Landsformanden bød velkommen til mødet og takkede for opmærksomheden og deltagelsen ved hans 70 års fødselsdag.

Transkript

1 1911 Hovedbestyrelsesmøde den 19. marts 2015 kl hos Lejerbo Til stede var bestyrelsesmedlemmer Kenneth Høfler, Lars Bak, Gunnar Sørensen, Jan Hyttel, Erik Gemmer, Bjarne S. Hansen, Aksel Borresen, Erik Fallesen, Helle Worm, Anny Borch Jensen, Bent Jacobsen, Børge Olsen, Hanne Køhlert og Bent Nielsen. Fra administrationen deltog administrerende direktør Palle Adamsen, direktør Henrik Ricken, direktør Ulrik Steen Jensen, kommunikationschef Tine Staun Petersen. Under dagsordenens punkt 1 deltog Jesper Jørn Pedersen fra Ernst & Young revisionsfirma. Der var afbud fra Anne Sakariassen på grund af sygdom. Landsformanden bød velkommen til mødet og takkede for opmærksomheden og deltagelsen ved hans 70 års fødselsdag. Som bekendt blev bestyrelsesmødet den 24. februar 2015 aflyst. Dagsorden: 1. Revision i året revisionsprotokollat 2. Godkendelse af referat af møde 28. januar 3. Meddelelser fra landsformanden/formandsskabet 4. Meddelelser fra administrationen 5. Rapportering fra 2015 udvalget og udkast til ledelsesrapport til brug for hovedbestyrelsen 6. Disponering af årets resultat 7. HB s virksomhedsplan 8. Landsformandens og næstformændenes kontrakter og bestyrelsens vederlag 9. Status på udlejningssituationen 10. Byggeaktivitets- og renoveringsoversigt 11. Årsberetning orientering 12. Landsrepræsentantskabsmøde og bestyrelseskonference 13. Initiativpris 14. Kunstansøgninger 15. Konkurrence om markvandring 16. Redaktion af nyhedsbrevet Beboerdemokraten 17. Eventuelt Ad 1. Revision i året revisionsprotokollat Landsformanden bød velkommen til statsautoriseret revisor Jesper Jørn Pedersen fra EY. Ved næste hovedbestyrelsesmøde skal regnskabet gennemgås, men nu er det den revision, som løbende har været gennemgået hen over året og de observationer, som revisionen har sat på listen. Han gav ordet til Jesper Jørn Pedersen. Jesper Jørn Pedersen oplyste, at den sene fremsendelse af protokollatet skyldtes forsinkelsen hos Lejerbo med opgørelse af mellemregningen. Det har voldt udfordringer over en periode, men der er nu forelagt en løsning, som revisionens endelige vurdering af vil fremgå af regnskabets revisionsprotokol.

2 1912 Han gennemtik revisionsprotokollen for revision i årets løb og henledte bestyrelsens opmærksomhed på de 9 særlige risikoområder, som er behandlet i protokollatet. Revisionen har fokus på forretningsgange og interne kontroller for at afdække, at informationer til brug for årsregnskabet er retvisende. I den forbindelse anbefalede han bestyrelsen, at der sker en centralisering og styrket ensartethed på budgetkontroller. Han anbefalede en fornyet overvejelse af den høje dispositionsgrænse på kr. for dispositioner og godkendelser af fakturaer. Han satte fokus på byggeafdelingens budgetopfølgning af byggesager, på mangler i systemdokumentationen af SAMBO og på mellemregningsopgørelsen. Problemerne med mellemregningen har alene betydning for specifikationsgraden af balanceposter og har ikke indvirkning på afdelinger og organisationers indtægts og udgiftsposter. Derfor har der heller ikke været regnskabsforbehold i afdelinger og organisationer. Sammenfattende er revisionen ikke stødt på forhold, som kan medfører forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen til årsregnskabet. Henrik Ricken redegjorde for de stramninger, som er etableret for at sikre den løbende regnskabsproduktion og oplyste, at der gennemføres budgetkontroller, men var enig i, at kvaliteten skal løftes. Bestyrelsen har tidligere sanktioneret kr. s grænsen, opfølgningen på byggesager er skærpet ved en organisatorisk ændring og systemdokumentationen vil formentlig skulle gennemføres af anden rådgiver, da Evry lukker i Danmark. Der er tilbagehold i SAMBO projektet til at gennemføre det ved anden bistand. Bestyrelsen ønskede oplyst, om forsinkelser i den løbende regnskabsproduktion giver risiko for en dårligere revision af organisationer og afdelingers regnskaber. Jesper Jørn Pedersen forsikrede bestyrelsen, at kvaliteten af den gennemførte revision er god og der ikke var ændringer i forhold til tidligere års revision. Bestyrelsen drøftede dispositionsgrænsen. Der er flere hensyn. Hensynet til at beskytte medarbejderne og hensynet til at opretholde god kontrol og sikre, at hverdagen kan fungerer. Bestyrelsen anmodede administrationen afdække, hvorledes det faktiske indkøbsmønster ser ud med det formål at vurdere, om grænsen skal nedsættes. Bjarne S. Hansen orienterede om en besvigelsessag, der i øjeblikket bliver undersøgt i Taastrup, og spurgte til, om den ikke burde fremgå af revisionsprotokollatet. Børge Olsen tilkendegav, at besvigelsessagen i Taastrup burde medtages i protokollen, når ledelse og revision nu var vidende om sagen. Revisionsprotokollatet blev herefter underskrevet af bestyrelsen og protokollatet tilføjes besvigelsessagen i Taastrup. Landsformanden takkede for Jesper Jørn Pedersen for deltagelse og det gode samarbejde til bestyrelsen. Jesper Jørn Pedersen forlod herefter mødet.

3 1913 Ad 2. Godkendelse af referat af møde 28. januar Landsformanden meddelte, at der ikke har været bemærkninger til referatet, hvorfor det betragtes som godkendt. Ad 3. Meddelelser fra landsformanden/formandsskabet Landsformanden orienterede om, at lørdag den 14. februar dræbte en gal ung mand en person ved Krudttønden på Østerbro, sårede flere og dræbte senere på natten endnu en ved den jødiske synagoge i Krystalgade. I tidsrummet mellem de to ugerninger var den unge mand omkring Mjølnerparken, hvor han skiftede tøj og formentlig også våben. Det fik den danske og udenlandske presse til at sværme omkring Mjølnerparken. Det lykkedes bl.a. gennem en stor kommunikationsindsats, som blev varetaget af Jan Hyttel, Steffen Boel Jørgensen, Eskild Dahl og det boligsociale sekretariat, samt naturligvis kommunikationschef Tine Staun Petersen at gøre medierne opmærksomme på den rette sammenhæng den unge mand boede ikke i Mjølnerparken. Det lykkedes også at kommunikere til beboerne i Mjølnerparken for at fortælle dem, at de ikke havde noget at skamme sig over. Og flere af beboerne stillede sig frem og talte pænt om området. Det var et voldsomt mediepres, og I har håndteret det ganske fremragende. Landsformanden orienterede om, at han havde deltaget i følgende møder og arrangementer: Den 31. januar til heldagsmøde i Rebild Park Center med BL s 4. kreds. Emnerne var Det nye boligforlig ved Bent Madsen. Derud var der temaer med Landsbyggefondens støttemuligheder og Byggeven, som er udviklet af Nueva og Lejerbo. Et emne var også Sundhedstilstanden hos beboerne i almene boligafdelinger. Et godt møde med gode foredragsholdere og god debat. Den 19. februar til møde i Vilbjerg kommune, hvor der var indkaldt til konference om styringsdialogen. Hvilke erfaringer er der fra de første 4 år både for kommunerne og for boligorganisationerne. Der deltog deltagere fra 6. og 10. kreds. Den 20. og 21. februar til konference i Vejle sammen med regionerne i Kolding og Holstebro. Den 23. februar var der møde i 2015 udvalget. Den 26. februar til rejsegilde i Horsens. den 5. marts til rejsegilde i Ishøj, hvor Lejerbo Køge Bugt er ved at opføre 18 bæredygtige familieboliger. Den 13. marts blev der i Aalborg holdt reception for landsformanden i anledning af hans 70 års fødselsdag. Landformanden oplyste, at organisationsformand Bruno Vilborg på et organisationsmøde i Lejerbo Fredensborg har efterlyst en mere offensiv kommunikation fra formandsskabet/bestyrelsen om revisionens navneskift fra KPMG til EY, og han fandt også, at der burde have været udsendt en personlig orientering til alle organisationsformænd om branden i Valby. Lars Bak orienterede om, at han havde deltager i følgende arrangementer og møder: Besigtigelse i Lejerbo Møldrup, hvor det overvejes, at Møldrup skal være en del af Lejerbo Randers. Den 11. januar var han til møde i Lejerbo Vejle

4 1914 Den 14. og 15. februar var der messe i Randers, hvor bestyrelsen deltog med en Lejerbo stand. Den 19. februar var der IT udvalgsmøde, hvor branden i Valby naturligvis fyldte meget. Den 20. og 21. februar deltog han i Brædstrup seminar i Vejle. Den 24. februar havde han deltaget i kredsarrangement i 6. og 10. kreds, der handlede om digitalt beboerdemokrati. Den 3. marts var der repræsentantskabsmøde i Lejerbo Herning. Den 17. marts var han dirigent ved afdelingsmøde i afdeling 122 i Lejerbo Thisted. Gunnar Sørensen orienterede om, at der har været afholdt repræsentantskabsmøde i Lejerbo Frederiksberg, hvor Erik Gemmer af bestyrelsen blev indstillet til valg til bestyrelsen som særlig udpeget. Ad 4. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen oplyste, at der fortsat er gener som følge af branden i december måned. Kælderen er fortsat under renovering og kopi, print og andre servicefunktioner løses under trange vilkår. IT platformen er samlet i et midlertidigt miljø og der anlægges en fiberforbindelse til et parallelt og spejlet miljø ude i byen. Han henviste til det link til Byggeskadefonden, som tidligere er fremsendt om magnesiumoxyd pladerne. Pladerne forekommer hos Lejerbo i både nybyggede og renoverede boliger og vi er ved at etablere et overblik. Det skønnes, at materialet forekommer i mere end almene boliger, og derfor er der stor bevågenhed fra Byggeskadefond og Landsbyggefond. Lejerbo koordiner udviklingen i sagen, herunder reklamationer og løbende orientering til de berørte boligorganisationer via byggeafdelingen. Henrik Ricken orienterede om, at der i øjeblikket er ved at blive foretaget konverteringer af 200 lån på vegne af en lang række afdelinger. Lånene er valgt ud fra det kriterium, at de skal give en årlig besparelse på minimum kr. pr. lån. Konverteringerne vil til sammen give en årlig besparelse på ca. 10 mio. kr. I alt giver besparelse i lånenes løbetid på omkring 200 mio. kr. Ulrik Steen Jensen orienterede om de to byggesager i Lejerbo Køge Bugt, der har økonomiske udfordringer, nemlig Cirkelhuset og Fasanparken. Bestyrelsen holdes orienteret. Lars Bak spurgte til momsproblematikken. Randersbolig har fået momsfritagelse. Palle Adamsen svarede, at Randersbolig fik en forhåndsgodkendelse fra Skattecenter Bornholm som de første, hvor Lejerbo efterfølgende fik en forhåndstilkendegivelse om, at vi IKKE får momsfritagelse. Derfor skal sagen afgøres i Landsskatteretten. Bestyrelsen drøftede MgO pladerne, herunder kontrol af nye byggematerialer. Ad 5. Rapportering fra 2015 udvalget og udkast til ledelsesrapport til brug for hovedbestyrelsen Landsformanden henviste til, at der er udsendt et forholdsvis omfattende materiale som opfølgning på det seneste møde i 2015 udvalget. Målet med materialet er at få bestyrelsens tilkendegivelse af, at det er på det niveau og i det omfang, der fremadrettet rapporteres. Der er vedlagt et udkast til rapporten og der er et indledende notat, som forklarer nogle af de overvejelser, der er gjort.

5 1915 Fremadrettet vil hovedbestyrelsen få materiale kvartalsvis, og formandsskabet vil få en månedlig rapportering af udviklingen i lønomkostninger og vikarforbrug, da det er disse omkostninger, der triller stærkest. Palle Adamsen fremhævede, at der rapporteres på to niveauer, nemlig på administrationsniveau omkring indtægter og udgifter samt på koncernniveau omkring hændelser. Rapporteringen kræver, at vi sætter strøm til organisationen for at kunne hente alle opdaterede data ind. Dette er et udkast til, hvordan rapporteringen kan se ud, det kan altid justeres. Med hensyn til risikostyringen af nybyggerier er der i øjeblikket identificeret tre røde sager. I første omgang skal det primært opfattes som en orientering og herefter må sagerne overgå til selvstændig sagsbehandling af bestyrelsen, hvis der er behov for det. Mia Manghezi gjorde opmærksom på, at der kan fokuseres på bundlinje og/eller processen, når man skal risikostyre byggeri. Begge dele bør være med. Bestyrelsen kommenterede rapporteringen og lagde vægt på, at materialet skal udvikle sig og forbedres løbende, at det handler om at være på forkant og vurdere risiko, som grundlag for at gå ind i nye projekter. Landsformanden konkluderede herefter, at bestyrelsen var enig om, at det udsendte forslag til rapportering ser fornuftigt ud. Ad 6. Disponering af årets resultat Landsformanden nævnte, at i henhold til bestyrelsens årshjul skal bestyrelsen tage stilling til disponering af årets resultat. Der er i 2014 opsamlet i alt 5,2 mio. kr. i organisationernes opsparede midler. Disse er tidligere år blevet tilskrevet de enkelte organisationer efter organisationernes andel af opsparingen. Der er udsendt et bilag til bestyrelsen, hvor fordelingen af opsparingen fremgår. Det indstilles, at forrentningen af organisationernes opsparede midler tilskrives de enkelte organisationer efter deres andel af opsparing. Efter en drøftelse konkluderede Landsformanden, at bestyrelsen fulgte indstillingen og alle opsparede midler udloddes til organisationerne. Ad 7. HB s virksomhedsplan Mette Lauridsen deltog i behandling af dette punkt. Landsformanden meddelte, at bestyrelsens visioner har et selvstændigt ben i virksomhedsplanen. Det handler om nye scenarier for beboerdemokratiet, som vi har lovet hinanden, at vi vil tage os af. Visionsgruppen, som består af Jan Hyttel, Bjarne S. Hansen, Anny Borch Jensen, Bent Jacobsen samt Mette Lauridsen fra administrationen, har arbejdet med bestyrelsens virksomhedsplan, og er kommet frem til den virksomhedsplan, som er udsendt til bestyrelsen.

6 1916 Bjarne S. Hansen fortalte om visionsgruppens arbejde med virksomhedsplanen og redegjorde endvidere for virksomhedsplanenes videre forankring i forhold til kredsmøder, kursusudvalg samt sekretariatet. Mette Lauridsen redegjorde for begrebet HB-organisationsbestyrelsesnetværk, som er de organisationer, hvor hovedbestyrelsen har udpeget et medlem. Bent Jacobsen pointerede i den forbindelse, at vi skal huske de organisationer, hvor der ikke er udpegede. Lars Bak spurgte til, om man havde en teknisk løsning til at tage imod alle de referater, der blev lavet. Mette Lauridsen mente, man var dækkes ind via den kortlægning (spørgeskema), der lå i virksomhedsplanen. Bestyrelsen godkendte herefter udkastet. Landsformanden takkede Mette for deltagelsen. Ad 8. Landsformandens og næstformændenes kontrakter og bestyrelsens vederlag Landsformanden meddelte, at administrationen har indeksreguleret bestyrelsens honorarer og ligeledes konsekvensrettet kontrakterne for landsformand og næstformænd. Der er ikke foretaget yderligere ændringer i kontrakterne. Han spurgte, om der var bemærkninger eller bestyrelsen kunne tage reguleringerne og kontrakterne til efterretning. Bestyrelsen bekræftede, at reguleringen tages til efterretning samt godkendte kontrakterne, som herefter blev underskrevet. Ad 9. Status på udlejningssituationen Landsformanden nævnte, at efter en periode med markant fald i antallet af ledige boliger, ser det nu ud til at stabilisere sig på et niveau omkring 140 boliger. Ulrik Steen Jensen redegjorde for udlejningssituationen. Der er gennem det seneste år sket en halvering af antallet af tomme boliger, således at det ligger på et stabilt niveau på 140 ledige tabsgivende boliger. Udfordringen er primært i region Nordjylland, hvor vi er udfordret på, at boligerne ikke er konkurrencedygtige samt det forhold, at folk flytter fra en del af de områder, hvor vi har boliger. Der er således lokalt steder, hvor der overvejes frasalg eller anvendelse af den nye pulje for nedrivning. Endvidere er der udfordringer på Bornholm, Her føres der en tæt dialog med organisationsbestyrelsen om en langsigtet strategi for afdelingerne, herunder et tættere samarbejde med de lokale boligselskab BO42. I Tinglev er der en konkret bebyggelse, som mangler elevator for at kunne blive konkurrencedygtig.

7 1917 Af positive historier kan nævnes bebyggelsen på Sejerø. Her har der længe stået fire ledige boliger. De tre er nu udlejet og den fjerde er måske på vej til at blive udlejet. Endvidere er lejeledigheden i Vintersbølle Strand ved Vordingborg reduceret fra 10 til tre ledige boliger over en kortere periode. Bent Jacobsen kunne fortælle, at Horsens er gået i drift med 36 boliger, som alle er lejet ud fra idriftsættelsestidspunktet. Mia Manghezi fortalte, at der arbejdes på en intensiveret markedsføring, således at der allerede fra første spadestik reklameres for boligerne. Helle Worm anmodede endnu engang om, at boligerne i Nordsjælland vises separat fra København af hensyn til overskueligheden. Landsformanden konkluderede herefter, at bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad 10. Byggeaktivitets- og renoveringsoversigt Landsformanden meddelte, at der er udsendt oversigter over byggeprojekter under planlægning, under projektering, under udførelse og afleverede byggeprojekter pr. 1. marts Kun projekter med minimum 60% sandsynlighed for gennemførelse er medtaget i opgørelsen. Mia Manghezi kommenterede på det udsendte materiale, der nu forelå i nyt format. Der er stor aktivitet i byggeafdelingen i øjeblikket og der er ca. 600 nye under udførelse i øjeblikket. Udviklings- og byggeafdelingen har udarbejdet en ny aftale om sagens forudsætninger, der nu kommer til godkendelse, når byggesagen skifter fase, primært mellem skema A eller B. Udviklings- og byggeafdelingen vil fremover rapportere på risikostyring af byggesager, og såfremt der er særlige risici i en byggesag, vil denne blive forelagt hovedbestyrelsen. Arbejdet med risikovurdering er påbegyndt i afdelingen. Slutteligt orienterede Mia Manghezi om nye rammeaftaler for rådgiverydelser i byggeafdelingen. Der er indgået geografiske opdelte rammeaftaler nu, hvor rammeaftalerne er tildelt rådgiverteams bestående af arkitekter, ingeniører og landskabsarkitekter. Jan Hyttel pointerede vigtigheden af aftalen om sagens forudsætning (AOSF). AOSF bør anvendes som en del af den samlede risikostyring i samarbejdet med bygherren. Landsformanden takkede for orienteringen og konkluderede, at denne blev herefter taget til efterretning. Ad 11. Årsberetning - orientering Tine Staun Pedersen omdelte det færdige print til årsberetning Bestyrelsen udtrykte ros til beretningen.

8 1918 Ad 12. Landsrepræsentantskabsmøde og bestyrelseskonference Landsformanden oplyste, at der i det udsendte notat er beskrevet lidt omkring planlægningen af landsrepræsentantskabsmødet og der er vedlagt den dagsorden, som skal udsendes til landsrepræsentantskabet. Han spurgte, om der var bemærkninger samt, om alle på valg genopstiller. Alle var villige til genvalg. Landsformanden meddelte, at bestyrelsen skal tage stilling til, hvilken dirigent vi indstiller til landsrepræsentantskabets godkendelse. Bestyrelsen besluttede at indstille John Refsgaard som dirigent på mødet. Landsformanden henviste til, at der også er udsendt administrationens drejebog for mødet. Opmærksomheden henledes på, at alle udvalgsformænd som noget nyt skal give en mundtlig orientering om de respektive udvalgs arbejde i det forgangne år. Bestyrelsen besluttede, at der skal afsættes et fast antal minutter til hver orientering fra udvalgene, for at den samlede tidsplan for mødet ikke overskrides. Palle Adamsen pointerede, at logistikken omkring orientering fra udvalgene skal planlægges forinden landsrepræsentantskabsmødet, for så vidt angår afvikling samt indhold af formændenes orienteringer. Bestyrelsen besluttede herefter, at formændene for udvalg nedsat af hovedbestyrelsen på april mødet skal fremlægge, hvilke 3-4 hovedpunkter deres orientering på landsrepræsentantskabsmødet skal indeholde. Tine Staun Petersen uddybede herefter indholdet af bestyrelseskonferencen. Landsformanden konkluderede, at punktet blev taget til efterretning. Ad 13. Initiativpris Landsformanden meddelte, at der er modtaget 6 ansøgninger. Det er lidt færre end tidligere år. Kvaliteten i ansøgningerne er høj, men bestyrelsen behøver jo ikke uddele alle de tre priser, hvis ansøgningerne ikke passer i præmieringen. Ansøgningerne blev voteret i bestyrelsen og det blev besluttet, at der uddeles en første pris på kr. og at der uddeles en særlig pris uden for kategori, også på kr. Uddelingen af denne pris skyldes ekstraordinære omstændigheder og danner ikke præcedens fremadrettet. Ad 14. Kunstansøgninger Landsformanden meddelte, at der foreligger 2 ansøgninger til kunst fra Lejerbos kunstfond.

9 1919 Efter tilkendegivelser fra bestyrelsen konkluderede landsformanden, at: Der bevilliges kr kr. til afdeling 572-0, Plejecenter Klippebo, Gudhjem, Lejerbo Bornholm. Der bevilliges kr kr. til afdeling 603-0, Brokær, Brøndby Boligselskab. Ad 15. Konkurrence om markvandring Landsformanden nævnte, at punktet er udsat fra bestyrelsens møde i januar. Der er modtaget 19 forslag. Han fandt, at man skal prøve at koge feltet ned til 3-5 forslag, inden der træffes beslutning. Tine Staun Petersen opfriskede processen omkring konkurrencen. Hun oplyste, at bidragene er kommet fra både beboerdemokrater og administrativt ansatte. Bestyrelsen drøftede de indkomne forslag og tilkendegav, hvilke forslag der var bedst, men umiddelbart var der ingen af de indkomne forslag, der kunne anvendes. Tine Staun Petersen foreslog, at nogle af de indkomne forslag kunne kombineres og der dermed kunne findes et passende nyt ord for markvandring. Valget faldt på Afdelingstjek, som nu implementeres som nyt begreb i stedet for markvandring. Det blev besluttet, at der tildeles præmier til de tre indkomne forslag afdelingstjek blev sammensat af. Ad 16. Redaktion af nyhedsbrevet Beboerdemokraten Tine Staun Petersen orienterede om noterede emner fra mødet i dag og noterede øvrige emner. Ad 17. Eventuelt Erik Fallesen fortalte, at Holbæk organisation nu også arbejder på at få ansat ejendomsserviceteknikerelever. Landsformanden takkede for et godt møde. Mødet hævet.