Bestyrelsesmøde. Beder-Malling Boligforening. Mødedato: 13. maj Mødested: Tornøegade Odder. Mødetid:

Transkript

1 Beder-Malling Boligforening Mødedato: 13. maj Mødested: Tornøegade Odder. Mødetid: Bestyrelsesmøde Bestyrelsen: init.: Formand Torben Høholt Jensen THJ Best.medlem Hanne Frydendahl HF Best.medlem Peter B. Nielsen PBN Best.medlem Søren Hasløv SH Best.medlem Herdis Larsen HL Ledelsen: Direktør Uffe Vithen UV Afbud fra: EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Gennemgang af og godkendelse af referatet fra den 6. december Godkendt uden bemærkninger. 2. Porteføljeplejeaftale a) Djurslands Bank Depot pr. 31. marts 2013 = ,- kr. Periodens resultat 0,56% Afkast år til dato omregnet ca. 2,47% b) Sirius kapitalforvaltning Depot pr. 30. april 2013 = ,- kr. Periodens resultat 1,14% 3. Budget 2014: a) Budgetforudsætninger på afdelingsniveau. b) Budget BMB organisationen. Budgettet blev gennemgået. Udgangspunktet for administrationsbidraget skulle findes i DOMI Administrations budget for 2014 som udviser et adm. bidrag pr. bolig på kr. 3770,-. Administrationsbidraget for BMB for 2014 bliver 413,-. Der ydes et tilskud pr. bolig på kr. 106,- Samlet administrationsbidrag 4.077,- = 0.9 % stigning. Budgetforudsætninger og budgettet blev herefter godkendt.

2 4. Repræsentantskabsmødet 11. juni 2013 kl Malling Kro. a) Dirigent b) Materiale c) Formandsvalg d) Bestyrelsesvalg e) Suppleanter Bestyrelsen foreslår advokat Lars Wolthers THJ efterspørger indlæg til beretningen. THJ modtager genvalg. HF og PBN modtager genvalg. Bestyrelsens forslag til suppleanter. UV undersøger og melder tilbage: Torben Lokjær afd Individuel modernisering - Ændring af grundbeløb. Det har vist sig, at det kan være svært at få mindre 2 værelses lejligheder til at hænge sammen med nye køkkener og badeværelsesrenoveringer. Derfor har vi lagt op til at der nu gives et grundbeløb på kr ,- og herefter 500 kr. pr. m2 til køkkener og som grundbeløb og 850,- pr. m2 til badeværelsesrenoveringer. Vi fastholder maksgrænsen men indstiller til bestyrelsen, at beløbsgrænsen indeksreguleres således, at den ikke skal på bestyrelsesmøde hver gang administrationen ønsker forhøjelse. Godkendt uden yderligere bemærkninger. 6. Opdatering fra ÅrhusBolig. a) Budget 2013 b) Repræsentantskabsmøde Ajourføringsgebyret fastholdes. Der har været afholdt repræsentantskabsmøde den 7. maj Administrationen var uopmærksom og af den opfattelse, at nuværende repræsentanter og suppleanter blev direkte indkaldt. Desværre forholder det sig ikke sådan hvorfor HF ikke har haft mulighed for at deltage. Vi afventer et referat fra mødet. 7. Status på afdelingsniveau: Alle afdelinger: UV gav en korte gennemgang af status på de afdelinger hvor vi p.t. har igangværende arbejder.

3 8. Debatmøde om almene boliger i Århus den 18. marts Administrationen havde indkaldt til regnskabsmøde den selv samme dag hvorfor ingen havde mulighed for at deltage i mødet. 9. Orientering fra møde med Tilsynet: Styringsdialog I 2012 er der for andet år i træk gennemført den obligatoriske styrings-dialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2012 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Hverken Aarhus kommune eller Beder Malling Boligforbedring (BM) havde ytret ønske om drøftelse af særlige emner i dialogen. Derfor tog drøftelserne udgangspunkt i styringsmålsætningerne således som de fremgår af almenboligloven. Grundlaget for dialogen var styringsrapporten, oplysningsskemaerne for afdelingerne, årsregnskab 2011, årsberetning, spørgeskema, protokollat, mødereferater, hjemmeside mv. Den årlige redegørelse vil have karakter af et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. På kommunens hjemmeside vil kun stå den seneste redegørelse. Følgende dagsordenpunkter blev gennemgået på mødet. 1. Økonomi, drift og administration Årets resultat (2011) viser et overskud på kr. Årsresultatet er tilført arbejdskapitalen. Tilgangen til dispositionsfonden har i 2011 været på knap 900 t.kr. Der er herefter ikke længere grundlag for at opkræve særlige bidrag fra afdelingerne pga. dispositionsfondens størrelse. Der er i årets løb bevilget tilskud af dispositionsfonden til afdelinger på kr. Derudover er der ydet generelle tilskud til alle afdelinger på samlet kr. (konto 531) Egenkapitalen for BM ligger, som for de for de fleste boligforeninger i Aarhus, mellem 10- og kr. pr. lejemålsenhed. Midler i fællesforvaltning er i 2011 forrentet med 2,85% mod 4,16% i Der indledtes med virkning fra 1. juli 2010 et administrativt samarbejde med AAB, Odder, i form af etablering af fælles administrationsorganisation, DOMI Administration. Der skal beregnes moms af fremmed administration. Derfor belastes administrationsudgiften og dermed huslejen i de to boligorganisationer af moms på administrationsudgiften. Merudgiften (anslået kr.) vil kunne elimineres ved en egentlig fusion. Nettoadministrationsudgiften ligger derfor i den høje ende i sammenligning med de øvrige boligorganisationer i Aarhus. Men det skyldes primært momsproblematikken. Derfor arbejdes der målrettet mod en fusion med AAB, Odder. Administrationsbidraget er i budget 2012 budgetteret fuldt kostægte. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Revisor ikke har bemærkninger til punktet i hverken påtegning, protokol eller spørgeskema. Regnskaberne for de enkelte afdelinger var vedlagt vedligeholdelsesplan i oversigtsform frem til Det fremgik heraf, at planerne indenfor de kommende 10 år ikke var afhængig af tilførsel af ekstern finansiering. Boligforeningen oplyste, at planerne er 22. årige.

4 Boligforeningen oplyste, at forskellene mellem afdelingernes årlige henlæggelser og op-sparede henlæggelser kan tilskrives, at planlægningen er individuel for hver afdelings bygningsmasse. Kommunen bemærkede, at dette var i overensstemmelse med intentionerne i lovgivningen. Det oplystes i øvrigt, at man efter faste retningslinier gav afdelingerne mulighed for lån af egne midler. Man har oprustet området ved ansættelse af fagpersoner til specifikt at varetage langtidsplanlægningen. Der er foretaget nye vurderinger af de enkelte bygningsdeles levetid og f.eks. er køkkener taget ud af langtidsplanlægningen. Punktet gav ikke anledning til yderligere kommentarer fra kommunens side. Forvaltningsrevision Det oplystes, at udfordringen pt. bestod i fastlæggelse af ens forretningsgange mv. for de to boligorganisationer, der står bag DOMI Administration. Der er derfor ikke foretaget løbende rapportering i 2011 grundet opstarten af fælles administration med AAB Odder. 2. Ledelse og beboerdemokrati BM oplyste, at væsentligste udfordring er at få afdelingens beboere med i de demokratiske processer og få afdelingsbestyrelser til at tage ansvar. Der er afdelingsbestyrelse i samtlige afdelinger. Alle afdelingsformænd har fået tilsendt et udfyldt eksemplar af oplysningsskemaet for deres respektive afdeling. Der har ikke fra afdelingsbestyrelserne været kommentarer til, at det i oplysningsskemaet er anført, at samtlige afdelinger har et velfungerende beboerdemokrati. Hvert hovedbestyrelsesmedlem har et antal afdelinger som vedkommende er kontaktperson for. Hovedbestyrelsesmedlemmerne deltager i afdelingsmøderne i de afdelinger hver især er tilknyttet. Ordningen sikrer kontakten mellem den øverste ledelse og de enkelte afdelinger. Det var BMs opfattelse, at beboerdemokratiet er særdeles velfungerende. Kommunen har konstateret, at boligorganisationens hjemmeside ikke indeholder referater af afdelings- og hovedbestyrelsesmøder. Det fremgår af normalvedtægten (for en almen boligorganisation med almene boliger), at der skal udarbejdes referater af møderne, og at disse referater skal gøres tilgængelig for organisationens lejere. Der er ikke fastsat nærmere regler om, hvordan referater skal gøres tilgængelige/offentliggøres. 3. Udlejning/beboersammensætning Beboersammensætningen og fraflytningsfrekvens gav ikke anledning til kommentarer. BM er ikke udfordret på disse områder. 4. Afdelinger Hermed kommentarer til de afdelinger, der ifølge oplysningsskemaerne har særlige udfordringer. Afd. 1: Det er anført i oplysningsskemaet, at vedligeholdelsesstanden er mindre tilfredsstillende. BM oplyste, at der er planlagt større renoveringsarbejder finansieret af henlæggelser. Afd. 5 Det er anført i oplysningsskemaet, at vedligeholdelsesstanden er utilfredsstillende således, at der er basis for et påbud i medfør af driftsbekendtgørelsen 117. Der verserer en støttesag i Landsbyggefonden og sagen er indberettet til kommunen. Sagen har været behandlet på afdelingsmøde ultimo 2012.

5 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation I Århus kommune er der over årene etableret forskellige fora, for koordinering og samarbejder mellem kommune og boligforeningerne. Dette arbejde fortsætter ufortrødent og vil naturligt begrænse behovet for konkrete aftaler med kommune og boligorganisation i styringsdialogmæssig sammenhæng. Dialogen har ikke afdækket umiddelbare behov for indgåelse af aftaler. Der er derfor ikke i styringsdialog 2012 indgået aftaler om realisering af styringsmålsætningerne. a) Tilsynet har efterfølgende ved skrivelse af 25. marts 2013 bedt samtlige boligorganisationer redegør for bl.a. beløbsstørrelse, perioder, forskelligheder i forhold til opførelses år osv. osv. på henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse. Samtlige 10 spørgsmål på afdelingsniveau skal præciseres og indsendes til tilsynet senest den 1. juni Fællesrådet i Malling a) Generalforsamling den 13. marts Ingen var repræsenteret. 11. Ejendomsfunktionærerne i BMB har valgt ny tillidsmand. Kim Hoffmann er på et klubmøde den 18. februar 2013 blevet valgt som ny tillidsrepræsentant for en 2 årig periode. 12. Hjemmesiden. Vi er nået langt med hjemmesiden mange nye tiltag og vi udvider stadig med nyttige og forhåbentlig brugbare info/materiale. 13. Studietur til Wien. Materialet er omdelt og ingen havde spørgsmål hertil. 14. Status: DOMI ADMINISTRATON Bestyrelsen har møde med TUEN den 16. maj - Der arbejdes vider med materialet og evt. nye synspunktker. THJ og Freddie Vedel Nielsen arbejder i flyveren til Wien med en fælles beretning til kommende repræsentantskabsmøde i AAB og BMB.

6 15. Eventuelt Intet. 16. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Mandag den 13. maj 2013 kl (uge 20) Onsdag den 13. juni 2013 kl (uge 24) Torsdag den 29. august 2013 kl (uge 35) Mandag den 30. sep kl (uge 40) Mandag den 4. november 2013 kl (uge 45) Torsdag den 5. december 2013 kl (uge 49) Formandsmøde: Torsdag den 5. december 2013 kl Studietur til Wien: Onsdag den 22. maj til 26. maj Malling den / 2013 Bestyrelsens godkendelse af referatet: