FAQ for FOKUS - Ofte stillede spørgsmål

Transkript

1 FAQ for FOKUS - Ofte stillede spørgsmål I det efterfølgende er listet en oversigt over de oftest stillede spørgsmål i forbindelse med FOKUS. 1. Administration 1.1 Bedømmelser og personudtalelser 1.2 Udviklingskontrakter 1.3 FOKUS og udstikkerne 1.4 Uddannelse og forberedelse 2 Digitale løsning 1. Administration 1.1. Bedømmelse, og personudtalelsen SPØRGSMÅL: Skal indtastningen af infotype 9011 for hhv. gennemgået bedømmelse og udviklingskontrakt foregå ved enheden eller centralt ved FPT? SVAR: Bedømmelse og personeludtalelse tastes centralt ved FPT, udviklingskontrakten skal tastes lokalt ved den enkelte myndighed. SPØRGSMÅL: Hvem sender bedømmelsen til medarbejderen? SVAR: Når FPT har registreret bedømmelsen i DeMars sender FPT en kopi til medarbejderens e-boks. SPØRGSMÅL: Hvem opbevarer bedømmelsen efter den er udfyldt og gennemgået med medarbejderen? SVAR: FPT opbevarer bedømmelsen og personeludtalelserne på medarbejderens personsag i Captia. Bedømmelsen er fortroligt-p materiale. SPØRGSMÅL: Hvem kan få indblik i bedømmelsen? SVAR: Samtalelederen der har lavet bedømmelsen, påtegner, medarbejderen og dennes udstikker/hr konsulent har adgang til bedømmelsen. Derudover har bedømmelsesrådet for de militære medarbejdere også adgang til den, til brug til fx udnævnelser. SPØRGSMÅL: Hvorledes vurderes et niveau frem? Er det indenfor det pågældende niveau eller skal det vurderes om medarbejderen har potentiale til et niveau frem? SVAR: Det er både indenfor det enkelte funktionsniveau medarbejderen kan vurderes til at have potentiale for at udvikle sig, samt imellem niveauerne. Fx en M322 skal både vurderes til andre stillinger på M322 niveau, til M331 niveau samt til M401 niveau. Se mere herom i FKOBST. SPØRGSMÅL: Hvornår skal medarbejderen bedømmes? SVAR:

2 1. Medarbejderen skal bedømmes ved skift af samtaleleder, ved tjenesteskift, ved ansøgning om videreuddannelse, ved ny kontrakt eller ny stilling, samt forud for afslutning af tjenesteforløb, dog minimum hvert 4. år.(se yderligere i FKOBST405-1) 2. Medarbejderen skal kun bedømmes af samtaleleder hvis denne har været leder for medarbejderen i mindst 12. måneder (personudtalelse for M1XX). Hvis medarbejderen har haft samme leder i mere end 6 måneder og under 12 måneder skal der laves en personudtalelse. Hvis medarbejderen har haft samme leder i under 6 måneder skal der hverken laves bedømmelse eller personudtalelse. SPØRGSMÅL: Hvordan skal M1XX medarbejdere (konstabelgruppen) bedømmes? SVAR:M1XX skal bedømmes i et særligt Personeludtalelsesskema (PU-M1XX). SPØRGSMÅL: Kan den enkelte myndighed beslutte at give C100-C200 og M1XX medarbejdere en bedømmelse, trods det ikke er inkluderet i FOKUS? SVAR: Enheden kan godt lave en FOKUS bedømmelse på de medarbejdergrupper der ikke er omfattet af FOKUS, trods det ikke indgår i FOKUS konceptet. Men bedømmelserne skal stadig sendes til FPT. INTOPS SPØRGSMÅL: Skal medarbejderen bedømmes under udsendelse? SVAR: Medarbejderen kan bedømmes eller have en personudtalelse indenfor den første måned efter hjemkomst, hvis det mere hensigtsmæssigt. 1.2 FOKUS udviklingskontrakt SPØRGSMÅL: Hvem opbevarer udviklingskontrakten efter den er udarbejdet? SVAR: Samtalelederen eller myndigheden skal opbevare udviklingskontrakten og medarbejderen opbevarer en kopi. Udviklingskontrakten er fortrolig-p og bør kun være tilgængelig for samtalelederen. SPØRGSMÅL: Hvis kompetenceudvikling er forbundet med udgifter, hvem har da det økonomiske ansvar i denne forbindelse FPT eller den lokale chef? SVAR: Som udgangspunkt gælder, at rækker kompetenceudviklingen ud over den pågældende arbejdsplads og funktion er det FPT der finansierer. Det skal dog understreges, at kompetenceudvikling ud over nuværende stilling altid skal koordineres og aftales med pågældendes udstikker. Holdes det indenfor arbejdspladsen i forhold til funktionen, er det enheden der betaler. SPØRGSMÅL: Alle fastansatte har ret til en udviklingskontrakt gælder det også reservepersonel? SVAR: Nej reservepersonel har en fast ansættelse andet steds og er derfor ikke indkluderet i fast ansat personel. SPØRGSMÅL: Skal der laves en ny udviklingskontrakt ved skift af samtaleleder? SVAR: Ikke nødvendigvis. Det anbefales at der tages udgangspunkt i udviklingskontrakten til tiltrædelsessamtale. Det er medarbejderens ansvar at tage udviklingskontrakten med til

3 samtalen. Hvis der er behov for det kan udviklingskontrakten justeres eller en ny kan laves, hvis det giver mere mening i den nye situation. SPØRGSMÅL: Hvornår skal medarbejderen have en udviklingskontrakt? SVAR: Alle medarbejdere skal have en udviklingskontrakt mindst én gang om året. Medarbejderen skal have en udviklingskontrakt senest 6 måneder efter tiltrædelse. Der skal afholdes en tiltrædelsessamtale senest 1 måned efter tiltrædelse og hvis det giver mening, kan man slå tiltrædelsessamtale og den første udviklingssamtale sammen til én samtale. 1.3.FOKUS i relation til udstikkersamtalen SPØRGSMÅL: Hvordan supplerer hhv. bedømmelsen og udviklingskontrakten hinanden i relation til enhedens fremadrettede opgavekompleks og den enkelte medarbejderes ønske om udvikling? Svar: Det er medarbejderens ansvar at medbringe udviklingskontrakten til udstikkersamtale og til samtalen at lave aftaler om evt. uddannelse. Udstikkeren har adgang til bedømmelserne og medbringer disse til samtalen med medarbejderen. SPØRGSMÅL: Trekantssamarbejdet mellem udstikker, leder og medarbejder fortsætter det? SVAR: Ja men ansvaret for at der er sammenhæng mellem tjenesteplan (FPT) og nuværende funktion (samtaleleder) og medarbejderens ønsker og behov om kompetenceog karriereudvikling ligger i højere grad hos medarbejderen. 1.4 Uddannelse og forberedelse til FOKUS: SPØRGSMÅL: Kan en kommende samtaleleder tage en samtalelederuddannelse ved fjernundervisning? SVAR: Det er kun muligt at opfriske samtalelederuddannelsen på fjernundervisningsmoduler og fjernundervisningsmodulet er en integreret del af samtalelederuddannelsen for nye samtaleledere SPØRGSMÅL: Hvis jeg allerede er uddannet samtaleleder, skal jeg så på kursus igen? SVAR: Hvis du er uddannet samtaleleder, skal du ikke uddannes igen. FOKUS er let at gå til og hvis du har brug for uddybninger, kan du hente vejledninger på FOKUS hjemmesiden. Fra juni 2012 kan du opfriske din viden på fjernundervisningsmodulet. Links til FOKUS forløbet på Forsvarets Elektroniske skole (FELS) kan findes på FPT FOKUS hjemmeside. SPØRGSMÅL: Hvordan kan jeg forberede mine medarbejdere til en FOKUS samtale? SVAR: Fra juni 2012 er der adgang til fjernundervisning i FOKUS for medarbejdere. Det anbefales, at leder og medarbejder aftaler, at medarbejder tager forløbet som en del af forberedelsen. Links til FOKUS forløbet på Forsvarets Elektroniske skole (FELS) kan findes på FPT FOKUS hjemmeside.

4 2 Digitale løsning: Type Problem/spørgsmål Løsning Stamdata Stamdata Arkivering DeMars Ved fletning af stamdata fra DeMars, udfyldes pkt. 1.5 kun med stillingsbetegnelse. Stamdata for bedømte er ikke korrekte/præcise nok Opbevaring af FOKUS når den er udfyldt Hvad er transaktionskoden til kontrollen af gennemførte udviklingskontrakter/b/pu (DeMars). Man kan manuelt supplere disse punkter ved at trykke på ret stamdata. FPT arbejder på at udbygge fletterapporten fra DeMars, således enhed og tjenestested også bliver flettet ind. Efter dokumentet er oprettet kan du trykke på ret bedømtes data og rette relevante data i dialogboksen. Læs bestemmelse FOKUS BST pkt. 14 Det er hensigten at det kun er forvaltningsafdelingen ved FPT der opbevarer bedømmelser/personudtalelser. Vi anbefaler at SL/Påtegner gemmer umiddelbart inden låsning og fremsendelse til næste instans. ZPTC287 kontrol af personelbedømmelse (IT9011) DeMars Jeg er ikke autoriseret til use transaction PA30 Kontakt din enhed der håndterer tildeling af roller og rettigheder til DemARS Windows7 Jeg har ikke Windows 07. Kontakt din myndigheds FOKUS POC, se listen på Startproblemer Skabeloner Jeg kan ikke udfylde felterne eller bruge knapperne Kan jeg ændre/ødelægge skabelonerne Du skal oprette dokumentet og have udfyldt stamdata enten ved fletning eller manuelt før du kan udfylde bedømmelsesfelterne. Du kan ændre i den skabelon du har downloaded, men ikke du kan ikke ændre skabelonerne på FPT hjemmeside - de er skrivebeskyttede. Tekst felter Jeg kan ikke skrive i tekstfelterne Før musen op over tekstfeltet og dobbeltklik. Klik herefter en enkelt gang i tekstfeltet og så kan du skive FAP Kan jeg bruge min FAP til FOKUS Ja, men for at hente skabeloner skal du være koblet på FIIN Gem midlertidig Skabeloner Windows XP Kan jeg gemme selvom jeg ikke er færdig med bedømmelsen Hvordan ved jeg at der er kommet nye skabeloner Jeg har XP installeret på min PC. Skabelonerne virker ikke - hvad gør jeg Ja, tryk blot på gem, så gemmes filen automatisk på P drevet, hvor du så henter den. Såfremt der er nye skabeloner bliver du automatisk bedt om at opdatere. Kontakt din myndigheds FOKUS POC, se listen på Hjælp Hvor kan jeg få yderligere hjælp Kontakt din myndigheds FOKUS POC, se listen på Fejlmeddelser Styring af Word-dokumentet via OLE automation er ikke mulig Er grundet en Word åbnefejl. Dette foranleder fejl ved fletningen da Word ikke kan åbnes. I stedet for fletningen og en åbning af

5 Type Problem/spørgsmål Løsning bedømmelsesskabelonen, bliver man bedt om at gemme et tomt worddokument med standardnavnet Dok1. Gør dette og forsøg derefter at flette igen, så virker det. FKIT arbejder på sagen. FIIN Skabelonfejl generelt Jeg er ikke på FIIN og kan dermed ikke fremsende elektronisk til påtegner. Fejl når skabelon åbnes eller sendes. Kontakt din myndigheds FOKUS POC, se listen på Prøv at lukke Word og alle andre åbne Word dokumenter helt ned, og derefter åbne KUN fokus dokumentet.