Referat bestyrelsesmøde torsdag den 29.oktober 2015 kl. 17:00 19:00 i Kottesgade. Dagsorden

Transkript

1 Bestyrelsen ved HF & VUC FYN 6. november 2015 Referat bestyrelsesmøde torsdag den 29.oktober 2015 kl. 17:00 19:00 i Kottesgade Fra bestyrelsen deltog: Kristian Grønbæk Andersen (formand), Steen Møller (næstformand) (deltog i pkt. 1, 2, 3, delvist 4, 5, 6), Anne Jensen, Jens Mejer Pedersen, Mads Rokkjær Hammer, Bente Kofod Nørgård- Svendsen, Harald Tokerød, Steffen Svendsen Fra bestyrelsen deltog ikke: Lisbeth Bille Fra direktionen deltog: Rektor Stig Holmelund Jarbøl, Økonomi- og administrationschef Vera Buus Nielsen, sekretær/referent Mia Michelsen. 1. Godkendelse og underskrift af referater 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden Beslutning Bestyrelsen godkender dagsordenen. Pkt. 5 og 6 behandles før pkt. 3, 4 og Regnskabsprognose Sagsfremstilling Fokuspunkter Regnskabsprognose 3.kvartal 2015 Der er i prognosen forudsat et samlet årskursisttal på Ændringerne i forhold til det budgetlagte inden for de enkelte uddannelsesområder fremgår af nedenstående. 1

2 Prognose Indtægts- Uddannelsesområde Budget2015 oktober 2015 Ændring ændring Ordblindeundervisning fvu avu hf-enkeltfag årig hf årig hf Gymnasiale suppleringskurser Indtægtsdækket virksomhed Samlet Prognosen for 2015 er baseret på endelige årskursistopgørelser for kvartal 2015, samt en prognose for 4. kvartal 2015, der er baseret på fordelingen af årskursister mellem 3. og 4. kvartal i De reelt optalte årskursister udgør 95 % af det samlede forventede årskursisttal. Dispositionsbegrænsning på 1 % af den samlede omsætning, svarende til ca. 4 mio. kr. er beskrevet i skrivelse fra undervisningsministeriet af 11. maj Begrænsning er begrundet i en observeret lavere lønudvikling på det private arbejdsmarked og lavere prisudvikling end forudsat i forbindelse med Finanslov Således rulles den samlede pris- og lønfremskrivning tilbage. Som anført nedenfor har HF & VUC FYN konkret vurderet i hvor høj grad denne udvikling gør sig gældende for institutionens gennemsnitslønninger. Institutionen har endvidere fasthold en generel prisudvikling på 1,0 %. I forbindelse med regnskabsprognosen er følgende emner behandlet: Gennemsnitslønnen for personalet er analyseret og forventes at være 0,5 pct. under det det budgetlagte niveau. Den mindre udgift fremgår af den følgende oversigt. Analyse af arbejdstimeforbruget i forhold til de udmeldte rammer. Der vurderes ud fra foreløbige arbejdstimeopgørelser at være uforbrugte arbejdstimer i forhold til det budgetlagte på timer. Alle større udgiftsområder er gennemgået for eventuelle betydelige afvigelser, herunder større forsikringshændelser. Bemærk at hvis der ses bort fra de 15,5 mio. kr. (andre overenskomsttagere), der er udgiftsneutrale, så er det mindre afvigelser i forhold til budgettet. Nedenfor vises afvigelser fra det budgetlagte på indtægtssiden og udgiftssiden. Indtægtsændringer (+er merindtægter) Dispositionsbegrænsning fra UVM, a) Ændret årskursisttal, b) Eksterne overenskomsttagere (OBU og FVU) (tilsvarende udgifter), c) Øvrige indtægter d) - 4,0 mio. kr. 2,2 mio. kr. -15,5 mio. kr. 0,2 mio. kr. 2

3 Samlede indtægtsændringer -17,1 mio. kr. Udgiftsændringer (+ er merudgifter) Ændret årskursisttal, merudgifter, b) Uforbrugte arbejdstimer (internt taksameter) e) Gennemsnitsløn, mindreudgifter på 0,5 % af lønsum, f) Timebanker og feriepengeforpligtelse, g) Eksterne overenskomsttagere (OBU og FVU) (tilsvarende indtægter), c) Øvrige udgifter ved undervisningens gennemførelse, h) Vedligeholdelse og serviceaftaler, i) Renteudgifter ifm. lånoptagelse, j) Samlede udgiftsændringer 1,7 mio. kr. -2,1 mio. kr. -1,5 mio. kr. -2,4 mio. kr. -15,5 mio. kr. 2,1 mio. kr. -0,8 mio. kr. 0,6 mio. Kr. -17,9 mio. Kr. Nettoresultatet forventes således at blive 0,8 mio. kr. højere end oprindeligt budgetlagt på 11,7 mio. kr., dvs. nettoresultatet forventes at blive 12,5 mio. kr. Noter: a) Dispositionsbegrænsning på 1,0 % af omsætningen, på baggrund af Undervisningsministeriets foreløbige skrivelse dateret 11. maj b) Stigning og ændring i sammensætning af årskursisttallet jf. førnævnte oversigt. c) Budgetneutral fejlagtig dobbeltbudgettering (brutto). Der er tale om uddannelsesinstitutioner uden for undervisningsministeriets finansieringsområde. Eksempelvis AOF-afdelinger og Center for Specialundervisning for Voksne (CSV) institutioner. d) Bl.a. bogerstatning, der ikke indgår i ordinært budget, men vurderes årligt. e) Uforbrugte arbejdstimer ift. udmeldte rammer (2,1 mio. kr.) jf. ovenstående. f) Gennemsnitslønnen vurderes på baggrund lønanalyser for de første 10 måneder af året, at blive 0,5 % under det budgetlagte eller med andre ord 0,5 % over undervisningsministeriets forventning. Ændringen er begrundet i ændret alderssammensætning. 3

4 g) Reduktion i timebanker (skyldige timer): -2,5 mio. kr. Feriepengeforpligtigelse: prognose på baggrund af den samlede forventede lønudgift i ,1 mio. kr. h) Udgifter til områder, der vurderes årligt, herunder morgenmadsprojekt (0,6 mio. kr.), kantinetilskud (0,25 mio. kr.) samt talentskole (0,25 mio. kr.). i) Der er samlet set afsat 12,5 mio. kr. til ydre og indre vedligeholdelse, bygningsadministration samt serviceaftaler. Der forventes på bagrund af den flerårige vedligeholdelsesplan samt indgåede serviceaftaler et mindreforbrug på 0,8 mio. kr. j) Lånoptagelse på 40 mio. kr. i sidste halvdel af (5 mdr. effektiv rente 3,75%) Bilag 1 (side 7) Regnskabsprognose pba. de 3 første kvartaler 2015; (Noter til regnskabsprognose pba. 2. kvartal 2015) Indstilling Orientering om regnskabsprognose 2015 bliver taget til efterretning. Beslutning Bestyrelsen godkender indstillingen. Bestyrelsen ønsker på et bestyrelsesmøde drøftelse af eventuel justering af Investerings- og finansieringspolitikken i forbindelse med låntagning. 4. Orientering om og første drøftelse af budget Sagsfremstilling Med udmeldebreve af 29. september 2015 blev alle uddannelsesinstitutioner orienteret om et effektivisereringskrav på 2 pct. i 2016, knap 4 pct. i 2017 stigende til knap 8 pct. i Samtidig blev den hidtidige omstillingsreserve afskaffet på stort set tilsvarende beløb. I pressemeddelelse af 2. oktober 2015 meddeles, at der er indgået et forlig, hvor der er fundet dækning af den udestående finansiering af erhvervsuddannelsesreformen inkl. en forhøjelse af tilskuddet til hhx. Den manglende finansiering er på 426. mio. kr. i 2017 faldende til 358 mio. kr. i I forslaget til finansloven regnes der med 440 mio. kr., hvoraf VUC erne skal bidrage med halvdelen. På landsplan vedrører besparelserne på VUC området: - Fjernundervisning, hvor tilskud til bygninger fjernes helt, og tilskud til undervisning m.m. reduceres. Træder i kraft fra regnskabsår (138 mio. kr.) - Ordblindeundervisning, hvor tilskuddet reduceres. Fra (62 mio. kr.) - Tilpasning af taksametertilskud. Fra 2017 (16 mio. kr.) 4

5 I skrivende stund er der ikke kommet flere udmeldebreve eller noget foreløbigt takstkatalog, så skemaet nedenfor, der viser konsekvenser for HF & VUC FYN, er foreløbige tal, baseret på pressemeddelelsen. Samlet Årskursister (2014 regnskab) Besparelse Indfasning Besparelse VUC-sektoren HF & VUC FYN HF & VUC FYN mio. kr. mio. kr. mio. kr. mio. kr. mio. kr. mio. kr. mio. kr. Særskilte takster på Fjernundervisning 138, ,7 23,7 23,7 23,7 23,7 23,7 Ordblindeundervisning for voksne 62, ,2-8,2 8,2 8,2 8,2 Tilpasning af taxametertilskud (hf-2)***) 16, ,6-1,6 1,6 1,6 1,6 216,0 33,5 23,7 33,5 33,5 33,5 33,5 Budget resultat i overslagsår (2019 er anslået pba. videreførsel af 2% reduktion) 7,7 1,3-5,6-12,6?? Tilpasningsbehov ift. budget 2016 og overslagsår 16,0 32,2 39,1 46,1?? Samlede besparelser inkl % besparelsesstige (indarbejdet i budget 2015 og overslagsår) 31,7 49,5 57,5 65,5?? *) Finansiering af "Aftale om bedre og mere attraktive erhvervsuddannelser" **) FjernUV: Årskursistallet er 85 % af det samlede tal på Ordblindeundervisning og hf2/hf3: årskursisttal for VUC -området ***) Justeret for 3-årig hf En tilpasning af den størrelsesorden og en udmelding på så sent et tidspunkt, vel vidende at 80 % af udgifterne er lønninger, medfører, at organisationens tilpasninger kan være yderst vanskelige allerede fra Når det foreløbige takstkatalog udmeldes, vil et foreløbigt udkast til budget 2016 og overslagsår kunne præsenteres, men 2016 forventes ikke at kunne gå i nul. Som følge af de nye økonomiske realiteter er der behov for, at bestyrelsen drøfter HF & VUC FYNs geografiske dækning. Skolen har i dag afdelinger i Odense, Middelfart, Glamsbjerg, Faaborg, Svendborg, Rudkøbing, Marstal, Nyborg og Søndersø. Der skal der foretages en afvejning af ønsket om at dække hele Fyn via geografiske afdelinger med en overvejelse af de økonomiske konsekvenser. På bestyrelsesmødet vil de tiltag, der er gjort siden udmelding, blive præsenteret. Herudover vil der blive lagt op til en drøftelse af tilpasningshorisont samt fastholdelse af bygningsprojekter. Bilag 2 (side 11) Pressemeddelelse med aftaletekst og bilag 1 til Aftaletekst. Bilag 3 - Oversigt over ejede, lejede og leasede ejendomme med opsigelsesvarsler omdeles på mødet. Indstilling Den økonomiske situation bliver drøftet. Bygningsprojektet ved Kottesgade fortsættes, da det vurderes udgiftsneutralt på sigt og en forudsætning for at tilbyde undervisning, der lever op til nutidige krav. De længerevarende lejemål opsiges, så skolen opnår handlefrihed i forhold til at kunne lukke 5

6 afdelinger, genforhandle lejeaftaler eller finde alternative lejemål. Bestyrelsen drøfter på mødet i december den fremtidige geografiske dækning. Beslutning Bestyrelsen godkender indstillingen. 5. Evaluering af strategiske indsatsområder Sagsfremstilling Strategien blev vedtaget på bestyrelsesmødet den 27. marts 2012 og er senest justeret på bestyrelsesmødet den 25. marts. Med denne evaluering anses Strategi for afsluttet. Strategien er opdelt i tre hovedområder Kommunikationsstrategi Gennemførelsesstrategi Pædagogisk it-strategi I den vedlagte evaluering på strategien er det seneste kursusårs resultater tilføjet således, at der kan følges en udvikling fra Bilag 5 (side 26) Strategiske indsatsområder med bilag (Opfølgning) Indstilling Evalueringen af strategien for den samlede periode bliver drøftet. Beslutning Bestyrelsen godkender indstillingen. 6. Evaluering af resultatlønskontrakt Sagsfremstilling Bestyrelsen er jf. brev af 27. juni 2013 fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling bemyndiget til at indgå resultatlønskontrakt med institutionens øverste leder. De primære formål med kontrakten med øverste leder er at: være et styringsredskab for bestyrelsen understøtte dialogen mellem bestyrelse og ledelse om formulering af væsentlige kort- og langsigtede mål skabe synlighed og gennemskuelighed omkring institutionens mål og resultater over for medarbejdere, kurister og omverdenen være løftestang for lederen i forhold til prioritering af kontraktens mål i organisationen. Fastlæggelsen af indholdet i resultatlønskontrakten for perioden 2014/15 skete på bestyrelsen møde 24. juni I perioden har der været et skifte i øverste leder. Forstander Lisbeth Simonsen dækker perioden fra 6

7 1.august november 2014, mens rektor Stig Holmelund Jarbøl dækker perioden fra 1. januar og frem. Bilag 4 (side 19) Resultatlønskontrakt inkl. målopfyldelse for Indstilling Beslutning om udbetalingsgrad. Bestyrelsens beslutning Bestyrelsen vedtager at udbetale 95 % af max-beløbet i basisrammen og 90 % i ekstrarammen. Bestyrelsen bemyndiger formanden til at konkretisere målopfyldelsen for de enkelte underpunkter på baggrund af bemærkningerne på mødet. Målopfyldelsen fremgår nedenfor. Opfølgning på resultatlønskontrakt 1. august 2014 til 31. juli 2015 (Lisbeth Simonsen for perioden 1. august til 30. november2014 og Stig Holmelund Jarbøl for perioden 1. januar til 31. juli 2015) Basisrammen (maksimum kr.) 1 Kommunikation 1.1 Intern kommunikation Der har været en god målopfyldelse, om end med aftagende stigningstakt. Som en helt naturlig udvikling er der nu også en facebookside. Niveau og udvikling for Facebook er svær at vurdere. Sammenlagt skønnes en 95 procent målopfyldelse. 1.2 Åben kommunikation om OK 13 for både avu, OBU, FVU og HF Kravet går alene på formelle informationskrav, herunder samtaler og behandling i MIO. De formelle krav er opfyldt, hvorfor der skønnes en målopfyldelse på 95 procent 1.2a Gennemførelse af MTU 2015 Igen gælder at der alene er stillet krav om at igangsætte en handlingsplan. Der måles ikke på effekten. Derfor en gennemførelsesprocent på 95 procent. 1.3 Ekstern kommunikation I de første år var der et klart stigende antal besøg på HF &VUC s hjemmesiden. Fra 2014 til 2015 har stigningstakten været svagt faldende. Til gengæld har Facebook og blog været i vækst. Sammenlagt en gennemførelsesprocent på Gennemførelsesstrategi 2.1 Gennemførelse med prøve/eksamen Gennemførelse med prøve/eksamen er steget, mest markant for fjernundervisning. Gennemførelse på 2 årig hf og søfart er faldet marginalt. 7

8 Ud fra en gennemsnitsbetragtning er der fuld målopfyldelse og dermed 100 procent målopfyldelse. 2.2 Overgang fra HF til videregående uddannelse Der var målsat en stigning på 10 procent i overgangen til en videregående uddannelse. Den realiserede stigning fra 2013 til 2014 har været på ca. 20 procent. Derfor 100 procent målopfyldelse. 2.3 Overgang fra AVU til EUD Det har endnu ikke været muligt at fremskaffe valide tal for denne del. Der er ikke sat en gennemførelsesprocent på dette punkt. 3 Pædagogisk IT-strategi Målet var at mindst 25 procent af lærerstaben har deltaget i fjernundervisningen. Faktisk har ca. 60 procent deltaget i fjernundervisningen. Målopfyldelse sættes derfor til 100. Sammenlagt udbetales basisrammen derfor med 95 procent af maksimum, som er på kr. Ekstraramme (max kr.) 1 Omlægning af undervisningen med fokus på læringsudbytte, gennemførelse og prøve/eksamen Kriteriet var at gennemførelsesprocenten skulle være mindst 1 procentpoint højere end målet iflg. Basisrammen. Den faktiske gennemførelse er steget meget mere på fjernundervisning og noget mere på hf enkeltfag, mens den har været svagt fladende på 2 årig HF og på søfart. Ud fra en gennemsnits betragtning er gennemførelsesprocenten steget mere. Derfor er gennemførelsen for dette kriterium sat til 95 procent. 2 Fortsat udrulning af ny overenskomst for hf-lærere og igangsætning af samme for avu/obu/fvu lærere Målet var at lærer/kursist har planlagte aktiviteter på gennemsnitlig t 50 procent af lærer arbejdstiden. Bortset fra campus Odense er dette mål stort set realiseret. Derfor sættes gennemførelsen til 95 procent. 3 Igangsætning af en bottom up-proces i hele organisationen, som skal føre frem til præsentation af forslag til den næste 3 årige udviklingsstrategi for HF&VUC FYN. Der har været arbejdet med denne strategi i de fire afdelinger. De har alle haft en god proces, som har engageret en meget stor del af medarbejderstaben. Ti l gengæld er det ikke én samlet strategi, men fire forskellige varianter. Gennemførelsen er derfor sat til 90 procent. Ud fra en samlet betragtning udbetales ekstrarammen med 90 procent af maksimum, som er kr. 8

9 7. Orientering a) Status på byggeprojektet i Kottesgade. Bygningschef Jesper Damgaard Madsen orienterer om udbudsformen totalrådgivning med fagentrepriser. b) Rigsrevisionen har anmeldt deres besøg. Fokusområdet er bl.a. tjenesterejser. c) Datoer for bestyrelsesmøder 2016: 21. januar marts juni oktober - hele dagen (bestyrelsesmøde + seminar) 5. december Eventuelt Venlig hilsen Kristian Grønbæk Andersen / Stig Holmelund Jarbøl Godkendt og underskrevet, Odense den 1. december 2015 Formand Kristian Grønbæk Andersen Næstformand Steen Møller Anne Jensen Harald Tokerød Jens Mejer Pedersen Martin Rasmussen Lisbeth Bille Steffen Svendsen Bente Kofod Nørgård-Sørensen Mikkel B. Johansen 9

10 Morten Bondo Mads Rokkjær Hammer Rektor Stig Holmelund Jarbøl 10

11 Bilag 3 Bygningslejemål Beregninger ved samlet opsigelse ultimo oktober 2015 Beliggenhed Bruttoareal Udlejer Årlig ydelse Uopsigelighed Samlet (m2) (kr.) forpligtelse (kr.) Lokaler på Faaborg Gymnasium Faaborg Gymnasium års varsel Sundagervej 42, 5600 Faaborg dvs. tidligst Lokaler på Nordfyns Gymnasium Nordfyns Gymnasium års varsel Højagervej 25, 5471 Søndersø dvs. tidligst Lokaler 422 Groth & Lyngdal mdr. varsel Bycentret 202, st. og 1. sal Ejendoms Invest III Aps ophør tidligst 1/ Munkebo Bygning *) 910 Undervisningsministeriet mdr. varsel Havnepladsen 5 opsagt pr. 30/ Rudkøbing Lokaler 470 Ungdomshuset mdr. varsel, men Londongade 1 Korsløkke til afslutning af kursusår 5000 Odense C Ungdomsskole Lokaler Olav de Linde ½ års varsel, dog tidligst Buchwaldsgade 35, sal Søren Frichs Vej 38A udløb 1/ hhv Åbyhøj '1/ Odense C Bygning i Glamsbjerg *) Undervisningsministeriet Indtil 1/ Nørregade 42 Købsoptioner: 5620 Glamsbjerg 1/7-2017: kr. Lokaler 200 Milling Finans A/S mdr. varsel Vestergade 44 Strandvej 54A ophør tidligst 31/ Svendborg 5700 Svendborg Bygning K/S Odense mdr. varsel Rugårdsvej 9 og 13A v/difko 5000 Odense C Sønderlandsgade Holstebro Lokaler 227 Centrovice mdr. varsel Lombjergevej 1 Dambovej Ringe 5492 Glamsbjerg Samlet Årlig besparelse *) Beløb er opgjort efter modregning af tilskud fra UVM vedr. dyr husleje. 11