Mødereferat. Styringsdialog 2014, AL2 Bolig. Aarhus Kommune

Transkript

1 Mødereferat Styringsdialog 2014, AL2 Bolig Aarhus Kommune Børn og Unge Mødedato: 28. oktober 2014 Mødetid: Kl Mødested: Kalkværksvej 10 Deltagere: Tilstede fra boligforeningen: Direktør Allan Werge Afdelingschef Torben Spure Nielsen Forvaltningschef Charlotte Markussen Tilstede fra kommunen: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Camilla Maria Nielsen Claus Michael Krogh Claus Bo Jensen MTM-CBM/Grundsalg og Støttet Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Bo Jensen Telefon Direkte telefon Fax På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift, administration 3. Ledelse og demokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale cbj@aarhus.dk 1. Baggrund I 2014 er der for fjerde år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2014 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog.

2 Flere afdelinger i Åbyhøj har fremlagt ønske om omlægning af diverse busruter i området. AL2bolig ønskede på den baggrund punktet dagsordensat til dialogmødet. Drøftelserne tog derudover udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, års 2013, årsberetning, spørgeskema, protokollat, bestyrelsesmødereferat, hjemmeside, mv. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 2. Økonomi, drift og administration Fusionen mellem AL2Bolig og Boligforeningen 10. marts 1943 måtte opgives pga. massivt flertal mod fusionen på generalforsamlingen i Boligforeningen 10. marts Processen har dog givet afkast i form af diverse analyseresultater mv., som kan anvendes i det videre arbejde med at udvikle organisationen. Etableringen af større fælles driftscentre for flere afdelinger fortsættes efter planen. Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed Dispositionsfond (likvid del) kr./ lejemål Arbejdskapital (likvid del) kr./lejemål Egenkapital i alt kr./ lejemål Både den likvide del af dispositionsfond og likvide del arbejdskapital er under benchmark og under niveauet i Aarhus generelt.

3 Den samlede egenkapital er under det gennemsnitlige niveau for Aarhus. Årets resultat er et underskud på kr. som finansieres af arbejdskapitalen. Grundet arbejdskapitalens lave niveau er der opkrævet bidrag i 2013 til kapitalens opbygning, i alt kr Der opkræves ikke bidrag til arbejdskapitalen i Den samlede arbejdskapital ultimo 2013 er på 9,3 mio. kr., som er fuldt likvid. Den samlede dispositionsfond er reduceret fra 38,8 mio. kr. ultimo 2012 til 37 mio. kr ultimo Den likvide del af dispositionsfonden er reduceret med samlet 3 mio. kr. i forhold til 2012 (7,5 mio. kr. i forhold til 2011), hvilket bl.a. kan tilskrives følgende forhold: Der er ydet tilskud til afdelingerne på 9,9 mio. kr. (mod 5,9 mio. kr. i 2012 og 3,4 mio. kr. i 2011). Det samlede udlån til afdelingerne andrager pr. ultimo 2013, 5,2 mio. kr. (mod 5,2 mio. kr. i 2012 og 3,3 mio. kr. ultimo 2011). Der er i 2013 bevilget ydelsesstøtte på 1,9 mio. kr. til afdelingerne (mod 1,4 mio. kr. i 2012 og 0,6 mio. kr. i 2011). Der er i 2013 realiseret et lejetab på 193 t.kr. (mod 153 t.kr. i 2012 og 208 t.kr. i 2011). 123 t.kr. relaterer sig erhvervslejemål og 34 t.kr. til en afdeling i Hammel. Tilgangen til dispositionsfonden som følge af udamortiserede lån (brutto) i afdelingerne er på 16,7 mio. kr. (mod 12,7 mio. kr. i 2012). AL2bolig oplyste, at der i de kommende 2-5 år ligeledes vil være en stigning i tilvæksten hvilket skyldes udamortiseringen af en række IS20-lån i afdelingerne. Efter 2020 vil tilgangen til dispositionsfonden (som følge af udamortiserede lån) være på et konstant men højere niveau. Det oplystes, at afdelingerne fra 2014 indbetaler 544 kr. pr. lejemålsenhed til dispositionsfondens opbygning efter reglerne herom. Dispositionsfonden er væsentlig under lovens minimumskrav. Der er udarbejdet langtidsbudget for dispositionsfonden frem til På dette tidspunkt er dispositionsfonden estimeret til 44 mio. kr. mod 38 mio. kr. i dag. Det oplystes dog, at langtidsbudgettet var forbundet med betydelig usikkerhed.

4 AL2Bolig oplyste i øvrigt, at de tidligere mål for egenkapitalens størrelse var ophævet. Kommunen bemærkede, at den likvide del af dispositionsfonden pr. ultimo 2013 var reduceret med ca. 44% i forhold til Niveauet i 2011 var ikke højt i forhold til det gennemsnitligt Aarhus-niveau. Dette bør give anledning til overvejelser fremadrettet. Ifølge revisors likviditetsberegning er der overskydende likviditet på 20,5 mio. kr. Der er vedtaget en politik for egenkapitalens anvendelse i afdelingerne. Man ønsker at støtte afdelingernes investeringer i energiøkonomiske forbedringsarbejder og forbedringsarbejder, der reelt sikrer bedre tilgængelighed. Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i såret været på 1,17% (mod 3,09% i 2012). Den løbende forvaltning har været udlagt til 4 kapitalforvaltere under hensyn til de nærmere fastlagte rammer for strategi og risikoprofil. Der foretages løbende evaluering af afkastet. Varigheden udtrykt som risikobegreb er for en enkelt kapitalforvalter op til 7 og for de øvrige op til 3. Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed Administrationsbidrag kr./lejemål Nettoadministrationsudgift kr./lejemål Administrationsbidraget svarer stort set til benchmark. Ifølge revisionsprotokollat s. 274 overstiger administrationsbidraget gennemsnittet for Aarhus. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Boligorganisationen oplyste i brev af 30. maj 2013, at der er udarbejdet 20. årige vedligeholdelsesplaner, hvor henlæggelsesniveauet fastsættes ud fra afdelingernes individuelle forhold, og hvor det samtidig forsøges at fastlægge en behersket stigningstakst i boligudgiften.

5 Boligorganisationen oplyste, at henlæggelser er fastlagt i overensstemmelse med vedligeholdelsesplanerne, hvilket bekræftes af revisor i revisionsprotokollen. Generelt vurderer revisor, at de etablerede procedurer opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. Det fremgår imidlertid af det obligatoriske spørgeskema, at visse afdelinger må udskyde arbejder pga. manglende henlæggelser til planlagt vedligeholdelse. Det drejer sig om afdelingerne 101, 105, 133, 156, 306 og 318. Det forventes, at henlæggelserne i disse 6 afdelinger i videst mulige omfang reguleres udover den almindelige prisudvikling i kommende budgetter. Der bør være særligt fokus på afdelinger med ufinansierede vedligeholdelsesplaner, hvor de årlige henlæggelser er under gennemsnittet. I spørgeskemaet for års 2012 anførtes, at afd. 108, 141 og 303 også havde behov for udskydelse af arbejder pga. manglende henlæggelser. Det er dog AL2Bolig s vurdering, at henlæggelserne i disse afdelinger er styrket således, at planlagt vedligeholdelse kan gennemføres i fornødent omfang. Det skal dog bemærkes, at afd. 141 i Korsvangen planlægger større renovering i 2018, hvortil forventes hjemtagelse af ekstern finansiering. Følgende fremgår af revisionsprotokollen, s. 285: De årlige henlæggelser for afdelinger ældre end 1960 ligger i AL2Bolig ca. 30% under gennemsnittet for Aarhus. Der er typisk tale om ældre afdelinger i Åbyhøjområdet. Ledelsen er opmærksom på denne problemstilling. Derfor er henlæggelserne i nogle af afdelingerne er hævet i 2013 og I AL2Boligs øvrige afdelinger svarer de årlige henlæggelser stort set til gennemsnittet. Opsparede henlæggelser i AL2Boligs afdelinger er minimum 30% under gennemsnittet for Aarhus generelt. Spørgsmålet om passende henlæggelser vil være til drøftelse i kommende dialogmøder. Forvaltningsrevision Revisor anfører, at boligorganisationens forvaltningssystem opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. hvorfor årset er forsynet med en erklæring om forvaltningsrevision uden forbehold eller supplerende oplysninger.

6 Resultat af målinger mv. er forelagt bestyrelsen. Boligorganisationen har vedtaget nyt målsætningsprogram med en ny vision og målsætningsprogram på repræsentantskabsmødet den 6. Juni I forlængelse heraf forventer ledelsen, at der vil blive fortaget en række konsekvensændringer i boligorganisationens forretningsgangsbeskrivelser mv. Års 2013 Årset er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 2. Ledelse og beboerdemokrati Ledelsen er udvidet med en forvaltningschefstilling og der er samtidig oprettet en kommunikationsafdeling. Begge dele for at styrke servicen og kommunikationen i forhold til beboere og sikre en rationel drift. Kommunikationsafdelingen er tiltænkt en særlig rolle i renoveringsopgaver landsbyggefondsstøttede helhedsplaner. De sociale medier anvendes i bredere kommunikativ indsats ved f.eks. renoveringer mv. Der arbejdes med ideografiske kommunikationsredskaber (piktogrammer) for at nedbryde sprogbarrierer ved byggesager. Det er boligforeningens mål, at der skal være velfungerende afdelingsbestyrelser i alle afdelinger således, at afdelingsbestyrelserne understøttet af både bestyrelse og administration kan forvalte de formelle regler for beboerdemokratiet. I 7 af afdelingerne i Aarhus Kommune er det ikke er lykkedes, at etablere en afdelingsbestyrelse. Af de afsatte midler i afdelingsbudgetterne til efteruddannelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmer blev anvendt 37%. Dette er lidt højere end forbruget i Beboernes deltagelse i afdelingsmøderne har været målt siden 2006 og har i perioden været på et ret konstant niveau. I 2013 er kursusophold for beboerdemokrater over weekenden erstattet med en temadag. AL2Bolig har siden stiftelsen i 2006 praktiseret åbne dagsordner og referater på hjemmesiden for hovedbestyrelsens møder samt repræsentantskabsmøderne. Fra 2010 er det et krav i normalvedtægten, at alle beboere skal have adgang til dagsordener og referater af både

7 afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder. Administrationen bistår afdelingerne med at opfylde disse krav 3. Renoveringer Det fremgår af oplysningsskemaerne at 15 af afdelingerne har mindre tilfredsstillende vedligeholdelsestilstand. Hovedparten af disse afdelinger har igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer. 4. Diverse På foranledning af 4 afdelinger i Åbyhøj ønskedes en drøftelse af en mulig omlægning af busdriften syd for Søren Frichs Vej. Kommunen kunne oplyse, at disse synspunkter fra området allerede indgår i en indstilling, der er på vej til byrådet. Synspunkterne har ikke fagligt kunne forsvares af forvaltningen da det samtidig vil medføre negative konsekvenser for andre byområder. Det følger af seneste budgetforlig, at evt. ændringer i busnettet reelt er udskudt til Tilst Boligadministration er likvideret december 2014 AL2Bolig oplyste, at boligsociale helhedsplaner og indsatser finansieres af afdelingen. Dette skyldes dels økonomi dels at AL2Bolig ikke har haft behov for boligsociale indsatser hidtil. Der er i 2012 opstartet en boligsocial helhedsplan i Langkærparken. AL2Bolig bemærkede, at der er større og tiltagende problemer i Åbyhøjområdet pga. den umiddelbare nærhed til Gellerup. Mediebevågenhed i sidste halvdel af 2013 pga. uroligheder i Tilstområdet havde ikke relation til Langkærparken. AL2Bolig påpegede i den forbindelse, at man skal være varsom med automatisk at koble problemer i Tilstområdet til Langkærparken. Der er i marts 2014 vedtaget byrådsindstilling om indførelse af kombineret og fleksibel udlejning i Langkærparken. Planer uden for Aarhus Kommune: Der er overvejelser om at overtage to Favrskov-afdelinger fra Boligkontoret Århus, der kun har disse to afdelinger i området. Der vil være driftsmæssige fordele i samdrift af disse to afdelinger med AL2Boligs øvrige afdelinger. Der er forventninger om tildeling af kvote til 2 grunde i Hadsten Netop etableret en ny afdeling i Hinnerup

8 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation På baggrund af styringsdialogen for 2014 vil kommunen foreslå, at det aftales, at AL2Bolig løbende informerer Aarhus Kommune, Alment Byggeri, om eventuelle fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb/salg uden for Aarhus Kommune. Dette har baggrund i Aarhus Kommunes overordnede tilsynsforpligtigelse som hjemstedskommune for AL2Bolig. Aarhus Kommune, Alment Byggeri, vil koordinere tilsynet med de kommuner, hvor boligorganisationen fremover måtte være aktiv. Der er ikke i styringsdialog 2014 indgået aftaler om realisering af styringsmålsætningerne. Henlæggelsesspørgsmålet vil indgå i dialogen i de kommende år.