Høringsgrundlag. Byhavens reorganisering efter forsøg med samdrift

Transkript

1 Høringsgrundlag Byhavens reorganisering efter forsøg med samdrift Svendborg Kommune overtog med Kommunalreformen en række specialiserede tilbud til børn og unge med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser fra Fyns Amt og besluttede en centerstruktur på Byhaven, hvor ønsket var at sikre en helhedsindsats gennem samdrift af tilbuddene: Byhaveskolen (tidligere drevet af Fyns Amt) Kolibrien (specialfritidsordning under Svendborg Kommune) Hus 53 (aflastningstilbud tidligere drevet af Fyns Amt, udskilt fra Lunden i Årslev) Børnehuset Byhaven(tidligere Børnehusene, fra Fyns Amt) Ergo- og Fysioterapien på Sydfyn (oprettet i 2008 ved forsøgets start efter opsigelse af entreprenøraftale med Odense Kommune). Byrådet godkendte i 2008 på baggrund af to høringsrunder en forsøgsordning med samdrift af tilbuddene, og efter godkendelse fra daværende Undervisningsministerium og Velfærdsministerium med dispensation fra relevante lovgivninger blev forsøget igangsat 1. august 2008 for en femårig forsøgsperiode indtil den 31. juli Svendborg Kommune Børn og Unge Ramsherred Svendborg Tlf Fax bu@svendborg.dk 4. marts 2013 Acadresagsnummer: 13/7087 Børn og Unge m/særlige behov Ref. BASCHO Dir. Tlf christine.hostbo@svend borg.dk Udviklingsprojektet er blevet evalueret af ekstern evaluator fra Inquiry Partners, og der foreligger afsluttende evalueringsrapport fra januar 2013, hvor de opnåede erfaringer med samdrift er grundigt beskrevet. Chefgruppen for Børn og Unge har drøftet en fremtidig organisering af Byhaven ved forsøgsperiodens ophør med udgangspunkt i de opnåede erfaringer fra samdriftprojektet. I overvejelserne om en reorganisering af Byhaven indgår ligeledes analyse af ledelsesniveauet og brug af administrative ressourcer under Byhaven, herunder besparelseskrav udmøntet i Budget Formål med forsøget Svendborg Kommunes overordnede formål med samdriften har været at udvikle et helhedstilbud med en sammenhængende og koordineret indsats på tværs af de fem tilbud, der tilgodeser behovene hos målgruppen af børn og unge og deres familier. En væsentlig del af formålet var desuden at afprøve en samdriftsmodel med henblik på at opnå faglig, økonomisk og ledelsesmæssig bæredygtighed i opgaveudførelsen. Dertil kom ønsket om at opnå erfaring med organisatorisk og praktisk samdrift af institutioner under forskellige lovgivninger og myndigheder. Åbningstider Mandag-onsdag Torsdag Fredag

2 For at sikre en hensigtsmæssig samdrift, blev der i juni 2009 ansat en centerleder, der udover at varetage den overordnede ledelse skulle fungere som bindeled til afdelingschefen for Børn og Unge med særlige behov i forhold til implementering af projektet. Evalueringens konklusioner Evaluators samlede vurdering er, at forsøg med samdrift er lykkes i forhold til at skabe et mere helhedsorienteret tilbud til børnene og deres familier, end før forsøget blev igangsat. Hvad er opnået: Det er lykkes at skabe mere tværgående samarbejde mellem de forskellige afdelinger, hvor tilbuddene og indsatserne hænger bedre sammen. Dette skyldes bl.a. bedre kendskab til hinanden Det er lykkes at skabe en bedre sammenhæng i børnenes hverdag, bl.a. ved lokalefællesskab i indskolingen, fælles elev/handleplaner og fælles forældresamtaler Det er lykkes at etablere tættere tværgående samarbejde i samarbejdet med forældrene Der er opbakning til hos medarbejdere og ledelse, at udviklingen fortsætter i retning af tættere tværfagligt samarbejde for at sikre en koordineret og sammenhængende indsats, men at udviklingen implementeres i den daglige drift - og ikke i et projekt. I evalueringsrapporten peges på en række områder, hvor der har været stagnation i forhold til at nå ønskede mål, hvor resultaterne er udeblevet eller er gået for langsomt i forhold til at nå konkrete resultater. Hvad er ikke opnået: Det har ikke været muligt fuldt ud at opnå en økonomisk samdrift af tilbuddene, da der politisk har været ønske om at fastholde vandtætte skodder mellem økonomierne i de enkelte tilbud; de er takstfinansierede med salg af pladser til andre kommuner, og der fordres gennemsigtighed i forhold til takstfastsættelsen Der er ikke opnået ledelsesmæssig eller økonomisk bæredygtighed i samdriften, idet udgiften til ledelse og administration i projektperioden er steget med hele 12 pct. Organisatorisk er ikke opnået samdrift i fuld udstrækning. Der er fortsat rum for et tættere og mere udbygget samarbejde mellem tilbuddene som del af den almindelige drift. Forslag til fremtidig organisering Chefgruppen for Børn og Unge har på baggrund af evalueringsrapporten og dens konklusioner samt en analyse af Byhavens organisering, drift, administration og ledelsesmæssige forhold fundet, at der er grundlag for Side 2 af 6

3 en reorganisering af Byhaven, der kan træde i kraft, når forsøgsordningen ophører 31. juli Chefgruppen anbefaler til politisk beslutning efter høring, at følgende ændringsforslag vedtages i forhold til den nuværende organisering og drift af tilbuddene: Samdrift af Byhaven ophører Der er i projektperioden på snart 5 år blevet skabt et godt grundlag for at fastholde et tværfagligt samarbejde og en helhedsindsats i forhold til målgruppen af børn og unge og deres familier. Dette skal videreudvikles og implementeres gennem en entydig ledelsesmæssig forankring hos de ledere, der har det daglige ansvar for at drive tilbuddene i Byhaven. Med dette ophører centerlederfunktionen pr Centerlederen har i forsøgsperioden haft til opgave at sikre implementering af forsøget med samdrift, men uden det fulde driftsansvar for de enkelte institutioner, hvilket har medført nogle uklare ledelsesmæssige kompetenceforhold, både hos centerlederen og hos lederne af tilbuddene. De faglige og driftsmæssige opgaver skal gå hånd i hånd og skal fremover varetages af de ledere, som i det daglige har ansvar for både drift og faglig udvikling af tilbuddene. Byhaveskolen og Kolibrien - ny helhedsskole fra 1. august 2014 Begge tilbud overgår til Helhedsskolen Byhaven pr , således at etableringen følger cyklus for valg til ny skolebestyrelse. Helhedsskolen forankres organisatorisk under afdelingschefen for Børn og Unge med særlige behov. Skolelederen bliver den overordnede leder af Helhedsskolen og afdelingslederen af Kolibrien vil referere til skolelederen allerede pr. 1. august De to ledere har således et år til at forberede etableringen af helhedsskolen. Med en helhedsskole bliver de pædagogiske og ledelsesmæssige ressourcer optimeret, og der skabes mulighed for en mere smidig tilrettelæggelse og integrering af undervisningsdelen og fritidsdelen i helhedsskolen. Børnehuset og Hus 53 sammenlægges Børnehuset og Hus 53 sammenlægges til én institution pr. 1. august Institutionerne er små og hver for sig driftsmæssige sårbare, særligt hvad angår udnyttelse og optimering af de personalemæssige ressourcer. Institutionerne løser forskellige opgaver, da Hus 53 er en institution med p.t. 32 børn, som bor på skift som gæster i aflastning, og Børnehuset har 5 fastboende børn. Det stiller krav til både indretning af institutionerne og tilrettelæggelsen af pædagogikken i de to enheder, hvilket der skal tages højde for i en sammenlægning af institutionerne. Side 3 af 6

4 Institutionerne er placeret fysisk op og ned af hinanden, hvor der vil blive etableret en sammenbygning af de to institutioner ved en sammenlægning. Hver institution har i dag hver deres leder. Fremover vil der kun være én leder, som har til opgave at optimere driften og sikre fortsat udvikling og kvalificering af de pædagogiske tilbud. Den frigivne ledelsesressource vil indgå i det pædagogiske arbejde med børnene, hvorved at man i en sammenlægning af de to institutioner forventes at kunne reducere vikarforbruget og optimere de samlede ressourcer. Institutionen vil organisatorisk forankres under Center for Børn, Unge og Familier, som hører under Afdelingen for Børn og Unge med særlige behov. Centeret driver i forvejen kommunale døgntilbud, og derved sikres den driftsmæssige styring af institutionen med dertil hørende administrativ bistand. Erfaring og kompetence til at drive og udvikle det pædagogiske tilbud i forhold til målgruppen, ligger hos den daglige leder af institutionen. Ergo og Fysioterapien på Sydfyn Tilbuddet forankres organisatorisk under PPR/Skoleafdelingen pr. 1. august % af Ergo og Fysioterapiens ydelser tilgår i dag Byhavens institutioner, resten tilgår bl.a. skoler og dagtilbud samt Langeland og Faaborg Midtfyns Kommuner. Med en organisatorisk placering i relation til PPR/Skoleafdelingen, vil der sikres et stærkere specialiseret fagligt fællesskab i forhold til de fagprofessionelle, der varetager udredning, vejledning og træning i det specialiserede felt til børn og unge med særlige behov. PPR vil med Specialrådgivningen, der blev hjemtaget 1. januar 2012 og Ergo og Fysioterapien udgøre et stærkt fagligt og specialiseret fællesskab inden for specialiserede ydelser til børn og unge og deres familier. Side 4 af 6

5 Proces og tidsplan for Byhaven Tid Proces 6. marts Høringsmaterialet behandles i UBU marts Afdelingschefen orienterer relevante afdelingsledere om udvalgets indstilling og bemærkninger til høringsmaterialet Administrationen sender ved udvalgets godkendelse høringsmaterialet til høring i respektive MED - udvalg, bestyrelser, Handicaprådet, Danske Handicaporganisationer og Sektor Med for Børn og Unge 7. marts Der afholdes et informationsmøde med ledelsen, MED - udvalget og bestyrelsen i Byhaven, hvor høringsgrundlaget præsenteres Høringsperiode til den 22. marts kl marts 12. marts Orientering i Sektor Med om høringsgrundlaget, hvor der er mulighed for at afgive høringssvar Uge 14 Udarbejdelse af sagsfremstilling til UBU Sagsfremstillingen sendes til orientering til ledere, MED - udvalg og bestyrelsen i Byhaven 10. april Sagen behandles endeligt i UBU 11. april Møder med Byhaven s ledelse om udvalgets endelige beslutning. Bestyrelse og MED udvalg orienteres herom. Center for Børn, Unge og Familier, PPR og MED udvalg orienteres om udvalgets beslutning 11. april- Forberedelse i forhold til den vedtagne politiske 31. juli beslutning: 2013 Sammenlægning af Børnehuset og Hus 53 med organisatorisk forankring under Center for Børn, Unge og Familier Organisatorisk forankring af Ergo- og Fysioterapien under PPR/Skoleafdelingen Ophør af centerlederfunktionen og overdragelse af opgaver Etablering af helhedsskoletilbud ved sammenlægning af Kolibrien og Byhaveskolen Side 5 af 6

6 Derudover vil der i forbindelse med ophør af samdrift blive arbejdet med følgende forhold: - Ledelsens arbejde med at videreudvikle sammenhæng og samarbejdet i Byhaven - Bestyrelsens sammensætning indtil nyt bestyrelsesvalg, herunder afklaring af bestyrelseskonstruktionen ved ophævning af samdrift - Procedurer vedrørende oprettelse af nyt MED udvalg. - Proces, der skal sikre at sammenhæng og samarbejdet videreføres på MED niveau - Udarbejdelse af kriterier til brug for beslutningen om, hvem der skal fortsætte som leder af de to døgninstitutioner. - Udarbejdelse af tids- og handleplan for beslutning om, hvilken af de to ledere, der skal fortsætte som leder af de to døgninstitutioner. Kriterier for valg, og tids og handleplanen vil blive behandlet i MED-udvalget. - Forberedelse af sammenlægning af Kolibrien og Byhaveskolen til helhedsskole, så den er klar til 1. august Processen for afdækning af administrative ressourcer og opgaver, som skal tilgå Center for Børn, Unge og Familier ved ændret organisering af Hus 53 og Børnehuset, herunder fordeling af administrative opgaver og ressourcer til hhv. Kolibrien/ Byhaveskolen og Ergo og Fysioterapien. - Forberedelse af Ergo og Fysioterapiens forankring i PPR Side 6 af 6