Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen. Servicekoordinator Britta Hansen Pinstrup Koordinerende sekretær Trine Bomholt

Transkript

1 Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 26. juni 2014 kl , i Restaurant Svanelunden, Svanelunden 6 i Hjørring side 1 Godkendelse af referat Boligselskabet af 1964 i Hjørring Orientering fra formanden Jubilæumshæftet Jubilæumsfest i Boligselskabet af 1964 i Hjørring Status driftsfællesskab Opdatering vedr. afd Navneændring i selskabet Bestyrelseshonorar Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Revisionsprotokol Budget for boligorganisationen og afdelinger Styringsrapport og styringsdialog Udlejningsforhold Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af webredaktør Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Domeas Landskonference Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Markedsføring og synlighed Nybyggeri Bispetorv Boligselskabets afdelinger Orientering fra afdelinger Næste møde Eventuelt I mødet deltog fra bestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Annette Nørgaard, næstformand Renate Hald Mikkel Smidstrup John Kilden Ture Andersen Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen. Servicekoordinator Britta Hansen Pinstrup Koordinerende sekretær Trine Bomholt Jørgen Østergaard bød velkommen til mødet. Annette Nørgaard overrakte vin til Ture Andersen, i anledningen af hans 65 års fødselsdag. Side 1 af 13

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møderne den 13. marts og 14. april Referat: Referaterne blev godkendt og underskrevet. 2 Boligselskabet af 1964 i Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Referat: Jørgen Østergaard informerede om de forskellige møder, som han havde deltaget i, herunder møde i referencegruppen, repræsentantskabsmøde samt Landskonferencen. Jørgen Østergaard syntes, at det havde været en god landskonference med gode indlæg og var enig i den nye kurs, som Domea ligger. Boligselskabet af 1964 i Hjørring blev yderligere nævnte i direktørens beretning under Landskonferencen i forbindelse med besparelsen på driftssammenlægningen. Annette Nørgaard havde modtaget prisen for årets ildsjæl i forbindelse hendes arbejde i afd Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Jubilæumshæftet Referat: Alle havde inden mødet modtaget jubilæumsskriftet. Stavefejlene skal rettes og nogle af punkter er ikke færdiggjorte. Der var ros til Renates billeder i jubilæumsskriftet. Mikkel Smidstrup har lavet et stort forarbejde for at få prisen ned. Prisen på jubilæumsskriftet er næsten dækket af sponsorater. Der vil blive trykt 1000 eksemplarer. Bestyrelsen var enig i, at Jane Frandsen og Arne Harboe skulle have erkendtlighed for hjælpen. Der er afsat kr. til dette. John Kilden spurgte ind til, hvorfor der ikke var flere mennesker på billederne. Afsnit om rejsegildet skal formindskes. Jubilæumshæftet skal være færdigtrykt til 15. september Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 2 af 13

3 2.3 Jubilæumsfest i Boligselskabet af 1964 i Hjørring Referat: John Kilden og Annette Nørgaard havde udarbejdet forslag til jubilæumsfesterne. Forslaget blev drøftet. Såfremt der skal være deltagelse af officielle gæster, skal de pågældende inviteres snarest. Der fortsættes med udkast til næste møde. John Kilden og Annette Nørgaard har bemyndigelse til at fortsætte arbejdet med jubilæumsfesten. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.4 Status driftsfællesskab Referat: Se bilag 2.4. John Kilden viderebragt ros fra afdelingsmøderne. Der var et højt informationsniveau og måden møderne blev afholdt på. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.5 Opdatering vedr. afd Referat: Mikki Frandsen gennemgik situationen for afd Der var gode nyheder. Kreditforeningerne har modtaget kr , som følge af salget af Prinsensgade. Sagen hos ministeriet for by, bolig og landdistrikter, er gensendt, med ønsket om navn på kontaktperson samt kvittering. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.6 Navneændring i selskabet I forbindelse med boligselskabets 50 års jubilæum, ønsker selskabet at ændre navn. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om at indstille til repræsentantskabet vedr. navneændring. Side 3 af 13

4 Referat: John Kilden har udarbejdet notat vedr. navneændring, som blev gennemgået på mødet. Det blev besluttet, at skrivelse om navneændring skal sendes til alle beboere. Navnet vil blive offentliggjort i forbindelse med jubilæum. Se bilag. 2.7 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Honoraret udbetales p.t. således: For deltagelse i bestyrelsesmøder udbetales 455 kr. pr. møde (svarende til de kommunale diæter) til alle medlemmer i organisationsbestyrelsen, og det resterende beløb fordeles med 1/3 til næstformanden og 2/3 til formanden. Beløbet indeksreguleres. Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelseshonoraret fortsætter uændret. 2.8 Årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger Årsregnskab for perioden fremsendes snarest. Boligorganisationens årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens årsregnskab forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Mikki Frandsen gennemgik vedlagte bilag. Annette Nørgaard havde lavet en forespørgsel til bestyrelsen om deltagelse i Almene Boligdage. Der var en dialog om dette. Det blev besluttet, at Annette Nørgaard deltager i Almene Boligdage. Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelinger. Side 4 af 13

5 2.9 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden var fremsendt inden mødet. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som blev underskrevet Budget for boligorganisationen og afdelinger Boligorganisationens budget godkendes endeligt af repræsentantskabet, efter forudgående godkendelse af organisationsbestyrelsen. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital, var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget for boligorganisationen og afdelinger. Boligorganisationens budget forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Budget for boligorganisationen og afdelinger blev godkendt Styringsrapport og styringsdialog Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapport for boligorganisation og afdelinger var fremsendt inden mødet med regnskabsmaterialet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Pt. deltager formand og næstformand i dialogmøderne med kommunen. Referat: Bestyrelsen havde ingen ændringer til styringsrapporterne og godkendte styringsrapporterne samtidig besluttede bestyrelsen at formand og næstformand fortsat deltager i dialogmøderne med kommune Udlejningsforhold Opdateret liste blev omdelt på mødet (som tidligere besluttet af bestyrelsen). Referat: Udlejningssituationen blev gennemgået og der var nogle afdelinger bl.a. Bispetorv (indflytning ) man skulle være obs på og måske lave en større indsats omkring udlejning. Bestyrelsen tog denne orientering til efterretning. Side 5 af 13

6 2.13 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kan vælge 4 repræsentanter. Jørgen Østergaard, Mikkel Smidstrup og Annette Nørgaard er på valg, Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 4 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Jørgen Østergaard, Mikkel Smidstrup og Annette Nørgaard blev genvalgt. Der var nyvalg til Ture Andersen Valg af kredsdelegerede til BL 4. kreds BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet af 1964 i Hjørring kommune kan vælge op til 4 delegerede for 1 år. 2 vælges af repræsentantskabet. 2 vælges af organisationsbestyrelsen. Mikkel Smidstrup og Ture Andersen er på valg, Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Mikkel Smidstrup og Ture Andersen blev genvalgt Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Jørgen Østergaard er valgt som næstformand for regionsmødet. Formand og næstformand er indstillet. Referat: Der blev besluttet at formand og næstformand deltager til Domeas regionsmøder. Side 6 af 13

7 2.16 Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligselskabets hjemmeside på De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til den koordinerende sekretær på boligcentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden liv og personlighed. Referat: Punktet blev udskudt til drøftelse under punkt Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat: Det blev besluttet, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 316 kr. pr lejemålsenhed (2014-niveau). Side 7 af 13

8 Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 316 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2.19 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Side 8 af 13

9 Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat. Side 9 af 13

10 Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VN-regi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Side 10 af 13

11 Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen ESL-tillidsrepræsentanter: Domeas VN: Domeas chefgruppe: Strukturen træder i kraft Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Markedsføring og synlighed Domea stiller en række redskaber og rabataftaler til rådighed inden for markedsføring, som kan anvendes efter behov i de enkelte boligselskaber. Hvis der er udlejningsproblemer eller tynde ventelister er det vigtigt at drøfte markedsføring. Vigtigst er det at forholde sig til, om der er professionelle billeder og plantegninger til brug for afdelingernes hjemmesider, markedsføring på annoncer, Side 11 af 13

12 brochurer mm. Ligeledes er det vigtigt at vurdere om skiltningen af boligafdelingerne er tilstrækkelig til at boligsøgende let kan finde boligafdelingen. Det indstilles, at bestyrelsen forholder sig til behovet for skiltning, og for fotografering af boligafdelinger og ledige lejemål. Kontakt i øvrigt Kommunikation i Domea for at få yderligere information. Referat: Administrationen blev bedt om at undersøge muligheden for at købe ydelsen som webredaktør hos Domea og til hvilken pris. 4 Nybyggeri 4.1 Bispetorv Referat: Første indflytning skete pr 1. juni Fejl- og mangellister blev afleveret efter 14 dage og lejemålene blev gennemgået i indeværende uge. Mikki Frandsen ønsker, at der skal være en evaluering efter indflytning på bygning 2. John Kilden gjorde opmærksom på Molokproblematikken. Skitseforslag efterlyses. Der afventes svar fra Jan Storegaard. Der forventes kompensation/erstatning for den nuværende løsning. Molokkerne skal ikke udskiftes, blot gøres pænere. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Orientering fra afdelinger Referat: Der var ingen orientering fra afdelingerne. 6 Næste møde Aftales på mødet. 7 Eventuelt Side 12 af 13

13 Domea Boligcenter Hjørring, den 2. juli 2014 Britta Hansen Pinstrup/Mikki Frandsen Side 13 af 13