Vandkulturhus og Emdrup Bad skal være med i et pilotforsøg, hvor det bliver muligt at købe enkeltbilletter online, således man i svømmehallen viser og får scannet sin billet, som man enten har printet eller har på sin smartphone. 10. Varig finansiering af sommerlukkeperiode Kultur- og Fritidsudvalget har vedtaget en bevilling til varig finansiering fremadrettet, således svømmehallerne fortsat kun har 3 ugers sommerlukket. 3. Orientering fra Bellahøj Svømmestadion Friluftssæsonen: Positive tilbagemeldinger fra personalet og gæster. Aldrig før har åbningstiderne været så målrettet anlæggets offentlige brugere. Der har været gæster på anlægget i sommermånederne. Vejret kunne dog have været bedre. Vi eksperimenterede med en endags musikfestival "Pool sounds" på Friluftsområdet med jazz, DJ's og bands, mens gæsterne kunne benytte badet - det var en stort succes og der er planer om at gentage det til næste år. Der udtryktes utilfredshed hos 2 fra brugerrådet på grund af musikken frem til kl.23:00.

5 Nye ansigter i huset: De faste brugere på anlægget vil lægge mærke til nye spiller på holdet. Martin Jensen har fået en ny stilling i KFF, Martin Marconi er begyndt på HF, og Lasse er begyndt som folkeskolelærer. Vi har 4 nye herre til låns fra Øbrohallen, mens denne er under renovation frem til årsskiftet - alle erfarne livreddere, Peter, Mikael, Tomislav og Rasmus. Janne er anlæggets nye fuldtids kvindelige ansat og derudover 2 nye deltids - Melodi og Sebastian. Martin Andersen er anlæggets Arbejdsmiljø-repræsentant og Farshad Setarkesh er blevet valgt som Tillidsrepræsentant. Formandsafløsere: Shane har indført Formandsafløsere, som skal ses som en gruppe af medarbejderne, der har til hovedformål at sikre anlæggets drift i dagligdagen. Formandsafløserne aflaster lederen og viser vejen for resten af holdet. Genna assistere med de administrative opgaver. Holdet spiller godt sammen og har løftet serviceniveauet. Sæsonstart 2015: Anlægget bærer altid præge af "første skole dag" i september måned med nye svømmere på de forskellige hold, nye trænere som skal på opsynskursus, en revideret baneoversigt og deraf omkodningen af alle klub indgangskort. Dette betyder altid en indkøringsfase med justeringer undervejs. Saunagus: Anlægget har vinteren over en Saunagusvogn på Friluftsområdet og vil køre fælles saunagus derude 2 gange om ugen(tirsdage og torsdage kl.17:30-18:30 fra oktober måned). Dette er et nyt tiltag og vil aflaste herresaunaen. Vi fortsætter med herre- og damegus skiftevis hver anden weekend. Tilmelding til saunagus sker på bsgus@teambade.dk og er blevet et tilløbsstykke. Anlæggets fysiske rammer: - Lyddæmperne i skvulperenderne giver udfordringer ved klubtræning på bane 1, da dommerrummet og faciliteterne under tribunen ofte bliver oversvømmet. - Manglende vandtryk i bruserne medfører nu, at anlægget lukker onsdag d.30.september for at finde en obstruktion i rørene. Teknikkerne er på sagen. Nye skylletider: - Spring- og øvebassinerne returskylles tirsdage kl.08:00-10:00, mens der er klubsvømning i 50M bassinet. - 50M bassinet returskylles kl.10:00-12:30 hver onsdag formiddag, hvor det generer færrest gæster. De nye returskylletider gav udfordringer 2 gange i august. Det skyldes at klubberne og skolerne var begyndte at træne igen samtidig med at anlægget stadig havde sommer åbningstider. Dette var beklageligt. Besøgstal: 2014 mod 2015: Bellahøj har haft gæster frem mod slut august, hvilket er flere end Brugerrådspuljen: I 2014 havde vi et overforbruge på 8000kr. da vi investerede i rekvisiter til stævner, kabelføring og ophæng til højtalere i hallen. I 2015 har vi indtil videre brugt kr på et nyt ophængningssystem til vandpolomålene i slusen - dette på baggrund af adskillige henvendelser fra spillere som kom til skade under flytning af samme fra under tribunen. Brugerrådspuljen er derfor kr.

6 4. Brugerrådspuljen Der kom følgende forslag til udnyttelse af midlerne til mødet d.23. april. - Et net på tværs mellem Øve og Springbassinerne(Tovholder Troels Milo). Til mødet aftalt vi at der bliver 3 projekter som undersøges nærmere med hver deres tovholder. Skabe til klubberne i forhallen med elektronisk lås som kan åbnes om aften. (Tovholder Lars Kroman). Scoreboard til Springbassinet evt. under 5 meter vippen(tovholder Ingo Svare). En sandkasse/strand område med vand til Friluftsområdet der hvor det asfalterede legeland er(tovholder Willy Jensen). Vi aftalt at et oplæg om hvert af de 3 projekter sendes til Shane før fællesmødet d.25. november. Til dette møde vil det blive afgjort, hvilke projekter der bliver sat i værk. Mikkel Simonsen fra Team Bade vil deltage i mødet da Shane er på ferie den uge. 5. Indkomne forslag Opfølgning fra sidste møde d.23. april: - Muligheden for vinterbadning på Friluftsområdet. Det vil kræve en ekstra bevilling i budgettet til personaleressourcer og energi. Shane undersøger sagen. - Stort skilt på afdelingerne som viser vejen til svømmehallen. Skiltning på hele anlægget bliver gennemgået lige nu. - Enten armbånd eller kode til skabe, da det er forvirrende med to systemer. Hertil forklarede Shane, at det skal opfattes som en overgangsfase. Intet nyt om et nyt indgangs system dog er vi det eneste anlæg som har udfordringer med gæster som ikke kan åbne deres skabe. - De to bagerste toiletterne i begge afdelinger lugter ofte. Shane konstaterer at det har været et tilbagevendende problem og vil bede personalet igen om at være ekstra grundigt med rengøring. Teknikker fra Københavns ejendom har købt ventillatorne og har lovet at opgaven snart er færdig. - 2 Pissoir i Herreafdelingen i stedet for toiletter. Shane tager det med i budget Gulvet på anlægget er for glat og er ikke sikkert at gå på. En måtte er blevet sat op i midtegangen. - En fælles procedure for hovedrengøring på begge afdelingerne tirsdag og torsdag morgen som ikke generer klubsvømmerne. Shane har drøftet det med personalet og fælles retningslinjer er blevet udarbejdet. - Ur til begge saunaerne som kan ses gennem glaspartiet. Shane er på opgaven. - Manglende badning hos nogle klubsvømmere er et generelt problem udtaler flere af de offentlige gæster. Udfordringen er blevet drøftet nu med alle elite-klubber og der skal en kulturændring til. Personalet er mere på afdelingerne når klubberne ankommer. - Brug af mobiltelefoner på afdelingerne generer flere af gæsterne. Shane sørger for skiltning angående dette. Skiltning er sat op. - De nye brusehoveder på Herreafdelingen: vandtrykket fra dem er ikke optimalt. Shane undersøger dette. Anlægget lukker på onsdag 30/9, da teknikkerne har fundet fejlen med vandtrykket og udbedrer disse. - Der er mange aflåste skabe om aften oplever flere af klubberne, flere end der er gæster i hallen. Shane beder personalet om at gennemgå skabene hver aften for at sikre, at flere ikke står låst til opbevaring af svømmeudstyr fra dag til dag. Skabene åbnes nu hver aften - dog oplever personalet stadig elitesvømmere som blokerer et skab om dagen mens de er i skole. - Der er flere skabe i dameafdelingen som ikke fungerer. Shane beder det kvindelige personale om at danne et overblik og få dem repareret. Kun et som ikke fungere og ny lås er på vej. - Der kom et spørgsmål omkring hvorvidt NTC har brug for alle de skabe de har til

7 rådighed i Herreafdelingen? Shane har været i dialog med holdet som har 15 skabe i hver afdeling hvor der er 144 i alt. I og med at der er gæste-svømmere på træningslejr betragter jeg det ikke som et problem. - Forslag om planter i forhallen. Det kræver en ansvarlig blandt personalet. Indkommende forslag til mødet: Til afdelingerne: indkøb af greb til afdelingerne ved bruserne og 2 x baby badekar At der kan hænges et skilt op på døren ved handikap-toilettet hvor der står Personlige badning. At personalet er endnu mindre konfliktsky og mere opmærksom på gæster, som ikke går i bad. At der hænges et skilt ved bassinerne, når de skal lukkes om at bassinet er lukket på grund af urenheder Ulla: Hvorfor skal anlægget lukke for svømning under Cph Grandprix? Shane forklarer at anlægget holdt åbent det første år og at det gave endnu flere klager da gæster ikke kunne komme frem. Det er umuligt at komme ind på anlægget under løbet da forhallen bliver brugt under løbet. Derfor lukkes anlægget fremover under grandprix i august måned. Merete: At der hænges en opslagstavle op på afdelingerne med f.eks. skylletider og andre information for dem som ikke bruger hjemmesiden. Shane undersøger muligheden for dette, men understreger at hensigten er at alle brugere vender sig til at tjekke hjemmesiden fremover. Anne- Mette: At det er svært at finde åbningstiderne på hjemmesiden Shane undersøger sagen. Lars: cykelstativerne foran anlægget. Shane har undersøgt hvorfor der ikke sker mere i sagen på trods af at projektet er i gang. Svaret er at projektet er under Kejd og bliver først genoprettet når omorganisering i forvaltningen er på plads. Mogens: Nye måtter til hovedindgang Shane investerer i disse. Willy: Der er en god stemning blandt personalet og de yder altid god service. 6. Eventuelt Fællesmøde bliver holdt onsdag d.25. november i Grøndals Centeret. Nærmere tidspunkt og invitation følger.