Annoncering. Indkøb af ydelser vedr. etablering og drift af festivalpladsen på Mangfoldighedsfest Smag Verden 2014

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Beskæftigelses- og integrationsforvaltningen Center for Inklusion og Beskæftigelse Annoncering Indkøb af ydelser vedr. etablering og drift af festivalpladsen på Mangfoldighedsfest Smag Verden 2014

2 1. TILBUDSGIVENDE MYNDIGHED Københavns Kommune Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Center for Inklusion og Beskæftigelse. Bernstorffsgade København V Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., i løbet af udbudsprocessen skal være skriftlige og rettes til -adressen: by6x@bif.kk.dk. Københavns Kommune besvarer ikke henvendelser om udbuddet, som ikke rettes skriftligt til ovenstående -adresse. Udbudsmateriale og evt. ændringer hertil offentliggøres på udbuddets hjemmeside under menupunktet Nationale udbud og linket Ansvarlig er projektleder Gitte Kim Søborg, Center for Integration og Beskæftigelse. 2. BAGGRUND Mangfoldighedsfesten Smag Verden (herefter Smag Verden) er en årligt tilbagevendende festival, som fejrer Københavns etniske og kulturelle mangfoldighed. Begivenheden skal være med til at synliggøre mangfoldigheden i byen samt styrke sammenhængskraften og medborgerskabet på tværs af minoritets- og majoritetsgrupper i København. Smag Verden finder sted den 23. august 2014 kl I festivalen deltager ca. 60 minoritetsforeninger og organisationer i boder på festivalpladsen. Disse deltager primært med frivillige og repræsenterer mange forskellige kulturer. Hertil deltager professionelle restauranter i boder samt med foodtrucks. Der er en scene med musik og anden underholdning, og forskellige steder på festivalgaden afvikles en række events. Læs mere om Smag Verden på: og på Facebook: Smag Verden. 3. YDELSENS BESTANDDELE I forbindelse med afviklingen af festivalen ansætter Københavns Kommune op til 25 fritidsjobbere i alderen år, der i samarbejde med tilbudsgiver bl.a. hjælper med at opsamle skrald og sætte borde op. De unge er overvejende socialt udsatte unge. Ansættelsen på festivalen skal give de unge joberfaring og modne dem til efterfølgende fritidsjobs. Der vil være tilknyttet voksne med socialfaglig baggrund til at organisere og lede de unge. Side 2 af 7

3 Hertil involveres 4-5 socialt udsatte voksne fra nærområdet som nattevagter. I samarbejder med tilbudsgivers professionelle nattevagter skal de lokale nattevagter være med til at sikre sikkerhed natten mellem den Indkøbet vedrører tjenesteydelser, der kan opdeles i følgende Delydelser: 1. Etablering og drift af festivalområdet 2. Samarbejde med frivillige Delydelse 1 udgøres af de i bilag 1 nævnte leverancer. Delydelse 2 udgøres af samarbejde med festivalens unge fritidsjobbere, de lokale nattevagter og de deltagende foreninger, organisationer og restaurationer, og indbefatter håndtering af - de unge fritidsjobbere i samarbejde med voksne med socialfaglig baggrund omkring affaldshåndtering under festivalen og mindre praktiske opgaver ved opstilling af festivalpladsen, lokale nattevagter i arbejdet omkring sikkerheden om natten i samarbejde med de professionelle nattevagter, - de deltagende minoritetsforeninger, organisationer og restauranter omkring deres praktiske behov på festivalen, herunder vedrørende telte, strøm, renovation, borde, stole og vand, og - tilbudsgivers medarbejdere, således at disse har klare retningslinjer for og er instrueret i samarbejdet med fritidsjobbere, lokale nattevagter, minoritetsforeninger, organisationer og restauranter. Leveringssted for ydelsen er Prags Boulevard, 2300 København S, hvor Smag Verden er placeret i Til Smag Verden anvendes de grønne områder, gaden samt de to fodboldbaner mellem Dalslandsgade op til rundkørslen på Prags Boulevard samt arealet foran kulturhuset Prismen. Alt materiale vedrørende udbuddet forefindes på udbuddets hjemmeside, jf. punkt 1. Ydelsen leveres i tidsrummet fredag den 22. august kl til søndag den 24. august kl , hvor pladsen skal være ryddet og genetableret som før Smag Verden. Den økonomiske ramme for ydelsen er DKK ekskl. moms. Københavns Kommune kan løbende revidere dele af udbudsmaterialet. Evt. ændringer offentliggøres på udbuddets hjemmeside. Tilbudsgiver skal selv holde sig orienteret om evt. ændringer ved løbende at orientere sig på udbuddets hjemmeside. 4. PROCESPLAN FOR UDBUDSPROCESSEN 4.1 Tidsplan Aktivitet og tidsplan Offentliggørelse 9. april 2014 Frist for spørgsmål vedr. udbud 16. april 2014 Svarfrist fra tilbudsgivende myndighed på 24. april 2014 spørgsmål fra tilbudsgiver Side 3 af 7

4 Frist for modtagelse af tilbud 25. april 2014, kl Svar til udvalgte tilbudsgiver 5. maj 2014 Svar til fravalgte tilbudsgivere 9. maj 2014 Indgåelse af kontrakt 15. maj 2014 Der tages forbehold for tidsplanen i sin helhed. 4.2 Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder ved at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. tidsplanen ovenfor. Spørgsmål skal sendes til den i punkt 1 angivne -adresse og være på dansk. Spørgsmål kan ikke indsendes på anden måde eller til anden ( )adresse. Spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på udbuddets hjemmeside, jf. punkt 1. Tilbudsgiver skal selv holde sig orienteret om, hvilke spørgsmål, der er stillet og besvaret ved løbende at orientere sig på udbuddets hjemmeside. Spørgsmål, der modtages efter den 16. april 2014, vil blive besvaret, med mindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Københavns Kommune at meddele svaret senest den 24. april TILBUDDETS INDHOLD Tilbud udformes på grundlag af det samlede materiale, jf. pkt. 3. Det skal af tilbuddet fremgå entydigt, hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet. Tilbud skal ved indleveringen herudover indeholde: Redegørelse for erfaring. Priser på samtlige leverancer i bilag. Forslag til samarbejde. Udfyldt og underskrevet tro- og loveerklæring om, at virksomheden på tilbudstidspunktet ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Vedlagte udkast foreslås anvendt. Ved Side 4 af 7

5 sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive underskrevet tro- og loveerklæring. Leverandøren underskriver Københavns Mangfoldighedscharter. Læs mere om dette på: Tilbud, der ikke indeholder disse dokumenter, anses som ukonditionsmæssige og afvises. Alle ovenstående bilag, erklæringer og referenceark skal indleveres i et for Københavns Kommune læsbart, ikke-redigérbart format som PDF eller tilsvarende. Tilbuddene skal afgives skriftligt i elektronisk form og være skrevet på dansk, jf. i øvrigt pkt. 8. Mails (herunder mails med tilbud) må maksimalt fylde 10 MB pr. enkeltmail pga. begrænsning i kommunens mailsystem (mails, som fylder mere end 10 MB og som således afvises af kommunens servere, foreslås opdelt i mindre mails). Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud når frem til Københavns Kommune rettidigt. 6. EGNETHEDSVURDERING Københavns Kommune har opstillet følgende minimumskrav til de økonomiske aktører, der afgiver tilbud i denne udbudsforretning. Med minimumskrav forstås, at kravet skal opfyldes for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbud, der ikke opfylder minimumskravene, vil blive afvist. Tilbuddet skal vedlægges udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver på tilbudstidspunktet har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsninger af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. Tilbudsgiver skal have nøje kendskab til relevante love og regler samt Københavns Kommunes retningslinjer i forbindelse med afholdelse af større arrangementer samt kunne rådgive tilbudsgivende myndighed herom. Specifikt kræves viden om regler vedr. håndtering af telte, trafik og renovation samt indsigt i relevante sikkerhedsregler og - procedurer. Tilbuddet skal vedlægges redegørelse, der beskriver, hvordan tilbudsgiver har tilegnet sig minimum 3 års erfaring med lignende opgaver, herunder erfaring med håndtering af begivenheder med deltagelse af minimum deltagere. I redegørelsen beskrives, hvilke opgaver, tilbudsgiver varetog, hvilke arrangør(er) og evt. partner(e), der var involveret, samt antal publikummer, der kom til arrangementet. Side 5 af 7

6 7. TILBUDSVURDERING CIB ønsker et tilbud på etablering og drift af festivalen Smag Verden, som redegjort for i punkt 3. Der vil blive indgået én aftale med én tilbudsgiver. Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Dette overordnede tildelingskriterium giver mulighed for at anvende kvalitet og pris i sammenhæng i forbindelse med tilbudsvurderingen. Underkriterier Tildelingskriteriet udfoldes i nedenstående underkriterier: Underkriterium 1: Pris Dette underkriterium vægter 70 % af den samlede tilbudsvurdering og knytter sig til Delydelse 1. Tilbudsloftet for ydelsen er på DKK ekskl. moms. Det vil blive tillagt vægt, at tilbudsprisen er under prisloftet. Jo lavere prisen er under tilbudsloftet på ydelserne jævnfør bilag 1, desto bedre vurdering. Underkriterium 2: Inkluderende effekt Dette underkriterium vægter 30 % af den samlede tilbudsvurdering og knytter sig til Delydelse 2. Inkluderende effekt forstås i denne sammenhæng som tilbuddets evne til, at sikre: - en inkluderende og tryghedsskabende kommunikation i samarbejdet med fritidsjobbere og de lokale nattevagter, - en god kommunikation med minoritetsforeninger, organisationer og restaurationer i forbindelse med tilbudsgivers leverancer til disse Jo mere effektivt det beskrevne samarbejde vurderes at bidrage til at inkludere fritidsjobbere, lokale nattevagter og underbygge et godt samarbejde med minoritetsforeninger, organisationer og restaurationer desto bedre vurdering. 8. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Frist for modtagelse af tilbud er: Den , kl Side 6 af 7

7 Både det første og det endelige tilbud skal fremsendes pr. mail til den i punkt 1 anførte adresse. Tilbuddet skal være kommet frem og således være ordregiver i hænde inden tilbudsfristens udløb. Københavns Kommune fremsender en kvittering pr. mail, der bekræfter modtagelsen af tilbudsgivers mail med tilbudsmateriale. Denne kvitteringsmail bekræfter ikke, at det samlede tilbud er konditionsmæssigt, men alene tidspunktet for modtagelsen af tilbuddet. For sent fremkomne tilbud vil blive afvist. Tilbudsgiverne skal vedstå deres tilbud indtil den 15. maj BEHANDLING AF TILBUDSMATERIALE MV. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Københavns Kommune er ikke pligtig til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver. Københavns Kommune anser ikke tildelingen af aftalen for afsluttet, før aftalerne er underskrevet. Ved en eventuel aftaleindgåelse med en sammenslutning af leverandører (konsortium) skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget som kontaktperson for Københavns Kommune. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen er Københavns Kommune uvedkommende. Kommunen bemærker, at indkomne tilbud vil kunne være omfattet af regler for adgang til aktindsigt. Anmodningen om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet fra Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Københavns Kommune. Der indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, som det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudsgivers tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor tydeligt angive dette i sit tilbud med begrundelse herfor. Københavns Kommune vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen. Side 7 af 7