Udbudsbetingelser for udbud af kontrakt om drift af National Focalpoint for European Urban Knowledge Network (EUKN) om bypolitik

Transkript

1 Udbudsbetingelser for udbud af kontrakt om drift af National Focalpoint for European Urban Knowledge Network (EUKN) om bypolitik 1

2 Indholdsfortegnelse 1. UDBUDSBETINGELSER Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktperson Udbuddets omfang Baggrund og formål Delaftaler Optioner Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person og underleverandører Betingelser for at deltage Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsvurdering Alternative tilbud Tildelingskriterier Delkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist mv Tilbuddets indhold, udformning mv Sprog Priser og leverandørforhold

3 Aftalegrundlag Stand still periode Annullation Omkostninger ved deltagelse Forbehold Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Spørgsmål og rettelser Forhandlingsforbud Pligtmæssige oplysninger Tidsplan BESKRIVELSE AF OPGAVEN Baggrund Den nuværende situation i forhold til det danske National Focalpoint Det Nationale Focalpoints opgaver Tilbuddet skal indeholde Kontraktperiode Pris Yderligere materiale om National Focalpoint BILAG

4 1. UDBUDSBETINGELSER 1.1. Indledning Dette udbudsmateriale uddyber udbudsbekendtgørelse i EF-tidende den interne reference nummer Brugere kan søge i under anvendelse af forskellige detaljer (CPV-koder, meddelelsestitel, navn på den ordregivende myndighed...). Bemærk, at man ikke kan søge med den interne reference nummer. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31.marts Det samlede udbudsmateriale udover udbudsbekendtgørelsen består af: Nærværende udbudsbetingelser Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige og om beskyttelse på arbejdspladsen mv. Udkast til kontrakt Memo: Operation Level Agreement NFP Inspiration Guide 2010 Liste over de nuværende emneredaktører Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt på Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations hjemmeside: Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration. Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, spørgsmål mv. skal rettes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade København K Att.: Asger Munk amu@inm.dk 4

5 Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter drift og vedligeholdelse af indholdet på hjemmeside for European Urban Knowledge Network (EUKN). Opgaven skal gennemføres indenfor de fastsatte økonomiske rammer på maksimalt 1,4 mio.kr. Tilbud med en pris på over 1,4 mio.kr. vil blive afvist som ukonditionsmæssigt Baggrund og formål Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af opgavebeskrivelsen, jf. nedenfor Delaftaler Kontrakten er ikke opdelt i delkontrakter. Der skal afgives tilbud på den samlede opgave Optioner Der er ingen optioner Kontraktperioden Kontraktperioden er fra til Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt EU-udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. Udvælgelseskriterier er opstillet i form af en række mindste krav. Tilbudsgivere, som ikke opfylder mindstekrav, vil ikke komme i betragtning i tildelingsfasen. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterier Udvælgelseskriterier Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et 5

6 konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Hvis en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Tro og love-erklæring vedrørende gæld til det offentlige Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattester fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og love-erklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. Gives nævnte oplysninger i form af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, skal denne være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Erklæring om arbejdspladsen m.v. Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring om, at tilbudsgiveren ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelserne skal præsteres. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovennævnte dokumenter vedlægges for hver enkelt deltager i konsortiet. Tilbuddet skal indeholde de erklæringer, der er angivet ovenfor. Det er vigtigt, at erklæringerne vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke indeholder de udbedte erklæringer, vil ikke blive taget i betragtning. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive de i nærværende punkt omtalte erklæringer. Tilbudsgiveren har sammen med det øvrige udbudsmateriale modtaget en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af de nævnte erklæringer. Ordregiver kan efterfølgende kræve at den tilbudsgiver, man ønsker at indgå aftale med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som yderligere dokumentation inden kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. 6

7 Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal kunne godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen. Tilbudsgiver skal i den forbindelse fremlægge følgende dokumentation: - Tilbudsgiverens balance eller uddrag heraf for det senest tilgængelige regnskabsår, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal oplysninger gives for hver enkelt ansøger. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på 15 procent i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til de samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomhedens og de andre enheders samlede egenkapital i forhold til de samlede aktiver. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed Tilbudsgiver skal kunne godtgøre sin tekniske og faglige formåen ved at fremsende: - En beskrivelse af tilbudsgiverens organisation med oplysninger om antal beskæftigede medarbejdere fordelt på relevante faggrupper. Det ønskes i den forbindelse oplyst, hvor mange medarbejdere der beskæftiger sig med dansk og international bypolitik, og hvor mange medarbejdere der beskæftiger sig med marketing, kommunikation, informations- og formidlingsaktiviteter. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for hver enkelt deltager i konsortiet. Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver som minimum har fem ansatte medarbejdere, hvoraf mindst to beskæftiger sig med dansk og international bypolitik, og mindst to beskæftiger sig med marketing, kommunikation, informations- og formidlingsaktiviteter. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes antallet af medarbejdere som virksomhedens og de andre enheders samlede antal medarbejdere. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) beregnes antallet af medarbejdere som virksomhedernes samlede antal medarbejdere Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at give alternative tilbud. 7

8 Tildelingskriterier Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomiske mest fordelagtige tilbud Delkriterier Vurderingen af de økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: 1. Procesforløb og kvalitet (40 pct.) bedømt på grundlag af tilbudsgiverens beskrivelse af fremgangsmåde for udarbejdelse af opslag, markedsføring, informations- og formidlingsaktiviteter og samarbejde med ordregiveren og det centrale sekretariat i Den Haag, herunder løsningens egnethed til, at informationerne når den primære målgruppe og andre (sekundære) brugere, løsningernes egnethed til i øvrigt at opnå formålet med National Focalpoint, kvalitetssikringen af produkter og gennemførlighed. 2. Pris (30 pct.) bedømt på grundlag af tilbudsgiverens samlede pris for opgaven samt timepris for forskellige konsulentydelser, som indgår løsningsforslaget. 3. Bemanding (30 pct.) bedømt på grundlag af tilbudsgiverens beskrivelse af de tilbudte medarbejders kvalifikationer, viden og erfaring på områderne dansk og international bypolitik, marketing, formidling og kommunikation, herunder kommunikation via hjemmesider, samt redegørelse for den konkrete nyttiggørelse af projektleders og allokerede medarbejderes erfaringer i forhold til kontraktens opfyldelse. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af ovenstående delkriterier. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt Tilbudsfrist mv. Tilbuddet skal være den ordregivende myndighed i hænde senest mandag den 4. juli 2011, kl Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade København K Att.: Asger Munk 8

9 Tilbuddet mærkes: Tilbud EUKN National Focalpoint og med tydelig angivelse Udbud - Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet Tilbuddets indhold, udformning mv. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsmaterialet. Tilbuddet ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer, hvoraf et originalt underskrevet eksempel med 2 kopier samt en elektronisk udgave (cd-rom eller USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke fremsendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Hvis der er uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, gælder det originale underskrevne eksempel Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms, jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser Stand still periode Når ordregiver har identificeret det vindende tilbud, sendes der hurtigst muligt en underretning med begrundelse for valget til alle tilbudsgivere. I henhold til Bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 underskriver ordregiver først kontrakten med den valgte tilbudsgiver 10 dage efter, at underretningen elektronisk er afsendt til samtlige tilbudsgivere Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 9

10 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål, jf. nedenfor Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Nærværende udbudsbetingelser og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Spørgsmål og rettelser Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonen, jf. ovenfor. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på: Spørgsmål, der modtages senest den 20. juni 2011 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud vil ikke blive besvaret. Eventuelle rettelsesblade til udbudsbetingelserne vil ligeledes blive offentliggjort på: 10

11 Det er tilbudsgivers ansvar, at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, idet ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig indenfor de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiver bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende Pligtmæssige oplysninger Tilbudsgiver skal angive, at tilbudsgiver ved udarbejdelse af sit tilbud har taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Skatter og afgifter Navn Adresse Tlf. nr. Skat Østbanegade 123, DK-2100 København Ø (landsdækkende kundecenter) Fax nr. Internetadresse skat@skat.dk 11

12 Miljøbeskyttelse Navn Adresse Miljøstyrelsen Strandgade 29, DK-1401 København K Tlf. nr Fax nr Internetadresse mst@mst.dk Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Navn Adresse Arbejdstilsynet Landskronagade 33, DK-2100 København K Tlf. nr Fax nr Internetadresse at@at.dk Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: Afsendelse af udbudsbekendtgørelse Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgsmål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret kl Sidste frist for afgivelse af tilbud 12

13 Forventet underretning om valg af leverandører Stand still periode - 10 dage Forventet underskrivelse af kontrakten Forventet kontraktens ikrafttræden 2. BESKRIVELSE AF OPGAVEN 2.1. Baggrund EUKN, der står for European Urban Knowledge Network, blev dannet efter beslutning på det uformelle ministermøde om bypolitik i Rotterdam i Formålet med netværket er at skabe bedre byer gennem et forbedret beslutningsgrundlag for bypolitikken. Tanken er, at de enkelte lande skal lære af hinanden. Sagt på kort form: der er ingen grund til at opfinde hjulet flere gange. Formålet med EUKN er at stille relevant og operationel viden til rådighed for beslutningstagere på statsligt, regionalt, kommunalt eller lokalt niveau. Dette er den primære målgruppe. Andre målgrupper udgøres af forskere, studerende, og medarbejdere på de forskellige bypolitiske institutter, samt generelt personer interesseret i bypolitiske problemstillinger. Arbejdet skal orientere sig imod at opfylde slutbrugernes behov. Derfor skal den relevante viden også fremlægges i en form, der gør den nem at anvende. Kernen i vidensdelingen er et- sides opslag, som kan ses på EUKN s hjemmeside. Sigtet med opslaget er, at beslutningstagerne har de nødvendige informationer til hurtigt at kunne danne sig et overblik over relevansen. Man kan herefter finde yderligere skriftlige oplysninger eller henvende sig til den kontaktperson, der er anført i opslaget, hvis man vil vide mere. De enkelte opslag kan behandle et regeringsprogram eller politik, en god praksis eller et forskningsresultat. EUKN har en database med mere end 5000 opslag. EUKN bestræber sig også på at have en arrangementsliste, så at alle relevante internationale konferencer mv. på bypolitikkens område findes på hjemmesiden. Man gør også løbende brug af nyhedsbreve. I formidlingen af bypolitiske problemstillinger spiller interviews en vigtig rolle. Hjemmesiden har omkring månedlige besøgende. Hjemmesiden findes på Bypolitik vedrører et stort antal emner. EUKN har på europæisk plan besluttet i første omgang at behandle følgende 7 emner: Economy, Knowledge & Employment Urban Environment & Sustainability Social inclusion & Integration Security & Crime Prevention Skills &Capacity Building Transport & Infrastructure Housing Vidensnetværket, der er oprettet på hollandsk initiativ har hovedsæde i Den Haag. Netværket er organiseret med Holland som forvaltningsmyndighed ( Managing Authority). EUKN er en mellem- statslig organisation, som består af lande.( Antal lande kan ikke angives helt præcist, da de enkelte lande i øjeblikket fornyr deres medlemskab.) Ud over Danmark består netværket bl.a. af Frankrig, Tyskland, Holland, Spanien, Belgien, Tjekkiet, Luxembourg og Rumænien. Netværket ledes af en styregruppe med en repræsentant for 13

14 hvert af de lande, der deltager i netværket. EUKN har ud over de nationale repræsentanter, som kommer fra det relevante ministerium i det pågældende land, oprettet nationale sekretariater, som benævnes National Focalpoints, der skal udføre opgaverne i praksis. National Focalpoints står for at indsamle opslag til hjemmesiden, dvs. sørge for e-biblioteket, som udover opslagene består af uddybende dokumenter i tilknytning til opslagene. De skal desuden stå for et bypolitisk netværk, som kan føde e-biblioteket. I Danmark består netværket bl.a. i en række emneredaktører, der dækker de ovenstående emner. En liste over de nuværende emneredaktører er vedhæftet. De nationale Focalpoints holder også løbende kontakt til det centrale sekretariat i Den Haag. Sekretariatet er fysisk lokaliseret på et bypolitisk institut ved navn Nicis. I Danmark er Integrationsministeriet ansvarlig for EUKN, mens Statens Byggeforskningsinstitut hidtil har været National Focalpoint for EUKN. EUKN er i øjeblikket ved at få nye vedtægter Den nuværende situation i forhold til det danske National Focalpoint I Danmark har rollen som National Focalpoint indtil nu, som nævnt, været placeret på Statens Byggeforskninginstitut, som hører under Aalborg Universitet. Det danske Focal Point har opbygget egen dansk hjemmeside, som har i alt knap 300 opslag, samt en engelsksproget med godt 200 opslag, hvoraf stort set alle også findes på dansk. Hjemmesiden har ca besøgende om måneden. Den danske hjemmeside overgår i øjeblikket til det fælleseuropæiske websystem. Det er i udbuddet forudsat, at problemer i den forbindelse fuldt ud er løst i god tid forud for den nye kontrakts indgåelse og dermed ikke vil få betydning for de opgaver, som tilbudsgiver skal løse. (Den hjemmeside, der skal arbejdes med efter udbuddet, kan ses på og på De nederste felter vil blive udfyldt med nyheder af den nye udbyder) Det Nationale Focalpoints opgaver Generelt skal det Nationale Focalpoint arbejde for, at blive en af de centrale aktører, når det drejer sig om formidling af bypolitik fra andre lande til danske beslutningstagere, og hvad angår leverancer af danske bypolitiske resultater til beslutningstagere i andre lande. Dette sker primært gennem driften af en dansk - og en engelsksproget hjemmeside. Mere specifikt: 1. Drift og vedligeholdelse af det bypolitiske e-biblioteket gennem Tilgang af 60 nye opslag årligt. Heraf skal de 20 være af almen europæisk interesse og af en sådan kvalitet, at de kan optages på EUKNs fælles hjemmeside. Det betyder, at 40 af de 60 opslag ikke behøver at opfylde kravene til at blive optaget på den europæiske hjemmeside. Opslagene bliver til gennem kontakt til emneredaktører og gennem afsøgning af området på anden vis. Informationen skal sammenfattes i en skabelon ( template ), ligesom det skal sikres, at oplysningerne er relevante og valide. Der skal ske oversættelse til engelsk. Opslag og tilknyttede filer skal uploades og forsynes med billeder. Der skal ske en gruppering med nøgleord og temaer. Sørge for løbende at ajourføre det eksisterende e-bibliotek, herunder kassere uaktuelle opslag. Der skal årligt ajourføres minimum 1/3 af de samlede opslag. 2. Løbende samarbejde med Integrationsministeriet og EUKN centralt Sikre en tæt kontakt til Integrationsministeriets repræsentant i styregruppen bl.a. gennem regelmæssige møder. Der skal årligt udarbejdes og implementeres en arbejdsplan med klare operationelle mål for arbejdet. Heri skal også indgå en plan for markedsføring af hjemmesiden. Planen godkendes af ministeriet og der rapporteres løbende til ministeriet om status for implementering f.eks. 4 gange årligt. 14

15 Det danske Focal Point skal være i løbende tæt kontakt med det centrale sekretariat i Den Haag bl.a. gennem deltagelse i Conference Calls, som p.t. finder sted hver 14. dag, samt årligt deltage i en National Focalpoint Day (Det centrale EUKN refunderer rejse og hoteludgifter for en person i forbindelse med National Focalpoint Day) 3. Sørge for marketing, informations- og formidlingsaktiviteter Sørge for at vedligeholde og udvikle netværket af personer tilknyttet hjemmesiden (Der er nedenfor vedhæftet oversigt over de nuværende emneredaktører) Organisere relevante events i form af konferencer, seminarer, workshops m.v. Udgive som minimum seks nationale nyhedsbreve årligt evt. opdelt på generelle og specifikke målgrupper Levere månedens praksis en gang årligt (se internationale hjemmeside Sikre at den danske arrangementsliste over bypolitiske begivenheder (konferencer, møder m.v.) i Danmark er bredt dækkende, aktuel og relevant 4. Andre aktiviteter i henhold til den kontrakt, der indgås med Integrationsministeriet eller som i øvrigt aftales 2.4 Tilbuddet skal indeholde Løsningsmodel skal som minimum indeholde: Beskrivelse af en samlet opgaveløsning eventuelt i form af en oversigtlig arbejdsplan for perioden med angivelse af organisering af arbejdet og tidsplan Beskrivelse af proceduren vedrørende udarbejdelse af nye opslag og vedligeholdelse af hjemmesiden, herunder kvalitetssikring En markedsføringsplan bl.a. i relation til at nå slutbrugerne og specielt den primære målgruppe: beslutningstagere, herunder en plan for konkret marketing, samt informations- og formidlingsaktiviteter, jf. ovenfor underpunkt 3 under pkt Beskrivelse af samarbejde med det centrale sekretariat i Haag og Integrationsministeriet Navn og kvalifikationer/kompetencer hos tilbudsgiverens medarbejdere, der skal udføre opgaven og en redegørelse for den konkrete nyttiggørelse af projektleders og allokerede medarbejderes erfaringer i forhold til kontraktens opfyldelse Specificeret budget for hele projektet med bl.a. angivelse af antal timer og timepris 2.5. Kontraktperiode Kontraktperioden er fra til Pris Total pris på løsning af opgaven eksklusiv moms må ikke overstige 1,4 mio. kr. 2.7 Yderligere materiale om National Focalpoint Der vedhæftes som bilag yderligere materiale vedrørende opgaven: Memo: Operation Level Agreement (oversigt over det internationale EUKNs krav til et National Focalpoint i form af OLA på niveau 3) NFP Inspiration Guide 2010 Liste over de nuværende emneredaktører ( 15

16 BILAG Bilag 1: Memo: Operation Level Agreement En oversigt over det internationale EUKNs krav til et National Focalpoint i form af OLA på niveau 3 Bilag 2: NFP Inspiration Guide 2010 Bilag 3: Liste over de nuværende emneredaktører Tilgængelig via Bilag 4: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige og om hensyntagen til arbejdspladsbeskyttelse samt arbejdsforhold i øvrigt Bilag 5: Udkast til kontrakt 16