GLOSTRUP KOMMUNE Revisionsberetning nr. 3 LØBENDE REVISION

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr GLOSTRUP KOMMUNE Revisionsberetning nr. 3 LØBENDE REVISION Side Delberetning for regnskabsåret 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 INDLEDNING INDLEDNING 56 REVISIONENS BEMÆRKNINGER GENERELT REVISIONENS BEMÆRKNINGER Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER 60 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL 61 REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN 61 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE EFTERVEDERLAG TIL POLITIKERE 63 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OFFENTLIG REVISION (SOR 6 OG 7) 64 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION GENERELT Formål Revisionens omfang og udførelse FORRETNINGSGANGE MV Forretningsgange Kontroller rettet mod besvigelser PERSONSAGER FOKUSREVISION MENTORSTØTTE UDVIDET FORVALTNINGSREVISION 68 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

3 56 Til Glostrup Kommunes Kommunalbestyrelse INDLEDNING 1.1 INDLEDNING I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Glostrup Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2018, udført indtil januar Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af kommunalbestyrelsens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning nr. 1 om tiltrædelse pr. 1. januar Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2018 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. REVISIONENS BEMÆRKNINGER 2.1 GENERELT Revisionsbemærkninger, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med kommunalbestyrelsens beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger:

4 57 Personsager på det sociale område I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Ved den løbende revision 2017 konstateredes fejl og mangler i forbindelse med sagsbehandlingen i Center for Social Service på flere forskellige punkter. Vi anbefalede i den forbindelse, at der blev sat ledelsesmæssigt fokus på korrekt sagsbehandling, herunder beregning og udbetaling af sociale ydelser. Ved den løbende revision 2018 fremgår det af en tilbagemelding fra Center for Social Service, at der er ledelsesmæssigt fokus på området men at der er sat fokus på faglig udvikling frem for kontrol. Vi kan i 2018 fortsat konstatere fejl og mangler i flere sager med hensyn til om betingelserne for udbetaling af økonomisk støtte er opfyldt og forkert kontering. Kvalitetskontrollen er i 2018 planlagt på et meget begrænset sagsområde med meget få sager. Vi henstiller, at der tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol, der dækker de væsentlige sagsområder i Center for Social Service. Det er derfor vores vurdering, at der fortsat er behov for at forbedre kvaliteten i sagsadministrationen på områder under Center for Social Service Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 2 (side 9): Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger fra tidligere revisor Pricewaterhouse Coopers (PwC) samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Bilag 2 3 til revisionsberetning af 15. juni 2017 vedrørende årsregnskab 2016: Beskæftigelsesministeriets ressortområder Forsikrede ledige Vi har konstateret fejl i 6 ud af 6 gennemgåede sager vedrørende Forsikrede ledige. Det er vores vurdering, at der er tale om systematiske fejl, som kan have betydning for progressionen i sagerne, idet der blandt andet er tale om manglende rettidighed i forbindelse med afholdelse af samtaler med borgerne, hvorved det ikke kan udelukkes, at borgerne ikke kommer hurtigt nok videre i forløbet, og dermed tilbage til arbejdsmarkedet. Vi anbefaler, at der sættes særskilt fokus på at sikre, at samtaler afholdes rettidigt. Jobcentret oplyser, at man ledelsesmæssigt, på baggrund af personalemangel i forbindelse med sygdom, har truffet beslutning om at arbejdsmarkedskonsulenterne skulle afholde samtaler hver 3. måned i stedet for hver 4. uge. Derfor var det forventeligt, at der rettidighedsmæssigt ville være udfordringer. Der er således tale om en ledelsesmæssig beslutning.

5 58 Jobcentret oplyser desuden, at man generelt har fokus på den jobrettede samtale og oplyser, at der fremover vil være fokus på borgerens CV og jobsøgning. Samtidig oplyser jobcentret, at der vil fremover være fokus på, at der skal gives tilbud om realkompetencevurdering, hvor dette er påkrævet. Kommunalbestyrelsens behandling Beretningen er behandlet på kommunalbestyrelsens møde den 16. august Det fremgår dog ikke, at kommunalbestyrelsen har forholdt sig til bemærkningen. Kommunalbestyrelsen har efterfølgende fået forelagt decisionsskrivelsen fra Styrelsen for arbejdsmarked og rekruttering vedr til orientering på møde den 11. april Administrationen oplyser, at: Status på Glostrup Kommunes indsats Årsagen til den manglende rettidighed i afholdelse af samtaler for både de Forsikrede ledige og de Jobparate kontanthjælpsmodtagere var en ledelsesmæssig prioritering, da teamet i perioden var ramt af langtidssygemeldinger. De samme fejl er konstateret af revisionen i 2017 på baggrund af vores eget ledelsestilsyn. Det er således et særligt opmærksomhedspunkt i ledelsen i Jobcenteret, og der er lagt en plan for, hvordan vi får rettidigheden i afholdelse af samtaler op på det forventede niveau. Vi vil ved den løbende revision 2018 foretage opfølgning på rettidigheden i afholdelse af samtaler i jobcenteret, og om den lagte plan følges. Opfølgning ved løbende revision 2018: Der er i Jobcenter Glostrup tilrettelagt og udført en kvalitetskontrol i enkeltsager på området Forsikrede ledige, hvor der i oktober 2018 er foretaget en stikprøvevis gennemgang af 10 personsager. Kvalitetskontrollen viser, at sagerne generelt administreres i henhold til gældende regelsæt, og der er kun konstateret mindre enkeltstående fejl. Vi har ved vores revision foretaget en gennemgang af 4 sager vedrørende opfølgning. Der er ved gennemgangen ikke konstateret fejl eller mangler. På grundlag af vores opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER 3.1 KASSE- OG REGNSKABSREGULATIVET Vi har gennemgået kommunens Kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at Kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet.

6 59 Vi har i forbindelse med udførelsen af den løbende revision undersøgt status på opdatering af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Det er oplyst at der er igangsat en opdatering af det eksisterende Kasse- og Regnskabsregulativ således at regulativet bliver tidssvarende. Opdateringen forventes at blive udført i 1. halvår Vi har anbefalet, at der i forbindelse med opdateringen af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ også foretages en vurdering af den Økonomiske politik, da denne er af ældre dato, og delvist understøtter kommens Kasse- og Regnskabsvæsen. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af Kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 3.2 BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER Vi har, for at sikre rigtigheden af kommunens bogføringer, undersøgt, om kommunen har etableret fornødne interne kontroller i forbindelse med bilagsbehandlingen m.v. Kasse- og Regnskabsregulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene kræver alene elektronisk attestation før bogføring og betaling. Der er fastsat en grænse for bilag, som kræver forudgående godkendelse af den budgetansvarlige (elektronisk anvisning). Den ledelsesmæssige kontrol af øvrige bilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Retningslinjer for stikprøvevis bilagskontrol og udførelse af ledelsestilsyn er fastsat i bilag til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler, og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har blandt andet haft fokus på følgende kontroller, som vi har testet: Central og decentral bilagshåndtering og interne kontroller, samt ledelsestilsyn etableret i forbindelse hermed Om de interne kontroller og ledelsestilsynet omfatter både elektroniske fakturaer og egne udgiftsbilag Om der føres kontrol med ikke-bogførte/ubehandlede fakturaer i Prisme, som burde være behandlet og bogført Om der føres kontrol af ændringer i betalingsstrømme i Prisme Om der er bevillingsmæssig dækning for afholdte udgifter Om ændringer i NemKonto overvåges og dokumenteres Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i enkelte af kommunens enheder. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har derfor etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn, systemansvarliges kontroller af indberetninger og kontrol med særligt risikofyldte bilag. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder.

7 60 Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Center for Økonomi og Styring har etableret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler Center for Økonomi og Styring løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen. Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Dog er der konstateret en svaghed i kommunens udførelse af systemansvarliges kontroller i Prisme. Idet kontrollen ikke omfatter kontrol af medarbejdere med (GKADM) administrator rettigheder. Vi skal henstille, at denne kontrol etableres og udføres for hele 2018 inden aflæggelse af årsregnskabet. 3.3 BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 22. oktober 2018, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget ved stikprøve undersøgt, om de enkelte centre overholder reglerne i Kasseog regnskabsregulativet om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Kommunen har i Kasse- og Regnskabsregulativet fastsat reglerne for statusafstemninger i Glostrup Kommune. Vi fik under eftersynet bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger, og at administrationen heraf sker i overensstemmelse med kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ. Det er vores opfattelse, at der generelt er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. Vores gennemgang viser dog, at kvaliteten af statusafstemningerne kan forbedres, idet resultatet af vores gennemgåede stikprøve på 25 afstemninger viser, at der er kommentarer til 9 afstemninger. Dette understøttes af vores gennemgang af Center for Økonomi og Styrings eget tilsyn pr Gennemgangen har omfattet 6 statuskonti og viste, at 1 afstemning ikke forelå i prisme, der er kommentarer til 3 afstemninger, som ikke vurderes tilstrækkeligt dokumenteret, og 2 afstemninger var ok. Vi anbefaler lige som i 2017, at der sættes fokus på kvaliteten i afstemningerne, så det sikres, at der sker løbende bogføring, og mellemregninger løbende undergår den behandling så regnskabet bliver retvisende.

8 61 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL Vi har undersøgt administrationen af igangværende anlægsprojekter. For at vurdere om kommunens administration af de bevillinger, der knytter sig til igangværende anlægsprojekter, sker på hensigtsmæssig og betryggende måde, har vi undersøgt om kommunen har betryggende forretningsgange, at disse følges og om reglerne i Budget- og regnskabssystemer for kommuner efterleves. Vi har testet kommunens forretningsgange i 2 igangværende anlægsprojekter. Testen har omfattet følgende kontroller: Om der foreligger bevilling som er politisk godkendt Om anlægsbevilling er overhold Om frigivelse af rådighedsbeløb er set korrekt Om udgifter er afhold i henhold til indgåede kontrakter Om kontrakter har været i udbud, såfremt dette er påkrævet Om der er etableret tilsyn med og styring af bevilling Det vurderes, at kommunens styring af de bevillinger, der knytter sig til igangværende anlægsarbejder, sker på hensigtsmæssig og betryggende måde, samt at administration sker i overensstemmelse med gældende regler. REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2018 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til Silkeborg Data lønsystem og Windows AD, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Adgangssikkerhed for sikkerheds- og systemadministratorer i økonomistyringssystemet Prisme og sikkerhedssystemet KSP CICS. Fysisk adgangskontrol til serverrum. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere.

9 62 Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor, samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på eksterne revisorerklæringer med høj grad af sikkerhed for de dele af itsystemerne, som Fujitsu A/S, Silkeborg Data A/S og KMD A/S er ansvarlige for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Vi har dog ved revisionen konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller, der kan afhjælpes ved at gennemføre følgende anbefalinger: 1. Vi anbefaler, at kommunen beskriver og indfører en forretningsgang for kontrol af brugernes rettigheder i SD Løn, med henblik på, at vurdere brugernes reelle arbejdsbetingede behov for autorisationerne. Vurderingen skal foretages med passende mellemrum og dokumenteres. Anbefalingen er videreført fra Vi er oplyst om, at kontrollen vil blive udført inden udgangen af Vi vurderer, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden kan forbedres ved at gennemføre følgende anbefalinger: 1. Vi anbefaler, at kommunen ajourfører sin informationssikkerhedspolitik således, at den afspejler den aktuelle informationssikkerhedsorganisation. Ideelt at der udarbejdes en ny informationssikkerhedspolitik efter ISO27001 standarden. Politikken skal ledelsesmæssigt godkendes således, at det sikres at de nødvendige ressourcer er til rådighed, og at der er et tilstrækkeligt ledelsesmæssigt engagement. Anbefalingen er videreført fra Vi er oplyst om, at ajourføring er iværksat. Anbefalingerne, samt øvrige anbefalinger, er rapporteret til kommunens ledelse i et særskilt notat. Vores konklusion er afgivet under forudsætning af, at de endnu ikke modtagne revisorerklæringer for de dele af kommunens it-anvendelse, som Fujitsu A/S, Silkeborg Data A/S og KMD A/S er ansvarlige for, er uden forbehold eller supplerende oplysninger. LØN- OG PERSONALEOMRÅDET 6.1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2018 til september Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen, både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt en række lønsager til test af forretningsgangene.

10 63 Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Transport og infrastruktur Børnepasning Skoleområdet Pleje og Omsorg Behandling af stofmisbrugere Længerevarende ophold Endelig har vi i 2018 gennemgået lønsager vedrørende kommunens administrative ledelse og et antal sager for personale ansat i løn- og personaletemaet. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbreve, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6.2 VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE Vi har undersøgt, om Byrådet har truffet beslutning om ændring af vederlæggelse af Byrådet i henhold til bekendtgørelsen om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv. Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 6.3 EFTERVEDERLAG TIL POLITIKERE Vi har foretaget en gennemgang af udbetalingen af eftervederlag til udvalgsformænd både før og efter omkonstitueringen, samt udbetaling af særlig feriegodtgørelse i 2018, for at påse, at udbetalingerne sker i overensstemmelse med gældende regler og aftaler m.v.

11 64 Gennemgangen af udbetalt eftervederlag har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler. 6.4 REJESE OG REPRÆSENTATION - FORRETNINGSGANG Vi har undersøgt kommunens administration af udgifter vedrørende rejse og repræsentation for den politiske ledelse, for perioden 1. januar til oktober Der er foretaget en stikprøvevis gennemgang af bilag. Det er påset, om bilagene vedrører formålet og er bogføringsmæssigt behandlet korrekt. Vi har ligeledes foretaget en vurdering af udviklingen i udgiftsniveauet over de seneste 4 år. Det er vores vurdering, at kommunens administration af området generelt er betryggende, og at der er tilstrækkelig funktionsadskillelse mellem bevillinger og forbrug. Det endvidere vurderet, at der ikke er væsentlig udvikling i udgifter over de seneste 4 år. JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OF- FENTLIG REVISION (SOR 6 og 7) Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen og den juridisk kritiske revision udføres integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Følgende tema er valgt i BPA (borgerstyret personlig assistance) i forhold til kommunens serviceniveau og styring heraf. Målet med forvaltningsrevisionen er en vurdering af kommunens Styring af offentlige tilskudsordninger. Målet med den juridisk kritisk revision er en vurdering af om afgørelser om tildeling af tilskud. Revisionen er igangsat og er endnu ikke afsluttet. Afrapporteringen vil fremgå af den afsluttende beretning vedr. regnskab REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION 8.1 GENERELT De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis.

12 65 Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 8.2 FORRETNINGSGANGE MV Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for Forsikrede ledige)

13 66 Vi har foretaget test af kontroller i en række personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Der er etableret et ledelsestilsyn i Jobcenter, Center for Social Service og Center for Familie og Forebyggelse med kvalitetskontrol i enkeltsager. Kommunens systematiske kvalitetskontrol har medført, at kommunen generelt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overensstemmelse med gældende regler. Det er dog vores vurdering, at kvalitetskontrollerne i Center for Social Service kan forbedres på flere punkter, og vi er derfor kommet med nogle anbefalinger til kommunens administration. Det er herudover vores vurdering, at der fortsat er behov for at forbedre kvaliteten i sagsadministrationen på områder under Center for Social Service. Vi skal henstille, at der fortsat sættes ledelsesmæssigt fokus på korrekt sagsbehandling - og at der tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol, der dækker de væsentlige sagsområder i Center for Social Service. Der henvises til bemærkning under punkt 2.2 Revisionens bemærkninger i denne beretning Kontroller rettet mod besvigelser Glostrup Kommune har tilrettelagt interne kontroller vedrørende: Kontrol af udbetalinger til Alternative modtagere, idet udbetalinger fra KMD Aktiv kan ske til andre modtagere end den borger, sagen vedrører. Udbetalingerne sker så ikke via NemKonto, og da det er muligt at ændre på betalingsstrømmene, er der tilrettelagt en kontrol, der sikrer, at betalingerne tilgår rette modtager. Kontrollen sikrer også, at der kun betales regninger, der vedrører den relevante borger. Systemansvarliges kontrol, der sikrer en kontrol af medarbejdere med ret til at udbetale sociale ydelser til borgere via fagsystemerne. Vi skal anbefale Center for Sundhed og Velfærd, at der tilrettelægges kontrol af udbetalinger til Alternative modtagere vedrørende udbetaling af Merudgifter til voksne, jfr. kommunens Kasse- og regnskabsregulativ. Vi har påset, at der i Center for Social Service er udført kontrol frem til og med 3. kvartal Vi vil ved den afsluttende revision 2018 foretage opfølgning på, at kontrollen er udført for resten af 2018 og at kontrollen er foretaget i Center for Familier og Forebyggelse. Det er oplyst, at systemansvarliges kontrol vedrørende KMD Aktiv og Sygedagpengesystemet vil blive udført i januar 2019 på baggrund af udtræk fra kommunens sikkerhedssystem. Hvis Glostrup Kommune anvender dele af KMD Social Pension, skal vi anbefale, at KMD Social Pension også indgår i kontrollen.

14 67 Vi vil foretage opfølgning på kontrollen ved den afsluttende revision PERSONSAGER På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for Forsikrede ledige) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet få eller ingen fejl: Uddannelseshjælp Ledighedsydelse Revalidering Fleksløntilskud Forsikrede ledige På sagsområder har vi alene konstateret enkeltstående fejl: Sygedagpenge - manglende opfølgning Jobafklaringsforløb - manglende behandling af sager i Rehabiliteringsteamet inden 4 uger På følgende områder, er der efter vores opfattelse behov for en opstramning af sagsadministrationen: Kontanthjælp Hjælp i særlige tilfælde, jf. kap. 10 i Lov om aktiv socialpolitik Hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af Integrationsprogram Tabt arbejdsfortjeneste, jf. 42 i Lov om social service De konstaterede fejl vedrører: Mangler vedrørende udarbejdelse af journalnotat og journalføring i øvrigt (sager med Kontanthjælp og Hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af integrationsprogram)

15 68 Manglende udarbejdelse af behovsvurdering eller dokumentation for behovsvurdering (sager med Hjælp i særlige tilfælde og Hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af integrationsprogram) Manglende redegørelse for, at betingelserne for at yde støtte er opfyldt (sager med Hjælp i særlige tilfælde) Forkert kontering af udgifter (sager med Hjælp i særlige tilfælde til personer omfattet af integrationsprogram) Manglende opfølgning i sager med supplement til brøkpension (sager med Tillæg til pensionister) Mangler vedrørende dokumentation, opfølgning og regulering af pensionsbidrag (sager med Tabt arbejdsfortjeneste) Der henvises til bemærkning under punkt 2.2 Revisionens bemærkninger i denne beretning. I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. 8.4 FOKUSREVISION MENTORSTØTTE UDVIDET FORVALTNINGSREVISION Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 13. august 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af revisionen i 2018, gennemfører en fokusrevision vedrørende mentorstøtte som udvidet forvaltningsrevision. Formålet med fokusrevisionen er at efterprøve, om kommunerne har forretningsgange og tilsyns- og kontrolprocedurer, der sikrer: At der er opstillet klare mål for mentorstøtten for den enkelte borger At der i forbindelse med beslutning om bevilling og udbetaling af mentorstøtte påses og følges op på, at borgeren modtager en personlig støtte, der understøtter det tilsigtede formål med støtten til den pågældende person At der ved bevilling og udbetaling af mentorstøtte er taget skyldige økonomiske hensyn At der ikke sker en utilsigtet brug og evt. misbrug af mentorordningen Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrolog tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstemmelse med reglerne, og at der ikke sker en utilsigtet brug af mentorordningen. Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden august/september måned 2018.

16 69 Det er overordnet vurderingen, at Glostrup kommune har betryggende forretningsgange vedrørende mentorområdet. Vores gennemgang har ikke givet anledning til væsentlige anbefalinger omkring kommunens forretningsgange og kontrol- og tilsynsrutiner. Roskilde, den 28. februar 2019 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Per Lund Statsautoriseret revisor Michael S. Nielsen Registreret revisor