Beretning Arkivsamvirket for lokalarkiverne i Vordingborg kommune

Transkript

1 Beretning 2011 Arkivsamvirket for lokalarkiverne i Vordingborg kommune

2 Samarbejdsgrundlag Arkivsamvirket i Vordingborg blev grundlagt i 2007 som et samarbejdsforum for kommunens syv lokalarkiver. Samvirket bestod i 2011 fortsat af disse syv arkiver: Køng Sognearkiv, Køng Kirkevej 19, 4750 Lundby Langebæk Lokalhistoriske Arkiv, Østergaardsstræde 1 A, 4772 Langebæk Lundby Sognearkiv, Lundby Hovedgade 100, 4750 Lundby Lokalarkiv for Møn, Museerne Vordingborg, Storegade 75, 4780 Stege Præstø Lokalhistoriske Arkiv, Lindevej 45, 4720 Præstø Sværdborg Sognearkiv, Tinghøjvej 4, Over Vindinge, 4760 Vordingborg Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv, Sydhavnsvej 6, 4760 Vordingborg Samvirkets styrelse er sammensat af repræsentanter for hvert arkiv, og afholder møde 5-6 gange årligt. I 2011 bestod styrelsen af følgende medlemmer: Køng: Else Lützhøft Langebæk: Geert A. Nielsen Lundby: Karen Johansson Præstø: Lis Rathsach Sværdborg: Morten Frandsen Vordingborg og Møn: Else Gade Gyldenkærne Arkivlederen for Vordingborg besidder posten som formand for Arkivsamvirket. På grund af personsammenfald på arkivlederposterne for Vordingborg og Møn er der kun seks medlemmer af styrelsen, men stadig syv selvstændige arkiver i samvirket. De enkelte arkiver har forskelligt tilhørsforhold (museum, bibliotek, forening) og bagland i form af lokalhistoriske foreninger eller støttekredse. Formål Lokalarkiverne indsamler, registrerer, bevarer og formidler arkivalsk materiale af ikke-statslig proveniens, der belyser den lokale kulturarv. Det vil sige protokoller, journaler, korrespondance, erindringer og andre papirer, samt billeder, film, småtryk, tegninger, kort, udklip og lignende fra lokale foreninger, private og virksomheder. Derimod indsamles ikke genstande; det overlades til museerne. Arkivsamvirket indebærer først og fremmest et økonomisk samarbejde, hvor arkiverne indbyrdes fordeler de tildelte offentlige midler mellem sig efter behov og aktivitetsniveau. Budgettet fordeles på hovedgrupperne Formidling, Efteruddannelse og Anskaffelser. Visse opgaver og udgifter løftes i fællesskab. Det gælder emner som forsikring og programlicens til registreringsdatabasen. Derudover er samvirket et organ for gensidigt samarbejde og inspiration mellem lokalarkiverne. Arkiverne i samvirket dækker tilsammen alle sogne i Vordingborg Kommune

3 Eksternt samarbejde De enkelte arkiver er selvstændige medlemmer af arkivfaglige organisationer, hvis retningslinjer de er forpligtede af: SLA: Sammenslutningen af Lokalarkiver, er en landsdækkende arkivfaglig organisation. SLA har udarbejdet retningslinjer for god arkivdrift og afholder kurser og udvikler tilbud til lokalarkiverne. ODA: Organisationen Danske Arkiver, er også en landsdækkende, arkivfaglig organisation, men organiserer primært stadsarkiver og større lokalhistoriske arkiver. ODA arbejder for fremme af danske arkivers samfundsmæssige placering og deres samarbejde, koordinering og udvikling til gavn for Danmarks arkivalske kulturarv. LASA: Lokalarkiverne i Sydøstdanmark (tidl. Storstrøms Amt), er en lokalkreds inden for SLA. LASA afholder lokale kurser i arkivdrift og databaseregistrering og fungerer som arkivfagligt netværk for Arkivsamvirkets medlemmer. Alle 7 arkiver er medlem af SLA og LASA, mens kun Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv er medlem af ODA. Arkivsamvirket deltager desuden i det lokale ABM-samarbejde med Vordingborg Bibliotekerne og Museerne Vordingborg og i det regionale ABM-samarbejde inden for det tidligere Storstrøms Amt, samt er repræsenteret i facaderådene i Vordingborg og Præstø. Samvirkets medlemmer har forpligtet sig til at respektere SLA s Standardinstruks for ledere af lokalhistoriske arkiver og ICA s (International Council on Archives) Etisk kodeks for arkivarer. Aktiviteter 2011 Indsamling og registrering Samvirkets arkiver har igennem 2011 haft en stadig tilvækst af nyt materiale. Oftest ved afleveringer fra borgerne, men også i form af aktiv indsamling gennem interviews og fotografering forestået af arkivernes medarbejdere. Der er ikke formuleret en fælles indsamlingspolitik for arkivsamvirket. Hvert arkiv vurderer de tilbudte arkivalier i forhold til væsentlighed og sammenhæng med den eksisterende samling. Arkibas De indkomne arkivalier registreres i databaseprogrammet Arkibas4. Det er et Windowsbaseret registreringsprogram, hvor de enkelte arkiver via internettet indtaster deres registreringer i en central, ekstern database. Programmet er udviklet af SLA Aps og tilbydes arkiverne på en fælles kommunelicens. Offentligheden har endnu ikke adgang til databasens oplysninger, men der arbejdes fortsat på at udvikle en landsdækkende webportal, arkibas.dk, hvor de lokalhistoriske informationer kan blive tilgængelige for borgerne

4 Alle samvirkets arkiver har anskaffet Arkibas4, og alle på nær et enkelt har implementeret brugen af programmet. De fleste af arkiverne har medarbejdere, der er erfarne brugere, som har arbejdet med programmet længe. Der er udarbejdet fælles standarder for materialesignaturer og stedkoder for alle arkiverne i Vordingborg kommune. Derudover følger registreringen SLA s registreringsprincipper, hvor de forskellige materialetyper arkiveres særskilt og registreres efter proveniens. På baggrund af den grundige registrering kan de senere fremsøges via mange forskellige indgangsvinkler, herunder emne- og fritekstsøgning. Den detaljerede registrering er en krumtap i arkivarbejdet og en vedvarende proces. Der arbejdes støt fremad med digitaliseringen af de registreringer, arkiverne foretog før computeralderen, lige som der konstant kommer nye arkivalier til. Bevaring Når arkiverne indlemmer materiale i samlingerne, er det i princippet for tid og evighed. Det er derfor nødvendigt at være opmærksom på, at opbevaringsforholdene lever op til de krav, der stilles. Det er først og fremmest et spørgsmål om temperatur, luftfugtighed og luftudskiftning. Da lokalarkiverne oftest holder til i lokaler, der ikke er bygget til formålet, kan det være vanskeligt at opfylde klimakravene hundrede procent. De modtagne arkivalier er heller ikke nødvendigvis i god stand, når de ankommer til arkiverne. De kan ofte være præget af fugt, snavs, skimmel og lignende. Afhjælpning af sådanne skader kræver professionelle hænder. Arkivsamvirket indgik derfor i 2011 en aftale med Bevaringscenter Næstved, hvor vi indkøbte en såkaldt andel, hvilket svarer til 33 timers arbejde. Det er begrænset, hvor meget man kan konservere på 33 timer, så for at sikre, at alle arkiver fik glæde af ordningen, indledte vi med at bede konservatoren holde et fælles oplæg for alle arkiver om hvad vi selv kan gøre og hvilke arkivalier, det vil kunne betale sig at få konserveret. Efterfølgende afleverede samvirket tre forskellige arkivalier til vurdering hos konservatoren, der udvalgte et enkelt kort til restaurering. Vores erfaring efter det første år med konservatoraftalen er, at arkiverne ikke får nok for pengene. Mange af de forudbetalte timer går til administration, og konservering af bare et enkelt arkivalie koster mange timer. Arkivsamvirket har derfor valgt at opsige aftalen igen med udgangen af Bevaring af digitaliserede arkivalier er et emne, der optager de danske arkiver meget for tiden. En gennemtænkt og fremtidssikret datastrategi er en stor og tung opgave at løse for lokalarkiverne. Der kom ingen nye løsninger på dette i 2011, men der arbejdes fortsat på landsplan på at analysere problemstillingen og finde en fælles måde at tackle udfordringerne på. Fysiske rammer Arkiverne i arkivsamvirket har meget varierende lokaleforhold. For de flestes vedkommende stilles lokalerne til rådighed af kommunen. Lokalarkiverne i Lundby, Præstø og Vordingborg har til huse i de respektive biblioteksbygninger, Lokalarkivet for Møn indgår i Museerne Vordingborgs Stegeafdeling i Empiregården, Langebæk Lokalhistoriske Arkiv har lokaler i kælderen under Teknisk Forvaltning i Langebæk, Køng Sognearkiv har lokaler, der er stillet til rådighed af menighedsrådet og Sværdborg Sognearkiv er blevet genhuset i et kommunalt ejet klubhus for den lokale - 4 -

5 idrætsforening efter at arkivet måtte flytte fra sin placering i graverboligen, da menighedsrådet solgte ejendommen. I løbet af sommeren blev Lundby Sognearkiv flere gange ramt af vandskade pga. skybrud. Foruden at være til stort besvær for arkivet, har vandskaden afdækket et generelt tvivlsspørgsmål om ansvaret for vedligeholdelse af de bygninger, arkiverne holder til i. Hvem er fx ansvarlig for at erstatte det næsten helt nye gulvtæppe, arkivet fik ødelagt? Er det kommunen, som ejer bygningen, eller arkivet selv? Da dette både står uklart og er meget væsentligt for arkiverne, har arkivsamvirket valgt at sende en forespørgsel til kommunens kulturforvaltning for at få en generel afklaring. Sagen er givet videre til det politiske udvalg, hvorfra vi endnu ikke har fået svar. Der er en række ændringer på vej i lokalesituationen i øvrigt: Lundby Sognearkiv har fået lov at råde over et ekstra lokale på første sal, hvor det er tanken at indrette et skolearkiv med udstilling af skolearkivalier og mulighed for studiebesøg fra skoler. Lokalarkivet for Møn er på vej til at flytte i nye lokaler, dog stadig på Empiregården. Klargørelsen af de nye lokaler (magasin, læsesal og arbejdsrum) blev påbegyndt i Arkivet forventes at kunne holde flyttedag i første halvår af Siden kommunedannelsen i 2007 har kommunen været i besiddelse af fire rådhuse. Der lægges pt. (primo 2012) planer for anden anvendelse af disse bygninger. I den forbindelse er der varslet mulig flytning af arkiverne i Langebæk og Præstø. Arkivsamvirket forventer at blive inddraget i disse overvejelser i løbet af året. Formidling Lokalarkiverne stiller den indsamlede viden til rådighed for borgerne på forskellig vis, dels formidlet via udstillinger, bøger, nyhedsbreve og foredrag, dels ved at stå til rådighed, når borgerne har spørgsmål til lokalhistorien. Besøgsstatistik Arkiverne har faste åbningstider, hvor borgerne (både lokale og udefrakommende) kan henvende sig og få hjælp til at finde oplysninger i det indsamlede materiale. Arkivsamvirket blev i 2011 besøgt af knap gæster, der mødte personligt op for at finde informationer i arkivernes samlinger. Derudover modtog arkiverne over 750 henvendelser og forespørgsler pr. mail, brev eller telefon. Endelig deltog mere end personer i arrangementer afholdt af lokalarkiverne (se nedenfor). Arkivernes brugere omfatter både slægtsforskere, lokalhistorikere, institutioner, studerende og myndigheder, og ikke mindst den enkelte borger, der er interesseret i at vide mere om sit hus, sin familie eller sin egn. Åbningstiderne varierer for de enkelte arkiver, fra 2 timer en gang om måneden og op til 6 timer pr. uge. Næsten alle arkiverne har dog åbent minimum en gang om ugen. På flere af arkiverne er der desuden adgang til selvstudier på læsesal uden for arkivets bemandede åbningstid

6 Arrangementer Hvert år afholdes et landsdækkende åbent hus-arrangement, Arkivernes Dag. Hvert andet år er der fælles tema var et år uden, og samvirkets arkiver havde derfor valgt forskellige temaer: Lokale luftfotos, Gruppebilleder, En lokal fotograf, Gadeliv og Slægtsforskning. De fleste temaer var baseret på fotografier fra samlingerne. Netop arkivernes fotos er populære og derfor gode i formidlingssammenhæng. Også levende billeder er populære og et par af arkiverne supplerede derfor fotoudstillingerne med forevisning af film. Arrangementerne på Arkivernes Dag er altid velbesøgte og giver god kontakt mellem borgere og arkiv. Udstillinger Foruden de mindre udstillinger i forbindelse med Arkivernes Dag har der været et par større udstillinger på arkiverne: I marts måned viste Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv en udstilling, der i plancher, arkivalier og genstande fortalte om bydelen Masnedsund. I udstillingen indgik også en lille biograf, hvor der blev vist yderligere billeder fra det gamle Masnedsund. Præstø Lokalhistoriske Arkiv viste i april en fotoudstilling om Præstø-Næstved-Mern-jernbanen i anledning af 50-året for dens nedlæggelse. Medlemsblade og andre publikationer udgivet i 2011 I juni udkom bogen Præstø Billeder, der kombinerer historiske bybilleder med fotos optaget i dag. Bogen er blevet til i samarbejde mellem Præstø Lokalhistoriske Arkiv og Museerne Vordingborg. Den blev præsenteret ved en reception på biblioteket i Præstø, og der har været stor lokal interesse for at købe bogen. I årets løb er desuden udgivet følgende: Præstø Lokalhistorie 4 numre. (Præstø Lokalhistoriske Arkiv) Nyhedsbreve (Køng Sognearkiv, 1 nummer, Langebæk Lokalhistoriske Arkiv, 2 numre) Bidrag til Guldgåsen (Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv) Avisen (sognearkiverne i Køng, Sværdborg og Lundby i samarbejde med andre). Internet Foruden Arkivsamvirkets fælles hjemmeside under vordingborg.dk bidrager alle lokalarkiverne i Vordingborg med materialer og information på Nogle lokalarkiver indgår derudover i særlige lokale internetportaler for deres respektive dækningsområder i Vordingborg kommune, fx Museerne Vordingborg ( Mern by ( Sværdborg Sogneportal ( Køngweb ( og Lundbyweb ( Køng Sognearkiv har fået egen hjemmeside ( og Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv har egen blog (

7 Historisk Atlas Lokalarkiverne er via Kulturregion Storstrøm en del af ABM-projektet Historisk Atlas. Historisk Atlas er et internet-site hvor kulturhistorien formidles via historiske kort. Flere af samvirkets arkiver har i 2011 deltaget i workshops for skribenter og efterfølgende skrevet og publiceret historier og billeder på sitet. Øvrige formidlingsaktiviteter Foruden de ovennævnte aktiviteter har arkivsamvirkets medlemmer været værter ved en række foredrag, nogle ved arkivernes egne medarbejdere, andre ved inviterede foredragsholdere. Lundby Sognearkiv deltog med en stand på Gøngemarkedet, og viste en lokal smalfilm på sin generalforsamling. Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv og Lokalarkiv for Møn har bidraget til TV2 Østs lokalhistoriske udsendelser Det var dengang, dels ved at levere gamle filmklip, dels ved medvirken i udsendelserne. Arkivet i Langebæk har bidraget med artikler om lokale gårde til Landbrugsnyt, mens Præstø Lokalhistoriske Arkiv har publiceret lokalhistoriske klummer i avisen Sjællandske. Arkiverne har endvidere benyttet sig af den lokale presse til annoncering og omtale af arrangementer. Personale Arkivsamvirket har i 2011 haft en ansat arkivar, der ud over at være leder af Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv (7,5 t/uge) og Lokalarkiv for Møn (7,5 t/uge) samtidig har fungeret som formand for Arkivsamvirket og konsulent for lokalarkiverne i Storstrømsregionen. Hun er endvidere medlem af styrelsen for SLA. Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv har haft en registrator i løntilskud i 8 måneder. Lokalarkiv for Møn har haft en historiker i 6 ugers arbejdsprøvning. Men først og fremmest drives lokalarkiverne af en kreds af meget engagerede frivillige, der varetager alle facetter af arkivernes virke, fra besvarelse af forespørgsler til modtagelse og registrering af indkomster, aktiv indsamling af lokalhistoriske oplysninger samt formidling af arkivernes viden. Medarbejderne dygtiggør sig blandt andet via faglige kurser afholdt af arkivorganisationerne. Arkivlederne i Køng og Præstø har nu gennemført hele SLAs obligatoriske arkivlederuddannelse på 5 x 2 dages undervisning. Arkivlederen i Sværdborg mangler et enkelt modul, og lederen i Vordingborg/Møn et halvt modul. Lederne i Langebæk og Lundby er ikke omfattet af uddannelseskravet, der kun gælder arkivledere ansat efter Gruppen af frivillige fornys og suppleres kontinuerligt. I 2011 havde Arkivsamvirket knap 60 frivillige, der tilsammen har leveret skønsmæssigt over timers ulønnet arbejde

8 Økonomi Arkivsamvirket modtager et samlet driftstilskud fra Vordingborg kommune og fordeler selv midlerne imellem sig efter en fordelingsmodel med puljer for henholdsvis anskaffelser, kurser og formidling, samt fælles udgifter til medlemskaber af arkivorganisationer, programlicenser og forsikring. I fordelingen tages der højde for både lokalarkivernes indbyrdes forskellighed og de fælles behov. I 2011 var rammebeløbet godt kroner. Hvert arkiv modtog et grundbeløb på kroner til driftsudgifter, og knap kroner blev brugt på fælles udgifter til medlemskaber, programlicenser, konservator og forsikringer. Resten blev fordelt via puljerne. Afrunding Arkivsamvirket Vordingborg er efterhånden et godt sammentømret fællesskab. Arkiverne har stor glæde af samarbejdet, især på det økonomiske og administrative plan. Når det gælder det daglige arkivarbejde og formidlingen af lokalhistorien er arkiverne i høj grad stadig selvstændige enheder, der dog har udbytte af fælles annoncering af større arrangementer. De jævnlige møder i samvirkets styrelse giver desuden mulighed for faglig sparring og udveksling. På denne baggrund ser Arkivsamvirket frem til det fortsatte samarbejde i