HOVEDBESTYRELSEN REFERAT

Transkript

1 1966 Deltagere: Til stede var bestyrelsesmedlemmer Kenneth Høfler, Lars Bak, Gunnar Sørensen, Jan Hyttel, Erik Gemmer, Aksel Borresen, Erik Fallesen, Helle Worm, Bjarne S. Hansen, Finn Holten, Bent Jacobsen, Børge Olsen, Anne Sakariassen, Bent Nielsen og Hanne Køhlert. Fra administrationen deltog administrerende direktør Palle Adamsen, direktør Henrik Ricken, kommunikationschef Tine Staun Petersen, udviklings- og byggechef Mia Manghezi, sekretariatschef Mette Møllerhøj samt direktionssekretær Tina Brorly, som optog referat af mødet. Landsformanden bød velkommen til mødet, som i dag hovedsagelig handler om budget Dagsorden: 1. Godkendelse af referat af møde 23. september 2. Meddelelser fra landsformanden/formandsskabet 3. Meddelelser fra administrationen 4. Regnskab 3. kvartal rapportering september Budgetoplæg Rapportering fra Elev udvalget 7. Bestyrelsesakademi 8. Lejerbo skiltning 9. Redaktion af nyhedsbrevet Beboerdemokraten 10. Eventuelt Ad 1. Godkendelse af referat af møde 23. september Landsformanden meddelte, at der ikke har været bemærkninger til referatet, hvorefter det betragtes som godkendt. Ad 2. Meddelelser fra landsformanden/formandsskabet Landsformanden orienterede om arrangementer og møder han havde deltaget i siden sidste hovedbestyrelsesmøde: Den 28. september møde i BL s 4. kreds repræsentantskab. Den 30. september var der årsmøde i portalen Bo i Aalborg, hvor man afventer Lejerbos indmelding, så man kan komme over de lejemål i portalen. Den 2. og 3. oktober var der weekend konference i 4. kreds. Mødet havde om fredagen 4 temagruppe, hvor alle deltagerne havde mulighed for at vælge og deltage i 2 temagrupper. Den 21. oktober var der møde i 2015 udvalget, hvor udvalget fik en opdatering af EY af vores ydelseskatalog (referat tidligere udsendt). Han oplyste, at der har været spadestik på almene boliger i både Skjern og Brande, hvor han desværre havde været forhindret i at deltage. Han håbede, at han kunne deltage i rejsegilderne. Lars Bak orienterede om, at han havde deltaget i kredsmøde i 6. og 10. kreds i Billund. Han havde deltaget i møde i 2015 udvalget og endvidere havde han holdt møde med formanden i Møldrup. Gunnar Sørensen orienterede om, at han ligeledes havde deltaget i møde i 2015 udvalget samt i reception af nyt lokalkontor i Brøndby Boligselskab. Ad 3. Meddelelser fra administrationen Palle Adamsen orienterede om, at udbudsloven med udbud og indkøb af varer er genfremsat og træder i kraft 1. januar Vi er uomtvistelig omfattet af det bl.a. vedrørende håndtering af byggekreditter, den finansielle side, udbud af entrepriser, indkøb af varer og tjenesteydelser. Materialet skal nu gennemgås og der skal justeres og tilpasses på alle områder. Der vil blive lavet en manchet til brug ved organisationsmøderne, så det kan blive drøftet i forbindelse med den enkelte boligorganisations indkøbspolitik. I forhold til de organisationer, der

2 1967 har tilmeldt sig Almen Indkøb, vil ansvar for overholdelse af udbud for indkøb og vare blive varetaget fra administrationens side. Jan Hyttel oplyste, at han for nogle dage siden deltog i en konference hos Estate Media, hvor en kammeradvokat talte om de nye udbudsregler. Han havde talt med kammeradvokaten om, at det kunne være godt at få lavet et standardiseret regelsæt, der kan bruges i de almene boliger, evt. som en drejebog der simplificere det. Palle Adamsen meddelte, at der pågår et arbejde i både BL og Bygherreforeningen omkring det. Den ene del er den formelle del af reglerne og det andet er, hvordan vi får koblet det på hverdagen. Mia Manghezi oplyste, at byggeafdelingen allerede har en proces i gang og har dialog med advokaterne så der kommer noget. Bjarne S. Hansen nævnte, at nogle organisationer kun holder bestyrelsesmøde en gang årligt og opfordrede derfor til, at man holder et par informationsmøder om det for organisationsbestyrelserne. Palle Adamsen meddelte, at vi nok skal sørge for at alle bliver informeret. Palle Adamsen oplyste herefter, at planlovsdiskussionen ruller nu og handler om, at kommunalbestyrelserne har mulighed for at fremsætte krav om, at der skal være op til 25% almene boliger i forbindelse med lokalplanlægning for nye boligområder. Det er værd at notere sig, at svaret formentlig skal findes på Venstres landsmøde i slutningen af november. Palle Adamsen orientrede om, at der i regeringens udspil til finanslov er foreslået besparelser på både boligsikring og boligydelse. Boligydelsen kan gives til pensionister og boligsikring til øvrige. Boligsikring og boligydelse anvendes til direkte at nedbringe huslejen og hjælpe folk til, at de har råd til at bo. Forslaget forventes at føre til en besparelse på samlet 1 mia. kr. Knapt halvdelen vil være på boligsikringsområdet, hvor en enlig mor med to børn kan få reduceret sin boligsikring med op til kr. pr. måned. For pensionister vil forslaget blive indkørt over en periode og i første omgang kan pensionister forvente ca. 700 kr. mindre pr. måned og fuldt indfaset yderligere en reduktion på mellem 500 og 1000 kr. Der skal nu forhandles, men forslaget kan formentlig ses i sammenhæng med, at regeringen til foråret vil fremsætte forslag om effektiviseringer i de almene boliger. Palle Adamsen henviste herefter til, at der til bestyrelsen er udsendt et notat med afgørelse fra Ligebehandlingsnævnet i en sag vedrørende eventuel forskelsbehandling på grund af etnisk oprindelse. Mette Møllerhøj orienterede om den konkrete sag samt om den sagsbehandling og de forretningsgange, vi har i Lejerbo. De vil nu blive genbesøgt hos de personer i Lejerbo, der sagsbehandler klagesager. Sagen blev drøftet. Palle Adamsen orienterede om, at der på landsrepræsentantskabsmødet blev orienterede om et kommende salg af Lejerbos regionskontor i Aalborg. Der er nu fundet en køber og der er derfor udsendt brev til Lejerbos landsrepræsentantskab for godkendelse af salget. Han nævnte herefter, at der er forslag om at ændre det planlagt HB møde og besigtigelsestur i august 2016 fra den onsdag den 24. og torsdag den 25. august til i stedet at holde det tirsdag den 30. august og onsdag den 31. august, idet der på samme tidspunkt holdes forvaltningskonference i BL. Dette blev taget til efterretning.

3 1968 Ad 4. Regnskab 3. kvartal rapportering september 2015 Landsformanden meddelte, at der er udsendt materiale om hele koncernens status for 3. kvartal. Det er godt at se, at resultatet af de beslutninger bestyrelsen traf sidste år, har haft positiv indvirkning. Det er også godt at se, at der er styr på omkostningerne og det samlet set tegner sig til, at resultatet forventes at lande med et overskud på omkring 4 mio. kr. Det er tilnærmelsesvis målopfyldelsen, da vi sidste år på foranledning af Børge Olsen besluttede at tilstræbe en forbedring af forholdet mellem udgifter og indtægter på niveau 5 mio. kr. Derimod er det knapt så positivt at kigge på afkastet på kapitalforvaltningen, men vi skal nok glæde os over, at vi ikke opererer med direkte tab. Han gav ordet til Henrik Ricken. Henrik Ricken henviste til den udsendte budgetkontrol for perioden 1/1 30/9 2015, til den løbende rapportering til bestyrelen opgjort pr. 30. september samt kvartalsrapportering Lejerbo fra SEB. Endvidere er der udsendt månedlige budgetkontrol af lønomkostninger til formandsskabet. Disse angiver, at årets budget på 118 mio. kr. forventes overholdt. Han orienterede om, at regnskabet pr. 30/9 udviser et overskud på 1,6 mio. kr. mod et budgetteret overskud på 2,5 mio. kr. for hele året Forskellen sammensættes primært af mindreindtægter vedrørende kapitalforvaltning samt byggesagshonorar. Omvendt er der merindtægter fra tillægsydelser og gebyrer. Vedrørende kapitalforvaltningen har de første 3 kvartaler af 2015 være turbulent, men er endt i et mindre negativt resultat. På udgiftssiden forventes ikke væsentlige afvigelser i forhold til det budgetterede. Den store usikkerhed i forbindelse med prognosticering af indtægter for 2015 skal findes i udviklingen på kapitalmarkederne, som dog siden 30/6 har bedret sig. Et bud på helårsafkast kan således være et nulafkast mod et budgetteret afkast på 2,5 mio. kr., altså en mindre indtægt på 2,5 mio.kr. Der forventes netto merindtægter vedrørende tillægsydelser i niveau 3,0 mio.kr. Endvidere forventes merindtægter vedr. gebyrer i niveau 3,0 mio. kr. Omvendt forventes mindreindtægter vedr. byggesager på 2 mio. kr. Samlet forventes således et overskud på 4,0 mio.kr. Dette kan påvirkes væsentligt af udviklingen på kapitalforvaltningen. Henrik Ricken gennemgik herefter den løbende rapportering til hovedbestyrelsen og kommenterede de væsentlige afvigelser samt de områder, vi fortsat skal have fokus på. Mia Manghezi knyttede kommentarer vedrørende risikostyring i byggeri. Der arbejdes med en revideret standard omkring risikostyring, som vil blive præsenteret næste gang. Jan Hyttel kunne godt tænke sig at få et samlet overblik over, hvad SAP egentlig har kostet. Henrik Ricken vil lave et notat omkring det akkumulerede beløb fra 2009 til udgangen af Jan Hyttel nævnte i forhold til byggesager i København, at Mia og han har møde med Frank Jensen i denne uge for en drøftelse af København kommunes tunge håndtering af byggesager. Finn Holten nævnte møde med Køge kommune omkring byggeregnskab for Cirkelhuset. Palle Adamsen orienterede om, at Køge Kommunes økonomiudvalg har bedt Lejerbos direktion komme til møde for en uddybende mundtlig forklaring omkring overskridelse af byggeregnskabet i Cirkelhuset.

4 1969 Henrik Ricken henviste herefter til kvartalsrapportering fra SEB. Herfra er beskeden bliv hvor I er og at vi ikke skal påtage os større risiko. Renten har været jævnt stigende hen over 2015 og det er deres opfattelse, at den vil fortsætte med det. Fra Danske Capital er meldingen den samme. Palle Adamsen spurgte om bestyrelsens holdning til formen på rapportering, om det er på de niveau, det skal være eller om der er andre vinkler, der skal med i rapporteringen. Han nævnte, at der næste år vil blive udviklet på koncerndelen. Landsformanden konstaterede, at der ikke var bemærkninger hertil og konkluderede, at formen for rapportering er tilfredsstillende. Han konkluderede ligeledes, at regnskab 3. kvartal og rapportering september blev taget til efterretning. Ad 5. Budget 2016 Landsformanden nævnte, at bestyrelsen på sidste møde havde første og indledende behandling af budget I dag er der sat tid af til en lidt grundigere gennemgang. Han gav ordet til Henrik Ricken. Henrik Ricken henviste til det udsendte budgetudkast 2016, version 2. I det udsendte notat er budgetforudsætningerne på de enkelte kontogrupper beskrevet. Som det var tilfældes i førte version indeholder budgettet et administrationsbidrag på kr ex. moms eller kr incl. moms, hvilket svarer til en stigning på 1%. Han orienterede om, at budget 2016 meget hviler på budget 2015 og de beslutninger, hovedbestyrelsen traf på budgetseminar den 4. november Han omdelte det bilag, som blev behandlet på budgetseminar i 2014 og gennemgik hver enkelte indstilling og orienterede om, hvordan de enkelte punkter er blevet effektueret. Han nævnte omkring forbrugsafregninger, at beregnede udgifter til forbrugsregnskaber, hvor der ikke anvendes målere, har vist sig at være ca. 30% for høj. Han ville til december mødet komme med oplæg på, at der i 2016 sker en reduktion af prisen på disse regnskaber. Der er varslet portostigning på A post pr. 1. januar 2016, som vil medføre, at udgifterne til udsendelse af boligtilbud som A post vil stige voldsomt. I første omgang er det derfor besluttet, at boligtilbud udsendes som B post og på længere sigt kigges der på at udsende boligtilbud elektronisk. Ved udsendelse som B post vil vi samtidig ændre svarfrist i vores tilbudsbreve, så genudlejningstiden bliver øget med 3 dage, pr. tilbudsrunde boligen udsendes i. I forhold til IT licenser til ejendomsfunktionærernes PC i boligafdelingerne er det halvvejs effektueret og der arbejdes yderligere med struktur omkring PC licenser. Bjarne S. Hansen havde deltaget i en konference, hvor det blev fremført, at der forventes at komme krav om effektivisering hos ejendomsfunktionærerne. Han fandt derfor, at man bør overveje, om udgiften til licenser skal ligge i afdelingen eller i organisationen, eller om man skal overveje sammenlægning af nogle kontorer. Jan Hyttel nævnte, at formålet med udfakturering af IT licenser netop var det adfærdsregulerende synspunkt, så det sikres, at man ikke råder over flere licenser, end man har brug for. Henrik Ricken noterede, at der bør tænkes en kommunikation omkring det. Summa summarum er, at de beslutninger, der blev truffet tilbage i 2014, er forudsætningen for det fremlagte budget Han vil til december mødet komme med oplæg omkring reduktion af prisen på forbrugsafgifter, og han vil også lave en indstilling om et honorar for arbejdet med at indbringe ejendomsværdier til Told-Skat. Derudover vil vi lave en pristalsregulering af ydelseskataloget, som skal behandles på december mødet.

5 1970 Børge Olsen ville gerne have en beskrivelse omkring forslaget til udvidelse af medarbejderstaben med 3,4 medarbejder, f.eks. om der er nye indtægter i forhold hertil. Palle Adamsen nævnte, at vi i notatet ligeledes vil få beskrevet de steder, hvor der er sket en reduktion og reflektere på, om det er forsvarligt. Hanne Køhlert gav udtryk for, at man også stadig bør kigge på de afdelinger, der er pressede og passe på ikke at skære så meget ned, så man risikere at medarbejderne går ned med stress. Børge Olsen bad om, at der blev lavet en status på tillægsydelserne, så man kan se, hvor beslutningerne fra 2014 vedrørende effektiviseringerne er i dag. Henrik Ricken ville sætte tal på i forbindelse med rapportering om årsregnskabet. Landsformanden konstaterede, at man er kommet et fint stykke af vejen i forhold til de trufne beslutninger på budgetseminaret i 2014 og at der fortsat arbejdes med effektuering er de trufne beslutninger. Han konstaterede ligeledes, at der til december mødet ville komme oplæg med justeringer af forbrugsafgifter, nyt oplæg om ejendomsskatteværdier samt ske en pristalsregulering af ydelseskataloget, som skal behandles på december mødet. Ad 6. Rapportering fra elevudvalget Landsformanden meddelte, at på trods af manglende tilskud, så er der gang i elevproduktionen og der er formuleret en indstilling om tilskud herfra på godt til praktikvejledere. Han gav ordet til Børge Olsen, formand for elevudvalget. Børge Olsen henviste til det udsendte referat fra seneste møde i elevudvalget den 21. oktober samt de to bilag hertil. Han fandt, at vi kan være godt tilfredse med, at der er ansat 12 elever og at der kommer 4 mere i løbet af året også selvom man ikke fik tilskud og det koster organisationerne midler. Der er derfor lavet en indstilling om, at de midler vi får, bliver delt ligeligt mellem de 16 elever. Bevillingen af de kr. er et skulderklap til organisationerne om, at hovedbestyrelsen også er med og gerne vil bidrage til uddannelse af praktikvejledere. Erik Fallesen nævnte, at Holbæk og Kalundborg går sammen om en elev, som forhåbentlig kan komme med i år. Bjarne S. Hansen kunne kun nikke ja til tilskuddet. Han kunne af referatet se, at der for indeværende ikke er mulig med kontorelever. Han håbede, der blev mulighed for det senere. Han spurgte, om der var nyt fra BL om ejendomsadministratorer. Mette Møllerhøj oplyste, at vores overenskomster har svært ved at rumme det inden for prisen. Vedrørende kontorelever kan vi i øjeblikket ikke tilbyde dem en tilpas og god uddannelse til at komme rundt i organisationen og det er derfor besluttet, at det udskydes. Børge Olsen oplyste, at byggeafdelingen er i gang med at kigge på sociale klausuler i byggeriet. Mia Manghezi orienterede om arbejdet med de sociale klausuler og omdelte et notat herom. Sociale klausuler kan i Lejerbo sammenhæng opdeles i lærlingeklausuler og arbejdsklausuler, hvor lærlingeklausuler adresserer skabelsen af lærlinge- og praktikpladser via Lejerbos byggesager, mens arbejdsklausuler adresserer fastholdelsen af overenskomstmæssige ansættelses- og arbejdsforhold på vores byggerier. Hun orienterede om, at vi har været i dialog med en række partere i byggeriet og også har været i Århus og studeret erfaringer fra to cases, hvor skabelsen af praktik- og lærepladser har været en integreret del af entreprisen. Der har også været dialog med Almen Indkøb og der har været advokater inde over. Ved udbud af entrepriser har Lejerbo i samarbejde med vores juridiske rådgivere udviklet to typer muligheder for indførelse af

6 1971 sociale klausuler en såkaldt blød klausul og en skærpet klausul. Dette er beskrevet nærmere i det omdelte notat. Det anbefales, at boligorganisationerne overvejer, hvordan de vil arbejde med klausuler og som udgangspunkt kan arbejdet godt være med den bløde klausul. Bent Jacobsen oplyste, at han fra de kommuner, han har kontakt til, bliver mødt med spørgsmålet hver eneste gang. Der er derfor behov for at finde en model, vi kan melde ud. Palle Adamsen fandt, at det var en interessant melding. I det nye år vil vi prøve at forpligte os til at lave et oplæg, som kigger bredere på vores samfundsansvar, herunder sociale klausuler. Erik Gemmer fandt, at det er et flot resultat, der er kommet ud af mødet i elevudvalget. Han havde desværre måtte melde afbud til mødet, idet den oprindelige aftalte dato var blevet flyttet af formanden, uden at der til resten af udvalget blev udsendt forslag om ny dato. Dette fandt han ikke tilfredsstillende. Landsformanden konkluderede herefter, at bestyrelsen bevilligede kr kr. til uddannelse til praktikvejledere for ejendomsserviceteknikelever. Ad 7. Bestyrelsesakademi Landsformanden meddelte, at Bjarne S. Hansen har bedt om dette punkt på dagsordenen. Det skyldes, at der skydes et nyt hold i gang snart og her er vi blevet spurgt, om vi kan mønstrer fra bestyrelsen. Han gav ordet til Bjarne S. Hansen. Bjarne S. Hansen orienterede om, at der i Bestyrelsesakademi starter et nyt hold på deltagere primo 2016 med kursussted på Fyn. Han opfordrede til, at man alvorligt overvejer, om der er nogle fra bestyrelsen, der deltager i det nye kursusforløb. Det giver glimrende kontakter til andre kolleger i branchen og giver en grundlæggende viden om en række ting. Lars Bak, Finn Holten, Bent Jacobsen og Anne Sakariassen udtrykte interesse herfor. Bjarne S. Hansen sender materiale om uddannelsen samt tidsforbrug pr. mail til hele bestyrelsen til orientering. Ad 8. Lejerbo skiltning Landsformanden meddelte, at sidste gang affødte mødet med Susanne Weihe, at vi aftalte at drøfte skiltning i Lejerbo på dette møde. Tine Staun Petersen har lavet et notat herom. Pointen er, at vi også bliver nød til at tage branding og Lejerbo logo, og ikke mindst brug af det. Han gav ordet til Tine Staun Petersen. Tine Staun Petersen meddelte, at skiltningen i Lejerbo er en essentielt del af identifikationen og Lejerbos branding, både når det gælder skilte ved kontorer og ved afdelinger. Skiltene giver Lejerbo synlighed i nærområdet og gør samtidig afdelingen eller kontoret til en del af noget større. Holdet spiller så at sige i ens trøjer, så man kan se, at hver afdeling kommer fra samme hold. For at give et ensartet og professionelt udtryk skal logo og skrifttyper være de rigtige. Derfor er der udarbejdet en Lejerbo-designguide ligesom der er værktøjer som retningslinjer, farve, skrifter og logofiler. Denne blev omdelt og er ligeledes tilgængelig på Når det alligevel ser højst forskelligt ud mange steder i Lejerbo-landskabet er det dels af historiske årsager, dels er det sandsynligvis en udløber af, at beslutningerne om og udførelsen af skiltningen ligger lokalt. I praksis er det nemlig ofte i afdelingerne, at beslutningerne og udførelsen sker. Der sker ikke et automatisk kvalitetstjek af skiltningen selv hvis det var ønskeligt, ville det ikke være praktisk muligt. Men Lejerbos kommunikationsafdeling vil altid gerne hjælpe med at se oplæg til skiltning igennem, inden de sættes i produktion for på den måde at sikre, at logo, skrift og farve bruges korrekt. Er der behov for hjælp til selve designet kan det ske efter timetakster.

7 1972 Tine Staun Petersen fremviste forskellige eksempler på forkert skiltning og orienterede om hvad et logo i realiteten er og hvorfor man ikke bare kan pille det fra hinanden. Der var flere forskellige tilkendegivelser omkring Lejerbos logo og også et par forslag til ændringer af dele af logoet. Palle Adamsen orienterede om, at Lejerbo er dem i branchen, der har det stærkeste logo, når vi spørger folk på gaden, men det er naturligvis bestyrelsen, der kan træffe beslutning om, at vi skal sætte en proces i gang med nyt logo. Landsformanden konkluderede efter en drøftelse, at bestyrelsen beslutter, at der ikke skal ældres på Lejerbos logo. Ad 9. Redaktion af nyhedsbrevet Beboerdemokraten Tine Staun Petersen oplyste, at vi udkom med ekstra nummer i oktober. Næste nummer kommer i midten af december. Hun orienterede om, hvilke emner hun havde noteret fra mødet i dag. Ad 10. Eventuelt Bjarne S. Hansen orienterede om, at et ejendomskontor i Høje-Taastrup var blevet ramt af virus, som havde lagt flere ting ned, bl.a. hele nøglesystemet. De havde henvendt sig hos forvaltningsgruppen og havde fået lov at kontakte service direkte. Trods flere rykkere gik der 14 dage fra første henvendelse og indtil systemet fungerede igen. Han fandt, at det er helt urimeligt, at de har måttet vente så længe og håbede, at det gøres bedre fremover. Anne Sakariassen spurgte, om vi generelt har sikret os godt nok mod virus. Palle Adamsen svarede, at det nok er svært at sikre sig fuldstændig mod virus. Flere af vores kollegaer har været helt nede i nogle dage. I Lejerbos er firewall og interne filtre i huset af højeste standard. IT afdelingen er meget opmærksom på virus og andet og sender løbende eksempler ud til personalet om nye ting, man skal være opmærksom på. I forhold til ejendomskontorerne er der lavet en aftale med Atea. Han var enig i, at det ikke er tilfredsstillende, at der går 14 dage. Det vil der blive checket op på. Henrik Ricken supplerede, at der som udløb af branden har været en gennemgang med både forsikringsselskab og revision om sikkerhedsniveauet, og de opfatter, at vores sikkerhed er fuldt op på niveau. Gunnar Sørensen orienterede om, at Frederiksberg har indgået ny rammeaftale med kommunen, som er godkendt af BL og træder i kraft 1. januar. Men man har et stort problem på Frederiksberg, idet kommunerne er begyndt at sætte alle mulige typer persongrupper ind i vores ældreboliger. Det er ikke rimeligt og man vil fra organisationen gøre noget aktivt i forhold til det problem. Palle Adamsen kunne bekræfte, at de områder og kommuner, hvor den ældre befolkning er vigende, bruger kommunerne de frihjul til at putte meget tunge sociale klienter ind. Jan Hyttel meddelte, at de har samme problem i København, hvor man vil have ommærket ældreboligerne, men problemet er prisen. Der arbejdes i BL s 1. kreds og i Københavns kommune om at få bragt prisen ned. Det er en stor udfordring at få kommunerne til at få mandsopdækket i forhold til de psykisk belastede personer. Der var herefter ikke yderligere bemærkninger og landsformanden takkede for i dag. Mødet hævet.