Konteringsvejledning AU IT Miniguide til rigtig kontering:

Transkript

1 Konteringsvejledning AU IT Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For IT er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For IT og Digitale Medier er stednummeret altid 9451, og delregnskab nr Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabs. 6. Beskrivelsesfeltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Beskrivelse, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen, der kan findes på vores hjemmeside her. Side 1 af 23

2 Vigtige informationer gældende for hele IT og Digitale Medier EAN Nummer: Stednummer: 9451 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, anita.pedersen@au.dk Indholdsfortegnelse 1. Stab og Sekretariat Stab og Sekretariat Informationssikkerhed Udvikling Udvikling Arkitekturteam Integrationsteam Porteføljekontor Web Web Webudvikling Brugeroplevelser Drift Driften Generelle Applikationer Administrative Applikationer Infrastruktur FA Support Omnibus Tjek and Go Side 2 af 23

3 1. Stab og Sekretariat 1.1 Stab og Sekretariat Enhedsnr.: 1426 Projekt Stab og Sekretariat Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse hele AU IT, hvor der er deltagelse af mere end én afdeling. Også køb af BKI kaffe, te, mælk mv. til hele huset Julefrokost og sommerfest andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Udgifter der vedrører staben selv eller mere end én afdeling i AU IT. Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest IT Systemer Projekt Stab og sekretariat IT Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter Licenser til viderefakturering Både udgift og indtægt til SAS licens og modenhedsanalyse der viderefaktureres til brugerne. Skal gå i 0. Udgiften bogføres med en artskonto for licens. Når der viderefaktureres skal det ske med artskonto 4520 hvis det er til VD områder og 4530 til institutter. Side 3 af 23

4 1.2 Informationssikkerhed Enhedsnr.: 1424 Projekt Informationssikkerhed Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt Informationssikkerhed IT Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter. Årlig licens, afsendes fra KMD, kom sidst i Secureware Licens oktober Særlige konsulentydelser Projekt Informationssikkerhed Konsulent Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Konsulentudgifter ifm awareness om IT Awareness sikkerhed Øvrige konsulentydelser Diverse mindre konsulentudgifter. Side 4 af 23

5 2. Udvikling 2.1 Udvikling Enhedsnr.: 1399 Projekt Udvikling Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Løn til funktionschefen for Udvikling andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 5 af 23

6 2.2 Arkitekturteam Enhedsnr.: 2223 Projekt Arkitekturteam Salg Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura). Hosting og Support af server til TermShare. Altid artskonto Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler). Videresalg af timer leveret af medarbejderne til andre afdelinger. Ved salg til andet VD område, artskonto Ved salg til institutter, artskonto IT Systemer Projekt Arkitekturteam IT Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter Side 6 af 23

7 2.3 Integrationsteam Enhedsnr.: 2224 Projekt Integrationsteam andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt Integrationsteam IT Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, Visio SOAPUI licens Årlig regning i oktober fra SmartBear Limited Særlige konsulentydelser Projekt Integrationsteam Konsulent IT Konsulentydelser Konsulentydelser ifm. SOA assistence Side 7 af 23

8 2.4 Porteføljekontor Enhedsnr.: 1849 Projekt Porteføljekontor DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt Porteføljekontor IT Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, Microsoft Project Pro Side 8 af 23

9 3. Web 3.1 Web Enhedsnr.: Web Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse Løn til funktionschefen for Web andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 9 af 23

10 3.2 Webudvikling Enhedsnr.: DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt Webudvikling Projekt Webudvikling IT Øvrige licenser Diverse små licenser, primært købt i Aurus. Cleverbridge, Pingdom og Adobe Confluence og addons Cirka tre fakturaer fra Translucent ApS, kommer i efteråret og indtil december Visual Paradigm Udgifter afregnes i Aurus af Steener Coldfusion Webstorm Udgifter afregnes i Aurus af Steener Særlige konsulentydelser Projekt Webudvikling Konsulent IT Konsulentydelser Køb af konsulentydelser fra bl.a. Translucent ApS og IT Minds. Side 10 af 23

11 3.3 Brugeroplevelser Enhedsnr.: 2639 Projekt Brugeroplevelser DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler). Salg af timer til udvikling af app. Ved salg til andet VD område, artskonto Ved salg til institutter, artskonto Side 11 af 23

12 IT Systemer Projekt Brugeroplevelser IT Øvrige licenser Diverse licensudgifter, primært photoshop og Visio, Amazon Web hosting, plugins til hjemmesider pg Usabilla for websites. Licens til Cumulus, faktura fra Attention Cumulus licens Software. Kommer sidst på året. Software til målinger, afregnet i Aurus af Analyseværktøjer Steffen. Credits til Campaign Monitor, afregnes løbende Campaign Monitor i Aurus af Rasmus Stensgaard. Faktura fra Statsbiblioteket, sidst bogført i Kalturadrift marts. Faktura fra Templafy på subscription, sidst MS Skabeloner betalt i september. E Pages licens, faktura fra LIVEdition, sidst E pages betalt i marts Sharegate Afregnes i Aurus af Karen, juli Web Governance? Templafy? Særlige konsulentydelser Projekt Brugeroplevelser Konsulent MS Skabeloner Løbende fakturaer fra SkabelonDesign på support og konsulent Systemforvaltning CMS (Typo3) Løbende fakturaer omkring udvikling af hjemmeside, primært Linkfactory og lidt Dycon. Side 12 af 23

13 4. Drift 4.1 Driften Enhedsnr.: 6040 Projekt Driften konferencetilmelding, bøger, online kurser ol. andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt Driften IT Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter Side 13 af 23

14 4.2 Generelle Applikationer Enhedsnr.: 1586 Projekt Generelle Applikationer konferencetilmelding, bøger, online kurser ol. andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 14 af 23

15 IT Systemer Projekt Generelle Applikationer IT MS Licens Årlig licens, der kommer hver sommer fra Atea (Via Nordea Finans). Periodiseres Øvrige licenser Diverse små licenser, primært Dmarcian og andre små købt af Kaj via Aurus SurveyXact Licens Årlig licensudgift til Surveyexcact, regning kommer fra Rambøll Management. November RefWorks Faktura fra Proquest, årlig licens, februar Software Central Licens 1 2 årlige regninger på licens for Software Central, sendes af Mansoft A/S. april/august Teamviewer Faktura fra TeamViewer på årlig licens, september Logiva, sikker mail Løbende regninger på drift og service af Sikker Mail fra Logiva Antivirus licens Regning fra McAfee, periodiseres IDM licens 3 årig licensudigft, periodiseres, plus tillægsregninger fra KMD EndNote Licens til Endnote, faktura fra Alfasoft på årlig licens, september Service Citrix Driftstøtteaftale fra Lean on, ca hvert kvartal Licens Citrix Faktura fra Edgemod på årlig licens, oktober Trustzone Løbende fakturaer fra Trustzone. Særlige konsulentydelser Projekt Generelle Applikationer Konsulent IT Konsulentydelser Klippekort og implementeringsydelser fra bl.s. Knudsen Consulting og SysPeople. Side 15 af 23

16 4.3 Administrative Applikationer Enhedsnr.: 1873 Projekt Administrative applikationer andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Side 16 af 23

17 IT Systemer Oracle Licens Årlig licensudgift til oracle, regning sendes fra Aalborg Universitet. April Øvrige licenser Diverse mindre licensudgifter, primært fakturaer fra HP, bør udfases i Serviceaftaler Små serviceaftaler, fx vedligeholdelse af SentryOne SOA Overvågning Licens Ekstra årlig regning leveret af Oracle Danmark, december NILEX Licens, vedligeholdelse og anden service vedrørende Nilex, leveret af Infrasoft ca 2 gange årligt, april og oktober Hosting af Digital eksamen Regning fra Arcanic betales to gange årligt af Uddannelser, vi betaler kr. pr gang. November og december CPR Ydelse Stor mængde mindre regninger vedrørende CPR ydelse fra CPR Kontoret CSC Terminalopkobling Terminalopkobling, filoverførsel mv. sendes fra CSC. Mange mindre regninger NemID Stor mængde mindre regninger vedrørende medarbejdersignatur, sendes af DanID Oracle Serviceaftale Support til Oracle, faktureres løbende fra Oracle Danmark eller Miracle Certifikater Certifikater ved THAWTE, afregnes i Aurus af Allan Egesbæk ManageEngine Én årlig regning fra Zoho Corporation. November. Udgifter til hosting af domæner ejet af AU. En Domæner lang række små fakturaer fra udbydere som DK Hostmaster og DanDomain. Særlige konsulentydelser Projekt Administrative applikationer Konsulent IT Konsulentydelser Projekt Administrative applikationer IT Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Administrative applikationer Særlig drift Diverse konsulentydelser, fra bl.a. Microsoft og Miracle. Side 17 af 23

18 4.4 Infrastruktur Enhedsnr.: 1874 Projekt Infrastruktur Salg Internt salg andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura). Salg af serverkapacitet, Alexandra Instituttet, IT Forum og Universitetshospitalet. Altid artskonto Salgsindtægter vedrørende interne leverandører, bl.a. salg af serverplads, storage og service på regnemaskine. (intern handel/omposteringer, USM midler). Ved salg til andet VD område, artskonto Ved salg til institutter, artskonto Side 18 af 23

19 IT Systemer Projekt Infrastruktur IT Datacenter finansiering fra Huslejetillægget Årllig indtægt, overføres fra Huslejetillægget via intern handel en gang årligt i tre år Afskrivninger Afskrivninger på alle anlæg i AU IT VM Ware Licens 4 årig licens der periodiseres, kommer igen i 2020 fra Atea A/S Øvrige licenser Diverse mindre licenser, Visio, Skype for Business, RIPE Fees Forskningsnettet Licens Årlig licensudgift vedr. forskningsnettet, sendes af DTU/DEIC, november Serviceaftaler Diverse små serviceaftaler, service på HP udstyr fra Atea Drift af servere Udgifter til kabler, harddiske og andet hardware til servere der ikke afskrives samt udgifter til service. Mange forskellige leverandører, bl.a. Comm/2, Netic A/S, KMD mv Backup og restore Udgifter til bånd, kabler og andet hardware til backup funktion samt service. B4Restore er den primære leverandør, men også AVC, TDC og Telenor AUKOM Udgifter til fiber, kabler mv. til det trådløse netværk der ikke skal afskrives. Mange regninger fra flere leverandører, men primært Atea, TDC og Itextra Conscia Care Service Én årlig udgift på serviceaftale med Conscia Care Service, ca. 1,1 mio. kr. december Qstar Arkiv licens 2 årig licens, der periodiseres, fra InDes. Næste gang Service Loadbalancer Årlig licens, faktura fra Coresec, juli Licens Infoblox Fakturaer fra Coresec Licens Oracle/Linux Licens fra Oracle, juni, evt. også fra Redhat Eyeglass licens Årlig faktura fra Conscia, januar Graylog Afregnes årligt i Aurus, Karen, november Concia 360 Concia 360, årlig regning fra Consica, december/januar Datacenter housing Månedlig udgift på Datacenter housing. Side 19 af 23

20 Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Infrastruktur Særlig drift Fastnettelefoni Udgifter til TDC/Telenor vedrørende fastnettelefoni, primært abonnement for linjerne og konsulentydelser til Nortel Lager Indkøb og videresalg af nye fastnettelefoner samt tilbehør til dem, fx headsets. Videresalg via intern handel. Ved salg til andet VD område, artskonto Ved salg til institutter, artskonto Særlige konsulentydelser Projekt Infrastruktur Konsulent IT Konsulentydelser Diverse konsulentydelser fra flere leverandører, Egdemo, Coresec og Lean on. Side 20 af 23

21 4.5 FA Support Enhedsnr.: 1784 Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere) Tjenestebil Udgifter knytet til drift og vedligehold af egen tjenestebil andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, blæk og skærmbriller. IT Systemer Projekt FA Support Projekt FA Support IT Øvrige liecenser Diverse mindre licensudgifter, Add ons Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt FA Support Særlig drift Lager Indkøb af varer til videresalg samt indtægt fra brugerne, omposteres månedsvist. Side 21 af 23

22 5. Omnibus Enhedsnr.: DTAP Løn til timelønnede administrative (studentermedhjælpere). Herunder forplejning i forbindelse med interviews og redaktionskomitemøder og rejse og forplejning i forbindelse med kompetenceudvikling. Dækker også køb af kaffe og mælk mv. til egne kaffemaskiner. Udgift til deltagelse i konferencer og kurser, samt indkøb af bøger. IT og telefoniudstyr, såvel reparationer som nyindkøb, andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort, kontorartikler, møbler og skærmbriller. IT Systemer Projekt Omnibus Projekt Omnibus IT Øvrige licenser Diverse små licenser fx Adobe. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Omnibus Særlig drift Anden avisdrift Oversættelser, freelance journalister, illustrator mv. Side 22 af 23

23 6. Tjek and Go Midlertidigt Projekt Projekt Tjek and Go HE Udgifter til rejser, hotel og forplejning ved møder ifm. projektet IT Konsulentydelser Diverse konsulentydelser, primært Toft IT, Infrasoft og Rambøll Management. Side 23 af 23