ORDINÆRT AFDELINGSMØDE KILDEMARKEN TORSDAG DEN 26. NOVEMBER 2015 BESTYRELSENS BERETNING

Transkript

1 Året har været præget af flere store projekter. INDLEDNING Beboeraktiviteter og stort engagement fra frivillige. Genopbygning efter en brand sidste jul. Etablering af fibernet. Udskiftning af vinduer og udendørs trapper. Jeg håber at beboerne betragter Kildemarken som en moderne og initiativrig boligafdeling. En boligafdeling I gerne vil bo i og gerne vil anbefale for andre. Beretningen er opdelt i afsnit og overskrifter, som I kan benytte til disposition ved den efterfølgende debat. Bestyrelsen AFDELINGEN Bestyrelsen arbejder efter tre overordnede principper. Huslejen skal være rimelig og den årlige stigning skal være under generelle prisstigninger. Afdelingen skal være ordentligt vedligeholdt. Beboerne skal tilbydes vide rammer til at indrette egen bolig inden for lovgivningens rammer. Årets arbejde har især været præget af igangsættelse af større anlægsarbejder og en udvidelse af beboeraktiviteter. Bestyrelsen har bestræbt sig på at fordele opgaverne, så det frivillige arbejde i afdelingsbestyrelsen kan hænge sammen med den øvrige dagligdag. Det har været et år hvor hvert bestyrelsesmedlem har trådt i karakter og gjort alt for at yde til alles bedste. Samdriftsaftale og udvidelse af bemanding Den hidtidige aftale om fordeling af udgifter til ejendomskontor mm. bliver udvidet med afdelingerne Ørslev og Sneslev fra 1. april Der er underskrevet en ny økonomisk fordelingsnøgle, som samtidig medfører at der ansættes yderligere en medarbejder på ejendomskontoret. Ejendomskontoret skal fremover erstatte visse køb af fremmede ydelser med eget arbejde. Aftalen har ingen økonomisk betydning for Kildemarken. Træudviklingsplan Der er i indeværende budget afsat til at begynde ændring af beplantning. Planen indeholder bl.a. en anderledes beplantning på parkeringspladserne. Der er ikke iværksat noget konkret endnu og det kan være at andre planer udsætter arbejdet. side 1

2 Faktisk istandsættelse For et år siden besluttede Afdelingsmødet at overgå fra NI-beløb til faktisk istandsættelse. Det betyder at nye lejere ikke modtager et beløb til at male vægge og lofter, men i stedet overtager en lejlighed hvor arbejdet allerede er foretaget. Det forandrer ikke at vi alle har pligt til at vedligeholde vores lejemål mens vi bor her. Det gælder al indvendig vedligeholdelse. Grundejerforening Afdelingen er medlem af Grundejerforeningen Kildemarken og betaler 52 % af foreningens udgifter, ca kroner. Kildemarken har samtidig 52 % af stemmeretten. Der er i årets løb vedligeholdt med græsklipning mv. og ikke foretaget særlige opgaver. Der venter dog større opgaver, som kan medføre en kontingentstigning. Forårsafdelingsmøde For 1½ år siden blev afholdt afdelingsmøde om etablering af fibernet. Desuden blev der drøftet beboeraktiviteter og appelleret til frivillig indsats. For ½ år siden blev truffet beslutning om udskiftning af trapper og vinduer. 2 møder med væsentligt indhold. Noget tyder på at der fremover bliver et forårsafdelingsmøde, f.x. om renovering af legepladser og de økonomiske konsekvenser. BEBOERE OG BOLIGER Legepladsudvalg På Afdelingsmødet for et år siden blev der nedsat et legepladsudvalg. Udvalget har arbejdet målrettet og bl.a. besøgt andre boligafdelinger hvor der er indrettet nye legepladser. For kort tid siden har udvalget, bestyrelsen og en repræsentant fra et legepladsfirma holdt møde. Her blev der fremlagt konkrete planer. Noget tyder på at afdelingen for en overkommelig pris kan bringe legepladserne i superligaen. På et kommende Afdelingsmøde om nogle måneder vil vi præsentere konkret oplæg og plan for hvorledes det evt. kan gennemføres. Antenneanlæg Beboerne har besluttet at bringe Kildemarken up to date hvad angår tv-signal og internet. Der har været udbud af opgaven. Der er indkommet tilbud og beboerne har i foråret besluttet en løsning. Etablering er i fuld gang og der er nyt signal 1. februar I kan følge med i anlægget på afdelingens hjemmeside. side 2

3 Udskiftning af trapper og vinduer I foråret har beboerne besluttet at resten af de udendørs trapper skal udskiftes. Ligeledes vinduer. Det er det største anlægsprojekt i Kildemarken siden afdelingen blev grundlagt. Den samlede anlægspris er 26 mio. kroner. Der er indhentet tilbud på lån. Der er tilknyttet en rådgivende ingeniør og en projektinspektør fra DAB. Der har været et indledende møde for kort tid siden, hvor der er fremlagt en plan for projektet. Der udarbejdes udbudsmateriale, som behandles i bestyrelsen i januar, hvorefter det sendes i udbud. Medio februar forventes det at der vælges entreprenører og etableringsperiode starter i midten af april. Trapperne er udskiftet midt i juni og vinduer midt i oktober. Hjemmesiden opdateres med nyt om arbejdet. Digital byggeplads Afdelingens hjemmeside er udvidet med et menupunkt der hedder Projekter. Hensigten er at I kan følge med i hvordan det forløber med de større projekter i afdelingen. Indtil nu har der været en jævnlig opdatering om etablering af fibernet og snart vil der komme information om udskiftning af vinduer og trapper. E-syn I løbet af året er der indført elektronisk flyttesyn. Det betyder at ejendomskontoret taster nødvendige istandsættelser på en tablet mens synet foregår. Det betyder at synet tager lidt længere tid, men samtidig er der ikke noget efterarbejde. Når synet er færdig sendes ordre direkte til leverandører. Som forberedelse er der foretaget grundige opmålinger af alle lejlighedstyper, og de forskellige typer istandsættelse er sendt i udbud. Det forventes at den samlede besparelse pr flytning er ca. 20 %. Både fraflytter og afdeling tjener på det. SMS-kommunikation Der er i årets løb indført en hurtig kommunikationsform. Beboerne har allerede nu modtaget sms-beskeder fra ejendomskontoret. Vi forventer at det bliver en effektiv måde at kommunikere med lejerne på. Sundhedseftersyn Hensigten med Sundhedseftersyn er at sikre at I har de bedst mulige boliger. Oprindelig plan var at gennemføre sundhedseftersyn i alle boliger i løbet af efteråret Det er imidlertid side 3

4 nødvendigt at udskyde til foråret Ved samme lejlighed får vi mulighed for at konstatere og registrere eventuelle ændringer i boligerne som kan bruges ved E-syn. Rygeforbud i fælleshuse I lighed med mange andre steder i det offentlige rum, har bestyrelserne i Kildemarken og Kildemarken III valgt at indføre rygeforbud i fælleshuse. Det gælder både ved afdelingsaktiviteter og private arrangementer. Brandskade Natten til 2. juledag udbrød der brand i en lejlighed. Det har været en voldsom oplevelse for lejerne, især lejeren i den lejlighed der brændte. Men også 3 andre lejemål blev direkte berørt af hændelsen. Det er en forfærdelig og vanskelig situation at skulle flytte til familie eller på hotel midt om natten. Det er også en forfærdelig og vanskelig situation at skulle se sit hjem dagen efter. Vægge havde flyttet sig, gulve var skæve og 3 af de 4 lejligheder blev der udstedt forbud mod at bo i. Jeg vil rette en kraftig appel til lejerne om at sørge for at indboforsikringen er i orden. Afdelingens forsikring dækker ikke skader på indbo. Det har taget lang tid at få udredet sagen, som er en forsikringssag, men nu er renoveringen i gang, og det forventes at der kan flytte lejere ind i boligerne 1. januar AKTIVITETER Aktivitetsudvalg På afdelingsmødet i 2013 blev det besluttet at afsætte kroner til beboeraktiviteter. Samtidig havde bestyrelsen formuleret en strategi for frivillige. Der udbrød en steppebrand og snart var der sat en mængde skibe i søen. Det skabte en voldsom aktivitet og det var en fornøjelse at følge med i de frivilliges engagement. Møde med frivillige i august I august i år valgte bestyrelsen at afsætte en dag til møde med de forskellige grupper af aktivitets-ansvarlige og frivillige. Der kom mange gode input fra aktivitetsudvalg, børneklub og legepladsudvalg. Der er masser at arbejde på, selvfølgelig under iagttagen af økonomisk ansvarlighed. Der ligger spændende bestyrelses- og beboeropgaver foran os. Konkret betyder det bl.a. at I når vi kommer til budgetbehandlingen skal tage stilling til en udvidelse af kontoen for beboeraktiviteter. side 4

5 Børneklub Allerede i efteråret 2014 begyndte en møderække om etablering af klubber for børn. I møderne deltog repræsentanter fra Ringsted kommune, Ungdommens Røde Kors, Powerkirken og afdelingsbestyrelserne i de tre boligafdelinger. Det blev konkret i form af oprettelse af en børneklub i Kildemarken 193 og 191. Siden da har klubben haft besøg af børn hver tirsdag og der har deltaget en del forældre som frivillig arbejdskraft. Klubben drives nu af de tre boligafdelinger. Udgifterne afholdes inden for budgettet til beboeraktiviteter. Afdelingen har søgt Ringsted kommune om støtte til klubben og vi forventer at få tilsagn, så kontoen for beboeraktiviteter bliver mindst dobbelt så stor som i indeværende budgetår. IT-kurser Afdelingen har modtaget en række pc er som donation fra BRF-kredit. Det har længe været planen at oprette IT-kurser, primært for usikre brugere hvad angår internet, mail og digital kommunikation med det offentlige. Vi har imidlertid ikke haft kapacitet til selv at stå for aktiviteten, og har indledt samarbejde med LOF. Det forventes at de første kurser kan udbydes i starten af BO I Jeg kan ikke lade være med at gentage fra sidst år: Jeg håber at I, ligesom jeg, er glade for at bo i Kildemarken. Mange af os har en lille have hvor vi kan afstresse og sige hej til naboen. Når jeg har besøg af børnebørn, har de hurtigt retning mod legepladser og kan cykle frit uden risiko. Når jeg færdes i området er øjne og sind glade for store grønne områder. De blå folk sørger for at afdelingen er velplejet. I sørger for at jeres nære omgivelser er i orden. Antallet af sager hvor vi klager over hinanden er ikke ret mange. Hærværk og chikane er minimalt. Gennemsnitligt bor vi her længere end i sammenlignelige boligområder. Selvfølgelig. Lad os fortsat værne om hinanden og vores omgivelser. November 2015 Michael Lomholt Formand for afdelingsbestyrelsen side 5