Denne håndbog er udarbejdet af Capacent People A/S

Transkript

1

2 Denne håndbog er udarbejdet af Capacent People A/S Tryk og anden gengivelse af denne publikation eller dele heraf er i overensstemmelse med lov om ophavsret kun tilladt efter forudgående skriftlig aftale med Capacent People. Yderligere information om Capacent People kan fås ved uforpligtende henvendelse til: Director Søren Selnæs Tlf.: Læs mere på

3 Planlægning og forberedelse I Danmark er afskedigelser på dagsordenen som en tvungen, men nødvendig ledelsesdisciplin. Det er en af de ubehagelige opgaver, en leder kan se sig nødsaget til at udføre. Årsagerne kan være mange, det kan ikke gøres smertefrit, men det kan håndteres ordentligt og professionelt. Som en hjælp til planlægning og forberedelse af en afskedigelsesproces har vi i det følgende kort beskrevet nogle gode råd til såvel HR-ansvarlige som ledere. Vær opmærksom på, at der kan være centrale forskelle på planlægning og gennemførelse mellem den individuelle og kollektive afskedigelse også ud over det juridiske.

4 EN ORDENTLIG OG PROFESSIONEL AFSKEDIGELSE Med dette overordnede mål for øje kan det være hensigtsmæssigt at følge en procedure, som på én gang sikrer både objektivitet og virksomhedens værdier samt overholdelse af lovens og kulturmønstres regler og normer. Formålet med en afskedigelse bør være bedst muligt at tilgodese virksomheden og dens udvikling. Dette på en måde, der kan opfattes som hensigtsmæssig og acceptabel af virksomhedens medarbejdere og interessenter og i yderste konsekvens fremadrettet, konstruktivt og positivt for alle involverede parter. De følgende kommentarer og guidelines har til formål at inspirere til en så problemfri gennemførelse af denne vanskelige ledelsesdisciplin som muligt. Du skal som virksomhed sørge for: At have styr på kommunikationen At sikre værdigheden i forhold til dem, der afskediges Ikke at fumle med processen VIRKSOMHEDENS SOCIALE ANSVAR Spørgsmål om virksomhedens sociale ansvar er løbende i avisernes overskrifter, men i den nuværende situation ikke på grund af overskud og god vilje, men ofte grundet afskedigelser og deraf følgende dilemmaer. I de seneste mange år er der brugt virkelig mange ressourcer på at opbygge værdisæt og leveregler i organisationerne, blandt andet for på denne måde at fastholde og tiltrække medarbejdere. Det ligger nok de fleste virksomheder på sinde at sikre et positivt image selv i og efter en periode, der bærer præg af krise og rationalisering. Det er vores erfaring, at virksomheder og organisationer på trods af omkostningsbesparelser og afskedigelser kan undgå at smide babyen ud med badevandet gennem et fornødent fokus på fortsat at udvise social ansvarlighed. Dette kan være i forbindelse med formulering af afviklingspolitik, in- og ekstern kommunikation og ikke mindst fastholdelse af nøglemedarbejdere i en krisetid. Adm. direktør Toms, Jesper Møller Uddrag af håndbogen Når virksomheden skal afskedige 4

5 NÅR EN AFSKEDIGELSE ER NØDVENDIG En afskedigelse er en naturlig del af vores arbejdsliv, men alligevel en ganske markant og alvorlig sag. Selv om vi senere i denne håndbog har en del fokus på den kollektive afskedigelse, så lad os dog understrege følgende: En masseafskedigelse behøver ikke nødvendigvis at udgøre en krise i forhold til en virksomhed eller dens omdømme, men den kan hurtigt gå hen at blive det, hvis den ikke håndteres fornuftigt. CEO Burson-Marsteller, Danmark, Kim Larsen Uddrag af håndbogen Når virksomheden skal afskedige Den umiddelbare reaktion hos det enkelte individ, der afskediges, ændrer sig ikke væsentligt fra den individuelle til den kollektive afskedigelse. En afskedigelse bør aldrig blive en formsag, og forberedelsen på en afskedigelse må derfor være lige så grundig, uanset om det er begrundet i individuelle eller overordnede/kollektive forhold. VURDERINGER OG BESLUTNINGER Uanset baggrund og omfang skal det nødvendige omfang af afskedigelser vurderes og beskrives, ligesom det skal kunne forklares og begrundes. Samtidig bør det undersøges, hvorvidt der er muligheder for, at opsigelsen kan undgås ved omskoling/omplacering eller eventuelt effektueres ved naturlig afgang eller frivillige ordninger ved for eksempel førtidspension. Endvidere skal det fastlægges, hvilke kriterier der kan være gældende ved fravælgelse af medarbejdere. 5

6 Det mest ligetil er ved eksempelvis nedlæggelse af jobfunktioner, lukning af produktion eller frasalg af enheder. Denne objektive fravælgelse er lidt lettere at acceptere for de opsagte medarbejdere. Handler det derimod om en subjektiv vurdering af kompetencer, personlighed, samarbejde m.v., kan det ofte være vanskeligere for en medarbejder og dennes omgivelser at forstå eller acceptere det nødvendige i en opsigelse. Det er derfor meget vigtigt, at de ansvarlige på forhånd vurderer og tager beslutning om kriterier, inden der sættes navne på. Herefter kan det vurderes, om der skal tages nogen individuelle hensyn til de valgte medarbejdere ud fra personlige, private og sociale forhold. Endelig skal der træffes beslutning om de opsagte medarbejderes tilknytning til virksomheden efter opsigelsen samt praktiske foranstaltninger som: Afsked med kolleger Adgang til it-systemer, herunder mail, kalender og eventuelle private filer Ophævelse af fuldmagter, aflevering af nøgler, adgangs- og kreditkort etc. Aflysning af deltagelse i eksterne aktiviteter Tilbud om genplacering/outplacementbistand, psykologhjælp m.v. En afskedigelsessituation kan aldrig blive opfattet som noget godt, men det skal skinne igennem, at både du som leder og din virksomhed har tænkt sig godt om og medvirker til, at dine medarbejdere kommer bedst muligt ud på den anden side. Personalechef, BRFkredit, Lars Hilberg Uddrag af håndbogen Når virksomheden skal afskedige 6 Der skal også træffes beslutning om hvordan, hvornår og i hvilket omfang, de tilbageværende medarbejdere orienteres om opsigelserne.

7 HANDLINGSPLAN Når vurderinger og beslutninger er endeligt på plads, skal der udarbejdes en plan for, hvorledes processen tidsmæssigt og ansvarsmæssigt skal forløbe. Det vil sige: Hvem gør hvad og hvornår, og hvem har ansvaret? Der kan eksempelvis være følgende forhold: Hvor, hvornår og hvordan gennemføres opsigelsessamtalerne og af hvem? Hvad skal/må der siges? Hvad med de medarbejdere, der ikke er på arbejde på opsigelsesdagen? Hvem skal være til stede under samtalerne? Skal der etableres et psykologisk beredskab? Det er en væsentlig del af vores personale- og fastholdelsespolitik, at vi har gjort så meget ud af at hjælpe medarbejdere videre til et nyt job internt eller eksternt. Vi vil gerne illustrere over for alle medarbejdere, at måtte de blive overtallige inden for et givet område af TDC, så gør vi alt for at hjælpe dem videre. Tidl. rekrutteringschef, TDC A/S, Charlotte Sarkel Uddrag af håndbogen Når virksomheden skal afskedige I de situationer, hvor der er tale om kollektive afskedigelser begrundet i overordnede virksomhedsforhold, kan der med fordel udarbejdes et enslydende talepapir til de ledere, der skal gennemføre samtalerne. 7

8 ASPEKTER VED KOLLEKTIVE AFSKEDIGELSER I disse år er det absolutte flertal af afskedigelser begrundet i den globale afmatning og økonomiske kriser. Der er derfor også primært tale om kollektive afskedigelser, der samlet set kan aflaste virksomhedens omkostningsstruktur. Dette indebærer, at mange procedurer i kraft af lovgivningen er givet på forhånd i forhold til varsling, forhandling og mere. Forhandlingen ved varsling af en kollektiv afskedigelse er ikke proforma. Det lægger op til en formel drøftelse og vurdering af alternativer til afskedigelser, hvor medarbejderne og de tillidsvalgte har mulighed for at fremføre og forhandle ideer. Der er mange eksempler på, at forhandlingerne har ført til konstruktive løsninger og i nogle tilfælde medvirket til, at antallet af afskedigelser kan begrænses. Nogle virksomheder oplever, at der er potentiale og muligheder i jobrotation, omskoling og opkvalificering til andre job på den korte bane eller omplacering eller videreuddannelse, der på den lange bane bevarer kompetencen intakt, når vindene igen ændrer sig, til et marked præget af fremgang og vækst. PROCES VED KOLLEKTIV AFSKEDIGELSE Når der er tale om masseafskedigelser, vil det som oftest skyldes en svigtende økonomi, en omlægning af forretningsgrundlag eller eventuelt lukning/flytning af afdeling eller virksomhed. En del af de virksomheder, der må afskedige et større antal medarbejdere, underlægges loven om masseafskedigelser (lov om varsling m.v. i forbindelse med afskedigelser af større omfang), jf. følgende 1, stk. 1 fra loven: Loven finder anvendelse i forbindelse med afskedigelser, som påtænkes foretaget af en arbejdsgiver af en eller flere grunde, som ikke kan tilregnes lønmodtageren selv, når antallet af påtænkte afskedigelser inden for et tidsrum af 30 dage vil udgøre: Mindst 10 i virksomheder, som normalt beskæftiger over 20 og færre end 100 lønmodtagere Mindst 10 pct. af antallet af lønmodtagere i virksomheder, som normalt beskæftiger mindst 100 og under 300 lønmodtagere Mindst 30 i virksomheder, som normalt beskæftiger mindst 300 lønmodtagere. På trods af at meget er givet på forhånd, vil kollektive afskedigelser ofte medføre ekstra fokus på planlægning og dokumentation. 8

9 Da processen altid kan regnes for meget lang fra de første overvejelser, til der igen er normale forhold i den nye organisation, er det væsentligt, at hele processen gennemtænkes på forhånd set i forhold til kommunikation over for alle interessenter, sikring af værdier, fastholdelse af nøglemedarbejdere og fremtidig tiltrækning af medarbejdere. En grundig forberedelse af lederen er således alfa og omega for bedst muligt at sikre et forløb, der kan gennemføres med værdighed. Målsætningen er naturligvis, at alle implicerede kan komme videre i deres efterfølgende arbejdsliv med mest mulig selvværdsfølelse og selvrespekt i behold når virksomheden skal afskedige. FORBEREDELSE AF DE ANSVARLIGE LEDERE Erfaringen viser, at en dårligt gennemført opsigelsessamtale gør det sværere for den opsagte medarbejder at komme videre. Endvidere er der stor risiko for, at en dårlig opsigelse medfører, at den ansvarlige leder oplever et personligt nederlag og mister tillid samt tab af troværdighed hos de tilbageværende medarbejdere. Der er eksempler på, at den HR-ansvarlige eller en overordnet leder uden personlig reference til medarbejderen står for afskedigelsen. Det kan umiddelbart virke besnærende for den leder, der er usikker på at skulle gennemføre en vanskelig opsigelsessamtale, men det er en meget uhensigtsmæssig situation. Medarbejderne både de afskedigede og de blivende kan opleve det som konfliktskyhed og endnu værre som en ansvarsflugt og vil risikere at tabe respekt for deres direkte ansvarlige leder. Det var ret svært at håndtere, at min chef var så ked af at afskedige mig, at jeg næsten måtte trøste ham... Kommentar fra opsagt medarbejder 9

10 TRÆNING OG STØTTE I OPSIGELSESSAMTALEN For de fleste ledere vil det være en tilbagevendende begivenhed at gennemføre en opsigelsessamtale, men det er gudskelov de færreste, der oplever at blive eksperter på dette område. Vi mister aldrig evnen til at cykle, når vi først har lært det, men vi er sandsynligvis lidt rustne den første forårsdag, når cyklen trækkes frem, og særligt hvis der er gået flere år siden sidste tur. Det kan derfor være særdeles relevant at tilbyde en konkret træning af lederne i at gennemføre opsigelsessamtalen. Er det besluttet at tilbyde individuelle outplacementforløb eller jobsøgningskurser, vil det være en god ide at sikre, at udbyderne af disse forløb også kan støtte op om processen internt. Efterhånden som afskedigede medarbejdere finder nye job, glemmer de selve afskedigelsen men de glemmer aldrig den måde, de blev afskediget på Dette ved dels at gennemføre såvel briefing som individuel træning af lederne, men også ved en eventuel indragelse og briefing af tillidsfolkene i organisationen gennem workshops og afholdelse af kickoff-møder for hele eller dele af organisationen. 10

11 CAPACENT PEOPLE A/S Capacent People er blandt de ledende rådgivningsvirksomheder indenfor outplacement og transition management. Vi har stor erfaring i at medvirke til positive forandringsprocesser og tilbyder at indgå som fortrolig rådgiver og sparringspartner med fokus på en så smidig og hensigtsmæssig transition som muligt for alle involverede parter. Vi har administration i København og Aarhus og derudover mødefaciliteter over hele Danmark. Capacent People Group tager sit udspring i Institut for Karriereudvikling, grundlagt i 1987, og vi bygger således vores forretning på mere end 25 års erfaring med HR-opgaver for den private og offentlige sektor. Rekvirér andre håndbøger fra Capacent People. Vi har blandt andet udgivet flg. titler: Før, under og efter en afskedigelse Juridiske aspekter ved en afskedigelse Typiske reaktioner ved en afskedigelse Udover outplacement løser Capacent People Group opgaver inden for Search & Selection samt Assessment & Development altid med strategisk afsæt og mennesket i fokus. Capacent People er eksklusivpartner i Danmark for den globale organisation Arbora Global Career Partners. 11

12 Rekvirér andre håndbøger fra Capacent People. Vi har blandt andet udgivet flg. titler: Før, under og efter en afskedigelse Juridiske aspekter ved en afskedigelse Typiske reaktioner ved en afskedigelse