Virksomhedsplan Teknik- og Miljøforvaltningen 2014

Transkript

1 Virksomhedsplan Teknik- og Miljøforvaltningen 2014

2 Kolofon Titel Virksomhedsplan 2014 Udgivet af Jammerbugt Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen Udgivelsesdato?. februar 2014 Tekst Medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen Layout og redaktion Pernille Maria Voss Oplag 100 eksemplarer 2

3 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Indhold Forord...4 Teknik- og Miljøforvaltningen 6 Struktur og ledelse...6 Virksomhedsplanen...10 Aftalestyring...10 Kompetencestyring...11 Delegering...12 Kvalitetsstyring...13 Fælles målsætninger...16 Arbejdsmiljøarbejdet...18 MED-udvalg...18 Helhed i sagsbehandlingen...19 Forvaltningsservice 22 Plan- og Miljø 26 Plan og GIS Miljø Teknik- og 64 Stab Beredskab og Kommunale ninger Teknik og Anlæg Bilag 88 Bilag 1 - Strategiske planer og opgaver - generelt Bilag 2 - Sagsbehandling Bilag 3 - Evaluering af kvalitetsstyringsmål på teamniveau Bilag 4 - Projektledelse Bilag 5 - Projekt-pixibog

4 Forord Virksomhedsplanen skal primært give ledere og medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen et overblik over de væsentligste udfordringer, mål og prioriteringer for det kommende års arbejde. Sekundært skal den også fungere som information for vores interne og eksterne samarbejdspartnere. Desuden skal planen fastlægge arbejdsdelingen mellem det politiske niveau og administrationen. Denne virksomhedsplan er forvaltningens syvende. I denne plan er fulgt den samme overordnede struktur, som i den forrige udgave. Arbejdet med de første virksomhedsplaner har dog givet anledning til en række justeringer og forbedringer, så planens anvendelighed i det daglige øges. Efter indførelse af aftalestyring i 2009 har der været arbejdet med at indarbejde aftalestyring på udvalgte områder i virksomhedsplanen. I denne udgave er der igen sat fokus på, at aftalestyringen i større grad kommer til at omfatte administrative opgaver. I aftalestyringen er medtaget kompetencestyring for de enkelte arbejdsområder. Kompetencestyringen skal ses i sammenhæng med den kvalitetsstyring, der på natur- og miljøområdet blev certificeret i december Desuden indeholder virksomhedsplanen de enkelte teams kvalitetsmål. Derved skulle kvalitetsmålene gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til forbedret sagsgang, bedre borgerbetjening og forbedringer i miljøet. 4

5 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Der har igennem de seneste år været arbejdet målrettet mod at sikre helhed i sagsbehandlingen. Til at understøtte organiseringen og sikre, at vi i dagligdagen arbejder helhedsorienteret, er der udarbejdet oversigter over strategiske planer og opgaver samt sagsbehandling. Vi har sat os ambitiøse mål for vores arbejde med virksomhedsplanen. Den skal være et nærværende og vigtigt redskab i vores dagligdag. Det er vigtigt, at virksomhedsplanen ikke er en papirøvelse. Virksomhedsplanen skal blive så præcis og nærværende, at den kommer helt ind i vores hverdag - og får relevans for den enkelte medarbejder. Det er en stor - men helt nødvendig - ambition, som kun kan nås via et langt sejt træk. Ambitionen er forsøgt ind- friet ved, at alle medarbejdere har været inddraget på forskellig måde i udarbejdelsen af virksomhedsplanen. Især har medarbejderne været involveret i evaluering af målsætningerne i den gamle virksomhedsplan og i formulering af strategiske temaer for den enkeltes arbejdsområde. Desuden har hele forvaltningen været samlet for at formulere de tværgående opgaver og strategiske planer. Virksomhedsplanen skal som et af flere redskaber bruges til at sikre, at vi holder fokus på at udvikle en effektiv og fremtidssikret Teknik- og Miljøforvaltning, således at forvaltningen til stadighed vil fremstå som den bedste mulighed for Kommunalbestyrelsen til at få løst opgaver indenfor teknik- og miljøområdet. Knud Nørgaard Teknisk direktør 5

6 Teknik- og Miljøforvaltningen Struktur og ledelse Teknik- og Miljøforvaltningen er som et resultat af kommunalreformen nyetableret den 1. januar Ved organiseringen af forvaltningen er der især lagt vægt på at: sikre faglige bæredygtige miljøer, der kan tiltrække og udvikle de nødvendige faglige kompetencer og sikre, at disse anvendes på en optimal måde. Den faglige bæredygtighed handler dels om sikker drift og dels om faglig udvikling, og den kan bl.a. sikres via etablering af forholdsvis store enheder/teams. sikre stærk decentralisering til bæredygtige og selvstyrende driftsenheder bl.a. ved uddelegering af beslutningskompetence med en klar og gennemsigtig placering af kompetencerne samt klare målsætninger og mål i styringen af og i driftsenhederne. sikre sammenhæng og helhed på tværs i organisationen og på tværs af selvstyrende driftsenheder bl.a. ved fælles værdier og spilleregler og fælles ledelses- og styringsgrundlag. bidrage til effektivitet og styrbarhed i hele organisationen bl.a. ved en flad struktur med få beslutningsniveauer, uddelegering af beslutningskompetence, robuste enheder, der muliggør stordrift og mindsker sårbarhed og overskuelige områder og ledelsesspænd, der så vidt muligt tilgodeser ønsket om ledelsesmæssigt nærvær og synlighed. bidrage til omstillingsevne, fornyelse og udvikling bl.a. ved anvendelse af fleksible og midlertidige organisations- og arbejdsformer som supplement til hovedstrukturen (eksempelvis projektorganisering, netværk, m.v.) og udvikling af evalueringskultur, hvor resultaterne løbende vurderes i forhold til aftalte mål. På grundlag af et servicetjek på forvaltningsniveau i 2008, blev forvaltningens organisering justeret. Ændringen blev gennemført i april 2009 og bygger på 2 afdelinger - Teknik- og safdelingen (en sammenlægning af Drifts- og Anlægsafdelingen og safdelingen) og Plan- og Miljøafdelingen (hvor Team Miljø og Natur blev opdelt i 2 teams). I 2010 blev vand- og spildevandsforsyningen som følge af vandreformen udskilt i et selvstændigt aktieselskab: Jammerbugt A/S. Selskabet er præstiftet 1. januar 2010, og den endelige drift af selskabet blev igangsat i juni måned, ved at aktiver og passiver, herunder personale mv. blev skudt ind i selskabet. Udskillelsen medførte, at der blev foretaget organisatoriske justeringer i Teknik- og safdelingen. I forbindelse med arbejdet med Virksomhedsplan 2014 er der set på, om der er behov for justeringer af den administrative organisering. Der er flere årsager til dette. Arbejdet med energiinvesteringer i de kommunale bygninger er i 2013 opprioriteret ved ansættelse af energimedarbejder. Denne er ansat i Teknik- og safdelingen. Energimedarbejderen får tæt samarbejde med Agenda 21 medar- 6

7 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park bejderen, der er placeret i Plan- og Miljøafdelingen, så en sammenflytning af de 2 medarbejdere kan komme på tale. GIS gruppen har længe haft ønske om en anden organisatorisk placering i forvaltningen. Der arbejdes med en model, hvor GIS og Plan får samme teamleder. I 2014 ændres der i organiseringen af den økonomiske styring. Den hidtidige centrale styringsfunktion afløses af en decentral model, hvor der udlægges ansvar for økonomistyringen til forvaltningerne samt udflyttes personaleressourcer. I Teknik- og Miljøforvaltningen vil den nye økonomifunktion blive placeret i Forvaltningsservice. Efter ændringerne er gennemført, ser organiseringen af Teknik- og Miljøforvaltningen således ud: Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknisk direktør Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Plan- og Miljøafdelingen Det er denne afdeling, der behandler hovedparten af forvaltningens sager fra borgere, erhvervsliv osv. Et væsentligt element i afdelingens arbejde er at sikre helhed i opgaveløsningen, så borgere og virksomheder kun har brug for én indgang til forvaltningen i en given sag. Afdelingen består af 4 teams, der varetager langt de fleste af forvaltningens myndighedsopgaver. Mange af opgaverne er af tværgående karakter. Afdelingschefen sikrer koordinationen og sikrer i samarbejde med chefen for Teknik- og safdelingen samspillet mellem de 2 afdelinger. Teknik- og safdelingen I denne afdeling varetages hovedparten af forvaltningens drifts- og anlægsopgaver. Afdelingen løser primært opgaver indenfor Teknik- og Miljøudvalgets områder, men vil også løse opgaver på bestilling fra f.eks. decentrale enheder i andre forvaltninger. Lederen af afdelingen har det overordnede ledelsesansvar for den eksterne virksomhed Genbrugspladser. Beredskabet indgår i Teknik- og safdelingen. I beredskabets opgaver indgår sekretærfunktionen for beredskabskommissionen, myndighedsopgaver som brandteknisk byggesagsbehandling og tilsynsopgaver samt kontraktholder på entreprenøraftalen på brandslukning. Beredskabschefen har det ledelsesmæssige ansvar for det team, der varetager vedligeholdelse af kommunens bygninger. Teamet udfører også projekteringsopgaver for kommunale byggerier i det omfang, Kommunalbestyrelsen beslutter opgaven placeret i forvaltningen. 7

8 Forvaltningsservice I denne stabsfunktion er placeret de administrative opgaver, der ikke naturligt hører sammen med de faglige grupper (f.eks. vil det administrative personale, der beskæftiger sig med byggesagsområdet, være placeret i Team ). Ligeledes vil det administrative personale, der beskæftiger sig med opkrævning af afgifter mv., være placeret i forsyningsafdelingen. Forvaltningsledelsen Ledelsen af forvaltningen udgøres af den tekniske direktør sammen med cheferne for Plan- og Miljøafdelingen og Teknik- og safdelingen. Denne gruppe har ansvaret for den strategiske ledelse, personaleledelsen og den faglige ledelse. Det er også ledelsen, der er den primære gruppe, der servicerer Teknik- og Miljøudvalget. Hen over årsskiftet 2011 /2012 er der i den samlede ledergruppe (bestående af chefer og teamledere) startet et arbejde med udvikling af lederteamet og lederteamets opgaver under overskriften fra godt til bedre. Det er hensigten, at lederteamet styrker sig som strategisk forum, der skaber øget sammenhæng mellem enhederne i Teknik- og Miljøforvaltningen, og at lederteamet styrker fokus på sammenhængskraften i hele organisationen. Desuden arbejdes der med, at lederne styrker deres relationer og fokuserer på kvalitet og trivsel i den samlede ledelsesopgave, både som et samlet fagområde og som ansvarlige for dele af fagområdet. Det er hensigten, at lederteamet styrker forbindelserne mellem hinanden og samtidigt styrker forbindelsen til ledelsen over dem, således at lederteamet kan blive den centrale aktør i at gøre områdets visioner til konkret virkelighed. Der arbejdes også med, at den enkelte leder udvikler sit lederskab i forløbet på en række ledelsesfaglige områder, der både fokuserer på lederens kompetencer i den direkte relation til medarbejderteam og samtidigt fokusere på evnen til at være medskaber af et styrkebaseret lederteam i Teknik- og Miljøforvaltningen. Forløbet betragtes som et element i realiseringen af Teknik- og Miljøforvaltningens samlede organisationsudvikling, hvor lederteamkompetencer og teamledelseskompetencer bliver afgørende for både den enkelte leders succes, for lederteamets succes og for hele organisationens succes. Ledelsesprincipper Ledelsen af forvaltningen bygger på en teamorienteret og projektbaseret decentral ledelse med en stor grad af uddelegering af kompetence. Der lægges vægt på en uformel omgangsform, og at medarbejderne som en naturlig ting involverer sig og bidrager med viden og arbejdsindsats, der hvor opgaverne er. Det tekniske område er præget af mange anlægsprojekter og opgaver, som går på tværs af afdelinger og forvaltninger. Derfor er tværgående projektgrupper en naturlig del af forvaltningens arbejdsform, for på den måde at få den bedste udnyttelse af den enkelte medarbejder. 8

9 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Teambaseret organisering Team- eller gruppeorganiseringen er valgt for at sikre optimal udnyttelse af den enkelte medarbejders menneskelige og faglige ressourcer. Det sker ved at sammensætte teams, hvor medarbejderne supplerer hinanden bedst muligt til de konkrete opgaver. Teamorganiseringen kræver veldefinerede roller for den enkelte i teamet, og den er afhængig af selvledelse i den konkrete opgave. Styrken er, at der skabes høj fælles motivation og ansvarsfølelse for teamets funktion og resultater. Arbejdsformen kræver opmærksomhed fra ledelsen for at undgå opståen af funktionsfejl. Desuden skal ledelsen have opmærksomhed på coaching og udvikling af medarbejderne. Organisationsprincippet kræver, at medarbejderne skal arbejde med større selvstændighed og et større helhedsperspektiv i deres opgaver. Det kan understøttes ved at give medarbejderne ansvar for opgaver og beslutninger, der normalt har været lederes eller mellemlederes ansvar. Det gælder f.eks. beslutninger om den daglige tilrettelæggelse af arbejdet, prioritering af opgaver, planlægning af ferie og selvstændig kompetence i sagsbehandlingen. Projektorganisering Projektarbejde spiller en central rolle, når der arbejdes med strategier og andre større initiativer og indsatser. Veltilrettelagt projektarbejde er en effektiv metode til at virkeliggøre kommunens visioner og mål. Endvidere er projektarbejdsformen med til at styrke det helhedsorienterede og tværgående perspektiv i organisationen. Gennem projekter er det nemlig muligt at sammensætte teams med det rette miks af faglige og procesmæssige kompetencer på tværs af afdelinger/forvaltninger og stabe. Nytænkning og innovation sker oftest, når mennesker med forskellige baggrunde uddannelse, faglighed, sektor og jobfunktioner mødes. Der skal være en række forudsætninger til stede, for at et projekt kan lykkes fuldt ud. Kodeordet i projektledelse er god planlægning og en ledelse, der har fokus på, at resultater opnås af de mennesker, som bliver involveret i projektet undervejs. Derfor arbejdes der med en projektstyringsmodel, der kan understøtte projektarbejdsformen. Projektorganiseringsformen anvendes både i de faste teams, der fremgår af organisationsplanen og i de projektgrupper, der etableres i forbindelse med enkeltsager. De faste teams er kendetegnet ved typemæssigt ensartede driftsopgaver af et større omfang. 9

10 Virksomhedsplanen I virksomhedsplanen er valgt en opbygning, der afspejler forvaltningens organisatoriske opbygning. Denne model er primært valgt for at give de enkelte forvaltningsenheder mulighed for at arbejde med planen og tilpasse elementer i planen til den bedst mulige strategiske anvendelse. Som nævnt er opbygningen valgt, så alle forvaltningens enheder kan deltage i udarbejdelse af planen. De elementer, der skal arbejdes med i afdelinger og teams, skal sikre fokus på implementering af kommunens værdisæt i det daglige arbejde at der opstilles klare mål for det daglige arbejde hvordan vi arbejder med arbejdsmiljøet at der på relevante områder er formuleret servicemål at der arbejdes efter kendte sagsbehandlingstider på relevante områder kvalitetssikring af arbejdet aftalestyring mellem forvaltningen og det politiske niveau er afklaret på udvalgte temaer kompetencestyring på de områder, hvor der er indgået aftaler med politikerne om styring at der sikres helhed i opgavevaretagelsen at der klarlægges på hvilke områder og i hvilket omfang, der skal ske borger- og brugerinddragelse at skabe klarhed over arbejdsdelingen mellem Teknik- og Miljøudvalget og forvaltningen. Aftalestyring Dialogbaseret aftalestyring er en decentral styringsmodel besluttet i Kommunalbestyrelsen i Styringsmodellen skal ses som en udbygning af mål og rammestyringen, som er Jammerbugt Kommunes gældende styringsprincip. Aftalestyring er kort fortalt kommunens styring af egne enheder vha. en aftale, der præciserer, hvilke ydelser og hvilken service en institution, eller afdeling skal levere til gengæld for en økonomisk rammebevilling. Det særligt nye ved aftalestyringen er, at den er dialogbaseret. Aftalestyringen hænger naturligt sammen med kommunens helhedsplan. Den indeholder visioner og mål/servicemål for kommunens 18 politikområder. Helhedsplanens visioner og mål/servicemål er langsigtede og ændres kun efter en politisk proces med høring mv. Aftalestyringen bruges så netop til at omsætte de overordnede mål til konkrete håndterbare handlingsplaner med mål, delmål, succeskriterier og afslutningsvis en evaluering af indsatsen. Det betyder, at aftalestyringen har tre hovedfunktioner at være et dialogværktøj at være et styringsværktøj at være et værktøj til udvikling af nye initiativer 10

11 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyringen baserer sig altså på, at der er en bestiller og en udfører og indgås på to niveauer mellem politikere og forvaltningsledelse mellem forvaltningsledelse (fagchefer) og institutionsafdelingsledere Aftalerne er ikke juridisk bindende, men anses for at være gensidigt forpligtende aftaleparterne imellem. Vi har valgt at indbygge en forenklet aftalestyring i virksomhedsplanen og samtidig udbygge aftalestyringen med kompetencestyring. Denne model er valgt for at få en samlet beskrivelse af forvaltningens virksomhed samt at få dialogen om aftalestyringen koblet sammen med dialogen om kompetencefordelingen mellem Teknik- og Miljøudvalget og forvaltningen. Virksomhedsplanen bliver på den måde et samlet styringsdokument for forvaltningen, også på områder, hvor der ikke er udformet egentlig aftalestyring. Samtidig sikres det, at der i aftalestyringen indtænkes kvalitets- og kompetencestyring. Kvalitets- og kompetencestyring er ikke elementer i det aftalegrundlag, der normalt arbejdes med. I løbet af 2014 forventes Kommunalbestyrelsen at godkende et ændret styringsgrundlag, der giver større valgfrihed i anvendt model. Kompetencestyring Kompetencestyring drejer sig om at systematisere og strukturere arbejdet med organisationens kompetencer. Målet med kompetencestyring er at sikre, at organisationen til enhver tid har de kompetencer til rådighed, der er nødvendige for at gennemføre organisationens strategier på alle niveauer i hierarkiet. Der arbejdes også med kompetencestyring i relation til kvalitetsstyringsloven, hvor det er et krav. Derfor har vi valgt at arbejde mere systematisk med kompetencestyring og har valgt, at der for de områder, hvor der arbejdes med aftalestyring, også arbejdes med kompetencestyring. Denne afgrænsning er valgt for at få afgrænset opgavens omfang, så vi kan opnå erfaring med arbejdet og få udvalgt anvendelige modeller. Det skal overvejes ved næste revision af virksomhedsplanen, om kompetencestyring skal udvides til at dække flere områder. I forbindelse med kompetencestyringen indgår der følgende elementer: Nyansættelser af fagkompetente og erfarne medarbejdere Træning Mentorordning og sidemandsoplæring af garvede/erfarne medarbejdere indenfor fagområdet Udlicitering af opgaver til rådgivere 11

12 Delegering Der har været arbejdet på flere områder med at synliggøre og afstemme forventningerne til kompetencefordelingen på det tekniske område. Der har primært været anvendt 3 forskellige metoder. Dels er der på de områder, hvor der behandles et stort antal ensartede sager, udarbejdet administrationsgrundlag, der bl.a. beskriver den kompetence, der er tillagt forvaltningen ved sagsbehandlingen. Dels er der med grundlag i behandling af en række ensartede enkeltsager i udvalget aftalt en delegering af sagskompetencen til forvaltningen. Endelig er virksomhedsplanen anvendt til årligt at aftale delegering af kompetencen mellem det politiske niveau og forvaltningen. Den del af virksomhedsplanen behandles på et møde i Teknik- og Miljøudvalget og giver mulighed for løbende at få evalueret delegeringen og om nødvendigt få foretaget justeringer. Som nævnt tidligere er der valgt en organisering af forvaltningen og en arbejdsform, der medvirker til at sikre, at den delegerede kompetence videreføres til medarbejderne. 12

13 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kvalitetsstyring Jammerbugt Kommune har et kvalitetsstyringssystem for sagsbehandlingen indenfor natur- og miljøområdet. Kvalitetsstyringssystemet har været certificeret efter Kvalitetsstyringsloven siden Loven er nu ophævet, og der arbejdes i stedet på at få systemet ISO-9001 certificeret i Der er procedurer for sagsbehandlingen på ca. 110 sagsområder, og der er tværgående procedurer vedrørende: ansvarsfordeling, kompetencestyring, styring af dokumenter, brugertilfredshedsundersøgelser, koordinering med andre myndigheder, intern måling og evaluering af systemet samt offentliggørelse. I forbindelse med kvalitetsstyringsarbejdet anvendes programmet Basal til dokumenthåndtering af bl.a. procedurer og kompetencestyring. Arbejdet med kvalitetsstyring omfatter primært de teams/afdelinger, som har været omfattet af den lovpligtige kvalitetsstyringsordning. Det drejer sig om alle sagsområder i Team og Team Miljø samt visse sagsområder i Teknik- og safdelingen, Team Plan samt Forvaltningsservice. Andre dele af forvaltningen har imidlertid også udarbejdet procedurer for sagsbehandling eller er i gang med det. Det drejer sig om vejområdet (Teknik- og safdelingen) og for flere sagsområder i Team Plan. Kvalitetsstyringsarbejdet involverer sagsbehandlere og ledere på alle niveauer i forvaltningen. I de efterfølgende afsnit vil kvalitetsmål på teamniveau være markeret med en lys grå. Kvalitetspolitik Jammerbugt Kommune har vedtaget nedenstående kvalitetspolitik, som skal udgøre fundamentet for kvalitetsstyringsarbejdet. Myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes. Der anvendes personale og efter behov eksterne rådgivere med relevant uddannelse/efteruddannelse og/eller relevant erfaring indenfor de pågældende sagsområder. (Såfremt en sagsbehandler mangler kvalifikationer i forbindelse med en sag, tilknyttes en vejleder med de rette kvalifikationer). Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål. Der lægges vægt på sammenhængende sagsforløb og helhed i opgaveløsningen, og det sikres, at beslutninger træffes på rette niveau i organisationen. Der sker en hurtig og effektiv information internt i forvaltningen om forhold af betydning for sagsbehandlingen. Der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser, interne audits og evalueringer til vurdering af systemets fortsatte egnethed og behovet for forbedringer. Der lægges vægt på en god og motiverende proces omkring kvalitetsstyringsarbejdet. 13

14 Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet En gang årligt foretager ledelsen en evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Som baggrund for evalueringen udarbejdes der en rapport, som opsummerer status for systemet og sætter fokus på mulige forbedringsområder. Nogle af de områder, som tages op til behandling i.f.m. ledelsens evaluering er omtalt i nedenstående: Kvalitetspolitik I forbindelse med forberedelse til ISO9001-certificering vil der blive taget stilling til en evt. revision af kvalitetspolitikken. Mange af elementerne i kvalitetspolitikken har overlap med de overordnede målsætninger for forvaltningen, som fremgår indledningsvist i Virksomhedsplanen om f.eks. faglig udvikling og fagligt bæredygtige miljøer, sammenhængende sagsforløb, kommunikation, god ledelse m.v. Der kunne f.eks. arbejdes med at afklare, om kvalitetspolitikken kan integreres i disse overordnede målsætninger for forvaltningen. Evaluering af kvalitetsmål På afdelingsniveau Kvalitetspolitikken danner udgangspunkt for opstilling af målbare kvalitetsmål. Der er kvalitetsmål på afdelingsniveau (se s. 28 og 66, afsnit om hhv. Plan- og Miljøafdelingen og Teknik- og safdelingen). Målene er med visse undtagelser en videreførelse af kvalitetsmål fra Virksomhedsplan Opfyldelsen af kvalitetsmålene på afdelingsniveau for 2013 er blevet evalueret ved årsskiftet. Der er tale om 10 mål i Plan- og Miljøafdelingen og 9 mål i Teknik- og safdelingen. Det kunne konstateres, at afdelingsmålene var blevet opfyldt i begge afdelinger med enkelte undtagelser. Der er redegjort nærmere herfor i den endelige rapport om ledelsens evaluering På teamniveau I 2013 var der også opstillet en række kvalitetsmål på teamniveau (markeret med lys grå i Virksomhedsplanen). Kvalitetsmål på teamniveau skal gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til forbedret sagsbehandling og bedre borgerbetjening. Evalueringen af opfyldelsen af de 28 kvalitetsmål på teamniveau (kaldet handlinger i Virksomhedsplanen) fremgår af skemaet i bilag 3 s. 94. Ved årets udgang var 16 af målene opfyldt, 9 mål var delvist opfyldt og 3 mål var ikke opfyldt. Af de 9 delvist opfyldte mål overføres 7 til gennemførelse i 2014, mens 2 mål udgår, da de ikke er relevante længere. Af de 3 mål, som ikke var opfyldt, forventes de 2 gennemført i starten af 2014, mens det sidste gennemføres, når der er relevante sager at gennemføre aktiviteten på, hvilket ikke har været tilfældet i Ved opstilling af kvalitetsmål er der fokus på at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen, hvor andre mål ofte har mere karakter af egentlige arbejdsmål som f.eks. udarbejdelse af indsatsplan, regulativer og beredskabsplan. Kvalitetsmålene skal gerne have udgangspunkt i kvalitetspolitikken. 14

15 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Brugertilfredshedsundersøgelser Der er i 2013 afholdt dialogforum med LandboNord (med politikere og embedsmænd), hvor der har været fokus på fælles forståelse/samarbejde. I 2014 forventes der gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse blandt landbrugsorganisationer og rådgivere. Opfølgning på afvigelser og forbedringsområder Status på opfølgningen på afvigelser er, at der er ca. 7 afvigelser, hvor opfølgningen ikke er afsluttet. Der er hovedsageligt tale om mindre afvigelser. M.h.t. forbedringsområder, er der ca. 20 stk., hvor de ønskede opfølgende aktiviteter ikke er gennemført eller helt afsluttet endnu. Der er endvidere overvejelser om at sætte noget arbejde i gang i 2014 om, hvad industrivirksomheder opfatter som god service fra miljømyndighedens side. Audit (evaluering) Der er i 2013 lavet intern audit på de tværgående procedurer og på 26 sagsprocedurer fordelt på forskellige fagområder. I forbindelse med gennemførelse af audits er der fokus på, hvordan vi kan forbedre vores sagsbehandling og vores service overfor borgerne. Ved de interne audits er der i 2013 registreret 13 mindre afvigelser og 12 forbedringsområder. Såvel afvigelser som forbedringsområder er af forskellig karakter. En betydelig del er forholdsvis små rettelser. Nye forbedringsområder Et vigtigt element i ledelsens evaluering er endvidere at få klarlagt, om der er nogle områder, som kræver en særlig indsats. Der er redegjort nærmere herfor i den endelige rapport vedr. ledelsens evaluering Et væsentligt indsatsområde i 2014 er at få forberedt kvalitetsstyringssystemet til ISO9001-certificering i I løbet af året er der udenfor audit endvidere indberettet 5 afvigelser. Ved DS Certificerings opfølgningsaudit i oktober 2013 blev der ikke konstateret nogle afvigelser, men der blev opstillet 4 forbedringsforslag. Endvidere blev der fremhævet nogle styrker ved systemet. 15

16 Fælles målsætninger Målsætninger vil primært blive formuleret på afdelingsniveau. Det er dog også hensigtsmæssigt at sætte nogle tværgående mål. Disse mål tager udgangspunkt i forvaltningens administrative funktion og er bl.a. grundet i, at organisationen stadig er relativ ny, og der endnu arbejdes med f.eks. implementering af kommunens værdigrundlag, formulering af forvaltningens mission og vision, implementering af styring og kvalitetssikring, hvor det ikke pt. er lovkrav og meget mere. Status på 2013 målsætninger Det var ledelsens mål i 2013 især at have fokus på Social kapital Robusthed Social kapital Social kapital er indtænkt i mange af årets aktiviteter i forvaltningen. For at skabe særlig fokus på arbejdet blev der i september gennemført en personaledag, hvor der om formiddagen blev sat handlinger bag arbejdet med Social Kapital. Om eftermiddagen gav Chris McDonald sit bud på livskvalitet, trivsel og drivkraft og hvordan disse elementer kan skabe høj performance på jobbet og privat. Robusthed Robusthed dækker over de udfordringer der omhandler løsning af flere opgaver uden samtidig opjustering af de ressourcer, der er til rådighed. Desuden dækker det over en faglig robusthed, hvor der er flere, der dækker fagområderne. Dette er udfordringer, der løbende skal arbejdes med og er af stor betydning for, at vi fremover kan løse opgaverne med den rette kvalitet. Der har især været fokus på at sikre den faglige robusthed, der også fremover vil kræve en særlig indsats. 16

17 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Målsætninger for 2014 Det er ledelsens mål i 2014 at have fokus på især 3 overordnede temaer Innovation Sundhed Digitalisering/selvbetjening Innovation MED-udvalget har besluttet, at innovation er et godt hovedtema for det strategiske arbejde i forvaltningen i 2014, idet der må forventes et fortsat pres på ressourceanvendelsen, vil innovation være en del af løsningen på de deraf følgende problemer. Der skal tænkes i effektivitet, besparelser og nye måder at gøre tingene på, samtidig med at der skal skabes bedre velfærd. Ifølge afdelingschef Peter Høier fra Center for Offentlig Kompetenceudvikling (COK), er innovation svaret på disse udfordringer. Men hvis vi skal være innovative, er det nødvendigt med et kompetenceløft af medarbejdere og ledere. Vi skal være omstillingsparate og løse opgaverne bedre sammen. Men det kræver et nyt mind-set, der er tunet til innovativ tænkning. Derfor er vi nødt til at udvikle medarbejderes og lederes innovative kompetencer. Sundhed En ny sundhedspolitik er under udarbejdelse. Der er behov for, at der også på det tekniske område sættes strategi og handling bag den nye politik. Det er vigtigt, at sundhed indgår som et element i vores sagsbehandling på lige fod med andre temaer, hvor det er relevant. Det kræver, at det bliver håndgribeligt for sagsbehandlerne. I samarbejde med Sundhedsafdelingen vil vi sætte fokus på arbejdet. Digitalisering/selvbetjening Flere og flere af de opgaver, borgerne skal have løst, vil blive obligatoriske at løse ved digital selvbetjening. Vi vil gerne gøre det nemt, enkelt og overskueligt at benytte digitale løsninger på de områder, hvor det er relevant og muligt. Vi vil arbejde med at finde digitale selvbetjeningsløsninger, der giver mulighed for hurtigere og enklere sagsbehandling. 17

18 Arbejdsmiljøarbejdet I forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplanen gennemfører MED-udvalget den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Formålet med arbejdsmiljødrøftelsen er at få drøftet hvordan samarbejdet omkring arbejdsmiljø har været i det forgangne år, om vi har nået de opstillede arbejdsmiljømål, hvilke arbejdsmiljøudfordringer vi har, hvilke arbejdsmiljømål, der skal arbejdes efter i det kommende år, hvordan samarbejdet omkring arbejdsmiljø skal være i det kommende år og om vi har den nødvendige viden omkring arbejdsmiljø i forvaltningen. På baggrund af drøftelsen i MED-udvalget kan følgende mål opstilles for det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø: APV en holdes løbende ajour Der gennemføres arbejdsmiljørundering inden MED-møderne hhv. 9. maj samt 14. november 2014 Arbejdsmiljødrøftelsen for 2015 gennemføres i forbindelse med MED-mødet den 14. november 2014 Der arbejdes videre med arbejdsmiljøforholdene for arbejdet ude af huset Der afholdes MUS-samtaler MED-udvalg MED står for medindflydelse og medbestemmelse. Formålet med MED-udvalget er at styrke og udvikle samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Vi vil gerne fastholde og videreudvikle ledernes og medarbejdernes trivsel, engagement og kompetencer. Vi lægger vægt på et tæt samspil og løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere, så udvikling og erfaring fra daglig praksis lægges til grund for beslutninger. Vi har i 2013 arbejdet med: Fortsat synliggørelse af vores arbejde i MED-udvalget Afholdelse af Faglige fredage Temadag i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplan Personaledag Social kapital, kompetenceudvikling og forebyggelse af arbejdsbetinget stress Udvikling af mussamtaler og kompetenceudviklingsplan Samarbejde mellem personaleforeningen, de forskellige udvalg på arbejdspladsen og MED-udvalget (KOORG) Foredrag om innovation Leder- og trivselsundersøgelse Afsnit Virksomhedsplan 2014 I 2014 er vores mål at have fokus på følgende: Hvordan bliver vi bedre holdspillere? Hvordan fremmer vi fælles hjælp til opgaveløsningen? Hvordan nedbryder vi faggrænser? 18

19 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park For at kunne opfylde dette mål, vil følgende emner indgå i udvalgets arbejde i 2014: Videreudvikle den trygge og sikre arbejdsplads Større fokus på kerneopgaven og vores fælles mål Være kulturskabende Fokus på hvordan opgaverne løses optimalt i fremtiden og skabe robusthed i vores organisation. Arbejde på at gøre tingene smartere og være mere innovativ Kompetenceudviklingsplan og evaluering heraf Fortsætte arbejdet med at synliggøre arbejdet i MED-udvalget Gennemføre en trivselsundersøgelse Videreudvikle opfølgningen på oplæg og arrangementer, så det bliver en del af vores hverdag Kvalitetsstyring, med henblik på fremtidig ISO certificering Helhed i sagsbehandlingen Teknik og Miljøforvaltningen har mange planer og opgaver, der går på tværs af kerneområderne. For at sikre én vej ind for borgeren er forvaltningens organisering opbygget, så borgeren oplever koordinering og optimering af den tværgående indsats, hvor både faglige hensyn og helhedsprincippet tilgodeses. Til at understøtte organiseringen og sikre vi i dagligdagen arbejder helhedsorienteret, er der udarbejdet oversigter over: Strategiske planer og opgaver I det efterfølgende skema på s ses de stratetiske planer og opgaver, der skal løses i Skemaet er en sammenfatning af de planer og større strategiske opgaver. Strategiske planer og opgaver (generelt) - Skemaet, der kan ses som bilag 1, indeholder en oversigt over strategiske planer og større strategiske opgaver, som løses i Teknik og Miljøforvaltningen. Sagsbehandling - I skemaet, der kan ses som bilag 2, er kun anført de myndighedsopgaver, som har tværgående karakter. Oversigterne viser også hvilke teams og afdelinger, der er involveret i løsningen af opgaven og angiver, hvor den ansvarlige sagsbehandler er placeret. Desuden anføres, om opgaven skal løses projektorienteret. For opgaver, som skal løses i projektgrupper, anvendes proceduren i bilag 5 samt forvaltningens projekt- og metodehåndbog. Grundlaget for oversigterne er udarbejdet af en tværgående arbejdsgruppe med repræsentation fra alle teams/afdelinger i Teknik og Miljøforvaltningen, der har indsamlet og gennemgået samtlige opgaver. Det konkrete arbejde med at formulere de strategiske planer og opgaver i 2014 er foregået på en arbejdsdag i november Hele forvaltningen var samlet for at formulere de konkrete emner og drøfte, hvordan opgaver og planer bliver løst med inddragelse af alle relevante fagområder. Derfor er oversigten over de strategiske planer og opgaver i 2014 væsentlig for planlægningen af arbejdsåret og sikring af ressourcer til at varetage opgaverne. 19

20 Strategiske planer og opgaver 2014 Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure 20 O P G A V E Fremtidens landskab Vandhandleplaner Natura2000 handleplan St. Vildmose grøn vækst Fælles om fortiden gravhøje Fjern forhindringer (natura 2000) Energirigtig landsbykultur grøn vækst Energistrategiplan Masterplan - Fjerritslev Masterplan - Brovst Skydecenter CO 2 regnskab Praktisk Miljøledelse - fase 3 Digital planportal Lokalplaner 3 vindmølleplaner + VVM KP-tillæg, Kulturmiljøer Planstrategi KP-tillæg, landbrug Forundersøgelser efter Vandhandleplan Vandplan Nye kvælstofvådområder Naturplaner Realisering af Natura2000 handleplaner Revision af Blå- og Grønne korridorer - KP-tillæg Revision af Naturarealer - KP-tillæg Helhed i tilsynsopgaven Praktisk Miljøledelse driftsenheder Samarbejde med Vækst Jammerbugt Driftssamtaler Kvalitetsstyring system adm. intern audit ISO JFAS JFAS Udvikling Udvikling JFAS JFAS Udvikling JFAS

21 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure Samarbejde med Nordjyllands Politi Brugertilfredsheds undersøgelse borger/erhverv Faldefærdige ejendomme SBsys intern oplæring, skabeloner Hjemmeside opbygning, annoncering Miljøberedskab Metadata FOT ajourføring ningsgeokodning Rottehandlingsplan, udmøntning Div. anlægsopgaver Bredgade Pandrup Hærvejen vandrerute Viborg Hirtshals Driftsplan vejområdet Ølanddæmningen Affaldsplan Pandrup Genbrugsplads Aabybro Genbrugsplads Affaldscenter Gøttrup, nedlukning BBR- kvalitetssikring Projektering Digital ansøgninger SBSYS BYG Timebetaling BYG 2015 Tilsyn byggeaffald PCB-info Fornyelse af klaptilladel-ser for havne Helhedsorienteret Beredskabsplan Revision risikobaseret dimensionering ningsvedligeholdelse Gennemførelse af energiplan kommunale byg. Udbredelse af Gis JFAS JFAS JFAS 21

22 Forvaltningsservice 22 Forvaltningsservice har som overordnet mål at understøtte Teknik- og Miljøforvaltningens ledelse sekretariats- og administrationsmæssigt med en række servicefunktioner, herunder med kvalitetsstyring af den samlende økonomifunktion. Endvidere arbejdes der med at understøtte fagcheferne i det generelle drifts- og udviklingsarbejde i forhold til Teknik- og sområdet samt Plan- og Miljøområdet. Forvaltningsservice arbejder mod det overordnede mål, at alle registre altid er opdaterede, således at Teknikog Miljøforvaltningen og eksterne aktører kan stole på det, der står heri til brug for deres sagsbehandling. Forvaltningsservice varetager arkivmæssige forpligtelser i forhold til Teknik- og Miljøforvaltningens registre - herunder håndteringen af e-arkiver, tinglysningshændelser, adresseopdateringer og oprettelse af nye ejendomme. Forvaltningsservice varetager påligning og udskrivningen af kommunens ejendomsskatter, og det er målet, at dette sker til tiden og til de rette personer, hvilket afhænger af ajourføring af oplysninger i registrene før skattekørslen. Teknisk Serviceafdelings opgave er at få administrationsbygningens funktioner som indvendig vedligeholdelse, kantinedrift og rengøring til at fungere optimalt, så huset altid fremstår vel vedligeholdt / velfungerende og yde god service overfor bygningens brugere på alle planer. Medarbejdere Årsværk Teamleder 1,0 Forvaltningsservice 5,0 Serviceteam 5,0 I alt 11,0 Status I Forvaltningsservice varetages forskellige registrerings- og påligningsopgaver, der ikke hører naturligt sammen med de faglige teams, men som Teknik- og Miljøforvaltningen er afhængig af fungerer. Forvaltningsservice yder sikker drift på sine 3 kerneydelser; ejendomsbeskatning, ajourføring af registre samt administrative opgaver, herunder budget- og regnskabsmæssige opgaver. 1 årsværk arbejder med opkrævning af ejendomsskatter og afgifter på i alt 188 mio. kr. på ejendomme. I forbindelse med Skats rettelser af forkert registrerede fradrag for forbedringer har vi manuelt tilbagebetalt på 359 skattebilletter. Medarbejderne holder sig ajour med området ved deltagelse i erfamøder og kurser. Ejendomsregistrene, så som ESR, herunder bidragsregistret, en del af BBR og CPR-Vej, ajourføres løbende samtidig med andre arbejdsopgaver, herunder oprettelse af nye ejendomme og rettelser af adresser. Under de administrative opgaver ligger de fleste af de opgaver, teamet udfører for de øvrige afdelinger i forvaltningen, og det er også her, de fleste opgaver med 14 dages tidsfrister ligger. I forbindelse med opkøb og nedrivning af ejendomme er der brugt en del ressourcer på betaling af fakturaer samt opgørelser og ændringer på ejendomsskattebilletter. Med nedlæggelse af borgerservice har teamet overtaget bl.a. postfunktionen. I forbindelse med omlægning af arbejdsopgaver har teamet også delvist overtaget fremstilling af dagsordner til Teknik- og Miljøudvalget. Ved intern omflytning af en medarbejder, er der yderligere tilført teamet arbejdsopgaver med rettelser til olietanke, affaldsskemaer, samt betaling af en stor del af den samlede forvaltnings fakturaer. I forbindelse med omorganisering af den centrale øko-

23 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Øvrige parter Administrative opgaver Ejendomsbeskatning Registre Opdatering af hjemmesiden Udstede attester Sekretariatsfunktion for teknisk direktør SBSYS Korrektur/kvalitetssikring på udgående materiale. Teknik- og Miljøforvaltningen Økonomistyringssystem Teknik- og Miljøforvaltningen Betaling til private fællesveje Teknik og Anlæg Assistance til forvaltningen Regnskaber - budgetopfølgning Hegnssyn sekretærbistand Fordeling af post (epost og brevpost) Garantier / hele øvrig adm. organisation Ejendomsrapporter Teknik- og Miljøforvaltningen Fremstilling af udvalgsdagsordner Teknik- og Miljøforvaltningen Olietanke Miljø Affaldsskemaer og Miljø Hovedpåligning Afstemning/rettelser/konteringer Lån til betaling af ejendomsskatter Fritagelser Bidragsregister Teknik og Anlæg / ESR / BBR / CPR-vej Tinglysningshændelser BBR-adresse GIS / Oprettelse af nye ejendomme GIS Ajourføre registre fra approbationer 23

24 nomifunktion, vil teamet blive tilført 1 medarbejder i begyndelsen af Forvaltningens overordnede ansvar for økonomifunktion vil herefter ligge her, bl.a. kvalitetssikring af økonomifunktionen, sparring med chefer og konsulentfunktion til forvaltning og eksterne enheder. Forvaltningsservice har overtaget Lån til betaling af ejendomsskatter på 396 ejendomme. Forvaltningsservice fik lånene digitaliserede og der er oprettet 31 nye lån og indfriet 12 lån i løbet af året. Af større enkeltstående opgaver kan nævnes udstykning af mange ejerlejligheder, hvilket har betydet manuelle oprettelser i systemerne ESR og BBR. Medarbejderne er gode til at hjælpe hinanden med at få hasteopgaver i teamet løst. Teamet yder assistance til de øvrige afdelinger i forvaltningen i det omfang, det kan lade sig gøre, bl.a. kvalitetssikring af udgående materiale. Ved overdragelse af opgaver internt er der påbegyndt en sikring af vidensdeling mellem medarbejderne. Yderligere finder teamet forkerte registreringer af ejendomme, der har betydning for kommunens indtægter på skatteområdet. Teamets udfordring over de næste år bliver stadig bl.a. at forankre den store viden på kerneydelserne. Medarbejderne giver udtryk for, at arbejdsmiljøet er godt. Der er en uhøjtidelig og direkte omgangsform, som letter det daglige arbejde og giver et godt arbejdsklima. Teknik og Service klarer alle de praktiske/tekniske og servicefunktioner indenfor vedligehold/kantinedrift og rengøring som husets brugere kan finde på at efterspørge. Opgaverne afleveres naturligvis til tiden og i en kvalitet der holder i det lange løb. Teknik & Service varetager indkøb til daglig drift af bygningens praktiske funktioner og har kontakt til eksterne håndværkere og leverandører. Herudover indhentes tilbud på opgaver, der er relateret til bygningens daglige drift og indvendig vedligeholdelse. Mål for 2014 Sikre vidensdeling/arbejdsgangsanalyser Kvalitetssikre ejendomsskat Kvalitetssikre registre Være åbne for forandringer og nye udfordringer samt naturligvis fastholde den sikre drift på Teknik & Serviceområdet og skabe plads til evt. seniorjobber og personer i arbejdsprøvning. Handleplan Teamet har i 2013 registreret arbejdsopgaver og prioriteret disse således, at der fortsat kan laves en trin for trin vejledning til den medarbejder, der er udpeget til at være 2. medarbejder på opgaven Vi er selv meget opmærksomme på de ejendomme, der umiddelbart kan være forkert vurderede Vi vil til stadighed vurdere, om der er uhensigtsmæssigheder i vores registre Løbende opkvalificering af afdelingens medarbejdere og forbedre de fysiske arbejdsforhold for rengøring og kantine 24

25 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Sikre at datagrundlaget er opdateret til brug for udsendelse af ejendomsskatter Kompetencen er til stede Udføres inden skattekørslen i december md Teamleder kontrollerer skatterettelser i marts 2015 Matrikulære ændringer ajourføres inden 14 dage fra modtagelsen Kompetencen er til stede Udføres løbende Løbende kontrol Skifte ejere i ESR inden 14 dage fra modtagelse af besked fra Tinglysningen Kompetencen er til stede At få rette ejere registreret med den rigtige ejerandel Løbende kontrol Betale fakturaer til det anførte betalingstidspunkt Kompetencen er til stede Udføres løbende Løbende kontrol Administrator på Diadem Kompetencen er til stede At skemaerne kan tilbagesendes inden 10 dage Løbende kontrol BBR-adresser Kompetence er til stede At overholde tidsfristen på 5 dage Stikprøvekontrol via datoer på adresselister fra GIS At de låneberettigede ansøgere får bevilget lån til betaling af ejendomsskat Kompetence er til stede Udføres løbende Stikprøvekontrol Udføre service og tekniske opgaver på en måde som i videst mulig omfang giver tilfredse brugere af administrationsbygningens faciliteter. Kompetence er til stede Udføres løbende Egenkontrol og stikprøver udført af Teknisk Serviceleder 25

26 Plan- og Miljø I Plan- og Miljøafdelingen behandler vi en stor del af forvaltningens sager fra borgere og erhvervsliv. Det vil sige myndighedsbehandle efter en lang række lovgivning, som Planloven, geloven, Miljøbeskyttelsesloven, Naturbeskyttelsesloven mv.. Et væsentlig element i vores arbejde er at sikre kvalitet og helhed i opgaveløsningen, således at borgere og virksomheder kun har brug for én indgang til forvaltningen. Udover myndighedsopgaver udgør planlægning en væsentlig del af vores opgaver. Her er tale om planer for kommunens fysiske udvikling i form af kommuneplan, lokalplaner, masterplaner, visionskataloger, udviklingsplan for Landskabet i kommuneplanlægningen, stiplaner m.v. og ikke mindst handleplaner til de statslige vand- og naturplaner, samt planlægning af drikkevandsforsyningen i kommunen. I 2014 påbegyndes plan for klimatilpasning og energistrategiplan. En af afdelingens opgaver er Helhedsplanens Agenda 21 strategi og klimapolitiske initiativer, blandt andet ved gennemførelse af praktisk miljøledelse på kommunens institutioner, driftsenheder og administrationer, udarbejdelse af klima- og energiplaner, CO 2 -regnskab mv. Medarbejdere Plan- og Miljøafdelingens medarbejderstab består af 42 personer, der er fordelt på de 4 teams. Fordeling-en af medarbejdere i teamene er: Medarbejdere Årsværk Plan- og Miljøchef 1,0 Team Plan og GIS 11,0 Team 7,0 Team Miljø 10,0 Team 13,0 I alt 42,0 Ledelsen i afdelingen udgør 3 teamledere og en afdelingschef. Der er i afdelingen iøvrigt oprettet 1 løntilskudsjob, som er møntet på oplæring indenfor myndighedsbehandling og formidling. Fagligheden i afdelingen er meget bred - ingeniører, landinspektører, biologer, jordbrugsakademikere, konstruktører, miljøteknikere, tekniske designere og administrativt personale. 26

27 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Økonomi Afdelingen udfører en række driftsopgaver, som vedrører drift af faste ejendomme (offentlige toiletter, kiosker m.v.), fritidsområder, skove, sandflugt, naturpleje, vedligeholdelse af vandløb og skadedyrsbekæmpelse. Alle driftsopgaver er under politikområde 9 og budgettet herfor. Budget 2014 for politikområde 9: Økonomiske nøgletal i kr. Faste ejendomme kr. 741 Fritidsområder kr Naturforvaltningsprojekter kr Skove kr. 153 Sandflugt kr. 335 Vedligeholdelse af vandløb kr Bidrag for vedligeholdelsesarbejder kr. 663 Miljøbeskyttelse fælles formål kr. 56 Øvrig planlægning og undersøgelser, tilsyn kr. 73 Skadedyrsbekæmpelse kr. -46 Samlet budget kr

28 Kvalitetsstyring I forbindelse med indførelse af kvalitetsstyring er der i afsnittet under Teknik- og Miljøforvaltningen opstillet en kvalitetspolitik, som udmøntes i nogle konkrete kvalitetsmål for de dele af Plan- og Miljøafdelingen, som er omfattet af systemet. Plan- og Miljøafdelingens kvalitetsmål fremgår af nedenstående, og er anført med (K) for at markere, at de er knyttet til kvalitetsstyringssystemet. Kvalitetsmål At gennemføre brugertilfredshedsundersøgelse blandt landbrugsorganisationer og rådgivere om samarbejdet med Jammerbugt Kommune (K) Afholdelse af temamøder (om f.eks. anerkendelse, kompetenceudvikling, fælles opgaveløsning, nedbryde faggrænser og bedre holdspiller) (K) Afholde minimum 4 faglige fredage (K) At udsende skriftlige kvitteringer på ansøgninger indenfor 14 dage (K) At grupperne som arbejder med helheder i sagsbehandlingen og projektledelse evaluerer implementeringen af arbejdet (K) At sagsbehandlere deltager i alle relevante erfagrupper (K) At afholde årlige medarbejderudviklingssamtaler. MUS indgår som grundlag for udarbejdelse af virksomhedsplan (K) At gennemføre kursus for sagsbehandlere i Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven og i håndhævelse og tilsyn efter Miljøbeskyttelsesloven, Planloven, Naturbeskyttelsesloven, geloven m.v. (K) At afholde månedlige møder i teams med teamleder. Plan- og Miljøchef deltager hver anden gang for at udveksle information og faglig sparring. På dagsordenen vil der bl.a. være følgende punkter: Evaluere mødekultur Fælles opgaveløsning Nedbryde faggrænser Kvalitetsstyring min. 2 gange årligt MED min. 4 gange årligt (K) Løbende og mindst én gang om året gøre status over, om de rette kompetencer er til stede, og om de er til stede i tilstrækkeligt omfang (K) Rutinemæssig gennemgang og opdatering af sagsprocedurerne incl. bilag (brevskabeloner, checklister m.v.), så der i 2014 opdateres min. 25 % af procedurerne (K) 28

29 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Borgerinddragelse På hovedparten af de indkomne sager fra borgerne gælder formelle lovkrav til borgerinddragelse i form af nabohøringer og offentliggørelse af planer, projekter og godkendelser før og efter endelig vedtagelse. Høringsfaserne er derfor indarbejdet i procedurerne på de enkelte sagsområder. Generelt vurderer vi borgerdeltagelsen i hver enkel sagsgang i forhold til politikken for Borger- og brugerinddragelse i Jammerbugt Kommune, og for at skabe et bedre beslutningsgrundlag går vi gennemgående udover lovens krav. Udover brug af kommunens hjemmeside og annoncering i lokale dagblade, gør vi i den daglige opgaveløsning i vid udstrækning brug af uformelle fora, hvor borgere, virksomheder, foreninger m.v. inviteres til en drøftelse af de aktuelle sager. I forbindelse med planer og projekter vurderer vi i det enkelte tilfælde, hvilken form for borgerdeltagelse der er mest velegnet (orienteringsmøder, borgermøder, dialogmøder, workshops m.v.). Af formelle fora har vi nedsat et Grønt Råd, som er et rådgivende forum for Kommunalbestyrelsen i alle spørgsmål indenfor natur, miljø, friluftsliv og planlægning eller andre tværgående politikområder, der involverer natur- og miljøaspekter eller forhold omkring friluftsliv. Desuden er der nedsat et Grundvandsråd. Opgaven for rådet er at bistå kommunen med udarbejdelsen af indsatsplanerne for grundvandsbeskyttelsen. Grundvandsrådet består af forskellige interessepartnere. I afdelingen arbejder vi løbende på at udvikle samarbejdet med borgerne, erhvervsliv og foreninger, derfor gennemfører vi bl.a. brugerundersøgelser i form af telefoninterview o.lign. Desuden gennemføres der årlige evalueringer af de formelle fora s arbejde m.v. I 2014 arbejdes der videre på projektet Landskabet i kommuneplanlægningen, hvor interesseparter, landbrug og kommunale myndigheder drøfter planlægning for det åbne land, med henblik på at definere fremtidens landbrug i Jammerbugt Kommune. 29

30 Plan Overordnede mål Målet for den kommunale planlægning i Jammerbugt Kommune er at skabe en langsigtet planlægning med en troværdighed, der sikrer, at såvel borgere som virksomheder investerer i Jammerbugt Kommune. Via planlægning skal den enkelte by udvikles og styrkes på baggrund af dens særlige kvaliteter, og der skal være rummelighed til, at borgerne kan bygge nye boliger i de bysamfund, som de ønsker at bo i. Ligeledes skal der skabes grundlag for, at de centrale dele af vores byer bliver tættere og får mere karakter af by. Dette skal i byerne ske ved byomdannelse og ved at styrke detailhandlen i de centrale bydele, bl.a. ved at implementere masterplanerne for de fire hovedbyer. Planlægningen skal, ved hjælp af zonering i den fysiske planlægning, forebygge og hindre konflikter mellem forskellige funktioner. Det gælder bl.a. for tekniske anlæg, forurenende virksomheder, visse former for fritidsanlæg, vindmøller osv. Planlægningen skal endvidere via landzoneadministrationen og det åbne lands planlægning sikre, at der ikke sker en byspredning i det åbne land, og at landbrugserhvervet har udviklingsmuligheder. Ligeledes har Plan en væsentlig rolle i gennemførelsen af revision af Helhedsplanen. Revisionen omfatter en gennemgang af hovedstruktur, retningslinjer og rammer i forhold til nye politiske mål, borgerønsker og statslige udmeldinger. Ligeledes vil Plan arbejde for at videreudvikle formen for den overordnede planlægning, og sikre en mere brugervenlig plan for både borgere og sagsbehandlere. 30

31 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Det interne klima og Agenda 21 arbejde har fået en stor rolle i Plans arbejdsopgaver. Målet for arbejdet er, at klima- og miljøarbejdet bliver integreret i det interne arbejde, og at der er kontinuerligt fokus på ressource-, miljø- og klimamæssige forbedringer. Sideløbende skal der ske en videns- og holdningsbearbejdning på den enkelte arbejdsplads i Jammerbugt Kommune. Som følge af klimakommuneaftalen med Danmarks Naturfredningsforening, skal det kommunale CO 2 udslip reduceres med 2 % pr. år indtil Derfor bliver der hvert år udarbejdet et CO 2 regnskab for Jammerbugt Kommune som virksomhed. Derudover er arbejdet med at indføre praktisk miljøledelse sat godt i gang. Det er arbejdet med den praktiske miljøledelse, der sætter gang i kravene til CO 2 reduktion. Plan skal sikre disse mål for planlægningen via en offensiv strategi i forhold til udviklingsprojekter, tværfagligt samarbejde og borgerinddragelse. Der skal arbejdes med at styrke den eksterne kommunikation, så borgerne såvel som politikerne får den optimale forståelse af planlægningen, og at der opnås det bedst mulige grundlag for at træffe afgørelser. Plan skal løbende arbejde for at øge kvaliteten i sagsbehandlingen og sikre, at enkeltsagerne understøtter udviklingen mod de overordnede mål og visioner for planlægningen i Jammerbugt Kommune, der bl.a. er fastsat i Helhedsplanen. 31

32 Kerneydelser Kommuneplanlægning: Hovedstruktur Kommuneplanlægning: Rammer Kommuneplanlægning: Retningslinjer Kommuneplantillæg i forbindelse med konkrete projekter Lokalplanlægning Lokalplanadministration Miljøvurdering af planer og programmer VVM vurderinger VVM screening og vejledning Landzoneadministration Planlovsadministration, helårsbeboelse i sommerhusområder Administration af flexboligtilladelse Administration af servitutter / deklarationer Udarbejdelse af nye og godkendelse af servitutter og deklarationer Øvrige parter Udviklingsafdelingen, Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Miljø, Vand & Natur Teknik- og Miljøforvaltningen Borgerservice Rådhusservice Administration af naturbeskyttelseslovens byggelinjer Udstykningskontrol (Grønne erklæringer) Planlægning i forbindelse med byfornyelse Teknik- og Miljøforvaltningen Ejendomsavancebeskatningsattest Administration af skilte iht. Planloven og NBL Campingreglement (udlejningstilladelser) Vedligeholdelse af GIS-data (Plan) Teknik- og Anlæg Beredskabet GIS 32

33 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Support til Odeum-brugere Øvrige parter Teknik- og Miljøforvaltningen Masteplanlægning Parkeringsnorm Kvalitetsstyring: VVM, camping og NBL og 21 Private institutioner (vuggestuer og børnehaver) Bidrag til Regional Udviklingsplan Bidrag til udarbejdelse af befolkningsprognose og byggeprogram Bidrag til Planstrategi og Agenda 21 Bidrag til Sektorplanlægning Bidrag vedr. godkendelse af byggemodninger Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen, Børne- og Familieforvaltningen Udviklingsafdelingen Udviklingsafdelingen Udviklingsafdelingen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Vedligehold af data i Plansystem DK Hjemmeside Grundejerforeninger - godkendelse Deltage i Strategisk Energiplan Deltage i Klimatilpasningsplan Praktisk miljøledelse - de kommunale institutioner Praktisk miljøledelse - de kommunale driftsenheder Praktisk miljøledelse - de kommunale administrative enheder CO 2 -regnskaber Bæredygtige lokalplaner Operationalisering af statslige klimamål Hele Jammerbugt Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Hele Jammerbugt Kommune Hele Jammerbugt Kommune Hele Jammerbugt Kommune Hele Jammerbugt Kommune Hele Jammerbugt Kommune Hele Jammerbugt Kommune 33

34 Status Plan yder fortsat sikker drift i forhold til teamets lovbundne opgaver. Arbejdsklimaet i Team Plan er godt, og der er et godt fagligt miljø i teamet. tæller 175 sager ved årets udgang. Ligeledes har solcelleansøgninger medført en øget administration med dispensationer og landzonetilladelser. I 2013 er vejledning af borgere i enkeltsager omkring lovgivning og administrationsgrundlag fortsat højt prioriteret. Erfaringen er, at dette reducerer antallet af borgere, som føler sig uretfærdigt eller forkert behandlet. Vejledningen har i 2013 særligt omhandlet opsætning af solcelleanlæg. Der er i 2013 udarbejdet 9 lokalplaner, klimatilpasningsplan og gennemført en revision af Helhedsplanen. Derudover har der været arbejdet meget med store ressourcekrævende VVM-opgaver, som skydecenter, råstofindvinding og vindmøller. Dette har betydet, at andre store planopgaver er blevet forsinket, herunder Jordbrugets fremtid, masterplaner for Fjerritslev og Brovst. Herudover har der været et øget antal enkeltsager, som VVM-screeninger, udstykningskontrolsager, lokalplandispensationer og især landzonesager, som Plan har fortsat i 2013 deltaget i projektarbejdet om Jordbrugets Fremtid sammen med Københavns Universitet Life, Videnscentret for Landbrug og andre kommuner. Formålet er at revidere arealudpegningerne og retningslinjerne for det åbne land i Helhedsplanen. Landskabskarakteranalyser indgår som en væsentlig del, sammen med samarbejde med interesseorganisationer som landbruget og naturfredningsforeningen. I 2013 har der været fokus på klimatilpasning, og der er udarbejdet en klimatilpasningsplan. En af udfordringerne for Plan er at få balance i forholdet mellem drift og udvikling. Plan ønsker at opnå en offensiv opgaveløsning, men 2013 har været præget af, at der ikke har været tilstrækkelige ressourcer til udvikling. 34

35 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Mål for 2014 Handleplan Kvalitetssikring af sagsbehandlingen Der skal gives en god og hurtig sagsbehandling af standardsager (landzone-, udstyknings- og beskyttelseslinjesager og dispensationer) Der skal være fokus på, at sagsbehandling sker i helheder på tværs af forvaltningen 6 nye lokalplaner, rækkefølgen prioriteres af politikkerne jf. aftalestyring Der gennemføres løbende en kontrol og tilretning af skabeloner, procedurer mv. Principielle sager diskuteres i teamet for at sikre ensartethed. Ingen sager må tabes pga. procedurefejl Der skal være kvalificerede medarbejdere til at løse sager Implementere procedure om holistisk sagsbehandling Planerne fordeles til medarbejderne af teamlederen. 3 følgende lokalplaner er prioriteret: Ørnbjerg, Rødhus Klit, Aggersundvej Foroffentlighed igangsat VVM og lokalplan for vindmøller ved Østrup VVM og lokalplan for vindmøller i den vestlige del af kommunen Forundersøgelser igangsat VVM og lokalplan for vindmøller ved Rendbæk Forundersøgelser igangsat Temarevision af kulturmiljøer i Helhedsplan13 i samarbejde med Syddansk Universitet Ultimo 2014 Klimatilpasningsplan Offentliggørelse i primo 2014 Vedligeholdelse af digital kommuneplan Plan er tovholder Fremtidens feriebolig, del II i samarbejde med Hjørring Kommune Medio 2014 Internt arbejde med klima og Agenda 21 Arbejdet fortsætter i 3. fase af praktisk miljøledelse. Fokus på miljø i sagsbehandlingen Temarevision af jordbrug i Helhedsplan13 Analysearbejde i gang. Forslag offentliggøres primo 2014 Masterplan for Fjerritslev Færdiggøres primo 2014 Masterplan for Brovst Påbegyndes medio 2014 Digital planportal for Jammerbugt Kommune Udarbejdelse af CO2-regnskab Plan er tovholder Plan er tovholder 35

36 Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform 6 lokalplaner Kompetencen er til stede Skal være fremlagt som forslag december 2014 Plan- og Miljøchefen kontrollerer i januar 2015 Masterplan for Fjerritslev Kompetencen er til stede Planen godkendes i 2014 Godkendes i KMB Masterplan for Brovst Kompetencen er til stede Planen godkendes ultimo 2014 Godkendes i KMB Ingen klagesager må tabes pga. procedurefejl Kompetencen er til stede Afgørelsen fremgår af afgørelser fra Natur- og Miljøklagenævnet og Statsforvaltningen Plan- og Miljøchefen kontrollerer i januar 2015 CO 2 -regnskab Kompetencen er til stede Der fremlægges et CO 2 -regnskab for 2013 i februar 2014 Godkendes af KMB Sagsbehandlingstiden for udlejningstilladelser efter sommerhusloven fastsættes til maks. 8 uger jf. Servicedirektivet Kompetencen er til stede Udlejningstilladelser meddeles senest 8 uger efter ansøgning er indkommet Plan- og Miljøchefen kontrollerer i januar

37 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Delegering Opgaver Plan Teknik- og Miljøudvalget Igangsættelse af nye lokalplaner Udarbejder forslag til prioritering Træffer afgørelse Dispensation fra lokalplaner principielle Kommer med indstilling Træffer afgørelse Dispensation fra lokalplan efterfølgende Træffer afgørelse Igangsættelse af kommuneplantillæg Kommer med indstilling Træffer afgørelse VVM-screening Træffer afgørelse Landzonetilladelse - principielle 1) Kommer med indstilling Træffer afgørelse Landzonetilladelser efterfølgende 1) Udstykningskontrol Avancebeskatningssager Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Naturbeskyttelsesloven byggelinjer - principielle Kommer med indstilling Træffer afgørelse Naturbeskyttelsesloven byggelinjer - efterfølgende Varsel om påbud Påbud Politianmeldelse Planlovsklager Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Kommer med indstilling. Plan- og Miljøchef træffer afgørelse Ekspederes Orienteres Ophold i sommerhuse Planloven 2) Træffer afgørelse ved 1. vinter Træffer afgørelse Godkendelse af deklarationer Træffer afgørelse Byfornyelse Kommer med indstilling Træffer afgørelse Skilte 3) Kommer med indstilling Træffer afgørelse P-pladser 4) Træffer afgørelse Screening for miljøvurdering Kommer med indstilling Træffer afgørelse Campingreglement Træffer afgørelse Private institutioner (vuggestue, børnehave) Kommer med indstilling Træffer afgørelse 1) Helhedsplan13 2) Politiske retningslinier for ophold og bopæl i sommerhuse, vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget d ) Retningslinier for skiltning i Jammerbugt Kommune er vedtaget af Teknik- og Miljøudvalget d ) P-norm er godkendt af Teknik- og Miljøudvalget

38 GIS Overordnede mål GIS Jammerbugt består af en fagkoordinator og to medarbejdere. Teamet varetager administrationen af GIS (Geografisk Informations System), der løbende ændres og tilpasses tidens krav. Teamet varetager desuden det overordnede arbejde med design og desktop publishing. Teamet er tværfagligt og udmærker sig ved at være en servicefunktion for primært Teknik og Miljøforvaltningen, men rækker også ud i andre forvaltninger. GIS Jammerbugt vil fortsat være en god arbejdsplads, hvor medarbejderne trives både fagligt og socialt. For at understøtte dette vil GIS Jammerbugt fysisk blive flyttet sammen med Team Plan. Kerneydelser Drift af GIS, MapInfo, WebGIS, Rapportfrastedet Udvikling af GIS, MapInfo, WebGIS, Rapportfrastedet IT-kontakt ud af huset Adresseopdateringer Kortmateriale til skolebuskørsel Layout-opgaver Drift af systemet bag grundsalg Opbygning af metadatabase Kortmateriale til vintervedligeholdelse GIS-støtte til andre forvaltninger Øvrige parter IT-afdelingen Forvaltningsservice, Børne og familieforvaltningen Bl.a. Beredskab, Natur Centralstaben Alle Vej og Park 38

39 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Status Foruden de faste opgaver med f.eks. adresseopdatering samt diverse vedligehold af kort- og GIS-systemer præges det daglige arbejde af mange ad hoc opgaver, oftest i relation til Teknik- og Miljøforvaltningen. Men vi udfører mere og mere arbejde for de andre forvaltninger. Her kan nævnes distriktsoptimering indenfor sundhedsplejen, afstandsberegninger til berettigelse af skolebuskørsel i Børne- og Familieforvaltningen, samt geokodning af plejekrævende borgere i samarbejde med Hjemmeplejen. Arbejdet med adresser foregår i tæt og godt samarbejde med Forvaltningsservice og. Vi anvender i dag et program, der muliggør verificering af data direkte til og fra BBR. Der kommer en stor opgave i 2014/15 omkring kvalitetssikring af adressedata i CVR. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter forventer, at det for Jammerbugt Kommunes vedkommende kommer til at kræve et halvt mandeår pr. år. Brugerne af GIS i kommunen bliver dygtigere og dygtigere, og kræver mere og flere komplekse løsningsmuligheder af GIS-løsningen. GIS Jammerbugt følger derfor udviklingen på området på tæt hold for at skabe de bedste forudsætninger for brugerne, uden at gå på kompromis med det økonomiske aspekt. Vi er med i videreudviklingen af en app, som på en nem måde gør det muligt at inddrage borgerne i en selvbetjeningsindberetningsløsning, både på nettet og via smartphones, ipads og tablets. Udviklingen foregår sammen med mindst andre kommuner. Videreudviklingen retter sig mod en sagsbehandlerløsning, som skal gøre det muligt at ajourføre eksisterende og nye data, mens man er i marken. KL s FKG-projekt, Fælles Kommunalt Geodatasamarbejde, arbejder nu med en fælles datamodel. Når denne bliver frikøbt, forventer vi at deltage i arbejdet med at konvertere vores data til denne datamodel. Der har været skrevet meget om FKG-projektet, men det har vist sig, at de forventninger, KL har haft til besparelser på geodata-området, slet ikke har kunnet holde stik. Udgangspunktet for forventningerne byggede på situationen tilbage i 2008/09 og ikke på, hvordan situationen er i dag. Desktop Publishing-opgaver udføres løbende. Vi nævner i flæng: årsberetning og kursuskatalog for Beredskabet, naturformidling for Vand- og Naturafdelingen samt filhåndtering og editering. Opgaven med metadata fortsætter. Populært sagt kan man sige, at metadata er en varedeklaration for geodata og registerdata. Inspire-direktivet er en international standard for, hvordan metadata skal opbygges. Vi er stadig fremsynet på området, og indgår derfor også i et fælles kommunalt samarbejde, som har til formål at klarlægge, hvordan metadata udstilles, internt og eksternt. Samarbejdet har ultimo 2013 investeret i en fælles server, hvor kommunens metadata skal kunne oploades. Vi vil afholde MapInfo-kurser igen i men udviklingen af MapInfo og på app-området gør, at der igen er tid til kursus. 39

40 Mål for 2014 GIS Jammerbugt vil drive og udvikle Jammerbugt Kommunes GIS på et højt niveau, og sikre at medarbejdere i kommunen har det bedst mulige arbejdsredskab Handleplan GIS Jammerbugt vil afsætte tiden til at sætte sig ind i udviklingen på GIS-området, deltage i ERFA-grupper og konferencer, således at de hele tiden kan vurdere Jammerbugt Kommunes GIS-behov Udvikle den eksterne WebGIS-løsning, mod Open Source, og på den måde frigive midler til udvikling. Udvikle GIS-platformen mod en Open Source løsning, der kan frigive økonomiske midler, der kan bruges til udvikling. Arbejdet med metadata fortsættes ninggsgeokodning af alle bygninger i kommunen ningsgeokodning bør opdateres og anvendes for at løbende forbedre BBR-kvaliteten. Vi vil opbygge et driftsystem til vedligeholdelse af bygningsdata, heriblandt bygningsgeokodningen, i BBR GIS Jammerbugt skal forberede sig på at omlægge kommunens kortdata til den kommende fælleskommunale datamodel Vi vil følge arbejdet med udarbejdelsen af den fælleskommunale datamodel tæt. Opgaven er styret af KL. 40

41 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Mål for 2014 GIS Jammerbugt vil blive endnu bedre til at formidle de muligheder, som GIS har, til både forvaltningerne og borgerne GIS Jammerbugt vil stå bag en effektiv opdatering af data bl.a. adresseregistre, således at kvaliteten i kommunens datagrundlag er højest mulig Kommunens grundkort skal ajourføres løbende Handleplan GIS Jammerbugt vil fortsat afholde kurser, efter behov. Nyansatte vil herigennem også kunne få et overblik over GIS-systemernes opbygning, derudover opfordrer vi til sidemandsoplæring GIS Jammerbugt vil overveje en model for workshops, hvor medarbejdere kan komme med problemer/spørgsmål og få tips og tricks GIS Jammerbugt vil aktivt arbejde på at få implementeret selvbetjeningsløsninger med geografisk stedfæstelse samt formidling af disse. GIS Jammerbugt vil løbende udvikle arbejdsgangen omkring adresseregistre på GIS-området, således at opgaven altid kan varetages, og at arbejdsgangen kan optimeres GIS Jammerbugt deltager i arbejdsgrupper omkring procedure for adresserettelser Nye bygninger skal registreres i kortet. Desuden skal større vejanlæg registreres. Opgaven forventes have et vist omfang. Denne opgave hænger sammen med bygningsgeokodningen, og vi forventer at indkøbe programmel til løsningen af dette. GIS Jammerbugt vil fortsat tilbyde kvalificeret opgaveløsning indenfor design og Desktop Publishing GIS Jammerbugt vil følge udviklingen inden for området 41

42 Overordnede mål Team vil deltage i den helhedsorienterede sagsbehandling, således der sikres sammenhæng og høj kvalitet i sagsbehandlingen. Den forenklede byggesagsbehandling har frataget kommunen den tekniske behandling af det ukomplicerede byggeri. Forenklingen betyder, at ansøgerne selv må påtage sig ansvar for, at den tekniske del vedrørende ukompliceret byggeri er i orden. Yderligere vedtog folketinget i 2011 Væk med bøvlet som betød en revidering af bygningsreglementet, således at borgerne i forbindelse med småbygninger på indtil 35m 2 selv skal sikre at love og regler bliver overholdt. Det er dog stadig forvaltningens indstilling, at borgerne i den indledende fase kan få hjælp og vejledning, men der kan ikke længere foretages sagsbehandling af områder, hvor ansvaret påhviler bygherren. Dog vil Team som myndighed bruge ressourcer på at sikre at bryggeriet er lovligt, såfremt der er mistanke om at bygherre ikke lever op til sit ansvar. Team har som overordnet mål, at behandle de indkomne ansøgninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning indenfor en tidsramme, der sikrer, at ansøger får et professionelt svar på de spørgsmål, som Team skal administrere. Team sikrer, at sager, som kræver andre afdelingers behandling, videresendes hurtigst muligt, og at ansøgerne orienteres om sagsforløb og sagsbehandler. Teamet har som overordnet mål at videreudvikle digitaliseringen af sagsbehandlingen, så processen i størst muligt omfang bliver digital. En vigtig parameter i en digital byggesagbehandling er at få integreret ge og Miljø-portalen til digital byggeansøgning samt indscanning af kommunes byggesagsarkiv, som stadig er et fysisk arkiv i kælderen. Team varetager kvalitetssikringen af kommunens BBR og arbejder på at få ajourført BBR registeret i samarbejde med den øvrige forvaltning. Forfaldne bygninger skal stadigvæk være et fokusområde. Indsatsen fortsættes for at sikre, at de dårligste bygninger ikke skaber forslumring i kommunens yderområder. Øget fokus på skimmelsvamp og PCB, for at sikre at der ikke er sundhedsskadelige boliger og opholdsrum, betyder, at Team, som et overordnet mål sætter aktivt ind på disse områder. 42

43 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Administration af ningsreglementet (BR 2010) og geloven Lokalplanadministration Administration af servitutter og deklarationer Tilsyn og myndighedsopfølgning Kvalitetssikring, indberetning og administration af BBR Øvrige parter Plan Plan Forvaltningsservice / Miljø / Borgerservice Skimmelsvamp Socialforvaltningen / Børne- og Familieforvaltningen / Huslejenævnet / PCB (undersøgelser og dialog med bygherrer/entreprenører) Kommunale ejendomme, Eksterne rådgivere, entreprenører Indsatspuljen forfaldne bygninger Plan / Socialforvaltningen / Kultur-, fritid- og landdistriktsudvalget Byfornyelse/bygningsforbedring/områdefornyelse Helhedsorienteret sagsbehandling i forbindelse med Interne skoler, gesagsstyring aktindsigt i gammelt kælderarkiv samt SBSYS Vejledning og information til borgere i forbindelse med byggesagsbehandling Fremtidig placering af nybyggeri i forhold til klimaproblematikken Administration af adresseliste for grundejerforeninger, vandværker, interesseorganisationer, mm. El-tilskud skema Hjemmeside administration med focus på at få digitale ansøgninger Plan, Udviklingsafdelingen Børne- og Familieforvaltningen / So- Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Elselskaber Teknik- og Miljøforvaltningen 43

44 Status Team s hovedopgave er myndighedsudøvelse i relation til byggeloven, bygningsreglementet og byfornyelsesloven. Team har i 2013 modtaget ca byggesager, hvilket er lidt mindre end sidste år. I 2013 er der bl.a. givet tilladelse til 50 nye parcelhuse samt omog tilbygning til 200 eksisterende boliger. Ligeledes er der bygget 40 nye sommerhuse. I 2013 har det igen kunnet lade sig gøre at overholde aftalestyringen og holde en sagsbehandlingstid på 3-6 uger, i langt de fleste sager. Borgernes øgede bevidsthed omkring indeklimaproblematikkerne gav i 2010, 2011 og 2012 ca. 25 skimmelsvampsager pr. år, og det er samme niveau, vi lander på i PCB er et forholdsvis nyt problemområde, som også har taget ressourcer i Der er i 2013 udarbejdet informationsmateriale til hjemmesiden, så borgerne selv kan orientere sig om det ansvar de har vedrørende PCB i forbindelse med ombygninger og nedrivninger. Der er blevet registreret PCB i forbindelse med større byggesager og ombygninger og der udtaget opfølgende prøver samt gennemført PCB-screeninger. Yderligere er der også gennemført PCB-screeninger i forbindelse med de kommunale nedrivninger efter indsatspuljen. En af Team s store administrative opgaver er at ajourføre data i nings- og Boligregistret (BBR). Siden kommunesammenlægningen er der brugt store ressourcer på at indberette og opdatere byggesager i BBR. Der har i 2013 ikke været tid til den store indsats, og projektet med at anvende GEO-kodningen af BBR er ikke kommet i gang. Dette har givet kritik fra Erhverv og Selskabsstyrelsen Der ligger stadig en stor arbejdsbyrde i at få kvaliteten af BBR i Jammerbugt Kommune hævet, og der vil gå en årrække før, kvaliteten er tilfredsstillende. Opgaven med nedrivning af forfaldne huse er også i 2013 i fuld gang. I 2013 er der med Byfornyelsesloven og Indsatspuljen købt, kondemneret eller lavet frivillige aftaler om nedrivning af 23 boliger, og der er således i indtil nu nedrevet 118 ejendomme. Der er i perioden tildelt Jammerbugt Kommune i alt 8,8 mio. fra Statens Indsatspulje, hvoraf ca. 1,4 mio. er overført til brug i Der er samtidig i 2013 anvendt ca fra byfornyelsesrammen til nedrivning, hvorfor den samlede udgift i 2013 udgør ca. 2,7 mio. kr. Der er kommet en lovændring af Byfornyelsesloven for 2014 og 2015, idet der til Landsbyfornyelse for 70 af landets kommuner er afsat i alt 200,0 mio. kr. pr. år, heraf udgør andelen til Jammerbugt Kommune 5,3 mio. for Der er en egenfinansiering på 40%, dvs. at kommunen selv skal bidrage med ca. kr. 3,5 mio. for at udnytte rammebeløbet optimalt. 44

45 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kommunalbestyrelsen har i oktober/november 2013 i budget 2014 afsat 1,0 mio. kr. i egenfinansiering, hvorfor der i 2014 alene vil være ca.kr. 2,4 mio. til indsatsen. Team har i 2013 deltaget i netværksgrupper med byggesagsbehandlere i andre nordjyske kommuner om bl.a. de nye brandkrav, generelle ERFA-møder og senest er det besluttet, at Team følger med i udviklingen af byggesagsmodulet til SBSYS. Det bedre samarbejde med andre kommuner har været en gevinst, og det er et område, som skal styrkes endnu mere. Ligeledes er der på ledelsesniveau påbegyndt et fælles forum for den fremtidige byggesagsbehandling i Nordjylland. Personaleforholdene har i 2013 været præget af sygemelding, barsel samt uddannelse til indsatsleder. Der har i perioden været en vikar samt i særligt pressede perioder været lånt en tidligere elev fra en af de andre afdelinger i forvaltningen. Fra MUS-samtalerne giver de enkelte medarbejdere i Team udtryk for, at de er trygge ved deres job og føler, at deres arbejdsindsats er værdsat. Medarbejderne føler, at de har medindflydelse, og at deres arbejde bliver taget alvorligt. Tonen i teamet er afslappet, hvilket giver en god kommunikation internt i teamet og hele forvaltningen. Mål for 2014 Fastholde serviceniveauet overfor borgerne Anvende Geokodning til kvalitetssikring af BBR Revision af arbejdsgange i forhold til kanalstrategi Fortsætte nedrivningen af faldefærdige bygninger i kommunen Indtegning af afgrænsninger af grundejerforeninger i GIS Handleplan vil vejlede borgerne i forhold til ningsreglementet Vedligeholde hjemmeside om hvordan man søger byggetilladelse, for at øge borgernes mulighed for selvbetjening Vejledning til borgeren om energirigtigt byggeri vil påtage sig en vejledende rolle med skimmelsvamp og påtage sig projektledelsen for at sikre en helhedsorienteret sagsbehandling på tværs af forvaltninger Sagsbehandling af uoverensstemmelser og fejl i samarbejde med GIS Lave en procedure der sikrer, at byggesager færdigmeldes Digitalisering i det omfang det giver effektivisering - Fortsat reducering af postforsendelser, herunder anvende e-boks - Integration af og Miljø-portalen til digital byggeansøgning Bruge indsatspuljens midler til nedrivning/kondemnering Revidere strategiplan med den nye KMB vil samarbejde med GIS 45

46 Mål for 2014 Arkitekturpris Det juridiske og byggefaglige kompetenceniveau i skal hele tiden øges skal fungere som en enhed, hvor hver enkelt medarbejder er tryg ved deres arbejdsopgaver og har fornemmelsen af, at deres arbejde er værdsat vil offensivt arbejde for et bedre samarbejde på tværs af forvaltningerne i forbindelse med interne skoler, skimmelsvamp, PCB, saneringsmodne bygninger, BBR mv. Digitalisering af sagbehandlingen Undersøge muligheden for nyt byggesagssystem Opfylde lovkrav om timebetaling på byggesagsbehandling Handleplan Indsamle indkomne nomineringer til uddeling i Uddele og afholdelse arkitekturprisen 2014 på arkitekturens dag 1. oktober Deltage i Erfa-grupper på tværs af kommunegrænser Deltage i kurser til juridisk og byggefagligt kompetenceløft Arbejdstrivsel tages op på MUS og teammøder Erfaringsudveksling og vidensdeling vægtes højt, og der afsættes tid og ressourcer til dette Samarbejde med andre afdelinger for at øge kvaliteten i den helhedsorienterede sagsbehandling Integration af og Miljø-portalen til digital byggeansøgning Tilpasse sagsgange til det nye ESDH-system og have fokus på digitalisering i denne proces. Afvente færdigudvikling af SBSYS-byggesag Udarbejde handleplan inden august 46

47 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyring Mål Kompetencestyring 6 ugers sagsbehandlingstid Kompetencer er til stede Besigtigelse af ejendomme hvor der er anmeldt mulig forekomst af skimmelsvamp Besigtigelse af afsætning ved byggeri BBR indberetninger Kompetencer er til stede prøvetagning dog ved hjælp af ekstern konsulent Kompetencer er til stede Kompetencer er til stede Resultatkrav / Succeskriterier Maksimalt 6 ugers sagsbehandlingstid Ejendommen besigtiges max 5 hverdage efter anmeldelse Matriklen besigtiges max. 5 hverdage efter henvendelse Indberetning af byggesager inden 10 hverdage efter modtagelse af byggeansøgning Evalueringsform Gennemsnitssagsbehandlingstiden overstiger ved udgangen af 2014 ikke 6 uger Stikprøvekontrol godkendes af Plan- og Miljøchefen januar 2015 Stikprøvekontrol godkendes af Plan- og Miljøchefen januar 2015 Stikprøvekontrol godkendes af Plan- og Miljøchefen januar 2015 Delegering Opgaver Teknik- og Miljøudvalget Behandling af byggesager Træffer afgørelse Dispensation fra byggeloven 1) Træffer afgørelse Træffer afgørelse vedr. bygningshøjde, Dispensation fra lokalplan 1) afstand til skel og bebyggelsesprocent samt offentliggør på kommunens hjemmeside Principielle sager Kommer med indstilling Træffer afgørelse Kondemnering af forfaldne bygninger Kommer med indstilling Kultur-, fritid- og landdistriktsudvalget og KMB træffer afgørelse Varsel om påbud Træffer afgørelse Påbud Træffer afgørelse Politianmeldelse Plan- og Miljøchefen træffer afgørelse på baggrund af Teknik- og Miljøudvalget orienteres indstilling fra Team Arkitekturpris Kommer med indstilling KMB træffer afgørelse 1) Dispensation fra lokalplaner og byplanvedtægter, vedtaget af Teknik og Miljøudvalget den

48 Overordnede mål Team administrerer vand-, natur- og råstofområdet og vil fastholde en balance mellem den menneskelige benyttelse af naturen, vandet samt det åbne land og ønsket om at bevare og gerne udbygge de mange meget forskelligartede naturtyper, der findes i Jammerbugt Kommune. Ved en forebyggende og helhedsorienteret indsats mod forurening af vand, jord og luft vil teamet arbejde for at sikre rent urenset drikkevand og undgå, at vandmiljøet i Limfjorden, i vandløbene og søerne forringes. Det er teamets mål, gennem en god dialog med lodsejere og interesseorganisationer, at give faglig vejledning og derigennem aktivt fremme forståelsen for de tiltag, der ønskes gennemført. Det kan være at forbedre naturarealernes tilstand ved bl.a. at fremme afgræsning, udføre aktiv naturpleje, ændring af vedligeholdelsen af vandløb hvor der tages hensyn til afvanding, miljø og lignende. Teamet vil, gennem den kommunale hjemmeside, informationstavler og guidede naturture afholdt i samarbejde med lokale foreninger, formidle naturværdierne og fremme mulighederne for, at både borgere og turister kan opleve naturen. De statslige vand- og naturplaner og de deraf følgende kommunale handleplaner vil understøtte disse mål. Status Hovedopgave i er myndighedsudøvelse på en lang række områder inden for grundvand, vandløb, natur, råstofudnyttelse og spildevandsplanlægning. Det er især aktiviteter i det åbne land, hvor beskyttelsen af vandmiljø og natur skal sikres. Derforuden varetages en række driftsopgaver som naturpleje, vandløbsvedligeholdelse og drift af de kommunale skove. Teamet har vægtet sikker drift, men også deltagelse i mere udviklingsprægede opgaver. På trods af et ressource- og tidsmæssigt pres ydet en god service overfor borgerne. En uhøjtidelige og direkte omgangsform, kombineret med stor grad af fleksibilitet og tværfagligt samarbejde letter det daglige arbejde og giver et godt arbejdsklima. Teamet har aktivt deltaget i en række af de projektgrupper, der er nedsat i forvaltningen eller på tværs af forvaltningerne for at løse specifikke opgaver. Teamet deltager også aktivt i de mange tværkommunale netværk. Det er en vigtig kilde til kompetenceudvikling. Inden for teamet arbejdes der fortsat på at udvikle og kvalitetssikre sagsbehandlingen. De procedurer, der indgår i kvalitetshåndbogen, revideres løbende som følge af ændret lovgivning og i forhold til udviklingen i praksis for sagsbehandling. Teamet arbejder løbende med målet om forbedret kommunikation med borgerne, Teknik- og Miljøudvalget, Grønt Råd og Grundvandsrådet og gøre denne fagligt kvalificeret og forståelig. Derforuden deltager medarbejdere som oplægsholdere ved offentlige møder og ved arrangementer i foreninger, der arbejder indenfor relevante områder. 48

49 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Øvrige parter Natur Grundvand Overfladevand Generelt Udtalelser vedr. overfladevand, natur og grundvand til anden sagsbehandling Vand og naturprojekter og administration som udspringer af den kommunale vandhandleplan og de 6 Natura 2000-handleplaner Sekretariat for Grønt Råd og Grundvandsråd Administration af vandløbsloven Administration og tilsyn med vedligeholdelse af vandløb Administration af pumpe- og digelag Spildevandsplanlægning Spildevandstilladelser Spildevand i det åbne land Blå Flag Tilsyn med svømmebade hygiejnetekniske forhold Jordvarmetilladelser Administration og tilsyn med vandværker og øvrige indvindere Vandforsyningsplanlægning Indsatsplanlægning i drikkevandsområder (OSD og indvindingsoplande) Administration af vandforsyningsloven Administration og tilsyn med naturområder efter naturbeskyttelseslovens 3 Administration af beskyttede naturområder efter naturbeskyttelseslovens 19a-f Administration af sten- og jorddiger efter museumslovens 29 Administration af naturbeskyttelseslovens kap. 4 om offentlighedens adgang Administration og tilsyn med Natura 2000-områder Administration og pleje af privatejede fredede arealer Planlægning af rekreative stier Administration af dele af lov om drift af landbrugsjorder Miljø, og Plan Jammerbugt A/S, Plan Jammerbugt A/S Jammerbugt A/S og vandværkerne Grundvandsråd Vej og Park Plan, Udviklingsafdelingen, Teknik og anlæg 49

50 Teamet arbejder meget målrettet på at udnytte mulighederne for ekstern finansiering af projekter. Det har indtil nu primært været inden for naturpleje, der har været mulighed for finansiering af mindre projekter. De kommende år vil det også være muligt indenfor andre områder f.eks. vandløbsrestaurering. Derforuden vil teamet undersøge mulighederne for at starte større projekter finansieret via Life ordningen. Vand I 2013 blev der gennemført licitation for vedligeholdelsen af de offentlige vandløb, og der blev indgået kontrakter med 5 entreprenører. Der er brugt en del tid på at følge op på entreprenørernes udførelse af vedligeholdelsen. Derforuden er der ført tilsyn ved alle henvendelser fra lodsejere og borgere. De nuværende gældende vandløbsregulativer er lagt på Jammerbugt Kommunes hjemmeside. De vil løbende blive opdateret i takt med, at der bliver udarbejdet og godkendt nye regulativer. Der er udarbejdet et forslag til nye vandløbsregulativer, som skal godkendes af Teknik- og Miljøudvalget. Der er opmålt ca. 30 km vandløb, som forberedelse til udarbejdelse af nye regulativer. Samtidig er der foretaget en del opmålingsopgaver, for andre afdelinger i kommunen. Ved vådområdeprojekt, Haverslev Mølleå er forundersøgelserne afsluttet i 2013, og afventer nu stillingtagen fra NaturErhvervsstyrelsen i forhold til eventuel realisering af projektet i Digitaliseringen af pumpedigelagenes oplande fortsættes i Vandplanerne har været genfremsendt i offentlig høring, men det har været muligt at søge om midler til forundersøgelser til vandløbsrestaureringer. Der er modtaget tilsagn til forundersøgelser i 8 vandløb. Forundersøgelserne er baggrund for de ansøgninger om realisering af restaureringsprojekterne, som forventes indsendt i slutningen af Når de statslige vandplaner bliver endeligt vedtaget, skal den kommunale vandhandleplan vedtages. Vandplan 2 forventes sendt i forhøring i 2014, efterfølgende skal der udarbejdes indsatsprogram for 2. planperiode ( ) Der er udarbejdet en pjece om spildevandsrensning i det åbne land, som udsendes til berørte ejere. Kortlægning af ejendomme i de områder der er udpeget til forbedret spildevandsrensning fortsætter i Kravene til spildevandsrensning i det åbne land, vil være gennemført inden udgangen af Jammerbugt Kommune fik tildelt Blå Flag på 9 strande og 2 havne i Der ansøges om blå flag på de samme strande og havne i Der er i 2013 gennemført tilsyn med alle 20 svømmebade i Jammerbugt Kommune. Grundvand Arbejdet i Grundvandsgruppen har i 2013 været præget af planarbejde, opfølgning på analyseprogrammer og vandkvalitet samt oplæring af nyansatte. Indsatsplanen for Aabybro-området er under udarbejdelse. Det videre arbejde afventer projektet med udredning af BoringsNære BeskyttelsesOmråder (BNBO) for at indarbejde resultaterne herfra. 50

51 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Der har været tæt dialog med Naturstyrelsen Aalborg vedrørende udarbejdelsen af kortlægningsmaterialet til områderne Pandrup og Tingskov/Brovst. Kortlægningen er overdraget til Jammerbugt Kommune sidst i 2013 og indsatsplanlægningen for det ene område vil blive påbegyndt i Der er afholdt fire møder i Grundvandsrådet i Kommunen og Grundvandsrådet afholdt i april et fælles vandværksmøde, hvor alle kommunens vandværker var inviteret. I 2013 er arbejdet med BoringsNære Beskyttelses- Områder (BNBO) for udvalgte vandværker igangsat og forventes afsluttet i De vandværker, der er omfattet af projektet, er besøgt og deres kildepladser besigtiget. Der er afholdt workshop for vandværkerne, for at give et indblik i muligheder og udfordringer i forbindelse med, grundvandsbeskyttelse inden for BNBO områderne. Projektet finansieres med eksterne midler. I perioden frem til 2016 skal ca. 120 indvindingstilladelser fornyes. Til hjælp, er der indkøbt et program, BEST, som viser påvirkningerne af de givne indvindinger på naturen, andre indvindinger, vandløb og lignende. Kommunen er tovholder for et ERFA-samarbejde, om udarbejdelse af paradigme til indvindingstilladelser. Der har i 2013 været ca. 60 ansøgninger om tilladelse til etablering af jordvarme. Antallet forventes at blive det samme i Natur Naturgruppen har i 2013 foretaget afklaring af 3 status for arealer i forbindelse med sagsbehandling, herunder specielt plansager, samt ansøgninger om miljøgodkendelser af husdyrbrug. Naturkvalitetsvurderinger, konsekvensvurderinger for flora og fauna, 3 administration og vurderinger ift. habitatområder, fuglebeskyttelsesområder og særligt beskyttede arter er store kerneopgaver for naturgruppen. Afklaringer og konsekvensvurderinger forventes fortsat i 2014 at være en betydelig ressourcekrævende opgave, også set i relation til gennemførelse af projekter i forhold til implementering af de kommunale vand- og naturhandleplaner mm. Naturgruppen har i 2013 i forbindelse med det nationale 3 genregistreringsprojekt ageret konsulent for Naturstyrelsen ved udførelse af feltbesigtigelser på ca. 700 lokaliteter. Arbejdet har indbefattet feltvurdering af potentielle uoverensstemmelser i forhold til den eksisterende registrering af 3 arealer samt afgrænsning af naturarealer, der bør indbefattes i 3 registreringen. Projektet vil afføde en stor administrativ byrde i forhold til opfølgende sagsbehandling i For at kunne løfte denne opgave, er det nødvendigt med supplerende ressourcer, især da der i 2013 ikke har været de nødvendige administrative ressourcer til at håndhæve alle anmeldte 3 uoverensstemmelser. Naturgruppen har i 2013 bl.a. bidraget med faglige vurderinger ved to VVM`er for henholdsvis indvinding af hvidt sand i Tranum Klitplantage samt sphagnum i Store Vildmose. De kommunalt ejede 3 arealer skal naturkvalitetskortlæges og de rekreative muligheder skal vurderes. Det er en forudsætning for en langsigtet 51

52 målrettet naturpleje. Ambitionen om i 2013 at fuldende dette har desværre ikke været muligt, men opgaven forventes afsluttet i Teamet har i 2013 arbejdet med artsforvaltning for den sjældne hedepletvinge, ved oprettelse af et fagligt netværk og supplerende plejetiltag på arealer i Sandmosen. Indsatsen forventes yderligere intensiveret i 2014 ved udarbejdelse af en kommunal forvaltningsplan og målrettet naturpleje på nye arealer. Der er ligeledes, startet målrettet artspleje af den fredede vårkobjælde, det vil konkretiseres yderligere i I 2013 har teamet indgået i flere større tværkommunale samarbejder om udfærdigelse af ansøgninger til EU Life+ biodiversitetsprojekter. Ansøgninger med fokus på pleje og retablering af dele af Store Vildmose, hydrologi og pleje af et rigkær, Svenstrup Kær og forvaltning af den truede Lysbuget Knortegås med fokus på arealer ved Limfjorden. Et arbejde, der vil fortsætte i første halvdel af Med baggrund i Natura 2000-handleplanerne blev der i 2013 bl.a. søgt om støtte til 9 områder fordelt i Saltum Bjerge, Lien og områder omkring Gjøl. Kommunen er projektleder, ansøger og tilsagnsmodtager i tæt samarbejde med private lodsejere. Alle ansøgninger har fået tilsagn til de ønskede projekter om rydning og hegn, samt forbedring af hydrologiske forhold. Der er i allerede i slutningen af 2013 sat hegn på 3 af projekterne og i januar-marts 2014 vil der blive ryddet på bl.a. 3 områder på Lien skrænten. I 2014 er der planlagt nye ansøgninger om støtte til naturpleje, rydning og hegning. I 2013 satte Jammerbugt Kommune fokus på en række udfordringer i de eksisterende støtteordninger, der skal løfte driften med afgræsning på naturarealerne. Natur- og Naturerhvervsstyrelsen, Kommunale forvaltninger, Videncentret for Landbrug, Landboforeninger og lokale landmænd har bidraget til en et fælles opråb til regeringen om at få tilpasset ordningerne, så de er målrettet EU habitatdirektivet, dvs. mere biodiversitet og bedre natur. I 2013 fortsatte den vedligeholdende pleje i en række af de privatejede fredninger, primært ved vedligeholdelse af hegn og fjernelse af invasive arter og uønskede træer og buske. Derforuden vedligehold af stier og rastepladser. I 2013 blev der indviet nye publikumsfaciliteter på Lundhøje. Revision og udarbejdelse af nye plejeplaner for flere af de privatejede fredede områder har i 2013 stået stille, men forsøges genoptaget i I 2013 har kommunen afholdt en række guidede ture. Der planlægges også i 2014 et arrangement på De vilde Blomsters Dag. Kommunen havde desuden en stand om naturpleje på Dyrskuet i Fjerritslev, der forventes også være en stand i Det gode samarbejde med foreningerne fortsatte i Med DN om de frivillige naturplejedage, på Aaby Bjerg. Med Klim landsbyforening om nye infotavler og sammenhæng i stiforløbet mellem Klim Bjerg, Kalkbrud og Klim Kalkovn. Med Kulturarvsstyrelsen om pleje af fortidsmindet, Hvisselhøj ved Alsbjerge, hvor der er opsat ny infotavle. Med Ferbæk Ejerlaug om et udkast til en plejeplan for deres områder i Rødhus fredningen. I 2014 vil en række af de fredede fortidsminder (gravhøje) i kommunen blive plejet, via midler fra Grøn Vækst og der vil i samarbejde med Lyngmøllens Venner blive lavet ny information ved Lyngmøllen på Grønnestrand. 52

53 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park De nationale og regionale cykelruter i kommunen er lagt på Friluftsguiden Nordjylland (nordjylland. frilufts-guiden.dk), der er et formidlingsprojekt i Region Nordjylland. Det videre arbejde med ønsker til rekreative stier afventer en prioriteringsmodel. Der er foretaget vedligehold af de eksisterende rekreative stier, herunder stier i fredninger og Nordsøstien. Grønt Råd for Jammerbugt Kommune har i 2013 kun afholdt 3 møder. Det ene møde, i oktober måned, var en indføring i forskellige problematikker vedrørende vandløb. Ved besigtigelse af Ørebro Kanal og Slette Å blev der vist forskelle i dyreliv mellem vandløb med stenbund og sandbund. Der blev vist forskellige typer af vandløbsrestaurering. Råstof Regeringen og folketingets øvrige partier indgik i 2013 en aftale, der bl.a. indebærer, at kompetencen til at udstede godkendelser til råstofudvinding flyttes fra kommunerne til regionerne. Kompetensen overflyttes fra 1. juli Forvaltningen forventer, at VVM-procedure og sagsbehandling af råstofansøgninger for tørveindvinding i Store Vildmose og indvinding af hvidt sand i Tranum Klitplantage afsluttes inden overdragelsen. Der udover forventes 2 råstofsager færdigbehandlet inden 1. juli. Mål for 2014 Handleplan Generelt Team skal fungere som én enhed, hvor hver enkelt medarbejder er tryg ved sine Sikre borger- og brugerinddragelse Fremme helhed og kvalitet i sagsbehandlingen Sikre sammenhæng i implementeringen af de kommunale vand- og naturhandleplaner på tværs af kommunegrænser Løfte det faglige niveau yderligere på vand- og naturområdet Arbejdstrivsel tages op på teammøder Erfaringsudveksling og vidensdeling vægtes højt, og der afsættes tid og ressourcer til dette Afholde fire møder i Grundvandsrådet og 2-4 møder i Grønt Råd Afholde fællesmøde med vandværkerne Møde borgerne over en kop kaffe, når der er behov for det i enkeltsager Kvalitetssikring af Naturdata (opdatering af 3) Udarbejde administrationsgrundlag for indvindingstilladelser. Implementere BEST i forbindelse med udarbejdelse af indvindingstilladelser Teamet vil arbejde aktivt på at fortsætte samarbejde med de relevante nabokommuner for at sikre en sammenhæng i indsatsen på tværs af kommunegrænserne Deltagelse i netværk, sidemandsoplæring og kurser 53

54 Mål for 2014 Handleplan 54 Overfladevand Grundvand Natur Gennemføre påbud om forbedret spildevandsrensning Revision af vandløbsregulativer Sikker drift af vandafledningen for offentlige vandløb / vandløb i almindelighed Digitalisering af pumpe-digelagene og grundlaget for partsfordeling ved arealoverførsel og jordhandel inden for lagene Gennemførelse af forundersøgelser i forhold til indsatsprogrammet for vandplanerne Ansøgning af projektmidler til realisering af indsatser vedr. vandplaner Kortlægning af ejendomme i områder udpeget til forbedret spildevandsrensning, afventer vandhandleplanerne Udarbejdelse af regulativer Planlægning og opmåling af vandløb jfr. revisionsplanen Afsyning af offentlige vandløb i forbindelse med entreprenørarbejde Komme på tilsyn ved alle henvendelser vedrørende vandløb Digitalisere de resterende pumpedigelag når der er økonomisk råderum Lodsejerkontakt, feltundersøgelser og indgåelse af aftaler Hjemsøgning af projektmidler Forundersøgelser til projekter i forbindelse med vandplanerne BNBO Udførelse og afslutning af BNBO projekt Indsatsplan for OSD område 1472-Åbybro Udarbejdelse af forslag til indsatsplan Indsatsplan for OSD område Pandrup Udarbejdelse af forslag til indsatsplan Tilsyn med almene vandværker Gennemføre tilsyn på ca. halvdelen af vandværkerne Fornyelse af indvindingstilladelser Paradigme og plan for udarbejdelse af indvindingstilladelser for ca. 27 vandværker samt markvandere mm. Pleje af fredede naturområder med baggrund i fredningernes formål, prioritering Udføre vedligeholdende pleje i mindst 5 fredede områder og budget Pleje af kommunale naturområder med Kortlægning af kommunale naturområder baggrund i naturmæssige og rekreative Fortsat pleje af naturområder og stiforløb formål, prioritering og budget Igangsætte og arbejde videre med at realisere målsætningerne i de kommunale Natura naturhandleplaner (der nedsættes en arbejdsgruppe) Udarbejde en stiplan for Jammerbugt Kommune Naturkvalitetsvurdering af alle kommunale 3 naturområder Lodsejerkontakt i forbindelse med opstart og gennemførelse af naturprojekter i Natura 2000-områder Hjemsøgning af midler ved udarbejdelse af ansøgninger vedrørende rydning- og hegningsprojekter samt hydrologiprojekter Koordinere myndigheds- og naturplejeindsatsen ved disse projekter I samarbejde med team Vej, team Plan og Udviklingsafdelingen Synliggøre oplysninger ift. prioritering og pleje Kortlægning af de sidste kommunaltejede 3 naturområder

55 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Mål for 2014 Handleplan Forbedre information og skiltning i naturen Skaffe overblik over de lokaliteter hvor eksisterende skiltning skal erstattes og ny skiltning opsættes efter Jammerbugt Kommunes nye koncept for skiltning og information Administrationsgrundlag for planlægning i det åbne land Bidrage til at projektere og gennemføre nye natur-/ rekreative projekter sammen med borgere eller foreninger Deltage i tværgående arbejdsgruppe, Fremtidens lanskab der skal samtænke de planmæssige interesser i det åbne land Idéskabende og imødekommende overfor borgeres/foreningers ideer til f.eks. LAG-projekter (Grønt Råd involveres) Grøn vækst projekter Deltage i gennemførelse af de tre projekter der er finansieret gennem Grøn Vækst. Fælles om fortiden, Fjern forhindringerne og Store Vildmose Kommissorium vedr. kommunale naturarealer I gangsætte processen med udarbejdelse af en kommunal Naturpolitik, der bl.a. indeholder politikker for øget Natur Arbejdsgruppe til formidling af natur i kommunens institutioner Sikre, at naturområder i Jammerbugt Kommune får udbytte af puljer under bl.a. LAG, Grøn Vækst, private fonde og Miljøministeriet Bidrage med viden og kompetencer i Plan og Miljø til at højne undervisningen omkring emner, der berører natur, vand, miljø, planlægning af det åbne land og andre tekniske områder Udarbejde ansøgninger om tilskud til naturpleje i Natura 2000-områder, vigtige naturlokaliteter samt ansøgninger om tilskud til friluftsfaciliteter Samarbejde med uddannelsesinstitutioner Være praktikværter for Skov- og Landskabsingeniørstuderende, Jordbrugsteknologstuderende og specialstuderende fra universiteter Plejeprojekter til forbedring af levesteder for hedepletvinge Overvågning og vidensopbygning samt etablering af fagligt netværk Igangsætte nye plejeindsatser Udføre en indsats for bevaring/ forbedring af levesteder for vårkobjælde Vidensopbygning og tværkommunalt samarbejde Plejeforsøg og monitering Udfærdige Life+ ansøgninger I samarbejde med øvrige interessenter udfærdiges ansøgninger om EU Life+ midler til realisering af N2000 handleplaner Foretage forundersøgelser samt realisere naturprojekter uden for Natura 2000-områder Lodsejerkontakt, feltundersøgelser og udvikling af kompetencer gennem kurser og videreuddannelse Råstof Kvalitetssikring ved overførsel af råstofopgaver til Regionen Udføre resterende tilsyn, så alle er gennemført indenfor det seneste år for overdragelsen samt udarbejde statusnotat for hver aktive råstofindvinding 55

56 Aftalestyring Resultatkrav / Mål Kompetencestyring 1) Succeskriterier Udføres i 2014 incl. Ca. 510 km vandløb vedligeholdes efter regulativerne valg af entreprenør Kvalitetsstandard sikret ved løbende tilsyn med entreprenør Tilsyn med de almene vandforsyningsanlæg Ændret afledning af spildevand for ejendomme i det åbne land Klimatilpasningsplan Tillæg til spildevandsplan i forbindelse med vandplaner Sagsbehandlingstid på 4 uger for jordvarmetilladelser Vandløbsregulativer for ca. 100 km vandløb Tilsyn med 20 svømmebade i naturplejeprojekter i Natura 2000-områder Kvalitetssikring ved nyansættelser, efteruddannelse og konsulenthjælp Rapportering via virksomhedsplan 2015 Kvalitetssikring ved nyansættelser, efteruddannelse Kvalitetssikring ved nyansættelser, efteruddannelse Kvalitetssikring ved nyansættelse og efteruddannelse Udføres i ejendomme besøgt inden 2015 Vedtages i 2014 Vedtages i 2014 Maksimalt 4 ugers sagsbehandlingstid Evalueringsform Rapportering via virksomhedsplan 2015 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Statusrapportering via virksomhedsplan 2015 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Kvalitetssikring ved nyansættelse og efteruddannelse Udføres i 2014 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Kvalitetssikring ved nyansættelse og efteruddannelse Udføres i 2014 Rapportering via virksomhedsplan 2015 Kvalitetssikring ved nyansættelse og efteruddannelse Udføres i 2014 Rapportering via virksomhedsplan ) Jf. kvalitetsstyring

57 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Delegering Opgaver Teknik- og Miljøudvalget Varsel om påbud Påbud Træffer afgørelse Træffer afgørelse Politianmeldelse Afdelingschefen træffer afgørelse Orienteres Dispensation/afslag efter naturbeskyttelseslovens 3 Dispensation til søer i 3 vandløb Træffer afgørelse om mindre indgreb i naturarealer af moderat værdi Træffer afgørelse Øvrige dispensationer/afgørelser efter NBL s Tilladelser/afslag efter vandløbsloven Godkendelser og tilladelser efter miljøbeskyttelsesloven Tilladelser/afslag til boringer/vandindvinding Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse med mulighed for delegering Træffer afgørelser i sager om regulativændringer, større reguleringsprojekter samt op- og nedklassificering af vandløb Administration af jordflytningsregulativ Træffer afgørelse Nedsættelse af analysefrekvens for vandværker Afslag på råstofansøgninger udenfor regionale råstofområder, når ansøgningen ikke opfylder kriterierne for samtykke fra Region Nordjylland Afslag på råstofansøgninger i råstofinteresseområder Andre afgørelser Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Udvalget orienteres Udvalget orienteres Afdelingschefen beslutter, om sagen/sagsområdet bør forelægges TMU 57

58 Miljø Overordnede mål De overordnede mål med teamets opgaver er at forebygge miljøproblemer fra virksomheder og landbrug ved udarbejdelse af miljøgodkendelser, gennemførelse af tilsyn og sikre den nødvendige håndhævelse. Endvidere er teamets mål at forebygge forurening af jord i forbindelse med jordflytninger og anvendelse af olietanke samt at yde hurtig og kompetent hjælp i forbindelse med forureninger og miljøuheld. Teamets mål er yderligere at informere/vejlede virksomheder, landbrug og borgere om forebyggelse af miljøproblemer. Status I 2013 har der igen været travlhed indenfor teamets kerneområder, tilsyn og godkendelser. De over 250 tilsyn er lavet mens forberedelserne til en ny måde at prioritere tilsynsindsatsen på var på trapperne. Forandring har i det hele taget været en del af hverdagen i teamet, som i årets løb også mistede en normering, hvilket har givet anledning til at vurdere arbejdsgange og effektivitet i arbejdsopgaverne. Et praktisk eksempel på det er processen med evaluering af mødekulturen inspireret af et oplæg fra Aalborg Kommune. Teamet besluttede en handleplan, som efterfølgende er blevet implementeret og justeres løbende. Miljø deltager aktivt i forvaltningens overordnede strategi om en organisationsudvikling i retning af helhedsorienteret indsats i kerneopgaverne sammen med en tværgående projektorganisering. Det ses i teamet arbejde med implementering af andre teams fokuspunkter på vores tilsyn samt deltagelse i råstofopgaven og spildevand i det åbne land, begge opgaver hjemmehørende i andet team. Miljø har endvidere haft ressourcepersoner med i tværgående opgaver som SBSYS ambassadør, systemansvarlig og auditor i KS, mødedeltagelse og rådgivning i miljøledelse på driftsenhederne og deltagelse i projekt Jordbrugets fremtid. En ny miljøberedskabsløsning er til gengæld ikke blevet vedtaget, hvorfor den forventede implementering ikke er iværksat endnu. De mange opgaver kræver, at vi skal blive bedre til at have speciel respekt for de daglige opgaver, som ligger i kernen af teamets kompetencer. Derfor vil der i 2014 blive sat fokus på at pleje fagligheden i 58

59 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Tilsyn med virksomheder Tilsyn med landbrug og pelsdyrfarme Miljøgodkendelser af virksomheder eller revision heraf Miljøgodkendelser og tilladelser efter Husdyrloven Klagesager efter miljøbeskyttelsesloven Administration af Jordforureningsloven Administration af Slambekendtgørelsen Medvirke ved Miljøberedskab Kvalitetsstyring, systemansvarlig og auditorer Tilslutningstilladelser til kloak fra virksomhed VVM-screening af sager indenfor teamets arbejdsområde vores daglige myndigheds- og vejledningsarbejde. Teamet skal også fremover være stedet, hvor medarbejderne er trygge ved deres arbejdsopgaver, og hvor der afsættes tid til videndeling i faggruppearbejdet og erfa- og kursusregi. Den knappe ressourcetildeling har i 2013 medført et fokus på indtjeningen gennem brugerbetaling med henblik på at få optimeret ressourcer og arbejdsopgaver i teamet. På virksomhedsområdet er der gennemført 85 tilsyn og 7 miljøgodkendelser, herunder 3 revurderinger. Det er to færre revurderinger end planlagt, men arbejde med revurderinger af kommunens genbrugspladser afventer strukturovervejelserne på genbrugsområdet. I forbindelse med vedtagelsen af det nye erhvervsaffaldsregulativ har Miljø taget initiativ til koordineret samarbejde med kloakfirmaer. Der er indkaldt Øvrige parter Plan, Plan,, Beredskab, Teknik- og Miljøforvaltningen Plan, til møde, som måtte udsættes til Dette møde vil også sondere ønsker og muligheder for webindberetning. Virksomhedsgruppen har i 2013 udviklet et system til registrering af virksomhedernes egenkotrol og der er skabt overblik over indberetningerne, herunder manglende indberetninger og vedtaget opfølgning herpå. Dette er et eksempel på effektivisering af arbejdsgange, der også er til gavn for virksomhederne. Miljø har i 2013 begyndt håndhævelsen af de ulovlige olietanke, som det foregående BBR arbejde synliggjorde. Efter at have prioriteret tankene efter risiko for miljøuheld blev der sendt 17 varsler om påbud ud, og næste runde er forberedt til På landbrugssiden er der blevet lavet 128 tilsyn, 15 godkendelser til husdyrbrug og 33 anmeldelser. Som 59

60 beskrevet allerede sidste år, præger det udviklingen på området, at en del aktiviteter, som før udløste godkendelse nu kan klares med anmeldelser, der dog også er temmelig arbejdskrævende, og som der ikke kan opkræves brugerbetaling for. Landbrugsgruppen havde planlagt at igangsætte revurderingen af godkendelser, der er mere end 8 år gamle, men pres på ressourcer og krav om fokus på sagsbehandlingstiden for minksager gjorde, at dette arbejde ikke blev udført som planlagt. Husdyrområdet har i 2013 været præget af at arbejdet med natur- grundvands- og overfladevandsudtalelserne er blevet hentet hjem til Miljø. Tidligere har denne sagsbehandling foregået i team Vand og Natur. En drøftelse af arbejdsgangen i godkendelsessager har medført, at fremover har mere konsulentstatus i forhold til husdyrsager suppleret med den nødvendige myndighedsbehandling indenfor naturbeskyttelsesloven. Denne ændring har medført nye arbejdsopgver for Miljø med tilhørende oplæring, udvikling og kvalitetssikring. Problemet med overproduktion i forhold til godkendt dyrehold har været et tema i drøftelserne med landbrugets organisationer i årets løb. Håndhævelsen foregår ofte gennem lovliggørelse af dyreholdet f. eks. gennem brug af anmeldeordninger eller nye godkendelser. Det er lykkedes at komme langt med lovliggørelsen af de værste overtrædelser på dette område. Sagsbehandlingstiden på husdyrgodkendelsessager faldt igen i 2013 og er under de 9 måneder, som lovet i aftalestyringen. Undtagelsen er enkelte sager, der har haft en for lang liggetid, inden den reelle sagsbehandling er gået i gang. Aftalen om max 4 mdr. sagsbehandlingstid på godkendelser på virksomhedsområder er overholdt. Mål for 2014 Fokus på kerneopgaven Fokus på opfølgning på oplæg og ideer Ny hjemmeside Sikre videndelingen internt i teamet Deltage med ressourcepersoner i tværgående opgaver Handleplan Proces med definition af kerneopgaven Identificere konkrete handlinger, der karakteriserer kerneopgaven Skabe et rum til videre bearbejdelse af indtryk og beslutninger om videre handling Deltage i forvaltningens arbejde med udviklingen af den nye hjemmeside Udvikle og vedligeholde indhold af Miljøs del af hjemmeside Der afsættes tid og ressourcer til erfaringsudveksling og videndeling på gruppemøder Afsætte tid til videndeling kort efter kursus og erfa Ambassadør i ESDH system Systemansvarlig i kvalitetsstyringssystemet Mødedeltagelse og rådgivning miljøledelse driftsenheder Deltage i kortlægning af spildevand i det åbne land Deltage i tværgående projekter i forvaltningen 60

61 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Mål for 2014 Implementere nyt tilsynssystem Udarbejde miljøgodkendelser på nye virksomheder Sikre en systematisk registrering og opdatering af virksomheder omfattet af brugerbetaling/miljøtilsyn Revurdere miljøgodkendelser, der er mere end 8 år gamle Videreudvikle samarbejde omkring tilsyn med udskilleranlæg (olie + fedt) Planlægge 2 tilsynskampagner Fokus på olietanke Fokus på spildevandsforhold i det åbne land Fokus på dyreholdets størrelse Fokus på revurderinger af miljøgodkendelser på landbrug Udvikle nye arbejdsgange på husdyrgodkendelsesområdet Handleplan Udarbejdelse af tilsynsplan Miljørisikoscoring af virksomheder og landbrug i GE Offentliggørelse af tilsynsrapporter Synliggøre det nye og informere virksomheder og landbrug om ny tilsynsstruktur Prioritere hurtig sagsbehandling på nye ansøgninger om miljøgodkendelse Samkøring af databaser (cvr, crm mv) Opdatere prioriteringslisten og gennemføre 5 revurderinger Afholde slamsugerseminar Opdatere infomateriale herunder brochure og hjemmesiden Udarbejde brochure for fedtudskillere Gennemføre 2 tilsynskampagner Intern opdatering omkring reglerne vedr. olietanke (f. eks rørsystemer, inden/udendørs tanke) Infomøde om reglerne herunder infomøde for smede Følge planen for håndhævelse af for gamle olietanke Indsamle spildevandsdata på udvalgte tilsyn Afrapportere data til Håndhævelse af overproduktion Afgørelser om ændret dyretype Udarbejde prioriteringsplan og afsætte de nødvendige ressourcer Fortsætte Implementering af nye arbejdsgange, derunder oplæring og udvikling Udvikle på paradigmer 61

62 Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Overholde max. 4 måneders sagsbehandlingstid på godkendelser (udvalgte listepunkter) De rette kompetencer til gennemførelse af miljøgodkendelser er til stede i teamet Godkendelser udføres indenfor 4 måneder efter modtagelse af fuldstændig ansøgning Plan- og Miljøchefen kontrollerer opfyldelsen af målene i januar 2015 Sagsbehandling på husdyrområdet; der skal træffes en afgørelse inden for 9 mdr. for ansøgninger efter i Husdyrloven De rette kompetencer til gennemførelse af miljøgodkendelser er til stede i teamet Godkendelser udføres indenfor 9 mdr efter modtagelse af fuldstændig ansøgning Plan- og Miljøchefen kontrollerer opfyldelsen af målene i januar

63 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Delegering Opgaver Miljø Teknik- og Miljøudvalget Varsel om påbud Træffer afgørelse Påbud Politianmeldelse Tilladelser/miljøgodkendelser af husdyrbrug Miljøgodkendelser/revurderinger/tilladelser i.h.t. Miljøbeskyttelsesloven Klagesager efter Miljøbeskyttelsesloven Klager til Natur- og Miljøklagenævnet Træffer afgørelse Plan- og Miljøchefen træffer afgørelse på baggrund af indstilling fra Team Miljø Træffer afgørelse, når der ikke stilles skærpede/lempede miljøkrav Træffer afgørelse, når der ikke stilles skærpede/lempede miljøkrav Træffer afgørelse Sender bemærkninger Teknik- og Miljøudvalget orienteres Træffer afgørelse ved skærpede/lempede miljøkrav Træffer afgørelse ved skærpede/lempede miljøkrav Visse sager forelægges TMU Regulativer Træffer afgørelse Særlige tilfælde Plan- og Miljøchefen beslutter, om sagen/sagsområdet bør forelægges TMU 63

64 Teknik- og Afdelingen varetager administration og planlægning for de 3 forsyningsområder: varme, beredskab og renovation, samt administrerer kommunens havne og den kollektive trafik. Afdelingen varetager desuden administration og planlægning indenfor vejområdet samt kommunale bygninger, samt står for en del projekteringsarbejde indenfor vej, byggemodning og byggeri. Til afdelingen er knyttet 1 ekstern virksomhed i form af genbrugspladser. Virksomheden løser driftsopgaver indenfor affald. Den eksterne virksomhed ledes af en driftschef, og har en samlet medarbejderstab på ca. 16 medarbejdere. På beredskabsområdet er der indgået entreprenøraftaler om drift af det operative beredskab, og på vejområdet løses driftsopgaverne af den eksterne virksomhed Vej og Park. Nærværende virksomhedsplan omhandler ikke de eksterne virksomheder: Genbrugspladser samt Vej og Park. Opgaveportefølje Drift og vedligeholdelse af 3 kommunale havne Kollektiv trafik Drift af affaldsordning og genbrugspladser Drift og vedligeholdelse af ca km vej Udvendig vedligeholdelse af klimaskærm for en bygningsportefølje på ca m2 Beredskab Varmeplanlægning Medarbejdere Teknik- og safdelingens samlede medarbejderstab er på 16,9 årsværk, fordelt på 1 team, en forsynings- og teknik- & anlægsgruppe samt en stab. Ledelsen af afdelingen udgør 1 teamleder og afdelingschefen. Den faglige ledelse i forsynings- og teknik- & anlægsgruppen varetages af hver sin fagleder. Fagligheden i afdelingen er meget bred, og medarbejderstaben er sammensat af ingeniører, landinspektører, miljøteknikere, konstruktører, arkitekt, tekniske designere, beredskabspersonel og administrativt personale. Afdeling/ team/gruppe Stab Beredskab Teknik og anlæg Årsværk Ledelse (Teknik- og schef) 0,5 Affald 3,0 Varme 0,5 Kollektiv Trafik 0,5 Administration 1,0 Økonomi 1,0 Ledelse (Beredskabschef) 1,0 Brandsyn 0,6 Indsatsledelse 0,8 Brandværnsforanstaltninger 1,0 Frivilligenheden + Brandteknisk byggesag + Skorstensfejning 0,2 Kommunale ninger 2,0 Veje 4,0 Havne 0,8 I alt 16,9 I 2013 er kommunale bygninger reduceret med 1 årsværk, og det samlede budget til vedligeholdelse af klimaskærmen er reduceret med 0,4 mio. kr. 64

65 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Økonomi Teknik- og safdelingens driftsbudget andrager ca. 118 mio. kr. i udgifter og ca. 54 mio. kr. i indtægter i Budgettet udgør ca. 5,4 % af kommunens samlede driftsbudget på ca. 2,2 mia. kr. Økonomien er fordelt således: Delområde Udgift mio. kr. Indtægt mio. kr. Beredskab kr. 8,637 Affald og Genbrug kr kr Kollektiv trafik kr Havne kr. 1,053 kr. 0,701 Veje kr Anden fast ejendom kr. 3,500 Samlet driftsbudget kr kr Teknik- og safdelingens anlægsbudget andrager ca mio. kr. i 2014 fordelt således: Delområde: Udgift mio. kr. Indtægt mio. kr. Genbrugspladser Kr Anlægsramme til: Rammer til forskellige arbejder (lys over land m.v.) kr. 8,500 Forskønnelse Pandrup Samlet anlægsbudget kr

66 Kvalitetsstyring Kvalitetsstyringslovens formål er at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens sagsbehandling på teknik- og miljøområdet, samt at sikre brugernes tillid og tilfredshed med den kommunale sagsbehandling. I afsnittet under Teknik- og Miljøforvaltningen er kommunens kvalitetspolitik beskrevet, og nedenfor er Teknik- og safdelingens overordnede kvalitetsmål: At sikre den faglige kvalitet ved relevant løbende efteruddannelse af alle medarbejdere i Teknikog safdelingen. At sikre, der gribes konsekvent ind overfor alle væsentlige overtrædelser af relevant lovgivning. At sikre, at der fastlægges krav til faglig og effektiv opgaveløsning gennem udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser (administrationsgrundlag). At alle medarbejdere kender og arbejder efter fastlagte kriterier for prioritering af opgaveløsningen. Kvalitetsmål Afdelingens medarbejdere deltager i relevante erfagrupper, som er etableret blandt kommuner/samarbejdspartnere indenfor de enkelte fagområder. (K) Der sikres juridisk sparring bl.a. gennem brug af advokatordning og direkte advokatbistand, hvor kommunen er part i sagen. (K) Der afholdes medarbejderudviklingssamtaler hvert år. (K) Der udarbejdes løbende og minimum hvert år en kortlægning af, om de rette kompetencer er til stede, hvilket danner udgangspunkt for en uddannelsesplan/brug af ekstern bistand, jfr. kompetencestyringsskema i kvalitetsstyringssystemet. (K) Det sikres, at der sker den nødvendige koordinering med eksterne virksomheder, herunder input til planer, regulativer m.v., ved afholdelse af 1 månedlig møde med driftslederen. (K) Det sikres, at der sker borgerinddragelse, før der foretages væsentlige ændringer af borgerrelaterede serviceordninger. (K) Det sikres, at der sker en løbende formidling i forbindelse med ændringer af borgerrelaterede serviceordninger, i form af målrettet kommunikation(k) Det sikres, at der etableres et ensartet serviceniveau i forbindelse med harmoniseringen af genbrugspladserne (K) Det sikres, at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening (K) 66

67 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Borgerinddragelse Borgerne inddrages og høres i alle relevante sammenhænge i forbindelse med løsning af afdelingens opgaver. Ved valg af nye og harmonisering af eksisterende løsningskoncepter, inddrages borgerne i den løbende sagsbehandling, ved f.eks. interview, undersøgelser m.v. I forbindelse med vedtagelsen af Trafiksikkerhedsplanen, har borgerne haft mulighed for elektronisk at komme med input til planen, og ved gennemførelse af konkrete trafiksikkerhedsforanstaltninger, er der afholdt borgermøder med relevante parter. I arbejdet med at vedligeholde kommunens bygninger inddrages institutionerne i alle relevante sammenhænge, og afdelingens medarbejdere fungerer her som konsulenter. 67

68 Stab Overordnede mål Det overordnede mål for staben er at være en stærk faglig enhed for hele Teknik- og safdelingen, samt bidrage til at sikre en daglig drift af høj kvalitet med stor fokus på service, udvikling og god kommunikation. Kerneydelser Økonomistyring Blækspruttefunktion for afdelingen Adm. arbejde for genbrugspladserne Socialt bindeled i afdelingen ESDH-systemet ambassadører Fordeling af og dokumenter i ESDH Dagsorden: T & M udvalg, Beredskabsk. og A/S Udstedelse af førstehjælpsbeviser Udskrivning af regninger Administration af taxi-loven Sagsbehandling vedr. taxi-tilladelser Kontakt i f.h.t. klubberne på havnene Kontakt til havneopsyn Udlejning af bådpladser Opkrævning vedr. bådpladser og brug af slæbested Opdatering af hjemmeside Back-up til affaldshåndtering/forbrugsafgifter Øvrige parter Central økonomistab og Forvaltningsservice Genbrugspladserne Teknik og Forvaltningsservice og Jammerbugt Beredskab Beredskab Havneopsynet og Jammerbugt A/S Status Staben yder administrativ bistand til afdelingens teams, herunder administration af havne, taxi, beredskab, afgiftsopkrævning, økonomistyring m.v. Den overordnede økonomistyring sker i samarbejde med kommunens centrale økonomifunktion. I 2013 er budgettallene for affaldsområdet, beredskabsområdet og havneområdet blevet finpudset. Regulativerne for de kommunale lystbådehavne er færdiggjort. Staben har deltaget i implementeringen af ESDH-systemet SBSYS, og fungerer som ambassadører for systemet i det daglige. 68

69 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Succeskriteriet fra virksomhedsplan 2013 ang. antallet af digitale henvendelser er ikke nået, da antallet ligger væsentligt under de 20%, som det ønskede mål var. Indenfor affaldsområdet er ca. 10% af indberetningerne om manglende afhentning af affald sket digitalt via kommunens hjemmeside, og det er en klar tendens, at dette øges. I 2014 arbejdes der mere målrettet med at få borgere og firmaer til at benytte de digitale mulighed for selvbetjening på hjemmesiden. Samarbejdet med de øvrige teams i Teknik og fungerer tilfredsstillende, dog er afdelingen stærkt præget af 1 medarbejders barsel i 6 mdr. af året samt tiltagende antal anmodninger om aktindsigt. Mål for 2014 De kommunale sekretariatsopgaver, administrativ bistand til afdelingens teams, administration af havne, taxi, beredskab udføres af staben Sikring af vidensdeling Deltage i sikringen af forankringen af de økonomiske opgaver i Teknik- og Miljøforvaltningen, som følge af decentraliseringen af økonomifunktionen Handleplan Opgaverne udføres i samarbejde med ansvarshavende for de enkelte områder, teknik- og forsyningschefen samt den centrale økonomistab Der udarbejdes arbejdsbeskrivelser indenfor forskellige opgaver til brug for backup Opgaven udføres i samarbejde med økonomimedarbejder i Forvaltningsservice. Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Tovholderfunktion i forbindelse med øget digitalisering indenfor Teknik og især med fokus på selvbetjeningsløsninger Kompetence er til stede, men suppleres med rådgivning fra udviklingsafdelingen At antallet af digitale henvendelser øges til 20 % af de samlede henvendelser Opgørelse af digitale henvendelser kontra øvrige henvendelser i uge 6 og 24 i 2014 Digitalisering fokus på at vejlede borgerne til at henvende sig digitalt Kompetence er til stede At antallet af digitale henvendelser øges til 20 % af de samlede henvendelser Opgørelse af digitale henvendelser kontra øvrige henvendelser i uge 6 og 24 i

70 70 Beredskab og Kommunale ninger Overordnede mål For det kommunale redningsberedskab er målet at kunne yde en, i forhold til lokale risici, forsvarlig forebyggende, begrænsende og afhjælpende indsats mod skader på personer, ejendom og miljøet ved ulykker og katastrofer. Endvidere at kunne modtage, indkvartere og forpleje evakuerede og andre nødstedte. Elementerne i en sådan politik er såvel en stærk forebyggende, som en stærk afhjælpende indsats. Forebyggelsesaktiviteterne i Jammerbugt Kommune strækker sig fra holdningsbearbejdning i form af undervisning, udarbejdelse og udsendelse af informationsmateriale, fokus på bygninger hvor mange mennesker forsamles, eller store værdier er truet, samt deltagelse i kampagner og udstillinger til fastlæggelse af krav til den passive og aktive brandsikring af bygninger. Dette arbejde skal fortsat gennemføres og udbygges således, at de medvirker til at nedbringe risici ved brande og ulykker. Lovpligtig årligt eftersyn og servicering af brandslukningsmateriel i Kommunens bygninger og institutioner. Derudover er det vigtigt at vælge nye metoder til at nå borgerne, institutionerne og virksomhederne, og dette gøres blandt andet ved at udbygge brugen af IT løsninger, både web-baseret og i GIS. Det operative beredskab (brandvæsen) skal organiseres og have en kapacitet, så det kan løse de stillede opgaver på en tilfredsstillende måde og indenfor et tilfredsstillende tidsrum. For de kommunale bygninger er målet at sikre en tilstrækkelig vedligeholdelse, samt at agere med rettidig omhu, således at den investerede kapital opretholdes. Det er målet at sikre, at energimærkningslovens bestemmelser overholdes, således at de kommunale bygninger opnår energimærkning til rette tid. Det er endvidere målet at udføre relevante energibesparende foranstaltninger med en kort tilbagebetalingstid. På havneområdet skal der skabes velfungerende havne, i dialog med brugerne, samt ved at optimere havnenes faciliteter og anlæg, så de er tidssvarende og et aktiv for kommunens borgere og turister, udfra det politiske ambitionsniveau. Kvalitetsmål Beredskabsområdet: At der optimeres i de administrative IT-modeller, så serviceniveauet højnes. At alle brandsyn gennemføres. At alle udrykninger foretages indenfor det fastsatte serviceniveau/lovkrav. Kommunale bygninger: At holde bygningsoversigt/registrering løbende ajour, dels på registreringssiden og dels ved rettelser af oversigten efter udførte opgaver er færdige. At der sker løbende ajourføring af udbudsgrundlag, udbudsmaterialer, projektbeskrivelser. At der føres fagligt tilsyn og opfølgning i udførelsesfasen. At personale deltager i relevante opgraderende faglige kurser Havneområdet: At holde løbende møder med havneopsynet omkring drift og vedligeholdelse. At møde brugerne af havnene en gang årligt, for at sikre en god dialog samt fælles mål.

71 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Øvrige parter Brandslukningsmateriel Private leverandører, institutioner, virksomheder Undervisning og kurser Private leverandører, institutioner, virksomheder Brandslukning mv. Beredskab Indsatsledervagt Brandsyn Forebyggelse Vejledninger, Årsrapporter, informationsmaterialer GIS Brandteknisk byggesagsbehandling Beredskabsplanlægning, herunder den civile sektors beredskab Samtlige sektorer inddrages Indkvartere og forpleje Skoler og haller Skorstensfejerområdet Faglig vurdering af bygningstilstand Kommunale ninger Faglig vurdering af bygningers anvendelsesmuligheder Udbud af energimærkningsopgaven Gennemførelse af energibesparende tiltag jf. energirapporterne Rådgiverfunktion for øvrige fagforvaltninger efter nærmere aftale Økonomistyring af projekter m.v. Energistyring Økonomistab i.f.t. anlægsregnskaber Legepladstilsyn Projektering / tilsyn Udarbejdelse af udbudsgrundlag for h.h.v. underhåndsbud, indbudt licitation Skitseprojektering Detailprojektering Fagligt tilsyn under anlægsfasen Økonomistyring af projekter Økonomistaben i.f.t. anlægsregnskab Havne Drift- og vedligeholdelse af bådpladser/broer Sikre sejlrende Drift- og vedligeholdelse af havneanlæg Bruger/havneopsyn 71

72 72 Status 2013 blev et år med store udfordringer, men i det nye år der venter vil der helt sikkert komme langt flere udfordringer for Beredskabet i Jammerbugt Kommune. Der har igen i år oplevet et stort engagement fra frivillige, deltids-brandmænd og fastansatte. Der er altid en fællesskabsfølelse og vi trækker i samme retning. Det har givet sig udtryk i mange situationer blandt andet uge 40 kampagnen der igen i år havde stor deltagelse. Der har været tænkt kreativt på stationerne og den oplevelse børnene fik fortæller en rigtig god historie. Der var i foråret usædvanlig mange naturbrande. Det var ikke kun det store antal brande der var ualmindeligt men også omfanget. Vi måtte ved to brande trække på alt mandskab samt nabokommuner, beredskabsstyrelsen og flyvestation Aalborg. Redningsberedskabets strukturudvalg har begyndt sit arbejde og det bliver en intens arbejdsproces, idet tidsrammen er kort. Arbejdet skal afsluttes i foråret Hvilken betydning udvalgets anbefaling vil få for Jammerbugt Kommune kan der kun gættes på, men der er ingen tvivl om, at det vil betyde forandringer. Beredskab Jammerbugt vil være klar i 2014 til at arbejde for et beredskab der også fremadrettet er forankret lokalt også selv om opgaven overtages af andre, således det også fremadrettet er borgerne og virksomhederne der er i centrum. I slutningen af året godkendte Kommunalbestyrelsen den nye helhedsorienterede beredskabsplan for Jammerbugt Kommune. Beredskabsplanen er udarbejdet med baggrund i Beredskabsstyrelsens vejledning om helhedsorienteret beredskabsplanlægning. Vi er nu set ud fra et planlægningsperspektiv, i forhold til den øverste ledelse, klar til at håndtere de særlige hændelser og kriser, som ligger ud over de dagligdagssituationer som Jammerbugt Kommune, er vant til at håndtere. Udover de mange naturbrande i foråret så kom Bodil forbi Jammerbugt Kommune i slutningen af året. Stormen Bodil, med vindstød af orkanstyrke, medførte skader på bygninger og skovarealer mange steder men især den vestlige del af kommunen blev hårdt ramt. Alt i alt var beredskabet klar og orkanen medførte ikke behov for ekstra ressoucer til indsatsen. De der deltog denne aften og nat løftede opgaven. Rådet for større badesikkerhed henvendte sig i begyndelsen af året til Jammerbugt Kommune fordi rådet gerne ville lave et pilotprojekt omkring begrebet den vandsikre Kommune. I dette arbejde har Beredskabet bidraget til at Jammerbugt Kommune bliver den første Kommune der kan kalde sig vandsikker. Det har været interessandt og udviklende for Kommunen at være med til. Brandmændene på de fire brandstationer har leveret en ekstra ordinær god indsats ved de hændelser, der har været omkring brand-, miljø- og redningsopgaver i Set i lyset af de hændelser der var i løbet af året hvor der var behov for alt disponibelt mandskab, så oplevede vi et arrangement der langt oversteg hvad der kunne forventes. Frivilligenheden i beredskabet har igen i 2013 leveret en synlig og rigtig flot indsats. Men i året har der været bidraget til mange flere opgaver end vi tidligere har set. Opgaverne har været mange og forskelligheden i typen af opgaver stor. Uddannelsesniveauet har nået det høje niveau vi gerne ser og det giver så store udfordringer til at

73 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park fastholde det høje niveau. Derfor vil der i det nye år blive sat endnu mere fokus på uddannelse og øvelser, så beredskabet i Jammerbugt Kommune kan fastholde den høje standdard. På den måde vil vi videreudvikle den lærende organisation vi sammen har skabt, og hvor vi konstant har fokus på at lære af erfaringer og bruge den viden vi opnår, til at sikre en fortsat høj drift til gavn for virksomhederne og borgerne i Jammerbugt Kommune. Der blandt andet uddannet to nye indsatsledere som er gået i vagt og afløser nu pensionederede indsatsledere. Arbejdet med at opgraderer allerede uddannede indsatsledere er i gangsat ved Beredskabsstyrelsens uddannelsesenhed i Tinglev og denne uddannelse fortsætter i For kommunale bygninger er der i 2013 sket en del forandringer på medarbejder siden. To personer er gået på pension og den ene stilling er nedlagt. Det betyder at der er opgaver der ikke længere kan løftes. Derudover er den anden stilling blevet ændret fra en bygningskonsulent til en energikonsulent. Det betyder at der kan sættes mere fokus på energioptimeringer. Der er ved udgangen af 2013 en ny energiplan på vej til politisk godkendelse. Energibesparende tiltag er gennemført i et omfang på 0,9 mio. kr. af de bygninger, og indsatsen vil fortsætte i 2014 i tråd med energiplanen. Energistyring med opsamling af data på registreringsprogrammet MinEnergi, samt redigering og behandling af disse er udført, og de fleste kommunale ejendomme er kommet på systemet. Legepladstilsyn, med årlig gennemgang af legepladser, har ikke kunnet gennemføres pga af manglende personale men vil blive genoptaget i Der er dog ydet en del konsulentbistand indenfor området. Der er i forbindelse med nedlæggelser af kommunale folkeskoler brugt mange timer med undersøgelser og registrering af data til ændret anvendelse af bygningsmassen. Herudover har der været flere ombygningsopgaver. Ved flere af de offentlige toiletter og strandkiosker er der gennemført projektering og delvis afslutning af nogle projekter. De forventes alle at blive afsluttet i 2014, når de endelige godkendelser kommer fra relevante myndigheder. Endvidere er der i 2013 afsluttet projektering og opførelse vedr.: Ombygning af Moseby skole. Div. Ombyg. I forbindelse med Handicapsektionen. Ny Scene Blokhus. Biersted Børnehave om- og tilbygning. Projekteret til Flygtningehjælpen Strandkiosker og toiletter Med basis i energimærkningsrapporterne er kommunen pligtig til at udføre relevante energibesparende foranstaltninger med en kort tilbagebetalingstid. Eksempler på sådanne energibesparende foranstaltninger er efterisolering af bygninger (klimaskærmen), mere energibesparende varmeanlæg og belysning, cts-styring m.v. Den samlede kommunale bygningsmasse i Jammerbugt Kommune er ca m². Der er på havneområdet blevet lavet og udskiftet en del y-bomme, hvilket fortsætter i Derudover er der lavet diverse reperationsarbejde hvor der har været behov for dette. Der har været en del byginngsmæssige tilretning af havnecafeen. 73

74 Mål for 2014 Indkøb af ny indsatslederbil Handleplan Indsatlederbilen bliver 7 år og er for dyr i drift. Generelt er biler til brug for indsatsledelsen højst 4 år. Beredskab Kommunale ninger Havne Revidering af plan for risikobaseret dimensionering af redningsberedskabet i Jammerbugt Udarbejdelse af delplaner vedr. Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning Forebyggelsestiltag primært for børn i 0-klasse Gennemførelse af alle brandsyn At gennemføre energibesparende tiltag på basis af energiplanen og energimærkningsrapporterne fra forrige år At gennemføre bygningsvedligeholdelse indenfor det afsatte budget At opstille vedligeholdelsesbehov på baggrund af egne registreringer Behandling af energidata fra Min- Energi og CO 2 -regnskab Legepladstilsyn ved skoler og børnehaver Renovering af havnefaciliteter i Gjøl og Attrup Planen skal ifølge beredskabsloven revideres én gang i hver valgperiode samt ved enhver ændring Der igangsættes, i tæt samarbejde med udviklingsafdelingen, udarbejdelse af nødvendige delplaner til den af kommunalbestyrelsen vedtagne Beredskabsplan generel del Personlig kontakt med alle 0-klasser og deltagelse i den landsdækkende kampagne, da legehuset brændte Der skal foretages lovpligtige brandsyn efter Driftsmæssige foreskrifter På basis af energiplanen og indkomne energimærkningsrapporter Indsatsen vil blive prioriteret, og skal have fokus på de tiltag, hvor følgeskader vil være store, hvis der ikke bliver grebet ind Besigtigelse og udarbejdelse af lister med påtænkte arbejder i prioriteret orden, samt anslået økonomiske behov. Rekvirering og opfølgning vedr. valgte vedligeholdelsesarbejder Udarbejdelse af oversigter, med årlig energiforbrug, på de enkelte ejendomme og sammenholde disse med energimærkningen og nøgletal for tilsvarende bygninger Besigtigelse og gennemgang af legepladser sammen med de enkelte institutioner, og udarbejdelse af tilsynsrapporter med evt. fejl og mangler, som skal afhjælpes Forsættelse af vedligeholdelsesarbejdet efter økonomisk formåen iht. renoveringsplanen 74

75 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyring Mål Opfylde lovens krav om energimærkning af kommunale bygninger At gennemføre energibesparende tiltag på basis af energimærkningsrapporterne fra forrige år At gennemføre energiplanen Kompetencestyring Ifølge loven skal der anvendes ekstern konsulent Kompetencer er til stede i forvaltningen Kompetencer er tilstede i forvaltningen Resultatkrav / Succeskriterier Alle energimærkninger gennemføres indenfor lovens tidsintervaller At energibesparende tiltag gennemføres indenfor den fastsatte tidsfrist At gennemføre målsætningerne i Energiplanen Evalueringsform Løbende evaluering At besparelser kan aflæses/måles i energiforbrug Besparelser kan økonomiseres jf. energiplanen. Behandling af energidata i programmet MinEnergi Kompetencer er til stede i forvaltningen At energiforbrug løbende kan følges i IT systemet Løbende opfølgning Videreudvikle kursusvirksomheden Kompetencer er til stede i forvaltningen Gennemførelse af min. 1 nyt kursus i 2014 Evalueringsskema Videreudvikle de webbaserede løsninger på hjemmesiden Kompetencer til stede i Jammerbugt Kommune At der er min. 10 vejledninger/ dokumenter på hjemmesiden ved udgangen af 2013 Løbende opfølgning 75

76 Delegering Opgave Beredskab, havne og kommunale bygninger Øvrige parter Administration af beredskabsloven Træffer afgørelse Brandsyn Træffer afgørelse Beredskabet Brandteknisk byggesagsbehandling Varsling af påbud Træffer afgørelse Træffer afgørelse Påbud Træffer afgørelse Politianmeldelse Træffer afgørelse Beredskabskom. orienteres Kommunale ninger Udbud af bygge- og anlægsarbejder Administration af bygningsvedligeholdelse Udarbejdelse af administrationsgrundlag Træffer afgørelse - der er udarbejdet administrationsgrundlag for udbud af bygge- og anlægsopgaver Træffer afgørelse - der er udarbejdet administrationsgrundlag for bygningsvedligeholdelse Kommer med oplæg og indstilling Besluttet i KMB den Besluttet i KMB den KMB træffer afgørelse Skitse- og detailprojekter Kommer med indstilling til pågældende fagforvaltning Vedkommende fagudvalg træffer afgørelse om bevilling 76

77 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Opgave Beredskab, havne og kommunale bygninger Øvrige parter Skitse- og detailprojekter Kommer med indstilling til pågældende fagforvaltning Vedkommende fagudvalg træffer afgørelse om bevilling Kommunale ninger Vedligeholdelse af strandkiosker og offentlige toiletter Prioritering af udvendige bygningsvedligeholdelse efter frigivelse af bevillinger Udbud af energimærkningsopgaven Oplæg til energibesparende foranstaltninger på baggrund af energimærkningsrapporter Kommer med oplæg og indstilling til vision og økonomi. Træffer beslutning om daglig/ årlig drift indenfor budgetrammen Træffer beslutning indenfor budgetrammen Træffer beslutning indenfor budgetrammen Træffer beslutning indenfor budgetrammen TMU træffer afgørelse om vision og økonomi Rådgivning til øvrige forvaltninger Kommer med oplæg/forslag Styring af byggeproces samt økonomi Træffer beslutning indenfor budget Legepladser Besigtigelse og udarbejdelse af tilsynsrapporter med evt. fejl og mangler Vedkommende udvalg træffer afgørelse om bevilling Havne Drift og vedligeholdelsesopgaver Træffer afgørelse indenfor budgetrammen 77

78 Overordnede mål safdelingen har som mål at tilvejebringe Kerneydelser og drive ordninger for affald og genanvendelige produkter fra private og erhvervsdrivende, i henhold til gældende love og planer. Dette skal ske på et bæredygtigt grundlag, således at den affaldsmængde, der skal deponeres og forbrændes, nedbringes til det mindst mulige og således, der sker størst mulig genanvendelse. Modellen for affaldsområdet skal resultere i rationel drift med gennemsigtig økonomi. Målet for kommunens varmeplanlægning er, at den skal fremme den mest samfundsøkonomiske, herunder miljøvenlige, anvendelse af energi til bygningers opvarmning og forsyning med varmt vand og inden for disse rammer at formindske energiforsyningens afhængighed af fossile brændsler. Den kollektive trafik skal sikre god fremkommelighed overalt i kommunen således, at den offentlige servicetrafik understøtter mulighederne for bosætning i hele kommunen, og via transport til og fra uddannelsesinstitutioner er med til at sikre et kompetenceløft hos borgerne. På hyrevognsområdet skal der sikres en god koordineret borgerbetjening. Øvrige parter Affald og genbrug Varme Kollektiv trafik Affaldsplanlægning Adm. af kommunale indsamlingsordninger Adm. af kommunale affaldsregulativer Udarbejdelse af affaldshåndbog Konsulentfunktion for driftsafdelingen Varmeplanlægning Administration af varmeforsyningsloven Planlægning af den rutelignende buskørsel, flextur og handicapkørsel Administration af Taxilovgivningen Plan- og Miljøafdelingen Nordjyllands Trafikselskab forestår detailplanlægningen, udbud m.v. 78

79 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Status Indsamlingsordninger for dagrenovation fra husholdninger og erhverv, samt papir- og storskraldsindsamling fra husholdninger er harmoniseret. Indsamlingsordningerne udføres af eksterne entreprenører og fungerer hensigtsmæssigt. Den eksterne driftsvirksomhed Genbrug er implementeret og fungerer i det daglige som en enhed, og med planer om fortsat opgradering af genbrugspladserne i Pandrup, Aabybro og Brovst samt ansættelse af en ny driftsleder ultimo 2012 er der sat stærkt ind på at få genbrugspladsernes indretning, drift og servicetilbud harmoniseret. Der er udarbejdet tilstrækkeligt administrationsgrundlag for den daglige drift for hele affaldsområdet. Administrationsgrundlaget revideres løbende i forhold til lovgivning, behov og indhentet erfaring. I har politikere og forvaltning arbejdet intensivt med ny struktur for genbrugspladserne. Det blev besluttet, at der skal være fire genbrugspladser i tilknytning til de fire hovedbyer. Fjerritslev Genbrugsplads blev indviet i oktober 2013, og borgerne har taget godt imod den nye plads, både med hensyn til indretning og nye, udvidede åbningstider. Projekteringen af en ny genbrugsplads i Pandrup udføres i 2014 med forventet opstart af anlægsarbejderne foråret 2015 og ibrugtagning ultimo Derefter følger efter planen Aabybro Genbrugsplads, der skal have forbedret modtagepladsen for haveaffald projekteringen tænkes ligeledes påbegyndt i Der er indført ressourcestyringssystem på genbrugspladserne, som skal synliggøre driftsomkostningerne mere deltaljeret. Disse oplysninger er anvendt i planlægningen af servicetilbuddet på genbrugspladserne. Dataene kan også danne grundlag for beregning af omkostningsægte affaldsgebyrer for hver affaldsordning for sig. Affaldsplan blev vedtaget i 2009 og har hidtil dannet overordnet ramme for indsatsen på affaldsområdet. Opgaven med at lave en ny affaldsplan er lovgivningsmæssigt udsat til Af historiske årsager fra tiden før kommunesammenlægningen i 2007 er Jammerbugt Kommune interessent i fire affaldsselskaber. Jammerbugt Kommune har besluttet, at kommunen kun skal være interessent i ét affaldsselskab. Som konsekvens heraf har Jammerbugt Kommune ultimo 2012 afsendt sin udmelding af Thyra og Renovest med virkning fra 1. januar I 2013 pågik der et betydeligt udredningsarbejde som led i en fusionsproces mellem I/S Reno-Nord, I/S Fælles Forbrænding og I/S Mokana. Det er endt op med, at de respektive kommunalbestyrelser har besluttet, at hele Jammerbugt, Mariagerfjord og Aalborg kommuner sammen med dele af Brønderslev og Rebild kommuner skal indgå i en fusion af de tre selskaber fra 1. januar Reno-Nord er det fortsættende selskab. Fusionen skal først godkendes af Statsforvaltningen og er først fuldt implementeret fra

80 Det betyder, at fra 2016 er Jammerbugt Kommune kun med i ét affaldsselskab og dermed kun bortskaffer affald til forbrænding og deponering samt farligt affald til det Reno-Nord. Det giver klarere affaldsstrømme og lavere behandlingsomkostninger, som vil komme borgere og erhverv til gode i form af lavere affaldsgebyrer. På varmeområdet har Teknik og safdelingens arbejde bestået i godkendelse af de projekter, som varmeværkerne har udarbejdet i form af udvidelse af forsyningsområder, konvertering af opvarmningsform fra naturgas til fjernvarme samt tekniske anlæg på varmeværkerne herunder et kommunegrænseoverskridende projekt, hvor Ingstrup Fjernvarme og Løkken Varmeværk planlægges at blive forbundet med en transmissionsledning. Varmeområdet oplever fortsat som en del af klimadebatten - en opprioritering i den politiske og den tekniske verden, i første omgang på nationalt niveau, men det bliver nødvendigt at afklare på lokalt niveau, hvordan varmeforsyningsområdet skal håndteres fremover politisk, organisatorisk og administrativt. Med hensyn til den offentlige servicetrafik har der i 2013 været tale om justeringer af køreplaner m.v. for de åbne busruter. Der gennemføres løbende en forbedring af stoppestederne. Skolereformen har allerede har indflydelse på planlægningen af buskørslen fra skoleåret , fordi der ser ud til at blive færre hjemkørsler om eftermiddagen. Bevillingsbehovet for taxi er blevet vurderet i 2008, og bevillingsantallet er nedsat fra 35 til 32. Pr er der 8 ubesatte bevillinger. Der er indgået en aftale med taxi-vognmændene om ikke at opslå ledige bevillinger, før antallet har nået et naturligt leje. 80

81 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Mål for 2014 Handleplan Affald & Genbrug Affaldsplan Implementere ny lovgivning (affaldsbekendtgørelse) Fortsat implementering af ny struktur for genbrugspladserne Indsamlingsordninger Der skal udarbejdes affaldsplan for , hvor den nationale ressourcestrategi og ressourceplan bliver en betydelig grundsten for planens indhold. Planen har særlig fokus på de første seks år. Budget og regnskab tilpasses med henblik på gennemsigtige og omkostningsægte affaldsgebyrer Projektering af Pandrup Genbrugsplads Projektering af udvidelse af Aabybro Genbrugsplads Nedlukning af Affaldscenter Gøttrup Harmonisering af servicetilbuddet på genbrugspladserne, undtagen indretningsmæssige forhold Afsluttende analyser vedrørende håndtering af haveaffald Udbud for bortskaffelse af bygge- og anlægsaffald Udbud for indsamling af dagrenovation, papir og storskrald Sikring af adgangsforhold ved afhentning af affald Indsamling af glas og flasker. Standpladser og containere/bobler eftergås. Rengøring sættes i system. Standpladser registreres, og placeringer optimeres. Behandling og afsætning af fraktioner analyseres Øget fokus på udbud for kvitblivning af affald Fælleskommunale affaldsselskaber Fusionen af affaldsselskaber skal implementeres Kollektiv trafik Fokusere på bevillingsantal og opretholde Løbende vurdering af behovet for antal bevillinger Sørge for at der er ajourførte vagtplaner Skolereformen Skolereformen skal implementeres i køreplanerne for

82 Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Projektering af ny genbrugsplads i Pandrup Specialviden om affaldssystemer. Nødvendig konsulentbistand til understøttelse af specialviden til projektering og udbud Projekteringen skal senest 31. december 2014 været nået til, at der er god tid til at gennemføre udbud og indgå kontrakter til anlægsstart foråret 2015 Kontrol af overholdelse af dato Nedlukning af Affaldscenter Gøttrup Udbud for indsamling af dagrenovation, papir og storskrald Nødvendig konsulentbistand til udbud Nødvendig konsulentbistand til EU-udbud Nedlukning skal ske inden 25. oktober 2014 Udbuddet skal gennemføres til ny kontraktstart 1. november 2014 Kontrol af overholdelse af dato Kontrol af overholdelse af dato 82

83 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Delegering Opgave TMU /ØKO / KMB Affald og Genbrug Varme Administration og drift af indsamlingsordninger i h.t. affaldsregulativer Varsling af påbud Påbud Træffer afgørelse på baggrund af regulativer og lovgivning Træffer afgørelse Træffer afgørelse Affaldsregulativer godkendes af KMB Politianmeldelse Træffer afgørelse TMU orienteres Godkendelse af projektforslag, der er i overensstemmelse med varmeplanlægningen, Træffer afgørelse og parterne er enige Godkendelse af projektforslag, der ikke er i overensstemmelse med varmeplanlægningen, eller parterne Indstiller TMU godkender ikke er enige Administration af varmeforsyningsloven Træffer afgørelse Varsling af påbud Påbud Politianmeldelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Teknik- og schefen træffer afgørelse på baggrund af indstilling fra Teknik- og safdelingen TMU orienteres 83

84 Teknik og anlæg Overordnede mål På vejområdet er det et mål, at alle kommunale vejarealer skal fremtræde velholdte, og være i forsvarlig stand i forhold til færdslens art og størrelse med vægt på trafiksikkerhed og miljø, ligesom der skal arbejdes for, at den investerede vejkapital opretholdes. Herudover er det et mål, at de private fællesveje holdes i en forsvarlig stand. Der skal sikres sammenhæng og udvikling af det kommunale og regionale vejnet, via et samarbejde med de øvrige myndigheder med hensyn til pendling, så Jammerbugt Kommune bliver et attraktivt sted at leve og være. Der skal sikres sammenhæng i det kommunale vejnet i forhold til udvikling og byggemodning. Det kommunale vejnet skal bl.a. sikre en hensigtsmæssig trafikbetjening samt en god mobilitet for befolkningen og erhvervslivet i Jammerbugt Kommune. Der skal arbejdes for at højne trafiksikkerheden ved at gøre veje i Jammerbugt Kommune selvforklarende og indrette dem, så konsekvenserne minimeres, når der sker ulykker i trafikken. Cykel- og gangstier i Jammerbugt Kommune skal fremstå imødekommende, have sammenhæng med de gennemgående og tværkommunale stier samt udbygges og udvikles. Indretning og udsmykning af de offentlige pladser skal højnes, med henblik på at disse aktivt kan bruges og understøtte, at borgere og turister får en god oplevelse. Der er fokus på at sikre et ensartet serviceniveau ved at efterleve interne og eksterne normer og vejledninger samt optimal udnyttelse af ressourcer på vejområdet. Kerneydelser Øvrige parter 84 Administration af vejloven, privatvejsloven og færdselsloven Administration af asfaltkontrakt Administration af gadelyskontrakt Administration af gadefejningskontrakt Trafiksikkerhed Vedligeholdelse af vej- og fortovsbelægninger Administration og vedligeholdelse af broer og bygværker Administration af gravetilladelser Administration af aftaler om vedligehold af private fællesveje Kommunale byggemodninger og anlægsprojekter Administration af vinter- og renholdelsesregulativ Politi Colas Thy-Mors Energi NKI Politi, Trafiksikkerhedsrådet Vej og Park Jammerbugt A/S Vej og Park, Politi

85 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Status Der er i samarbejde med Trafiksikkerhedsrådet udarbejdet en plan for tiltag i I forbindelse med revision af Trafiksikkerhedsplanen er der udarbejdet en uheldstatistik med data indtil juni Uheldsdata for den resterende del af 2012 behandles sammen med data for Driftsplan for 2012/2013 er udarbejdet i samarbejde med Vej og Park. Sanering af Pandrup Midtby er udskudt fra 2013 til 2014 med henblik på at søge tilskud fra Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter. Der arbejdes fortsat med Gjøl-Øland dæmningen. Der er udarbejdet et skitseprojekt og fremsendt ansøgning til Kystdirektoratet, som har bedt om en konsekvensvurdering inden de kan færdigbehandle ansøgningen. Anlægsrammen for 2013 er realiseret med følgende projekter: Sanering af fortove i forbindelse med kloaksanering i Aabybro i boligområdet syd for Birkelsevej Nye asfaltbelægninger på cykelstier og veje Trafiksikkerhedsprojekter på Stationsvej og Idrætsvej i Biersted, Vestkystvejen i Tranum, Nr. Øksevej i Halvrimmen og Kirkegade i Brovst Sanering af krydset i V. Hjermitslev er opstartet og færdiggøres i 2014 Ombygning af fortov/overkørsel ved Irisvej i Aabybro Ny vejbelysning på; Sdr. Ringvej ved Ingstrup, Alstrupvej ved V. Hjermitslev, Nymarksvej ved Brovst, cykelstien mellem Birkelse og Ryaa samt Udmarksvej ved Haverslev (ved busskur) Der er søgt tilskud fra cykelpuljen 2013 til ny cykelsti mellem Kaas og Moseby. Der blev givet afslag, hvorfor de afsatte midler er brugt på nye slidlag på eksisterende cykelstier. Det administrative arbejde med istandsættelse af de private fællesveje Pirupshvarrevej og Klitvejen i Blokhus er opstartet og forventes gennemført i De private fællesveje i by og sommerhusområder er digitaliseret og videregivet til rådgiver, som skal overføre data til Diadem. Udbud af gadefejning og tømning af rendestensbrønde er gennemført for perioden

86 Mål for 2014 Realisere anlægsramme på budget 2014 Sikre at de private fællesveje Klitvejen og Pirupshvarrevej i Blokhus istandsættes. Implementering af vejregistret i Diadem Gennemføre fortovssanering Etablering og revidering af nationale cykel- og vandreruter Handleplan Indstille projektforslag til frigivelse af anlægsmidler Udbyde og gennemføre projekter Gennemføre vejistandsættelsessager Oprette private fællesveje i Cvf Supplere offentlige veje med nødvendige data i Cvf Planlægges i samarbejde med Jammerbugt A/S Etablering af Hærvejen, en vandrerute fra Aggersund til Alstrup Etablering af panoramacykelruter med udgangspunkt i Blokhus Revidering af national cykelrute 1, Vestkystruten Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Opfølgning på mål og indsatsområder i Trafiksikkerhedsplan Kompetence er til stede. Suppleres med rådgiverassistance At der i samarbejde med trafiksikkerhedsrådet udarbejdes en plan for tiltag i At der udarbejdes en uheldsstatistik for Forelægges TMU Udarbejdelse af Driftsplan for vejområdet Kompetence opnås gennem samarbejde med Vej og Park At der udarbejdes en Driftsplan for vejområdet med beskrivelse af tiltag i 2013 samt forventede tiltag i Forelægges TMU 86

87 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Delegering Opgaver Teknik og anlæg TMU / ØKO / KMB Salg af del af offentligt vejareal Administration af Vinter- og renholdelsesregulativ Drift og vedligehold af vejbelysning Nedlæggelse af vejbelysning udenfor bysamfund Asfaltfunktionskontrakt Særlig servicevejvisning Råden over vej-, torve- og parkarealer Vedligeholdelse af private fællesveje Ulovlige skilte i vejareal Drift og vedligehold af vej- og fortovsbelægninger. Udbud og kontrahering Drift og vedligehold af broer og rørbroer. Udbud og kontrahering Øvrig administration af vejloven og privatvejsloven Varsling af påbud Påbud Politianmeldelse Udbud af bygge- og anlægsarbejder Nedlæggelse og salg af vejareal i fuld bredde Træffer beslutning i henhold til den udarbejdede procedure Træffer beslutning i henhold til det godkendte regulativ Træffer beslutning i henhold til kontrakt med Thy Mors Energi A/S Træffer beslutning i henhold til det udarbejdede oplæg Træffer beslutning i henhold til kontrakt med Colas Danmark A/S Træffer beslutning i henhold til det godkendte regulativ Træffer beslutning i henhold til det godkendte regulativ Træffer beslutning i henhold til den udarbejdede procedure Træffer beslutning i henhold til den udarbejdede procedure Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Træffer afgørelse Teknik- og schefen træffer afgørelse på baggrund af indstilling fra Teknik og Anlæg Der er udarbejdet udbudsgrundlag for udbud af bygge- og anlægsopgaver i Jammerbugt Kommune Træffer beslutning i henhold til den udarbejdede procedure Godkendt af KMB Godkendt af KMB Godkendt af sammenlægningsudvalget Godkendt af TMU Godkendt af KMB Aabybro Kommune Godkendt af KMB Godkendt af KMB Godkendt af KMB Godkendt af TMU TMU orienteres Besluttet i KMB den Besluttet i TMU den

88 Bilag 1 Strategiske planer og opgaver - generelt Plan O P G A V E Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure Vandplaner Naturplaner Planstrategi - Agenda 21 Kommuneplan - helhedsplan Kommuneplantillæg Lokalplaner VVM -screening VVM-redegørelse Miljøvurdering MV Masterplaner for større byer Visionskataloger for større områder Energistrategiplan (el, varme, biogas, transport) Klimatilpasningsplan Spildevandsplan Vandforsyningsplan Affaldsplan Vindmølleplan Udvikl. afd. ( ) AAU, Nabokommuner 88

89 Plan O P G A V E Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure Trafiksikkerhedsplan Cykelstiplan Driftsplan med Vej og Park Beredskabsplan Stiplan Jordbrugets fremtid - plan for åben land Klima og Agenda 21 - handleplan ningsvedligeholdelse Helhedsorienteret beredskabsplanlægning Revision af risikobaseret dimensionering Havneanlæg gemodninger (større) Fredninger Råstofindvindinger Udstykningsplaner (større) Kanalstrategi BBR Trafiksikkerhedsrådet 89

90 Bilag 2 Sagsbehandling Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice O P G A V E GIS Andre Projektgruppe Procedure Matrikulære sager Private institutioner Påbud i landzone Ejendomsavance Parkeringsfond - planer for etablering og udbygning af P-pladser Sammenlægning af ejendomme Tilladelse til helårsbeboelse i sommerhus Ændring af benyttelse af ejendomme/virksomheder Landzonetilladelse Dispensation fra NBL Dispensation fra lokalplan Udlejningstilladelse til camping eller værelser Håndhævelse af servitutter Spillehaller Grundejerforeninger Planlovens 36, 37 og 38 Vindmøller Tilsyn/udlejningstilladelse camping Registrering af nye virksomheder Solceller Færdigmelding af nybyggeri, nedsivningsanlæg og kloaktilslutning Brandteknisk byggesagsbehandling getilladelser Anmeldelse af bygn > 35 m² Indeklima (PCB, skimmelsvamp) Indsatspulje Ændret afstrømning af overfladevand Børne- og Kulturforv. Erhvervs center 90

91 Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre O P G A V E Projektgruppe Procedure Gebyropkrævning til indsats-planer Sløjfning af boringer Råstofindvinding Jordvarmeanlæg 3 Nedsivningsanlæg Spildevandstilladelser og udledning Tilslutning til vandværk Badevand i svømmehaller og bassiner Afvanding (Vejgrøfter, dræn, vandløb) Råstoftilsyn Vandværkstilsyn Vandløbstilsyn Indvindingstilladelser Skrotbiler Klagesager vedr. røg, støj og lugt Anvisning af jord Transporttung virksomhed råstofindvinding mv. Miljøgodkendelse af landbrug 11, 12 og 16 Miljøgodkendelse af virksomheder Miljøgodkendelse af virksomheder med VVM Høring og udtalelser til miljøgodkendelser fra Miljøcenter Husdyrhold under 15 dyrenheder Rottebekæmpelse ved klagesager Husdyrloven 10 Husdyrloven 19 Udbringning af slam på landbrugsjord Ændret anvendelse af forurenet grund Entreprenørenhed 91

92 Bilag 2 Sagsbehandling Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS O P G A V E Andre Projektgruppe Procedure Tilsyn med virksomheder Tilsyn med landbrug Tilsyn - røg, støj og møg Tilsyn med enkeltindvindere Akutte tilsyn Jordflytningsanmeldelse Anmeldelse af olietanke Anmeldelse af visse aktiviteter Anmeldelse af autoværksteder Genanvendelse af restprodukter og jord Taxi-tilladelser Ansøgning om bådpladser Kommunale ejendomme Uheld med farlige stoffer Genhusning Brandtilsyn Nye veje - godkendelse af detailprojekt Overkørsler - etablering af nye adgange til offentlige og private fællesveje Særlig brug af vejareal (arrangementer, udstillinger, renovering, nybyggeri) Skilte/skilteregulativ Restriktioner udenfor vejareal Vejbyggelinier, oversigtsarealer, ledninger mv. Adm. vedlighold private fællesveje Gravetilladelser Økonomisk styring - projekter Adresse myndighed Alkoholbevilling/udeservering Flytteanmeldelse til hus, som ikke er færdigmeldt Salg af grunde Aabybro Socialforvaltning Bevillingsnævnet Borgerservice 92

93 93

94 Bilag 3 Evaluering af kvalitetsstyringsmål på teamniveau Mål for 2013 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2013 Fokus på at sagsbehandlingen sker i helheder på tværs af forvaltningen Team Plan Implementere procedure om holistisk sagsbehandling Møde for Forvaltningen i november, hvor der var fokus på det kommende års opgaver på tværs af afdelinger/ teams. Medvirke ved tilretning af oversigt i Virksomhedsplanen over strategiske planer Sagsbehandlingstiden for udlejningstilladelser efter sommerhusloven fastsættes til maks. 8 uger jf. Servicedirektiv Udlejningstilladelser meddeles senest 8 uger efter ansøgning er indkommet Der har ikke været nogen sager Fokus på mødekultur Team Miljø Handleplan og implementering besluttes på teammøde. Deltage i afdelingens evaluering af mødekultur. Fortsætte helhedsorienteret tilsynsarbejde Udvælge fokuspunkter fra andres sagsområder i miljøtilsynet Implementere punkterne i det daglige arbejde. Opfølgning på håndhævelser Fastsætte og bruge en fælles systematik Er gennemført Der har ikke været planlagt en egentlig evaluering på afdelingsniveau. Afdelingens evaluering har foregået på teamniveau. Er gennemført Ikke opfyldt endnu men tages op på gruppemøder. Fastsætte og bruge en fælles systematik Udvikle samarbejde omkring tilsyn med udskilleranlæg (olie+fedt) Samarbejde med kloakfirmaer om tømning af olieudskillere (fedtudskillere) Undersøge muligheder for webindberetning af egenkontrol. Møde med firmaer er flyttet fra november 2013 til januar 2014 på grund af stormen. Ikke opfyldt endnu, men afklaring i begyndelsen af

95 Mål for 2013 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2013 Bruge system til virksomhedernes egenkontrol Team Miljø Implementere data i system til registrering af egenkontrol. Følge op på manglende indberetning af egenkontrol. Sikre borger- og brugerinddragelse Afholde fire møder i Grundvandsrådet og fire møder i Grønt Råd Er gennemført. Der følges op på dette på gruppemøder. Der har kun været behov for 2 møder i Grønt Råd Afholde fællesmøde med vandværker Møde borgerne over en kop kaffe, når der er behov for det i enkeltsager Fremme helhed og kvalitet i sagsbehandlingen Er gennemført Bliver praktiseret Team Vand & Natur Opnå sammenhængende elektronisk registrering af miljødata ved kvalitetssikring af data til Jupiter, Naturdata og Arealinfo på Miljøportalen Udarbejde administrationsgrundlag for indvindingstilladelser Juridisk og teknisk opkvalificering via kurser Implementere BEST i forbindelse med udarbejdelse af indvindingstilladelser Kvalitetsstyring Anvende og revurdere eksisterende og godkendte procedurer Udarbejde procedurer for nye sagsområder i det omfang, det kan fremme Der mangler fortsat kvalitetssikring af Naturdata (opdatering med 3). Målet omformuleres. Er i gang. Målet indgår i overordnet politik / mål og videreføres ikke her. Har ikke lavet indvindingstilladelser i 2013 Målet indgår i overordnet politik / mål og videreføres ikke her. Målet indgår i overordnet politik / mål og videreføres ikke her. 95

96 Bilag 3 Evaluering af kvalitetsstyringsmål på teamniveau Mål for 2013 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2013 Sikre sammenhæng i implementeringen af de kommunale vand- og naturhandleplaner på tværs af kommunegrænser Teamet vil arbejde aktivt på at fortsætte samarbejdet med de relevante nabokommuner for at sikre en sammenhæng i indsatsen på tværs af kommunegrænserne Digitalisering af pumpe-digelagene og grundlaget for partsfordeling ved arealoverførsel og jordhandel indenfor lagene Digitalisere de resterende pumpedigelag, når der er økonomisk råderum BNBO Der er arbejdet videre i Det forventes, at det resterende arbejde kan gennemføres i Team Vand & Natur Opstart og udførelse af BNBO-projekt Fik ikke bevilling på det planlagte tidspunkt, så at projektet kunne afsluttes i Pleje af fredede naturområder med baggrund i fredningernes formål, prioritering og budget Udføre vedligeholdende pleje i mindst 5 fredede områder Pleje af fortidsminder Er gennemført Udarbejde 4 ansøgninger vedr. midler til formidling og pleje af fortidsminder i 4 konkrete fredninger 1 er gennemført. Overgår fremover til Grøn Vækst projekt. Råstofgrave Udføre tilsyn med aktive råstofindvindinger. Nedbringe sagsbehandlingstiden for råstoftilladelser til ca. 5 måneder. Der er ikke gennemført tilsyn på alle, men de resterende gennemføres inden opgaven overdrages til regionen og der laves et statusnotat for hver råstofindvinding (målet overføres i revideret udgave). Sagsbehandlingstiden er overholdt i 2013 bortset fra 1 sag hvor et dialogmøde forskubbede tiden lidt. 96

97 Mål for 2013 Opfyldt Delvist opfyldt Implementere ny struktur for genbrugspladserne Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2013 Harmonisering af direkte genbrug af effekter fra genbrugspladserne etablering af en paraplyorganisation for frivillige organisationer Kvalitetssikring af indsamlingsordninger Systematisk kvalitetsstyring af eksterne renovatører Er gennemført. Der skal ske yderligere indsats i 2014, da der er blevet lavet ruteomlægning oktober

98 Bilag 4 Projektledelse Formål med at udfærdige en procedure vedr. projektledelse er, at proceduren skal bidrage til en fælles forståelse i administrationen af, hvornår en opgave er et projekt, og hvad der efterfølgende skal ske, når en projektopgave skal igangsættes. Definition på projekt Det er vigtigt, at der sker en afklaring af, hvornår en opgave kan dømmes til at være et projekt. Når en opgave er udråbt til et projekt, skal der anvendes bestemte ledelses-, styrings-, organisations- og samarbejdsformer, (som er beskrevet uddybende i en projekthåndbog). En opgave i Teknik og Miljø kan dømmes til at være et projekt, når opgaven har følgende kendetegn: Engangsopgave Kompleks Tværfaglig Mål-orientering Ansvar Opgaven er unik og har udviklingskarakter. Opgaven er kompleks og kræver særlig indsats hvad angår styring og ledelsesmæssig fokus. Løsningen er ikke kendt på forhånd, og opgaven kan omfatte flere delopgaver. Opgaven kræver, at der trækkes på faggrupper på tværs af organisationen i forvaltningen eller i kommunen. Opgaven skal føre til et veldefineret mål og resultat. Opgaven skal løses i en til formålet etableret projektgruppe med klare roller og ansvarsfordeling. Rammer for ressourcer og økonomi er klare og velafklarede. Opgaven kan defineres som projekt, selvom opgaven ikke lever op til samtlige kriterier som opstillet ovenfor. Af ovenstående kan det endvidere uddrages, at en opgave ikke er et projekt, hvis opgaven er: Når der er dømt projekt Når en opgave udråbes til at være et projekt, skal der etableres en projektorganisation. Det er ledelsen, der udråber en opgave til at være et projekt. I samme øjeblik som der råbes projekt, skal der etableres en projektorganisation, som typisk er opbygget efter følgende model: Styregruppe: Styregruppen er ledergruppen (eller dele af ledergruppen) i Teknik- og Miljøforvaltningen, og det er ledergruppen, som dømmer projekt. Projektejeren skal findes i styregruppen. Styregruppen skal have reel beslutningskraft, og være i stand til at fjerne de problemer, som kan hindre projektets gennemførelse. Styregruppe Projektorganisation Styregruppe Projektejer Projektleder Projektgruppe Sikrer ressourcer til projektets gennemførelse Drøfter og træffer overordnede beslutninger ud fra projektets kommissorium Kan bidrage med gode råd Stopper projektet, hvis forhold taler for det 98 en enmandsopgave. en arbejdsgruppe der sammen løser en driftsopgave en rutineopgave.

99 Projektejer: Styregruppen udpeger en projektejer. Projektejer skal findes i ledergruppen. Projektejeren skal være en person, og må ikke være en gruppe, da det er vigtigt for projektlederen at kunne henvende sig til en bestemt person. Det er bl.a. projektejerens opgave, at rapportere til styregruppen. At projektejeren findes i ledergruppen bidrager til, at projektet forankres i ledelsen. Projektejer kan ikke være projektleder i samme projekt! Projektejer Udpeger en projektleder, evt. i samarbejde med styregruppe Sammensætter projektgruppen sammen med projektlederen og udarbejder projektkommissorium med overordnet tidsplan, succeskriterier mv. i samarbejde med projektleder. Skabelon til projektkommissorium findes i kommunens kvalitetsstyringshåndbog (BASAL). Har ansvaret for, at de fornødne kompetencer og besluttede ressourcer er til stede for at kunne gennemføre projektet Har beslutningskompetence, og har det overordnede ansvar for projektets gennemførelse Sammenkalder evt. nedsat styregruppe og rapporterer til denne Projektleder: Projektlederen udpeges af projektejeren/styregruppe: Projektlederen er projektets leder og skal kommunikere både indad og udad i forhold til projektet. Et af projektlederens væsentligste værktøjer er projektets logbog, hvori der indføres de aftaler, konflikter, ideer, delresultater mv., som opstår undervejs i projektet. Projektlederen skal have gennemgået projektlederkursus og skal være i stand til at løse de opgaver, der ligger i projektets kompleksitet. Projektlederrollen kan ikke deles af flere personer, men projektlederen kan godt have andre roller ud over projektlederrollen - f.eks. som teamleder. Projektleder Sammensætter projektgruppen sammen med projektejer og udarbejder kommissorium i samarbejde med projektejer Har ansvar for at projektets mål og succeskriterier opfyldes Har det daglige ansvar for projektets fremdrift Leder og motiverer projektgruppen, uddelegerer opgaver, giver feedback Fører logbog, hvor aftaler, delresultater, konflikter, ideer mv. indføres Rapporterer løbende til projektejer Disponerer over tid og ressourcer under projektet Formidler projektets resultater/delresultater til organisationen 99

100 Bilag 4 Projektgruppe: Projektgruppen består af en række personer, der udpeges i samarbejde med projektejer og projektleder. Projektgruppen bemandes ved, at der først dannes et overblik over, hvem der besidder interesse og viden i forhold til projektet, og derudfra udvælges projektgruppedeltagerne. Udpegningen sker i samarbejde med projektgruppedeltagerens nærmeste daglige leder. Da projektdeltagerne normalt har opgaver i organisationen ved siden af projektet, er det vigtigt, at der er klare aftaler mellem projektejeren, projektlederen og de pågældende teamledere vedr. projektdeltagernes ressourceforbrug i projektet. Såfremt ressourcebehovet skal justeres undervejs i projektet, er det projektleders ansvar at melde dette til projektejeren. Projektgruppe Formand i projektgruppen er projektleder Projektgruppedeltagerne refererer til projektlederen i forhold til projektets opgave Projektgruppedeltagerne bidrager aktivt med viden og kunnen til projektet Når projektgruppen er etableret, kan projektlederen starte projektet. (Værktøjer til projektledelse findes i kommunens projekthåndbog). 100

101 101

102 Bilag 5 Projekt-pixibog 1) Formål og baggrund Hvorfor er projektet vigtigt? Beskriv så konkret som muligt de generelle politiske argumenter for projektet. Nævn også konkrete, politiske beslutninger og tilkendegivelser i relation til projektet. Hvordan? Formål Resultatmål Milepæle Aktiviteter Hvorfor? 2) Organisering af projektet (Titel, tidsramme, projektejer, projektleder, enheds- eller netværksprojekt og bemanding) Beskriv ikke kun den direkte bemanding, men også vigtige sparringspartnere internt i organisationen og eventuelle eksterne leverandører. Angiv endvidere en tydelig tidsramme for projektet, der også tager højde for afsluttende evaluering. 3) Projektets resultatmål, milepæle og succeskriterier Hvad skal der konkret komme ud af projektet? Beskriv så konkret som muligt, hvilke konkrete resultater resultatmål der skal komme ud af projektet. Hvis målhierarkiet for projektet er omfattende, eller der er tale om flere forskellige indsatser, bør målhierarkiet opdeles i separate indsatsområder (delprojekter). Et indsatsområde er en samlende overskrift, som indeholder forskellige resultatmål, der naturligt kan samles. For alle resultatmål skal der angives succeskriterier. Resultatmålene kan også omfatte kommunikationsaktiviteter, hvor der fx offentliggøres politiske mål og resultater vedrørende indsatsområdet. Bemærk, at projektbeskrivelsens beskrivelse af milepæle skal afspejle, hvilke delleverancer, som kan bringe en slutleverance i fare, hvis de bliver forsinket, slår fejl eller trækker for mange ressourcer. Herved kan styregruppen holdes ajour med de kritiske faser i projektet. Indsatsområde Analyse Løsningsmodeller Udarbejdelse af plan Kommunikation 102

103 4) Interessentanalyse & kommunikationsplan Her beskrives overvejelserne om kommunikation i relation til projektet. Ofte vil en interessentanalyse være et godt afsæt til at afklare en række af de overvejelser, som indgår i kommunikationsplanen omkring de aktører, der er aktive/passive negative/positive og kan fungere som alliancepartnere og ambassadører for projektet. 5) Risikoanalyse Det anbefales at beskrive de største risici for, at projektet kører af sporet. I dette afsnit kan beskrives omfanget af potentielle risici for opnåelse af projektets resultatmål, samt hvordan disse risici er planlagt håndteret. En risikoanalyse omfatter således en identifikation af kritiske forhold, der skal behandles aktivt i projektet. Sandsynlighed Konsekvens 6) Opfølgning Der tages stilling til, hvornår der skal foreligge statusopfølgninger i projektperioden. Opfølgningerne kan knytte sig til vitale milepæle eller foregå med bestemte intervaller, fx kvartalsvist eller halvårligt. 7) Foreløbige tanker om evaluering Foreløbige tanker omkring evaluering og de eventuelle ressourcer, det trækker, skal tænkes ind i projektbeskrivelsen. Hvis der fx i forbindelse med projektet skal foretages før-/eftermålinger, skal det allerede overvejes i projektets planlægningsstadium. 8) Budget Budgettet udarbejdes med udgangspunkt i de beskrevne indsatsområder eller resultatmål. 103

104