TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune. Styringsdialog 2015, Østjysk Bolig

Transkript

1 Side 1 af 9 TEKNIK OG MILJØ Center for Byudvikling og Mobilitet Aarhus Kommune Styringsdialog 2015, Østjysk Bolig Mødedato: Mødetid: 13 Mødested: Kalkværksvej 10, 8000 Aarhus C Deltagere: Tilstede fra boligforeningen: Direktør Allan Søstrøm Økonomichef Morten Kraft Udlejningschef Connie Koppel Tilstede fra Aarhus Kommune: Jørn Hedeby Nielsen Trine Birk Mette Krogh-Jensen Claus Bo Jensen Grundsalg og Alment Byggeri Kalkværksvej Aarhus C Telefon: byudviklingogmobilitet@aarhus.dk Direkte cbj@aarhus.dk Sag: 13/ Sagsbehandler: Claus Bo Jensen Resumé I samarbejde med BL Danmarks Almene Boliger 5. kreds er fastsat to overordnede temaer for styringsdialogen i effektivisering af driften og renoveringer (almenboliglovens 91). Østjysk Bolig (i det det følgende benævnt ØJ) oplyser, at boligorganisationen har fokus på effektivisering af driften. ØJ udelukkede ikke, at der kan ligge et yderligere effektivitetspotentiale i sammenlægning af afdelinger. Kommunen (tilsynet) skal fremover inddrages i en tidlig dialog i forbindelse med ansøgninger om støtte efter 91 i almenboligloven (fysiske helhedsplaner).

2 ØJ s årsregnskab for 2014 er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. Kommunen har fortsat fokus på henlæggelsesniveaet i boligafdelingerne. Side 2 af 9 Der er ikke i styringsdialog 2015 vurderet behov for aftaler mellem ØJ og Aarhus Kommune. På mødet blev følgende punkter drøftet: 1. Baggrund 2. Økonomi, drift og administration 3. Ledelse og beboerdemokrati 4. Renoveringer 5. Diverse 6. Evt. aftale 1. Baggrund I 2015 er der for femte år i træk gennemført den obligatoriske styringsdialog mellem boligorganisationerne og Aarhus Kommune. Som et led i styringsdialog 2015 skal der af kommunen udfærdiges en redegørelse for den gennemførte dialog. Den årlige redegørelse er et dynamisk dokument, der i forhold til de enkelte år vil beskrive udviklingen og aktuel status på en række centrale punkter. Pr. 1. juli 2011 er Boligforeningen Præstehaven og Ry Andelsboligforening fusioneret til én ny boligorganisation: Østjysk Boligadministration (i det følgende benævnt ØJ). Fusionsprocessen er endeligt afsluttet ved valget af en nye (reduceret) bestyrelse på repræsentantskabsmødet i oktober Grundlaget for styringsdialog 2015 var styringsrapport med tilhørende oplysningsskemaer, årsregnskab 2014, beretning, revisionsprotokol, mødereferater fra hjemmesiden mv. Boligforeningen havde anført i styringsrapporten, at der ikke var behov for aftaler med kommunen om boligorganisationens realisering af styringsmålsætningerne.

3 I det følgende er redegjort for de punkter, der blev drøftet på mødet. 1. Økonomi, drift og administration Side 3 af 9 Dispositionsfond/arbejdskapital/egenkapital Dispositionsfond/arbejdskapital Kr. pr. lejemålsenhed halvår halvår 2011 Dispositionsfond (disponibel) kr. pr. lejemål Arbejdskapital (disponibel) kr. pr. lejemål Egenkapital kr. pr. lejemål Egenkapitalens samlede størrelse ligger indenfor normalområdet for de øvrige Aarhusianske boligforeninger. Hovedparten af boligforeningerne i Aarhus ligger mellem 10 og kr. pr. lejemålsenhed. Resultatet for 2014 er 337 t.kr. Beløbet er tilført arbejdskapitalen som har en tilvækst svarende hertil. Arbejdskapitalen er næsten fuldt disponibel (likvid). Dispositionsfondens likvide del er forøget med ca. 14 mio. kr. siden Tilvæksten skyldes primært nettoprovenue på knap 13 mio. kr. ved likvidation af en afdeling. Bortses der fra tilgangen af nettoprovenuet (13 mio. kr.) til dispositionsfonden har der fra 2013 til 2014 alene været en samlet tilvækst på 1 mio. kr., der er en konsekvens af følgende: Tilgang som følge af udamortiserede lån uændret ca. 2,5 mio. kr. (brutto) Ingen afdelinger i organisationen har lejetab. ØJ oplyste, at organisationen ikke har realiseret lejetab de sidste mange år. Tab på fraflyttere andrager 856 t.kr. mod 0 kr. i 2013 (svarer til afdelingernes merbidrag til fondens opbygning, som forudsat ved lovændringen) I 2014 er der ydet tilskud på 0,5 mio. kr. mod 0,9 t.kr. i 2013.

4 Det fremgår af revisionsprotokollen, at ØJ har givet tilsagn om støtte til byggesag 45, Norsgade og byggesag 49, Vestergade, 3,1 mio. kr. samt afdeling 3, Ryhaven for i alt kr. 14 mio. kr. (svarende til kr. pr. lejemålsenhed). Udgifterne på i alt ca. kr. 17 mio. kr. vil fragå dispositionsfonden i 2015 og Side 4 af 9 Kommunen bemærkede, at ØJ med baggrund i disse støttetilsagn har reduceret disponibel dispositionsfond med mere end 2/3 - i forhold til ultimosaldoen ØJ kunne oplyse, at der inden for en tidshorisont på 3-4 år forventes indtægter på ca. 7 mio. kr. ved et salg af institutionsbyggeri (Klokkerfaldet). Der er derudover ikke forventninger om ekstraordinær tilgang til egenkapitalen. Der er ikke udarbejdet egentlige scenarier over tilvæksten til egenkapitalen, som dog forventes at være konstant i de kommende år. Tilgangen som følge af udamortiserede lån vil de kommende år ligge på et uændret niveau. Afdelingerne vil i en periode fortsat skulle bidrage til dispositionsfondens opbygning. Der tilstræbes fremadrettet en likvid dispositionsfond, svarende til lovens minimumskrav således, at afdelingerne ikke behøver at betale bidrag til fondens opbygning. Foreningsbestyrelsen er i gang med at få fastlagt og beskrevet tilskudsbetingelserne så egenkapitalen fremadrettet kan bidrage med tilskud til forbedrings- og energiforbedringer. Organisationen har praksis for udlån af egne midler. Organisationsbestyrelsen tildeler lån efter ansøgning. ØJ anførte, at det er en ubetinget fordel for afdelingerne at kunne låne af egne midler til attraktiv rente og samtidig spare låneomkostningerne. Kommunen bemærkede, at det er selvfølgelig en forudsætning, at henlæggelser er til stede når arbejderne ifølge vedligeholdelsesplanen skal udføres. Revisor bekræfter i protokollen s. 978, at boligorganisationen har en overskydende likviditet på 113 t.kr. og at likviditetskravet derfor er iagttaget. Der er bundet 10,4 mio. kr. i afdelinger under opførelse, som indgår i beregningen som fuldt likvide. Det anføres, at mellemværendet lige så godt kunne have været finansieret via byggekredit. Forrentningen af midler i fællesforvaltning har i 2014 været på 2,86 % (mod 1,16% i 2013). Den løbende forvaltning er i 2014 reduceret fra 5 til 4 kapitalforvaltningsinstitutter, hvor midlerne er placeret under hensyntagen til de nærmere fastlagte rammer for strategi og risikoprofil.

5 Investeringsstrategien er fastlagt i boligorganisationens målsætningsprogram og baseret på, at der ønskes et stabilt renteafkast med mindst mulig risiko for tab på værdipapirbeholdningen. Side 5 af 9 Administrationsbidrag Kr. pr. lejemålsenhed halvår halvår 2011 Administrationsbidrag kr. pr lejemål Nettoadministrationsudgift kr. pr. lejemål Administrationsbidraget er budgetteret kostægte. Kommunen bemærkede, at væsentlige afvigelser i opgørelsen af administrationsbidraget mellem styringsrapporten og årsregnskabet indikerer, at stamdata i Landsbyggefonden ikke er opdaterede. Henlæggelser/planlagt vedligeholdelse Kommunen bemærkede umiddelbart, at såvel opsparede henlæggelser pr. bolig som de årlige henlæggelser forekommer meget små i forhold til sammenlignelige afdelinger i Aarhus. Revisor bekræfter ved sin opgørelse af henlæggelserne, at opsparede henlæggelser kun udgør ca. en tredjedel af gennemsnittet for Aarhus. De årlige henlæggelser udgør ca. halvdelen af gennemsnittet for Aarhus I spørgeskemaerne til årsregnskab 2014 anfører ledelsen, at enkelte afdelingers henlæggelser er opbrugte men forventes at være tilstrækkelige indenfor en kort årrække. ØJ anførte, at de relativt små årlige og opsamlede henlæggelser skal ses i sammenhæng med, at næsten samtlige afdelinger er renoverede og ført op til tidens standard. Revisor bemærker i protokollen s. 979, at administrationen af vedligeholdelsesbudgetter mv. opfylder kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger mv. men anfører samtidig, at for enkelte afdelingers vedkommende kan henlæggelserne hensigtsmæssigt styrkes. Der arbejdes nu med generelt med 30.årige vedligeholdelsesplaner men enkelte bygningsdele indgår med op til 60 år. Den længere planlægningshorisont vil have en lejemæssig konsekvens i en række afdelinger fra 2016.

6 Ry-afdelingerne har i flere tilfælde utilstrækkelige henlæggelser. Kommunen bemærkede, at fokus de kommende år bør være på netop de afdelinger, hvor henlæggelser er utilstrækkelige og der bør arbejdes på at forhøje de årlige henlæggelser i disse afdelinger. Side 6 af 9 ØJ har efter mødet fremsendt summariske PPV-skemaer for samtlige afdelinger samt forretningsgange for udarbejdelse af PPV skemaer. Det fremgår forudsætningsvis af materialet, at der stadig forekommer ukendte poster som vil blive skrevet ind i PPV-skemaerne i løbet af ØJ oplyser i en efterfølgende korrespondance, at en overgang til 60 årige planer vil medføre et behov for øgede henlæggelser. Der er en løbende dialog om henlæggelsesniveauet. Kommunen har senest med udgangspunkt i et opstået finansieringsbehov til tagarbejder i afd. 9 rettet henvendelse til ØJ. Henlæggelsesniveauet vil indgå i dialog Forvaltningsrevision Ifølge revisor opfylder boligorganisationens forvaltningssystem kravene i bekendtgørelse om drift af almene boliger. ØJ har i 2014 primært målt på flytteopgørelser og sygdom. Kommunen bemærkede at forvaltningsrevisionen forekom velintegreret i organisationen. Effektiviseringer Ultimo 2014 udsendte ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter rapport om effektivisering af den almene sektor. Inspireret af rapportens kap. 5, om effektivisering af driften i det almene byggeri, er det aftalt med BL s 5. kreds i dialog 2015 at sætte fokus på udvalgte regnskabsposter (dvs. ordinær drift). Følgende regnskabsposter indgår i dialog 2015: Forsikringer Der foretages udbud via forsikringsmægler hver 3/5 år. Netop afholdt udbud resulterende i en besparelse på 1,7 mio. kr. ud af en samlet udgift på 5-6 mio. kr. Der er nu fastsat selvrisiko på kr. Udtræk på enkelte afdelinger (konto 110) fra tvillingeværktøjet indikerer ikke væsentlige afvigelser fra gennemsnitsudgiften for sammenlignelige afdelinger. Vare- og tjenesteydelser ØJ har egen serviceafdeling derfor ikke udbud på mindre opgaver. Store opgaver altid i udbud. Rammeudbud teknikerhonorar 4. årig periode. Påtænker anvendelse af udbudsportalen Almenindkøb. Sikrer løbende billigste og bedst mulige vilkår.

7 Organisering af ejendomsfunktionærer i teams Alle ungdomsboligafdelinger serviceres nu fra team i Gøteborg Alle. Har vist sig hensigtsmæssigt fordi yngre mennesker er villige til at anvende de digitale muligheder og ikke i så høj grad kræver personlig kontakt. Inspektørerne samles i Bispehaven. Mulighederne for etablering af teams vil løbende blive analyseret. Sammenlægning af afdelinger ØJ opkræver ikke grundbidrag pr. afdeling i administrationsbidrag, hvilket betyder, at små afdelinger ikke har incitament til afdelingssammenlægninger, dvs. etablering af større afdelinger. Organisationen er meget opmærksom på potentialet - særligt i forhold til de mindre afdelinger i Ry-området. Ideelt kunne de nuværende 20 afdelinger reduceres til langt færre afdelinger. Der er også mulighed for sammenlægning af enkelte af afdelingerne i Aarhus. Digitalisering ØJ er meget opmærksom på mulighederne. Arkivet er digitaliseret. Digital underskrift på lejekontrakter testes pt. Alt nybyggeri herunder tegninger mv. foreligger digitalt. Det er en proces, der startede for 3 år siden og man er allerede nået langt. Side 7 af 9 Årsregnskab 2014 Årsregnskaberne er taget til efterretning med de bemærkninger, der i øvrigt fremgår af dette dokument. 2. Ledelse og beboerdemokrati Der arbejdes løbende på at gøre afdelingsbestyrelsesarbejdet vedkommende og meningsfyldt med sigte på at sikre rekrutteringen. Boligforeningen har taget en række initiativer til opkvalificering af afdelingsbestyrelser, bl.a. i form af interne BL-møder. Implementering af IT-platform til at sikre kommunikationen mellem ledelse/administration og afdelinger sker elektronisk ses som et værdifuldt tiltag også i relation til beboerdemokratiet. F.eks. har ØJ afprøvet en digital afstemning i en ungdomsboligafdeling. Ifølge afdelingsskemaerne er der afdelingsbestyrelse i alle Aarhusafdelingerne, dog undtaget afd. 13 og 24. Udfordringen er de tidligere Ryafdelinger, hvor 50% af afdelingerne er uden afdelingsbestyrelse. Det er dog samtidig anført, at beboerdemokratiet i afdelingerne overvejende er velfungerende. ØJ bemærkede, at fraværet af en afdelingsbestyrelse ikke pr. automatik betyder, at beboerdemokratiet ikke fungerer. I særligt mindre afde-

8 linger kan løsningen med en kontaktperson være en udmærket løsningsmodel i forhold til administrationen. Der arbejdes derfor videre med at udvikle kontaktperson-funktionen. Side 8 af 9 Det vurderes, at sammenlægninger af afdelinger udover driftsøkonomiske fordele også kan have positive sideeffekter for beboerdemokratiet. Det er målsætningen at flere afdelinger bliver selvkørende på afdelingsmøderne men aktuelt er det kun meget få afdelinger, der klarer afdelingsmøderne selv. Administrationen er altid repræsenteret på møderne. Kommunen konstaterede, at boligorganisationens hjemmeside indeholder relevante mødereferater fra de beboerdemokratiske organer for hovedparten af Aarhus-afdelingerne men i mindre omfang for de tidligere Ry-afdelinger. 3. Renoveringer/nybyggeri Kommunen bemærkede, at man ønskede tidligere involvering i fysiske helhedsplaner. Formålet er primært at sikre, at der også fremover er små boliger i de almene afdelinger og at bygningernes ydre fremtoning, på samme tid, imødekommer såvel arkitektoniske som afdelingsspecifikke hensyn. Renoveringer Ryhaven Tidplanen for det samlede projekt er rykket tre måneder og forventes afsluttet ultimo Bispehaven Tryghedsprojektet Bispehaven, der finansieres via Landsbyggefondens infrastrukturmidler, er udskudt pga. ny udbudslov. Der påregnes byggestart i Nybyggerier I forhold til etableringen af 50 familieboliger på journalisthøjskolen er de planmæssige forhold endnu ikke afklaret. ØJ nævnte byggemulighed for 23 familieboliger i Højbjerg. Kommunen umiddelbart positiv i forhold til lokaliteten men udfordringen er en høj udbudspris på grunden. 4. Diverse Intet under punktet.

9 5. Evt. aftale mellem kommune og boligorganisation Det aftaltes i dialog 2014, at ØJ informerer Aarhus Kommune, Alment Byggeri om eventuelle fremtidige planer for nybyggeri af almene boliger samt planlagte grund- og ejendomskøb/salg uden for Aarhus Kommune. Der har ikke i 2014 været sådanne aktiviteter uden for Aarhus Kommune. Side 9 af 9 Med baggrund i de fremsendte PPV-skemaer, revisors bemærkninger mv. vil der også i de kommende års dialoger være fokus på henlæggelsernes størrelse.