Referat 1. Ekstraordinære Kommunalbestyrelsesmøde Pr. telefon

Transkript

1 Side 1 Referat 1. Ekstraordinære Kommunalbestyrelsesmøde Pr. telefon Fredag d. 21. januar 2011 kl Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Mille Søvndal Pedersen (IA) Mia Nielsen (IA) Adolf Holm (IA) Esmar Bergstrøm (IA) Jonny Jensen (IA) Emilie Kúnak (IA) Søren P. Lyberth (IA) Gert Ignatiussen (IA) Doris Jakobsen (S) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Nikolaj Heinrich (S) Thiiooq Knudsen (S) Andersine Hansen-Kristiansen (S) Kristian Singertat (D) suppleant Thomas Kristiansen (A) suppleant Astrid Fleischer Rex (D) Poul Hansen (D) Justus Hansen (D) Per Nukaaraq Hansen (K) Deltager fra Paamiut Deltager fra Paamiut Deltager fra Tasiilaq Deltager fra Paamiut Deltager fra Tasiilaq Deltager fra Tasiilaq Deltager fra Tasiilaq Deltager fra Ivittuut Afbud Emilie Olsen (S) Per Berthelsen (S)

2 Side 2 Dagsorden Dagsorden Godkendelse af dagsorden Meddelelser fra formanden Orienteringssager Forespørgsler Kulturpuljeindstillinger Beslutningskompetence for Økonomiudvalg og de stående udvalg Forslag til Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq Eventuelt... 11

3 Side 3 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. 2. Meddelelser fra formanden Borgmesteren påminder om Kulturnatten i morgen lørdag den 22. januar Alle byer og Arsuk deltager. Kommunalbestyrelsesmedlemmer opfordres til at deltage. Den 2. februar 2011 vil temadrøftelsen i kommunalbestyrelsen have overskriften alkohol og rusmidler, tidsrammen bliver kl Program for dagen sendes ud samtidig med mødeindkaldelse til kommunalbestyrelsesmødet den 1. februar. I Nuuk er der afskedsreception for Nuup Bussiis direktør gennem næsten 13 år i eftermiddag kl. 15:00 besluttede i november 2010 at indføre meroffentlighed i de politiske udvalg med ikrafttrædelse d. 1. februar Indførelsen af dette har betydet et behov for at ændre dagsordensskabelonen for alle politiske udvalg og for. s dagsorden til d. 1. februar vil blive udsendt i den nye skabelon og før mødet er indkaldt til et informationsmøde om indførelsen af meroffentlighed. 3. Orienteringssager Ingen punkter 4. Forespørgsler Ingen punkter.

4 Side 4 5. Kulturpuljeindstillinger Rådet til Kulturfremmes indstillinger til bevillinger Til beslutning J.nr.: Den centrale stab, Adm. direktør Søren Hald Møller / SHMO Sagsresumé Rådet til Kulturfremme har holdt møde d. 11. januar 2011 og har gennemgået de indkomne ansøgninger til kulturpuljen med frist 1. januar Rådet har besluttet at indstille 11 ansøgere til at få bevilling med et samlet beløb på ,- kr. Fordelingen af det samlede beløb fremgår af bilag 1. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at Kulturrådets indstillinger godkendes - at de ,- kr. tages fra kulturpuljen, konto Beslutning s beslutning af 21. januar 2011: godkender økonomiudvalgets indstilling. Økonomiudvalgets beslutning af 18. januar 2011: Økonomiudvalget godkender indstillingen. Bilagene skal foreligge i større format til behandling i, og de godkendte ansøgninger markeres i bilaget. Sagsfremstilling besluttede den 17. november 2009, at der i henhold til Styrelsesloven 31, stk. 3, skulle nedsættes et Råd til Kulturfremme. Rådet til Kulturfremme skal behandle ansøgninger til kulturpuljen ud fra de principper, der er besluttet af kommunalbestyrelser og som fremgår af Forretningsorden for Rådet til Kulturfremme i Kommuneqarfik Sermersooq. Rådet til Kulturfremme har holdt møde d. 11. januar 2011 og har gennemgået de indkomne ansøgninger til kulturpuljen med frist 1. januar Der er i alt modtaget 26 ansøgninger og samlet ansøgt om ,- kr. Løsningsforslag faglig vurdering Ansøgningerne er vurderet ud fra om de falder indenfor kulturpuljens fundats og om der er tale om nyskabende og brobyggende initiativer, som falder udenfor mulighederne for almindeligt tilskud fra Kulturforvaltningen. Det har ligeledes været Rådets ønske, at forskellige kultur- og kunstarter blev tilgodeset. Rådet til Kulturfremme har besluttet at indstille 11 ansøgere til at få bevilling, mens der er gives afslag til 15 ansøgere. Samlet indstiller Rådet til Kulturfremme at bevilge ,- kr.

5 Side 5 Økonomisk vurdering Der er afsat ,- til Kulturpuljen i Der har været ansøgningsfrist 1. januar 2011, og næste ansøgningsfrist er 1. maj Lovgrundlag I henhold til styrelseslovens 31, stk. 3, er der mulighed for at etablere såkaldte "særlige udvalg". "I øvrigt kan kommunalbestyrelsen nedsætte særlige udvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner for kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget eller de stående udvalg. bestemmer de særlige udvalgs sammensætning og fastsætter regler for deres virksomhed". Det videre forløb Alle ansøgere får direkte besked. Bemærkninger fra økonomisk forvaltning Økonomisk forvaltning har ingen bemærkninger. Bilag 1. Oversigt over ansøgninger, herunder støttede ansøgninger 6. Beslutningskompetence for Økonomiudvalg og de stående udvalg Til beslutning Jr. nr.: Den centrale Stab Administrerende Direktør Søren H. Møller / SHMO Sagsresumé besluttede på deres møde d. 30. november 2010 at reducere antallet af Kommunalbestyrelsesmøder i 2011 til seks møder. Som følge deraf har det været nødvendigt at undersøge behovet og mulighederne for at delegere kompetence til Økonomiudvalget og de stående udvalg.. Den Centrale Stab har haft juridisk konsulentbistand til løsning af denne opgave. Notatet fra juristen vil blive eftersendt. Indstilling Økonomiudvalget indstiller overfor : - at kompetencen for alle former for alkoholbevillinger delegeres til Økonomiudvalget - at kompetencen for bevillinger om automatspil delegeres til Økonomiudvalget - at kompetencen til at afgive høringssvar delegeres til Økonomiudvalget - at der udarbejdes en beskrivelse af delegeret kompetence og sagsområder for Økonomiudvalget og de stående udvalg til administrativt brug Beslutning s beslutning af 21. januar 2011: godkender indstillingen, med bemærkning om at høringssvar vil blive fremsendt løbende elektronisk til Kommunalbestyrelsesmedlemmerne.

6 Side 6 Økonomiudvalgets beslutning af 18. januar 2011: Økonomiudvalget godkender indstillingerne, med anbefaling til om godkendelse. Sagsfremstilling besluttede på deres møde d. 30. november 2010 at reducere antallet af Kommunalbestyrelsesmøder i 2011 til seks møder. Som følge deraf har det været nødvendigt at undersøge behovet og mulighederne for at delegere kompetence til Økonomiudvalget og de stående udvalg. besluttede yderligere d. 30. november 2010: B1: at der arbejdes videre med konkrete forslag om placering af mest mulig kompetence hos hhv. Økonomiudvalg og de stående udvalg B2: at der pågår en gennemgribende revidering af styrelsesvedtægten med særligt fokus på beskrivelse af Økonomiudvalgets og de enkelte stående udvalgs kompetencer bl.a. med udgangspunkt i ovenstående indstilling B3: at forretningsordener for de stående udvalg og Økonomiudvalget opdateres og formelt vedtages delegerede på mødet d. 30. november 2010 kompetence til Økonomiudvalget i sager omkring godkendelse af kommuneplantillægs offentlighedsperiode. Den Centrale Stab har haft juridisk konsulentbistand til løsning af denne opgave. Juristen har udarbejdet notatet på baggrund af: - Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse (i det følgende kaldet Styrelsesloven ) - Kommuneqarfik Sermersooqs Styrelsesvedtægt - Forretningsordener for Økonomiudvalget og de stående udvalg. Notatet fra juristen er vedlagt som bilag 1. Løsningsforslag faglig vurdering Vedrørende B1 kan delegere kompetence til alle niveauer i den kommunale organisation. Det forhold, at kompetencen i lovgivningen er tillagt kommunalbestyrelsen, er som udgangspunkt alene et udtryk for, at opgaverne skal løses i kommunalt regi, og dermed ikke et krav om at kommunalbestyrelsen selv skal træffe beslutningen. Der er tre undtagelser for dette: - Når den kommunale styrelseslov siger, at en opgave skal udføres af - Når det fremgår af særlovgivning, at en sag skal behandles af på et møde - Når en sags karakter har toppolitisk bevågenhed Der er tre vigtige bemærkninger til ovenstående: - vil altid have det overordnede ansvar for, at opgaven bliver løst ordentligt og lovligt. - Et Kommunalbestyrelsesmedlem vil altid kunne kræve en sag fremlagt for kommunalbestyrelsen uanset, hvor beslutningskompetencen ligger. - vil altid kunne trækkes en eventuelt delegeret kompetence tilbage.

7 Side 7 Den centrale stab har gennemgået s dagsordener i 2010 med henblik på at vurdere sagernes relevans for. Derudover er sagerne vurderet i forhold til deadlines og tidshorisonter, altså hvorvidt sagerne kan tåle at vente på et kommunalbestyrelsesmøde. Denne gennemgang af dagsordener viste, at i dag i vid udstrækning behandler sager, der både ud fra et administrativt synspunkt og politisk bør behandles af. Dette har betydet, at beslutningskompetencen kun anbefales flyttet for tre typer af sager: alkoholbevillinger, spilleautomater og orienteringer om høringssvar. Alkoholbevillinger: Det anbefales, at kompetence delegeres til Økonomiudvalget. Begrundelse: Sagsbehandlingen kan blive langvarig, hvis ansøgningen falder mellem to kommunalbestyrelsesmøder. Derudover er der udviklet gode redskaber såsom procedurebeskrivelser samt alkoholpolitik, der sikrer, at s interesser følges i sagsbehandlingen. Derudover anbefales det, at to gange årligt modtager en alkoholpolitisk redegørelse, der bl.a. viser det aktuelle billede af antallet af alkoholbevillinger i kommunen. Tilladelser til spilleautomater: Det anbefales at kompetence delegeres til Økonomiudvalget. Begrundelse: Sagen vurderes til primært at have administrativ karakter, da antallet af spilleautomater ligger stabilt. Der er i dag 94 antal spilleautomater i Kommuneqarfik Sermersooq, 90 i Nuuk, to i Paamiut og to tilladelser i skibe. Orienteringer om høringssvar: Det anbefales at kompetence delegeres til Økonomiudvalget. Begrundelse: Orienteringer om høringssvar fylder meget på s dagsorden. Ved at flytte beslutningskompetencen til Økonomiudvalget lettes den politiske sagsbehandling af høringssvar markant. I dag underskrives høringssvar af relevant udvalgsformand samt borgmesteren, hvorefter høringssvaret behandles i to politiske udvalg; det relevante fagudvalg og økonomiudvalget. Typisk er svarfristen for høringssvaret overskredet, når de når, hvorfor s reelle indflydelse mindskes. Vedrørende B2 Regler vedrørende delegation af kompetence fra kommunalbestyrelsen til udvalg, forvaltning eller andre må ikke optages i styrelsesvedtægten. Det er kun regler af mere generel og fast karakter vedrørende den overordnede styrelse af kommunen, der skal optages i styrelsesvedtægten. Beslutning B2 frafalder således. Den Centrale Stab anbefaler dog stadig, at der udarbejdes beskrivelse for delegeret kompetence og sagsområder for Økonomiudvalgets og de stående udvalg. Disse beskrivelser kan dog kun bruges som administrativt rettesnor i og med de hverken kan optages i Styrelsesvedtægten eller i en forretningsorden (se afsnittet Vedrørende B3 ). Men beskrivelser vil være med til at sikre en ensartet politisk sagsbehandling, og danne grundlaget for, at administrationen forholder sig aktivt til sager af atypisk karakter.

8 Side 8 s sagsområder er herefter: s overordnede sagsområder Af Styrelseslovens 1 fremgår det, at styrer kommunens anliggender. er således kommunens øverste myndighed og har det overordnede ansvar for hele den kommunale virksomhed. er kompetent til at træffe afgørelse i enhver sag, der vedrører kommunen, og der er ikke andre kommunale organer, der har kompetence til at efterprøve kommunalbestyrelsens beslutninger. - er beslutningsorgan i forhold til udarbejdelse af budget, tillægsbevillinger og samlet budgetopfølgning for kommunen - er beslutningsorgan i forhold til dokumenter, der er værdi- og visionssættende for kommunens virke, som eksempelvis politikker - er beslutningsorgan i forhold til alle aftaler der indgås med ekstern partner som projekter og indsatser med økonomiske og budgetmæssige konsekvenser, som eksempelvis strategiske samarbejdsaftaler og samarbejdsaftalen om Arctic Winter Games - er beslutningsorgan i forhold til den fysiske udvikling af byer og bygder, eksempelvis i endelige godkendelse af Kommuneplantillæg - Derudover er beslutningsorgan i forhold til alle sager, der forudsætter politisk behandling fordi de er principielle, eller har meget vidtrækkende konsekvenser Vedrørende B3 s udvalg er ikke juridisk forpligtet til at have en forretningsorden, hvorfor s beslutning af 30. november 2010 vedr. formel vedtagelse af forretningsordener kun kan besluttes i de respektive udvalg. Den centrale stab anbefaler dog altid, at et udvalg har en forretningsorden, da det sikrer ensartet politisk servicering, rammer for mødeafholdelse og indkaldelse af stedfortrædere. Der er udviklet en standard forretningsorden, der vil blive forelagt Økonomiudvalget og det stående udvalg til eventuel godkendelse i udvalget. Det er ikke hensigtsmæssigt og eventuelt i strid med kommunalretslige retsgrundsætninger at integrere beskrivelser af delegeret kompetence i en forretningsorden. I en forretningsorden skal optages bestemmelser om, hvordan møderne i det pågældende organ skal afvikles. Hvilket ikke har noget at gøre med, hvilke sagstyper der er delegeret. Dermed falder en delegationsoversigt udenfor rammerne af, hvad der kan rummes indenfor en forretningsorden. På den baggrund er beskrivelserne af delegeret kompetence og sagsområderne for Økonomiudvalget og de stående udvalg ikke integreret i standard forretningsordenen, og det anbefales, at der ikke arbejdes videre med indstilling B3. Lovgivning og andre rammesættende dokumenter - Inatsisartutlov nr. 22 af 18. november 2010 om den kommunale styrelse, her omtalt Styrelsesloven. - Kommuneqarfik Sermersooqs Styrelsesvedtægt. - Forretningsordener for Økonomiudvalget og de stående udvalg. Det videre forløb I Styrelseslovens 25 stk. 1 nr. 5 fremgår det:

9 Side 9 5) Økonomiudvalget forestår eller samordner kommunens sektorplanlægning ved at fastsætte generelle forskrifter for planernes tilvejebringelse og oplysningsgrundlag. Det juridiske notat har gjort administrationen opmærksom på, at gældende Styrelsesvedtægt ikke forholder sig til, hvorvidt Økonomiudvalget skal forestå sektorplanlægningen (i betydningen har delegeret kompetence) eller samordne sektorplanlægningen (i betydningen sagsforberede). Den centrale stab vil udarbejde en sagsfremstilling vedr. dette til det næste Kommunalbestyrelsesmøde. Da det er en ændring til Styrelsesvedtægten skal den behandles på to Kommunalbestyrelsesmøder. Bilag 1. Notat vedrørende rammerne for delegation for i og dennes udvalg

10 Side Forslag til Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq Til beslutning J.nr: Anlægs- og Miljøforvaltningen Direktør Thorkild M. R. Lauridsen / TMRL Sagsresumé besluttede på møde i august 2010, at uddelegerer tilretning af Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq til Økonomiudvalget. Der er behov for, at Planstrategiforslaget godkendes uden ydereligere forsinkelse af hensyn til planloven. Det godkendte forslag skal offentliggøres for en periode på mindst 6 uger. Indstilling Økonomiudvalget indstiller til : - at godkend Forslag til Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq Den Centrale Stab indstiller til - at Økonomiudvalget bemyndiges til at godkende offentliggørelsesstrategien omkring initiativer i Planstrategiens høringsperiode Beslutning s beslutning af 21. januar 2011: godkender indstillingen med at, Mille S. Pedersen, Poul Hansen og Justus Hansen nævnte redaktionelle justeringer. bemyndiger Økonomiudvalget kompentence til at godkende de redaktionelle justeringer på deres ekstraordinære møde d. 28. januar 2011, samt forslag til høringsstrategi. Økonomiudvalgets beslutning af 18. januar 2011: Økonomiudvalget godkender indstillingerne, med redaktionelle bemærkninger til Planstrategien. Derudover ønsker Økonomiudvalget et forslag fra Anlægs- og Miljøforvaltningen til, hvordan dialogen med borgerne kan gennemføres. Sagsfremstilling besluttede på møde i august 2010, at uddelegerer tilretning af Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq til Økonomiudvalget Den efterfølgende proces har dog betydet større redaktionelle ændringer, hvorfor administrationen fremlægger den nye version af Planstrategi til endelig godkendelse i både Økonomiudvalget og. Det skal endvidere bemærkes, at den nuværende proces i forbindelse med godkendelse af Planstrategi for Kommuneqarfik Sermersooq som forslag overskrider Inatsisartlov nr. 17 af 17. november 2010 om arealanvendelse og planlægning 34, hvor det står skal inden udgangen af den første halvdel af den kommunale valgperiode offentliggøre et strategiforslag for kommuneplanlægningen i den pågældende kommune Der er behov for, at Planstrategiforslaget godkendes uden ydereligere forsinkelse af hensyn til planloven.

11 Side 11 Det godkendte forslag skal offentliggøres for en periode på mindst 6 uger. Lovgrundlag Forslaget er udarbejdet med forhold i Planloven for Grønland: Landstingsforordning nr. 11 af 5. december 2008 om planlægning og arealanvendelse. Hjemmestyrets bekendtgørelse nr. 7 af 26. februar 2009 og kommuneplanlægning og arealanvendelse. Som senest ændret ved Inatsisartutlov nr. 17 af 17. november 2010 om planlægning og arealanvendelse. Det videre forløb Ved kommunalbestyrelsens godkendelse af forslag til Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq sendes forslaget i 6 ugers offentlig høring. Bemærkning fra Økonomisk forvaltning Bemærkninger ikke indhentet. Bilag 1. Forslag til Planstrategi 2010 for Kommuneqarfik Sermersooq 8. Eventuelt Mille S. Pedersen orienterer om de to demonstrationer omkring dagsinstitutions priser og omlægning af børnehavepladser til vuggestuepladser. Der har været møde med forældrene, hvor Mille S. Pedersen og forvaltningen deltog. Der er ligeledes afsendt svarbrev til de to forældregrupper fra borgmester og formand for udviklingsudvalget. Mia Nielsen melder afbud til Kommunalbestyrelsesmødet d. 1. februar pga. uddannelsesforløb.