Samarbejde mellem ejerkommunerne og Beredskab & Sikkerhed om myndighedsopgaver

Transkript

1 TIL: Den politiske styregruppe for Beredskab & Sikkerhed FRA: Den administrative styregruppe DATO: VEDR.: Samarbejde mellem ejerkommunerne og Beredskab & Sikkerhed NOTAT Samarbejde mellem ejerkommunerne og Beredskab & Sikkerhed om myndighedsopgaver og service. Indledning I forbindelse med det forberedende arbejde med etablering af den nye beredskabsenhed Beredskab & Sikkerhed (B&S) blev der af en tværkommunal arbejdsgruppe kortlagt en række snitflader mellem de fire ejerkommuner og beredskabet om myndighedsopgaver og service. Dette notat anbefaler konkrete løsninger på følgende områder: 1) Håndtering af brandteknisk byggesagsbehandling efter kapitel 5 i bygningsreglementet. 2) Håndtering af myndighedsopgaver i relation til sikringsrum, dækningsgrave samt fyrværkeri. 3) Håndtering af kommunernes helhedsorienterede beredskabsplan. 4) Øvrige opmærksomhedspunkter. Generelt om samarbejdet på myndighedsområdet Traditionelt har redningsberedskabet i de fire kommuner været en integreret del af den kommunale administration og kommunernes samlede akutberedskab. Siden 2007 har Brand & Redning Djursland været udskilt i et 60 fællesskab med Norddjurs og Syddjurs kommuner som ejere og dette selskab udvider nu ejerkredsen med Randers og Favrskov kommuner. De fire kommuners myndighedsopgaver, der omfattes af beredskabsloven, vil fra 1. januar blive håndteret af Beredskab & Sikkerhed (B&S). Foruden myndighedsopgaverne udgør B&S omdrejningspunktet for kommunens akutberedskab og snitfladerne med de øvrige kommunale forvaltninger (byg, vej, miljø m.v.) er derfor mangeartede. B&S har også fremadrettet et stærkt ønske om at være en serviceorganisation for kommunerne. 1

2 1. Håndtering af brandteknisk byggesagsbehandling efter kapitel 5 i bygningsreglementet. Efter principbeslutning i byråd og kommunalbestyrelser overføres alle myndighedsopgaver inden for beredskabsloven til B&S fra 1. januar Myndighedsansvaret for den brandtekniske byggesagsbehandling, der udføres med hjemmel i Bygningsreglementets kap. 5 om brandforhold forbliver imidlertid i de enkelte kommuner, som herefter konsulterer med B&S efter behov for brandfaglig ekspertise. Det er således vigtigt at være opmærksom på, at der ligger en myndighedsopgave både ved kommunerne og ved B&S. Snitfladerne bevirker, at bygningsmyndigheden og brandmyndigheden er nødsaget til at holde hinanden løbende orienteret. Som eksempel kan nævnes godkendelse af et forsamlingslokale efter byggeloven. Her er kommunen bygningsmyndighed, men brandmyndigheden skal orienteres om byggesagen, da der efterfølgende skal afholdes brandsyn i forsamlingslokalet. Et andet eksempel kan være, at der udstedes byggetilladelse til en ny børnehave. Dette byggeri vil være omfattet af byggeloven, og myndigheden er bygningsmyndigheden. Dog skal brandmyndigheden i denne sagstype godkende det lovpligtige ABA-anlæg, da overvågning heraf henhører under beredskabsloven. Det er helt afgørende, at vi holder fokus på borgernes serviceoplevelse med såvel kommunen som med B&S. Vi har i fællesskab et ansvar for at sikre en nem indgang og smidig håndtering af ansøgninger, så borgerne ikke føler sig som kastebold imellem bygnings- og brandmyndigheden. Samarbejdet vedr. kapitel 5 har derfor været drøftet i et møde mellem lederne af de fire kommuners byggesagsafdelinger og beredskabsdirektøren samt i den administrative styregruppe for B&S. Konklusionen er, at der arbejdes ud fra en central model, hvor B&S yder konsulentbistand til de fire kommuner indenfor Bygningsreglementets kap. 5. Denne model svarer i store træk til det samarbejde, der i dag foregår i Norddjurs, Syddjurs samt Favrskov Kommuner. For Randers Kommune ville ovennævnte model medføre en ændring af det nuværende serviceniveau, idet beredskabet i Randers udfører stort set alt den brandtekniske byggesagsbehandling i henhold til kap. 5 i Randers Kommune. For at levere det nuværende serviceniveau er det aftalt at alle beredskabsmedarbejdere fra kommunerne videreføres til B&S. Det er således intentionen, at alle fire kommuner vil opleve en fortsættelse af det serviceniveau, som kendes i dag. 2

3 Afregning for de ydelser, der henhører under beredskabsloven og byggeloven, som leveres til kommunerne af B&S, indgår i det budget, som kommunerne bidrager med til fællesskabet. B&S udfører timeregistrering på opgaver, der løses for og i samarbejde med kommunernes øvrige administrative medarbejdere. Med timeregistrering bliver det muligt at dokumentere i hvor stor udstrækning der samarbejdes med de enkelte kommuner. Som det fremgår, er der væsentlig forskel på omfanget af beredskabets medvirken i byggesagsbehandlingen i Randers og i de øvrige kommuner. Det afspejles i kommunernes bidrag til beredskabet. Det har været forsøgt vurderet, hvilken model, der er bedst, men det har været vanskeligt at bestemme. Derfor er indstillingen at nuværende snitflader videreføres og at det så efter et års virke evalueres, hvordan det virker, herunder om det findes mest hensigtsmæssigt at lande på samme model for alle kommuner. I tilfælde af at der i den forbindelse eller efterfølgende måtte ske harmonisering af samspillet mellem beredskabet og byggesagsafdelingerne i kommunerne skal ressourcerne reguleres tilsvarende, således at der føres årsværk til/fra kommunen svarende til sagsbehandlingstiden for sager der føres til/fra kommunens byggesagsafdeling. Rent praktisk vil samarbejdet ske via telefon, mail og fysiske møder. En beredskabsmedarbejder fra B&S vil besøge de fire kommuners byggesagsbehandlere minimum på ugentlig basis og oftere efter konkret anmodning. Formålet hermed er sparring, konkret sagsbehandling og deltagelse i bl.a. dialogmøder efter behov. For at sagsbehandlingen kan foregå effektivt og smidigt, vil der være behov for, at den enkelte beredskabsmedarbejder kan tilgå de kommunale byggesags-systemer. Herved sikres, at både kommune og beredskab har adgang til de samme oplysninger, hvilket har betydning i den daglige sagsgang, men også af hensyn til servicering af borgere og erhvervsliv. I forbindelse med udveksling af data udestår en nærmere undersøgelse af, om der i de enkelte kommuner er specifikke adgangsbegrænsninger, som kan være en udfordring for udveksling af data. Beredskabsdirektørens IT-arbejdsgruppe varetager denne udredning. I B&S er det faglige ansvar for kvaliteten i den brandtekniske sagsbehandling, betjeningen af kommunernes byggesagsafdelinger og den overordnede koordination af myndighedsopgaverne entydigt placeret hos B&S Fagkoordinator for Forebyggelse. Robusthed i sagsbehandlingen over for kommunerne sikres ved, at B&S organisatorisk opdeles i tre geografiske områder, med hver sin områdekoordinator. Herud over vil Fagkoordinatoren og dennes øvrige to beredskabsmedarbejdere kunne bistå på tværs af de tre geografiske områder ved større, komplekse sager samt afløse ved ferie og sygdom. 3

4 Den enkelte områdekoordinator vil over tid opnå et stort lokalkendskab, da vedkommende også i overvejende grad skal gennemføre lovpligtige brandsyn i eget område. For kommunernes byggesagsbehandlere vil det give en direkte adgang til en gennemgående medarbejder i B&S, hvilket også letter arbejdet, når borgere og virksomheder skal henvises til beredskabet. Lederne af de fire kommuners byggesagsafdelinger udgør særlige interessenter for B&S. Der vil således blive afholdt kvartalsvise evalueringsmøder, hvor lederne af byggesagsafdelingerne og beredskabsdirektøren i fællesskab tager temperaturen på opgaveløsningen og det oplevede serviceniveau. 2. Håndtering af myndighedsopgaver i relation til sikringsrum, dækningsgrave samt fyrværkeri. De fire kommuners beredskab løser i dag myndighedsopgaven indenfor fyrværkeri-, dækningsgrave og sikringsrumslovgivningen. I lovgivningen, der regulerer disse emner, er der lige nu ikke hjemmel til at overflytte myndighedskompetencen til B&S. Der arbejdes dog fra centralt hold med en ændring af flere love, herunder ovennævnte to, således at der i løbet af 2016 formelt bliver mulighed for at disse myndighedsopgaver overflyttes til B&S. Indtil da udfører B&S sagsbehandlingen og klargør materiale til afgørelse, men selve myndighedsafgørelsen må træffes af hver enkelt kommune. Afregning for disse konsulentydelser fra B&S er indeholdt i det budget, som tilgår fællesskabet fra de fire kommuner. Fra B&S vil områdekoordinatoren være kontaktperson i disse sager. Der skal træffes aftale om konkret kontaktperson fra hver kommune, som brandmyndighedens sagsbehandling fremsendes til med henblik på endelig afgørelse. 3. Håndtering af kommunernes helhedsorienterede beredskabsplan. Kommunerne er jf. beredskabsloven forpligtet til at have en helhedsorienteret beredskabsplan. Beredskabet har ansvaret for at samordne kommunens beredskabsplaner og opgaven overdrages derfor til B&S. Fremover vil B&S udarbejde én overordnet beredskabsplan (Plan for Fortsat Drift) med henblik på godkendelse i hvert enkelt byråd / kommunalbestyrelse én gang i hver valgperiode eller ved større ændringer. Der forventes mærkbar synergi ved at udarbejde én identisk beredskabsplan for de fire kommuner selvfølgelig med individuelle aktiveringslister og indsatsplaner, som tilrettes til hver enkelt kommunes organisation og behov. 4

5 B&S varetager en central rolle i den kommunale krisestyring idet ansvaret for at samordne planer og aktivere kommunernes krisestyringsorganisation, er placeret hos beredskabet i dag. Udover udarbejdelse og vedligeholdelse af beredskabsplanen skal der aftales nærmere retningslinjer for den kommunale krisestyring herunder ved akutte hændelser, ved implementering og afprøvning af beredskabsplaner, ved krisestyringsøvelser m.v. Omfang og tilrettelæggelse af netop dette indsatsområde, forventes drøftet med den nye Beredskabskommission primo Øvrige opmærksomhedspunkter Miljø og vejområdet Der samarbejdes også på miljø- og vejområdet i forbindelse med akutte uheld. Her vil det bl.a. blive nødvendigt at lave fælles aftaler om miljøvagt, som i dag håndteres på forskellige måder i de fire kommuner. Klimaberedskab Et område som klimaplanlægning og indsatser ved særlige vejrligshændelser er også et område, der kræver tæt koordinering mellem beredskabet og de enkelte kommuner. Beredskabet har stor erfaring i risikovurdering og risikostyring, hvorfor et mere formaliseret samarbejde på dette område vurderes at være givtigt for begge parter. GIS-området Samarbejde om B&S benyttelse af de fire kommuners GIS-materiale har tidligere kun været nævnt som et opmærksomhedspunkt. Grundlæggende for samarbejdet er, at KL har oplyst, at der ikke ses at være problemer med at B&S tilgår kommunale IT-systemer. Der skal dog indgås en såkaldt dataaftale, som skal fremsendes til Datatilsynets godkendelse. Umiddelbar omfatter B&S behov for benyttelse af kommunernes GIS-systemer tre hovedområder, henholdsvis; Til planlægningsformål, så som registrering af brandhaner mv. og til overordnede planer som f.eks. risikobaseret dimensionering Til brug i akutte situationer på et skadested, hvor der akut er behov for oplysninger om tekniske forhold. Det kan være oplysninger om vandløb og afløbsforhold mv. Endelig indgår GIS som en integreret del i den brandtekniske sagsbehandling. 5

6 Det viser sig, at de fire kommuner benytter samme GIS-system som basis, hvilket i høj grad letter det fremtidige samarbejde. Der kan dog ikke udelukkes, at der kan være forskelle i de forskellige lag, som den enkelte kommune har valgt at lægge ind i deres systemer. GIS kan i dag tilgås via kommunernes hjemmeside (borgermodellen). Dette er dog ikke tilstrækkeligt for B&S, da ikke alle de lag som beredskabet har brug for kan tilgås via kommunernes hjemmesider. I de kommuner, der anvender KMD Struktura til byggesagsbehandling, er der via dette system en adgang til GIS i den enkelte kommune. Det forudsætter så, at den enkelte beredskabsmedarbejder skal have adgang til fire systemer. Der er selvfølgelig også den mulighed, at medarbejdere fra B&S individuelt kan tilgå de fire kommuners GIS direkte. I forbindelse med Gudenåkomiteens arbejde, er der draget erfaringer med, at de kommuner der deltager i dette samarbejde har lavet en ny WEB GIS platform, som via internettet kan tilgås med et brugernavn og login. Denne model ses som et godt udgangspunkt for B&S, da en sådan løsning sandsynligvis kan tilgås udenfor den enkelte kommunes Firewall, men med login. Denne løsning har desuden den fordel, at den kan benyttes fra Ipad/tablets samt telefoner. Kommunerne har i dag forholdsvis mange brugerlicenser til WEB GIS, så de relativt få medarbejdere ved B&S vil næppe gøre en forskel. Det må anbefales, at ovennævnte udredes og mere fagspecifik beskrives af medarbejdere fra en GIS-afdeling. 6