GIS-Byggesag. Dokumentation/kravspecifikation. for udvikling af program. til støtte af kommunal. byggesagsbehandling

Transkript

1 GIS-Byggesag GIS-Byggesag Dokumentation/kravspecifikation for udvikling af program til støtte af kommunal byggesagsbehandling Version: 1.1, Aflevering til AAU Dato:

2 GIS-Byggesag Indholdsfortegnelse: 1 Indledning FORMÅL MÅLGRUPPE PROCEDURE FOR ÆNDRINGER Generel beskrivelse SYSTEMBESKRIVELSE FUNKTIONSOVERSIGT BRUGERKARAKTERISTIKA FORUDSÆTNINGER OG AFHÆNGIGHEDER AMBITIONSNIVEAU FOR LØSNING Funktionelle krav FORRETNINGSFUNKTIONER KONTROLFUNKTIONER DATAFUNKTIONER SKÆRMBILLEDER RAPPORTER SNITFLADER KOMPONENTER FORRETNINGSGANGE PÅVIRKNINGER TIL ANDRE SYSTEMER Tekniske krav SOFTWARE HARDWARE NØJAGTIGHED ROBUSTHED ENSARTETHED BRUGERVENLIGHED GENANVENDELIGHED SVARTIDER KAPACITETSKRAV AUTENCITET & AUTORISATION INTEGRITET SPORBARHED...10 Andre krav OVERVÅGNING FORVALTNINGSORGANISATION TEST- OG UDVIKLINGSMILJØ DOKUMENTATION...10

3 1 Indledning 1.1 Formål Formålet med denne kravspecifikation er at beskrive krav og ønsker til programmet GIS-Byggesag, som de er opstået i løbet af udviklingsprocessen. Dette dokument er løbende blevet ændret i processen og har ikke nødvendigvis opnået sin endelige form men akkumulerer alle funktioner i GIS-Byggesag Målgruppe Målgruppen for dette dokument er byggesagsbehandlere og ledere i Nykøbing Falster-, Køge og Stevns Kommuner foruden projektgruppen bestående af Ole Ditmer Andersen, Steen Muchitsch, og Søren Breddam. Programmet indgår i projektgruppens afsluttende opgave på MTM på Aalborg Universitet, hvorfor censor og vejleder på opgaven også tilhører målgruppen. Derudover er målgruppen byggesagsbehandlere i andre kommuner og eksterne leverandører, som måtte ønske at benytte sig af funktionerne i GIS-Byggesag. GIS- Byggesag bør ligge til fri afbenyttelse på Internettet. 1.3 Procedure for ændringer Systemudviklingen følger principperne for ISD Iterative Software Development, også kendt som RAD Rapid Application Development, hvorfor ændringer håndteres løbende i takt med programmets udvikling. Ændringer formidles mundtligt i en dialog mellem udviklere og brugere, der forventes at teste og kritisere ændringer og give forslag til forbedringer eller nye funktioner. 19. maj 2003, Søren Breddam 2 af 12

4 2 Generel beskrivelse 2.1 Systembeskrivelse Programmet tænkes anvendt som en del af byggesagsbehandlerens værktøjer til sagsbehandling af alle byggesager. Programmet er kernekomponenten i forbindelse med dataindsamling af digitale, geografisk relaterede data og i hændelsesstyringen af en byggesag. Data fra GIS-Byggesag overføres til tekstbehandler (Word) i forbindelse med korrespondance eller kalendersystem (Outlook). GIS-Byggesag fungerer igennem MapInfo Professional 6.0 eller nyere. I denne version af GIS-Byggesag er byggesagsbehandleren stadig tvunget til at indberette data til ASP (KMD) manuelt via dedikeret forbindelse. 2.2 Funktionsoversigt GIS-Byggesag understøtter dataindsamling fra alle data, der er registreret og geografisk orienteret i et GIS (MapInfo), såfremt brugeren finder data relevante for byggesagsbehandlingen. GIS-Byggesag kan tilpasses, så programmet kan benyttes uafhængigt af, hvor god adgang brugeren har til data. GIS-Byggesag understøtter videregivelse af data til brug for korrespondance med ansøger og øvrige interessenter. GIS-Byggesag understøtter håndtering af informationer til styring af en byggesag. GIS-Byggesag kan fremfinde byggesager og sortere dem i forhold til en tidsfrist for sagsbehandlingen. GIS-Byggesag understøtter funktioner til nabohøring. GIS-Byggesag indeholder funktioner til nemmere styring af lagkontrollen i MapInfo. GIS-Byggesag indeholder funktioner til beregning af statistik. GIS-Byggesag integrerer med MS Word GIS-Byggesag integrerer med MS Outlook GIS-Byggesag har en smidig fejlhåndtering og virker stabilt 2.3 Brugerkarakteristika Brugere af systemet er byggesagsbehandlere samt eventuelt ledere og/eller chefer. Det forudsættes, at alle har en byggesagsfaglig baggrund. Brugeren kan ikke forventes at have en dybtgående GIS-viden, hvorfor systemet bør tilpasses, så det fungerer intuitivt for en normal Windows-bruger. 2.4 Forudsætninger og afhængigheder Operativsystemet på klientmaskiner skal understøtte MapInfo Professional 6.0 I dette projekt er programmet kun benyttet på Windows 98, Me & 2000 Pro. Kontorpakken skal være Office 2000 eller nyere. Det forudsættes endvidere, at der forefindes en funktion til adressesøgning i 19. maj 2003, Søren Breddam 3 af 12

5 MapInfo. Dette er dog ikke tilgængeligt Køge Kommune, da man ikke har benyttet MapInfo i særligt udstrakt grad. Adressesøgningen er dog ikke noget større programmeringsmæssigt problem, hvorfor det påtænkes at udvide GIS-Byggesag med et selvstændigt, separat modul til adressesøgning, såfremt det er nødvendigt. I forbindelse med datatilgængelighed kan det være en fordel at benytte sig af E&M Ejendoms- & Miljødatabasen, men det er ikke en nødvendighed. Man kan udmærket benytte sig af udtræk af de relevante centrale registre. Dog vil der med E&M være større sikkerhed for tilgængelighed af opdaterede data. Som en sidebemærkning vil der med benyttelse af (tilfældige) udtræk af de centrale registre nok i højere grad være vanskeligheder med at bevare en tilstrækkelig datakvalitet på grund af manglende aktualitet. Dette forhold vil endvidere svække tilliden til data fra programmet, hvorfor vi kun kan opfordre til at benytte E&M. Det forudsættes, at data er tilgængelige som beskrevet under Ambitionsniveau for løsning GIS-Byggesag skal i denne version kun benyttes til dataindsamling i forbindelse med rådighedsindskrænkninger. Dermed understøtter denne version IKKE indsamling af data vedrørende konstruktionsforhold eller øvrige bygningsfaglige registreringer, der findes i offentlige registre. Det forudsættes, at en byggesags grundregistrering foretages i GIS-Byggesag og vedligeholdes her. Det betyder, at man altid skal benytte programmet, når der sker hændelser, der er registreret i programmet, eftersom der foreløbig ikke er etableret integration af data fra andre programmer. Den integration, der er forudsat i dette projekt, indebærer, at man benytter MS Office 2000 med produkterne Outlook og MS Word som kalender/mailprogram og tekstbehandler. Disse programmer benyttes som værktøjer, når der udløses en hændelse i byggesagen. Dette forbehold skyldes, at data for nuværende kun kan sendes ud af GIS-Byggesag og ikke modtages fra andre programmer. Fremtidige versioner vil sikkert komme til at indeholde en videregivelsesfunktion til centrale registre i form af en XML-snitflade, når KMD stiller et XML-Schema til rådighed. Denne funktion bliver først rigtigt interessant, når GIS-Byggesag indeholder bygningsfaglige data. Såfremt man går videre med bygningsfaglige data, kan det muligvis være en fordel at gemme data i MS Access, hvor der er bedre muligheder for at arbejde fleksibelt med data gennem brugertilpasning af grænsefladen. Det er dog allerede i dag muligt at gemme data i MS Access og arbejde med dem i MapInfo. 19. maj 2003, Søren Breddam 4 af 12

6 3 Funktionelle krav GIS-Byggesag benævnes i det følgende Programmet 3.1 Forretningsfunktioner Forretningsfunktioner Programmet skal indsamle de af brugeren valgte data, som har indflydelse på afgørelse af en byggesag Programmet skal give mulighed for at fremfinde relevante byggesager. Programmet skal benytte MS Word og Outlooks funktionalitet til brevfletning og påmindelser. Word skal kunne køres fra MapInfo ved hjælp af programmet, således at data fra den aktuelle byggesag flettes til en af brugeren valgt skabelon. MS Outlook skal tilføres data, så brugeren ved en påmindelse i Outlook kan identificere byggesagen, og ved dobbeltklik på det vedhæftede arbejdsområde kan åbne MapInfo sammen med programmet, hvor den aktuelle byggesag er i fokus. Programmet bør give mulighed for at vælge mellem Opgave og Aftale i MS Outlook Programmet skal hjælpe med administration af byggesager. Programmet skal understøtte opsamling af data til udførelse af nabohøring Programmet skal gøre adgangen til lagkontrollen nemmere for temaer, der er relevante for byggesagsbehandling Programmet skal kunne beregne statistik for byggesagsbehandlingen Programmet skal være fejltolerant Programmet skal tilbyde en hjælp-funktion Programmet skal indirekte være et led i en standardisering af sagsbehandlingsprocesserne Kan 3.2 Kontrolfunktioner Kontrolfunktioner Programmet skal foretage kontrol af logonnavn og tilladelser. Hvis brugeren ikke er kendt, vil en stor del af funktionaliteten i dataindsamlingen svigte Programmet skal sikre at alle relevante tabeller er åbne før registrering af byggesager påbegyndes. Dette kræver dog, at brugerne ved programopsætning ved implementering foretager de nødvendige registreringer. Kan 19. maj 2003, Søren Breddam 5 af 12

7 Programmet skal foretage kontrol af, hvorvidt datagrundlaget i de indlæste tabeller er til rådighed. Såfremt dette ikke er tilfældet, bør programmet gøre brugeren opmærksom på forholdet på en afdæmpet facon. Programmet skal ved opstart og søgninger fremfinde sager, der er forfaldne for den aktuelle sagsbehandler. Kunne 3.3 Datafunktioner Datafunktioner Programmet skal benytte data fra Det digitale Matrikelkort (tabel), et digitalt ejerkort (tabel) og en dbs- tabel fra ESR indeholdende ejendomsnummer og adresse. se brugervejledning. Ejendomsnumre skal foreligge på kort form som et heltal (Integer). Det betyder, at ejendomsnummeret ikke må have foranstillet kommunenummer. Programmet skal videregive data til MS Outlook: Arbejdsområde, kortbillede samt relevante data til brug for identifikation af sagen. Derudover skal data vedrørende påmindelser/tidsfrist videregives. Programmet skal danne en semikolonsepareret fil til brug for MS Word 3.4 Skærmbilleder Skærmbilleder Programmet skal have et kalendergrænseflade til registrering af tidsfrister. Programmet skal have en grænseflade til registrering af sagsspecifikke data. Data for den enkelte byggesag skal præsenteres i Notesblok for bedre overblik end ved brug af MapInfos listevisning 3.5 Rapporter Rapporter Programmet bør kunne give en samlet rapport over behandlede byggesager. 3.6 Snitflader Snitflader Programmet bør kunne videregive data ved hjælp af xml, når KMD stiller et XML-Schema til rådighed. 19. maj 2003, Søren Breddam 6 af 12

8 3.7 Komponenter Komponenter Programmet indeholder en komponent, som varetager dataindsamlingen m.m. i MapInfo (udviklet i Mapbasic 6.0) og en komponent til videregivelse af data til MS Outlook (udviklet i Visual Basic 6.0) 3.8 Forretningsgange Forretningsgange Programmet stiller ingen krav til ændring af nuværende forretningsgange. 3.9 Påvirkninger til andre systemer Påvirkning til andre systemer Programmet kan erstatte BGS fra KMD med undtagelse af (for nuværende) videregivelse af data til BBR CR. Kan 4 Tekniske krav 4.1 Software Software Styresystem: Windows 2000, 98, Me XP er ikke testet MapInfo Professional 6.0 eller bedre. MapInfo Professional 4.1 kan anvendes, hvis der rekompileres. MS Word, MS Outlook. 4.2 Hardware Hardware Desktop eller bærbar PC 100 Mb netværk af performancehensyn, hvis data ligger på netværksdrev. 4.3 Nøjagtighed Nøjagtighed Der tillades ingen fejl, hvis data er tilgængelige i forbindelse med dataindsamling af rådighedsindskrænkninger 19. maj 2003, Søren Breddam 7 af 12

9 Programmet skal kunne udføre 100 % nøjagtig statistisk oversigt over behandlede og indgåede byggesager. 4.4 Robusthed Robusthed Ved almindelig brug går programmet ikke ned, men gør brugeren opmærksom på fejlbetjening eller manglende data. Alvorlige fejl/fejlbetjeninger eller vigtige oplysninger håndteres med en dialogboks, hvor fejlen/oplysningen beskrives og brugeren skal klikke OK. P.t. fungerer fejlhåndtering hovedsageligt i form af meddelelser i MapInfos meddelelsesboks. Dette bør muligvis ændres. Hvis data ikke ligger på det i systemtabellen Dataliste angivne sted og tabellen ikke er åbnet gennem et arbejdsområde (*.wor), bliver brugeren bedt om at udpege hver tabel, som ikke ligger på det angivne sted. Dette er et MapInfo-problem, som ikke har anden løsning end at sikre registrering af tabellernes rigtige placering i systemtabellen Dataliste. (Ved endelig opsætning kan den medfølgende fil Administration.mbx for at opdatere Dataliste) Problemet vil dog normalt udelukkende opstå ved aktivering af programmet direkte (e.g. fra Stifinder) uden først at have indlæst de i Dataliste angivne tabeller. 4.5 Ensartethed Ensartethed Programmet benytter sig hovedsageligt af dialogbokse og knappaneler, som er defineret i MapInfos programmeringssprog Mapbasic. Dog er kalenderfunktionen udfærdiget som en Delphidll. Programmet benytter sig indirekte af funktionerne i MS Word og MS Outlook - dette er dog kun indirekte, da programmet overlader data til behandling i de nævnte programmer. 4.6 Brugervenlighed Brugervenlighed Programmet forudsætter ingen specifik GIS-viden. Det skal fungere intuitivt og transparent. Der skal være hjælpetekster på alle knapper i knappaneler og i alle menupunkter. Der skal være en hjælpefunktion, som kan tilgås fra programmet. 4.7 Genanvendelighed Genanvendelighed 19. maj 2003, Søren Breddam 8 af 12

10 Data fra programmet skal kunne genanvendes i MS Outlook og MS Word. 4.8 Svartider Svartider Oprettelse af en byggesag bør ikke tage mere end ét sekund, når alle relevante data er indtastet af brugeren. 4.9 Kapacitetskrav Kapacitetskrav Der er ingen praktisk øvre grænse for antallet af byggesager, der kan være registreret i GIS-Byggesag. Programmet fungerer i et filbaseret GIS, hvilket ikke tillader flere brugere, der redigerer samme tabel ad gangen. Mens der oprettes en byggesag vil andre byggesagsbehandlere derfor være forhindret i at oprette en anden sag. Brugere, der forsøger dette, vil dog blive bedt om at vente med at oprette sagen, men dette begrænser dog anvendeligheden i flerbrugermiljøet, hvis antallet af brugere bliver for stort. Imidlertid er der ikke konstateret problemer med op til tre samtidige brugere, og man må kunne formode, at i hvert fald 10 samtidige brugere vil kunne benytte systemet Kan 4.10 Autencitet & autorisation Autencitet Brugeren kontrolleres via Windows API. Det vil dog ikke i praksis forhindre oprettelse af en byggesag, hvis den aktuelle bruger vælger at tilføje sit navn i brugerlisten. Imidlertid kan der oprettes rettigheder til at tilgå og redigere filer via administration af netværkstabeller, hvilket kan forhindre uautoriseret adgang til at ændre på registreringer af byggesager Integritet Integritet Programmet er et åbent system, der forudsætter, at brugeren benytter det for sin egen skyld. Der er absolut ingen begrænsninger i brugerens muligheder for at ændre på data. Programmet er et støttesystem, som ikke indeholder akter. Kommunens handlinger i forhold til borgeren vil dog i reglen(!) være registreret som korrespondance i sagen, uanset om sagen foreligger på et elektronisk eller analogt medie. 19. maj 2003, Søren Breddam 9 af 12

11 4.12 Sporbarhed Sporbarhed Der er ingen krav til sporbarhed. Se Integritet Andre krav 4.13 Overvågning Overvågning Programmet forudsætter en systemansvarlig. Denne person kan være en leverandør af GIS-ydelser eller en i organisationen ansat GIS- eller IT-specialist Forvaltningsorganisation Forvaltningsorganisation Programmet kræver en systemansvarlig. Ved korrekt opsætning af GIS-Byggesag kan rettigheder på programmappen den mappe, hvor Byg.mbx og andre programafhængige filer er placeret udelukkende være tildelt denne ansvarlige; dette kun såfremt organisationen ikke har tillid til, at de fagmæssigt ansvarlige har fornøden teknisk/it-mæssig indsigt til at omgås rettighederne ansvarligt Test- og udviklingsmiljø Test- og udviklingsmiljø Programmet er under udvikling. Programmet forudsætter løbende tilbagemeldinger fra brugerne og påberåber sig absolut ikke at være færdigudviklet. Det er fuldstændig frit for andre at ændre og forbedre programmets kode, men man bør orientere udviklerne eller alternativt alle brugere for at disse forbedringer kan komme alle til glæde. Programmets kildekode er frit tilgængelig 4.16 Dokumentation Dokumentation 19. maj 2003, Søren Breddam 10 af 12

12 Programmet bør være ledsaget af en brugsvejledning, der altid bør indeholde de seneste forbedringer. Denne brugsvejledning hedder GIS-Byggesag.doc /.pdf /.chm. GIS-Byggesag.chm er den fil, som køres af programmet, når der vælges Hjælp i programmet. Dermed vil dette dokument altid være det vigtigste dokument. Vejledningen og kravspecifikationen/programdokumentationen bør være deklarationen for det samlede program inkl. eventuelle forbedringer. Det påhviler dermed trediepartsudviklere at vedligeholde begge dokumenter, hvis der foretages ændringer. 19. maj 2003, Søren Breddam 11 af 12