MCI Association Day Den økonomiske håndtering

Transkript

1 1 MCI Association Day Den økonomiske håndtering

2 Hvem? Bjarne Aalbæk Registreret revisor ActisRevisorer.dk FagligAfdeling.dk FaktaKurser.dk Fortid PwC og ND Eksaminator/censor for revisorkommissionen Kvalitetskontrollant for revisortilsynet Underviser revisorer årligt. Bjarne Aalbæk Actis Revisorer A/S Godkendt revisionsaktieselskab Vestre Gade Brøndby CVR Telefon

3 Program Placering af overskudsmidler Lovgivning Bestyrelsens ansvar Samspillet med revisor 3

4 Historier Revisorforening engang i 90 erne Budget årligt ca. 30 mio. Kasserer bruger 9,1 mio. kr. på annoncer mv. Senere fængelsstraf Revisorer indgår forlig Der blev ikke indledt ansvarssag mod bestyrelse 4

5 Historier Senere frafaldet pga. manglende beviser Bestyrelsen stævnet for 3 mio. kr. Bestyrelsen lavede sjov under økonomigennemgang Budget årligt ca. 3 mio. Netværksforening 5

6 Historier Fodboldforening 2012-sag Kørselsgodtgørel se 2 år = 685 tkr. Køresedler indeholdt ikke hvortil, hvornår og anledning. Kørepenge selvom transport en var sket i klubbens bus. En spiller fik kørepenge uden at eje en bil. En spiller fik kørepenge på en tur, men også dækket udgifter til tog. SKAT: Klubben har ikke ført fornøden e kontrol Spillerne skattepligtige Forening hæftede også for skatten med kr. 6

7 Historier 7

8 Historier Personligt ansvar? I en højesteretsdom blev medlemmer af bestyrelsen for en professionel fodboldklub gjort erstatningsansvarlige over for kreditorernes tab ved fortsat drift af selskabet. Højesteret lagde vægt på, at bestyrelsen burde have indset, at videreførelse af selskabet ikke var muligt uden yderligere tab. Bestyrelsen derfor handlede uforsvarligt ved at fortsætte driften. Bemærk professionel fodboldvirksomhed. professionel bestyrelse bestående af advokat, erhvervsfolk mv. 8

9 Historier Odder Roklub For nogle år siden besluttede Odder Roklub sig for at få bygget en ny bådehal. Der blev nedsat et lille byggeudvalg til at arbejde videre med planerne, og det blev aftalt med en arkitekt, at han for kr., som en slags vennetjeneste, skulle lave tegninger af den planlage bådehal. Senere blev der lavet en lokalplan og søgt en byggetilladelse. I forbindelse med dette lavede arkitekten nogle yderligere tegninger. Arkitekten krævede herefter (udover de allerede aftalte kr.) yderligere kr. i honorar for de tegninger mv., som han havde lavet. Roklubben mente omvendt, at der var tale om en vennetjeneste og et aftalt fast honorar på kr. Da klubben hverken havde penge eller fandt det rimeligt, at den skulle betale regningen på de kr., endte sagen i retten. Ved Vestre Landsret blev roklubben dømt til at skulle betale arkitekten de kr. samt kr. i sagsomkostninger. Da roklubbens planer med udvidelse af bådehuset pga. manglende økonomi hertil aldrig blev til noget, endte klubben med at skulle af med kr. uden at have fået noget for alle disse penge. Landsretten lagde i sin dom bl.a. vægt på, at bestyrelsen for roklubben havde bemyndiget det såkaldte byggeudvalg til at foranstalte udarbejdelse af et skitseprojekt til opførelse af et nyt bådehus. Endvidere lagde retten vægt på, at roklubbens bestyrelse selv havde givet modparten (arkitekten) grund til at tro, at byggeudvalget, og den person der tegnede udvalget, handlede som fuldmægtig for roklubben og var bemyndiget til at indgå aftale om, hvad arkitekten skulle udføre af tegninger mv. i forbindelse med det omtalte byggeprojekt. 9

10 Placering af overskudsmidler Bank alm. konto Bank aftalekonto Obligationer Aktier Spekulation i kursfald på gæld 10

11 Rente og kurs på obligationsgæld Kurs på obl. Rente optagelse indfrielse 11

12 Rente og kurs på obligationsgæld Kurs på obl. Rente optagelse indfrielse 12

13 Placering af likviditet forskellige risici Investeringsforeningsbeviser uden du kender de bagvedliggende produkter Bankindestående over per juridisk enhed Virksomhedsobligationer i Vestas Gældsspekulation Obligationer i nødlidende lande Renteswap Aktier i en bananfarm i Brasilien 13

14 Lovgivning Omfattet af lov om fonde og visse foreninger? Omfattet af lov om erhvervsdrivende fonde? Fx hvis datterselskab. Fx fonde med aftale med kommune/region om opfyldelse fx regionens forpligtelser i henhold til lov om social service og lov om aktiv socialpolitik, såfremt fonden ikke varetager andre opgaver. Fx selvejende institutioner, der som vilkår for godkendelse eller tilskud fra det offentlige er undergivet tilsyn og økonomisk kontrol af en offentlig myndighed. 14

15 Lovgivning Omfattet af lov om fonde og visse foreninger? Gælder selvejende institutioner, men ikke: Fx erhvervsdrivende fonde, Fx selvejende institutioner, hvis drift overvejende dækkes af statslige eller kommunale midler, og som er undergivet tilsyn af det offentlige, hvis det i institutionens vedtægt er fastsat, at det offentlige træffer bestemmelse om anvendelse af institutionens midler i tilfælde af dennes opløsning. Fonde hvis aktiver ikke overstiger kr. (kun delvis lov). 15

16 Bestyrelsesmedlemmers ansvar i runde tal Hvis ikke omfattet af lov Efterkomme generalforsamlingsbeslutninger Overholde vedtægterne Sikre forsvarligt økonomi (kontrol med midler) Overholde ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat osv. Tilsyn med ansatte Man kan stemme imod på bestyrelsesmøder, og få det noteret i referatet. Uvidenhed ingen undskyldning Læs gfs.referater og vedtægter Bed om ordentlig økonomirapportering 16

17 Forening ikke omfattet af lov (fx Tennisklubben) Overvej forretningsorden Foreningens formål, som bestyrelsen skal arbejde for Frister for indkaldelse til møder og indkaldelsesmåde Krav til dagsordens udformning Regler for beslutningsdygtighed (hvor mange skal der være til stede?) Afstemningsregler Opgavefordeling og opfølgning Nedsættelse af (stående/ad hoc) udvalg Habilitetsregler (dvs. hvilke rettigheder man har i forhold til at træffe beslutninger) Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol Eventuel tavshedspligt Økonomiopfølgning (både ifht årsrapporter og budgetlægning) 17

18 Bestyrelsesmedlemmers ansvar i runde tal Hvis efter lov om fonde og visse foreninger Begrænsninger på uddelinger Begrænsning på salg/pantsætning aktiver Ansvar for at lede fonden Skal udtræde hvis uværdig eller længerevarende syg Skal underskrive regnskabet Må ikke også være revisor (heller ikke nærtstående) Skal give revisor adgang til alt (særregler hvis statslig eller kommunal revision) Vederlag til bestyrelse må ikke overstige sædvanligt Referat over møder, underskrives af alle tilstedeværende Tavshedspligt 18

19 Bestyrelsesmedlemmers ansvar Hvis efter lov om fonde og visse foreninger Bestyrelsesmedlemmer og direktører er erstatningspligtige forsætligt eller uagtsomt har tilføjet fonden skade. ( og tilskudsregler) 19

20 Bestyrelsesmedlemmers yderligere ansvar Hvis erhvervsdrivende fonde Må ikke udføre eller deltage i spekulationsforretninger vedrørende kapitalandele i dattervirksomheder Skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres tilfredsstillende Hvis direktør skal sørge for, at bogføring iom lovgivning, og formueforvaltningen foregår på betryggende måde. Prokura kan kun meddeles af bestyrelsen. Revisorskift udenfor ord.gfs. skal begrundes 20

21 Ansvar for økonomi Eksempel Drifts-, status og likviditetsbudget grundlag for styring og opfølgningen Modtag inden hvert møde Senere måneds- eller kvartalsbogføring (balance eller perioderegnskab) Udskrift af afstemt bankkonto Optælling af afstemt kassebeholdning Budgetopfølgning (svarer det faktiske til det forventede?) Liste over tilgodehavender. Kan de betale? Liste over udestående kreditorer. Er der penge til at betale dem? Hvis medlemsbaseret: medlemsstatistik (nye/gamle medlemmer, aldersfordeling, osv) Regnskabet Laves hurtigt efter balancedagen. Planlæg fx tid på møde 1. feb. til behandlingen Nyt budget I ordentlig tid inden generalforsamlingen. 21

22 Samspillet med revisor Bestyrelsen ansvarlig for at aflægge regnskab Revisor er offentlighedens tillidsrepræsentant ikke bestyrelsens mand Revisor kontrollerer, om regnskabet er korrekt 22

23 Samspillet med revisor Revisor kontrollerer om det af ledelsen aflagte regnskab er korrekt. Underskriver påtegning Kontrollerer formalia (erhvervsdrivende) Udfærdiger revisionsprotokollat Skal inspicere beviser Bankengagementsoversigt, Fysiske bilag, evt. fysiske aktiver, hvis køb af materiel Regnskabet giver retvisende billede Særskilt erklæring hvis overtrådt Resultaterne af revisionen 23

24 Påtegningen Forbehold, hvis regnskabet er forkert Supplerende oplysninger Fx hensættelser indregnet i strid med fondsloven Påpeger fx usikkerhed om værdien af ejendom Fx Indtægter indregnet før ret opnået Hvis ledelsesansvar 24

25 Revisorregningen Der er masser af konkurrence blandt revisorer Hvis regningen lav risiko for at kontrollerne ikke udføres. Det er din interesse at kontroller udføres korrekt 25

26 Revisors ansvar Hvis erhvervsdrivende fonde Revisor skal påse, om bestyrelsen overholder sine pligter til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt om reglerne om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. Konstaterer revisor, at de omhandlede krav ikke er opfyldt, skal revisor udfærdige en særskilt erklæring herom, der fremsendes til fondsmyndigheden. 26

27 Opsamling Sæt dig ind i spillereglerne for foreningen/ fonden/ selskabet? Lov? Er der fx skat? Undgå spekulation. Det er ikke dine penge. Tag ansvar for økonomien. Lav regelsæt. Følg op jævnligt. Vær åben om økonomi overfor medlemmer. Spil sammen med revisor. Revisor er offentlighedens repræsentant ikke din. Få evt. økonomi-undervisning i bestyrelsen. Få uvildig sparring og rådgivning. 27

28 28 Spørgsmål og debat