Ordinært afdelingsmøde. 17. marts 2015 kl afholdt i selskabslokalet, Dahliahaven 134

Transkript

1 Til beboerne Side 1 af BIG 1712 / Lejer : :00 Hermed fremsendes beslutningsreferat : Ordinært afdelingsmøde 17. marts 2015 kl afholdt i selskabslokalet, Dahliahaven husstande deltog i mødet Dagsorden for mødet: 1. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Formand for afdelingsbestyrelsen Janni Rosendahl forestod valg af dirigent og referent. Hans Henrik Barfoed DAB blev valgt til begge dele. Dirigenten konstaterede at mødet var lovligt indkaldt og der blev herefter nedsat et stemmeudvalg, der kom til at bestå af Niels Mortensen og Kirsti Prejs. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde. Bestyrelsens beretning var på forhånd sendt ud til beboerne sammen med den endelige dagsorden. På mødet orienterede Janni Rosendahl endvidere om, at spørgsmålet vedrørende afdelingens betaling for aflevering af storskrald på kommunens genbrugsplads vil blive drøftet på selskabsbestyrelsens kommende møde. Det er fortsat ikke rimeligt at Virumgård (og andre boligafdelinger) bliver opkrævet betaling når

2 Side 2 af 5 ejendomskontoret afleverer beboernes storskrald, når private borgere i øvrigt ellers kan aflevere de samme effekter ganske gratis. Janni Rosendahl fremhævede i øvrigt, at afdelingsbestyrelsen i det kommende år vil bruge en del tid på at undersøge hvordan øget digitalisering kan give fordele for beboerne. Selskabsbestyrelsen har i relation hertil besluttet at tilbyde afdelingerne et SMS informationssystem, som beboerne i Virumgård snart vil kunne få glæde af. Afdelingsbestyrelsen ser det i første omgang som et mål, at de nuværende (analoge) informationsmåder vil kunne suppleres med nye digitale, så alle beboerne også fremadrettet får den fornødne information på en hensigtsmæssig måde. På lang sigt vil den digitale informationsteknologi dog nok blive den dominerende også i Virumgård. 3. Fremlæggelse af regnskab for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 til efterretning. Afdelingsmødet blev orienteret om regnskabets hovedkonklusioner, og bestyrelsen konstaterede i den forbindelse, at afdelingen efter en række år med en hårdt presset økonomi, nu er langt bedre rustet til at klare de økonomiske/driftsmæssige udfordringer. Det vil dog også i de kommende år være nødvendigt at følge udgiftsposterne meget tæt med henblik på at fastholde økonomien på det nuværende rette spor. Herefter tog regnskabet til efterretning. 4. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1. juli 2015 til 30. juni Afdelingsmødet blev orienteret om de væsentligste ændringer i budgetudkastet ændringer der skal ses i forhold til den økonomiske ramme for budgettet for 2014/15 (indeværende budgetår). Af udkastet følger, at huslejen foreslås forhøjet med 1,37 %, svarende til ekstra lejeindtægt på kr. Med den foreslående huslejestigning vil lejeniveauet på Virumgård pr. 1. juli 2015 gennemsnitligt udgøre 977 kr. pr. m² pr. år, hvilket faktisk er på niveau med andre afdelinger i LAB.

3 Side 3 af 5 5. Indkomne forslag a. Forslag om indhentning af tilbud til Virumgård udbydere af bredbånd og TV-signal. Forslagsstiller: Lars Thorndal Forslagsstiller var ikke tilstede ved mødet. Afdelingsbestyrelsen orienterede om, at man har haft kontakt med You-See med henblik på at få forhandlet en mere fordelagtig pris på levering af bredbånd og tv-programmer til beboerne. Det er dog desværre afdelingsbestyrelsens erfaring, at det i forhold til netop You-See er meget svært at komme igennem med ønsker/krav. Bestyrelsen er imidlertid fuldt ud klar over, at der blandt beboerne er et stort ønske om bedre priser og mere valgfrihed i forhold til både tvprogrammer og internet. På den baggrund vil bestyrelsen også i det kommende år arbejde videre med sagen, både i DAB og LAB regi. Med dette gik over til behandlingen af næste forslag. b. Forslag om ændring i afsnittet Færdsel med motorkøretøjer, cykler m.m. Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen. Forslaget blev grundigt debatteret, og der fremkom i den forbindelse forskellige dilemmaer og løsningsmuligheder. På den baggrund valgte bestyrelsen afslutningsvis at trække forslaget tilbage og arbejde videre med sagen. Dette med henblik på at finde en løsning på problemet, der også vil være administrerbar i praksis. c. Forslag om ændring af afdelingens istandsættelsesordning. Forslagsstiller: Afdelingsbestyrelsen. Janni Rosendahl orienterede om baggrunden for forslaget. Selskabet og afdelingsbestyrelsen har et fælles ønske om at højne det indvendige vedligeholdelsesniveau. På den baggrund vil det være hensigtsmæssigt, at de opsparede NI-beløb ikke længere udbetales til indflytter, men i stedet overgår til ejendomskontoret med henblik på at sikre at pengene fremadrettet bliver brugt til (professionel) istandsættelse/tapetsering og maling af de ledige boliger. Forslaget gik til afstemning, og blev énstemmigt vedtaget.

4 Side 4 af 5 6. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen På valg er: Janni Rosendahl, Jørgen Nielsen. Herudover skal vælges et bestyrelsesmedlem for 2 år. Janni Rosendahl, Jørgen Nielsen og (ny) Niels Mortensen blev genvalgt og valgt med akklamation for en 2-årig periode. 7. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen På valg er: Inge Skjønnemand og Annette Strand. Inge Skjønnemand og Anette Strand blev begge, med akklamation, genvalgt for en ét-årig periode. 8. Valg af repræsentantskabsmedlemmer/suppleanter Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlemmer for Virumgård. Afdelingsmødet behandlede ikke punktet, men gik videre til sidste punkt på dagsordenen. 9. Eventuelt a. Der er stor trængsel på p-arealet i Valmuemarken. Problemet skyldes hovedsageligt kraftig forøget patienttrafik som følge af at lægehuset har udvidet til to læger, samt kommunens nye motionscenter. Ejendomsmesteren oplyste i den forbindelse, at skiltningen på området nu er ændret, og man håber at dette vil kunne afhjælpe problemet. Janni Rosendahl vil derudover om nødvendigt drøfte sagen med grundejerforeningen. b. Der var stor ros til ejendomskontoret, for flot vedligeholdelse af de grønne områder. c. I den lille skov ved Lavendelhaven, er der flere træer der ser ud til at være i fare for at vælte. Afdelingsbestyrelsen vil drøfte sagen med Lyngby-Taarbæk Kommune, der ejer arealet. d. Virumgård er flere steder plaget af et stort antal skader og ravne. Afdelingsbestyrelsen vil drøfte muligheden for nedskydning mv. med Lyngby-Taarbæk Kommune.

5 Side 5 af 5.