Tlf: CVR-nr

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde KØGE KOMMUNE Beretning nr. 17 (side ) Løbende revision indtil 31. december 2014 Delberetning for regnskabsår 2014 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentralt besøg REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere LØBENDE FORVALTNINGSREVISION Formål Metode og datagrundlag Analyse Konklusion REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager

3 Til Køge Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2014 udført indtil 31. december Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse, samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning vedrørende revisionsaftale pr. 1. januar 2014 (beretning nr. 14). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2014 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. Side 517

4 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Revisionsberetning nr. 16, afsluttende beretning vedrørende regnskabsår 2013 (side 478): Afstemning af status Vi har konstateret, at det af kommunens egen oversigt over ikke-afstemte statuskonti fremgår, at der for 2013 mangler hel eller delvis udarbejdelse af 35 statusafstemninger. Heraf kan 30 henføres til TMF og 5 til implementeringen af OPUS Debitor. Vi har noteret os, at det tilrettelagte ledelsestilsyn i TMF endvidere har påpeget et mindre antal konti, hvori afstemningerne indeholder poster af ældre dato, fejlposteringer og manglende udligninger. Vedrørende afstemninger, vedrørende TMF, er det oplyst, at afstemning er under udarbejdelse via ekstern konsulent samt, at afstemningsarbejdet forventes afsluttet medio Vedrørende de manglende afstemninger som følge af implementeringens af OPUS Debitor er det oplyst, at der forventes afholdt kursus med bistand fra KMD medio Konklusion Vi anbefaler, at de tilrettelagte forretningsgange, der som udgangspunkt sikrer en fuldstændig afstemning af kommunens statuskonti, efterleves i praksis. Side 518

5 Byrådets besvarelse af den 26. august 2014 Det er korrekt, at der ved revisionsbesøget manglede afstemninger, og nogle af afstemningerne ikke har været fuldstændige. Efter revisionsbesøget har relevante medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen fået undervisning i afstemning i Opus Debitor, og i den forbindelse er ejendomsskat afstemt. Primo juli mangler Teknik- og Miljøforvaltningen fortsat at få afstemt 16 konti. I løbet af efteråret vil forvaltningen gennemgå de sidste konti. Det er aftalt, at Økonomisk Afdeling efterfølgende vil foretage en kvalitetskontrol. Konklusion Det er oplyst, at Økonomisk Afdeling har lavet kvalitetskontrol af TMF s afstemninger pr og konstateret, at afstemningerne ikke i alle tilfælde havde den forudsatte kvalitet. TMF har derfor valgt at arbejde videre med afstemningerne og har i den forbindelse oplyst, at det forventes afsluttet senest i forbindelse med regnskabsafslutningen. Vi vil følge op på forholdet i forbindelse med den afsluttende revision for Vi har endnu ikke fulgt op på følgende revisionsbemærkninger: Revisionsberetning nr. 15, løbende beretning vedrørende regnskabsår 2013 (side 467): Områder med statsrefusion Særligt Dyre Enkeltsager Børneområdet Opfølgning vil blive foretaget i forbindelse med den afsluttende revision Side 519

6 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Konklusion Det er vores opfattelse, at kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har haft fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i kasse- og regnskabsregulativet. Kommunens kasse- og regnskabsregulativ indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene effektueres til bogføring, betaling og anvisning af én person, Betalingskontrollen skal som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning/ anvisning af det enkelte bilag kun sker undtagelsesvis, Der foretages følgende kontroller af bilag: 100 % kontrol af fakturaer, hvor betalingsstrømmen er ændret, til sikring af korrekt beløbsmodtager 5 % stikprøvekontrol ved udbetalinger af ikke elektroniske bilag til en NemKonto til sikring af, at der er hjemmel til udbetalingen 100 % kontrol af fakturaer, hvor udbetaling sker uden om NemKonto direkte til en bankkonto til sikring af korrekt beløbsmodtager (systemet er opsat med 2 godkendere) 100 % kontrol af kreditoroprettelser med frit valg-nummer (systemet er opsat med 2 godkendere) Den budgetansvarlige har ansvaret for, at der jævnligt - og mindst en gang ugentligt - kontrolleres for, hvorvidt der er fremsendt fakturaer til behandling. Derudover fører Økonomisk Afdeling løbende kontrol med, at der sker løbende behandling af fakturaer. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende, dels ved at vurdere de udførte interne kontroller og dels i forbindelse med besøg ved 4 af kommunens institutioner. Side 520

7 Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at der er tilrettelagt interne kontroller ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Der er fastlagt klare retningslinjer for enhedernes ledelsestilsyn med bilagsbehandlingen. Det er påset, at de interne kontroller er udført i overensstemmelse med de vedtagne retningslinjer. Vi har dog konstateret, at kommunens systemadministratorer i Opus Økonomi selv er oprettet som brugere i systemet. Det er dog ikke muligt at foretage udbetaling til sig selv. Selvom risikoen er reduceret, anbefales det, at der iværksættes en kontrol med evt. bogføringer foretaget af de to systemadministratorer. Der føres ikke centralt tilsyn eller overvågning med, om de decentrale enheder foretager deres ledelsestilsyn. Kommunens kasse- og regnskabsregulativ kræver ikke, at ledelsestilsynet overvåges. Såfremt det decentrale ledelsestilsyn ikke foretages som beskrevet, er der efter vor vurdering en øget risiko for såvel tilsigtede som utilsigtede fejl ikke opdages. Det anbefales, at der etableres en overvågning af kontrolaktiviteterne, således at det løbende sikres, at de interne kontroller er effektive og udføres, som vedtaget i kommunen. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 7. oktober 2014, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Konklusion Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 3.4 Decentralt besøg Der er den november 2014 foretaget uanmeldte revisionsbesøg ved 4 af kommunens enheder. Stikprøven er udtaget i samarbejde med Økonomisk Afdeling samt på baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko. Besøgene er udført sammen med en ansat fra Økonomisk Afdeling. Besøget har omfattet stikprøvevise kontroller af institutionens forretningsgange og håndtering af udvalgte områder, ligesom vi har vurderet implementeringen af kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Side 521

8 Formålet med revisionen var, at påse: at de likvide midler var til stede og stemte med økonomisystemets udvisende at administrationen af de likvide midler var tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende at der er hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, der sikrer, at alle indtægter registreres i kommunens regnskab at bilagsbehandlingen i forbindelse med kassebilag er i overensstemmelse med Kasseog regnskabsregulativets bestemmelser. Vedrørende bilagsrevisionen skal det bemærkes, at denne er foretaget på baggrund af gennemgang af posteringsudtræk over samtlige enhedens posteringer, hvorudfra interessante bilag er udvalgt. Der er således ikke tale om en tilfældig stikprøve at der sker løbende budgetopfølgninger i overensstemmelse med Kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser Konklusion På baggrund af de foretagne besøg ved fire af kommunens institutioner er det vor vurdering, at forretningsgangene generelt er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. Gennemgang har dog givet anledning til følgende kommentarer og anbefalinger: Ved en af de besøgte institutioner kunne de likvide beholdninger ikke afstemmes til de udbetalte forskud. Differencen menes at være opstået i forbindelse med et ekstraordinært forskud udbetalt til lejrskole. Det anbefales, at der fremadrettet tilrettelægges en løbende opfølgning vedrørende ekstraordinære tilskud, således at det sikres, at regnskab opgøres, og forskud tilbagebetales i overensstemmelse med retningslinjerne. Økonomisk afdeling har i forbindelse med besøget oplyst, at de vil bistå med at få gjort den likvide beholdning op og bringe forholdet i orden inden regnskabsafslutningen. Angående opkrævning af indtægter er en institution anbefalet at ændre forretningsgangene, således at opkrævning i stedet sker sammen med de øvrige indtægter og pensionssystemet. Det er konstateret, at der for to institutioner ikke er udarbejdet inventarlister, hvilket er et krav, jf. bilag 11.1 til kasse- og regnskabsregulativet. Endvidere er det konstateret, at der for bilag vedrørende repræsentation og gaver generelt ikke er angivet formål og deltagere/modtager. Det fremgår ikke, at der er vedtaget nærmere retningslinjer for afholdelse af repræsentationsudgifter, herunder evt. dokumentationskrav i forbindelse med bilagene. Det anbefales, at sådanne retningslinjer fastlægges som bilag til kommunens kasse- og regnskabsregulativ. Endelig er anvendelse af kommunens indkøbsaftaler drøftet med to institutioner, da bilagsgennemgangen generelt viser, at indkøbsaftalerne ikke anvendes. Side 522

9 4 Revisionsmæssig gennemgang af itsikkerheden Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2014 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Indhentelse og vurdering af revisorerklæringer vedrørende eksterne driftsleverandører. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som KMD er ansvarlig for i henhold til aftale med kommunen. Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af itsikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de for 2014 endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som KMD er ansvarlig for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. Side 523

10 5 Løn- og personaleområdet 5.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2014 til 30. november Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt et antal lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger ansættelsesbrev, at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst, at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn, at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse, at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats. Konklusion Generelt er det vor vurdering, at der er tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange vedrørende administration af løn- og personaleområdet. Det er dog konstateret, at der ikke er foretaget en risikovurdering og fastlæggelse af interne kontroller vedrørende det nye skolesystem PULS. Ligeledes er der ikke tilrettelagt retningslinjer for interne kontroller af decentral indberetning af lønydelser via engangsydelser i Opus. Det anbefales, at der vedtages retningslinjer for intern kontrol af decentral indberetning af lønydelser mv., således at det sikres, at kommunens samlede lønudbetaling er undergivet betryggende forretningsgange. Det er oplyst, at kommunen er opmærksom på problemstillingen. Vi har ved revisionen konstateret, at lønsystemet ikke pr. automatik kan håndtere flere ansættelsesforhold i kommunen, således at den samlede ATP-indbetaling bliver korrekt. Det anbefales, at der sættes fokus på området, og det undersøges, hvorvidt systemet i højere grad kan opsættes til at understøtte dette område, eller om der alternativt skal tilrettelægges interne kontroller. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. Side 524

11 5.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Konklusion Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne i al væsentlighed er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Kommunen har ikke en forretningsgang vedrørende tabt arbejdsfortjeneste til byrådsmedlemmer. Det er vor anbefaling, at arbejdet med skriftlige forretningsgange prioriteres, da erfaringer viser, at der er flere usikkerhedsmomenter, hvor der bør tages en politisk beslutning, der sikrer en ensartet praksis. Det er oplyst, at en sådan er under udarbejdelse. Side 525

12 6 Løbende forvaltningsrevision 6.1 Formål Vi har foretaget en forvaltningsrevision af beskæftigelsesområdet. Formålet med undersøgelsen er at vurdere produktiviteten og beskæftigelseseffekten i Køge Jobcenter. Produktivitet opgøres både på overordnet jobcenterniveau, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. Produktiviteten er generelt et udtryk for, hvor stor en sagsmængde målt i helårspersoner, som de ansatte på arbejdsmarkedsområdet håndterer. Det er angivet i tilknytning til de enkelte figurer, hvordan produktiviteten er målt. Beskæftigelseseffekten opgøres både på overordnet jobcenterniveauet, for de enkelte målgrupper og for virksomhedskonsulenterne. Det er angivet i tilknytning til de enkelte figurer, hvordan effektiviteten er målt. Revisionen er foretaget i forbindelse med den løbende forvaltningsrevision, der udføres i henhold til god offentlig revisionsskik og bestemmelserne for revision af kommunernes regnskab. 6.2 Metode og datagrundlag Forvaltningsrevision er foretaget med udgangspunkt i data, som BDO har indsamlet i foråret 2014 i forbindelse med den landsdækkende analyse af det administrative ressourceforbrug i jobcentrene for KL, Beskæftigelsesministeriet og Finansministeriet. Der er anvendt følgende data til brug for vurdering af produktivitet og beskæftigelseseffekt: Omfattende spørgeskemaundersøgelse blandt landets 94 jobcentre, hvor jobcentercheferne er blevet bedt om at bidrage med data om organisering, ressourceforbrug og snitflader til andre udgiftsområder for deres respektive jobcentre. Eksisterende registerdata fra bl.a. Kommunernes og Regionernes Løndatakontor (KRL) og Jobindsats.dk. Spørgeskemaundersøgelsen har bl.a. haft til formål at indhente årsværkdata med henblik på at kunne beregne omkostningsbasen og gennemføre produktivitetsanalyser på tværs af landets jobcentre. Spørgeskemaundersøgelsen opnåede en meget høj svarprocent (86 jobcentre har besvaret spørgeskemaundersøgelsen, svarende til mere end 90 pct.). I forbindelse med dataindsamlingen blev der gennemført et yderst omfattende valideringsarbejde med henblik på at opnå så robust et analysegrundlag som overhovedet muligt. På baggrund af de indsamlede data er der udregnet produktivitet og beskæftigelseseffekt for de deltagende kommuner. Produktivitetsmålene og beskæftigelseseffekterne er defineret i de enkelte delanalyser. For at kunne sammenligne data på tværs af kommunerne er der taget højde for forskelle i rammevilkårene for beskæftigelsesindsatsen. Socialforskningsinstituttet (SFI) og Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning (KORA) har afdækket, hvilke kommuner og jobcentre der er mest sammenlignelige. På baggrund af denne analyse er der opstillet klynger af kommuner og jobcentre, der kan siges at have samme rammevilkår i beskæftigelsesindsatsen. Hver kommune er inddelt i en overordnet klynge og i ydelsesbaseredeklynger. er derfor i denne forvaltningsrevision blevet sammenlignet med de Side 526

13 kommuner, som ligger i samme klynge. Dette betyder, at både klyngekommuner og antallet af klyngekommuner varierer i analysen alt afhængig af ydelsestype. Dette bidrager til det bedst mulige sammenligningsgrundlag. 6.3 Analyse Overordnet produktivitet og effektivitet i Køge Jobcenter Overordnet set har Køge Jobcenter, jf. Figur 1, en produktivitet, som ligger på niveau med gennemsnittet for klyngen. Beskæftigelseseffekten er endvidere negativ, hvilket betyder, at Køge Jobcenter har klaret sig bedre end forventet givet rammebetingelserne. Køge Jobcenter klarer sig også bedre på effekt i forhold til klyngegennemsnittet, hvor klyngen også gennemsnitligt set klarer sig bedre end forventet. Endvidere kan det oplyses, at landsgennemsnittet viser en produktivitet på 33 fuldtidspersoner samt en negativ effekt på 0,5. Det betyder, at kommunerne klarer sig gennemsnitligt for hele landet bedre end forventet. Køges overordnede produktivitet er højere end landsgennemsnittet, mens der samtidig kan observeres en effekt, der stort set er på niveau med landsgennemsnittet. Figur 1: Overordnet produktivitet og effektivitet Note: Negativ effekt betyder, at kommunens observerede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for a-dagpenge, kontanthjælp og sygedagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på a-dagpenge, kontanthjælp og sygedagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey). Side 527

14 A-dagpenge Køge Jobcenter har, jf. Figur 2, et produktivitetstal på 114,5. Den gennemsnitlige produktivitet i klyngen er på 78,1. Køge Jobcenter ligger derved 47 procent over gennemsnittet set i forhold til produktivitet og har derved det andet højeste produktivitetstal for klyngen. Beskæftigelseseffekten er bedre end forventet og på niveau med gennemsnittet for klyngen. Figur 2: A-dagpenge Note: Negativ effekt betyder, at kommunens observerede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for a-dagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på a-dagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk på a-dagpengeområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey). Side 528

15 Kontanthjælp Køge Jobcenter har, jf. Figur 3, en produktivitet, som ligger under klyngegennemsnittet. Beskæftigelseseffekten er positiv, hvilket betyder, at den observerede forsørgelsesgrad er højere end den forudsagte, og Køge Jobcenter klarer sig derved dårligere end forventet. Køge Jobcenter klarer under niveauet for klyngegennemsnittet i forhold til effekt. Figur 3: Kontanthjælp Note: Negativ effekt betyder, at kommunens observerede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for kontanthjælp (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på kontanthjælp i 2013 delt med antallet af årsværk på kontanthjælpsområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey) Side 529

16 Sygedagpenge Køge Jobcenter har, jf. Figur 4, et produktivitetstal, som ligger på niveau med klyngegennemsnittet. Beskæftigelseseffekten er negativ, og Køge Jobcenter klarer sig således bedre end forventet og en smule bedre end gennemsnittet for klyngen. Figur 4: Sygedagpenge Note: Negativ effekt betyder, at kommunens observerede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for sygedagpenge (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på sygedagpenge i 2013 delt med antallet af årsværk på sygedagpengeområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey) Side 530

17 Ledighedsydelse og fleksjob Køge Jobcenter har, jf. Figur 5, et produktivitetstal, som er det højeste for klyngen. Beskæftigelseseffekten er endvidere negativ, hvilket betyder, at Køge Jobcenter har klaret sig bedre end forventet, og ligeledes over niveauet for klyngegennemsnittet. Forvaltningen har i tilknytning til dette oplyst, at der efter deres vurdering ikke er tale om en reel forskel i produktiviteten. Figur 5: Ledighedsydelse og fleksjob Note: Negativ effekt betyder, at kommunens observerede forsørgelsesgrad er lavere end den forudsagte, dvs. at kommunen klarer sig bedre end forventet. Effekttallet er baseret på jobindsats data for permanente ydelser (1. kvartal kvartal 2013). Produktivitetstallet er opgjort som antallet af fuldtidspersoner på ledighedsydelse og fleksjob i 2013 delt med antallet af årsværk på ledighedsydelses- og fleksjobsområdet i jobcenteret pr. 1/ (kilde: Jobindsats og survey). Side 531

18 Virksomhedsrettet indsats Køge Jobcenter har, jf. Figur 6, en produktivitet, som er 68 procent højere end gennemsnittet for klyngekommunerne. Beskæftigelseseffekten er ligeledes højere med klyngegennemsnittet. Det vil sige, at Køge Jobcenter har en højere andel af borgere på a-dagpenge eller kontanthjælp, som har været i løntilskud eller virksomhedspraktik, som efterfølgende er kommet i beskæftigelse efter tre måneder. Figur 6: Virksomhedsrettet indsats Note: Effektmålet er andelen af personer på ADP eller KTH, som har været i løntilskud eller VP, som er kommet i beskæftigelse efter tre mdr. (i %, 2013). Produktivitet er opgjort som antallet af forløb i løntilskud eller virksomhedspraktik i 2013 divideret med antallet af virksomhedskonsulentårsværk i jobcenteret (kilde: Jobindsats og survey). Side 532

19 6.4 Konklusion På baggrund af den foretagne forvaltningsrevision er det vores generelle opfattelse, at Køge Jobcenter overordnet set har en produktivitet, som ligger over niveauet for gennemsnittet i klyngen. Inden for de enkelte områder klarer Køge Jobcenter sig enten over eller på niveau med gennemsnittet i forhold til produktivitet, med undtagelse af kontanthjælpsområdet. Beskæftigelseseffekten ligger overordnet set over eller på niveau med gennemsnittet, og Køge Jobcenter klarer sig overordnet set bedre end forventet. Dog med undtagelse af kontanthjælpsområdet, som er det eneste område, hvor Køge Jobcenter klarer sig under gennemsnittet. På baggrund af forvaltningsrevisionen er det vores opfattelse, at der er et udviklingspotentiale i forhold til produktiviteten og beskæftigelseseffekten på kontanthjælpsområdet, hvorfor vi vil anbefale, at overvejer muligheden for yderligere analyser af området med henblik på for eksempel at forbedre: Organiseringen af området Medarbejderkompetencer Arbejdstilrettelæggelsen mv. Side 533

20 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 13. december 2013 og nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. Side 534

21 7.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller af 27 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Der er udført kvalitetskontrol på alle områder som foreskrevet i forretningsgange. Vi har alene fremsat forslag til mindre justeringer af de tilrettelagte forretningsgange vedrørende ledelsestilsyn i Jobcentret, herunder at ny lovgivning indarbejdes i ledelsestilsyn, samt at det sikres, at handlinger i kontrollen ikke kan springes over, og dermed ikke medtages i den samlede konklusion, samt i Ydelsesservice at handlinger omkring tillægsydelser f.eks. kontering af transportgodtgørelse medtages i kontrollen. Forholdene er drøftet med administrationen. Det er påset, at der er udført kontrol af udbetalinger til andre konti end nem konti ( alternative modtagere i KMD Aktiv) samt kontrol af personer med indberetningsadgang til KMD- Aktiv, KMD Beboerindskud lånesystem og KMD Sygedagpengesystemet i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser. 7.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge Tillæg efter lov om social pension Side 535

22 Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, sygedagpenge, særlig uddannelsesydelse, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaring, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Med hensyn til uddannelseshjælp er det besluttet at iværksætte yderligere revision. Konklusionen vil fremgå af den afsluttende beretning. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. Roskilde, den 24. marts 2015 BDO Kommunernes Revision Verni Jensen Registreret revisor Side 536