IT-retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg Kommunes Skole IT. - gældende for undervisere

Transkript

1 IT-retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg Kommunes Skole IT - gældende for undervisere August 2009 IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 1

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Side 1 1. Passwordsikkerhed Side Vejledning i Password-skift: Side 2 2. Programanvendelse, herunder licenser Side 3 3. Internet Side 3 4. Sikkerhed imod virus Side 3 5. Dokumentdeling og drev-anvendelse Side Brug af trådløst netværk Side 4 6. Sikkerhedskopiering Side 5 7. Udskrivning Side 5 8. Bortskaffelse af CD-ROM og disketter Side 5 9. Brug af samt Internet Side Afsendelse af fortrolige og personfølsomme oplysninger Side Privat anvendelse af og Internet Side Anvendelse af Internet Side Logning Side Download af filer Side 6 Bilag 1: Definitionen af personfølsomme data. Side 7 IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 1

3 Retningslinier for it-brugere i Viborg Kommunes Skole IT Det skal understreges, at denne udgave er speciel gældende for undervisere, som gør brug af Viborg Kommunes Skole IT's (forkortet Skole-IT) netværk og udstyr. Den enkeltes ansvar som PC-bruger - god it-skik Som it-bruger i SKOLE-IT er du ansvarlig for det, der foregår på din pc. Det gælder fra du logger dig på, til du logger dig af igen. Hvis din pc overlades til en kollega, skal du først logge dig af, hvorefter kollegaen kan logge sig på. Du må ikke overlade din pc til en person, som ikke er autoriseret til at bruge SKOLE-IT's data og systemer. 1. Passwordsikkerhed Når du som underviser får adgang til it-systemer og data, får du samtidig adgang til en række ressourcer og oplysninger, som er fortrolige og strengt personlige. Derfor bliver alle it-brugere udstyret med et hemmeligt og personligt password, som ikke må videregives til andre, heller ikke dine nærmeste kolleger. En udlevering af password ville ansvarsmæssigt svare til, at du udleverede dit Dankort og din pinkode til en kollega. - Du hæfter personligt for den anvendelse / misbrug dette giver mulighed for. Password må ikke oplyses til eksterne teknikere eller eksternt servicepersonale, og password må ikke kommunikeres / udleveres i forbindelse med henvendelser på . Husk endvidere at ændre password ved det første logon på systemet. 1.1 Vejledning i Password-skift: Når arbejdspladsen forlades, skal der logges ud af systemet. For at passwords skal have den ønskede effekt, er det nødvendigt at stille visse minimumskrav til opbygning og længde samt ændringsinterval. Et godt password er en bogstav- / talkombination, som er nem at huske, men til gengæld er svær at gætte for andre. Undgå specialtegn som #,, og lignende, da det i nogle henseender kan give problemer. Undgå også Æ, æ, Ø, ø, Å, å, da det er specielle danske bogstaver, som kan give systemmæssige problemer. Anvend derfor kun tal samt de 25 første bogstaver i alfabetet. Anvend aldrig eget navn, egne eller den nærmeste families initialer, fødselsdag, bilnummer, hundenavn eller lignende, da det er oplagt at prøve den slags kombinationer for uvedkommende. Gode passwords er oftest opbyggede af tal- og bogstavkombinationer. Et godt password skal indeholde min. 8 tegn. Det skal i den forbindelse bemærkes, at al adgang, herunder også forsøg på uautoriseret adgang til systemerne, kan registreres. IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 2

4 2. Programanvendelse, herunder licenser Der må ikke anvendes andre programmer på SKOLE-IT it-udstyr end dem, som du eller kommunen har licenser til. Brugerne har mulighed for at installere freeware programmer, samt egne programmer med betalt licens, såfremt disse har relevans for brugerens daglige anvendelse - herunder specielt i forbindelse med undervisningen. I tvivls tilfælde bør brugeren kontakte skolens ledelse eller skolens IT pedel. Man skal være opmærksom på, at ved reetablering af computeren vil alt software, som er installeret af brugeren, blive slettet. Brugeren selv er ansvarlig for geninstallering. 3. Internet I SKOLE-IT er der adgang til Internet. Når du bruger af Internet, skal du være opmærksom på følgende: 1. Når du henter filer og programmer ned til din pc, skal du følge sikkerhedsprocedurerne beskrevet under punkt Når du bevæger dig ud på Internet, er det vigtigt at opretholde en vis net-etikette, idet du repræsenterer skolen og kommunen. 4. Sikkerhed imod virus Virus kan overføres via disketter, via CD-rom, via modem eller via Internettet og etc. For at undgå virus, anvender SKOLE-IT et program, som kan finde og fjerne vira på både servere og pc er. For at kunne følge med den konstante udvikling i vira, bliver antivirusprogrammellet løbende opdateret således, at man konstant kan finde og fjerne de nyeste vira. For at minimere risikoen for, at din pc bliver inficeret med virus, kan følgende huskeregler skitseres: Undgå uautoriserede programkopier, såkaldte piratkopier. Der må aldrig være en diskette, USB nøgler eller CD i pc en, når den tændes. Benyt aldrig data fra CD'er, USB nøgler og disketter, hvor oprindelsen ikke kendes. Kør en viruskontrol på din pc, hvis du har mistanke om, at uautoriserede brugere har benyttet den. Har din maskine fået virus, skal du fysisk afbryde forbindelsen til netværket (almindeligvis slukke for systemet) for at undgå, at virus spredes yderligere. Herefter skal din IT-pedel kontaktes, som vil kontakte Skole IT-afdelingen. Skole IT-afdelingen vil undersøge hvordan virus er kommet ind i systemet og sørge for fjernelse af viruset samt vejlede, for på den måde at undgå fremtidige forekomster. Det er ikke flovt at have fået virus på sin maskine. - Du behøver derfor ikke at holde det hemmeligt! IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 3

5 5. Dokumentdeling og drev-anvendelse I Viborg Kommunes skolevæsen råder vi over en række decentrale servere. Serverne fungerer som centralt placerede pc er, som en række brugere samtidig kan trække på og dele data fra. Udover at rumme alle de fælles programmer, indeholder serverne også en række fællesdrev. Som it-bruger har du adgang til en del af disse drev og skal gemme dine dokumenter og andre filer her. Når du anvender de fælles drev, har dine kollegaer også adgang til dine dokumenter. Gem ALDRIG personfølsomme data (se evt. bilag 1: "hvad er personfølsomme data") lokalt på din bærbare Pc eller andre lokale, eksterne enheder (f.eks.: USB nøgler, Cdrom eller DVD). Husk at data, som ligger lokalt på din Pc, aldrig er helt sikre - hvis din maskine skulle blive stjålet, bliver dine lokale data også stjålet, og de er dermed i en grad tilgængelig for evt. misbrug! Du bør altid gemme dine arbejdsdokumenter på netværket. Det kan være på fællesdrevet for skolen (drev I:) eller hvis dokumentet ikke skal kunne ses af andre end dig selv, på drev P: - eller på Skolekom. Som it-bruger i SKOLE-IT har du adgang til følgende drev: 1. C:\ Egen harddisk 2. L:\ Fællesdrev for hver skole for lærerne.. 3. S:\ Fællesdrev for hver skole for lærere og elever. 4. P:\ Private. Hver brugers private data (personlig). Indeholder programdata og personlige data for hver bruger. 5. Derudover kan Skolekom, eller SkoleIntra benyttes, hvis data skal bruges fra en privat- eller anden internetopkobling. IGEN: Bemærk at personfølsomme data KUN må gemmes på P drevene og på Skolekom / SkoleIntra. 5.1 Brug af trådløst netværk Du har som bruger af bærbar PC i SKOLE-IT mulighed for at benytte det trådløse netværk, som er tilgængelig på skolerne. Der gælder samme regler for det trådløse netværk som ved brug at SKOLE-IT's "almindelige" netværk. Det er også muligt at benytte trådløst netværk privat - det vil dog IKKE blive supporteret af IT-Pedellen/SKOLE-IT. Det er ikke SKOLE-IT's ansvar, hvis sikkerheden på dit trådløse netværk ikke er i orden, og hvis dit netværk derved bliver misbrugt! Du kan evt. læse mere og få masser af gode råd om trådløst netværks sikkerhed på "Rådet for IT-sikkerhed": IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 4

6 6. Sikkerhedskopiering Der foretages automatisk sikkerhedskopiering ( Shadow Copy ) af alle brugerdata på skoleserverens harddisk 2 gange i døgnet. Brugerne kan selv gendanne mistede data ved hjælp af Shadow Copy. (Spørg IT-pedel/vejleder). Hvis skolens server stjæles, brænder eller på anden måde ødelægges, mistes alle brugerdata. Derfor er der pr. 1. juni 2009 etableret automatisk Online Backup af lærernes P-drev og lærernes fællesdrev (L-drev). Ved denne form for sikkerhedskopiering gemmes data på en ekstern server, hvorfra de ved Skole-ITafdelingens hjælp kan gendannes. Husk derfor altid at gemme vigtige dokumenter, regneark og andre filer, på netværket eller endnu bedre på Skolekom, og IKKE på din egen pc eller andre lokale eksterne enheder (f.eks.: USB nøgler, CD-rom eller DVD), da der ikke tages sikkerhedskopi på nogle af disse! Hvis du arbejder et sted, hvor du ikke kan komme i kontakt med drev P eller Skolekom, bliver det selvfølgelig nødvendig at gemme lokalt på C-drevet. Derfor er det vigtig, at du flytter disse lokale data fra dit lokale drev til et mere sikkert sted, næste gang du kobler på skolens netværk. 7. Udskrivning Som it-bruger udskriver du ofte dokumenter, notater og lignende - enten dine egne eller andres. Disse dokumenter kan være fortrolige, hvorfor de skal behandles med rette omhu. Du er ansvarlig for at behandle fortrolige udskrifter, så de ikke kommer i de forkerte hænder. Du skal derfor altid - straks efter udskrivning har fundet sted - hente dokumenter som er udskrevet på centrale printere. Fortrolige dokumenter indeholder ikke nødvendigvis personfølsomme oplysninger. 8. Bortskaffelse af DVD-er, CD-ROM m.m. Hvis du i forbindelse med dit arbejde anvender DVD-er eller CD-rom, til korrespondance eller anden filoverførsel, skal du være opmærksom på, at de data, som du formidler, kan være fortrolige. Når DVD-erne, CD-rom-erne, USB-nøgler ikke længere er i brug, skal de enten reformateres og anvendes på ny, eller kasseres: 1. Formatering finder sted ved at anvende de faciliteter, som allerede findes i Windows. Hvis du er i tvivl, kan du kontakte din IT-Pedel/vejleder. 9. Brug af samt Internet SKOLE-IT benytter Skolekom til kommunikation med . IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 5

7 9.1 Afsendelse af fortrolige og personfølsomme oplysninger Er karakteren af kommunikationen således, at oplysningerne, der sendes, er fortrolige eller personhenførbare, må man ikke sende en almindelig . Forsendelsen skal ske indenfor Skolekom's klient program. 9.2 Sikring mod virus i . Skolekom scanner al indgående og udgående og vedhæftede filer for kendte vira. 10. Privat anvendelse af og Internet Du kan anvende din arbejds og Internet til private formål, men under overholdelse af de øvrige gældende regler. Vær opmærksom på, at du ved din anvendelse repræsenterer skolen og Viborg kommune og at du ikke i den forbindelse kompromitterer skolen / kommunen. 11. Anvendelse af Internet Alle medarbejdere, der anvender en PC, der er tilkoblet SKOLE-IT's net, har adgang til Internettet og kan således søge informationer uden begrænsninger i tid og steder, hvor der kan søges. Det er muligt at benytte privat eller anden opkobling til internettet (f.eks. fra hoteller, HotSpots m.m.), hvorfra det så er muligt at surfe på internettet og benytte Skolekom. Det er dog kun muligt at benytte skolernes netværksdrev, når man befinder sig fysisk på skolen. Vær opmærksom på, at du ved anvendelse af privat eller en anden internet opkobling ikke har samme beskyttelse imod bl.a. hackerangreb, virus m.m. som når du befinder dig på skolens netværk. Arbejder du på Skole IT's netværk, er du til gengæld sikret, bl.a. bag en såkaldt "Firewall", som beskytter imod disse angreb Logning Du skal vide, at al trafik til og fra Internettet på SKOLE-IT's netværk bliver logget. Formålet med en logning er primært af sikkerhedsmæssige årsager. I en log registreres, hvem der søger information, hvor man søger og på hvilket tidspunkt. Det er således dit personlige ansvar. Misbrug af Internet kan konstateres. Hvis der konstateres misbrug, er det et ledelsesansvar at håndtere dette Download af filer Nogle medarbejdere på SKOLE-IT's netværk vil have et behov for at hente (downloade) filer fra Internettet. Heller ikke på dette punkt er der som udgangspunkt opsat begrænsninger i SKOLE-IT's anvendelse af Internettet. Det kan fungere uden risiko, hvis IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 6

8 du ved, hvordan man opfører sig i forhold til download. Risikoen består i, at downloadede filer kan indeholde computervirus, og det er en risiko, som skal tages alvorligt. Følg nedenstående regler: 1. Download bør kun foretages fra firmaer og organisationer med hvem SKOLE-IT / skolen har en form for samarbejde, brugsret eller hvor SKOLE-IT / skolen er kunde hos pågældende firma eller organisation. 2. Alle downloadede filer skal, uanset de downloades fra kendte firmaer eller organisationer, scannes for virus. Dette sker automatisk via pc ens virusscanner. 12. IT-pedel / IT-vejledere (IT-ansvarlige) Hvis du har spørgsmål i forbindelse med anvendelse af din PC-arbejdsplads, eller specifikke programdele, er der på skolerne et antal IT-ansvarlige, som står til din rådighed. Som it-bruger skal du altid kontakte din IT-ansvarlige, hvis du har spørgsmål eller problemer, og IKKE gå direkte til Skole IT-afdelingen. De problemer som de IT-ansvarlige ikke selv kan løse, drøfter de efterfølgende med Skole IT-afdelingen. Det er således ALTID en IT-ansvarlig, som er din primære kontakt til Skole IT-afdelingen. Bilag 1: Definitionen af personfølsomme data. Data, hvor enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person finder sted, er "Personfølsom". Et eksempel på et personfølsomt dokument kunne være en indstilling til specialundervisning. IT retningslinier og sikkerhedspolitik for Viborg kommunes Skole IT - gældende for undervisere Side 7