RANDERS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 22 SIDE LØBENDE REVISION 2015

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Thors Bakke 4, 2., Box 4002 DK-8900 Randers C CVR-nr RANDERS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 22 SIDE LØBENDE REVISION 2015 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2015

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Personsager på socialområdet Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Decentralt besøg DAGPASNING REVISIONSMÆSSIG GENNEMGANG AF IT-SIKKERHEDEN LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere Lønudbetaling til kommunens direktion REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager LØBENDE FORVALTNINGSREVISION SIDE BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

3 601 Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Randers Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2015 udført indtil 29. april Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 18). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2015 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: Personsager på socialområdet På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at kommunen på visse sagsområder er udfordret på at få foretaget en rettidig opfølgning i sagerne. For det nærmere indhold henvises til afsnit 7.3. Vi skal anbefale, at fokus på at sikre rettidig opfølgning i sagerne fastholdes.

4 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 20 (Side 540) Personsager på det sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at tabt arbejdsfortjeneste i henhold til Servicelovens 42 ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. For det nærmere indhold henvises til afsnit 6.3. Herudover har den udførte revision ikke givet anledning til bemærkninger. Byrådets besvarelse: Randers Byråd har behandlet revisionsbemærkningen på mødet den 31. august Det fremgår af administrationens besvarelse, at der for at styrke sagsbehandlingen og dermed fremadrettet undgå de mange beregningsfejl vil sagsbehandlingen på området blive flyttet fra den 1. august 2015 fra Socialafdelingen til økonomienheden i Social- og Arbejdsmarkedssekretariatet, der har stor erfaring med tilsvarende beregninger i forhold til andre områder, hvor der skal inddrages individuelles løn- og pensionsoplysninger. Beregningerne af tabt arbejdsfortjeneste løftes dermed fagligt og kan trække på erfaringerne fra tilsvarende områder. Vi har ved den løbende revision af kommunens regnskab for 2015 konstateret, at der forekommer mindre beløbsmæssige beregningsfejl i beregning af tabt arbejdsfortjeneste efter Servicelovens 42, jf. afsnit 7.3 i denne revisionsberetning. På grundlag af byrådets bevarelse og gennemførte proces med flytning af beregningsopgaven og herunder den gennemførte optræning af medarbejderne på området, anser vi bemærkningen som afsluttet. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har gennemgået en række områder med det formål at undersøge, hvorvidt der ud fra en vurdering af risiko og væsentlighed samt økonomihåndbogens bestemmelser udføres de fornødne interne kontroller rettet mod misbrug. Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principper for økonomistyring. Det fremgår af principperne for økonomistyring afsnit 7, at ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Dette betyder, at kun én person som hovedregel er involveret i bogføring og betaling.

5 603 Der er således ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, kontrol af manuelle bilag samt krav til indhold og omfang af de budgetansvarliges økonomiske ledelsestilsyn herunder stikprøvevis kontrol af bilag og dokumentation for den udførte kontrol. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Regnskabsafdelingen har etableret et tilsyn med bilagsbehandlingen. De reviderede bilag er generelt konteret efter Social- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler og korrekt behandlet i forhold til momsudligningsordningen, ligesom leverandørernes betalingsfrister er udnyttet. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 16. september 2015, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. I bilag 10 til principperne for økonomistyring er kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Vi har stikprøvevist efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. 3.4 Decentralt besøg Formål og omfang Efter aftale med Randers Kommune har vi foretaget en række besøg på institutioner/afdelinger med decentral administration. Formålet med besøgene har været at vurdere en række administrative forretningsgange. I det omfang det er aktuelt på de besøgte steder, har vi gennemgået følgende områder: Administration af likvide midler, herunder forskudskasser, kontante indtægter, kasseapparater m.v. Decentral bogføring og bilagsbehandling Statusafstemninger

6 604 Administration af beboermidler Decentral indtægtsadministration Lønadministration på udvalgte områder Udførelse Vi har i november 2015 foretaget besøg på en række institutioner/afdelinger ved Randers Kommune. Ved besøgene blev det oplyst, hvilke midler der administreres af ansatte ved de enkelte steder. Vurderingen af forretningsgange er foretaget ved interview med områdeansvarlige medarbejdere, samt ved gennemgang af diverse materiale. Efter aftale med Randers Kommune har vi besøgt følgende 7 institutioner/afdelinger: Børn og skole - Dagtilbud Sydøst - Randers Ungdomsskole - Asferg skole - Grønhøjskolen Social og arbejdsmarked - Paderuphus Fritid og kultur - Fritidscentret - Udbyhøj Lystbådehavn Der er for hver enkelt institution udarbejdet et detaljeret notat om den foretagne gennemgang med en række anbefalinger. På besøgstidspunktet konstaterede vi, at den stikprøvevise kontrol af bilag i flere tilfælde enten ikke var foretaget eller ikke var dokumenteret, og det ikke var alle steder, at det økonomiske ledelsestilsyn var foretaget via økonomisystemet. Vi har ved besøgene anbefalet, at det økonomiske ledelsestilsyn og herunder den stikprøvevise kontrol af bilag fremover foretages via økonomisystemet. På Randers Ungdomsskole konstaterede vi, at der var etableret forskellige forretningsgange for betaling af elevture. Vi har ved besøget anbefalet, at skolen udarbejder en fælles forretningsgang for administration af elevture. Vi har efterfølgende påset, at skolen har udarbejdet forretningsgangen. Hos Udbyhøj Lystbådehavn konstaterede vi, at der ikke var udarbejdet en forretningsgang for brug af kontantkasse og betalingsautomat, og herunder hvordan afstemninger og bogføring skulle foretages. Endvidere konstaterede vi, at bevægelser vedrørende kontantkasse for 2015 og tidligere år ikke var bogført. Vi har efterfølgende fået oplyst, at bevægelserne vedrørende kontantkassen er blevet bogført, samt at der er udarbejdet beskrivelser for anvendelsen af kontantkasse og betalingsautomat. På Grønhøjskolen og Asferg skole konstaterede vi, at forretningsgangen for salg fra skoleboden ikke var hensigtsmæssig, da der manglede funktionsadskillelse i forhold til administrationen af omsætningen. Det er efterfølgende oplyst, at forretningsgangene er ændret.

7 605 4 Dagpasning Vi har foretaget en gennemgang af kommunens takstberegninger vedrørende dagtilbud for 2015 for at vurdere, om taksterne er beregnet i henhold til de gældende regler. Vores gennemgang har omfattet taksterne for følgende områder: Dagpleje Vuggestuer Børnehaver Private institutioner Kommunens takstberegninger for 2015 vedrørende dagpleje, vuggestuer og børnehaver anses for at være foretaget i henhold til de gældende bestemmelser. Vi har dog konstateret, at udgifter til forsikring vedrørende ejendomme i de selvejende institutioner ikke er medtaget. Det er aftalt, at disse udgifter medtages fremover. Kommunens beregning af administrationsbidrag, bygningstilskud og driftstilskud for 2015 til private institutioner anses ikke fuldt ud for at være foretaget i henhold til de gældende regler, idet der i beregningerne mangler at blive taget hensyn til nogle udgiftstyper. Forholdene er gennemgået med forvaltningen, der vil følge op herpå. 5 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden Omfang Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontroller for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse. Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2015 har revisionen omfattet følgende områder: Adgangssikkerhed til økonomistyringssystem, Windows AD og sikkerhedssystemet KSP CICS, herunder brugeradministration, brugerrettigheder, adgangskontrol og systemadministration. Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. Revisionen har desuden omfattet elementer af forvaltningsrevision inden for it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede svagheder fra sidste år. Det udførte arbejde Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere. Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, herunder gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant. Vi har baseret revisionen på ekstern revisorerklæring med høj grad af sikkerhed for de dele af it-systemerne, som Fujitsu A/S, Silkeborg Data A/S og KMD A/S er ansvarlige for i henhold til aftale med kommunen. Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen. Endvidere er det vores opfattelse, at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden inden for de gennemgåede områder er tilfredsstillende.

8 606 6 Løn- og personaleområdet 6.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2015 til 15. september Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 27 lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Børnepasning Skoleområdet Ældreområdet Det administrative område. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger godkendte ansættelsesbreve at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst og forhåndsaftale at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse på de institutioner, som er omtalt i afsnit 3.4. Der har været foretaget kontrol af 16 sager vedrørende særydelser. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Vi har ikke fundet fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 6.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer for perioden 1. januar til 30. november Gennemgangen af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 6.3 Lønudbetaling til kommunens direktion Vi har gennemgået lønudbetalingerne til kommunens direktion for perioden 1. januar til 31. oktober Vores gennemgang har vist, at lønudbetalingerne til kommunens direktion er foretaget i henhold til de gældende regler og de indgående ansættelsesaftaler.

9 607 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 7.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis:

10 608 Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af 105 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er generelt vores vurdering, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Jobcentret og Ydelseskontoret er der fastsat retningslinjer om, at der skal foretages halvårlige ledelsestilsyn. Vi har i forbindelse med vores revisionsbesøg i november 2015 konstateret, at ledelsestilsynet for 1. halvår 2015 på flere områder ikke var tilendebragt, at der ikke var fastsat interne regler for ledelsestilsyn på jobafklaringsforløb, og at der i ledelsestilsynet på jobafklaringsforløb ikke var anvendt skemaer jf. kommunens abonnement på ledelsestilsynsværktøj. Vi har efterfølgende fået oplyst, at ledelsestilsynet nu er udført på alle områder. Vi har for ovennævnte forhold givet anbefalinger til præcisering af procedure herfor, og disse er taget til efterretning. Vi har ved vores revision konstateret, at det på enkelte områder ikke altid tydeligt dokumenteres, at bekendtgørelsens bestemmelser vedrørende jobsamtalers indhold følges, og at der bliver fulgt op på tidligere indgåede aftaler m.v. Vi har aftalt med forvaltningen, at der fremadrettet tilrettelægges procedure for dokumentation af, at indholdet i jobsamtalerne lever op til bekendtgørelsens regler, og at opfølgning på tidligere konstaterede forhold sker. 7.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgangen På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende 6 ud af 15 sagsområder har vi alene fundet mindre, ubetydelige fejl eller ingen fejl: Repatriering Flekslønstilskud

11 609 Fleksjob Midlertidig arbejdsmarkedsydelse Beboerindskudslån Merudgifter jf. SEL 41 På følgende områder har vi konstateret enkeltstående formalia fejl: Integrationsprogram o Manglende underskrift af kontrakt eller kvittering for kontrakt som fastlagt i de interne forretningsgange og jf. bekendtgørelsens 4 konstateret i 1 sag o Opfølgning via mail med sprogskolen og ikke personlig/anden kontakt til udlændingen jf. gældende regler konstateret i 2 sager o Manglende integrationsplan eller manglende tilbud om plan jf. IL 15a, stk. 1 konstateret i 2 sager Hjælp i særlige tilfælde o I 1 sag er det konstateret, at borger har fået udbetalt husleje i stedet for at blive trukket for betalt husleje. Det er oplyst, at der er foretaget refusionsmæssig berigtigelse heraf. Kontanthjælp til personer omfattet af Integrationsloven o I 4 sager er kontanthjælp først bevilget fra den 1. i den efterfølgende måned mod rettelig tilflytningsdatoen. Vi har fået oplyst, at proceduren er ændret pr. oktober Vi har anbefalet, at samtlige sager, som har været omfattet af den tidligere procedure bliver gennemgået og berigtigelser foretaget, hvilket ifølge det oplyste vil ske i løbet af første kvartal Kontanthjælp o Manglende begrundelse for at læse-, skrive- og regnetest ikke skal foretages - konstateret i 2 sager o Manglende dokumentation og stillingtagen vedr. bevilling af ydelse - konstateret i 2 sager Uddannelseshjælp o Manglende journalnotat om begrundelse ved tilbud under 25 timer pr. uge - konstateret i 3 sager o Mangler i forbindelse med vurdering af, hvorvidt læse-, skrive- og regnetest skal/skal ikke foretages/eller er udskudt - konstateret i 3 sager Sygedagpenge o Manglende begrundelse for telefonisk opfølgning i stedet for personlig samtale jf. SDPL 13b konstateret i 4 sager o Forkert kontering af sygedagpenge med refusionsmæssig betydning konstateret i 2 sager Forsikrede ledige o Manglende rettidig afgivelse af tilbud - konstateret i 1 sag På følgende delområder er der efter vores vurdering behov for øget fokus på sagsadministrationen: Integrationsprogram I 5 ud af 6 sager er kvittering af integrationskontrakt i Fasit foretaget af sagsbehandler i stedet for underskrift fra udlændingen I 4 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning jf. IL 20 stk. 1 Kontanthjælp I 4 ud af 8 sager er det ikke dokumenteret, at indholdet i jobsamtalerne fuldt ud lever op til kravene jf. BAB 32 stk. 1

12 610 I 4 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning jf. AKL 10 Uddannelseshjælp I 7 ud af 8 sager er der ikke foretaget rettidig afholdelse af jobsamtaler jf. LAB 16 og 18 I 6 sager lever indholdet i jobsamtalerne ikke op til kravene jf. BAB 33 stk. 1 I 4 sager mangler dokumentation for, at uddannelsespålæg er drøftet i en samtale med borger jf. BAB 45, og herunder drøftelse af frist og opfølgning herpå jf. BAB 33 stk. 1 nr. 1. I 3 sager mangler rettidig opfølgning jf. AKL 10 Sygedagpenge I 6 ud af 10 sager mangler rettidig afholdelse af 1. opfølgning jf. SDPL 13 I 7 sager mangler rettidig afholdelse af efterfølgende samtaler jf. SDPL 13b Forsikrede ledige I 1 ud af 7 sager mangler rettidig afholdelse af 1. jobsamtale jf. LAB 16 samt 16a og b I 3 sager mangler rettidig afholdelse af efterfølgende jobsamtaler jf. LAB 16 samt 16a og b Vi har fra Jobcentret modtaget oplysninger om, at der primært af eksterne årsager har været udfordringer i forhold til rettidigheden. Hovedårsagen har været manglende eller ikke fyldestgørende data fra DFDG (Det Fælles DataGrundlag) Tabt arbejdsfortjeneste jf. SEL 42 Der er foretaget gennemgang af 10 sager, heraf 1 sag med udbetalinger både til mor og far. Der er tale om 6 opstartssager samt 5 opfølgningssager. I 7 sager er der konstateret mindre beløbsmæssige beregningsfejl i henholdsvis den tabte arbejdsfortjeneste samt i beregningen af pension. I 7 sager ses ATP arbejdsgiverandel ikke beregnet jf. bekendtgørelse nr. 32 af 21/1-2015, 21 og 22 I 2 sager mangler dokumentation i form af lønsedler for indtægt og pension forud for overgang til tabt arbejdsfortjeneste. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau: I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang samt de tværministerielle oversigter. 8 Løbende forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om Byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritisk revision.

13 611 Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3.1 og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 6 om forretningsgange og sagsrevision på løn- og personaleområdet Afsnit 7.2 om forretningsgange, interne kontrolprocedure, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder Randers, den 9. maj 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Torben Rohde Pedersen Statsautoriseret revisor Niels K. Bendtsen Registreret revisor