KONGRES HÅNDBOGEN. Værktøj til kongresværter og jer, der overvejer at blive vært for en konference eller en international kongres i Aalborg

Transkript

1 KONGRES HÅNDBOGEN Værktøj til kongresværter og jer, der overvejer at blive vært for en konference eller en international kongres i Aalborg

2 Indhold 04 Forord 1. Overvejelser og forberedelser 4. Efter kongressen 3. Afvikling af kongressen 2. Planlægning af kongressen 08 Et stort arbejde med mange gevinster 09 Lad os hjælpe dig til tops som kongresvært 10 Hvorfor Aalborg? 12 Sådan kommer du i spil til en kongres 14 Udarbejdelse af buddet 15 Hjælp til udarbejdelse af bud 16 VisitAalborg som kongresarrangør 18 Find de rette kongresfacilliteter 19 Utraditionelle møder 20 Valg af overnatningssteder 21 Transport af deltagerne 21 SAS som samarbejdspartner 23 Eksempel på bud- og beslutningsproces 24 Yes we can: Markedsføring af buddet 28 Planlægning og målsætninger 30 Scientific Committee og Local Organizing Committee 30 Projektplan og tidsplan 32 Hold et grønt og bæredygtigt arrangement 34 Økonomi og budgetlægning 38 Tjen penge på udstillinger 40 Jura, aftaler og forsikringer 42 Sådan bliver kongressen fagligt spændende 44 Tid til sociale oplevelser 46 Markedsføring af kongressen 47 Brug pressen både før, under og efter kongressen 48 Medierne i et kongresforløb 50 Kommuniker løbende med talere og deltagere 54 Tjek på kommunikation og rollefordeling 54 Frivillig arbejdskraft 56 Praktiske leverancer 57 Tryghed og sikkerhed 58 Det gode værtskab 58 Skiltning, udsmykning og udstilling 59 Kommuniker med deltagerne og pressen 62 Afsluttende manøvrer 64 Evalueringer 66 Kommunikation efter kongressen 66 Udtryk jeres taknemmelighed 68 Hav en fantastisk inspirerende kongres 70 Appendix: Detaljeret oversigt over kongresforløbet fra start til slut

3 KONGRES HÅNDBOGEN Værktøj til kongresværter og jer, der overvejer at blive vært for en konference eller en international kongres i Aalborg Foto venligst med tilladelse fra SAS

4 Forord Du er allerede en del af den Vidensbyen Aalborg: Aalborg Universitet, det nye universitetshospital, arkitektuddannelse, akademier, business collages, netværk på kryds og tværs af byen, regionen, verden. Aalborg rummer kimen til noget rigtig stort, så lad os samle vores ekspertise og viden og samarbejde om at trække kongresser til Aalborg. VisitAalborg er en non-profit organisation, der er sat i verden for at få flere internationale og nationale kongresser til Aalborg. Det gør vi bl.a. ved gratis at stille vores viden, erfaring og ekspertise til rådighed for dig, der ønsker at bringe kongresser til Aalborg. For os er målet at tiltrække kongresser til byen. For dig er målet at tage lederskab inden for dit videns- og forskningsfelt. Vi hjælper dig med at tage dit faglige netværk til nye højder ved at lægge erfaring, kompetence og kræfter ind i dit projekt, så du kan koncentrere dig om det faglige fokus. Kongreshåndbogen er en hjælp og en inspirationskilde til dig, der overvejer at påtage dig værtskabet for en kongres. Bogen kan hjælpe dig med at skabe et overblik og løse de mange opgaver, der er forbundet med at være vært for en kongres. Kongreshåndbogen dækker ikke alle aspekter af at arrangere en kongres. Ethvert forløb er individuelt, men der er alligevel mange elementer, som er gennemgående. Dem kan du læse om i denne håndbog. Håndbogen er bygget kronologisk op i fire dele, som samlet repræsenterer et kongresforløb. Den første er bud-fasen, hvor det handler om at søge om værtskabet. Den næste fase drejer sig om planlægningen af kongressen. Herefter følger selve afviklingen af kongressen og til sidst evaluering og opfølgning. Vi håber, at denne håndbog kan være med til at give dig mod på og lyst til at få en kongres til Aalborg. Vi ser frem til at hjælpe dig godt på vej og ønsker dig held og lykke med værtskabet. Venlig hilsen VisitAalborg Hanne Kristiansen kongreschef 4 Kongreshåndbogen

5 1. Overvejelser og forberedelser Udgivet af MeetDenmark Konsortiet: VisitAalborg VisitAarhus Inspiring Denmark Wonderful Copenhagen Vi takker for tilladelsen til at basere Kongreshåndbogen på det tekstlige indhold i Alt om Kongres, som er udgivet af Wonderful Copenhagen. VisitAalborg Kjellerupstorv 5, Niveau 13 DK-9000 Aalborg T: (+ 45) F: (+45) Kongreshåndbogen 5

6 1. Overvejelser og forberedelser 6 Kongreshåndbogen

7 1. Overvejelser og forberedelser Hvordan kommer man overhovedet i spil til værtskabet for en international kongres? Hvilke overvejelser bør man gøre sig, inden man byder på kongressen, og hvilken hjælp er der at hente? Kongreshåndbogen 7

8 Et stort arbejde med mange gevinster Det kræver en betydelig indsats at være vært for en stor international kongres, men det er en indsats, som både fagligt, socialt og prestigemæssigt rummer mange gevinster. Og med VisitAalborg i ryggen kan det sagtens harmonere med det daglige arbejde og liv i øvrigt. Fordelene er mange: Styrk positionen i dit faglige netværk Synliggør din forskning, dine resultater, dine produkter og din organisation Træk faglige og økonomiske ressourcer til området Få ny viden Styrk dit internationale netværk Værtskab for en international kongres skaber fundamentet for personlige netværk og relationer, som kan initiere et fremtidigt samarbejde med internationale kolleger. Som vært for en kongres får man mange nye kontakter, som samtidig giver en masse ny viden. Eksponer din forskning og dine resultater og produkter Værtskabet i forbindelse med en kongres er en unik mulighed for at sætte fokus på dit fag- eller forskningsområde. Du får mulighed for at fremvise dine kompetencer, resultater og produkter over for dine internationale kolleger og får samtidig større offentlig bevågenhed på din forskning. Det danner grobund for at tiltrække dygtige, internationale forskere og højner forskningsniveauet i Danmark generelt. Træk faglige og økonomiske ressourcer til området Internationale kongresser bringer omsætning til området og har en stor samfundsmæssig og økonomisk effekt. Der bliver skabt nye arbejdspladser, og Aalborg bliver sat på verdenskortet. Det har en stor markedsføringsmæssig værdi, som kommer mange brancher i området til gode. 8 Kongreshåndbogen

9 1. Overvejelser og forberedelser En positiv spiral Viden giver arbejdspladser. Arbejdspladser skaber økonomisk vækst. Økonomisk vækst giver mere ny viden. Udenlandske gæster bringer nye idéer med sig, og udvekslingen af viden kan give jeres organisation et fordelagtigt rygstød både politisk og økonomisk. Det er en positiv spiral. Vær med til at starte den! Lad os hjælpe dig til tops som kongresvært VisitAalborgs erhvervsturismeafdeling er toptunet til at hjælpe dig med at sikre, at din næste kongres kommer til Aalborg, og at den er bedre og mere inspirerende end den sidste. Vi tilbyder helt gratis og uforpligtende vores hjælp og sparring helt frem til konferencen er vundet til afholdelse i Aalborg, og selv herefter kan vi mod en mindre betaling aflaste dig og din organisation med en lang række opgaver af praktisk og logistisk karakter: Gratis rådgivning og assistance I forløbet med at få en konference til Aalborg er VisitAalborg bl.a. behjælpelig med: Rådgivning om faciliteter, hoteller, catering, sociale arrangementer, transport m.v. Udarbejdelse af tidsplan for det pågældende arrangement Indhentning af tilbud og opsætning af råskitse til budget, herunder beregning af deltagergebyrer Udarbejdelse af tilbuds- og præsentationsmaterialer, herunder bidbøger og PowerPointpræsentationer alt tilpasset den enkelte værts ønsker og konferenceseriens vanlige visuelle udtryk Planlægning og afholdelse af besøg for danske og internationale beslutningstagere til fremvisning af faciliteter og muligheder i Aalborg og Nordjylland Præsentation af tilbud for dansk eller international bestyrelse i ind- og udland Deltagelse i koordinerende møder i planlægningsprocessen i ind- og udland Fri adgang til VisitAalborgs billed-, film- og brochuremateriale Etablering af kontakt til lokale myndigheder og øvrigt netværk Kongresser og konferencer Vores store viden om de mange muligheder for at holde møder og kongresser i Aalborg gør, at vi kan være din uvildige rådgiver og sparringspartner, når du som arrangør skal vælge den helt rigtige placering til din kongres eller konference. Både i forhold til arrangementets type og formål, og vi sikrer, at kongresdeltagerne får det størst mulige udbytte af konferencen og opholdet i Aalborg og Nordjylland. Kongreshåndbogen 9

10 Hvorfor Aalborg? Inden du byder ind på en konference, bør du tænke over, hvad det er, der adskiller Aalborg fra alle de andre byer. Der er mange om buddet. Men Aalborg kan med sit unikke værtskab, den nordjyske hjertevarme og venlighed noget som ingen andre kan. I mulighedernes centrum 30 daglige forbindelser mellem Aalborg og København 10 min fra Aalborg Lufthavn til centrum af Aalborg 1400 hotelværelser i gåafstand fra konferencestedet Tænk i nye baner og sørg for, at programmet bliver krydret med anderledes oplevelser. I Aalborg ligger de kulturelle oplevelser som perler på en snor. Oplev f.eks. Utzon Centeret, som var Jørn Utzons bidrag til byen, hvor han trådte sine barnesko. Eller nyd den smukke arkitektur på KUNSTEN, byens kunstmuseum, designet af den finske arkitekt, Alvar Aalto. To steder, der begge kan danne rammen om en perfekt velkomstreception. Besøg røverlejren i Rold skov og prøv kræfter med øksekast og røveroverfald, eller lad historiens vingesus omfavne jer, når vikingerne byder velkommen på Lindholm Høje. Tag på byvandring med Det Hem lige Teater og nyd de sjove og skæve anekdoter om byen. Oplevelser, der hver især kan være med til at sikre konferencen et unikt og nordjysk tilsnit. I køreafstand fra Aalborg kan den smukke og barske nordjyske natur opleves på tæt hold - fra de brede sandstrande i vest til den vandrende sandklit, Råbjerg Mile, mod nord. Og lad ikke deltagerne gå glip af en smuk afslutning i Skagen med champagne og solnedgang. Paletten af autentiske sociale arrangementer er stor, for i Nordjylland er der højt til himlen, og det er kun fantasien, der sætter grænser. Som konferenceby tilbyder vi: Et værtskab, som tilfører konferencen en unik og professionel stemning Fleksible konferencesteder, hvor personalet tager højde for deltagernes behov Sociale arrangementer, hvor deltagerne oplever den autenticitet, der gør Aalborg til Aalborg I det hele taget er Aalborg en by, hvor vi i kraft af vores værtskab og engagement kan imødekomme alle de behov, der opstår i forbindelse med din næste konference. Det faglige samarbejde med bl.a. Aalborg Universitet, Aalborg Sygehus og Ambassadors Club kombineret med den konkrete håndtering af hele processen før, under og efter konferencen har gjort Aalborg til en konferenceby i sin helt egen værtensklasse. 10 Kongreshåndbogen

11 1. Overvejelser og forberedelser Aalborg Kommune bakker op Aalborg Kommune er bevidst om betydningen af at kunne tiltrække konferencer til byen og bakker derfor op omkring hele processen. Aalborg Kommunes støtte kan f.eks. omfatte: Officielt anbefalelsesbrev fra borgmesteren til brug i forbindelse med ansøgningsprocessen Velkomst ved borgmesteren under åbning af internationale konferencer Velkomstreception Brug din viden om Aalborg aktivt, når du søger. Kontakt VisitAalborg for yderligere hjælp og information. Her sidder en flok specialister klar til at give dig gode ideer og hjælpe dig igennem ansøgningsprocessen fra A-Z. Kongreshåndbogen 11

12 Sådan kommer du i spil til en kongres Der er mange måder at komme i spil til en kongres på: I nogle tilfælde er det nok, at man tilkendegiver sit kandidatur ved at sende en mail til fx bestyrelsesformanden eller generalsekretæren for den pågældende forening/organisation. Andre gange skal du tilkendegive din interesse ved at udarbejde et såkaldt Letter of intent, som er en hensigtserklæring, der bekræfter dit kandidatur. Et Letter of intent bakkes ofte op af følgebrev fra relevant fagminister eller anden politisk personlighed, der kan medvirke til at give kandidaturet pondus. Når det drejer sig om store kongresser, skal der ofte søges om værtskabet flere år i forvejen. Mange kongresser vindes efter samme princip, som værtskabet til de Olympisk Lege: Der udarbejdes et bud også kaldet et bid der viser byens konkrete kompetencer til at afholde en stor kongres, og dette bakkes op af motiverende tilkendegivelser fra byens faglige og politiske beslutningstagere. Ofte vindes en kongres ved, at man har udarbejdet et overbevisende bud, der præsenterer din organisation, dine faglige resultater og fokuspunkter såvel som området/byen, overnatningsmuligheder, kulinariske oplevelser m.v. VisitAalborg har stor erfaring og ekspertise med at udarbejde overbevisende bid -materiale, og vi hjæper gerne med at udarbejde dit bid uden omkostninger for dig og din organisation. Se eksempler og læs mere på visitaalborg.com/convention Nogle kongresser går efter tur eller på skift mellem verdensdelene, hvorfor det gælder om at være opmærksom, når Norden eller Europa står for tur. Andre gange kan man blive direkte adspurgt, om man kan tænke sig at påtage sig værtskabet. Endelig er der også muligheden for selv at skabe behovet: man kan være pioner og selv iværksætte en kongres, hvis man har idéen eller kan se behovet for fx et forskningsområde, som kan have gavn af den bevågenhed og den faglige udvikling, som en kongres sætter i gang. Hvis du har en idé til en specifik kongres, vil vi anbefale dig at tage kontakt til VisitAalborg. Vi kan vejlede dig om, hvordan du sætter skub i processen. 12 Kongreshåndbogen

13 1. Overvejelser og forberedelser Kongreshåndbogen 13

14 Udarbejdelse af buddet Udarbejdelsen af et bud eller bid er ofte det første spadestik til at få kongressen i hus. I buddet tilkendegives, at du ønsker at komme i spil til kongressen. Fra organisationen bag kongressen foreligger ofte en såkaldt bid-manual, eller en request for proposal, som indeholder retningslinier for, hvad buddet skal indeholde og hvordan udvælgelsesprocessen forløber. Bid-manualen er som regel tilgængelig på organisationens hjemmeside. Hvis der ikke foreligger en bid-manual, vil vi anbefale dig, at du tager kontakt til organisationen bag kongressen og undersøger, hvad der kræves for at søge værtskabet, og om der foreligger faste krav til, hvad et bud skal indeholde. Find samtidig ud af, hvem de egentlige beslutningstagere er. Det er lettere at udforme sit bud, når man ved, hvem målgruppen specifikt er. Er det fx en bestyrelse, der bestemmer, hvor kongressen skal afholdes, er det organisationens medlemmer, der sidder med afgørelsen, eller opererer organisationen med en såkaldt core-pco, som er en ekstern kongresarrangør? Gør desuden en aktiv lobbyindsats for at positionere Aalborg og for at finde ud af, hvilke andre byer, vi er oppe imod. Det gør det lettere at differentere Aalborg positivt i buddet. VisitAalborg kan også bistå med denne del og tage den indledende kontakt til den internationale organisation. Tag kontakt til tidligere værter Kontakt evt. tidligere værter for samme kongres for at høre deres erfaringer. De kan som regel fortælle om, hvilke kriterier der gjorde, at de og deres by blev valgt som vært, og de deler som regel gerne ud af deres erfaringer. Hvis man er i dialog med tidligere kongresværter omkring udformningen af buddet, kan man samtidig forsøge at få informationer om budget og deltagersammensætning (dvs. antal af tidligt hhv. sent registrerede, antal studerende osv.), sponsorer m.m. Disse oplysninger er nyttige i fasen med at udarbejde såvel bud som budget. Center for Sanse-Motorisk Interaktion (SMI) ved Aalborg Universitet blev valgt som vært for den 18. kongres i International Society of Electrophysiology and Kinesiology (ISEK) i meget tæt opløb med en anden stor europæisk mødeby (Amsterdam) bl.a. pga. det topprofessionelle tilbuds- og præsentationsmateriale, som VisitAalborg udarbejdede forud for arrangementet. VisitAalborg har under hele forløbet ydet en yderst professionel service med alle opgaver altid planlagt ned til den mindste detalje, og man følte altid, at man var kunden i centrum, når man kontaktede dem. Alt i alt har det være en stor fornøjelse at samarbejde med VisitAalborg. Havde det ikke været for deres store engagement og dedikerede indsats, ville arrangementet ikke have været nær så stor en succes! Tusind tak. Susanne Nielsen Lundis, Center for Sanse-Motorisk Interaktion (SMI), Aalborg Universitet 14 Kongreshåndbogen

15 1. Overvejelser og forberedelser Hjælp til udarbejdelse af bud VisitAalborg har stor erfaring med udarbejdelsen af bud, og kan hjælpe med udarbejdelse, koordinering og indsamling af materiale i forbindelse med udarbejdelsen af dit bud uden omkostninger for dig eller din organisation. Hvert bud tilpasses den enkelte kongres, organisation samt dine ønsker. Vi kender byens og områdets og overnatningsmuligheder og kan hjælpe dig på vej i forhold til såvel de indledende praktiske overvejelser, strategiske dispositioner såvel som den konkrete udformning af buddet. Vi har stor erfaring med, hvilke argumenter, der bliver lagt vægt på i beslutningsprocessen, og som derfor er vigtige at have med i buddet: Fagligt program, transport, logistik, sociale arrangementer osv. Buddets udformning Buddet kan trykkes i mindre oplag. Det kan også udformes som et online-magasin, der giver mulighed for at inkludere film, lyd og animation i præsentationen. Buddet bør indeholde en række faktuelle oplysninger om det faglige program, den videnskabelige og organisatioriske komité, destinationen, den lokale forankring og hvordan kongressen kunne tænkes at udforme sig. Det er vigtigt at overholde eventuelle krav og retningslinier fra den bagvedliggende organisations side. Det gælder endvidere for alle bud, at de skal sælge Aalborg som kongresdestination så godt som muligt både fagligt, praktisk og i forhold til oplevelser og sociale aktiviteter. Buddet kan fx indeholde: Fagligt program Videnskabelig/organisatorisk komité Officiel indbydelse fra den potentielle kongresvært og/eller dennes organisation Støttebrev fra potentiel protektor, fagminister og/eller politiske personligheder Beskrivelse af Aalborgs styrker og kvaliteter som kongresby Forslag til afvikling af kongressen, herunder forslag til og beskrivelse af mødested, hoteller og samarbejdspartnere Budgetoverslag Beskrivelse af tilgængelighed til og rundt i Aalborg Forslag til oplevelser og sociale aktiviteter Se eksempler på Tænk i helheder Det er vigtigt at tænke i helheder i forbindelse med udarbejdelsen af buddet, og de omstændigheder, buddet beskriver. Forhold dig fx til faktorer som: kongressens synlighed i bybilledet, velkomstreception (i lufthavn, på kulturinstitution, på rådhus o.l.), åbent i butikker, eventuel involvering af byens borgere, koordinering af kulturelle arrangementer så de afholdes samtidig med kongressen. Det kan virke stærkt og overbevisende i et bud, at man får indtryk af, at hele byen bakker op om kongressen både politisk og menneskeligt. Det hjælper VisitAalborg dig selvfølgelig også på vej med. Kongreshåndbogen 15

16 VisitAalborg som kongresarrangør VisitAalborgs erhvervsturismeafdeling er toptunet til at hjælpe dig med at sikre, at din næste kongres kommer til Aalborg, og at den er bedre og mere inspirerende end den sidste. Vi tilbyder helt gratis og uforpligtende vores hjælp og sparring helt frem til konferencen er vundet til afholdelse i Aalborg, og selv herefter kan vi mod en mindre betaling aflaste dig og din organisation med en lang række opgaver af praktisk og logistisk karakter: Gratis rådgivning og assistance I forløbet med at få en konference til Aalborg er VisitAalborg bl.a. behjælpelig med: Rådgivning om faciliteter, hoteller, catering, sociale arrangementer, transport m.v. Udarbejdelse af tidsplan for det pågældende arrangement Indhentning af tilbud og opsætning af råskitse til budget, herunder beregning af deltagergebyrer Udarbejdelse af tilbuds- og præsentationsmaterialer, herunder bidbøger og Power- Point-præsentationer alt tilpasset den enkelte værts ønsker og konferenceseriens vanlige visuelle udtryk Planlægning og afholdelse af besøg for danske og internationale beslutningstagere til fremvisning af faciliteter og muligheder i Aalborg og Nordjylland Præsentation af tilbud for dansk eller international bestyrelse i ind- og udland Deltagelse i koordinerende møder i planlægningsprocessen i ind- og udland Fri adgang til VisitAalborgs billed-, film- og brochuremateriale Etablering af kontakt til lokale myndigheder og øvrigt netværk Professionel konferenceservice Når konferencen er vundet til afholdelse i Aalborg, har VisitAalborg desuden mulighed for mod betaling at yde professionel konferenceservice, som bl.a. omfatter: Rådgivning om announcements og final programme samt kontakt til grafiker, trykkeri m.v. Rådgivning om brugen af sociale medier og opsætning af websites Udarbejdelse af online tilmeldingsformular med betalingsmodul Levering af tekster af turistmæssig og praktisk karakter til brug for konferencens website Booking af konferencelokaler, hoteller, lokaltransport osv. Planlægning og koordinering af sociale events, ledsagerture, receptioner, festmiddage osv. Modtagelse og registrering af tilmeldinger og indbetalinger samt udsendelse af bekræftelse til de enkelte deltagere Løbende kontakt med tredjepart, herunder mødested, hoteller osv. Udarbejdelse af indkvarterings- og deltagerlister m.v. Ekspedition af forespørgsler fra deltagerne Design og produktion af navneskilte Registrering af deltagerne ved opstart af konferencen Betaling af regninger og regnskabsaflæggelse over for arrangør 16 Kongreshåndbogen

17 1. Overvejelser og forberedelser Kongresser og konferencer Vores store viden om de mange muligheder for at holde møder og kongresser i Aalborg gør, at vi kan være din uvildige rådgiver og sparringspartner, når du som arrangør skal vælge den helt rigtige placering til din kongres eller konference. Både i forhold til arrangementets type og formål, og så vi sikrer, at kongresdeltagerne får det størst mulige udbytte af konferencen og opholdet i Aalborg og Nordjylland. Allerede fra vi besluttede at forsøge at få Nordic Baltic Conference til Danmark fik vi en meget kompetent service fra Visit Aalborgs medarbejdere. Vi fik materiale til at hjælpe med at overbevise den internationale komite om, at Aalborg var stedet. Vi fik gennemgået priser og udarbejdet budget, og der kom mange gode forslag til, hvordan hele arrangementet kunne afvikles, og hvilke aktiviteter der kunne tilbydes de mange deltagere fra ind- og udland. VisitAalborg sørgede for registrering af deltagere, hotelværelser og de forskellige arrangementer i Aalborg. Selve kongressen blev afviklet på Aalborg Kongres & Kultur Center. VisitAalborg var til stede og sørgede for, at registreringen foregik optimalt og støttede den succesfulde og professionelle afvikling af både kongres og møder. Kim Dremstrup, Per Overgaard Rasmussen og Svend Erik Bodi, Dansk Medicoteknisk Selskab Kongreshåndbogen 17

18 Find de rette kongresfaciliteter Faciliteterne ved en international kongres skal være i orden. For at du kan vinde kongressen, skal du kunne dokumentere, at du har styr på faciliteter og kapacitet i forhold til kongressens størrelse. Plenum- og parallellokaler, der er passende i størrelse, antal og teknisk udstyr Muligheder for bespisning og forplejning Adgangs- og parkeringsforhold Fleksible udstillingsfaciliteter Evt. faciliteter til handicappede og gangbesværede Adgang til kontor- og sekretariatsfaciliteter til personale, presse m.m. Trafikforbindelser, som gør det så let som muligt at komme til byen og kongressen Er der ledigt? Undersøg om der er ledigt på det foretrukne mødested i forhold til, hvornår kongressen skal afvikles. Er det en kongres med mange deltagere, er der måske ikke så mange steder, der har den nødvendige kapacitet. VisitAalborg vil kunne være behjælpelig med at danne et overblik over kapacitet både i forhold til selve kongresafviklingen og i forhold til diverse overnatningssteder, som eventuelt skal indgå i den samlede pakke, der beskrives i buddet. VisitAalborg kan være behjælpelig med at forespørge på datoer og danne et overblik over kapacitet. Et vellykket arrangement kræver de rigtige rammer. Uanset størrelsen af dit møde, konference eller kongres har Aalborg faciliteter, der kan leve op til de fleste behov. Kontakt VisitAalborg for kreativ sparring omkring valg af faciliteter til din konference eller kongres. På VisitAalborgs hjemmeside ( findes en søgefunktion, hvor du kan lade dig inspirere af de bedste aalborgensiske møde- og kongressteder, og samtidig danne dig et overblik over de praktiske muligheder, idet du kan finde information om bl.a. kapacitet, værelser og adgang til lufthavn. Få klarlagt sammen med det udvalgte kongressted, om der er andre arrangementer i huset, og om disse kan fungere sideløbende med dit arrangement. Dette hjælper VisitAalborg også gerne med at undersøge. Undersøg ligeledes, om der skal foretages eventuelle renoveringer sammenfaldende med jeres arrangement, så du undgår at afholde kongressen i byggestøj og støv. Konkurrencedygtige priser Ud over de rent fysiske forudsætninger, der skal opfyldes, er der en række øvrige forhold omkring arrangementet, som er af betydning for valget af kongressted. Prisen på afholdelse af kongressen er et vigtigt parameter i konkurrencen om at tiltrække den pågældende kongres. VisitAalborg kan i denne forbindelse være en stor hjælp til at håndtere kontraktforhandlinger, da vi kender gældende prisniveauer. 18 Kongreshåndbogen

19 1. Overvejelser og forberedelser Utraditionelle møder VisitAalborg har stor erfaring med input til utraditionelle muligheder i forbindelse med møder og kongresser i Aalborg: mellem stensætninger på Lindholm Høje, På Utzon Center med formidabel udsigt over Limfjorden, på kunstmuseum omgivet af smuk nutidskunst og med indlagt kunstpause eller under trætoppene i en af Danmarks største skove, hvor sceneriet og naturen kan bruges til fysiske aktiviteter. Mulighederne er mange i Aalborg, når du søger anderledes og spændende rammer om dit arrangement. Utraditionelle aktiviteter i forbindelse med det faglige indhold kan også med fordel beskrives og tænkes ind i buddet. Kongreshåndbogen 19

20 Valg af overnatningssteder Vær ude i god tid med at forhåndsreservere, så du er sikker på, at der er plads på de foretrukne hoteller til den rette pris. VisitAalborg har et overblik over byens muligheder, og kan hjælpe med at rådgive om valg af hoteller, indhente priser samt forhåndsreservere potentielle overnatningssteder. Deltagerne til internationale kongresser vil gerne have stor valgfrihed, når det gælder overnatningsmuligheder. Sørg derfor for at have indkvarteringsmuligheder i forskellige prisklasser. Tag fx hensyn til, om der er studerende, eller andre grupper med færre midler til rådighed, som kan have brug for billig indkvartering. Tænk desuden på at vælge indkvarteringsmuligheder i enten så kort afstand til mødestedet som muligt, eller nær offentlige transportmidler. Selvom antallet af deltagere kan være svært at vide på forhånd, så forsøg at afdække behovet for hotelværelser så præcist som muligt. Hvis det er en tilbagevendende kongres, kan du spørge om sidste års deltagerantal hos den forudgående kongresarrangør. Hotellerne betinger sig ofte forudbetaling for reserverede værelser eller særlige afbestillingsregler og -frister. Ved at være så præcis som muligt, undgår du at skulle aflyse reservationer i sidste øjeblik. VisitAalborg kan også hjælpe med bookingen af hotelværelser. Vi kender udvalget, prisniveauet og er vant til at forhandle med hotellerne. Vi kan også sørge for, at afbestillingsfrister bliver overholdt samt udarbejde lister over, hvem der bor hvor og varetage eventuelle løbende ændringer i reservationerne. Brug følgende liste til at danne dig et overblik over kongressens indkvarteringsbehov: Hvor mange deltagere forventes der til kongressen? Hvordan skal bookingen foregå: booker de delegerede individuelt eller gennem kongressens website eller via VisitAalborg? Forskellige pris- og indkvarteringsmuligheder? Er prisen inklusive morgenmad? Hvornår skal de enkelte hoteller have besked om det endelige antal værelser? Hvad er proceduren for indcheckning, så deltagerne undgår tidsspilde? Er der individuel afregning, eller skal der afregnes i grupper? 20 Kongreshåndbogen

21 1. Overvejelser og forberedelser Transport af deltagerne Geografi betyder ingenting. Det, der betyder noget, er tilgængelighed, og her står Aalborg usædvanligt stærkt. Der er mere end 30 daglige forbindelser mellem København og Aalborg, og du kan altid finde en god, lav billetpris. Flyvetiden København-Aalborg er 35 minutter, og fra København er der adgang til 160 rejsedestinationer. De 6 daglige KLM-forbindelser, Amsterdam-Aalborg og forbindelsen Aalborg-Istanbul gør Aalborg endnu mere tilgængelig for den internationale konferencegæst. Med adgang til over 200 rejsedestinationer, hvor især langdistanceforbindelserne fra Nord- og Sydamerika, Asien, fjernøsten og Afrika er exceptionelt gode. Aalborg er kun ét stop væk. Fra Aalborg lufthavn til Aalborg centrum er der mindre end 10 minutter i taxa. Vælger du tog i stedet for fly, kan du stå af i byens absolutte centrum, hvor en meget stor del af byens konference- og hotelfaciliteter ligger i gå-afstand fra banegården, så du behøver end ikke tænke på at medbringe vandresko. Du er fremme på få minutter. SAS som samarbejdspartner SAS har en særlig afdeling, Scandinavian Promotion, der kan give dig gode råd, når du planlægger en kongres. Ved større kongresser deltager SAS gerne aktivt i arbejdet med at få kongressen til Danmark. SAS kan bl.a. levere materiale til dit bid, og kan også hjælpe med flybilletter til eventuelt inspektionsbesøg. Når kongressen er i hus, kan SAS tilbyde en Official Airline -aftale, som giver rabatter på deltagernes flybilletter fra udlandet. Se mere på Københavns lufthavn er SAS hovedlufthavn og dermed et af knudepunkterne i Star Alliance, som er et samarbejde mellem op til 26 internationale flyselskaber, som tilsammen flyver til 795 lufthavne i 139 lande. Hvis kongressen har mere end 600 internationale deltagere, er der mulighed for en Star Alliance Convention Plus -aftale, hvormed man kan få lukrative aftaler med op til 16 forskellige flyselskaber. Se mere på For mindre konferencer findes Meeting Plus -programmet for arrangementer med over 50 deltagere. Betingelserne er, at deltagerne skal komme fra mindst 3 forskellige lande ud over værtslandet, og aftalen skal indgås mindst 30 dage før afrejse. Kongreshåndbogen 21

22 22 Kongreshåndbogen

23 1. Overvejelser og forberedelser Eksempel på bud- og beslutningsproces: 1. Indledende fase a. Foreningen annoncerer næste ledige kongresår og inviterer til bud b. Tilkendegivelse af interesse for værtskab, fx Letter of Intent c. Bid manual/guidelines ( request for proposal ), samt regler for bud stilles til rådighed for interesserede ansøgere 2. Forberedelse af buddet a. Lobbyarbejde: Hvem er beslutningstagere? Hvem er vi oppe imod? b. Udfærdigelse af invitations- og budmateriale c. Invitations- og budmateriale fremsendes til relevante beslutningstagere d. Kongressens beslutningstagere besøger eventuelt de udvalgte destinationer 3. Beslutningsfase a. Revideret invitations- og budmateriale indsendes b. Lobbyarbejde for at promovere buddet c. Mundtlig præsentation af buddet d. Afstemning om valg af værtsby e. Beslutningen tages 4. Offentliggørelse og forhandlinger a. Forhandlinger med leverandører b. Beslutningen offentliggøres Kongreshåndbogen 23

24 Yes we can: Markedsføring af buddet I nogle tilfælde er der mulighed for en mundtlig præsentation af buddet over for beslutningstagere være det sig bestyrelse eller på en generalforsamling. VisitAalborg kan hjælpe med at skabe et flot og inspirerende budmateriale og en overbevisende præsentation, ligesom vi gerne deltager i selve præsentationen. En engageret, velargumenteret og levende præsentation kan opveje områder, hvor eventuelle konkurrenter til værtskabet kan synes umiddelbart stærkere end dit kandidatur. Ønsker du selv at producere præsentationen, ligger vi inde med fotos og film fra Aalborg, som stilles gratis til rådighed. Vi kan også bistå med gode råd i forbindelse med fremlæggelsen, så præsentationen af dit bud fremstår så professionel som muligt. Supplerende folder Nogle vælger at producere en lille folder, som indeholder en kort beskrivelse af buddet samt gode grunde til, hvorfor kongressen skal afholdes i netop Aalborg. Folderen sendes rundt til kolleger i nationale foreninger og faglige selskaber i andre lande. Denne form for markedsføring er især relevant i de tilfælde, hvor det er foreningens eller organisationens medlemmer, som skal stemme om valget af kommende kongresværtsby. VisitAalborg kan være behjælpelig med at udarbejde den supplerende folder. Lobbyarbejde Effektivt lobbyarbejde er mindst lige så vigtigt som overbevisende bud-materiale. Brug dit faglige netværk til at tale din sag og til åbenlyst at bakke op om dit og Aalborgs kandidatur til kongressen. Fremtrædende talsmænd er gode at trække på i den forbindelse. Det kan eventuelt være via foreningens eller organisationens bestyrelse samt andre personer med indflydelse i foreningen. Undersøg også om der er nordiske søsterforeninger og interesseorganisationer, som vil bakke op om ideen om at holde kongressen i Aalborg, ligesom politisk opbakning også kan have positiv indflydelse på det endelige valg. Stand Det er nogle gange muligt at opstille en stand i forbindelse med organisationens øvrige arrangementer, hvor der er mulighed for at vise, at Aalborg har ansøgt om værtskabet for en kommende kongres. I nogle tilfælde forventes det ligefrem, men spørg i alle tilfælde, om det er muligt: Det er en god måde at markedsføre kongressen på. VisitAalborg stiller præsentationsmateriale til rådighed i forbindelse med udstilling og kan også være behjælpelig med bemanding af stand i forbindelse med større kongresser. Besigtigelse fra foreningen eller organisationen Efter at buddet er indsendt, kan et besigtigelsesbesøg fra foreningens eller organisationens side komme på tale. Det kan både være en uhøjtidelig besigtigelse af regionens generelle egnethed eller en mere seriøs tilbundsgående inspektion af væsentlige beslutningskriterier: kapacitet, logistik, kongresfacilliteter m.v. Undersøg på forhånd, hvad organisationen gerne vil have ud af besøget, og om der er særlige betingelser forbundet med besøget. Nogle gange bliver besigtigelsen foretaget af organisationens egne folk, og andre gange er det lagt i hænderne på organisationens core-pco, hvis de opererer med en sådan. VisitAalborg kan deltage i koordineringen og finansieringen af besigtigelsesbesøg. 24 Kongreshåndbogen

25 1. Overvejelser og forberedelser Overvejelser omkring præsentationen Hvem skal præsentationen fremlægges overfor: bestyrelse, komite eller organisationsmedlemmer? Hvem og hvor mange må være tilstede ved præsentationen fra eget hold? Hvem siger hvad? Præsentationen afstemmes på forhånd Hvor lang tid har man til rådighed? Er der bestemte emner, som skal berøres i præsentationen? Kan beslutningstagerne stille spørgsmål under præsentationen? Kan man benytte PowerPoint og/eller film i forbindelse med præsentationen? Er der en formel metode, hvormed præsentationen bedømmes af beslutningstagerne? Kongreshåndbogen 25

26 26 Kongreshåndbogen

27 2. Planlægning af kongressen 2. Planlægning af kongressen Typisk har man 1-2 år til at forberede og planlægge kongressen. Dette kapitel forsøger at afdække så mange sider af planlægningsspektret som muligt, uanset om det drejer sig om mindre møder eller store kongresser. Fokusér på de dele, som er relevante for dig, og lad dig inspirere af resten. Kongreshåndbogen 27

28 Planlægning og målsætninger God planlæning, der giver et godt overblik over hele forløbet fra indtil et par år inden kongressens begyndelse, over åbningsdagen, til evalueringen efter kongressen er noget af det første, man skal fokusere på. Det minimerer samtidig risikoen for uforudsete hændelser og giver ro og stabilitet til at prioritere det faglige. Du skal endvidere tidligt i processen tage stilling til, om du vil udarbejde en plan selv, eller hyre en professionel kongresarrangør PCO til opgaven. VisitAalborg stiller gerne op til en uforpligtende snak om, hvordan vi evt. kan være behjælpelige. Kontakt eventuelt kolleger og andre i dit netværk, som selv har afholdt en kongres. De kan både bidrage med erfaringer, gode idéer samt advare om eventuelle faldgruber. Udbytte af kongressen Skab først og fremmest klarhed over kongressens faglige målsætninger. Et højt fagligt niveau er med til at tiltrække deltagere, vigtige talere, presse og sponsorer, så vær ambitiøs i dit udgangspunkt og sigt efter et højt fagligt udbytte. Opstil en række succeskriterier og mål som fx antal deltagere, specifikke talere, sponsorer, omtale i pressen, økonomi m.v. Bliv bl.a. klar på følgende spørgsmål: Hvad er formålet med kongressen? Hvad skal out-put et af kongressen og værtskabet være både fagligt og personligt? Stemmer økonomi og ambitionsniveau overens eller skal yderligere investorer involveres? Er der specifikke målsætninger fra den internationale forenings side? Hvordan får man bedst fat i målgruppen? Når du sammen med eventuelle medarrangører har taget stilling til praktiske målsætninger, er det lettere at trække i samme retning. I nogle sammenhænge er det kutyme at fremlægge de faglige målsætninger og rammer til godkendelse i forskellige komitéer og udvalg. Return on Investment Return on Investment (ROI) er et begreb, som ofte anvendes inden for kongresverdnen og benyttes som en rettesnor i forhold til, hvordan omkostninger og udbytte balancerer. Sponsorer og eventuelle medarrangører vil som regel gerne vide, hvad de kan forvente at få ud af deres investering, også for dig selv kan det være givtigt at have fokus på en høj ROI. Det faglige udbytte kan være svært at måle som ROI, når der er tale om en videnskabelig kongres, men det kan godt lade sig gøre. Flere konsulenter tilbyder ROI-målinger, hvor metoderne bygger på kvalitative parametre for kongresser, møder og konferencer. 28 Kongreshåndbogen

29 2. Planlægning af kongressen Kongreshåndbogen 29

30 Scientific Committee og Local Organizing Committee En del af planlægningsarbejdet i forbindelse med en kongres drejer sig om det faglige indhold: kongrestema, udformningen af programmet, udvælgelse af talere og udarbejdelse af præsentationer. Den anden del er mere regulær administrativ projektledelse og indbefatter rammerne omkring kongressen: logistik, salg af sponsorater, administration af tilmeldinger og økonomistyring. Ofte bliver det konkrete planlægningsarbejde således delt i to mellem to forskellige arbejdsgrupper: en videnskabelig komité en såkaldt Scientific Committee, der består af fagkompetente personer med ansvar for programmets faglige indhold, og en lokal organisationskomité en såkaldt Local Organizing Committee, som skal have styr på alt det administrative, økonomiske, praktiske og logistiske. De to komitéer udgør tilsammen kongressens organisation. Nogle kongresser har endvidere en overordnet styringskomité med repræsentanter fra den internationale forening, som de to øvrige komitéer refererer til. De to komitéer fungerer i et tæt samarbejde, hvorfor tæt koordination og kommunikation er vigtig. Nogle vælger også kun at arbejde med én komité, og i andre tilfælde ligger det faglige ansvar i hænderne på den internationale organisation. Projektplan og tidsplan Uanset om du opererer med en, to eller tre komitéer, skal der udarbejdes en projektplan, som skal danne overblik over og holde styr på de opgaver, der primært drejer sig om de aktiviteter, hvor ansvaret typisk er placeret i den lokale organisationskomité. Den skal indeholde en tjekliste samt en beskrivelse af opgaverne, herunder hvem der er ansvarlig, og hvor mange ressourcer der er forbundet med opgaven i forhold til såvel økonomi som personale. Få et overblik over projektet og løb de enkelte aktiviteter igennem i forhold til, hvornår de skal påbegyndes, og hvornår de skal være færdige. Herved får du også bedre styr på, hvilke delmål der er i hele projektforløbet. Denne plan vil være en uvurderlig hjælp og rettesnor til at overholde tidsfrister. Når du har fået et overblik over opgaver, tidsfrister, økonomi og ressourcer, bliver du også i stand til at vurdere, om der er brug for at inddrage ekstra hjælp, herunder også Ph.d.-studerende og studerende til at løse nogle af opgaverne. 30 Kongreshåndbogen

31 2. Planlægning af kongressen Projektplanen kan fx indeholde en beskrivelse af: Hovedaktiviteter Delmålene i disse aktiviteter Tidsfrister i forhold til forskellige delmål Økonomiske ressourcer Hvilke aktiviteter der skal sættes i værk Hvilke ressourcer der skal sættes ind Hvem der har ansvaret for de respektive aktiviteter Hvordan de ansvarlige skal rapportere om status i aktiviteten Tidsfrister på de enkelte aktiviteter og delmål Kongreshåndbogen 31

32 Hold et grønt og bæredygtigt arrangement Som vært for en konference kan du med fordel både økonomisk, socialt ansvarligt og PR mæssigt afholde et grønt og bæredygtigt arrangement. Nedenstående finder du en liste over de områder, hvor du kan gøre dit arrangement enten grønt, bæredygtigt eller miljøvenligt. Valg af konferencested Konferencefaciliteter i centrum med gåafstand til hoteller og byen Krav til cateringleverandøren om lokale, gerne økologiske eller biodynamiske fødevarer, gerne mange grøntsager og mindre kød for at spare på CO2 Økologisk, Fairtrade kaffe eller te Levere ikke-anvendte fødevarer til lokale, fx varmestuer eller andet sted Postevand tilbydes i stedet for flaskevand. Vær opmærksom på at informere om, at det danske drikkevand er rent, da andre kulturer kan have en anden opfattelse på grund af situationen i eget land Anvend ikke engangsservice Aftal eller få en affaldssorteringspolitik, fx med papiraffald, plastikaffald og almindelig affald Holdning til strømforbrug på konferencestedet Valg af hotel Fortæl gæsterne om hoteller, der har en grøn profil, er miljøcertificeret eller har en politik derom Grøn deltager Informer gæsterne om, hvordan man er grøn konferencedeltager, fx ved at slukke lys, tv, AC og radiatorer, når man forlader hotelværelset Transport Få konferencens Official Airline til at udarbejde et airplane travel carbon offsetting program Hvis der anvendes taxa, så sørg for at køre flere samlet Tilbyd shuttle busser til sociale arrangementer I Aalborg er der gode muligheder for offentlig transport med bus, tog eller bycykel og har man over 200 deltagere, kan man til en yderst rimelig pris købe et Aalborg Business Card, som bl.a. giver fri bustransport i konferenceperioden 32 Kongreshåndbogen

33 2. Planlægning af kongressen Materialer Elektronisk tilgængelige materialer Intet papiraffald, ingen eller begrænsede trykte materialer Anvend et bæredytigt og miljøvenligt konferencenet til konferencematerialerne, eller ingen overhovedet Brug Forest Stewardship Council (FSC) certificeret papir uden klorin og 100 procent genbrugspapir Brug printere og kopimaskiner med energimærke Brug leverandører med en grøn profil, evt. hvor de bruger patronblæk fra grøntsager, genbrugspapir, stenpapir eller har andre tiltag Registrering Elektronisk registrering Navneskilte produceret på genbrugspapir Få gerne deltagerne til at returnere navneskilte, plastiklommer m.m. til genbrug Kongreshåndbogen 33

34 Økonomi og budgetlægning Det er vigtigt hele tiden at have et fuldt overblik over de økonomiske forhold i forbindelse med kongressen. VisitAalborg har indgående kendskab til markedets priser og dets leverandører og kan hurtigt udarbejde et ansvarligt budget, foretage risikoanalyse og afklare spørgsmål om moms og forsikring. Finansiering og økonomisk målsætning Normalt er en kongres en god forretning, som i langt de fleste tilfælde giver et pænt overskud. Der findes forskellige måder at finansiere en kongres på. Udover deltagergebyrer kan der opnås finansiering fra sponsorer og igennem udstillinger, eller med finansiel støtte fra myndigheder og fonde. Du kan med fordel opstille tre forskellige økonomiske målsætninger: Et ønskescenarium, et worst-case scenarium og et break-evenscenarium. De tre scenarier vil være gode pejlemærker, når du skal lægge budget og tage stilling til udgifter. Forfinansiering Hovedparten af indtægterne stammer normalt fra deltagernes kongresgebyrer, men inden disse kommer ind, vil der være en del udgifter, der skal afholdes. Udgifter til den første invitation (First Announcement) eller etablering af website er eksempler på det. Derfor er en af de første udfordringer at skaffe opstartsmidler til kongressen. Forfinansieringen kan afholdes på flere måder: I nogle tilfælde kan du låne Seed money fra den internationale organisation. Det er et fast, ofte rentefrit, beløb, der udlånes til den nationale forening, og som skal betales tilbage efter kongressen. Ellers kan du evt. få en kassekredit eller et lån i et pengeinstitut til opretholdelse af likviditeten. Endelig kan der søges garantistillelse via Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning. Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning Når visse kriterier er opfyldt, kan du søge om kaution til forfinansiering gennem Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning. Ordningen kan stille garanti for en kassekredit eller et lån optaget i et pengeinstitut. Du kan søge ordningen, hvis følgende kriterier er opfyldt: Organisationen er ikke-kommerciel Kongressen har minimum 50 deltagere Kongressen strækker sig over minimum to mødedage Deltagerne overnatter minimum én nat Deltagerne kommer fra mindst tre forskellige lande Kautionen dækker udgifterne til eksempelvis depositum for leje af kongrescenter, markedsføring, konsulentbistand og andet, der skal iværksættes, inden deltagergebyrer og sponsorpenge begynder at løbe ind. Danmarks Internationale Kongresgaranti Ordning udsteder garanti for op til 20 procent af kongressens faste omkostninger dog maksimalt kr. Ansøgningen indsendes sammen med et detaljeret budget senest et år før kongressen afholdes, og garantien træder i kraft i samme øjeblik, som kongeressen er vundet. Ansøgningsskema og yderligere informationer kan fås hos VisitAalborg eller downloades på 34 Kongreshåndbogen

35 2. Planlægning af kongressen Læg et realistisk budget Uanset om du indgår samarbejdsaftale med VisitAaboorg, eller du selv administrerer økonomien, skal du starte med at lægge et realistisk budget, der specificerer de enkelte indtægter og udgifter. Budgettet skal være så detaljeret, at du hele tiden har overblik over økonomiens udvikling. Husk også at medtage tilsyneladende mindre tunge poster som portoudgifter, rejser, telefon osv. på udgiftssiden. På indtægtssiden kan det være svært at vurdere antallet af deltagere og størrelsen af mulige indtægter fra sponsorer og udstillere på forhånd. Hvis du er for optimistisk, er der risiko for tab. Deltagergebyr Deltagergebyret udgør normalt hjørnestenen i kongressens økonomi. Hvor stort gebyret skal være, skal derfor harmonere med budgettet i forhold til kongressens udgifter. Foruden adgang til kongressen skal deltagergebyret typisk også dække udgifter til forplejning, transport, sociale arrangementer o.lign. I nogle tilfælde er der fra den internationale forenings side lagt et loft over, hvor stort deltagergebyret må være. Undersøg om dette er tilfældet, når der lægges budget. Endelig kan der også være tale om, at kongressen skal betale et fast beløb eller en procentsats af indtægter til den internationale organisation bag kongressen. Normalt vil der være en række deltagere, som er fritaget for deltagergebyret; keynotespeakers, arrangørerer og nogle gange eventuelle deltagere fra udviklingslande. Andre deltagergrupper fx studerende, skal måske imødeses med billigere deltagergebyrer. Likviditet Af budgettet skal også fremgå, hvornår de forventede indtægter og udgifter falder. Hvis du pludselig har flere udgifter, end der er kommet indtægter ind, står du med et likviditetsproblem uanset at der ér givet tilsagn om pengene. Hvis store udgifter falder tidligere end tilstrækkelige indtægter er kommet ind, kan det være nødvendigt at optage lån eller kassekredit. Overblik over likviditeten fortæller samtidig, hvornår de indtægtsgivende aktiviteter med fordel kan sættes i værk, så der er penge i kassen. Jo før du åbner for tilmelding, desto tidligere får du indtægter, der kan finansiere projektets løbende omkostninger. Man kan få en idé om deltagere og hvornår, de registrerer sig, fra værten for den forudgående kongres. For at sikre en stor forudtilmeldning kan du gøre brug af såkaldte early bird -rabatter, eller hæve prisen for last minute arrivals. På den måde sikres det, at de fleste har tilmeldt sig så tidligt i processen som muligt, og dermed får du en sundere pengestrøm. Moms Nogle videnskabelige og velgørende kongresser er fritaget for moms, men kommercielle kongresser er oftest momspligtige, og så skal der opkræves moms af deltagergebyrer fra både danske og udenlandske deltagere. Arrangøren trække moms fra for momsbelagte udgifter efter de almindelige danske momsfradragsregler. Vær opmærksom på, at momsfradragsretten på udgifter til bespisning og hotelovernatning er begrænset til 25 %, og 50 %, hvis momsen er udspecificeret på fakturaen. Der skal opkræves moms af fx standleje og adgangsbillet, hvorimod eventuelle sponsor- og reklameindtægter kan faktureres uden dansk moms til købere i andre EU-lande, hvor køber er betalingspligtig for momsen. Sponsor- og reklameindtægter fra danske købere eller købere uden for EU skal typisk faktureres med dansk moms. Deltagere fra andre EU-lande, der i deres hjemland driver momspligtig virksomhed, kan søge den danske moms refunderet via skattemyndigheden i deres hjemland. Deltagere fra lande uden for EU, Kongreshåndbogen 35

36 der som led i deres erhvervsmæssige virksomhed afholder omkostningerne med dansk moms, kan søge om at få moms refunderet via de danske myndigheder. Fonde og støtteordninger Der er ofte hjælp at hente i fonde såvel som nationale og internationale støtteordninger. I forbindelse med forskning eller andre former for projekter er det muligt at få støtte til sit arbejde gennem fundraising. Der findes mange private såvel som offentlige fonde, der yder støtte til både lokale foreninger, udvikling og innovation. På findes en oversigt over en række fonde, som støtter forskellige områder. Ansøgningsfrister og ansøgningskriterier varierer fra fond til fond, og nogle gange også inden for samme fond alt efter hvad der søges støtte til. Det er derfor en god idé at undersøge ansøgningsfrister i god tid, da nogle ansøgningsfrister skal være fonden i hænde op til et år før støtten ønskes. De fleste ansøgningsfrister kan findes på fondenes hjemmesider. Salg af sponsorater Sponsorstøtte fra firmaer og foreninger er en mulighed, du bør overveje. Selvom hovedparten af kongressens økonomi ofte udgøres af deltagergebyret, kan det ofte ikke i sig selv dække udgifterne til en kongres. En del af udgifterne kommer derfor typisk fra sponsorer og kommercielle udstillere. Mange virksomheder er interesserede i at betale for eksponering på kongresser, fordi deltagerne udgør en vigtig målgruppe for deres produkter. En kongres kan være en god og troværdig kanal til at komme i kontakt med en attraktiv målgruppe. Husk at kontakte potentielle virksomheder og foreninger i god tid, så de har mulighed for at medtage sponsoratet i deres budgetter. Et sponsorat har en markedsføringsmæssig værdi, og selve eksponeringen kan konkret tage sig ud på mange forskellige måder: Eksponering på navneskilte, deltagerbadges og keyhangers Virksomhedsbesøg som led i det overordnede program Programpunkt, som bliver præsenteret i samarbejde med en relevant sponsor Logo på invitationer, skilte, bannere, hjemmeside m.v. Kongrestaske, som bærer sponsorens navn og indeholder sponsorens materiale Display eller produktprøver på kongressen eller i møderummet Tilbud om stand eller anden udstilling Velkomstreception, som bliver afholdt i samarbejde med en relevant sponsor Velkomstreception på rådhuset sponsoreret af byen og med borgmestertilstedeværelse Måltider, vand og anden forplejning kan sponsoreres Busser og biler, der fragter deltagerne Giveaways og andre marketinggaver, fx kuglepenne og blokke Du kan vælge at standardisere sponsorater i form af sponsorpakker, hvor du eventuelt kombinerer diverse eksponeringer i forskellige pakkeløsninger, som sælges i forskellige prisgrupper. Omhyggeligt udarbejdede sponsorpakker, hvor du er klar på, hvad du sælger, og værdien af den eksponering, du sælger, gør det nemmere at blive taget seriøst som alternativ markedsføringskanal. Samtidig bør du være lydhør overfor eventuelle input og justeringer af sponsoratet, som kan gøre det mere værd og dermed mere attraktivt. For forbindelse med lægekongresser henviser vi til ENLIs (Etisk Nævn for Lægemiddelindustrien) kodeks, som kan findes på: 36 Kongreshåndbogen