Konteringsvejledning Forskning og Eksterne Relationer

Transkript

1 Konteringsvejledning Forskning og Eksterne Relationer Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen For AU FE er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak og AURUS skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer, delregnskab og enhedsnummer. (Enhedsnummer henfører til en medarbejders administrative tjenestested). For Forskning og Eksterne Relationer er stednummer 9151, og delregnskab nr. 1 (for projekterne i denne vejledning, medmindre et andet delregnskab er eksplicit angivet). 3. Find det rette projektnummer Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Specielt vedr. Delregnskab i Indfak I Indfak står delregnskab som standard til delregnskab 1. Denne værdi kan ikke ændres i Indfak. Delregnskabsværdien bliver dog automatisk ændret i økonomisystemet, i overensstemmelse med projektets delregnskab. 7. Feltet Bilagstekst i Indfak2 Det er væsentligt for økonomiopfølgningen, at den bilagstekst, som følger den enkelte kontering, er en god beskrivelse af det, som fakturaen dækker. Derfor er det altid vigtigt at skrive en tekst i feltet Bilagstekst i Indfak, som gør det let for funktionschef/vicedirektør at danne sig et overblik i forbindelse med en gennemgang af posteringsoversigten. 8. Projekt- og aktivitetsstrukturen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Side 1 af 13

2 Vigtige informationer gældende for Forskning og Eksterne Relationer EAN Nummer: Stednummer: 9151 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, kasper.lyngholm@au.dk Indhold 1. Sekretariat Forskningsstøtteenheden Talentudviklingsenheden Events og kommunikationsstøtte Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel Midlertidige bevillinger Andet Side 2 af 13

3 1. Sekretariat Enhedsnr.: 1852 (Århus, Katrinebjergvej 107) eller 2570 (Emdrup, Tuborgvej 164) Projekt Sekretariat Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Side 3 af 13

4 2. Forskningsstøtteenheden Forskningsstøtteenheden Enhedsnr.: 1615 (Århus, Katrinebjergvej 107), 1773 (Århus, Katrinebjergvej 89) eller 1176 (Emdrup, Tuborgvej 164) Projekt Forskningsstøtteenheden Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Forskningsstøtteenheden - Særlig drift Kurser Databaser AUH - driftsaftale Side 4 af 13

5 FSE Opgaveoverdragelse fra Arts Projekt FSE opgaveoverdragelse fra Arts Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Side 5 af 13

6 3. Talentudviklingsenheden Enhedsnr.: 1772 (Århus, Høegh-Guldbergsgade 6B) eller 2564 (Århus, Høegh-Guldbergs Gade 4) Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT Systemer Projekt Talentudviklingsenheden Projekt Talentudviklingsenheden - IT PeopleXS Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Talentudviklingsenheden - Særlig drift Stipendier Forskermobilitet UIC PhD house aktiviteter Internaltional Community Side 6 af 13

7 4. Events og kommunikationsstøtte Enhedsnr.: 2561 (Århus, Fredrik Nielsens Vej 5) Projekt Events og kommunikationsstøtte TAP løn Løn og refusion til månedslønnede administrative Løn til timelønnede administrative (fx Kompetenceudvikling, egne Salg Internt salg Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel) Særlige konsulentydelser Projekt Events og kommunikationsstøtte, Driftstilskud Folkeuniversitetet Side 7 af 13

8 Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Events og kommunikationsstøtte - Særlig drift Årsfest Forskningensdøgn Matchpoint Events Rekrutteringskampagne U-days Åbent hus Generel rekrutering Omdømmemålinger Universitetshistorie Foto TV Grafik Konferencevarer SprogService Sommer- og juletaler Re-do Kulturby Engelsk i administrationen Sprogteknologiske værktøjer Rekrutteringskampagne Kaltura Side 8 af 13

9 5. Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel Enhedsnr.: 8224 (Århus, Katrinebjergvej 107) eller 2583 (Emdrup, Tuborgvej 164) Patentindtægter Projekt Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) IT Systemer Projekt Technology Transfer Office - IT Intium Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Patentindtægter (k) Se beskrivelse i feltet Se beskrivelse i feltet Se beskrivelse i feltet herunder herunder herunder et for hver teknologi findes i Inteum under pinden Account. No Side 9 af 13

10 Driftsramme TTO Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Se beskrivelse i feltet Se beskrivelse i feltet Se beskrivelse i feltet herunder herunder herunder et for hver teknologi findes i Inteum under pinden Account. No Studentervæksthus Aarhus Projekt Driftsramme TTO Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt Erhvervssamarbejde, særlig drift Studentervæksthus Aarhus Side 10 af 13

11 6. Midlertidige bevillinger PH.D.-kurser, USM Projekt PH.D.-kurser, USM Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også egne relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger FE USM Kvote 1 kampagne Projekt FE USM Kvote 1 kampagne Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også egne relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Side 11 af 13

12 FE USM Falling Walls Lab Projekt FE USM Falling Walls Lab Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også egne relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger FE USM Interdisciplinær evaluering Projekt FE USM Interdisciplinær evaluering Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning Kompetenceudvikling, Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også egne relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Side 12 af 13

13 7. Andet EU Rådgiver Projekt EU Rådgiver Kompetenceudvikling, egne Kompetenceudvikling og uddannelse af. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger Salg Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Projekter på delregnskab 2, 4, 5 eller 6 på AU Forskning og Eksterne relationer Projekttitel Delregnskab Konteringsvejledning Oversættelse borgmesterkontoret 2 På forespørgsel Kiosksalg 2 På forespørgsel Lars Frølunds rejselegat 4 På forespørgsel Science for Society 4 På forespørgsel Lars Frølund Augustinuslegat 4 På forespørgsel Science without borders 4 På forespørgsel AIAS AUFF administration SpinIN udrulning og implementering Matchpoint FI 1 Facilitator uddannelse MEA Midt U-days 2016 Matchpoints 2017 AUFF AIAS Initiativer Forskningsdata Management Ph.d. - rådet 6 På forespørgsel Side 13 af 13