Virksomhedsplan Teknik- og Miljøforvaltningen 2014

Transkript

1 Virksomhedsplan Teknik- og Miljøforvaltningen 2014

2 Kolofon Titel Virksomhedsplan 2014 Udgivet af Jammerbugt Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen Udgivelsesdato?. februar 2014 Tekst Medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen Layout og redaktion Pernille Maria Voss Oplag 100 eksemplarer 2

3 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Indhold Forord...4 Teknik- og Miljøforvaltningen 6 Struktur og ledelse...6 Virksomhedsplanen...10 Aftalestyring...10 Kompetencestyring...11 Delegering...12 Kvalitetsstyring...13 Fælles målsætninger...16 Arbejdsmiljøarbejdet...18 MED-udvalg...18 Helhed i sagsbehandlingen...19 Forvaltningsservice 22 Plan- og Miljø 26 Plan og GIS Miljø Teknik- og 64 Stab Beredskab og Kommunale ninger Teknik og Anlæg Bilag 88 Bilag 1 - Strategiske planer og opgaver - generelt Bilag 2 - Sagsbehandling Bilag 3 - Evaluering af kvalitetsstyringsmål på teamniveau Bilag 4 - Projektledelse Bilag 5 - Projekt-pixibog

4 Forord Virksomhedsplanen skal primært give ledere og medarbejdere i Teknik- og Miljøforvaltningen et overblik over de væsentligste udfordringer, mål og prioriteringer for det kommende års arbejde. Sekundært skal den også fungere som information for vores interne og eksterne samarbejdspartnere. Desuden skal planen fastlægge arbejdsdelingen mellem det politiske niveau og administrationen. Denne virksomhedsplan er forvaltningens syvende. I denne plan er fulgt den samme overordnede struktur, som i den forrige udgave. Arbejdet med de første virksomhedsplaner har dog givet anledning til en række justeringer og forbedringer, så planens anvendelighed i det daglige øges. Efter indførelse af aftalestyring i 2009 har der været arbejdet med at indarbejde aftalestyring på udvalgte områder i virksomhedsplanen. I denne udgave er der igen sat fokus på, at aftalestyringen i større grad kommer til at omfatte administrative opgaver. I aftalestyringen er medtaget kompetencestyring for de enkelte arbejdsområder. Kompetencestyringen skal ses i sammenhæng med den kvalitetsstyring, der på natur- og miljøområdet blev certificeret i december Desuden indeholder virksomhedsplanen de enkelte teams kvalitetsmål. Derved skulle kvalitetsmålene gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til forbedret sagsgang, bedre borgerbetjening og forbedringer i miljøet. 4

5 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Der har igennem de seneste år været arbejdet målrettet mod at sikre helhed i sagsbehandlingen. Til at understøtte organiseringen og sikre, at vi i dagligdagen arbejder helhedsorienteret, er der udarbejdet oversigter over strategiske planer og opgaver samt sagsbehandling. Vi har sat os ambitiøse mål for vores arbejde med virksomhedsplanen. Den skal være et nærværende og vigtigt redskab i vores dagligdag. Det er vigtigt, at virksomhedsplanen ikke er en papirøvelse. Virksomhedsplanen skal blive så præcis og nærværende, at den kommer helt ind i vores hverdag - og får relevans for den enkelte medarbejder. Det er en stor - men helt nødvendig - ambition, som kun kan nås via et langt sejt træk. Ambitionen er forsøgt ind- friet ved, at alle medarbejdere har været inddraget på forskellig måde i udarbejdelsen af virksomhedsplanen. Især har medarbejderne været involveret i evaluering af målsætningerne i den gamle virksomhedsplan og i formulering af strategiske temaer for den enkeltes arbejdsområde. Desuden har hele forvaltningen været samlet for at formulere de tværgående opgaver og strategiske planer. Virksomhedsplanen skal som et af flere redskaber bruges til at sikre, at vi holder fokus på at udvikle en effektiv og fremtidssikret Teknik- og Miljøforvaltning, således at forvaltningen til stadighed vil fremstå som den bedste mulighed for Kommunalbestyrelsen til at få løst opgaver indenfor teknik- og miljøområdet. Knud Nørgaard Teknisk direktør 5

6 Teknik- og Miljøforvaltningen Struktur og ledelse Teknik- og Miljøforvaltningen er som et resultat af kommunalreformen nyetableret den 1. januar Ved organiseringen af forvaltningen er der især lagt vægt på at: sikre faglige bæredygtige miljøer, der kan tiltrække og udvikle de nødvendige faglige kompetencer og sikre, at disse anvendes på en optimal måde. Den faglige bæredygtighed handler dels om sikker drift og dels om faglig udvikling, og den kan bl.a. sikres via etablering af forholdsvis store enheder/teams. sikre stærk decentralisering til bæredygtige og selvstyrende driftsenheder bl.a. ved uddelegering af beslutningskompetence med en klar og gennemsigtig placering af kompetencerne samt klare målsætninger og mål i styringen af og i driftsenhederne. sikre sammenhæng og helhed på tværs i organisationen og på tværs af selvstyrende driftsenheder bl.a. ved fælles værdier og spilleregler og fælles ledelses- og styringsgrundlag. bidrage til effektivitet og styrbarhed i hele organisationen bl.a. ved en flad struktur med få beslutningsniveauer, uddelegering af beslutningskompetence, robuste enheder, der muliggør stordrift og mindsker sårbarhed og overskuelige områder og ledelsesspænd, der så vidt muligt tilgodeser ønsket om ledelsesmæssigt nærvær og synlighed. bidrage til omstillingsevne, fornyelse og udvikling bl.a. ved anvendelse af fleksible og midlertidige organisations- og arbejdsformer som supplement til hovedstrukturen (eksempelvis projektorganisering, netværk, m.v.) og udvikling af evalueringskultur, hvor resultaterne løbende vurderes i forhold til aftalte mål. På grundlag af et servicetjek på forvaltningsniveau i 2008, blev forvaltningens organisering justeret. Ændringen blev gennemført i april 2009 og bygger på 2 afdelinger - Teknik- og safdelingen (en sammenlægning af Drifts- og Anlægsafdelingen og safdelingen) og Plan- og Miljøafdelingen (hvor Team Miljø og Natur blev opdelt i 2 teams). I 2010 blev vand- og spildevandsforsyningen som følge af vandreformen udskilt i et selvstændigt aktieselskab: Jammerbugt A/S. Selskabet er præstiftet 1. januar 2010, og den endelige drift af selskabet blev igangsat i juni måned, ved at aktiver og passiver, herunder personale mv. blev skudt ind i selskabet. Udskillelsen medførte, at der blev foretaget organisatoriske justeringer i Teknik- og safdelingen. I forbindelse med arbejdet med Virksomhedsplan 2014 er der set på, om der er behov for justeringer af den administrative organisering. Der er flere årsager til dette. Arbejdet med energiinvesteringer i de kommunale bygninger er i 2013 opprioriteret ved ansættelse af energimedarbejder. Denne er ansat i Teknik- og safdelingen. Energimedarbejderen får tæt samarbejde med Agenda 21 medar- 6

7 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park bejderen, der er placeret i Plan- og Miljøafdelingen, så en sammenflytning af de 2 medarbejdere kan komme på tale. GIS gruppen har længe haft ønske om en anden organisatorisk placering i forvaltningen. Der arbejdes med en model, hvor GIS og Plan får samme teamleder. I 2014 ændres der i organiseringen af den økonomiske styring. Den hidtidige centrale styringsfunktion afløses af en decentral model, hvor der udlægges ansvar for økonomistyringen til forvaltningerne samt udflyttes personaleressourcer. I Teknik- og Miljøforvaltningen vil den nye økonomifunktion blive placeret i Forvaltningsservice. Efter ændringerne er gennemført, ser organiseringen af Teknik- og Miljøforvaltningen således ud: Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknisk direktør Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Plan- og Miljøafdelingen Det er denne afdeling, der behandler hovedparten af forvaltningens sager fra borgere, erhvervsliv osv. Et væsentligt element i afdelingens arbejde er at sikre helhed i opgaveløsningen, så borgere og virksomheder kun har brug for én indgang til forvaltningen i en given sag. Afdelingen består af 4 teams, der varetager langt de fleste af forvaltningens myndighedsopgaver. Mange af opgaverne er af tværgående karakter. Afdelingschefen sikrer koordinationen og sikrer i samarbejde med chefen for Teknik- og safdelingen samspillet mellem de 2 afdelinger. Teknik- og safdelingen I denne afdeling varetages hovedparten af forvaltningens drifts- og anlægsopgaver. Afdelingen løser primært opgaver indenfor Teknik- og Miljøudvalgets områder, men vil også løse opgaver på bestilling fra f.eks. decentrale enheder i andre forvaltninger. Lederen af afdelingen har det overordnede ledelsesansvar for den eksterne virksomhed Genbrugspladser. Beredskabet indgår i Teknik- og safdelingen. I beredskabets opgaver indgår sekretærfunktionen for beredskabskommissionen, myndighedsopgaver som brandteknisk byggesagsbehandling og tilsynsopgaver samt kontraktholder på entreprenøraftalen på brandslukning. Beredskabschefen har det ledelsesmæssige ansvar for det team, der varetager vedligeholdelse af kommunens bygninger. Teamet udfører også projekteringsopgaver for kommunale byggerier i det omfang, Kommunalbestyrelsen beslutter opgaven placeret i forvaltningen. 7

8 Forvaltningsservice I denne stabsfunktion er placeret de administrative opgaver, der ikke naturligt hører sammen med de faglige grupper (f.eks. vil det administrative personale, der beskæftiger sig med byggesagsområdet, være placeret i Team ). Ligeledes vil det administrative personale, der beskæftiger sig med opkrævning af afgifter mv., være placeret i forsyningsafdelingen. Forvaltningsledelsen Ledelsen af forvaltningen udgøres af den tekniske direktør sammen med cheferne for Plan- og Miljøafdelingen og Teknik- og safdelingen. Denne gruppe har ansvaret for den strategiske ledelse, personaleledelsen og den faglige ledelse. Det er også ledelsen, der er den primære gruppe, der servicerer Teknik- og Miljøudvalget. Hen over årsskiftet 2011 /2012 er der i den samlede ledergruppe (bestående af chefer og teamledere) startet et arbejde med udvikling af lederteamet og lederteamets opgaver under overskriften fra godt til bedre. Det er hensigten, at lederteamet styrker sig som strategisk forum, der skaber øget sammenhæng mellem enhederne i Teknik- og Miljøforvaltningen, og at lederteamet styrker fokus på sammenhængskraften i hele organisationen. Desuden arbejdes der med, at lederne styrker deres relationer og fokuserer på kvalitet og trivsel i den samlede ledelsesopgave, både som et samlet fagområde og som ansvarlige for dele af fagområdet. Det er hensigten, at lederteamet styrker forbindelserne mellem hinanden og samtidigt styrker forbindelsen til ledelsen over dem, således at lederteamet kan blive den centrale aktør i at gøre områdets visioner til konkret virkelighed. Der arbejdes også med, at den enkelte leder udvikler sit lederskab i forløbet på en række ledelsesfaglige områder, der både fokuserer på lederens kompetencer i den direkte relation til medarbejderteam og samtidigt fokusere på evnen til at være medskaber af et styrkebaseret lederteam i Teknik- og Miljøforvaltningen. Forløbet betragtes som et element i realiseringen af Teknik- og Miljøforvaltningens samlede organisationsudvikling, hvor lederteamkompetencer og teamledelseskompetencer bliver afgørende for både den enkelte leders succes, for lederteamets succes og for hele organisationens succes. Ledelsesprincipper Ledelsen af forvaltningen bygger på en teamorienteret og projektbaseret decentral ledelse med en stor grad af uddelegering af kompetence. Der lægges vægt på en uformel omgangsform, og at medarbejderne som en naturlig ting involverer sig og bidrager med viden og arbejdsindsats, der hvor opgaverne er. Det tekniske område er præget af mange anlægsprojekter og opgaver, som går på tværs af afdelinger og forvaltninger. Derfor er tværgående projektgrupper en naturlig del af forvaltningens arbejdsform, for på den måde at få den bedste udnyttelse af den enkelte medarbejder. 8

9 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Teambaseret organisering Team- eller gruppeorganiseringen er valgt for at sikre optimal udnyttelse af den enkelte medarbejders menneskelige og faglige ressourcer. Det sker ved at sammensætte teams, hvor medarbejderne supplerer hinanden bedst muligt til de konkrete opgaver. Teamorganiseringen kræver veldefinerede roller for den enkelte i teamet, og den er afhængig af selvledelse i den konkrete opgave. Styrken er, at der skabes høj fælles motivation og ansvarsfølelse for teamets funktion og resultater. Arbejdsformen kræver opmærksomhed fra ledelsen for at undgå opståen af funktionsfejl. Desuden skal ledelsen have opmærksomhed på coaching og udvikling af medarbejderne. Organisationsprincippet kræver, at medarbejderne skal arbejde med større selvstændighed og et større helhedsperspektiv i deres opgaver. Det kan understøttes ved at give medarbejderne ansvar for opgaver og beslutninger, der normalt har været lederes eller mellemlederes ansvar. Det gælder f.eks. beslutninger om den daglige tilrettelæggelse af arbejdet, prioritering af opgaver, planlægning af ferie og selvstændig kompetence i sagsbehandlingen. Projektorganisering Projektarbejde spiller en central rolle, når der arbejdes med strategier og andre større initiativer og indsatser. Veltilrettelagt projektarbejde er en effektiv metode til at virkeliggøre kommunens visioner og mål. Endvidere er projektarbejdsformen med til at styrke det helhedsorienterede og tværgående perspektiv i organisationen. Gennem projekter er det nemlig muligt at sammensætte teams med det rette miks af faglige og procesmæssige kompetencer på tværs af afdelinger/forvaltninger og stabe. Nytænkning og innovation sker oftest, når mennesker med forskellige baggrunde uddannelse, faglighed, sektor og jobfunktioner mødes. Der skal være en række forudsætninger til stede, for at et projekt kan lykkes fuldt ud. Kodeordet i projektledelse er god planlægning og en ledelse, der har fokus på, at resultater opnås af de mennesker, som bliver involveret i projektet undervejs. Derfor arbejdes der med en projektstyringsmodel, der kan understøtte projektarbejdsformen. Projektorganiseringsformen anvendes både i de faste teams, der fremgår af organisationsplanen og i de projektgrupper, der etableres i forbindelse med enkeltsager. De faste teams er kendetegnet ved typemæssigt ensartede driftsopgaver af et større omfang. 9

10 Virksomhedsplanen I virksomhedsplanen er valgt en opbygning, der afspejler forvaltningens organisatoriske opbygning. Denne model er primært valgt for at give de enkelte forvaltningsenheder mulighed for at arbejde med planen og tilpasse elementer i planen til den bedst mulige strategiske anvendelse. Som nævnt er opbygningen valgt, så alle forvaltningens enheder kan deltage i udarbejdelse af planen. De elementer, der skal arbejdes med i afdelinger og teams, skal sikre fokus på implementering af kommunens værdisæt i det daglige arbejde at der opstilles klare mål for det daglige arbejde hvordan vi arbejder med arbejdsmiljøet at der på relevante områder er formuleret servicemål at der arbejdes efter kendte sagsbehandlingstider på relevante områder kvalitetssikring af arbejdet aftalestyring mellem forvaltningen og det politiske niveau er afklaret på udvalgte temaer kompetencestyring på de områder, hvor der er indgået aftaler med politikerne om styring at der sikres helhed i opgavevaretagelsen at der klarlægges på hvilke områder og i hvilket omfang, der skal ske borger- og brugerinddragelse at skabe klarhed over arbejdsdelingen mellem Teknik- og Miljøudvalget og forvaltningen. Aftalestyring Dialogbaseret aftalestyring er en decentral styringsmodel besluttet i Kommunalbestyrelsen i Styringsmodellen skal ses som en udbygning af mål og rammestyringen, som er Jammerbugt Kommunes gældende styringsprincip. Aftalestyring er kort fortalt kommunens styring af egne enheder vha. en aftale, der præciserer, hvilke ydelser og hvilken service en institution, eller afdeling skal levere til gengæld for en økonomisk rammebevilling. Det særligt nye ved aftalestyringen er, at den er dialogbaseret. Aftalestyringen hænger naturligt sammen med kommunens helhedsplan. Den indeholder visioner og mål/servicemål for kommunens 18 politikområder. Helhedsplanens visioner og mål/servicemål er langsigtede og ændres kun efter en politisk proces med høring mv. Aftalestyringen bruges så netop til at omsætte de overordnede mål til konkrete håndterbare handlingsplaner med mål, delmål, succeskriterier og afslutningsvis en evaluering af indsatsen. Det betyder, at aftalestyringen har tre hovedfunktioner at være et dialogværktøj at være et styringsværktøj at være et værktøj til udvikling af nye initiativer 10

11 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyringen baserer sig altså på, at der er en bestiller og en udfører og indgås på to niveauer mellem politikere og forvaltningsledelse mellem forvaltningsledelse (fagchefer) og institutionsafdelingsledere Aftalerne er ikke juridisk bindende, men anses for at være gensidigt forpligtende aftaleparterne imellem. Vi har valgt at indbygge en forenklet aftalestyring i virksomhedsplanen og samtidig udbygge aftalestyringen med kompetencestyring. Denne model er valgt for at få en samlet beskrivelse af forvaltningens virksomhed samt at få dialogen om aftalestyringen koblet sammen med dialogen om kompetencefordelingen mellem Teknik- og Miljøudvalget og forvaltningen. Virksomhedsplanen bliver på den måde et samlet styringsdokument for forvaltningen, også på områder, hvor der ikke er udformet egentlig aftalestyring. Samtidig sikres det, at der i aftalestyringen indtænkes kvalitets- og kompetencestyring. Kvalitets- og kompetencestyring er ikke elementer i det aftalegrundlag, der normalt arbejdes med. I løbet af 2014 forventes Kommunalbestyrelsen at godkende et ændret styringsgrundlag, der giver større valgfrihed i anvendt model. Kompetencestyring Kompetencestyring drejer sig om at systematisere og strukturere arbejdet med organisationens kompetencer. Målet med kompetencestyring er at sikre, at organisationen til enhver tid har de kompetencer til rådighed, der er nødvendige for at gennemføre organisationens strategier på alle niveauer i hierarkiet. Der arbejdes også med kompetencestyring i relation til kvalitetsstyringsloven, hvor det er et krav. Derfor har vi valgt at arbejde mere systematisk med kompetencestyring og har valgt, at der for de områder, hvor der arbejdes med aftalestyring, også arbejdes med kompetencestyring. Denne afgrænsning er valgt for at få afgrænset opgavens omfang, så vi kan opnå erfaring med arbejdet og få udvalgt anvendelige modeller. Det skal overvejes ved næste revision af virksomhedsplanen, om kompetencestyring skal udvides til at dække flere områder. I forbindelse med kompetencestyringen indgår der følgende elementer: Nyansættelser af fagkompetente og erfarne medarbejdere Træning Mentorordning og sidemandsoplæring af garvede/erfarne medarbejdere indenfor fagområdet Udlicitering af opgaver til rådgivere 11

12 Delegering Der har været arbejdet på flere områder med at synliggøre og afstemme forventningerne til kompetencefordelingen på det tekniske område. Der har primært været anvendt 3 forskellige metoder. Dels er der på de områder, hvor der behandles et stort antal ensartede sager, udarbejdet administrationsgrundlag, der bl.a. beskriver den kompetence, der er tillagt forvaltningen ved sagsbehandlingen. Dels er der med grundlag i behandling af en række ensartede enkeltsager i udvalget aftalt en delegering af sagskompetencen til forvaltningen. Endelig er virksomhedsplanen anvendt til årligt at aftale delegering af kompetencen mellem det politiske niveau og forvaltningen. Den del af virksomhedsplanen behandles på et møde i Teknik- og Miljøudvalget og giver mulighed for løbende at få evalueret delegeringen og om nødvendigt få foretaget justeringer. Som nævnt tidligere er der valgt en organisering af forvaltningen og en arbejdsform, der medvirker til at sikre, at den delegerede kompetence videreføres til medarbejderne. 12

13 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kvalitetsstyring Jammerbugt Kommune har et kvalitetsstyringssystem for sagsbehandlingen indenfor natur- og miljøområdet. Kvalitetsstyringssystemet har været certificeret efter Kvalitetsstyringsloven siden Loven er nu ophævet, og der arbejdes i stedet på at få systemet ISO-9001 certificeret i Der er procedurer for sagsbehandlingen på ca. 110 sagsområder, og der er tværgående procedurer vedrørende: ansvarsfordeling, kompetencestyring, styring af dokumenter, brugertilfredshedsundersøgelser, koordinering med andre myndigheder, intern måling og evaluering af systemet samt offentliggørelse. I forbindelse med kvalitetsstyringsarbejdet anvendes programmet Basal til dokumenthåndtering af bl.a. procedurer og kompetencestyring. Arbejdet med kvalitetsstyring omfatter primært de teams/afdelinger, som har været omfattet af den lovpligtige kvalitetsstyringsordning. Det drejer sig om alle sagsområder i Team og Team Miljø samt visse sagsområder i Teknik- og safdelingen, Team Plan samt Forvaltningsservice. Andre dele af forvaltningen har imidlertid også udarbejdet procedurer for sagsbehandling eller er i gang med det. Det drejer sig om vejområdet (Teknik- og safdelingen) og for flere sagsområder i Team Plan. Kvalitetsstyringsarbejdet involverer sagsbehandlere og ledere på alle niveauer i forvaltningen. I de efterfølgende afsnit vil kvalitetsmål på teamniveau være markeret med en lys grå. Kvalitetspolitik Jammerbugt Kommune har vedtaget nedenstående kvalitetspolitik, som skal udgøre fundamentet for kvalitetsstyringsarbejdet. Myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes. Der anvendes personale og efter behov eksterne rådgivere med relevant uddannelse/efteruddannelse og/eller relevant erfaring indenfor de pågældende sagsområder. (Såfremt en sagsbehandler mangler kvalifikationer i forbindelse med en sag, tilknyttes en vejleder med de rette kvalifikationer). Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål. Der lægges vægt på sammenhængende sagsforløb og helhed i opgaveløsningen, og det sikres, at beslutninger træffes på rette niveau i organisationen. Der sker en hurtig og effektiv information internt i forvaltningen om forhold af betydning for sagsbehandlingen. Der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser, interne audits og evalueringer til vurdering af systemets fortsatte egnethed og behovet for forbedringer. Der lægges vægt på en god og motiverende proces omkring kvalitetsstyringsarbejdet. 13

14 Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet En gang årligt foretager ledelsen en evaluering af kvalitetsstyringssystemet. Som baggrund for evalueringen udarbejdes der en rapport, som opsummerer status for systemet og sætter fokus på mulige forbedringsområder. Nogle af de områder, som tages op til behandling i.f.m. ledelsens evaluering er omtalt i nedenstående: Kvalitetspolitik I forbindelse med forberedelse til ISO9001-certificering vil der blive taget stilling til en evt. revision af kvalitetspolitikken. Mange af elementerne i kvalitetspolitikken har overlap med de overordnede målsætninger for forvaltningen, som fremgår indledningsvist i Virksomhedsplanen om f.eks. faglig udvikling og fagligt bæredygtige miljøer, sammenhængende sagsforløb, kommunikation, god ledelse m.v. Der kunne f.eks. arbejdes med at afklare, om kvalitetspolitikken kan integreres i disse overordnede målsætninger for forvaltningen. Evaluering af kvalitetsmål På afdelingsniveau Kvalitetspolitikken danner udgangspunkt for opstilling af målbare kvalitetsmål. Der er kvalitetsmål på afdelingsniveau (se s. 28 og 66, afsnit om hhv. Plan- og Miljøafdelingen og Teknik- og safdelingen). Målene er med visse undtagelser en videreførelse af kvalitetsmål fra Virksomhedsplan Opfyldelsen af kvalitetsmålene på afdelingsniveau for 2013 er blevet evalueret ved årsskiftet. Der er tale om 10 mål i Plan- og Miljøafdelingen og 9 mål i Teknik- og safdelingen. Det kunne konstateres, at afdelingsmålene var blevet opfyldt i begge afdelinger med enkelte undtagelser. Der er redegjort nærmere herfor i den endelige rapport om ledelsens evaluering På teamniveau I 2013 var der også opstillet en række kvalitetsmål på teamniveau (markeret med lys grå i Virksomhedsplanen). Kvalitetsmål på teamniveau skal gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til forbedret sagsbehandling og bedre borgerbetjening. Evalueringen af opfyldelsen af de 28 kvalitetsmål på teamniveau (kaldet handlinger i Virksomhedsplanen) fremgår af skemaet i bilag 3 s. 94. Ved årets udgang var 16 af målene opfyldt, 9 mål var delvist opfyldt og 3 mål var ikke opfyldt. Af de 9 delvist opfyldte mål overføres 7 til gennemførelse i 2014, mens 2 mål udgår, da de ikke er relevante længere. Af de 3 mål, som ikke var opfyldt, forventes de 2 gennemført i starten af 2014, mens det sidste gennemføres, når der er relevante sager at gennemføre aktiviteten på, hvilket ikke har været tilfældet i Ved opstilling af kvalitetsmål er der fokus på at forbedre sagsbehandlingen og borgerbetjeningen, hvor andre mål ofte har mere karakter af egentlige arbejdsmål som f.eks. udarbejdelse af indsatsplan, regulativer og beredskabsplan. Kvalitetsmålene skal gerne have udgangspunkt i kvalitetspolitikken. 14

15 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Brugertilfredshedsundersøgelser Der er i 2013 afholdt dialogforum med LandboNord (med politikere og embedsmænd), hvor der har været fokus på fælles forståelse/samarbejde. I 2014 forventes der gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse blandt landbrugsorganisationer og rådgivere. Opfølgning på afvigelser og forbedringsområder Status på opfølgningen på afvigelser er, at der er ca. 7 afvigelser, hvor opfølgningen ikke er afsluttet. Der er hovedsageligt tale om mindre afvigelser. M.h.t. forbedringsområder, er der ca. 20 stk., hvor de ønskede opfølgende aktiviteter ikke er gennemført eller helt afsluttet endnu. Der er endvidere overvejelser om at sætte noget arbejde i gang i 2014 om, hvad industrivirksomheder opfatter som god service fra miljømyndighedens side. Audit (evaluering) Der er i 2013 lavet intern audit på de tværgående procedurer og på 26 sagsprocedurer fordelt på forskellige fagområder. I forbindelse med gennemførelse af audits er der fokus på, hvordan vi kan forbedre vores sagsbehandling og vores service overfor borgerne. Ved de interne audits er der i 2013 registreret 13 mindre afvigelser og 12 forbedringsområder. Såvel afvigelser som forbedringsområder er af forskellig karakter. En betydelig del er forholdsvis små rettelser. Nye forbedringsområder Et vigtigt element i ledelsens evaluering er endvidere at få klarlagt, om der er nogle områder, som kræver en særlig indsats. Der er redegjort nærmere herfor i den endelige rapport vedr. ledelsens evaluering Et væsentligt indsatsområde i 2014 er at få forberedt kvalitetsstyringssystemet til ISO9001-certificering i I løbet af året er der udenfor audit endvidere indberettet 5 afvigelser. Ved DS Certificerings opfølgningsaudit i oktober 2013 blev der ikke konstateret nogle afvigelser, men der blev opstillet 4 forbedringsforslag. Endvidere blev der fremhævet nogle styrker ved systemet. 15

16 Fælles målsætninger Målsætninger vil primært blive formuleret på afdelingsniveau. Det er dog også hensigtsmæssigt at sætte nogle tværgående mål. Disse mål tager udgangspunkt i forvaltningens administrative funktion og er bl.a. grundet i, at organisationen stadig er relativ ny, og der endnu arbejdes med f.eks. implementering af kommunens værdigrundlag, formulering af forvaltningens mission og vision, implementering af styring og kvalitetssikring, hvor det ikke pt. er lovkrav og meget mere. Status på 2013 målsætninger Det var ledelsens mål i 2013 især at have fokus på Social kapital Robusthed Social kapital Social kapital er indtænkt i mange af årets aktiviteter i forvaltningen. For at skabe særlig fokus på arbejdet blev der i september gennemført en personaledag, hvor der om formiddagen blev sat handlinger bag arbejdet med Social Kapital. Om eftermiddagen gav Chris McDonald sit bud på livskvalitet, trivsel og drivkraft og hvordan disse elementer kan skabe høj performance på jobbet og privat. Robusthed Robusthed dækker over de udfordringer der omhandler løsning af flere opgaver uden samtidig opjustering af de ressourcer, der er til rådighed. Desuden dækker det over en faglig robusthed, hvor der er flere, der dækker fagområderne. Dette er udfordringer, der løbende skal arbejdes med og er af stor betydning for, at vi fremover kan løse opgaverne med den rette kvalitet. Der har især været fokus på at sikre den faglige robusthed, der også fremover vil kræve en særlig indsats. 16

17 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Målsætninger for 2014 Det er ledelsens mål i 2014 at have fokus på især 3 overordnede temaer Innovation Sundhed Digitalisering/selvbetjening Innovation MED-udvalget har besluttet, at innovation er et godt hovedtema for det strategiske arbejde i forvaltningen i 2014, idet der må forventes et fortsat pres på ressourceanvendelsen, vil innovation være en del af løsningen på de deraf følgende problemer. Der skal tænkes i effektivitet, besparelser og nye måder at gøre tingene på, samtidig med at der skal skabes bedre velfærd. Ifølge afdelingschef Peter Høier fra Center for Offentlig Kompetenceudvikling (COK), er innovation svaret på disse udfordringer. Men hvis vi skal være innovative, er det nødvendigt med et kompetenceløft af medarbejdere og ledere. Vi skal være omstillingsparate og løse opgaverne bedre sammen. Men det kræver et nyt mind-set, der er tunet til innovativ tænkning. Derfor er vi nødt til at udvikle medarbejderes og lederes innovative kompetencer. Sundhed En ny sundhedspolitik er under udarbejdelse. Der er behov for, at der også på det tekniske område sættes strategi og handling bag den nye politik. Det er vigtigt, at sundhed indgår som et element i vores sagsbehandling på lige fod med andre temaer, hvor det er relevant. Det kræver, at det bliver håndgribeligt for sagsbehandlerne. I samarbejde med Sundhedsafdelingen vil vi sætte fokus på arbejdet. Digitalisering/selvbetjening Flere og flere af de opgaver, borgerne skal have løst, vil blive obligatoriske at løse ved digital selvbetjening. Vi vil gerne gøre det nemt, enkelt og overskueligt at benytte digitale løsninger på de områder, hvor det er relevant og muligt. Vi vil arbejde med at finde digitale selvbetjeningsløsninger, der giver mulighed for hurtigere og enklere sagsbehandling. 17

18 Arbejdsmiljøarbejdet I forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplanen gennemfører MED-udvalget den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Formålet med arbejdsmiljødrøftelsen er at få drøftet hvordan samarbejdet omkring arbejdsmiljø har været i det forgangne år, om vi har nået de opstillede arbejdsmiljømål, hvilke arbejdsmiljøudfordringer vi har, hvilke arbejdsmiljømål, der skal arbejdes efter i det kommende år, hvordan samarbejdet omkring arbejdsmiljø skal være i det kommende år og om vi har den nødvendige viden omkring arbejdsmiljø i forvaltningen. På baggrund af drøftelsen i MED-udvalget kan følgende mål opstilles for det kommende års samarbejde om arbejdsmiljø: APV en holdes løbende ajour Der gennemføres arbejdsmiljørundering inden MED-møderne hhv. 9. maj samt 14. november 2014 Arbejdsmiljødrøftelsen for 2015 gennemføres i forbindelse med MED-mødet den 14. november 2014 Der arbejdes videre med arbejdsmiljøforholdene for arbejdet ude af huset Der afholdes MUS-samtaler MED-udvalg MED står for medindflydelse og medbestemmelse. Formålet med MED-udvalget er at styrke og udvikle samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere. Vi vil gerne fastholde og videreudvikle ledernes og medarbejdernes trivsel, engagement og kompetencer. Vi lægger vægt på et tæt samspil og løbende dialog mellem ledelse og medarbejdere, så udvikling og erfaring fra daglig praksis lægges til grund for beslutninger. Vi har i 2013 arbejdet med: Fortsat synliggørelse af vores arbejde i MED-udvalget Afholdelse af Faglige fredage Temadag i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedsplan Personaledag Social kapital, kompetenceudvikling og forebyggelse af arbejdsbetinget stress Udvikling af mussamtaler og kompetenceudviklingsplan Samarbejde mellem personaleforeningen, de forskellige udvalg på arbejdspladsen og MED-udvalget (KOORG) Foredrag om innovation Leder- og trivselsundersøgelse Afsnit Virksomhedsplan 2014 I 2014 er vores mål at have fokus på følgende: Hvordan bliver vi bedre holdspillere? Hvordan fremmer vi fælles hjælp til opgaveløsningen? Hvordan nedbryder vi faggrænser? 18

19 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park For at kunne opfylde dette mål, vil følgende emner indgå i udvalgets arbejde i 2014: Videreudvikle den trygge og sikre arbejdsplads Større fokus på kerneopgaven og vores fælles mål Være kulturskabende Fokus på hvordan opgaverne løses optimalt i fremtiden og skabe robusthed i vores organisation. Arbejde på at gøre tingene smartere og være mere innovativ Kompetenceudviklingsplan og evaluering heraf Fortsætte arbejdet med at synliggøre arbejdet i MED-udvalget Gennemføre en trivselsundersøgelse Videreudvikle opfølgningen på oplæg og arrangementer, så det bliver en del af vores hverdag Kvalitetsstyring, med henblik på fremtidig ISO certificering Helhed i sagsbehandlingen Teknik og Miljøforvaltningen har mange planer og opgaver, der går på tværs af kerneområderne. For at sikre én vej ind for borgeren er forvaltningens organisering opbygget, så borgeren oplever koordinering og optimering af den tværgående indsats, hvor både faglige hensyn og helhedsprincippet tilgodeses. Til at understøtte organiseringen og sikre vi i dagligdagen arbejder helhedsorienteret, er der udarbejdet oversigter over: Strategiske planer og opgaver I det efterfølgende skema på s ses de stratetiske planer og opgaver, der skal løses i Skemaet er en sammenfatning af de planer og større strategiske opgaver. Strategiske planer og opgaver (generelt) - Skemaet, der kan ses som bilag 1, indeholder en oversigt over strategiske planer og større strategiske opgaver, som løses i Teknik og Miljøforvaltningen. Sagsbehandling - I skemaet, der kan ses som bilag 2, er kun anført de myndighedsopgaver, som har tværgående karakter. Oversigterne viser også hvilke teams og afdelinger, der er involveret i løsningen af opgaven og angiver, hvor den ansvarlige sagsbehandler er placeret. Desuden anføres, om opgaven skal løses projektorienteret. For opgaver, som skal løses i projektgrupper, anvendes proceduren i bilag 5 samt forvaltningens projekt- og metodehåndbog. Grundlaget for oversigterne er udarbejdet af en tværgående arbejdsgruppe med repræsentation fra alle teams/afdelinger i Teknik og Miljøforvaltningen, der har indsamlet og gennemgået samtlige opgaver. Det konkrete arbejde med at formulere de strategiske planer og opgaver i 2014 er foregået på en arbejdsdag i november Hele forvaltningen var samlet for at formulere de konkrete emner og drøfte, hvordan opgaver og planer bliver løst med inddragelse af alle relevante fagområder. Derfor er oversigten over de strategiske planer og opgaver i 2014 væsentlig for planlægningen af arbejdsåret og sikring af ressourcer til at varetage opgaverne. 19

20 Strategiske planer og opgaver 2014 Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure 20 O P G A V E Fremtidens landskab Vandhandleplaner Natura2000 handleplan St. Vildmose grøn vækst Fælles om fortiden gravhøje Fjern forhindringer (natura 2000) Energirigtig landsbykultur grøn vækst Energistrategiplan Masterplan - Fjerritslev Masterplan - Brovst Skydecenter CO 2 regnskab Praktisk Miljøledelse - fase 3 Digital planportal Lokalplaner 3 vindmølleplaner + VVM KP-tillæg, Kulturmiljøer Planstrategi KP-tillæg, landbrug Forundersøgelser efter Vandhandleplan Vandplan Nye kvælstofvådområder Naturplaner Realisering af Natura2000 handleplaner Revision af Blå- og Grønne korridorer - KP-tillæg Revision af Naturarealer - KP-tillæg Helhed i tilsynsopgaven Praktisk Miljøledelse driftsenheder Samarbejde med Vækst Jammerbugt Driftssamtaler Kvalitetsstyring system adm. intern audit ISO JFAS JFAS Udvikling Udvikling JFAS JFAS Udvikling JFAS

21 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Plan Miljø Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og anlæg Forvaltningsservice GIS Andre Projektgruppe Procedure Samarbejde med Nordjyllands Politi Brugertilfredsheds undersøgelse borger/erhverv Faldefærdige ejendomme SBsys intern oplæring, skabeloner Hjemmeside opbygning, annoncering Miljøberedskab Metadata FOT ajourføring ningsgeokodning Rottehandlingsplan, udmøntning Div. anlægsopgaver Bredgade Pandrup Hærvejen vandrerute Viborg Hirtshals Driftsplan vejområdet Ølanddæmningen Affaldsplan Pandrup Genbrugsplads Aabybro Genbrugsplads Affaldscenter Gøttrup, nedlukning BBR- kvalitetssikring Projektering Digital ansøgninger SBSYS BYG Timebetaling BYG 2015 Tilsyn byggeaffald PCB-info Fornyelse af klaptilladel-ser for havne Helhedsorienteret Beredskabsplan Revision risikobaseret dimensionering ningsvedligeholdelse Gennemførelse af energiplan kommunale byg. Udbredelse af Gis JFAS JFAS JFAS 21

22 Forvaltningsservice 22 Forvaltningsservice har som overordnet mål at understøtte Teknik- og Miljøforvaltningens ledelse sekretariats- og administrationsmæssigt med en række servicefunktioner, herunder med kvalitetsstyring af den samlende økonomifunktion. Endvidere arbejdes der med at understøtte fagcheferne i det generelle drifts- og udviklingsarbejde i forhold til Teknik- og sområdet samt Plan- og Miljøområdet. Forvaltningsservice arbejder mod det overordnede mål, at alle registre altid er opdaterede, således at Teknikog Miljøforvaltningen og eksterne aktører kan stole på det, der står heri til brug for deres sagsbehandling. Forvaltningsservice varetager arkivmæssige forpligtelser i forhold til Teknik- og Miljøforvaltningens registre - herunder håndteringen af e-arkiver, tinglysningshændelser, adresseopdateringer og oprettelse af nye ejendomme. Forvaltningsservice varetager påligning og udskrivningen af kommunens ejendomsskatter, og det er målet, at dette sker til tiden og til de rette personer, hvilket afhænger af ajourføring af oplysninger i registrene før skattekørslen. Teknisk Serviceafdelings opgave er at få administrationsbygningens funktioner som indvendig vedligeholdelse, kantinedrift og rengøring til at fungere optimalt, så huset altid fremstår vel vedligeholdt / velfungerende og yde god service overfor bygningens brugere på alle planer. Medarbejdere Årsværk Teamleder 1,0 Forvaltningsservice 5,0 Serviceteam 5,0 I alt 11,0 Status I Forvaltningsservice varetages forskellige registrerings- og påligningsopgaver, der ikke hører naturligt sammen med de faglige teams, men som Teknik- og Miljøforvaltningen er afhængig af fungerer. Forvaltningsservice yder sikker drift på sine 3 kerneydelser; ejendomsbeskatning, ajourføring af registre samt administrative opgaver, herunder budget- og regnskabsmæssige opgaver. 1 årsværk arbejder med opkrævning af ejendomsskatter og afgifter på i alt 188 mio. kr. på ejendomme. I forbindelse med Skats rettelser af forkert registrerede fradrag for forbedringer har vi manuelt tilbagebetalt på 359 skattebilletter. Medarbejderne holder sig ajour med området ved deltagelse i erfamøder og kurser. Ejendomsregistrene, så som ESR, herunder bidragsregistret, en del af BBR og CPR-Vej, ajourføres løbende samtidig med andre arbejdsopgaver, herunder oprettelse af nye ejendomme og rettelser af adresser. Under de administrative opgaver ligger de fleste af de opgaver, teamet udfører for de øvrige afdelinger i forvaltningen, og det er også her, de fleste opgaver med 14 dages tidsfrister ligger. I forbindelse med opkøb og nedrivning af ejendomme er der brugt en del ressourcer på betaling af fakturaer samt opgørelser og ændringer på ejendomsskattebilletter. Med nedlæggelse af borgerservice har teamet overtaget bl.a. postfunktionen. I forbindelse med omlægning af arbejdsopgaver har teamet også delvist overtaget fremstilling af dagsordner til Teknik- og Miljøudvalget. Ved intern omflytning af en medarbejder, er der yderligere tilført teamet arbejdsopgaver med rettelser til olietanke, affaldsskemaer, samt betaling af en stor del af den samlede forvaltnings fakturaer. I forbindelse med omorganisering af den centrale øko-

23 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Kerneydelser Øvrige parter Administrative opgaver Ejendomsbeskatning Registre Opdatering af hjemmesiden Udstede attester Sekretariatsfunktion for teknisk direktør SBSYS Korrektur/kvalitetssikring på udgående materiale. Teknik- og Miljøforvaltningen Økonomistyringssystem Teknik- og Miljøforvaltningen Betaling til private fællesveje Teknik og Anlæg Assistance til forvaltningen Regnskaber - budgetopfølgning Hegnssyn sekretærbistand Fordeling af post (epost og brevpost) Garantier / hele øvrig adm. organisation Ejendomsrapporter Teknik- og Miljøforvaltningen Fremstilling af udvalgsdagsordner Teknik- og Miljøforvaltningen Olietanke Miljø Affaldsskemaer og Miljø Hovedpåligning Afstemning/rettelser/konteringer Lån til betaling af ejendomsskatter Fritagelser Bidragsregister Teknik og Anlæg / ESR / BBR / CPR-vej Tinglysningshændelser BBR-adresse GIS / Oprettelse af nye ejendomme GIS Ajourføre registre fra approbationer 23

24 nomifunktion, vil teamet blive tilført 1 medarbejder i begyndelsen af Forvaltningens overordnede ansvar for økonomifunktion vil herefter ligge her, bl.a. kvalitetssikring af økonomifunktionen, sparring med chefer og konsulentfunktion til forvaltning og eksterne enheder. Forvaltningsservice har overtaget Lån til betaling af ejendomsskatter på 396 ejendomme. Forvaltningsservice fik lånene digitaliserede og der er oprettet 31 nye lån og indfriet 12 lån i løbet af året. Af større enkeltstående opgaver kan nævnes udstykning af mange ejerlejligheder, hvilket har betydet manuelle oprettelser i systemerne ESR og BBR. Medarbejderne er gode til at hjælpe hinanden med at få hasteopgaver i teamet løst. Teamet yder assistance til de øvrige afdelinger i forvaltningen i det omfang, det kan lade sig gøre, bl.a. kvalitetssikring af udgående materiale. Ved overdragelse af opgaver internt er der påbegyndt en sikring af vidensdeling mellem medarbejderne. Yderligere finder teamet forkerte registreringer af ejendomme, der har betydning for kommunens indtægter på skatteområdet. Teamets udfordring over de næste år bliver stadig bl.a. at forankre den store viden på kerneydelserne. Medarbejderne giver udtryk for, at arbejdsmiljøet er godt. Der er en uhøjtidelig og direkte omgangsform, som letter det daglige arbejde og giver et godt arbejdsklima. Teknik og Service klarer alle de praktiske/tekniske og servicefunktioner indenfor vedligehold/kantinedrift og rengøring som husets brugere kan finde på at efterspørge. Opgaverne afleveres naturligvis til tiden og i en kvalitet der holder i det lange løb. Teknik & Service varetager indkøb til daglig drift af bygningens praktiske funktioner og har kontakt til eksterne håndværkere og leverandører. Herudover indhentes tilbud på opgaver, der er relateret til bygningens daglige drift og indvendig vedligeholdelse. Mål for 2014 Sikre vidensdeling/arbejdsgangsanalyser Kvalitetssikre ejendomsskat Kvalitetssikre registre Være åbne for forandringer og nye udfordringer samt naturligvis fastholde den sikre drift på Teknik & Serviceområdet og skabe plads til evt. seniorjobber og personer i arbejdsprøvning. Handleplan Teamet har i 2013 registreret arbejdsopgaver og prioriteret disse således, at der fortsat kan laves en trin for trin vejledning til den medarbejder, der er udpeget til at være 2. medarbejder på opgaven Vi er selv meget opmærksomme på de ejendomme, der umiddelbart kan være forkert vurderede Vi vil til stadighed vurdere, om der er uhensigtsmæssigheder i vores registre Løbende opkvalificering af afdelingens medarbejdere og forbedre de fysiske arbejdsforhold for rengøring og kantine 24

25 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Aftalestyring Mål Kompetencestyring Resultatkrav / Succeskriterier Evalueringsform Sikre at datagrundlaget er opdateret til brug for udsendelse af ejendomsskatter Kompetencen er til stede Udføres inden skattekørslen i december md Teamleder kontrollerer skatterettelser i marts 2015 Matrikulære ændringer ajourføres inden 14 dage fra modtagelsen Kompetencen er til stede Udføres løbende Løbende kontrol Skifte ejere i ESR inden 14 dage fra modtagelse af besked fra Tinglysningen Kompetencen er til stede At få rette ejere registreret med den rigtige ejerandel Løbende kontrol Betale fakturaer til det anførte betalingstidspunkt Kompetencen er til stede Udføres løbende Løbende kontrol Administrator på Diadem Kompetencen er til stede At skemaerne kan tilbagesendes inden 10 dage Løbende kontrol BBR-adresser Kompetence er til stede At overholde tidsfristen på 5 dage Stikprøvekontrol via datoer på adresselister fra GIS At de låneberettigede ansøgere får bevilget lån til betaling af ejendomsskat Kompetence er til stede Udføres løbende Stikprøvekontrol Udføre service og tekniske opgaver på en måde som i videst mulig omfang giver tilfredse brugere af administrationsbygningens faciliteter. Kompetence er til stede Udføres løbende Egenkontrol og stikprøver udført af Teknisk Serviceleder 25

26 Plan- og Miljø I Plan- og Miljøafdelingen behandler vi en stor del af forvaltningens sager fra borgere og erhvervsliv. Det vil sige myndighedsbehandle efter en lang række lovgivning, som Planloven, geloven, Miljøbeskyttelsesloven, Naturbeskyttelsesloven mv.. Et væsentlig element i vores arbejde er at sikre kvalitet og helhed i opgaveløsningen, således at borgere og virksomheder kun har brug for én indgang til forvaltningen. Udover myndighedsopgaver udgør planlægning en væsentlig del af vores opgaver. Her er tale om planer for kommunens fysiske udvikling i form af kommuneplan, lokalplaner, masterplaner, visionskataloger, udviklingsplan for Landskabet i kommuneplanlægningen, stiplaner m.v. og ikke mindst handleplaner til de statslige vand- og naturplaner, samt planlægning af drikkevandsforsyningen i kommunen. I 2014 påbegyndes plan for klimatilpasning og energistrategiplan. En af afdelingens opgaver er Helhedsplanens Agenda 21 strategi og klimapolitiske initiativer, blandt andet ved gennemførelse af praktisk miljøledelse på kommunens institutioner, driftsenheder og administrationer, udarbejdelse af klima- og energiplaner, CO 2 -regnskab mv. Medarbejdere Plan- og Miljøafdelingens medarbejderstab består af 42 personer, der er fordelt på de 4 teams. Fordeling-en af medarbejdere i teamene er: Medarbejdere Årsværk Plan- og Miljøchef 1,0 Team Plan og GIS 11,0 Team 7,0 Team Miljø 10,0 Team 13,0 I alt 42,0 Ledelsen i afdelingen udgør 3 teamledere og en afdelingschef. Der er i afdelingen iøvrigt oprettet 1 løntilskudsjob, som er møntet på oplæring indenfor myndighedsbehandling og formidling. Fagligheden i afdelingen er meget bred - ingeniører, landinspektører, biologer, jordbrugsakademikere, konstruktører, miljøteknikere, tekniske designere og administrativt personale. 26

27 Teknisk direktør Forvaltningsservice Plan- og Miljø Plan og GIS Miljø Teknik- og Stab Beredskab og kom. bygninger Teknik og Anlæg Genbrugspladser Vej og Park Økonomi Afdelingen udfører en række driftsopgaver, som vedrører drift af faste ejendomme (offentlige toiletter, kiosker m.v.), fritidsområder, skove, sandflugt, naturpleje, vedligeholdelse af vandløb og skadedyrsbekæmpelse. Alle driftsopgaver er under politikområde 9 og budgettet herfor. Budget 2014 for politikområde 9: Økonomiske nøgletal i kr. Faste ejendomme kr. 741 Fritidsområder kr Naturforvaltningsprojekter kr Skove kr. 153 Sandflugt kr. 335 Vedligeholdelse af vandløb kr Bidrag for vedligeholdelsesarbejder kr. 663 Miljøbeskyttelse fælles formål kr. 56 Øvrig planlægning og undersøgelser, tilsyn kr. 73 Skadedyrsbekæmpelse kr. -46 Samlet budget kr

28 Kvalitetsstyring I forbindelse med indførelse af kvalitetsstyring er der i afsnittet under Teknik- og Miljøforvaltningen opstillet en kvalitetspolitik, som udmøntes i nogle konkrete kvalitetsmål for de dele af Plan- og Miljøafdelingen, som er omfattet af systemet. Plan- og Miljøafdelingens kvalitetsmål fremgår af nedenstående, og er anført med (K) for at markere, at de er knyttet til kvalitetsstyringssystemet. Kvalitetsmål At gennemføre brugertilfredshedsundersøgelse blandt landbrugsorganisationer og rådgivere om samarbejdet med Jammerbugt Kommune (K) Afholdelse af temamøder (om f.eks. anerkendelse, kompetenceudvikling, fælles opgaveløsning, nedbryde faggrænser og bedre holdspiller) (K) Afholde minimum 4 faglige fredage (K) At udsende skriftlige kvitteringer på ansøgninger indenfor 14 dage (K) At grupperne som arbejder med helheder i sagsbehandlingen og projektledelse evaluerer implementeringen af arbejdet (K) At sagsbehandlere deltager i alle relevante erfagrupper (K) At afholde årlige medarbejderudviklingssamtaler. MUS indgår som grundlag for udarbejdelse af virksomhedsplan (K) At gennemføre kursus for sagsbehandlere i Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven og i håndhævelse og tilsyn efter Miljøbeskyttelsesloven, Planloven, Naturbeskyttelsesloven, geloven m.v. (K) At afholde månedlige møder i teams med teamleder. Plan- og Miljøchef deltager hver anden gang for at udveksle information og faglig sparring. På dagsordenen vil der bl.a. være følgende punkter: Evaluere mødekultur Fælles opgaveløsning Nedbryde faggrænser Kvalitetsstyring min. 2 gange årligt MED min. 4 gange årligt (K) Løbende og mindst én gang om året gøre status over, om de rette kompetencer er til stede, og om de er til stede i tilstrækkeligt omfang (K) Rutinemæssig gennemgang og opdatering af sagsprocedurerne incl. bilag (brevskabeloner, checklister m.v.), så der i 2014 opdateres min. 25 % af procedurerne (K) 28