Konteringsvejledning, Økonomi og Bygninger (Ø&B) 2015

Transkript

1 Konteringsvejledning, Økonomi og Bygninger (Ø&B) 2015 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For Ø&B er det Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For Ø&B er stednummeret altid 9251, og delregnskab nr Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. 7. Kontoplanen er opbygget efter et sæt vedtagne økonomistyringsprincipper for fællesadministrationen. Disse principper kan du læse mere om her: (link til hjemmesiden) Side 1 af 12

2 Vigtige informationer gældende for hele Ø&B EAN Nummer: Stednummer: 9251 Delregnskab: 1 Forretningscontroller: Mads Toftelund, mads.toftelund@au.dk Indhold 1. Ø&B, Kontering ved enheder Stab Økonomisekretariatet Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift Økonomisekretariatet konsulentydelser BI-enheden Indkøb Regnskab Bygningsøkonomi og jura Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift Byggeri og planlægning Særlige Bevillinger Tidshåndtering Opgradering NS 7, Nyt Indfak Indkøbsanalysesystem Side 2 af 12

3 1. Ø&B, Kontering ved enheder 1.1 Stab Enhedsnr.: 1611 Projekt Ø&B Stab TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Julefrokost og sommerfest Udgifter og Indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 3 af 12

4 1.2 Økonomisekretariatet Økonomisekretariatet, løn og kontorhold, IT systemer og Særlig drift Enhedsnr.: 6010 Projekt Ø&B Økonomisekretariatet TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere Kompetenceudvikling, egne medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Projekt 19611, Økonomisystemer Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Dibs EG Bolig Medfin. PF Tidshåndtering pba. System bespar. Særlig drift Projekt 19617, Økonomisystemer - særlig drift Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Side 4 af 12

5 1.2.2 Økonomisekretariatet konsulentydelser Enhedsnr.: 6010 Konsulentydelser Projekt 19619, Økonomisystemer udvikling, konsulent Navision AURUS IndFak Webshop CWT ØSLDV NS-STADS ARS Dibs EG Bolig Revision, løbende Revision, STÅ Revision, eksterne midler PwC særrevision, Foulum & Roskilde Advokatbistand Rådgivning, løbende Konsulentydelser Projekt 19620, Økonomi, revision og rådgivning Side 5 af 12

6 1.3 BI-enheden Enhedsnr.: 1701 Projekt Ø&B BI-enheden Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Anden løn Anden løn Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Licenser Projekt 19612, BI-IT Konsulentydelser Projekt 19621, BI - Konsulent Rådgivning, løbende Side 6 af 12

7 1.4 Indkøb Enhedsnr.: 1614 Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Konsulentydelser Advokatbistand Rådgivning, løbende Projekt 19607, Ø&B Indkøb Projekt 19622, Indkøb - konsulent Side 7 af 12

8 1.5 Regnskab Enhedsnr.: 6011, (Rejser = 2357, Kreditor =2358, Debitor = 2359 og Balance = 2360) Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Særlig drift Dibs EG Bolig Finansielle poster Kassediff., Kursdiff, mora renter Renter og gebyrer fra debitorer Tekniskeposter, Regnskab Intet budget til denne aktivitet, men til af div. Fakt Tekniskeposter, Uplacerbar, til senere afregn. For at undgå tilbageholdelse af eks. Moms. Konsulentydelser Projekt 19928, Regnskab - konsulent Rådgivning, løbende Projekt 19608, Ø&B Regnskab Projekt 19618, Regnskab særlig drift Side 8 af 12

9 1.6 Bygningsøkonomi og jura Bygningsøkonomi og jura samt IT-systemer Enhedsnr.: 2068 Projekt 19609, Ø&B Bygningsøkonomi og jura TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Tjenestebil Udgifter omhandlende tjenestebiler, brændstof, rep. Og afskrivninger. kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Afskrivninger Afskrivninger Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Dalux (del af Infrastrukturpulje) TV fælles (del af Infrastrukturpulje) Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) Energy Key (del af Infrastrukturpulje) Call-Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Digitalpost (del af ForsendelseVD) Projekt 19613, Infrastruktur-IT IT systemer Projekt 19614, Digitalpost-IT (del af ForsendelseVD) Side 9 af 12

10 1.6.2 Bygningsøkonomi og jura Driftstilskud og Særlig drift Enhedsnr.: 2068 Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19615, Infrastruktur Infrastrukturpuljen ForsendelsesOmkostninger Fælles ADM Skader/Erstatninger Postbiler el. relateret hertil Advokatbistand Driftstilskud, specifikke opgaver Projekt 19616, Forsendelsesomk. Fælles ADM Særlig drift Projekt 19753, Byggeri og planlægning - særlig drift Konsulentydelser Projekt 19945, Bygn.økonomi og jura - konsulent Side 10 af 12

11 1.7 Byggeri og planlægning Enhedsnr.: 6050 Projekt 19610, Ø&B Byggeri og planlægning Løn til månedslønnede administrative TAP løn medarbejdere Løn til timelønnede administrative medarbejdere DTAP løn (studentermedhjælpere) Kompetenceudvikling og uddannelse af Kompetenceudvikling, egne medarbejdere medarbejdere også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr såvel reparationer som ny indkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) IT systemer Projekt 19613, Infrastruktur-IT Dalux (del af Infrastrukturpulje) TV fælles (del af Infrastrukturpulje) Adgangskort (del af Infrastrukturpulje) Videoovervågning (del af Infrastrukturpulje) Energy Key (del af Infrastrukturpulje) Call-Center (del af Infrastrukturpulje) Kunstkonservering (del af Infrastrukturpulje) Side 11 af 12

12 2. Særlige Bevillinger 2.1 Tidshåndtering Særlig bevilling Projekt 19623, Tidshåndtering - PF Tidshåndtering, konsulent Tidshåndtering, licens Tidshåndtering, anden drift 2.2 Opgradering NS 7,0 Særlig bevilling Projekt 19624, Opgradering NS 7,0 - PF NS 7,0_Opgradering, konsulent 2.3 Nyt Indfak Særlig bevilling Projekt 19625, Nyt Indfak - PF Nyt Indfak, konsulent 2.4 Indkøbsanalysesystem Særlig bevilling Projekt 19626, Indkøbsanalysesystem - PF Indkøbsanalysesystem, licens Side 12 af 12