Haderslev Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag, den 17. september 2014 kl

Transkript

1 Haderslev Ældreboligselskab Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag, den 17. september 2014 kl Mødet blev afholdt i Fælleshuset, Bakkebo, 6100 Haderslev med efterfølgende repræsentantskabsmøde, hvor samtlige af dette mødes deltagere tillige deltog. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligorganisationens årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Boligorganisationens budget Årsregnskab for perioden til Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Valg af webredaktør Bestyrelsens forretningsorden Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Boligorganisationens afdeling Årsregnskaber Driftsbudget Orientering om driftsforhold Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Kirsten Grauholm, formand Carsten Vollstedt, næstformand Finn Wohlert, medlem Egon Peter Thomsen, medlem (afbud) Anne Kjestine Boisen, medlem Gerda Horn Petersen, medlem Rosa Friis, medlem Øvrige deltagere: Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev - referent Per Hedegaard Jensen, gæst Edith Barlach-Petersen, gæst Udsendt den 8. oktober 2014 Side 1 af 13

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 16. april Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat mødet den 16. april 2014 blev underskrevet. Derudover blev referat fra møder afholdt hhv. den 29. august 2013 samt den 22. januar 2014 underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Der var intet nyt at berette om fra formanden. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Punktet udgået grundet afbud fra Egon Peter Thomsen. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Der var intet fra nyt at berette om fra de kommunale repræsentanter. 3.4 Bestyrelsesforhold Side 2 af 13

3 Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Kirsten Grauholm Formand Repr Jens Chr. Gjesing Udp. af kommunen Carsten Vollstedt Næstformand Repr Anne Kjestine Boisen Medlem Repr Egon Peter Thomsen Medlem Domea 2015 Finn Wohlert Medlem Udp. af kommunen 2017 Birger Rosager Gerda Horn Petersen Medlem Repr Rosa Friis Medlem Repr Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Carsten Vollstedt er på valg som næstformand og Anne Kjestine Boisen og Gerda Horn Petersen er på valg som medlemmer, begge for 2 år. Orienteringen taget til efterretning. 3.5 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles således, at næstformanden tildeles det maximale honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Bestyrelsen besluttede enstemmigt, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimum, og at Carsten Vollstedt tildeles det fulde beløb. 3.6 Boligorganisationens årsregnskab Årsregnskabet skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Side 3 af 13

4 Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligorganisationens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 9. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen til efterfølgende forelæggelse for repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Ingen særlige bemærkninger til revisionsprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen til efterfølgende forelæggelse for repræsentantskabet til endelig godkendelse. Dog med bemærkning om manglende lånhjemtagelse for køkkenudskiftninger etape 7 samt for år 2010/ Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligorganisationens årsregnskab på side 9 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. I beretningen indgår blandt andet den årlige opfølgning på den vedtagne forvaltningsrevision. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Beretningen blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen til efterfølgende forelæggelse for repræsentantskabet. Side 4 af 13

5 3.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapport blev gennemgået og godkendt som forelagt Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller opfyldelse af istandsættelsesforpligtigel sen (tab ved fraflytning) Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen dækker dispositionsfonden tab for regnskabsåret der ligger over 316 kr. pr lejemålsenhed (2014-niveau). Boligorganisationen kan (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab (mindre end 316 kr. pr. lejemålsenhed), hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr budgetterer Domea med ovenstående i selskabernes budgetter og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Boligorganisationens budget Boligorganisationens budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges på førstkommende det ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev enstemmigt godkendt af bestyrelsen til efterfølgende forelæggelse for repræsentantskabet. Side 5 af 13

6 Forinden godkendelse spørgsmål vedr. adm. bidrag hvor det kunne noteres, at bidraget for 2013/2014 har været t.kr. 251 mod budgettal for 2015/2016 på t.kr Svar fra Rikke Grann Nielsen indsat som efterskrift, idet Jan Bojsen ikke kunne svare direkte på spørgsmålet. Jeg har set på budgettet og administrationsbidraget, og kan se, at i det budget jeg har lavet der, er der budgetteret med, at afdelingen har Domea+ med tilvalgspakker. Afdelingen har moduler, og derfor er administrationsbidrag faktisk t.kr. 26 for højt Årsregnskab for perioden til Haderslev Kommune har med brev af meddelt, at årsregnskab for perioden til er taget til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Til Domeas repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Per Hedegaard Jensen blev enstemmigt indstillet til valg på dagens efterfølgende repræsentantskabsmøde Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. I jeres boligorganisation er det tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Side 6 af 13

7 Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Kirsten Grauholm og Per Hedegaard Jensen blev enstemmigt indstillet til valg på dagens efterfølgende repræsentantskabsmøde Valg af webredaktør Domea anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Punktet udsat til senere behandling, idet ingen af mødedeltagerne var interesseret i hvervet Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Punktet udsat til behandling på første organisationsbestyrelsesmøde efter dagens repræsentantskabsmøde Personaleforhold Generel orientering Orientering om tiltrædelser og fratrædelser. Orientering om relevante personaleforhold i øvrigt herunder f.eks. overenskomstmæssige forhold. Side 7 af 13

8 Jan Bojsen orienterede om følgende: Ejdf. Nis Arne Tylak har pr. 1. november 2014 opsagt sin stilling for at gå på pension stillingen vil i første omgang ikke blive genopslået, idet der er forventning om, at kommende driftsfællesskab kan skabe den fornødne ressourcebesparelse. Lokalaftale indgået mellem de Domea administrerede organisationer og ESL aftalen er gældende for perioden Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn (VN) Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) Side 8 af 13

9 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Side 9 af 13

10 En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundhe- Side 10 af 13

11 den for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Lokalt er ejdf. Flemming Nissen blevet valgt til arbejdsmiljørepræsentant. 4 Boligorganisationens afdeling 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingens årsregnskab godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingens årsregnskab for perioden til vedlægges som bilag. Afdelingens regnskab udviser følgende resultater: Afdeling 10701: overskud på kr Side 11 af 13

12 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingens generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens årsregnskab. Godkendt enstemmigt. 4.2 Driftsbudget Boligafdelingens driftsbudget godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmødet. Afdelingens driftsbudget for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgettet: Afdeling 10701: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,00 % pr. 1. april Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 21. august Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens driftsbudget for kommende regnskabsår. Godkendt enstemmigt. 4.3 Orientering om driftsforhold Orientering ved kundechef Jan Bojsen. Jan Bojsen orienterede om følgende: Status på endelig etablering af driftsfællesskabet under Servicecenter Haderslev er opstart med hhv. blåt, grønt og synsteam pt. 1. november Formand for grønt team vil blive: Ejdm. Henrik Schmidt. Formand for blåt team vil blive: Ejdm. Stig Allan Jørgensen. Synsteam vil være: Ejdm. John Kønig og ejdm. Torben Schmidt. Særskilt beboermeddelelse med præcisering af tlf.nr. mv. vil blive udsendt til beboerne i forbindelse med opstart. Det aftaltes under det ordinære afdelingsmøde, at afdelingen afholder udgiften til montering af sikringsbeslag arbejdet mht. prisindhentning er igangsat i samarbejde mellem Carsten Vollstedt, Allan Jørgensen og Allan Bak Christensen. Side 12 af 13

13 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5 Eventuelt Følgende blev kort drøftet: Manglende klarhed mht. aflæsning af bi-målere i den kommunale del Jan Bojsen orienterer Allan Bak Christensen herom. Beboer skal have tilbagebetalt for ekstraordinært strømforbrug som følge af defekt Genvex er iværksat jf. Carsten Vollstedt. Der ønskes prisoverslag over endnu ikke udskiftede vinduer - Jan Bojsen orienterer Allan Bak Christensen herom. Side 3 i referatet fra afdelingsmødet var ikke medsendt Jan Bojsen sørger for genudsendelse af referatet. For referatets godkendelse: den Kirsten Grauholm, formand Side 13 af 13