Oplæg med scenarier for de lokalhistoriske arkiver

Transkript

1 Opfølgning på besøg hos de lokalhistoriske arkiver Oplæg med scenarier for de lokalhistoriske arkiver Indledning: Lokalhistoriske arkiver er det lokale samfunds fælles hukommelse arkiverne indsamler og bevarer den lokale kulturarv i form af især billeder og papirer i enhver tænkelig skikkelse. Genstande tager museerne sig af. Lokalhistoriske arkiver er ikke på finansloven, og derfor er kommunal støtte til området et tilvalg, ofte med baggrund i et ønske om at styrke, udvikle og bevare den lokale identitet og samhørighed udover ønsket om at bevare en værdifuld lokal historie. Lokalhistoriske arkiver skaber lokal identitet, og er ofte den sidste tilbageværende mulighed for lokale borgere for at finde sammen lokalt, der hvor skoler, kroer, Brugser osv. er nedlagt og lukket. Der er offentlig adgang for alle, og det er gratis at bruge arkivet. Arkiverne har gennem de sidste år skabt og opnået øget synlighed gennem arkiv.dk, og er derigennem blevet bredere kendt som lokale kulturelle mini-fyrtårne. Arkivernes driftsopgaver består typisk af indsamling af arkivalier, herunder modtagelse, journalisering, registrering og bevaring; besvarelse af forespørgsler og henvendelser, formidlingsaktiviteter i form af foredrag, udgivelsesvirksomhed, rundvisninger og ture ud i lokalsamfundet; gensidig oplæring, mobilisering og rekruttering af frivillige, samt administration. Formål med besøgsrunde: Området er efter kommunalreformen ikke blevet harmoniseret, og besøgsrunden havde blandt andet det formål at få viden om og overblik over, om der er behov og grundlag for en fælles koordinering, fælles udstyr eller andet i forhold til arkiverne. Vision: Som et led i Tønder Kommunes harmoniseringsbestræbelser ønskes en øget samskabelse mellem Tønder Kommune og de frivillige aktører på de lokalhistoriske arkiver, bl.a. mhp at skabe bedre rammer for arkiverne i deres opgave med at bevare den lokale kulturarv. Rammerne er lokaler, der kan indeholde læsesal, magasin og kontor, og dermed virke som samlingssteder og kulturelle minifyrtårne i lokalsamfundene. Desuden ønskes øget motivation og mobilisering ift engagement hos kommunens borgere for at tiltrække nye og gerne lidt yngre borgere til den frivillige indsats på arkiverne. Herunder beskriver vi tre mulige scenarier for, hvilke løsninger vi administrativt mener der kan være realistiske for at indfri visionen: Scenarie 1 Status quo Konkrete funktioner i et samarbejde: Arkiverne er løst organiseret i Arkivsamvirket for Tønder Kommune. Arkivsamvirket forsøger at varetage arkivernes interesser, også overfor Tønder [1]

2 Kommune, men arkiverne er ikke forpligtet til at benytte arkivsamvirket, hverken til kontakt til kommunen eller i andre forhold. Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune fungerer som motor i Arkivsamvirket, dels ved at have finansieret indkøb af arkivernes fælles databaseregistreringsprogram, Arkibas, dels ved at arkivlederen er formand for Arkivsamvirket og stiller sig til rådighed med vejledning, småkurser m.m. Optimering og indretning af lokaleforhold: Arkiverne varetager enkeltvis egne lokaleforhold, med stor forskellighed, også økonomisk, til følge. Organisatorisk optimal varetagelse af funktioner: Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune varetager via funktionen som formand for Arkivsamvirket, (med accept og forståelse fra Lokalhistorisk Forening for Gl.-Tønder Kommune) uformelt funktioner i forbindelse med arkiverne og arkivsamvirket. Forudsætninger: Uformel organisering efter kommunalreformen, hvor arkivsamvirket blev dannet som forening. Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune har gradvis over årene påtaget sig mere og mere ansvar og flere og flere opgaver, men på et uformelt grundlag. Politiske prioriteringer: Ingen. Økonomiske forudsætninger: Status quo. Konsekvenser for arkiverne: Mindre koordinering mellem arkiverne. Fokus på udvikling og optimering bygger alene på de enkelte arkivers egen formåen. Det er ikke formelt indeholdt i stillingen som arkivleder for Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune, at der skal varetages opgaver for alle arkiver i kommunen. Pt findes en instruks for arkivleder, ikke en stillingsbeskrivelse. Scenarie 2 Små skridt mod koordinering og opfyldelse af visionen Konkrete funktioner i et samarbejde: Arkivsamvirket styrkes som en formel samarbejdspartner og et kontaktorgan ift. Tønder Kommune, fx ved at henvendelser fra arkiver til kommunen går gennem Arkivsamvirket. Dermed bliver det muligt at opnå fordele af målrettet indsats. Optimering og indretning af lokaleforhold: Der arbejdes, med Arkivsamvirket som samarbejdspartner, målrettet på at optimere lokaleforholdene efter en vurdering af arkivegnethed og økonomi. Organisatorisk optimal varetagelse af funktioner: Øget og mere forpligtende samarbejde mellem arkiver og Arkivsamvirket etableres. Samarbejdet sker med dele af den nuværende arkivlederstilling i Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune. Forudsætninger: Arkivsamvirket skal fungere som indgang til Tønder Kommune. Det kan eksempelvis ske ved at Arkivsamvirket udarbejder en forretningsorden som et tillæg til vedtægten, hvori de uddyber og konkretiserer samvirkets formål. [2]

3 Desuden skal en del af arkivlederens stilling omdefineres til at varetage opgaver i arbejdet i Arkivsamvirket. Det kræver en udarbejdelse af stillingsbeskrivelse til arkivlederen ved Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune, med beskrivelse af opgaver og funktioner. Politiske prioriteringer: Omprioritering af midler afsat til området, således at arkiverne får en økonomisk hjælp til det centrale registreringsværktøj Arkibas og midler til brug for uddannelsesvirksomhed og rekrutterings/motivationstiltag. Årligt dialogmøde med Arkivsamvirket. Økonomiske forudsætninger: Udvalget finder kr. til betaling af driftslicens til databaseregistreringsprogrammet Arkibas/arkiv.dk på ca kr. eksl. moms, og reserverer ca kr. til tilskud til Arkivsamvirket til uddannelses- og rekrutteringstiltag. Konsekvenser for arkiverne: Styrkelse af det fælles grundlag for arkivvirksomhed, og derigennem bedre muligheder for økonomisk støtte, bedre varetagelse af arkivdriften, bedre muligheder for kvalificeret rekruttering, øgede muligheder for fælles formidling ved at løfte i flok, samt øget mulighed for vejledning og uddannelse. Forøgelse af muligheden for kvalificeret kontakt og kommunikation mellem arkiver og kommune, til gavn for begge parter; herunder forventningsafstemning samt kanal for aktivitetsønsker. Udarbejdelsen af en stillingsbeskrivelse til arkivlederen ved Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune vil medføre særlige problematikker for Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune og arkivets bagland, Lokalhistorisk Forening for Gl.-Tønder Kommune, eftersom stillingens 20 timer tænkes disponeret anderledes end hidtil. Foreningen har som formål at drive arkivet, og varetager den økonomiske drift udover husleje og forsyning. Scenarie 3 Store skridt mod koordinering og opfyldelse af visionen Konkrete funktioner i et samarbejde: Arkivsamvirket etableres som formel samarbejdspartner og aktør i forhold til Tønder Kommune, enten som et politisk nedsat udvalg eller en selvejende institution. Samarbejdet varetages i det daglige ved en omdefinering af arkivlederstillingen på Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune. Optimering og indretning af lokaleforhold: Formaliseret ønske om fremtidig indretning af arkiver til at bestå af læsesal, magasin og kontor. Organisatorisk optimal varetagelse af funktioner: Dele af stillingen som arkivleder på Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune defineres via stillingsbeskrivelse som konsulent for arkiverne i Tønder Kommune og ansvarlig for koordinering, vejledning, formidling mv. Forudsætninger: Arkivsamvirket etableres som formel samarbejdspartner ift Tønder Kommune. Desuden skal en del af arkivlederens stilling omdefineres til at varetage opgaver i arbejdet i Arkivsamvirket. Det kræver en udarbejdelse af stillingsbeskrivelse til arkivlederen ved Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune, med beskrivelse af opgaver og funktioner. Politiske prioriteringer: Midler afsat til området, undtaget lønmidler, overlades til Arkivsamvirket til varetagelse og prioritering. Heraf følger, at arkivsamvirket kan vælge at prioritere samlet betaling af årlig driftslicens til arkivernes fælles databaseregistreringsprogram, Arkibas, samt pligtige [3]

4 kontingenter til arkivsammenslutninger, for samtlige arkiver, for dermed at optimere og kvalificere samtlige arkiver. Indgåelse af lejemål til brug for arkiverne indgår og forhandler kommunen ud fra indstilling om egnethed fra Arkivsamvirket. Ved eventuel politisk besluttet besparelse på området, skal Arkivsamvirket høres, og Arkivsamvirket skal efterfølgende bistå med at effektuere en eventuel besparelse. Økonomiske forudsætninger: Udvalget finder kr. til betaling af driftslicens til databaseregistreringsprogrammet Arkibas/arkiv.dk på ca kr. eksl. moms, og reserverer ca kr. til tilskud til Arkivsamvirket til uddannelses- og rekrutteringstiltag. Udvalget finder desuden kr. til arkivernes samlede betaling af medlemskab hos den landsdækkende Sammenslutning af Lokalarkiver (SLA) hvilket er en forudsætning for at kunne bruge Arkibas og dermed få adgang til arkiv.dk - og den regionale organisation Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland (LASS), som arrangerer kurser, seminarer, møder, mv. for arkiverne i Sønderjylland. Konsekvenser for arkiverne: Styrkelse af det fælles grundlag for arkivvirksomhed, og derigennem bedre muligheder for økonomisk støtte, bedre varetagelse af arkivdriften, bedre muligheder for kvalificeret rekruttering, øgede muligheder for fælles formidling ved at løfte i flok, samt øget mulighed for vejledning og uddannelse. Afgivelse af selvstændighed til Arkivsamvirket kan blive en følge, med risiko for mangel på motivation til indsats som frivillig. I en proces mod dette scenarie er det afgørende at have fornemmelse for, om frivillige og borgere giver udtryk for at blive tromlet af kommunen, og tvunget ind i et samarbejde, der anses som værende snærende. Udarbejdelsen af en stillingsbeskrivelse til arkivlederen ved Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune vil medføre særlige problematikker for Lokalhistorisk Arkiv for Gl.-Tønder Kommune og arkivets bagland, Lokalhistorisk Forening for Gl.-Tønder Kommune, eftersom stillingens 20 timer tænkes disponeret anderledes end hidtil. Foreningen har som formål at drive arkivet, og varetager den økonomiske drift udover husleje og forsyning. Arkivsamvirket Arkivsamvirket blev etableret som forening efter kommunalreformen i Arkivsamvirkets formål er: Samvirket skal være et forum, der kan varetage de lokalhistoriske arkivers interesse i forhold til myndigheder m. m. herunder Tønder Kommune. Arkivsamvirket afholder årlige møder for de 13 medlemsarkiver i Tønder Kommune, afvikler kurser i databaseregistreringsprogrammet Arkibas, står for samlet indkøb af arkivmaterialer fra Museumstjenesten (til indpakning af arkivalier), yder vejledning og rådgivning til de enkelte medlemsarkiver, er motor i fælles tiltag vedr. Arkivernes Dag og Kulturugen, samt lægger ryg til repræsentation i Nationalparkrådet for Nationalpark Vadehavet som ét af fire arkivsamvirker i de fire vadehavskommuner. Desuden er arkivsamvirket arkivernes bindeled til Kulturelt Forum og Kulturelt Forums arbejdsgruppe vedr. Kulturugen i Tønder Kommune. Dette sker via formandens virke i disse sammenhænge. [4]

5 Arkiverne betaler årligt 50 kr. i kontingent til arkivsamvirket, da alle udgifter i øvrigt afholdes af de enkelte arkiver selv. Pt findes der derfor en opsparing i arkivsamvirket, som bestyrelsen har besluttet skal bruges på oprettelse af en hjemmeside til arkivsamvirket. Samlet kontingent til SLA i 2016 for 9 medlemsarkiver: Samlet kontingent til SLA i tilfælde af 13 medlemsarkiver: Samlet kontingent til LASS i 2016 for 10 medlemsarkiver: Samlet kontingent til LASS i tilfælde af 13 medlemsarkiver: kr kr kr kr. [5]