Forslag til organisations-og struktur udvikling i Odense Boldklub

Transkript

1 Forslag til organisations-og struktur udvikling i Odense Boldklub Generalforsamling den 17. marts 2011 Ådalen, Odense

2 Odense Boldklub Medlemmer (1053) 109 Micro (drenge) 109 Børn (drenge) 270 Ungdom (drenge) 134 Herresenior 96 Old Boys 115 passive medlemmer 220 Kvindeafdelingen Baner 3Græsbaner i Ådalen 1 Kunstgræsbane 1 Stenmelsbane 2 Græsbaner på Cigaren (P-plads) 4 Græsbaner på Dyrskuet (Eventplads) 2 Græsbaner på Bolbro (1,5 timer pr. dag) 1 Indendørs hal Klubhus i Ådalen (eget) Økonomi Årlig omsætning tkr Balance tkr

3 Politisk struktur i dag -OB Amatør Micro-og børnefodbold U6 U12 Drenge Ungdomsfodbold Drenge U13 U19 Seniorfodbold Herresenior Old Boys Kvindefodbold U6 U18 Kvindesenior Formand Næstformand Økonomisansvarlig Sekretær Bestyrelsen Old Boys udvalg Kvindeudvalg Trænerråd Styregruppe vision 2012 Sekretariat Styregruppe OB HH

4 Forslag Bestyrelsen har i 2010 gennemført projekt Klubudvikling, som gennem involvering af klubbens medlemmer, har ført til opstilling af en fælles vision Vision 2012 og udpegning af en række fokusområder, som er vigtige for det overordnede arbejde i klubben. 4

5 OB Vision 2012 Vi ønsker at skabe et forpligtigende fællesskab, der bygger på 1. OBs Holdninger og Handlinger 2. Fodbold på alle niveauer 3. Gensidig anerkendelse og engagement 4. Et rigt socialt liv 5. Tidssvarende faciliteter Vision Med et pay off, der hedder OB fodbold for alle, hele året, hele livet

6 Værdigrundlag OB vil udvikle holdspillet og skabe forståelse for spillets forudsætninger samt udvikle spillerne til dygtige fodboldspillere. OB vil arbejde hårdt for at nå de mål som afdelingerne/holdene sætter. Samhørigheden mellem klubbens medlemmer prioriteres højt, så det bliver et væsentligt aktiv såvel for den enkelte som for klubben. Der skal være en god og åben information overfor medlemmerne og de frivillige trænere/ledere. Ligeledes skal der være gode muligheder for udvikling gennem kurser, m.v. OB er en fodboldklub, hvor alle afdelinger er samlet om fælles: Vision, mål, politik/holdninger, organisation, sportslig linje, faciliteter. 6

7 Fokusområder 1. Organisation og kultur 2. Sport 3. Faciliteter 4. Økonomi med sponsorater 5. Kommunikation og information 7

8 Forslag I forlængelse heraf er det naturligt at vurdere, om den nuværende organisation i klubben er optimal for at kunne opfylde forventninger og krav. Forretningsudvalget har over for bestyrelsen i januar fremlagt en vurdering af elementer, der peger frem mod en ændret organisation og efter drøftelser i bestyrelsen foreslås strukturen opbygget som beskrevet nedenfor 8

9 Forslag -strukturændring Strukturforslaget har i det væsentligste følgende hovedlinjer: 1. Bestyrelsen skal lede klubben ikke drive den. 2. Fast struktur som rygrad i de sportslige afdelinger 3. en opdeling af elite og bredde med et tæt samarbejde. 4. kønsintegration i de sportslige afdelinger. 5. Sekretariatet som understøttende enhed for både sportslige afdelinger, bestyrelsen og underudvalg. 9

10 Forslag Ny sportslig struktur med kønsintegreret bredde HERRE ELITE Ligatrup spillere U-trup Ca. 8 spillere BREDDEN Kønsintegreret Old Boys/Girls hold Fynsserie Øvrige seniorhold KVINDE ELITE 3F trup Ca. 18 spillere U18-trup Ca. 15 spillere Fodboldakademi U19 (ca. 20 spillere) U17 (ca. 20 spillere) Talentcenter U15 (ca. 16 spillere) U14 (ca. 16 spillere) U13 (ca. 16 spillere) Ungdomsfodbold U13 U19 Børnefodbold U10 U12 Microfodbold U5-U9 U15-trup Ca. 15 spillere

11 Forslag Ny Politisk organisation GENERAL FORSAMLING BESTYRELSE SPORTSLIGE ORGANISATION HERRE ELITE Senior Old Boys/Girls 1 Afdelingsleder 3-5 frivillige, heraf 1 fra OB/G Ungdomsfodbold U13 U19 1 Afdelingsleder 3-5 frivillige Børnefodbold U10 U12 1 Afdelingsleder 3-5 frivillige Microfodbold U5-U9 1 Afdelingsleder 3-5 frivillige KVINDE ELITE UNDERUDVALG SEKRETARIATET OB fodbold for alle, hele året, hele livet

12 Forslag bestyrelses sammensætning Bestyrelse foreslåes bestående af fem (5) personer: Formanden Næstformand (Foreningsudvikler) Kasserer Sportslig ansvarlig Sportslig ansvarlig hvilket betyder at Forretnings Udvalget (FU) nedlægges Bestyrelsen vælges på General Forsamlingen, sammen med en suppleant for næstformanden og en suppleant for de sportslige ansvarlige 12

13 Forslag bestyrelsens ansvar og opgaver Det er bestyrelsens ansvar at lede klubben ikke at drive den. Det indebærer ansvar for bl.a.: vision og strategi proces og resultat sikre opfølgning på strategi og handleplaner økonomisk styring, prioritering og udvikling overordnet rammesætning vedr. sportslig udvikling og prioritering (i samarbejde med de sportslige afdelinger) overordnet personaleansvar personalepolitik og udvikling overordnet udvikling af vilkår for de frivillige trænere og ledere principper og politikker for hele klubben løbende klubudvikling med bl.a. indsatsområder Udvikling af faciliteter ad hoc strukturer (udvalg o.lign) på klubniveau bindeled til de outsourcede enheder (elite herrer (OSE) og elite kvinder (amazonas)) samarbejdsrelationer med offentlige myndigheder overordnet sponsorpolitik fælles kulturudvikling i klubben repræsentation af OB i diverse fora generalforsamling og udvikling af medlemsdemokratiet ledelsesreference for forretningsføreren OB fodbold for alle, hele året, hele livet

14 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Formand Ledelse ansvarlig for klubbens strategiske fundament ansvarlig for klubbens samlede økonomi ansvarlig for klubbens vision og strategi proces og resultat sikre opfølgning på strategi og handleplaner økonomisk styring, prioritering og udvikling overordnet personaleansvar personalepolitik og udvikling overordnet udvikling af vilkår for de frivillige trænere og ledere principper og politikker for hele klubben ad hoc strukturer (udvalg og lign.) på klubniveau bindeled til den outsourcede enhed elite herre (OS&E) samarbejdsrelationer med offentlige myndigheder overordnet sponsorpolitik fælles klubudvikling i klubben repræsentation af OB i diverse fora generalforsamling og udvikling af medlemsdemokratiet ledelsesreference for forretningsføreren generalforsamlingsopgaver (se drejebog) 14

15 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Formand HR OB sekretariatet anerkendende synlighed overfor klubbens personale og frivillige Fokusområder mødeleder i Formandsgruppen for fokusområderne Repræsentative opgaver Repræsentere klubben i politiske og sportslige sammenhænge 15

16 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Næstformand (Foreningsudvikler) Ledelse ansvarlig for klubbens strategiske fundament ansvarlig for klubbens samlede økonomi ansvarlig for klubbens vision og strategi proces og resultat sikre opfølgning på strategi og handleplaner økonomisk styring, prioritering og udvikling overordnet udvikling af vilkår for de frivillige trænere og ledere principper og politikker for hele klubben ad hoc strukturer (udvalg og lign.) på klubniveau samarbejdsrelationer med offentlige myndigheder overordnet sponsorpolitik fælles klubudvikling repræsentation af OB i diverse fora udvikling af medlemsdemokratiet. Herunder: Etablering af medlemsråd (eksempelvis forældreråd og ungdomsråd) 16

17 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Næstformand (Foreningsudvikler) Drift Deltager i klubbens sociale arrangementer. Generalforsamlingsopgaver (se drejebog) HR OB sekretariatet anerkendende synlighed overfor klubbens personale og frivillige Fokusområder Foreningsudviklingsansvarlig Faciliteter Repræsentative opgaver Repræsentere klubben i politiske og sportslige sammenhænge 17

18 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Kasserer Ledelse Ansvarlig for klubbens strategiske fundament Ansvarlig for klubbens samlede økonomi sikre opfølgning på strategi og handleplaner økonomisk styring, prioritering og udvikling overordnet udvikling af vilkår for de frivillige trænere og ledere principper og politikker for hele klubben ad hoc strukturer (udvalg og lign.) på klubniveau samarbejdsrelationer med offentlige myndigheder overordnet sponsorpolitik fælles klubudvikling bindeled til den selvstændige enhed elite kvinder (Amazones) 18

19 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Kasserer Drift Kassererfunktionen drejer sig primært om at være en kontrollerende funktion. Indtægtsgrundlaget fra de fire hovedindtægtskilder Kontingenter Tilskud primært Odense Kommune OS&E Sponsorer Udgifterne Sikre en stram økonomisk styring Særlig fokus på de udgifter, som er svære at påvirke/sænke Forbrugsudgifter (El, vand og varme) FBU (dommergebyrer, holdgebyrer, bøder etc. ) Træner/leder aflønning m.m. Løbende sikre at de variable udgifter holdes nede Holdenes driftsbudgetter (møder, tøj etc.) HR OB sekretariatet Deltagelse i klubbens sociale arrangementer Fokusområder Økonomisk styring Indtægtsgivende aktiviteter og sponsorater 19

20 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Sportslige ansvarlige Ledelse Overordnet rammesætning vedr. klubbens sportslige udvikling og prioritering (i samarbejde med de sportslige afdelinger) Videreudvikling og tilpasning af OB s Holdninger og Handlinger Sikre indsigt i og formidling af DBU s licensordninger for pige- og drengefodbolden Sportsligt bindeled til OSE og Kvinde Elite Mødeleder i OB s Trænerråd Rekrutering af ledere 20

21 Arbejdsopgaver bestyrelsen -Sportslige ansvarlige HR Tæt kontakt til afdelingsledere og udvalgsmedlemmer Opsætte sociale og fodboldfaglige arrangementer for klubbens trænere og ledere Fokusområde Fodbold Repræsentative opgaver Repræsentere OB i sportslige/politiske sammenhænge, herunder: DBU Fyn s delegeretmøde Deltage i Odense Fodboldråd under DBU Fyn 21

22 Arbejdsopgaver -Sportslige afdelinger Hver af de sportslige afdelingsudvalg har til opgave at skabe en god drift af den sportslige afdeling i overensstemmelse med klubbens fælles mål, ressourcer og retningslinier (bl.a.holdninger og Handlinger). Det indebærer ansvar for bl.a.: Ledelse skabe grundlaget for sportslig og social udvikling i afdelingen sportslige målsætninger og deres realisering økonomistyring af afdelingen træner- og lederudvikling sponsorpleje og udvikling indgå i det tværgående sportslige samarbejde i klubben Afdelingslederne udpeges af bestyrelsen, og sammen udpeger bestyrelsen og afdelingsformændene de øvrige frivillige 22

23 Arbejdsopgaver -Sportslige afdelinger Drift Ansætte/sikre trænere og holdledere til respektive hold Sparring om OBs Holdninger og Handlinger Opstartsmøder med trænere og holdledere om forventninger, ønsker m.v. og opfølgning Budget- og bilagsstyring for udvalgte konti Sikre at trænere halvårligt udfylder skattefri godtgørelsesskemaer Holdtilmelding til OB sekretariatet (FBU ude såvel som inde) Stævne- og arrangementsafvikler Udarbejde holdlister, sikre at alle spillere er indmeldt og betaler kontingent Sponsorsøgning Opfølgning på kontingentrestancer Afdelingens årshjul Hjemmeside Sociale arrangementer HR Trænere og ledere Fokusområder Fodbold OB fodbold for alle, hele året, hele livet 23

24 Arbejdsopgaver -Sekretariatet Sekretariatet har under daglig ledelse af forretningsføreren til opgave at medvirke til realisering af bestyrelsens og de sportslige ledelsers målsætninger. Det indebærer bl.a.: sikre gennemførelse af overordnede strategier og handleplaner, som besluttet af bestyrelsen. Typisk som tovholder på overordnede opgaver sparring af og input til bestyrelsen om klubudvikling i bred forstand sparring med de sportslige afdelinger om sportslige mål og aktiviteter, herunder implementering af træner- og lederudviklingen understøtte de sportslige ledelser med administrative opgaver daglig ledelse i overensstemmelse med personalepolitik og øvrige principper for klubben samarbejde med eliteaktørerne i klubben og med eksterne samarbejdsparter, herunder i relation til licenskrav m.v. i samarbejde med bestyrelse og sportslige ledelser at sikre information til og fra klubbens medlemmer, trænere, ledere og forældre ansvar for økonomiske dispositioner i henhold til budgetramme initiativer til klubudvikling i øvrigt 24

25 Forslag Styring Styringen skal foregå gennem følgende mødestruktur: 1 årlig General Forsamling (referat) Min. 4 årlige bestyrelsesmøder (referat) 2 årlige Åbne bestyrelsesmøder med deltagelse af de 4 Sportslige afdelingsledere (referat) X møder i foreningsudviklingsgruppen (beslutningsreferat) X møder i de enkelte fokusgrupper (beslutningsreferat) Min. 2 årlige møder i de enkelte afdelinger med deltagelse af de sportslige ansvarlige (beslutningsreferat) Herudover løbende møder efter behov i de enkelte afdelinger Generelt skal der påregnes løbende møder efter behov 25