Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen. Referent. Formand for Domea Aabybro bød velkommen til mødet.

Transkript

1 Domea Aabybro Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, onsdag den 18. marts 2015 kl , som blev holdt på Hotel Søparken, Søparken 1, 9440 Aabybro side 1 Godkendelse af referat Domea Aabybro Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Domea Aaybros årsregnskab Godkendelse af revisionsprotokol Godkendelse af budget for Domea Aabybro Styringsrapport og styringsdialog Udlejningsforhold Bestyrelseshonorar Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnavn (VN) Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Afdelingssammenlægninger Domeas Landskonference Boligorganisationens afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Mødeplanlægning Eventuelt Til mødet var indkaldt fra organisationsbestyrelsen: Anni Thomsen, formand Jesper Hasemann, næstformand Hanne Winther Ib Nellemann Susanne Møller Jensen Øvrige deltagere: Fra Domea, Kundechef Mikki Frandsen. Referent. Formand for Domea Aabybro bød velkommen til mødet.

2 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 28. januar Referat: Referatet blev godkendt uden bemærkninger. 2 Domea Aabybro 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: ( punktet blev slået sammen med punkt 2.2. ) Organisationsbestyrelsesmøde den Velkommen til repræsentantskabsmøde. Der er udsendt dagsorden med regnskab og budget. Jeg vil lige starte med at præsentere bestyrelsen, da der kan være kommet nye medlemmer til siden sidst. Susanne Møller Jensen og Ib Nellemann er begge udpeget fra Jammerbugt kommune til at sidde i bestyrelsen. Hanne Winther er medlem, Jesper Hasemann er næstformand og mig selv der er formand. Jeg sidder ligeledes i Domea bestyrelsen i Høje Taastrup. Kundechef Mikki Frandsen. Der har nu været afholdt møder rundt i de forskellige afdelinger og alle afd. har haft et godt regnskabsår. Udlejningen ser godt ud. Jesper er startet med at afholde EDB-kurser om tirsdagen i fælleshuset på Torvestræde, så personer der er interesserede kan få et indblik i hvordan man kan bruge e-boks, nem-id, borger.dk m.m. Et meget flot initiativ. Så har Mikki været til møde med Jammerbugt kommune. Jammerbugt kommune igangsætter i foråret 2015 en bosætningskampagne under overskriften derfor Jammerbugt. Her blev det besluttet, at Jammerbugt kommune vil oprette et Jammerbugt.dk, hvor alle boligselskaber vil være repræsenteret. Jammerbugt kommune deltager på forårsmessen i Aalborghallen den Vi nærmer os nu afslutningen af Domea 2015, hvor der i hele organisationen er arbejdet meget på at reducere administrationsbidraget med 20% og mere ved at lægge afdelinger sammen op til 35%. I Aabybro er der nu fra alle afdelinger givet grønt lys for at bestyrelsen kan arbejde videre med sammenlægning af afdeling og 5811 til en afdeling. Der er nu etableret servicecenter Nord i Hjørring. Servicecenter Nord 1 og 2 har til huse under samme tag på Vestergade i Hjørring. Vi søgte om arkitekturprisen her i 2014, men fik den desværre ikke, prisen gik til Nørresundby Boligselskab for byggeriet nede i byen. Så har vi jo også her i 2014 arbejdet med omlægning af ejendomsfunktionærernes arbejde. De har ikke længere hver deres afdeling, men er nu et hold. Der er stor service, d.v.s. de samlet tager ud i en afdeling og får den gjort færdig, to mand deler kontorarbejdet. Så er der lille service, d.v.s at bliver der ringet eller skrevet ind om eks. dryppende vandhane kommer en mand ud næste dag og klarer det. I den forbindelse er der nu indkøbt en lastbil, en servicevogn og en lille bil, så der ikke længere skal spildes tid på at køre i traktorerne. Side 2 af 12

3 Doris Jensen der tidligere stod for udlejning af fælleshuset på Enebærvej er stoppet, så nu har Hanne Winther overtaget begge huse vedr. udlejning, både Torvestræde og Enebærvej. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: ( punktet var slået sammen med 2.1. ) Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Orientering gives på mødet. Referat: Intet. 2.4 Domea Aaybros årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden fremsendes senere. Regnskabet udviser et overskud på kr ,00. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden er vedlagt. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2.6 Godkendelse af budget for Domea Aabybro Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budget fremsendes senere. Side 3 af 12

4 Referat: bestyrelsen godkendte budgettet for perioden Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne fremsendes senere. Administrationen har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapport for boligorganisationen og afdelingerne blev gennemgået og tilrettet, og bestyrelsen besluttede at formand Anni Thomsen og næstformand Jesper Hasemann deltager i dialogmøderne med kommunen. 2.8 Udlejningsforhold Udlejningsforhold pr Afdeling Med lejetab kommende opsigelser med lejetab 1 bolig 4 med lejetab 5802 Heraf 3 udlejet 5 boliger 2 boliger med lejetab (udlejet) med lejetab (udlejet) 3 boliger 1 udlejet Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.9 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2014 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 75,82 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 45,49 pr. lejemålsenhed for boligorgani- Side 4 af 12

5 sationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. P.t. fordeles honoraret således: Formanden får 2 andele og hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer får 1 andel. Beløbet indeksreguleres. Referat: Bestyrelsen godkendte, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved lejeledighed Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Administrationen anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Referat: Bestyrelsen bemyndigede administrationen til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne Dispositionsfondsdækning af tab ved fraflytning Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 318 kr. pr lejemålsenhed (2015-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 318 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1. april 2013 budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt Side 5 af 12

6 efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Referat: Bestyrelsen besluttede, at formand Anni Thomsen og næstformand Jesper Hasemann deltager som stemmeberettigede til Domeas regionsmøder Personaleforhold Generel orientering Orientering om medarbejdersammensætningen. Orientering om relevante personaleforhold i øvrigt. Referat: Lukket punkt 2.14 Personaleforhold Fælles virksomhedsnavn (VN) Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen Side 6 af 12

7 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Side 7 af 12

8 En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 2.15 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Side 8 af 12

9 Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Afdelingssammenlægninger Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der på de netop afholdte afdelingsmøder skulle være et punkt på dagsorden omkring sammenlægning af afdeling 5801, 5802, 5808 og 5811 og administrationen vil give jer en orientering på hvordan tilslutningen var på de enkelte møder. Referat: Mikki Frandsen oplyste, at afdelingerne 5801, 5802, 5808 og 5811 alle på deres respektive afdelingsmøder har sagt ja til sammenlægning, og at punktet derfor til endelig bekræftelse var på dagsorden til repræsentantskabsmøde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Domeas Landskonference 2015 Side 9 af 12

10 Domeas Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling afholdes i dagene 19 og 20. juni 2015 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3 Boligorganisationens afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden l fremsendes senere. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 5801: Overskud på kr Afdeling 5802: Overskud på kr Afdeling 5808: Overskud på kr Afdeling 5811: Overskud på kr Afdeling 5823: Overskud på kr Afdeling 5825: Overskud på kr Afdeling 5826: Overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden fremsendes snarest. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 5801: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,05 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 18.februar Afdeling 5802: Side 10 af 12

11 Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,08 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11. februar Afdeling 5808: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,8 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 12. februar Afdeling 5811: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,76 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 04. februar Afdeling 5823: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,0 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt af bestyrelsen på møde den 28. januar Afdeling 5825: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,95 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 05. februar Afdeling 5826: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,3 % pr. 01. oktober Budgettet er godkendt af bestyrelsen på møde den 28. januar Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4 Mødeplanlægning Referat: Næste møde afholdes i maj måned, nærmere dato udsendes. (dog ikke den 18. maj) 5 Eventuelt Referat: Hanne Winther oplyste, at hun passede fælleshusene på Enebærvej og Torvestræde. Det går godt med fælleshuset på Enebærvej, men hun har nogle udfordringer med fælleshuset på Torvestræde med rengøring efter udlejning til særligt ældresagen, tirsdagsklubben og efterlønsklubben. Hanne Winther oplyste, derfor at hun efter den 1. maj ikke ønsker at passe fælleshuset på Torvestræde mere. Anni Thomsen indkalder de respektive kontaktpersoner for ældresagen, tirsdagsklubben og efterlønsklubben til et møde for at lave en forventningsafstemning omkring bla. rengøring efter brug af lokalerne. Side 11 af 12

12 Formand Anni Thomsen takkede herefter mødedeltagerne for god ro og orden. Godkendt, den Formand Anni Thomsen Side 12 af 12