I Økonomi og Bygninger blev det aftalt at drøfte temaet digital dannelse på et kommende møde.

Transkript

1 Referat UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 30. november 2017 Side 1/3 Mødedato: 30. november 2017 Mødested: Mødelokale 3. etage Mødeemne: LSU Økonomi og Bygninger Deltagere: Afbud: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Charlotte Lyngholm, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Tanja Stride, Henriette Stær, Jenny Oostwouder, Marianne Maria Larsen Anita Pedersen, Arne N. Skov 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Opfølgning på referat fra mødet den 24. august 2017 Ingen bemærkninger. 3. Orientering fra formand og næstformand Orientering om mødet i ASU den 5. oktober 2017 Proces for besparelser og afskedigelser herunder involvering af LSU og ASU, digital dannelse og kompetenceudvikling, seneste MUS runde og arbejdsmiljøstatistikker var nogle af punkterne, der blev drøftet på mødet der henvises til referatet. I Økonomi og Bygninger blev det aftalt at drøfte temaet digital dannelse på et kommende møde. Anders oplyste, at der skal vælges AC-tillidsrepræsentanter den 7. december. Orientering om personale Indkøb og Økonomisekretariatet har fået besat et par stillinger. Tanja er blevet overflyttet permanent til Økonomisekretariatet, hvor der ligeledes snarest opslås et barselsvikariat for Zarema. Linda Kramer og Anita, der hidtil har været en del af LSU, har søgt nye udfordringer. Orientering om anvendelsen af bygninger på Lille Barnow Der er en del ledige lokaler i vores bygningskompleks. Der arbejdes på at få udlejet alle ledige lokaler. Det betyder, at der løbende er besøgende, der ser på lokaliteterne. Når der indgås konkrete aftaler udmeldes det til huset. 4. Valg til LSU i foråret 2018 I foråret er der valg til LSU. Den endelig tidsplan foreligger ikke endnu, men valget og LSU skal være konstitueret inden udgangen af februar. AU Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Trøjborgvej Aarhus C Tlf.: adm@au.dk Web:

2 Referat UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 30. november 2017 Side 2/3 Det blev aftalt, at fortsætte med seks medarbejderrepræsentanter. På ledelsessiden kan det forekomme at antallet af medlemmer justeres. Der kan læses mere om SU organisationen på HR s hjemmeside. På fællesmødet LAMU/LSU den 23. november 2017 blev det aftalt, at møderne i 2018 afholdes i forlængelse af hinanden med en fællesdel mellem møderne, dvs. af sidste del af LAMU mødet og første del af LSU mødet er et fællesmøde. 5. Effektiviseringer i Økonomi og Bygninger I det udsendte mødemateriale indgår en plan for, hvordan de årlige besparelser på 2%, som er gældende for hele administrationen frem til og med 2021, kan realiseres i Økonomi og Bygninger i perioden De elementer, der berører de enkelte enheder, er enhederne orienteret om forud for mødet. Det forventes, at besparelserne med det nuværende omfang kan realiseres uden afskedigelser; dog kan omrokeringer forekomme i tilfælde, hvor der mangler medarbejdere til varetagelse af opgaver ét bestemt sted, og der er for mange om opgaverne et andet sted. Der henvises til mødematerialet for beskrivelse af hele planen. Ved udarbejdelse af planen er der lagt stor vægt på, at AU ØB i størst mulige omfang fortsat kan levere ydelser til brugerne på samme niveau som i dag. Derfor udmøntes reduktionerne i høj grad ved at udnytte muligheder for procesoptimering og digitalisering. Anders spurgte om midlertidige ansættelser anvendes som mulighed for at kunne justere i antallet af årsværk. Niels Jørgen oplyste, at midlertidige ansættelser kun anvendes ved tidsbegrænsede opgaver/projekter eller i perioder, hvor der er en arbejdspukkel, der skal nedbringes. Tidsbegrænsede stillinger anvendes ikke fordi, der skal ske justeringer i økonomien. Det blev endvidere understreget; at der er tale om en plan, og det må forventes at der sikkert sker ændringer i planen, hvis de forskellige initiativer bliver forskudt tidsmæssigt, hvis initiativerne ikke giver de forventede besparelser osv. Der var opbakning til planen. 6. Driftsstyring i Økonomi og Bygninger Under punktet deltog Frank fra Projektenheden i Økonomisekretariatet og Lars Bo fra Bygningssekretariatet Der tales jævnligt om procesoptimering og driftsstyring herunder tavlestyring. I Økonomi og Bygninger har flere enheder taget dette værktøj i brug. Tavlen giver

3 Referat UNIVERSITET Marianne Maria Larsen Dato: 30. november 2017 Side 3/3 alle et overblik over arbejdsbyrden, hvad der fylder på bordet hos kollegaerne, og fungerer ligeledes som et prioriteringsværktøj. Drifts- og tavlestyring er forskelligt fra enhed til enhed, da formen skal passe til opgaverne i enheden. Frank og Lars Bo orienterede om den tavlemetode, der anvendes i deres enheder. PowerPoint præsentationerne er vedlagt som bilag til referatet. Alle er velkommen at komme forbi og se tavlerne i enhederne. 7. Nyhedsbreve/intern kommunikation Der var en drøftelse af, om det er mest hensigtsmæssigt at fortsætte med løbende nyheder eller et nyhedsbrev hvert kvartal. Nyheder skal gerne være aktuelle, når de modtages, hvorfor det blev aftalt at fortsætte med løbende nyheder fremfor et nyhedsbrev, hvor der kan være en risiko for forældede nyheder. 8. Økonomi Budgettet for 2018 ser fornuftigt ud. I forhold til vakante stillinger er beløbet justeret på baggrund af erfaringer fra tidligere år, hvor vi har sparret mere end forventet. Budget til øvrig drift er ligeledes justeret for nogle enheder, dette skyldes bl.a. udgifter til it-udstyr. 9. Orientering til medarbejderne Anders overtog mødeledelsen fra dette punkt, da Niels Jørgen grundet anden mødeaktivitet var nødt til at forlade mødet. Der udsendes kort information om valg til LSU, effektiviseringer og driftsstyring. 10. Eventuelt Møder i 2018 når det nye udvalg er konstitueret overvejes det om møderne flyttes fra torsdag formiddag til tirsdag eftermiddag. Godkendt den 13. december 2017

4 DRIFTSSTYRING I PROJEKTENHEDEN AU UNIVERSITET FRANK SEERUP JOHANSEN 30. NOVEMBER 2016

5 DRIFTSSTYRING I PROJEKTENHEDEN Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag F E F E F E F E F E Drift Lukninger Møder Andre opg. FRI/Syg Næste Uge? Denne Måned? Forbedringstavle? AU UNIVERSITET FRANK SEERUP JOHANSEN 30. NOVEMBER 2016

6 TAVLEMØDER I BYGNINGSSEKRETARIATET 4 skrivende medarbejdere Sagsfremstillinger, notater, kontrakter, sagsbehandling, projektarbejde mv. 15 minutter mandag og torsdag morgen UNIVERSITET LARS BO NØRGAARD 29. NOVEMBER 2017 SPECIALKONSULENT

7 UNIVERSITET LARS BO NØRGAARD 29. NOVEMBER 2017 SPECIALKONSULENT

8 FORDELE/UDFORDRINGER Fordele Lavpraktisk form, der kan tilpasses behov Overblik over egne opgaver - og kollegers opgaver Du kan se om du kan bidrage til kollegers opgaver Det du skal arbejde med i de kommende dage Leders hjælp til fremdrift i opgavens løsning og prioritering af opgaverne Leder har overblik over din belastning, når der er nye opgaver Synliggørelse af opgaver, der kommer ind fra højre Udfordringer Leder får indsigt i, hvad du har på dit bord - men det opvejes Kræver disciplin (næsten) ingen sagsbehandling Ikke robust overfor nærgående kolleger, gennemtræk o.lign. UNIVERSITET LARS BO NØRGAARD 29. NOVEMBER 2017 SPECIALKONSULENT

9 Den form passer til de opgaver i AU Økonomi og Bygninger, der løses af jurister, lingvister og sproglige studenter Hvilken form passer til os? UNIVERSITET LARS BO NØRGAARD 29. NOVEMBER 2017 SPECIALKONSULENT