80/20 REGLEN. Med andre ord vil det sige, at 80 procent af dine arbejdsresultate, stammer fra 20 procent af den tid, du arbejder.

Transkript

1 NLPHenrik.dk Forandringsledelse, Stress og Trivsel Projekt-, Program og porteføljeledelse Organisation-, Team- og Individuel Coaching Outplacement og Jobsøgningsrådgivning 80/20 REGLEN Den korte udgave: 80/20 reglen er det udbredte fænomen at 80% af konsekvenserne indenfor et område skyldes 20% af årsagerne. Reglen kaldes også Pareto-princippet efter italieneren Vilfredo Pareto, der i 1906 bemærkede at 20% af Italiens befolkning ejede 80% af værdierne. Reglen bruges også til at udtrykke en slags lovmæssig skævdeling, for eksempel at 20% af husholdningerne har 80% af indkomsten. Den lidt længere udgave: 80/20 reglen, også kaldet Paretovs lov, bør anvendes af enhver fornuftig person, både som et personligt værktøj og i virksomheder. 80/20 hævder, at den mindste del af alle årsager, alle input og al indsats sædvanligvis fører til den største del af alle resultater, output eller belønning. Med andre ord vil det sige, at 80 procent af dine arbejdsresultate, stammer fra 20 procent af den tid, du arbejder. Eller på en virksomhed vil 80 procent af alle fejl skyldes 20 procent af fejltyperne. Man vil altså kunne fjerne 80 % af de begåede fejl i en produktion ved at eliminere 20 % af fejltyperne. Tankevækkende, men er det nu rigtigt? Det var den italienske økonom Vilfredo Pareto ( ), der i 1897 opdagede en interessant sammenhæng. Han opdagede tilfældigvis sammenhæng mellem formuefordeling og indkomstfordeling i England. Han fandt ud af, at størstedelen af formuen og indkomsten tilhørte et mindretal blandt udvalgte grupper. Dette var måske ikke overraskende, men for det første var der et stabilt matematisk forhold mellem andelen af mennesker og mængden af indkomst eller formuer i denne gruppe. Det viste sig, at hvis 20 % af gruppen ejede 80 % af formuen, kunne man med rimelighed antage, at 10 % havde f.eks. 65 % af formuen, og 5 % havde 50 %. Kontor: Lindeager 5, DK-2605, Brøndby Praksis: Læge og Sundhedscentret Park Alle 156.1, 2605 Brøndby Tlf.: nlphenrik@gmail.com Web: nlphenrik.dk

2 2 Hovedbudskabet er ikke procenttallene, men den kendsgerning, at formuefordelingen i gruppen var i forudsigelig ubalance. Nu bliver det rigtig spændende, for hvis man kigger nærmere på andre fænomener her på kloden, vil man opdage den samme ubalance. ca. 20 % af de kriminelle er ansvarlige for ca. 80 % af kriminaliteten. 20 % af trafikanterne forårsager 80 % af uheldene. 20 % af dem, der gifter sig, udgør 80 % i skilsmissestatistikken. 20 % af børnene opnår 80 % af de tilgængelige, uddannelsesmæssige kvalifikationer. I dit hjem vil 20 % af dine tæpper blive udsat for 80 % af slitagen. 20 % af dit tøj vil være i brug 80 % af tiden. Forbrændingsmotoren er en stor hyldest til 80/20 reglen, da 80 % af energien går til spilde under forbrændingen, og kun 20 % når frem til hjulene. Forbindelsen mellem 80/20 reglen og kaosteorien er spørgsmålet om ubalance. De to teorier hævder begge, at universet er ude af balance, dvs. at årsag og virkning er sjældent forbundet på en jævnbyrdig måde. En stor del af det, der sker, er uden betydning, og dog findes der altid nogle kræfter, som har en effekt, der rækker langt ud over deres antal. Manden bag kvalitetsrevolutionen, den amerikanske ingeniør Joseph Moses Juran, , benyttede Paretos lov og "reglen om de afgørende få" i jagten på en højere produktivitet. Hans store idé var at anvende 80/20 reglen, for sammen med andre statistiske metoder at udrydde kvalitetsbrist og øge pålideligheden og værdien af produkter. Ingen i de førende amerikanske industrier interesserede sig for Jurans teorier. I 1953 blev han opfordret til at holde en forelæsning i Japan, og her mødte han et modtageligt publikum. Han blev boende for at arbejde for forskellige japanske virksomheder med henblik på at omdanne den kvalitetsmæssige værdi af deres forbrugsgoder.

3 3 Juran blev først taget alvorlig i Vesten efter 1970, da den japanske trussel mod amerikansk industri var en realitet. Hvordan kan du bruge 80/20 reglen i din hverdag? Læs ikke en bog fra ende til anden (med mindre du læser den for din fornøjelses skyld). Man kan finde ud af, hvad en bog indeholder, på meget kortere tid. Læs først konklusionen, så indledningen, og så konklusionen igen. Dernæst kan man fordybe sig i de mere interessante afsnit. Vil du gøre lynkarriere, så koncentrer dig om 20 % af de vigtigste spørgsmål. Det er bedre at være på rette sted end at være dygtig og hårdtarbejdende. Det er bedre at fokusere på resultatet end på inputtet. Led efter genveje frem for at gå den slagne vej. Udøv kontrol over tilværelsen med den mindst mulige anstrengelse. Være selektiv, ikke grundig. Tilstræb fremragende dygtighed på nogle få områder frem for en god arbejdsindsats på mange. Uddeleger mest muligt i dagligdagen og lad dig anspore af skattesystemet på dette område, frem for at føle dig straffet (brug gartnere, mekanikere, indretningsarkitekter og andre specialister frem for at gøre det selv). Vælg din karriere og din arbejdsgiver med særlig omhu og ansæt om muligt andre frem for at være ansat. Gør kun de ting, som du er bedst til, og som du nyder mest. Se ind bag tilværelsens struktur for at afdække ironier og særheder. Gennemtænk, på hvilke områder 20 % af indsatsen kan føre til 80 % af resultaterne. Slap af, arbejd mindre og fastsæt et begrænset antal meget værdifulde mål, hvor 80/20 reglen vil arbejde for dig, frem for at forsøge at udnytte enhver chance. Få det bedste ud af de "heldige" tidspunkter i livet, hvor du befinder dig på et kreativt højdepunkt og skæbnen garanterer succes.

4 4 Hvordan kan 80/20 reglen omsættes til dagligdags stresshåndtering? Spørgsmål: Hvis jeg som medarbejder leverer 20% efffektivt arbejde på en dag, vil det så dermed give 80% af den krævede indsats? Svar: Ja, hvis det er de rigtige 20% Spørgsmål: Hvor meget er 20% og hvordan leveres disse effektivt? Svar: Her kommer løsningen... Hvis du nu arbejde i gennemsnit 7,5 time pr dag, vil det betyde at 20% er det 1,5 time eller 90 minutter eller 6 kvarter... Dvs. du skal finde 6x15 minutter i løbet af en dag, til levering af den korrekte effektivitet, så har de leveret 80% af det som forventes... Spørgsmål: Hvad er den korrekte effektivitet? Svar: Det skal du aftale med din leder. Du kan muligvis også finde det i din jobbeskrivelse, hvis den er afstemt med dit nuværende job. De bedste minutter er om morgenen, efter en god lang nats søvn. Og ellers i de røde tidszoner jf. skemaet nedenfor (med undtagelse af weekenden).

5 5 Struktur på dagen fremover Når vi sover, arbejder vores hjerne på de udfordringer vi har i vores hverdag, herunder arbejdsopgaver. Hvis vi hver dag, inden vi går hjem, laver en To-Do-Liste med de udfordringer vi har fra dagen samt det vi ikke nåede i dag. Og kun prioritere de 3 vigtigeste opgaver som A, B og C. Så kan vores hjerne arbejde med disse 3 opgaver, imens vi sover den gode lange nattesøvn. Når vi vågner og kommer på arbejde, har vi ofte løsningerne klar allerede fra start. Og ellers kommer de hurtigt indenfor de første par timer. Derfor er det yders vigtigt, at du ikke forstyrres af en masse mails og telefon opkald med nye og andre opgaver, du ikke er klar på. Din leders vigtigeste opgave er, at lade dig levere de første 20% om morgenen, efter den gode søvn, da det lige præcis er her du er mest effektiv. Og du har løsningerne klar. Reglen er som vi i skemaet nedenfor, at du kun læser mails og tager nye opgaver ind, i de grønne tidszoner. Ellers kan du ikke arbejde effektivt, som din leder reelt set ønsker at du gør. Og i weekenden holder du 100% fri fra mails og telefoner...