Konteringsvejledning AU HR 2016

Transkript

1 Konteringsvejledning AU HR 2016 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For HR er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For HR er stednummeret altid 9301, og delregnskab nr Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Disse principper kan du læse mere om her: (link til hjemmesiden) Side 1 af 7

2 Vigtige informationer gældende for hele HR EAN Nummer: Stednummer: 9301 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, kristian.ulriksen@au.dk Indhold 1. HR, Kontering ved enheder Stab og fælles Udvikling og arbejdsmiljø Kursusvirksomhed Personalejura Lønkontoret og HR-IT... 7 Side 2 af 7

3 1. HR, Kontering ved enheder 1.1 Stab og fælles Enhedsnr.: TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Signatur Kompensation TR USM midler TR Advokatbistand mv ESDH HR IT konsulentydelser SLS konsulentydelser Projekt HR STAB og fælles Projekt 19512, HR Stab - særlig drift Projekt 19523, HR Kompensation TR, USM - PF Særlige konsulentydelser Projekt 19520, HR Stab, konsulentydelser Side 3 af 7

4 1.2 Udvikling og arbejdsmiljø Enhedsnr.: 6033 Projekt HR Udvikling og Arbejdsmiljø TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Projekt 19513, HR Udvikling og arbejdsmiljø - særlig drift Medarbejderintroduktion Elevkoordinator MUS Koncept Fælles journalarkiv Psykisk APV Ligestilling og mangfoldighed Fysisk APV Arbejdsmiljøkurser, temadage Sikkerhedsrådgivere Kemisk arbejdsmiljø HSU, LSU, ASU Psykologisk rådgivning Implementering af personalepolitik Karriereveje DHL Side 4 af 7

5 1.3 Kursusvirksomhed Enhedsnr.: 6033 AktivitetsnummerNavn Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Forskningslederuddannelsen Lederudvikling adm. funk. chefer Lederværktøjskurser Individuelle forløb Proceskonsulentuddannelse Administrative teamledere m.fl Projektuddannelser Projekt HR Kursusvirksomhed Projekt 19514, HR Kursusvirksomhed - særlig drift Projekt 19515, HR Kursuskatalog - særlig drift IT kurser Samarbejde, kommunikation og udviklingskurser Sprogkurser Trivsel og arbejdsmiljøkurser CLP kurser Intensivt engelskkurser Side 5 af 7

6 1.4 Personalejura Enhedsnr.: 6030 AktivitetsnummerNavn Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Valg til kollegiale organer PJ Kursus, temadage Projekt 19508, HR Personalejura Projekt 19518, HR Personalejura - særlig drift Side 6 af 7

7 1.5 Lønkontoret og HR-IT Enhedsnr.: 6012 Projekt 19509, HR Løn og HR-IT AktivitetsnummerNavn TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer PeopleXS licenser AUHRA licenser Scanjour-licens Timelønsystem SLS udgift HR-Løn kurser Timelønssystem kurser Projekt 19511, HR Løn og HR-IT - IT systemer Projekt 19519, HR Løn og HR-IT - særlig drift Side 7 af 7