uddybende beskrivelse af processen i forbindelse med fremsøgning af sagsakter?

Transkript

1 UDBUD AF BYGGESAGSSYSTEM OFFENTLIGT UDBUD, OFFENTLIGGJORT DEN 3. JULI SPØRGSMÅL OG SVAR NR. 1 (17/08/2015) NR REFERENCE SPØRGSMÅL SVAR Bilag 1. Krav 9 Bilag 1. Krav 17 Er det muligt at få en uddybende beskrivelse af processen i forbindelse med fremsøgning af sagsakter? Kan Aarhus Kommune komme med eksempler på situationer, hvor visningen af sagen er tilpasset alt efter hvem man er? Sagsakter forstås som dokumenter eksempelvis tegninger og korrespondance. Vi gemmer ofte flere versioner af, eksempelvis tegninger. Når dokumenter fremsendes til høring eller i forbindelse med aktindsigt er det vigtigt at vi let kan udvælge de nyeste versioner samt at versionsnummer fremgår af dokumentet så det entydigt kan identificere hvilket dokument og hvilken version der er tale om. Eksempel 1: BBR medarbejder Når en BBR medarbejder tilgår system er ændringer til BBR fremhævet Eksempel 2: Bruger med kiggeadgang I forbindelse med Brandsikkerhed og interne høringer har en række medarbejdere kiggeadgang til systemet. Disse medarbejdere behøver ikke se forældet dokumentation og ligegyldig korrespondance som sagsbehandleren gemmer. Eksempel 3: Borger Nå en 1/9

2 Bilag 1. Krav 68 og krav 71 Bilag 1. Krav 69 Bilag 1. Krav 86 Aarhus Kommune har angivet, at breve skal baseres på Dynamic Template skabeloner og i krav 71 står der anført, at det skal være muligt at benytte D4 skabeloner direkte i løsning. Kan Aarhus Kommune uddybe processen for anvendelse af skabeloner? Kan Aarhus Kommune fremsende dokumentation af EBA snitfladen (webservice)? Kan Aarhus Kommune angive hvornår byggesagerne skal overføres til EBA? Er det både igangværende og afsluttede byggesager? Kan Aarhus Kommune fremsende dokumentation omkring Geograf BSS i form af datamodel, systembeskrivelse, brugervejledninger mv. samt oplyse, hvordan data fra Geograf BSS kan leveres? Er der dokumenter i Geograf BSS, som skal konverteres ind i den fremtidige byggesagsløsning eller er alle disse dokumenter journaliseret i Aarhus Kommunes ESDH system? borger besøger os og beder om indsigt i en sag er vi nødt til at printe dokumenter ud. D4 er et kvalitetsledelsessystem og indeholder procedurer for sagsbehandling. Der kan linkes til D4-procedurer med almindelige hyperlinks. Procedurerne beskriver blandt andet, hvilke skabeloner der skal anvendes. Skabelonerne ligger i Dynamic Template som er et plugin til MS Word. For nærmere beskrivelse af Dynamic Template se bilag D+E Ja dokumentation vedlagt. (Bilag A) De afsluttede byggesager skal overføres til EBA. Der findes desværre ikke dokumentation af BSS ud over brugsvejledning (vedlagt Bilag B). Aarhus kommune drifter SQL server med aktuelt data til BSS (DBO-adgang). Der Findes omkring dokumenter i BSS som skal konverteres til det nye System. Dokumenterne er lagret på et fileshare. I BSSs database er der en record for hvert dokument hvor filens navn og placering er angivet. 2/9

3 Den aktuelle løsning understøtter ikke ESDH integration Bilag 1. Krav 89 Bilag 1. Krav 91 Kan Aarhus Kommune oplyse om jeres definition af administratorer. Kan I angive hvilke opgaver, som administratorerne skal udføre i forbindelse med den fremtidige byggesagsløsning? Kan Aarhus Kommune oplyse om jeres definition af superbrugere. Kan I angive hvilke opgaver, som superbrugerne skal udføre i forbindelse med den fremtidige byggesagsløsning. Admin har mulighed for at oprette brugere (medmindre dette alene styres vi AD-rettigheder) og ændre brugerrettighed (medmindre dette alene styres via AD-rettigheder) og ændre globale systemindstillinger (hvis sådanne findes). Admin er ikke bruger af systemet men tilhørende it-team Superbrugere er også daglige brugere af systemet. Deres primære rolle er daglig brugssupport af almindelige brugere (1. level support) De skal have et dybere kendskab til systemet og adgang til at kontakte leverandøren i tilfælde af tvivlspørgsmål. Superbrugerne tages desuden med på råd i forbindelse med videreudvikling af løsningen. 8. Bilag 1. Generelt Er det korrekt forstået, at Aarhus Kommune ikke ønsker leverandørens præsentation af byggesagsløsningen før indgåelse af kontrakt? Bilag 1. Krav 30 Der er sat krav om integration 9. til "Byg og Miljø" (Krav 74) men samtidig er der også sat krav om at Løsningen skal kunne håndtere konfliktsøgning i Aarhus Kommunes eget system, Er der muligt at beskrive hvilke konfliktinfomationer man Ja, der afholdes ikke systempræsentationer el. lign. Byg og Miljøs konfliktsøgning betragtes kun som vejledende for ansøger. Internt udføres konfliktsøgning i MapInfo og der udskrives en konfliktrapport som gemmes som dokument på 3/9

4 ønsker at se via kort baseret på Aarhus kommunes udvalgte datasæt, frem for de informationer der er tilgængelige i konfliktrapporterne som kommer som standard ved oprettelse af en ansøgning i "Byg og Miljø"? sagen. Oversigt over temaer som benyttes til intern konfliktsøgning vedlagt (Bilag C). Aarhus kommunes konfliktsøgning er bredere end den der udføres i Byg og Miljø. Desuden tilføjes der ofte nye lag Bilag 1. Krav 10 og krav76 Bilag 1. Kontraktens punkt 7 optioner Der er krav om at Løsningen integrerer med E&M- og/eller LOIS (lokale databaser hos kommunen), men samtidig er der også krav om at der skal benyttes åbne standardiserede snitflader (Krav 63) og at Løsningen skal anvende den kommende Fælleskommunale Serviceplatform (Krav 64). Hvis Løsningen integrerer til DAR- og "BBR 2.0"- snitfladerne og derved sikrer opdaterede relevante informationer som f.eks. adresser, ejendomme og bygninger, kan kravet om integrationen til E&M og/lois så bortfalde? Leverandøren mener ikke, at det er optimalt at have integrationer til begge løsninger og mener samtidig at integrationerne til DAR og BBR 2.0 er mere fremtidssikrede. Her findes der en henvisning til punkt 41. Er denne henvisning korrekt? Aktuelt benytter Aarhus kommune sig af E&M til at hente BBR, adresse- og ejeroplysninger med mere. Når DAR og BBR 2.0 er fuldt implementeret nationalt og i Aarhus kommune vil vi vurdere om denne integration er tilstrækkelig. Indtil dette er tilfældet er det et krav at oplysningerne kan hentes fra E&M eller LOIS. Ja, idet optionen om forlængelse af kontraktens løbetid, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.2, fremgår af kontraktens punkt Bilag 1 Er det korrekt forstået, at der i bilag 1 kravspecifikation ikke er noget mindste krav der ubetinget skal opfyldes Det er korrekt forstået, at ingen af de 91 angivne krav i bilag 1 er mindstekrav. Bilag 1 Under vejledning til Tilbudsgiver skal anføre den 4/9

5 13. tilbudsgiver. Hvad skal leverandøren besvare, hvis vi godt kan levere faciliteten men først efter idriftssættelsestidspunktet? 14. Bilag 9, afsnit 3.2 I Bilag 9, afsnit 3.2 er der angivet krav til svartider. I de funktioner, der er angivet i tabellen indgår elementer fra 3. partssystemer, som ikke er en del af det udbudte System. F.eks. er funktioner nr. 3 6 funktioner i edoc. Som udgangspunkt kan Leverandøren ikke garantere svartider fra 3. part. Spørgsmålet er, hvad Kunden forventer at Leverandøren skal måle? og hvad Leverandøren skal garantere? og hvordan dette indgår i bodsbestemmelser vedr. svartider. kravsopfyldelse der svarer til det tilbudte i relation til nærværende kontrakt. Kunden ønsker at foretage en præcisering for at tydeliggøre ansvaret for svartider. Følgende tilføjes som et ny afsnit i afsnit 3.3: Når der er tale om forespørgsler, der aktiverer komponenter på eksterne systemer udenfor Løsningen, er kravene de samme. Leverandøren er dog kun ansvarlig for procestiden frem til, at kaldet til det eksterne system er fremsendt plus procestiden til visning af det modtagne svar. Det nye afsnit præciserer, at Leverandøren ikke er ansvarlig for procestider i tredjepartssystemer, herunder edoc. 15. Bilag 9, afsnit 4.2 I Bilag 9, afsnit 4.2 er der angivet måling af reaktionstid. Det er angivet at Reaktionstid måles manuelt Kan det accepteres, at leverandøren foretager automatiske målinger via Leverandørens Helpdesksystem? Automatiske målinger er mere præcise og gør rapporteringen billigere. Den pågældende sætning Reaktionstid måles manuelt ved notering af tidspunktet for afsendelse af fejlmeddelelse og indtil fejlafhjælpning er påbegyndt. Ændres til Reaktionstid måles ved notering af tidspunktet for afsendelse af fejlmeddelelse og indtil fejlafhjælpning er 5/9

6 påbegyndt. Den pågældende ændring medfører, at der også kan foretages en automatiseret registrering af relevante aktiviteter i forbindelse med fejlhåndteringen. 16. Bilag 3, afsnit 6 I Bilag 3, afsnit 6 skal Leverandøren beskrive levering af uddannelse. Der skal undervises 3 administratorer og 6 superbrugere. Er det 9 forskellige personer eller er der personsammenfald? Er det OK at undervise administratorer og superbrugere sammen, såfremt der er sammenfald i undervisningen? Indgår administratorer og superbrugere i de 72 slutbrugere? 17. Bilag 1 krav 20 Bilag 1 krav 20 omhandler oplysninger som Systemet skal indeholde. Er det tilstrækkeligt at de krævede oplysninger er tilgængelige i Systemet eller skal de kunne ses på regningen? Ændringen foretages i kontrakten med den valgte leverandør. Superbrugere er udvalgte brugere og indgår i de 72 slutbrugere. Administratorer er ITfaglige og ikke brugere af systemet. De er dog tilknyttet Byggeri og har derfor et kendskab til arbejdet. Se i øvrigt spørgsmål 6 og 7. Ordregiver ønsker ikke at lægge hold samme. Punkterne A til F skal fremgå af regningen. 18. Bilag 1 krav 30 Bilag 1 krav 30 omhandler konfliktsøgning på kort baseret på Aarhus Kommunes udvalgte datasæt Hvad menes der med "..Aarhus Kommunes udvalgte datasæt "? Er det alene fælles offentlige kortdata eller indeholder Aarhus kommunes udvalgte datasæt egne GIS-lag? Ja. Vi benytter egne GIS lag. Se svar til spørgsmål 9 og bilag C. 19. Bilag 1 krav 65 Bilag 1 krav 65 punkt c Ja. Der menes Anvendelse. 6/9

7 punkt c 20. Bilag 1 krav 65 punkt e Hvad menes der med "benyttelse"? Er det begrebet anvendelse fra BBRterminologi der menes? Bilag 1 krav 65 punkt e Hvad menes der med "bygningsareal"? Hvilket begreb fra BBR kan bygningsareal relateres til? Der menes Bebygget Areal 21. Bilag 1 krav 68 Bilag 1 krav 68. Der ønskes en uddybende forklaring og dokumentation på, hvad "Dynamic Template" er. Hvad kan skabelonerne og hvordan Aarhus kommune anvender det og hvordan er skabelonerne sat op? Hvordan adskiller skabelonerne sig fra normale word-skabeloner? Kan man anvende et flet-fil i skabelonerne? Er det muligt at få eksempler på dokumentation? 22. Bilag 3 teknisk implementering Bilag 3 teknisk implementering Hvor lang tid før en programpakke skal virke på en arbejdsstation hos Aarhus Kommune skal Kommunen have besked om SW-pakken? Er der krav til dokumentation og format? 23. Bilag 1 afsnit 1.2 I bilag 1 afsnit 1.2 oplyses, at der anvendes edoc 4.1. Er det så version 4.16 eller højere? Se bilag D+E Der stilles ikke konkrete krav til dette. Vi forventer at tilbudsgiver giver deres beskrivelse af hvad de tilbyder. Aarhus Kommune anvender edoc version Bilag 1 krav 71 I Bilag 1 krav 71 refereres der til kvalitetsstyringssystemet D4. Kan kommunen stille et antal D4 skabeloner til rådighed i tilbudsprocessen med henblik på vurdering af integrationsmulighederne? 25. Bilag 1 krav 86 I bilag 1 krav 86 kræves Multihøring Se svar til spørgsmål tre. Skabeloner ligger i Dynamic Template. 7/9

8 konvertering fra nuværende system (Geograf BBS). Er det muligt at få en oversigt over hvilke moduler i Geograf BBS kommunen benytter? 26. Bilag 1 krav 74 I bilag 1 krav 74: Kan Kunden oplyse, om Kunden er aktiv bruger af BOM (Byg og Miljø) i Kundens nuværende Byggesagsystem? 27. Bilag 11 vedledningstekst 28. Bilag 9 Servicemål og bodsbestemmelser I bilag 11 vedledningsteksten står "Tilbudsgiver bedes udfylde punkt 3 med information om styregruppemedlemmer samt punkt 4 med et navn på leverandørens projektleder.". Skal bilagets punkt 5 og 6 udfyldes med navne på deltagere i henholdsvis implementeringsgruppe og driftsgruppe? Under overskriften Vejledning henvises der til underkriteriet Proces- og vedligeholdelseskvalitet. Menes der her underkriteriet vedligeholdelse, videreudvikling og servicemål angivet i punkt 7.3 i udbudsbetingelserne? 29. Bilag 1, krav 36 Under dette krav er angivet: Det er et krav, at Løsningen skal indeholde funktioner til estimering af byggesagers omfang, tidsforbrug og samlet arbejdsindsats. Estimatet skal følge den enkelte byggesag og kunne udtrækkes sammen med data om det faktiske omfang og tidsforbrug, når sagen er afsluttet. Kan Aarhus Kommune uddybe dette krav? Meget gerne med nogle eksempler, som angiver præcis, hvad der menes? Advisliste BBR Indberetningsblad Udskriv med stempel / Konverter til PDF Kritisk advis Naboorientering via E&M Opslag Byg & Miljø Aarhus kommune er bruger af BoM som er integreret med det nuværende byggesagsystem. Nej bilagets punkt 5 og 6 skal ikke udfyldes. Svar afventer Svar afventer 8/9

9 30. Bilag 1, krav 76 Under dette krav er anført: Det er et krav, at integration til E&M og/eller LOIS skal indgå i leverancen. Hvilken version af E&M databasen anvender Aarhus kommune, og er der planlagt opgradering til den nye version ql5130pd? 31 Bilag 1, krav 77 I dette krav er anført: Det er et krav, at Løsningen skal kunne hente oplysninger fra CVR registeret. Løsningen skal som minimum kunne overføre: a. Navn b. Adresse c. d. Antal ansatte e. Virksomhedsform f. Branchekode g. Start- og ophørsdato h. Juridisk enhed til knyttet CVR nummer i. Oprettelse af nyt produktionssted Kan Aarhus Kommune udbyde i hvilken relation I ønsker at anvende oplysningerne i punkt d, e, f, g? Derudover ønskes uddybet hvad der menes med punkt i. Hvordan og hvornår ønsker I at oprette et nyt produktionssted? Svar afventer Ordregiver har ikke yderligere uddybninger af kravet på nuværende tidspunkt. 9/9